Undeposited Funds in QuickBooks: Saldo prüfen und ausgleichen

Was ist ein Undeposited-Funds-Saldo in QuickBooks, und warum wächst er immer weiter?

Undeposited Funds ist ein vorübergehendes Konto in QuickBooks Online. Es enthält Zahlungen, die Sie erfasst, aber noch nicht in eine Bankeinzahlung aufgenommen haben (QuickBooks-Online-Hilfe). Eine Zahlung bleibt dort, bis Sie sie in eine Bankeinzahlung aufnehmen. Der Saldo wächst, sobald Zahlungen erfasst werden und der Einzahlungsschritt ausbleibt. Die Schritte auf dieser Seite stammen aus den Hilfeseiten von QuickBooks Online. QuickBooks Desktop und andere Software nennen das Konto oder die Bildschirme eventuell anders.

Ein hoher Saldo erhöht für sich allein keine Einnahmen. Die Einnahmen sind zu hoch, wenn dasselbe Geld zusätzlich als neue Einnahme gebucht wurde oder wenn eine Zahlung erfasst wurde, der kein Geld folgte. Welcher Bericht das zeigt, hängt davon ab, ob Sie die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) oder die periodengerechte Methode (Accrual Method) nutzen. Die Abschnitte unten zeigen, wie Sie Ihren Fall erkennen.

Vier Ursachen lassen den Saldo wachsen:

• Die Zahlungen wurden nie zu Bankeinzahlungen zusammengefasst, weil jede Bankzeile einzeln bearbeitet wurde.
• Die Bankzeile wurde als neue Einnahme hinzugefügt, statt einer Einzahlung zugeordnet zu werden, die aus den Zahlungen gebildet wurde. Dasselbe Geld steht damit doppelt in den Büchern.
• Es wurde eine Zahlung erfasst, der kein Geld folgte: ein geplatzter Scheck, ein doppelter Eintrag oder ein Kunde, der auf anderem Weg bezahlt hat.
• Das Geld kam auf einem Konto an, das die Bücher nicht abdecken, etwa auf dem Guthaben einer Zahlungs-App oder einem zweiten Bankkonto.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn

• der Saldo mehr als ein Jahr zurückreicht,
• er Zahlungen aus mehreren Quellen enthält, etwa Schecks, Kartenzahlungsdienste, Zahlungs-Apps und Bargeld,
• Sie nicht erkennen können, welche Einzahlungen zusätzlich als Einnahmen gebucht wurden,
• eine bereits eingereichte Steuererklärung aus diesen Büchern erstellt worden sein könnte.

Legen Sie vorab bereit:

• Kontoauszüge für jeden Monat, den der Saldo umfasst,
• die Auszahlungsberichte jedes Kartenzahlungsdienstes oder jeder Zahlungs-App für dieselben Monate,
• die Transaktionsliste des Kontos, älteste Einträge zuerst,
• Kopien der Einzahlungsbelege für Schecks und Bargeld; Publication 583 nennt sie unter den Belegen für die Bruttoeinnahmen,
• den Einnahmenbericht nach Monaten, erstellt nach der Methode, die Ihre Steuererklärung verwendet,
• die eingereichte Steuererklärung für jedes Jahr, das der Saldo berührt.

Wo finde ich das Konto Undeposited Funds, und was gilt, wenn es anders heißt?

Das Konto steht im Chart of accounts (Kontenplan). Laut Hersteller lässt es sich umbenennen. Suchen Sie deshalb in der Spalte Detail type nach „Undeposited Funds“ und nicht nach dem Namen (QuickBooks-Online-Hilfe).

Das Feld Deposit to auf jedem Zahlungsformular bestimmt, wo die Zahlung landet. Wählen Sie das Konto für Undeposited Funds, wenn die Zahlung später mit anderen zusammengefasst wird. Eine Zahlung, die direkt auf ein Bankkonto geht, steht nicht in Undeposited Funds. Laut Hersteller wählen Sie das Bankkonto, wenn Sie keine Einzahlungen zusammenfassen (QuickBooks-Online-Hilfe). Diese Bankzeile lässt sich dann der Zahlung zuordnen.

