S Corporation zahlt Privates: Ausschüttung, Lohn oder Darlehen?

Darf meine S Corporation meine privaten Rechnungen oder Steuern zahlen, und wie nennt der IRS das?

Eine S Corporation kann Geld für die private Rechnung eines Eigentümers überweisen, aber die Rechnung selbst ist keine Geschäftsausgabe. Section 262 erlaubt keinen Abzug für private Lebenshaltungs- oder Familienausgaben. Die Kapitalgesellschaft kann die Zahlung nur als angemessene Vergütung für Leistungen, behandelt als Lohn, oder nach einer Regel für Leistungen an Arbeitnehmer abziehen, die auf die Person passt (siehe die Zeile zur Krankenversicherung unten); andernfalls erreicht sie den Eigentümer als Darlehen oder Ausschüttung. Ein Karten- oder Kontoauszug, der „Geschäft“ sagt, entscheidet darüber nicht. Dasselbe gilt für eine LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die als S Corporation besteuert wird und dieselbe Form 1120-S einreicht. Eigentümer nennen das oft eine Entnahme; die steuerlichen Bezeichnungen sind Lohn, Darlehen oder Ausschüttung.

Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) sagt, eine S Corporation sollte einem Officer (Führungskraft) nicht erlauben, Vergütung für Leistungen als Ausschüttungen, private Ausgaben oder Darlehen zu behandeln (Fact Sheet FS-2008-25). Prüfen Sie jede Zahlung an diesen Bezeichnungen: War es Vergütung für Leistungen, ist es ein echtes Darlehen, und wenn keines von beiden zutrifft, ist es in der Regel eine Ausschüttung:

Eine Zahlung, die weder Vergütung für Leistungen noch ein echtes Darlehen ist, gilt in der Regel als Ausschüttung, auch wenn sie nie so genannt wurde (außer sie zahlt Geld zurück, das der Eigentümer der Kapitalgesellschaft geliehen hat; siehe den Abschnitt zum Darlehen). Die Vorschriften kennen verdeckte Ausschüttungen (Constructive Distributions), also Zahlungen, die wie Ausschüttungen wirken, ohne so bezeichnet zu sein, und nicht nur Schecks mit dem Vermerk „Ausschüttung“ (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• eine Prüfung zum Jahresende private Belastungen ergab und niemand entschieden hat, wie sie einzustufen sind;
• der Eigentümer keine Lohnabrechnung hat oder weit weniger erhält, als die Arbeit wert ist;
• es mehr als einen Aktionär gibt;
• die Ausgaben mehrere Jahre betreffen oder eingereichte Erklärungen sie abgezogen haben;
• die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers nahe null liegen, sodass eine Ausschüttung einen Gewinn auslösen kann.

Die gewählte Bezeichnung ändert Lohnsteuer, Anschaffungskosten der Anteile und möglicherweise bereits eingereichte Erklärungen; klären Sie die Bezeichnungen daher, bevor die Erklärung eingereicht wird. Sammeln Sie die Bank- und Kartenabrechnungen für jedes Jahr, die K-1, die frühere Form 1120-S und die Lohnunterlagen.

Wie sortiere und buche ich private Ausgaben vom Konto der S Corporation?

Gehen Sie Belastung für Belastung vor und fragen Sie, ob die Kapitalgesellschaft die Kosten im Betrieb ihres Geschäfts hatte. Eine Geschäftsausgabe ist abziehbar, wenn sie üblich und notwendig ist (Section 162). Eine Ausgabe, die dem Privatleben des Eigentümers dient, ist privat. Die Schritte:

1. Exportieren Sie alle Bank- und Kartenabrechnungen des Jahres für jedes Konto der Kapitalgesellschaft.
2. Markieren Sie jede Zeile als geschäftlich, privat oder unklar. Holen Sie bei allem Unklaren den Beleg und den geschäftlichen Anlass ein. Buchen Sie eine Position ohne dokumentierten geschäftlichen Anlass als privat, bis einer dokumentiert ist.
3. Summieren Sie die privaten Positionen je Eigentümer.
4. Geben Sie jeder privaten Position eine Bezeichnung aus der Tabelle oben. Bezeichnen Sie ein Jahr nicht pauschal.
5. Nehmen Sie jede private Position aus allen Ausgabenkonten heraus.
6. Listen Sie die Erklärungen, Forms W-2 und Lohnsteuererklärungen auf, die die alten Zahlen bereits verwendet haben.

