S-Corporation-Ausschüttungen buchen: Schedule L abstimmen

Wie buche ich eine Ausschüttung einer S Corporation?

Der Buchungssatz für eine Barausschüttung einer S Corporation ist eine Soll-Buchung auf ein Konto für Ausschüttungen an Aktionäre im Eigenkapital und eine Haben-Buchung auf Zahlungsmittel, datiert auf den Tag, an dem die Gesellschaft zahlt. Die Gewinn- und Verlustrechnung ändert sich nicht. Eigentümer sprechen oft von einer Entnahme oder einer Dividende; die Buchhaltung nennt es Ausschüttung, und eine „Dividende“ im steuerlichen Sinn ist enger gefasst (siehe unten). Kontonamen sind Buchhaltungspraxis, keine Vorgabe des IRS. Sachausschüttungen folgen weiter unten.

Eine Ausschüttung ist Geld oder Vermögen, das an einen Eigentümer gezahlt wird, weil er Anteile hält. Sie ist kein Aufwand zur Erzielung von Einkünften und gehört deshalb nicht in die Aufwendungen. Die Steuererklärung weist sie auf Schedule K, Zeile 16d aus und nicht als Abzug (Anleitung zu Form 1120-S). Datieren Sie sie auf den Zahlungstag: Für die Ausschüttungsregeln in Abschnitt 1368 berücksichtigen die Regulations eine Ausschüttung zu dem Zeitpunkt, an dem die Gesellschaft sie vornimmt.

Führen Sie ein Konto oder ein Unterkonto je Aktionär. Jede Schedule K-1 zeigt die Ausschüttungen des jeweiligen Aktionärs.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn:

• der Eigentümer Ausschüttungen erhalten hat, aber kein Gehalt.
• sich die Beträge zwischen den Aktionären unterscheiden.
• die Ausschüttungen höher waren als der Gewinn.
• die Bilanz nicht zu Schedule L des Vorjahres passt.
• private Rechnungen vom Firmenkonto bezahlt wurden.
• die Gesellschaft früher eine C Corporation war.

Jeder dieser Punkte kann bedeuten, dass die Buchungen korrigiert werden müssen oder dass sich die steuerliche Antwort ändert, bevor ein Ersteller der Steuererklärung die Erklärung abschließen kann.

Das brauchen Sie:

• Kontoauszüge für das ganze Jahr
• Die Kontendetails (Hauptbuch) zu Ausschüttungen und einbehaltenen Gewinnen
• Schedule L und Schedule M-2 des Vorjahres
• Die Schedule K-1 jedes Aktionärs
• Lohnberichte
• Wer wie viele Anteile besitzt und seit wann

Ist es eine Ausschüttung, Lohn, eine Kostenerstattung oder ein Darlehen?

Geld ist eine Ausschüttung, wenn es an einen Aktionär fließt, weil er Anteile hält. Bezahlung für Arbeit ist Lohn, die Rückzahlung einer Betriebsausgabe ist eine Kostenerstattung, und Geld, das der Eigentümer zurückzahlen muss, ist ein Darlehen. Jede dieser Zahlungen wird anders gebucht und gemeldet.

Angemessener Lohn kommt vor Ausschüttungen. Der IRS verlangt, dass eine S Corporation einem Aktionär, der zugleich Arbeitnehmer ist, eine angemessene Vergütung zahlt, bevor sie Ausschüttungen ohne Lohncharakter vornimmt; er kann Ausschüttungen in Lohn umqualifizieren. Eine Kostenerstattung ist kein Lohn, wenn sie den Regeln eines Accountable Plan (Erstattungsplan mit Nachweispflicht) folgt; siehe Erstattung von Ausgaben der Eigentümer.

Auch Krankenversicherungsbeiträge, die die Gesellschaft für einen Aktionär zahlt, der mehr als 2 % der Anteile oder Stimmrechte hält, sind keine Ausschüttungen. Die Gesellschaft zieht sie ab und meldet sie als Lohn dieses Eigentümers auf Form W-2; siehe Krankenversicherung für Eigentümer.

Haben frühere Verluste die Anschaffungskosten eines Aktionärs in einem Darlehen gemindert, kann ein Teil einer Rückzahlung steuerpflichtig sein (Anleitung zu Schedule K-1, Code E). Siehe Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.

