Private Kreditkarte für Geschäftsausgaben: Buchen, erstatten

Darf ich meine private Kreditkarte für Geschäftsausgaben nutzen, und sind sie weiterhin abzugsfähig?

In der Regel ja. Eine Geschäftsausgabe ist abzugsfähig, wenn sie für das Unternehmen üblich und notwendig und nachweisbar ist, nicht deshalb, weil eine bestimmte Karte sie bezahlt hat. Die Karte ändert den Test nicht. Die Unternehmensform entscheidet, wessen Kosten es sind und wie der Eigentümer das Geld zurückbekommt.

Die Nutzung der Karte ist erlaubt, aber jede Belastung ist eine Zeile mehr, die einem Beleg und einer Buchung des Eigentümers zuzuordnen ist. Publication 583 rät, das Geschäftskonto getrennt vom privaten Konto zu führen.

Ehepartner, die eine LLC gemeinsam als Gemeinschaftsvermögen (Community Property) besitzen, können sie, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen, stattdessen als Teil ihrer eigenen Steuererklärung melden und folgen dann der Zeile des Einzelunternehmers (IRS).

Im Folgenden bedeutet „LLC mit einem Mitglied“ eine LLC, die in der Steuererklärung ihres einzelnen Eigentümers gemeldet wird; eine LLC, die sich für die Behandlung als Kapitalgesellschaft entscheidet, folgt den Zeilen der Kapitalgesellschaft.

Die Zeile kann sich im Lauf des Zeitraums ändern: Ein zweites Mitglied tritt bei, die LLC wählt mit Form 8832 (Wahl der steuerlichen Einstufung einer Gesellschaft) die Behandlung als Kapitalgesellschaft oder mit Form 2553 (Wahl als S Corporation) den Status als S Corporation, oder Sie gründen eine Kapitalgesellschaft. Belastungen davor und danach folgen unterschiedlichen Zeilen. Kosten, die vor der Eröffnung des Unternehmens bezahlt wurden, sind Gründungskosten mit eigenen Abzugsregeln (Publication 583; siehe vor der LLC privat bezahlte Gründungskosten).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn das Unternehmen eine Kapitalgesellschaft ist oder mehr als einen Eigentümer hat, wenn sich Belastungen über mehr als ein Jahr angesammelt haben, wenn die Beträge hoch sind, wenn auf dem Kartensaldo Zinsen anfallen oder wenn niemand aufgeschrieben hat, ob das Geld eine Erstattung, eine Einlage oder ein Darlehen ist.

Sammeln Sie zuerst: die Kartenabrechnungen jedes Jahres, den Beleg oder die Rechnung zu jeder geschäftlichen Belastung, die Unternehmensform, wer bezahlt hat, und jeden Plan, jede Vereinbarung oder jeden Schuldschein zwischen Ihnen und dem Unternehmen.

Wie buche ich Geschäftsausgaben, die mit einer privaten Karte bezahlt wurden, die nicht in meinen Büchern geführt wird?

Bei einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied erfassen Sie jede geschäftliche Belastung zum Kaufdatum auf ihrem üblichen Konto (ein Aufwand, Warenbestand oder ein Vermögenswert wie Ausrüstung) und schreiben ein einziges Konto für Einlagen des Eigentümers im Eigenkapital gut. Es gibt keine Kategorie „privat bezahlt“: Die private Zahlung erscheint nur als Einlage. Ein Aufwand mindert den Gewinn; ein Vermögenswert folgt den Regeln zur Abschreibung oder zum Sofortabzug. Die Einlage ist kein Einkommen; sie hält fest, dass Ihr eigenes Geld die Kosten bezahlt hat. Andere Unternehmensformen folgen den Abschnitten unten.

1. Rufen Sie die Kartenabrechnung für den Zeitraum ab.
2. Markieren Sie die geschäftlichen Zeilen. Lassen Sie private Zeilen aus. Bei einer teilweise privaten Belastung, etwa einem Telefon, buchen Sie nur den geschäftlichen Anteil; siehe gemischt genutzte Ausgaben. Berücksichtigen Sie Erstattungen und Gutschriften auf der Abrechnung; sie mindern den Aufwand und die Einlage.
3. Erfassen Sie jede markierte Zeile in einer eigenen Kategorie (Software, Material, Reisen), mit Kaufdatum und Betrag laut Abrechnung. Waren zum Weiterverkauf gehören in den Warenbestand oder in den Wareneinkauf, nicht in die Ausgaben; Publication 583 behandelt die Kosten des Warenbestands getrennt von den Ausgaben. Auch Ausrüstung und Möbel sind keine „sonstigen Ausgaben“ (Anleitung zu Schedule C): Sie werden aktiviert, sofern keine Wahl wie die De-minimis-Safe-Harbor-Regel (Vereinfachungsregel für Kleinbeträge) greift (Publication 334).
4. Schreiben Sie jede Buchung dem Konto für Einlagen des Eigentümers gut.
5. Addieren Sie die Buchungen und gleichen Sie sie mit den geschäftlichen Belastungen ab, die Sie auf der Abrechnung markiert haben.
6. Bewahren Sie zu jeder Buchung den Beleg oder die Rechnung auf.