Die Anleitung zu Form 1120-S behandelt die ersten drei dieser häufigen Belastungen:

Ist die Zahlung meiner eigenen Einkommensteuer oder Vorauszahlung eine Ausschüttung, und wie ist es mit der Pass-through-Entity-Steuer eines Bundesstaates?

Die eigene Einkommensteuer des Eigentümers ist seine Schuld, daher kann die Kapitalgesellschaft deren Zahlung nicht als Steuer abziehen. Die Anleitung zu Form 1120-S weist die Kapitalgesellschaft an, in der Zeile für Steuern keine Bundeseinkommensteuern und keine Steuern abzuziehen, die nicht der Kapitalgesellschaft auferlegt sind. Eine Zahlung der Kapitalgesellschaft auf die Steuer des Eigentümers ist dann in der Regel Lohn, Darlehen oder Ausschüttung, genau wie jede andere private Rechnung.

Fragen Sie, wessen Schuld die Zahlung beglichen hat:

Notice 2020-75 betrifft Einkommensteuer, die der S Corporation selbst auferlegt ist, und sagt, dass Steuerpflichtige sich darauf verlassen dürfen, bis Verordnungsentwürfe erscheinen. Das Recht eines Bundesstaates entscheidet, ob eine Zahlung die Steuer der Einheit ist; prüfen Sie daher die Bestätigung der Wahl und den Zahlungsnachweis. Bundeseinkommensteuer, die vom Lohn des Eigentümers einbehalten wird, ist etwas anderes als eine Vorauszahlung vom Firmenkonto; siehe Vorauszahlungen einer S Corporation und die Korrektur bei Zahlung über EFTPS.

Wann muss eine private Zahlung als Lohn behandelt werden?

Eine private Zahlung ist Lohn, wenn sie Vergütung für die Arbeit des Eigentümers war, wie auch immer sie genannt wurde. Der Internal Revenue Code (US-Steuergesetz) behandelt jeden Officer einer Kapitalgesellschaft als Arbeitnehmer (Section 3121(d); Section 3401(c)). Ein Officer, der keine oder nur geringfügige Leistungen erbringt und weder Vergütung erhält noch Anspruch darauf hat, ist kein Arbeitnehmer (IRS).

Eine S Corporation muss einem Aktionär, der Arbeitnehmer ist, eine angemessene Vergütung zahlen, bevor sie Ausschüttungen leistet, die kein Lohn sind, und der IRS kann Ausschüttungen als Lohn umqualifizieren (IRS). Drei Grenzen:

• Der Lohnbetrag übersteigt nie das, was der Aktionär direkt oder indirekt erhalten hat.
• Weder das Gesetz noch die Vorschriften legen eine Formel fest; die Tatsachen entscheiden (Fact Sheet FS-2008-25). Siehe Wie viel Gehalt der Eigentümer einer S Corporation zahlen sollte.
• Die Absicht der Kapitalgesellschaft, Löhne zu begrenzen, ist nicht maßgeblich. Entscheidend ist, ob die Zahlungen wirklich Vergütung für Leistungen waren (IRS).

Private Positionen können selbst Lohn sein. Zum Lohn zählen steuerpflichtige Nebenleistungen (Publication 15), und eine Leistung ist steuerpflichtig, sofern das Gesetz sie nicht ausnimmt (Publication 15-B). Was die Behandlung als Lohn bedeutet:

Die Behandlung als Lohn muss echt sein: über die Lohnabrechnung abgewickelt und für das Jahr der Zahlung gemeldet. Für ein bereits eingereichtes Jahr bedeutet das in der Regel korrigierte Lohnsteuererklärungen und Forms W-2; ob und wie zu korrigieren ist, hängt vom Jahr und den Tatsachen ab; siehe Lohnabrechnungsfehler korrigieren und S Corporation ohne Lohnabrechnung.