Ob eine private Rechnung, die die Gesellschaft bezahlt hat, eine Ausschüttung, Lohn oder ein Darlehen ist, hängt von den Tatsachen ab. Siehe Zahlung privater Ausgaben durch eine S Corporation.

Wie schließe ich das Ausschüttungskonto in die einbehaltenen Gewinne ab?

Zum Jahresende buchen Sie Soll einbehaltene Gewinne und Haben Ausschüttungskonto, jeweils in Höhe des vollen Saldos. Die einbehaltenen Gewinne am Ende entsprechen dann den einbehaltenen Gewinnen zu Beginn plus Jahresüberschuss minus Ausschüttungen. Buchhaltungssoftware führt diesen Abschluss oft selbst aus; prüfen Sie das Ergebnis, statt es vorauszusetzen.

• Das Ausschüttungskonto beginnt das neue Jahr bei null.
• Schedule L zeigt die einbehaltenen Gewinne in Zeile 24, nicht ein Ausschüttungskonto (Form 1120-S).
• Der Jahresüberschuss laut Buchhaltung ist derselbe, ob die Ausschüttungen klein oder groß waren.

Warum bringen Ausschüttungen einer S Corporation meine Bilanz und Schedule L durcheinander?

Eine richtig gebuchte Ausschüttung mindert Zahlungsmittel und Eigenkapital um denselben Betrag, die Bilanz geht also weiter auf. Die einbehaltenen Gewinne sinken mit und werden negativ, wenn Ausschüttungen und Verluste die Einkünfte übersteigen; das ist reine Rechnung, kein Fehler. Stimmt Schedule L nicht mehr, liegt das meist an der Art, wie eine Buchung erfasst wurde, denn die Bilanz auf Schedule L soll mit den Büchern und Unterlagen der Gesellschaft übereinstimmen.

Geht die Bilanz weiterhin nicht auf, oder sind Sie versucht, sie mit der Zeile für Eigenkapitalanpassungen zurechtzurücken, lesen Sie Schedule L geht nicht auf.

Sind Ausschüttungen über die einbehaltenen Gewinne hinaus ein Problem, und wie unterscheidet sich das von den Anschaffungskosten der Anteile?

Negative einbehaltene Gewinne sind ein Ergebnis der Buchhaltung: In dem Zeitraum, den die Bücher abdecken, haben Ausschüttungen und Verluste zusammen die Einkünfte überstiegen. Das ist für sich genommen kein Steuerereignis. Die Steuer auf eine Ausschüttung hängt von den Anschaffungskosten der Anteile des Aktionärs ab. Sie beginnen mit dem, was der Aktionär für die Anteile gezahlt oder eingelegt hat (für Anteile aus Schenkung oder Erbschaft gelten andere Regeln), und verändern sich dann mit den Einkünften, Verlusten und Ausschüttungen der Gesellschaft. Bei einer S Corporation ohne angesammelte Earnings and Profits (das steuerliche Maß für Gewinne, die aus Jahren als C Corporation übrig sind) ist eine Ausschüttung bis zur Höhe der Anschaffungskosten der Anteile nicht steuerpflichtig, und der übersteigende Betrag gilt als Gewinn aus dem Verkauf von Vermögen.

Drei Zahlen werden oft verwechselt:

Ausschüttungen mindern die Anschaffungskosten der Anteile nur bis null (Anleitung zu Schedule K-1) und die AAA ebenfalls nur bis null, wobei Verluste sie ins Negative bringen können (Anleitung zu Schedule M-2). Die drei Zahlen unterscheiden sich, weil sie Verschiedenes messen. Der IRS sagt, dass der Aktionär und nicht die Gesellschaft dafür verantwortlich ist, die Anschaffungskosten der Anteile zu verfolgen; die Bücher liefern aber die Ausschüttungen und Einkünfte, aus denen sie sich ergeben. Ein Aktionär, der eine Ausschüttung ohne Dividendencharakter erhält, reicht mit seiner eigenen Steuererklärung Form 7203 ein. Siehe Anschaffungskosten der Anteile bei einer S Corporation.