Die Menüs der Software unterscheiden sich; wählen Sie für die Einlage den Kontotyp Eigenkapital, nie einen Aufwandstyp. Siehe Eigenkapitalkonten der LLC.

Muss ich mir als Einzelunternehmer oder Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied das Geld zurückzahlen?

In der Regel nein. Ein Einzelunternehmer und das Unternehmen sind für die Einkommensteuer ein Steuerpflichtiger, es gibt also nichts zurückzuzahlen. Der IRS behandelt eine LLC mit einem Mitglied genauso, es sei denn, sie wählt die Besteuerung als Kapitalgesellschaft; eine LLC, die das getan hat, folgt den Abschnitten zur Kapitalgesellschaft weiter unten. Der Abzug steht Ihnen zu, ob Geld zurückfließt oder nicht.

Wenn Sie Geld vom Geschäftskonto auf sich selbst überweisen, um die Dinge auszugleichen, buchen Sie es als Entnahme des Eigentümers. Es ist kein Aufwand und kein Lohn. Die Anleitung zu Schedule C verlangt, Beträge, die Sie an sich selbst zahlen, aus dem Lohn herauszulassen, und Publication 334 beschreibt ein Entnahmekonto für Geld, das für private Zwecke entnommen wird. Eine Entnahme lässt den Gewinn unverändert. Siehe Entnahmen des Eigentümers buchen.

LLC mit mehreren Mitgliedern oder Kapitalgesellschaft: Erstattung, Einlage oder Darlehen?

Es kommt darauf an, was Sie und das Unternehmen bei der Bezahlung tatsächlich vereinbart haben und ob Bücher und Unterlagen es zeigen; eine Bezeichnung entscheidet nichts. Der IRS nennt eine Entscheidung des Tax Court (Memorandum Decision), nach ihren eigenen Tatsachen entschieden, in der Zahlungen einer S Corporation an ihren alleinigen Aktionär als Lohn und nicht als Darlehensrückzahlungen galten und frühere Überweisungen des Aktionärs als Kapitaleinlagen und nicht als Darlehen.

Ordnen Sie jede Belastung zuerst zu. Eine Rechnung auf den Namen des Unternehmens, etwa eine Lieferantenrechnung, sind Kosten des Unternehmens, und was es Ihnen dafür schuldet, ist in der Regel eine Schuld an Sie. Kosten, die Sie als Arbeitnehmer des Unternehmens bei der Erledigung Ihrer Arbeit getragen haben, etwa Ihre eigene Reise, werden nur nach einem Accountable Plan (Erstattungsregelung mit Nachweis und Rückgabe des Überschusses) steuerfrei erstattet (26 CFR 1.62-2). Nie erstattete Ausgaben einer S Corporation ordnet die Posten im Einzelnen zu.

Eine spätere Änderung der Bezeichnung ändert die Tatsachen nicht. Wie sich jede Variante in der Steuererklärung und bei den Anschaffungskosten zeigt, steht in Einlage oder Darlehen des Eigentümers an Ihre LLC.

Wie erstatte ich mir Geld von einer S Corporation, ohne dass Lohn entsteht?

Für Kosten, die Sie bei der Erledigung Ihrer Arbeit getragen haben, nutzen Sie einen Accountable Plan: eine Erstattungsregelung, die drei Regeln erfüllt. Beträge, die danach gezahlt werden, sind kein Lohn, stehen nicht in der Form W-2 (Lohnbescheinigung) und unterliegen weder Einbehalt noch Lohnabgaben. Verstößt die Regelung gegen eine Regel, gilt jeder danach gezahlte Betrag als nach einem Nonaccountable Plan gezahlt, wird dem Einkommen des Arbeitnehmers zugerechnet und mit Einbehalt als Lohn gemeldet. Ist die Regelung in Ordnung, gibt ein Arbeitnehmer aber einen überschüssigen Vorschuss nicht rechtzeitig zurück, trifft das nur den Überschuss. Eine monatliche Pauschalzahlung, die unabhängig davon erfolgt, ob Kosten entstanden sind, verstößt bei jedem Dollar gegen die erste Regel.