Wann kann es ein Darlehen sein, und was macht es zu einem echten Darlehen?

Eine Zahlung ist nur dann ein Darlehen, wenn der Eigentümer der Kapitalgesellschaft wirklich etwas schuldet. Die Bezeichnung „Darlehen“ allein genügt nicht. Der IRS fasst eine Gerichtsentscheidung zusammen, die angebliche Gesellschafterdarlehen als Lohn behandelte: unbesicherte Schuldscheine auf Anforderung (Demand Notes) ohne Zinsen, nach Ermessen des Aktionärs an einen Eigentümer vergeben, der erhebliche Arbeit leistete, und nur durch eine buchhalterische Gutschrift gegen Beträge „zurückgezahlt“, die die Kapitalgesellschaft dem Eigentümer schuldete (IRS).

Eine Dokumentation, die diese Probleme vermeidet, zeigt:

• einen unterschriebenen Schuldschein mit Betrag, Fälligkeitstermin oder Zahlungsplan und Zinsen;
• Zinsen von mindestens dem Applicable Federal Rate (vom IRS festgelegter Mindestzinssatz), den der IRS jeden Monat veröffentlicht;
• Rückzahlungen, die der Eigentümer tatsächlich nach dem Schuldschein leistet und die die Unterlagen belegen; im oben genannten Fall war eine bloße buchhalterische Gutschrift ein „Papiergeschäft“.

Das sind übliche Merkmale echter Schulden, kein Safe Harbor des IRS; die Seite des IRS enthält keine Checkliste. Ob das Geld ein Darlehen ist, hängt von allen Tatsachen ab.

Liegen die Zinsen darunter, ist es ein Darlehen zwischen Kapitalgesellschaft und Aktionär mit marktunüblich niedrigem Zins nach Section 7872, und der Eigentümer gilt als Empfänger einer Ausschüttung (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Example 5). Zur Ausnahme für Kleindarlehen, zu Bedingungen und Zinsen siehe Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft.

Achten Sie auf die Richtung. Eine Zahlung, die die Kapitalgesellschaft für Sie leistet, gehört, wenn sie ein Darlehen ist, in „Darlehen an Aktionäre“ (Schedule L, Zeile 7 der Form 1120-S); siehe Darlehen an Aktionäre in der Bilanz. „Darlehen von Aktionären“ (Zeile 19) ist Geld, das Sie der Kapitalgesellschaft geliehen haben, und kann Ihnen Darlehensbasis (Debt Basis) geben, mit der Sie Verluste über die Anschaffungskosten Ihrer Anteile hinaus abziehen können (Anleitung zu Form 7203). Die Zahlung der Kapitalgesellschaft dort zu buchen, verkehrt den Sachverhalt.

Wenn Sie der Kapitalgesellschaft früher Geld geliehen haben, kann eine Zahlung für Sie stattdessen dieses Darlehen zurückzahlen. Sie gehört dann in Schedule K, Zeile 16e und Ihr K-1, braucht den Darlehensnachweis und kann einen Gewinn erzeugen, wo die Darlehensbasis gemindert wurde (Anleitung zu Form 1120-S; Anleitung zu Form 7203). Siehe Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.

Wie wird eine Ausschüttung gebucht, und was bewirkt sie bei den Anschaffungskosten, im Schedule K-1, in Schedule L und in Schedule M-2?

Eine Ausschüttung wird gegen das Eigenkapital gebucht, nicht als Ausgabe. Ihr Teil ohne Dividendencharakter mindert die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers und wird in Schedule K Zeile 16d und im K-1 des Eigentümers gemeldet. Hat die Kapitalgesellschaft noch Earnings and Profits (steuerlich ausschüttbare Gewinne) aus einem Jahr als C Corporation, kann ein Teil stattdessen eine Dividende sein: Schedule K Zeile 17c und Form 1099-DIV, nicht das K-1, ohne Minderung der Anschaffungskosten (Section 1368(c); Anleitung). Die Buchung belastet die Ausschüttungen an Aktionäre und schreibt Bargeld oder die Kartenverbindlichkeit gut. Wurde die Zahlung zuerst auf ein Ausgabenkonto gebucht, belasten Sie die Ausschüttungen und schreiben dieses Ausgabenkonto gut.