Zwei weitere Regeln können eine Auszahlung beeinflussen, außerhalb der Bücher. Eine Gesellschaft, die früher eine C Corporation war, kann angesammelte Earnings and Profits haben. Ausschüttungen kommen dann zuerst aus der AAA, es sei denn, die Gesellschaft wählt mit Zustimmung aller betroffenen Aktionäre, zuerst die Earnings and Profits auszuschütten (eine Erklärung, die einer fristgerecht eingereichten ursprünglichen oder geänderten Form 1120-S für dieses Jahr beigefügt wird; sie gilt nur für dieses Jahr und kann nicht widerrufen werden). Der Teil, der eine Dividende bis zur Höhe dieser Gewinne ist, wird auch dann besteuert, wenn die Anschaffungskosten der Anteile hoch sind. Auch das Recht des Bundesstaates begrenzt Ausschüttungen, und es unterscheidet sich je nach Bundesstaat; zum Beispiel erlaubt Delaware Dividenden aus dem Überschuss (Surplus) im Sinne seines Gesetzes oder, wenn es keinen gibt, aus dem Nettogewinn des laufenden oder des vorangegangenen Geschäftsjahres. Ein Direktor in Delaware, der eine unzulässige Dividende vorsätzlich oder fahrlässig genehmigt, haftet gegenüber der Gesellschaft persönlich, und, wenn sie aufgelöst oder zahlungsunfähig ist, auch gegenüber ihren Gläubigern, und zwar 6 Jahre nach der Zahlung. Zu negativem Eigenkapital bei jeder Rechtsform siehe negatives Eigenkapital des Eigentümers.

Wo erscheinen Ausschüttungen auf Form 1120-S und der K-1?

Ausschüttungen fließen in Schedule K, in jede Schedule K-1, über die einbehaltenen Gewinne in Schedule L und in Schedule M-2. Alle sollten aus demselben Hauptbuch stammen.

Quellen: Anleitung zu Form 1120-S, Form 1120-S und Anleitung zu Schedule K-1.

Muss eine kleine S Corporation trotzdem Schedule L ausfüllen?

Eine kleine S Corporation muss Schedule L und Schedule M-1 nicht ausfüllen, wenn sie Schedule B, Frage 11, mit Ja beantwortet. Das setzt voraus, dass die Gesamteinnahmen des Jahres und das Gesamtvermögen am Jahresende beide unter $250.000 liegen (Form 1120-S). Die Gesamteinnahmen zählen für diese Frage mehr als die Umsätze; die Anleitung zu Frage 11 nennt die Zeilen.

Schedule M-2 fällt nicht unter diese Ausnahme. Die Anleitung zu M-2 besagt, dass eine Gesellschaft mit angesammelten Earnings and Profits die AAA führen muss, und empfiehlt jeder S Corporation, sie zu führen. Die Buchhaltung sollte trotzdem eine Bilanz zum Jahresende erzeugen, denn dort werden die einbehaltenen Gewinne und die Gesellschafterdarlehen verfolgt.

Wie buche ich eine Sachausschüttung statt einer Barausschüttung?

Eine Sachausschüttung ist jede Zahlung an einen Aktionär, die kein Bargeld ist, etwa Ausrüstung, ein Fahrzeug oder Wertpapiere. Die Steuererklärung bewertet Vermögen mit Wertzuwachs zum Marktwert, und die Gesellschaft erfasst einen Gewinn, wenn das Vermögen mehr wert ist als seine steuerlichen Anschaffungskosten.

• In der Steuererklärung: Zeile 16d verlangt eine Erläuterung mit Erwerbsdatum, Ausschüttungsdatum, Marktwert an diesem Tag und den Anschaffungskosten der Gesellschaft.
• Betrag: Die Ausschüttung zählt mit dem Marktwert des Vermögens, vor den unten genannten Regeln zu Verbindlichkeiten. Dieser Wert sind auch die Anschaffungskosten des Aktionärs für das Vermögen (Abschnitt 301).
• Gewinn: Die Gesellschaft erfasst einen Gewinn, als hätte sie das Vermögen zum Marktwert verkauft; die Regeln von Subchapter C gelten auch für eine S Corporation, soweit die S-Regeln nichts anderes bestimmen. Dieser Gewinn wird an die Aktionäre weitergegeben, mit dem Charakter, den er bei einem Verkauf gehabt hätte; ein Gewinn aus abgeschriebener Ausrüstung kann also gewöhnliche Einkünfte sein. Die Anschaffungskosten der Anteile werden mit der Einkünfteerhöhung des Jahres berechnet, bevor die Ausschüttung geprüft wird.
• Verlust: Ist das Vermögen weniger wert als seine steuerlichen Anschaffungskosten, wird kein Verlust erfasst.