Schuldet das Unternehmen diesen Einbehalt und führt ihn nicht ab, kann gegen eine verantwortliche Person, die vorsätzlich nicht zahlt, etwa einen Eigentümer und Officer, persönlich ein Strafzuschlag festgesetzt werden, der die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers entspricht (IRS). Der IRS hat in der Regel 3 Jahre ab dem späteren der beiden Zeitpunkte, Einreichung oder dem folgenden 15. April, um ihn festzusetzen, und keine Frist, wenn die Steuererklärung nie eingereicht wurde (IRM 5.19.14).

Was angemessen ist, hängt von den Tatsachen ab. Die festen Fristen der Verordnung (Safe Harbors) sind 60 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist, um eine Ausgabe zu belegen, ein Vorschuss, der innerhalb von 30 Tagen, nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist gezahlt wird, und 120 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist, um einen Überschuss zurückzugeben (26 CFR 1.62-2, Publication 463). Ein zweiter Safe Harbor gewährt 120 Tage nach jeder regelmäßigen Abrechnung, wenn das Unternehmen mindestens vierteljährlich Abrechnungen schickt, in denen es nicht belegte Ausgaben anfordert (Absatz (g)(2)(ii)); die Verordnung sagt nicht, ob er Ausgaben erfasst, die bezahlt wurden, bevor es einen Plan gab. Die Regelung muss kein schriftlicher Plan sein (Publication 5137), aber eine kurze schriftliche Richtlinie zeigt später, wie die Regeln lauteten. Die Regeln gelten für Kosten, die ein Arbeitnehmer bei der Erbringung von Leistungen trägt, und der IRS behandelt einen Officer einer Kapitalgesellschaft, der Leistungen für die Kapitalgesellschaft erbringt, als Arbeitnehmer.

Belastungen, die monatelang offen sind, liegen außerhalb der Safe Harbors mit festen Fristen; ob eine späte Erstattung noch rechtzeitig ist, hängt daher von den Tatsachen ab. Erstattet das Unternehmen Ihnen nie, ist die Ausgabe in der Regel auch in Ihrer eigenen Steuererklärung nicht abzugsfähig (Publication 463, Public Law 119-21). Beide Fälle stehen in Nie erstattete Ausgaben einer S Corporation. Die Einrichtung eines Plans für Homeoffice, Telefon oder Auto steht in Erstattung von Ausgaben des Eigentümers.

Was gilt für Zinsen und Gebühren auf der privaten Karte?

Zinsen folgen dem, wofür das geliehene Geld bezahlt hat. Bei einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied, die in Ihrer eigenen Steuererklärung gemeldet wird, sind Zinsen auf einen Kartensaldo, der Geschäftskosten bezahlt hat, Geschäftszinsen und werden wie jede andere geschäftliche Belastung gebucht: ein Aufwand, gutgeschrieben auf die Einlage des Eigentümers. Zinsen auf den privaten Teil sind privat, nicht abzugsfähig und werden nicht gebucht. Bei einer Mietimmobilie, die Ihnen allein gehört, sind sie Mietkosten (Publication 527 führt Zinsen darunter auf). Ein Saldo, der vor dem Auflaufen von Zinsen beglichen wird, lässt nichts zuzuordnen.

Publication 334 besagt, dass Zinsen zum Unternehmen gehören, wenn die Mittel eine Geschäftsausgabe bezahlt haben, und dass Sie sie nur abziehen können, wenn Sie rechtlich für die Schuld haften. Nach 26 CFR 1.163-8T gilt eine Zahlung auf eine Schuld, die beide Arten von Belastungen enthält, zuerst als Rückzahlung des privaten Teils. Eine Karte ist eine fortlaufende Kreditaufnahme: Salden zum selben Zinssatz sind eine Schuld, und Salden zu unterschiedlichen Zinssätzen, etwa ein Aktionssaldo oder ein Bargeldvorschuss, sind getrennte Schulden, die in der Reihenfolge zurückgezahlt werden, die der Kartenvertrag festlegt (Absatz (d)(3)). Die Regel wurde für die Grenzen bei passiven Verlusten und nicht betrieblichen Zinsen geschrieben; ein Ersteller der Steuererklärung sollte daher bestätigen, wie sie auf einen revolvierenden Saldo anzuwenden ist.