Der Eigentümer reicht Form 7203 mit der Erklärung für jedes Jahr ein, in dem er eine Ausschüttung ohne Dividendencharakter erhält, auch wenn die Anschaffungskosten sie voll decken (Anleitung zu Form 7203); siehe Anschaffungskosten des Aktionärs einer S Corporation. Für den Gewinntest zählen die Einkünfte des Jahres und andere Erhöhungen der Anschaffungskosten zuerst, aber die nicht abziehbaren Ausgaben, Verluste und Abzüge des Jahres zählen erst nach der Ausschüttung (Section 1368(d); Anleitung zu Form 7203). Earnings and Profits ändern die Reihenfolge; der Ratgeber zum Überschuss über die Anschaffungskosten unten behandelt das.

Hat eine eingereichte Erklärung eine private Position abgezogen, die kein Lohn ist, muss der Abzug in der Regel entfallen. Die gewöhnlichen Einkünfte steigen, fließen an den Eigentümer weiter und erhöhen die Anschaffungskosten, bevor die Ausschüttung sie mindert. Diese Änderung kann die Form 1120-S und die Erklärung des Eigentümers erreichen. Zu den Buchungen und zu einer Bilanz, die nicht aufgeht, siehe Ausschüttungen der S Corporation buchen. Zu Ausschüttungen über die Anschaffungskosten hinaus siehe den Ratgeber zum Überschuss über die Anschaffungskosten.

Was gilt, wenn nur ein Eigentümer die privaten Ausgaben hatte?

Eine Zahlung, die nur einer von mehreren Eigentümern erhielt, ohne dass die anderen gleichgestellt wurden, wirft die Frage der Gleichbehandlung nach der Regel der einen Aktiengattung auf. Eine S Corporation darf nur eine Aktiengattung haben, also identische Rechte auf Ausschüttungen und Liquidationserlöse. Der Test betrachtet die maßgeblichen Bestimmungen: Gründungsurkunde, Satzung (Bylaws), Landesrecht und bindende Vereinbarungen. Tatsächliche, verdeckte oder angenommene Ausschüttungen, die sich im Zeitpunkt oder Betrag unterscheiden, erhalten die angemessene steuerliche Wirkung (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Die Vorschriften behandeln einen zeitlichen Unterschied zwischen gleichberechtigten Eigentümern, überhöhte Vergütung an einen Eigentümer und ein Darlehen mit marktunüblich niedrigem Zins an einen Eigentümer als Fälle, die keine zweite Aktiengattung begründen (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Examples 2, 3 and 5). Lohn oder ein echtes Darlehen an einen Eigentümer wirft also eine andere Frage auf als eine Ausschüttung an einen Eigentümer. Räumen die maßgeblichen Bestimmungen jedem Anteil identische Rechte ein, beenden nach Aussage des IRS unverhältnismäßige Ausschüttungen die S-Wahl nicht, haben aber trotzdem steuerliche Wirkung (Rev. Proc. 2022-19, Section 3.02). Ob den anderen ein entsprechender Betrag zusteht, hängt von den maßgeblichen Bestimmungen ab. Halten Sie es fest und klären Sie die Korrektur dann mit einem Ersteller der Steuererklärung; siehe Ungleiche Ausschüttungen einer S Corporation.

Wie verhindere ich das: getrennte Karten, ein Accountable Plan, ein Erstattungsablauf?

Halten Sie das Geld der Kapitalgesellschaft und das Geld des Eigentümers getrennt und geben Sie jeder Zahlung an den Eigentümer einen festen Weg. Die Schritte:

1. Nutzen Sie getrennte Konten und Karten und buchen Sie keine privaten Ausgaben auf die der Kapitalgesellschaft.
2. Zahlen Sie dem Eigentümer die angemessene Vergütung über die Lohnabrechnung. Leisten Sie Ausschüttungen nach einem Zeitplan, im Verhältnis zu den Anteilen.
3. Erstatten Sie dem Eigentümer echte Geschäftskosten, die er privat bezahlt hat, über einen Accountable Plan; siehe Auslagen des Eigentümers erstatten.
4. Prüfen Sie die Abrechnungen monatlich. Bezeichnen Sie eine private Belastung, sobald sie gebucht wird, und entscheiden Sie über ihre Behandlung vor dem nächsten Abschluss.