Muss der Saldo von Undeposited Funds zum Jahresende null sein?

Nicht unbedingt, aber an jedem Stichtag sollte er nur Zahlungen enthalten, die eingegangen und noch nicht eingezahlt sind. Der Hersteller nennt das Konto vorübergehend, und die hier genannten Quellen schreiben keinen bestimmten Saldo vor. Zum Jahresende sind noch Schecks in Ihrer Hand oder ein Kartenpaket denkbar, das der Zahlungsdienst noch nicht ausgezahlt hat. Jeder dieser Posten sollte auf dem nächsten Kontoauszug als Einzahlung erscheinen. Alles, was älter ist als Ihre übliche Spanne zwischen Geldeingang und Einzahlung, braucht eine Erklärung.

Datieren Sie die Zahlung auf den Tag, an dem Sie das Geld erhalten haben, und die Einzahlung auf den Tag, an dem sie erfolgt ist. Bei Schecks und Bargeld ist das das Datum auf dem Einzahlungsbeleg, bei einer Karten- oder App-Auszahlung der Tag, an dem das Geld eintraf. Die Spanne zwischen beiden Daten deckt das Konto ab. Eine Einzahlung spät im Monat, die die Bank erst nach Monatsende gutschreibt, ist in der Abstimmung dieses Monats eine Einzahlung unterwegs (Deposit in Transit). Ändern Sie ihr Datum deshalb nicht passend zum Kontoauszug. Publication 583 nennt nicht gutgeschriebene Einzahlungen unter den Abstimmungsposten.

Für die Steuer entscheidet das Einzahlungsdatum bei der Bank nicht darüber, wann Einnahmen zählen. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode zählen Einnahmen, sobald Sie sie tatsächlich oder der Sache nach erhalten (Constructive Receipt). Constructive Receipt heißt: Der Betrag wird Ihrem Konto gutgeschrieben oder steht Ihnen ohne Einschränkung zur Verfügung. Das gilt nicht, wenn Ihre Verfügungsmacht erheblichen Einschränkungen oder Beschränkungen unterliegt. Geld, das Ihr Beauftragter für Sie erhält, gilt als erhalten, sobald der Beauftragte es bekommt. Ob Geld, das ein Kartenzahlungsdienst hält, bereits als erhalten gilt, hängt deshalb von den Umständen ab, etwa davon, ob der Zahlungsdienst als Ihr Beauftragter handelt oder das Geld unter Beschränkungen hält. Prüfen Sie daher die Bedingungen des Zahlungsdienstes und das Guthaben, das er Ihnen am letzten Tag des Jahres auswies. Sie dürfen Schecks nicht zurückhalten, um die Einnahmen ins nächste Jahr zu schieben. Bei der periodengerechten Methode zählen Einnahmen in der Regel in dem Jahr, in dem sie erzielt werden, unabhängig vom Zahlungseingang (Publication 538).

Erhöht ein hoher Saldo bei Undeposited Funds meine Einnahmen?

Nicht für sich allein. Einnahmen entstehen durch die Rechnung, den Verkaufsbeleg oder die Zahlung. Wenn Sie Zahlungen zu einer Bankeinzahlung zusammenfassen, wandert das Geld von Undeposited Funds auf das Bankkonto, und es kommen keine Einnahmen hinzu. Die Einnahmen sind zu hoch, wenn dasselbe Geld zusätzlich als neue Einnahme gebucht wurde oder wenn eine Zahlung erfasst wurde, der kein Geld folgte. Die Tabelle zeigt jeden Fall.

Ein veralteter Saldo verfälscht auch die Bilanz. Kreditgeber lesen diese Aufstellung (Finanzabschlüsse für einen Bankkredit), und auch die Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft kann eine enthalten (Schedule L).