Die Karte ist Ihre eigene Schuld. Ein Unternehmen zieht Zinsen nur auf eine Schuld ab, für die es rechtlich haftet; Kartenzinsen gehören daher in der Regel dem Karteninhaber, nicht dem Unternehmen. Sind Sie Arbeitnehmer Ihrer eigenen Kapitalgesellschaft und hat die Karte Kosten bezahlt, die Sie bei der Erledigung Ihrer Arbeit getragen haben, sind die Zinsen private Zinsen und nicht abzugsfähig (26 CFR 1.163-9T). Ob Sie oder eine LLC mit mehreren Mitgliedern oder eine Kapitalgesellschaft den Rest abziehen können, hängt von den Tatsachen ab, und die hier genannten Quellen entscheiden es nicht. Eine Gebühr auf eine Karte, die für beide Zwecke genutzt wird, wird so aufgeteilt, wie Publication 334 jede teils geschäftliche, teils private Ausgabe aufteilt: Nur der geschäftliche Teil ist abzugsfähig.

Welchen Nachweis brauche ich für jede Ausgabe?

Eine Kartenabrechnung beweist, dass Sie bezahlt haben; sie beweist nicht, dass die Kosten geschäftlich waren. Publication 583 sagt, dass der Zahlungsnachweis allein keinen Abzug begründet; bewahren Sie daher auch den Kassenbon oder die Rechnung auf. Eine Kreditkartenabrechnung kann die Zahlung belegen, wenn sie den belasteten Betrag, den Namen des Zahlungsempfängers und das Datum der Transaktion zeigt.

Fehlende Belege behandelt derselbe Ratgeber, und wie lange man sie aufbewahrt, steht in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Wie vermeide ich, die Ausgabe doppelt zu erfassen, wenn ich die Kartenabrechnung bezahle?

Erfassen Sie die Ausgabe einmal, beim Kauf. Die Zahlung der Kartenabrechnung bewegt Geld; sie ist nie eine zweite Ausgabe. Die Doppelerfassung entsteht, wenn sowohl die Belastung als auch die Zahlung als Aufwand kodiert werden.

Eine Erstattung, die als Aufwand kodiert wird, nachdem die Kosten schon gebucht waren, ist dieselbe Doppelerfassung. Die Mechanik der Kartenzahlungen steht in Kreditkartenzahlungen in den Büchern.

Ich besitze eine Mietimmobilie in meinem eigenen Namen und habe ihre Kosten mit einer privaten Karte bezahlt: Wohin gehört das?

Gehört sie Ihnen allein, kommt es als Mietausgaben in Schedule E, ohne dass etwas zurückzuzahlen ist, weil Sie und die Mietimmobilie ein Steuerpflichtiger sind. Publication 527 nennt Instandhaltung, Versicherung, Steuern und Zinsen unter den Kosten, die von den Mieteinnahmen abgezogen werden, behandelt Verbesserungen als abzuschreiben statt abzuziehen und verlangt, die Ausgaben auf Vermietung und private Nutzung aufzuteilen, wenn Sie die Immobilie selbst nutzen. Besitzen Sie sie gemeinsam mit jemandem, mit dem Sie keine gemeinsame Steuererklärung abgeben, ziehen Sie die von Ihnen bezahlten Ausgaben nach Ihrem Eigentumsanteil ab, und der Miteigentümer schuldet Ihnen den Rest (Publication 527, Teileigentum).

Gehört die Mietimmobilie einer LLC, gilt die Tabelle am Anfang: Eine LLC mit einem Mitglied, die sich nicht für die Behandlung als Kapitalgesellschaft entschieden hat, wird weiterhin in Ihrer Schedule E gemeldet, eine LLC mit mehreren Mitgliedern ist eine Personengesellschaft, deren Kosten die der LLC sind, und eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird, folgt den Zeilen der Kapitalgesellschaft. Unterlagen und Konten für Mietimmobilien stehen in Unterlagen und Belege für Mietimmobilien und Kontenplan für Mietimmobilien.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Freiberufliche Designerin

Eine Einzelunternehmerin belastet ihre private Karte mit US$4.000 für Software und einen Laptop. Die Bücher zeigen US$4.000 Kosten (Software als Aufwand, den Laptop als Ausrüstung) und eine Einlage des Eigentümers von US$4.000. Ihre Schedule C zieht jede Ausgabe nach den üblichen Regeln ab. Monate später überweist sie US$4.000 vom Geschäftskonto an sich selbst. Das ist eine Entnahme des Eigentümers; sie ändert weder den Gewinn noch den Abzug.