Was gilt, wenn es über Jahre ging oder die S Corporation keine Lohnabrechnung hat?

Jahre mit privaten Ausgaben neben wenig oder gar keiner Lohnabrechnung sind der Fall, in dem zuerst die Regel der angemessenen Vergütung greift, und der IRS kann die Zahlungen als Lohn umqualifizieren (IRS). Die Buchhaltung, die Lohnsteuererklärungen und die Anschaffungskosten des Eigentümers müssen dann Jahr für Jahr neu erstellt werden.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Beenden Sie neue private Belastungen.
2. Listen Sie für jedes Jahr die privaten Positionen auf und geben Sie jeder eine Bezeichnung.
3. Vergleichen Sie Jahr für Jahr, was der Eigentümer erhalten hat, mit der angemessenen Vergütung für die Arbeit.
4. Berechnen Sie die Anschaffungskosten der Anteile je Jahr neu, damit eine Ausschüttung über die Anschaffungskosten hinaus als Gewinn sichtbar wird.
5. Listen Sie auf, was eingereicht wurde: die Form 1120-S und die K-1, Forms 941 und W-2 sowie die Erklärungen des Eigentümers. Entscheiden Sie, welche korrigiert werden müssen.

Bevor Sie Geld in die Kapitalgesellschaft zurückzahlen, klären Sie die Bezeichnung. Wie eine spätere Einzahlung behandelt wird, hängt davon ab, was die ursprüngliche Zahlung war und wie die Unterlagen aussehen, und sie ändert die Buchhaltung und die Anschaffungskosten.

Der Zuschlag bei ungenauer Erklärung (Accuracy-Related Penalty) beträgt 20 % des Teils einer Steuernachzahlung, der auf Fahrlässigkeit oder eine wesentliche Unterschätzung der Einkommensteuer zurückgeht (IRS). Werden Zahlungen als Lohn umqualifiziert, kann die Kapitalgesellschaft außerdem die Lohnsteuer schulden, mit Zuschlägen für unterlassene Einzahlung, die einen Prozentsatz der nicht eingezahlten Beträge ausmachen (IRS). Das Handbuch des IRS für Prüfer sagt, ermäßigte Sätze nach Section 3509 könnten für einen Officer gelten, der nur durch Ausschüttungen, Darlehen oder private Ausgaben ohne Form W-2 bezahlt wurde, außer bei vorsätzlicher Missachtung, nicht aber, wenn einige Löhne in einer Form W-2 gemeldet wurden und mehr als Lohn umqualifiziert wird (IRM 4.23.8.5.2.1). Eine verantwortliche Person, die eingezogene Steuern vorsätzlich nicht einbehält oder abführt, kann außerdem persönlich das Trust Fund Recovery Penalty (Haftungszuschlag für einbehaltene, aber nicht abgeführte Lohnsteuer) schulden (Section 6672); laut Handbuch gilt es nicht für eine Festsetzung, die ganz zu den Sätzen nach Section 3509 erfolgt. Die Einziehung läuft in der Regel 10 Jahre ab der Festsetzung; siehe Trust Fund Recovery Penalty. Eine Bereinigung über mehrere Jahre berührt Buchhaltung, Lohnsteuererklärungen und Anschaffungskosten zugleich; siehe Nachholende Buchhaltung für die S Corporation und Hilfe bei der Buchhaltung.

Beispiel

Diese Beispiele sind Veranschaulichungen; die Beträge sind in US-Dollar.

Die Familienrechnungen eines Alleineigentümers

Eine S Corporation mit einem Eigentümer und ohne Earnings and Profits aus einem Jahr als C Corporation zahlt US$9.000 an Arztrechnungen der Familie und einen Urlaub vom Firmenkonto. Der Eigentümer erhält bereits eine angemessene Vergütung über die Lohnabrechnung, und es gibt keine Darlehensunterlagen. Die US$9.000 sind privat. Ohne Behandlung als Lohn ist es in der Regel eine Ausschüttung: kein Abzug und US$9.000 in Zeile 16d und in Feld 16, Code D. Waren die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers vor dieser Position US$30.000 und hat sich sonst nichts geändert, sinken sie auf US$21.000.