Wie ordne ich mehrere Kundenzahlungen einer Bankeinzahlung zu?

Bilden Sie eine Bankeinzahlung aus den Zahlungen, die die Bank gemeinsam erhalten hat. Laut Hersteller fassen Sie mehrere Transaktionen zu einem Datensatz zusammen, damit er zum Kontoauszug passt. Werden Zahlungen einzeln erfasst, weichen die Bücher von der Bank ab (QuickBooks-Online-Hilfe).

1. Wählen Sie + Create und dann Bank Deposit.
2. Wählen Sie unter Account das Bankkonto, auf dem das Geld eingegangen ist.
3. Setzen Sie bei jeder Zahlung dieser Einzahlung ein Häkchen. Laut Hersteller erscheint in diesem Fenster jede Zahlung aus Undeposited Funds. Fehlt eine, prüfen Sie, ob im Feld Deposit to dieses Konto stand und ob die Zahlung nicht schon in einer Einzahlung enthalten ist.
4. Prüfen Sie, ob die Summe dem Einzahlungsbeleg und der Zeile auf dem Kontoauszug entspricht.
5. Speichern Sie. Die Zahlungen verlassen Undeposited Funds.

Wenn der Bank-Feed diese Zeile dann anzeigt, ordnen Sie sie der Einzahlung zu. Auf der Banking-Seite des Herstellers steht: Wenn die Transaktion in QuickBooks schon existiert, können Sie sie eventuell zuordnen (QuickBooks-Online-Hilfe). Wer eine Zeile hinzufügt, die die Bücher schon enthalten, erfasst dasselbe Geld zweimal.

Eine falsch gebildete Einzahlung lässt sich rückgängig machen. Löschen Sie die Einzahlung, kehren alle ihre Zahlungen zu Undeposited Funds zurück. Entfernen Sie eine einzelne Zahlung aus der Einzahlung, kehrt nur diese Zahlung zurück (QuickBooks-Online-Hilfe).

Wie finde ich heraus, welche Zahlungen zu welcher Bankeinzahlung gehören?

Gehen Sie vom Kontoauszug aus, nicht vom Konto Undeposited Funds. Jede Einzahlungszeile ist eine Summe, und die Zahlungen dahinter müssen sich zu ihr addieren.

1. Listen Sie die Einzahlungszeilen eines Monatsauszugs auf.
2. Bei einer Scheck- oder Bargeldeinzahlung nutzen Sie Ihre Kopie des Einzahlungsbelegs. Er führt auf, was eingezahlt wurde.
3. Bei einer Karten- oder App-Auszahlung nutzen Sie den Auszahlungsbericht des Zahlungsdienstes. Er führt die Zahlungen, Gebühren und Rückerstattungen dieser Auszahlung auf.
4. Suchen Sie in der Liste von Undeposited Funds die Zahlungen, die vor der Einzahlung datiert sind und sich zur Summe addieren.
5. Addieren sie sich nicht, suchen Sie nach einer Gebühr oder Rückerstattung, die von der Auszahlung abgezogen wurde, nach einer Zahlung aus einem früheren Monat, nach Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe) oder Trinkgeldern innerhalb der Auszahlung oder nach einer doppelt erfassten Zahlung.

Eine Auszahlung, die kleiner ist als die Verkäufe dahinter, ist normal. Auszahlungen mit einem Verkaufsbericht oder Form 1099-K abzustimmen, ist eine eigene Aufgabe: Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.

Wie passen Gebühren und Rückerstattungen des Zahlungsdienstes in eine Sammeleinzahlung?

Die Einzahlungssumme muss dem entsprechen, was die Bank erhalten hat. Eine Gebühr, die der Zahlungsdienst einbehalten hat, ist deshalb eine eigene Zeile innerhalb der Einzahlung. Laut Hersteller lassen Sie im Fenster der Bankeinzahlung die ursprünglichen Zahlungen unverändert und tragen die Gebühr unter Add funds to this deposit als negativen Betrag auf dem Konto Bank Charges & Fees ein (QuickBooks-Online-Hilfe).