LLC mit einem Mitglied und Warenbestand

Der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied, die in seiner eigenen Steuererklärung gemeldet wird, belastet seine private Karte im Lauf des Jahres mit US$12.000 für Warenbestand. Die Karte liegt außerhalb der Bücher, deshalb erfasst er jede Belastung anhand der Abrechnungen: Soll Warenbestand, Haben Einlage des Eigentümers, mit aufbewahrter Lieferantenrechnung. Er prüft, dass die Buchungen die US$12.000 an geschäftlichen Belastungen ergeben, die er auf den Abrechnungen markiert hat. Die Zahlung der Karte aus privatem Geld braucht keine Buchung. Zahlt die LLC ihm später etwas zurück, ist das eine Entnahme.

Eigentümer einer S Corporation

Ein Eigentümer einer S Corporation, der auch als Arbeitnehmer für sie arbeitet, belastet eine private Karte mit US$3.000 Reisekosten des Unternehmens. Reisekosten, die er bei der Erledigung seiner Arbeit getragen hat, sind seine eigenen Kosten, bis das Unternehmen sie zurückzahlt. Erstattet das Unternehmen sie nach einem Accountable Plan und belegt er die Reisen (Frist: 60 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist), so ist eine Erstattung von US$3.000 kein Lohn. Verstößt die Regelung gegen eine Regel, etwa weil die Reisen nicht rechtzeitig belegt werden, muss das Unternehmen sie als Lohn behandeln, mit Einbehalt und Lohnabgaben. Sie als Darlehen zu buchen ist keine kostenlose Alternative: Der IRS hat Zahlungen an einen alleinigen Aktionär, die als Darlehensrückzahlungen bezeichnet wurden, als Lohn behandelt. Eine Rechnung auf den Namen des Unternehmens, etwa ein Software-Abonnement, ist der klare Fall für ein Darlehen oder eine Einlage.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Jahr oder mehr an Geschäftsausgaben liegt auf einer privaten Karte, die Beträge sind hoch, das Unternehmen hat mittendrin die Struktur geändert, oder Sie können Erstattung, Einlage und Darlehen nicht unterscheiden: Die Behandlung jedes Postens, die Korrektur früherer Jahre und die Richtlinie, die eine Wiederholung verhindert, sind Ermessensentscheidungen, die bis zu eingereichten Steuererklärungen reichen können. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung, Rückstände in der Buchhaltung aufholen und vermischte betriebliche und private Gelder bereinigen.
• Sie besitzen eine S Corporation und haben keinen Accountable Plan, oder die Belastungen sind Monate alt: siehe Nie erstattete Ausgaben einer S Corporation und Erstattung von Ausgaben des Eigentümers, und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung, um die Buchungen festzulegen.
• Sie sind Gesellschafter oder Mitglied einer LLC und haben LLC-Kosten bezahlt, können aber nicht sagen, welche Behandlung jede Belastung bekommt: siehe von Gesellschaftern privat bezahlte LLC-Ausgaben, danach Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie besitzen eine C Corporation: siehe Zahlung von Eigentümerausgaben durch eine C Corporation, danach Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Belastungen schon in den Büchern stehen.
• Investoren oder ein Kreditgeber werden Ihre Bücher lesen: siehe Bücher vor einer Finanzierungsrunde bereinigen und Einlage oder Darlehen des Eigentümers an Ihre LLC, danach Hilfe bei der Buchhaltung, um jeden Posten zuerst zu klären.
• Sie leben außerhalb der USA, oder die Karte ist eine ausländische Karte: Meldung und die Frage Darlehen oder Kapital können sich unterscheiden, wenn der Eigentümer im Ausland lebt; siehe Geld aus dem Ausland in Ihre US-Kapitalgesellschaft einbringen und Fremdwährungskonten in US-Büchern, danach Hilfe bei der Buchhaltung.
• Stattdessen gingen private Rechnungen vom Geschäftskonto ab: siehe vom Geschäftskonto bezahlte private Ausgaben.
• Die Ausgabe ist nur teilweise geschäftlich: siehe gemischt genutzte Ausgaben.
• Eine eingereichte Steuererklärung hat diese Belastungen bereits falsch behandelt: siehe Steuererklärung wegen Fehlern bei Geschäftsausgaben ändern.