Eine übliche Buchung, wenn die Bücher dem Marktwert folgen:

Bücher, die nach einer anderen Grundlage geführt werden, können das Vermögen zum Buchwert ohne Gewinn erfassen. Die Steuererklärung nutzt in beiden Fällen den Marktwert und die steuerlichen Anschaffungskosten der Gesellschaft, daher können Buchung und Steuererklärung voneinander abweichen. Für Vermögen mit einem darauf lastenden Darlehen gelten besondere Regeln zu Verbindlichkeiten, und eine Gesellschaft, die innerhalb von 5 Jahre nach ihrer S-Wahl liegt (oder nach dem Erwerb von Vermögen zu den übernommenen Anschaffungskosten einer C Corporation), schuldet möglicherweise die Steuer auf stille Reserven (Built-in Gains Tax) auf Vermögen, das als C Corporation im Wert gestiegen ist. Hier ist ein Ersteller der Steuererklärung nötig, bevor die Buchung endgültig ist.

Was gilt, wenn Ausschüttungen ungleich waren oder ich Ausschüttungen ohne Gehalt erhalten habe?

Ausschüttungen sollten dem Anteilsbesitz folgen. Eine S Corporation darf nur eine Anteilsklasse haben; das bedeutet, dass alle Anteile nach den Gründungsdokumenten der Gesellschaft identische Rechte auf Ausschüttungen und Liquidationserlöse haben müssen. Buchen Sie die Ausschüttung jedes Aktionärs einzeln und vergleichen Sie sie mit dem Anteilsbesitz. Einkommensteuer eines Bundesstaates, die die Gesellschaft für bestimmte Aktionäre zahlt oder einbehält, etwa für Eigentümer, die nicht in diesem Bundesstaat ansässig sind, gilt für diese als fiktive Ausschüttung; haben danach noch alle Anteile identische Rechte, begründet ein zeitlicher Unterschied keine zweite Anteilsklasse (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(ii)). Ungleiche Beträge muss ein Ersteller der Steuererklärung vor der Steuererklärung prüfen; siehe ungleiche Ausschüttungen einer S Corporation, das die Auswirkungen auf die S-Wahl behandelt.

Ausschüttungen ohne Gehalt sind eine eigene Falle. Die Anleitung zu Form 1120-S besagt, dass Ausschüttungen und andere Zahlungen an einen Officer als Lohn zu behandeln sind, soweit sie eine angemessene Vergütung darstellen. Dass die Buchhaltung das Geld „Ausschüttung“ nennt, entscheidet das nicht. Siehe wie viel Gehalt Sie sich zahlen sollten und Lohnabrechnung einer S Corporation nie durchgeführt.

Welche Unterlagen bewahre ich für jede Ausschüttung auf?

Bewahren Sie genug auf, um zu belegen, wer die Zahlung erhielt, wie viel, wann und was es war.

• Das Zahlungsdatum, den Aktionär, den Betrag und den Bankbeleg
• Ob es Bargeld oder Vermögen war; bei Vermögen die Daten, den Nachweis des Marktwerts und die Anschaffungskosten der Gesellschaft
• Jede schriftliche Genehmigung, die die Gründungsdokumente der Gesellschaft verlangen
• Das laufende Konto je Aktionär, jede K-1 sowie Schedule L und Schedule M-2 der Vorjahre

Bewahren Sie Unterlagen, die einen Posten der Steuererklärung stützen, in der Regel 3 Jahre ab dem späteren Termin aus Fälligkeit oder Einreichung der Steuererklärung jedes Aktionärs auf. Unterlagen, die die Anschaffungskosten der Gesellschaft für Vermögen belegen, bewahren Sie so lange auf, wie sie zur Ermittlung der Anschaffungskosten des ursprünglichen oder des Ersatzvermögens nötig sind (Anleitung zu Form 1120-S). Das Ausschüttungskonto, jede K-1 und frühere Schedule L und M-2 speisen Salden, die fortgeschrieben werden; sie können daher länger nötig sein: Nach der Anleitung sind die Unterlagen der Gesellschaft so lange aufzubewahren, wie sie für eine Vorschrift des Internal Revenue Code benötigt werden. Jeder Aktionär ist dafür verantwortlich, die Angaben aufzubewahren, die zur Ermittlung der Anschaffungskosten der Anteile nötig sind.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Monatliche Ausschüttungen