Hätte der Buchhalter die Zahlung als „Bürokosten“ gebucht, wären die gewöhnlichen Einkünfte um US$9.000 zu niedrig gewesen. Die Korrektur erhöht die Einkünfte im K-1 des Eigentümers und seine Anschaffungskosten vor der Ausschüttung um US$9.000.

Die Firma zahlt die Vorauszahlung des Eigentümers

Eine S Corporation überweist US$15.000 der Bundessteuer-Vorauszahlung des Eigentümers vom Firmenkonto. Die Steuer ist die eigene des Eigentümers, daher kann die Kapitalgesellschaft sie nicht als Steuer abziehen. Ohne Behandlung als Lohn und ohne dokumentiertes Darlehen ist es eine Ausschüttung von US$15.000. Hat der Eigentümer in diesem Jahr keine Lohnabrechnung, kommt zuerst die Frage nach dem Lohn. Würde es stattdessen als Lohn behandelt, liefen die US$15.000 über die Lohnabrechnung, mit Einbehalt, Lohnsteuer und Form W-2; die Bezeichnung als Ausschüttung bewirkt nichts davon. Eine Pass-through-Entity-Steuer eines Bundesstaates, die aufgrund einer Wahl im eigenen Namen der Kapitalgesellschaft gezahlt wird, ist eine andere Zahlung: die Steuer der Kapitalgesellschaft.

Zwei Aktionäre, die Rechnungen eines Eigentümers

Zwei gleich beteiligte Aktionäre besitzen eine S Corporation. Sie zahlt US$20.000 private Rechnungen eines Eigentümers. Ist es eine Ausschüttung, ging sie nur an einen Eigentümer. Räumen die Anteile nach den maßgeblichen Dokumenten gleiche Rechte ein, steht dem anderen Eigentümer möglicherweise ein entsprechender Betrag von US$20.000 zu, oder die Zahlung braucht eine andere Behandlung. Welche es ist, ist eine dokumentierte Entscheidung mit eigenen steuerlichen Folgen. Das braucht zusammen mit der Buchhaltung einen Experten; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.

Anders in Ihrem Fall?

• Eine Prüfung zum Jahresende hat private Belastungen ergeben, und die Bezeichnungen sind unklar: keine oder kaum Lohnabrechnung, mehrere Eigentümer, mehrere Jahre, Anschaffungskosten der Anteile nahe null oder eingereichte Erklärungen mit den alten Zahlen verändern jeweils die Antwort. Ordnen Sie die Jahre mit Nachholende Buchhaltung für die S Corporation, und siehe Hilfe bei der Buchhaltung für Buchhaltung, Lohnabrechnung und Anschaffungskosten hinter jeder Bezeichnung.
• Sie haben Kosten der Kapitalgesellschaft selbst bezahlt, und sie hat sie Ihnen nie erstattet: siehe S Corporation: nie erstattete Ausgaben und Auslagen des Eigentümers erstatten.
• Arbeitnehmer und Eigentümer teilen sich Firmenkarten: nutzen Sie Private Belastungen auf Firmenkarten.
• Sie haben nie eine Lohnabrechnung für sich selbst durchgeführt: beginnen Sie mit S Corporation ohne Lohnabrechnung.
• Sie möchten, dass das Geld als Darlehen behandelt wird: lesen Sie Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft.
• Sie haben mehr als Ihre Anschaffungskosten entnommen: siehe Ausschüttungen über die Anschaffungskosten hinaus und Anschaffungskosten des Aktionärs einer S Corporation.
• Andere Aktionäre haben keine entsprechenden Beträge erhalten: siehe Ungleiche Ausschüttungen einer S Corporation.
• Ihr Unternehmen ist ein Einzelunternehmen, eine LLC mit Besteuerung als solches oder eine C Corporation: siehe Private Ausgaben vom Geschäftskonto, Vermischte private und geschäftliche Gelder korrigieren oder C Corporation zahlt Ausgaben des Eigentümers.