Ein Eigentümer, der bereits ein Gehalt über die Lohnabrechnung erhält, nimmt zusätzlich $5.000 im Monat als Ausschüttung aus einer S Corporation. Jeden Monat zeigen die Bücher Soll Ausschüttungen an Aktionäre $5.000, Haben Zahlungsmittel $5.000, insgesamt zwölf Buchungen. Zum Jahresende werden $60.000 in die einbehaltenen Gewinne abgeschlossen. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist dieselbe wie ohne Ausschüttungen.

Ausschüttungen über dem Gewinn

Eine S Corporation mit einem Eigentümer erzielt $50.000 und schüttet $80.000 aus. Die einbehaltenen Gewinne sinken um $30.000. Beginnen sie das Jahr bei $20.000, enden sie bei minus $10.000 ($20.000 plus $50.000 Einkünfte, minus $80.000 Ausschüttungen). Die steuerliche Antwort ergibt sich aus den Anschaffungskosten der Anteile, sofern aus den Jahren als C Corporation keine angesammelten Earnings and Profits vorliegen. Die $50.000 Einkünfte des Jahres erhöhen die Anschaffungskosten, bevor die Ausschüttung geprüft wird. Begann der Eigentümer das Jahr mit $50.000 Anschaffungskosten, betragen sie nach diesen Einkünften $100.000, und die $80.000 sind steuerfrei. Begann er ohne Anschaffungskosten (Buch- und Steuerzahlen können abweichen), betragen sie nach den Einkünften $50.000: $50.000 sind steuerfrei, und die übrigen $30.000 sind Kapitalgewinn. Die einbehaltenen Gewinne sind in beiden Fällen negativ.

Zwei Aktionäre, 60/40

Zwei Aktionäre halten 60 Prozent und 40 Prozent. Eine Ausschüttung von $10.000 wird als $6.000 und $4.000 gebucht. Erhält jeder $5.000, folgen die Beträge nicht mehr dem Anteilsbesitz, und ein Ersteller der Steuererklärung muss sie vor der Steuererklärung prüfen.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Ausschüttungen waren höher als der Gewinn, ungleich oder wurden ohne Lohnabrechnung gezahlt, oder die Bilanz passt nicht zu Schedule L des Vorjahres: Wie die Buchungen zu korrigieren sind, wie hoch die Anschaffungskosten jedes Eigentümers und die AAA wirklich sind und ob eine eingereichte Erklärung geändert werden muss, sind Fachfragen. Siehe Buchhaltungshilfe für S Corporations und Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Ausschüttungen folgten nicht dem Anteilsbesitz, oder Sie haben sie ohne Lohnabrechnung erhalten: siehe ungleiche Ausschüttungen einer S Corporation und Lohnabrechnung einer S Corporation nie durchgeführt.
• Sie haben mehr als Ihre Anschaffungskosten erhalten oder brauchen Ihre Anschaffungskosten berechnet: siehe Ausschüttungen über den Anschaffungskosten und Anschaffungskosten der Anteile bei einer S Corporation.
• Die Gesellschaft hat Ihre privaten Rechnungen oder Steuern bezahlt: siehe Zahlung privater Ausgaben durch eine S Corporation.
• Die Buchhaltung liegt Monate zurück, oder Sie möchten, dass das Ganze geführt wird: siehe Nachholbuchhaltung für eine S Corporation und Buchhaltung für eine S Corporation.
• Die Gesellschaft war früher eine C Corporation, oder eine LLC hat gerade den S-Status gewählt: siehe Wechsel von einer C Corporation zu einer S Corporation und Buchhaltung nach der Wahl als S Corporation.
• Sie sind eine LLC oder ein Einzelunternehmer, keine S Corporation: siehe Entnahmen des Eigentümers buchen.
• Ein Eigentümer lebt in Kanada: siehe Eigentümer einer US-S-Corporation in Kanada.