Eine Rückerstattung, die der Zahlungsdienst von einer Auszahlung abgezogen hat, ist keine Gebühr. Erfassen Sie sie als Rückerstattung an den Kunden, damit der Verkauf rückgängig gemacht wird: Rückerstattungen in den Büchern erfassen. Auch Sales Tax und Trinkgelder stecken in einer Auszahlung; die Ratgeber zu den Zahlungsdienstleistern behandeln sie: Auszahlungen von Online-Zahlungsdiensten und Kartenzahlungen an der Ladenkasse.

Erzwingen Sie keine Summe mit einer unerklärten Zeile. Passen Zahlungen, Gebühren und Rückerstattungen nicht zum Betrag der Bank, suchen Sie zuerst den fehlenden Posten.

Was gilt, wenn die Einzahlung als neue Einnahme gebucht wurde und die Zahlungen noch auf dem Konto liegen?

Dasselbe Geld wird doppelt gezählt. Behalten Sie die Zahlungen, weil sie die Rechnungen des Kunden schließen, und ersetzen Sie den hinzugefügten Einnahmeeintrag durch eine Einzahlung, die aus den Zahlungen gebildet wird.

1. Bestätigen Sie das Muster: eine Einzahlung auf dem Kontoauszug, ein Einnahmeeintrag in dieser Höhe in den Büchern und nicht eingezahlte Zahlungen, die sich dazu addieren.
2. Entfernen Sie den hinzugefügten Einnahmeeintrag.
3. Bilden Sie die Bankeinzahlung wie oben aus den Zahlungen, datiert auf den Tag, an dem die Bank sie gebucht hat.
4. Ordnen Sie die Bankzeile dieser Einzahlung zu, statt sie hinzuzufügen.
5. Vergleichen Sie die Einnahmen dieses Monats mit seinen Einzahlungen. Die Einnahmen sollten um den entfernten Betrag sinken.

Ist der Monat schon abgestimmt oder gesperrt, stimmen Sie ihn danach erneut ab: Anfangssaldo der Abstimmung falsch und Sperrdatum nach Einreichung der Steuererklärung. Sind die doppelten Einnahmen in eine eingereichte Steuererklärung geflossen, muss die Erklärung eventuell geändert werden: doppelte Einnahmen in QuickBooks.

Wie löse ich alte Salden bei Undeposited Funds auf oder auf null auf, auch bei Zahlungen, die nie eingezahlt wurden?

Lösen Sie den Saldo Zahlung für Zahlung auf, die älteste zuerst. Jede Zahlung fällt in einen von vier Fällen.

Stimmen Sie jeden Monat mit seinem Kontoauszug ab, bevor Sie zum nächsten gehen. Liegt ein Monat, den Sie ändern, in einem Jahr, das schon eingereicht ist, speichern Sie zuerst die Berichte dieses Jahres und prüfen Sie das Sperrdatum (Sperrdatum nach Einreichung der Steuererklärung). Ob die Steuererklärung geändert werden muss, klärt die Person, die sie erstellt hat. Sind zu hohe Einnahmen in eine eingereichte Steuererklärung geflossen, kann auch die gezahlte Steuer zu hoch sein. Ein Erstattungsantrag hat eine Frist: 3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Steuererklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt (IRS). Wer ihn stellt und wie, hängt von der Unternehmensform ab: doppelte Einnahmen in QuickBooks. Wenn ein Saldo danach nicht aufgeht: Bank-Feeds sind keine Abstimmung.

Drei Abkürzungen führen zu neuen Fehlern:

• Zahlungen löschen, um auf null zu kommen. Wer eine echte Zahlung löscht, öffnet meist ihre Rechnung wieder. Der Kundensaldo ist dann zu hoch, und die Spur des Zahlungseingangs geht verloren. Ist das Geld tatsächlich bei der Bank angekommen, bleibt ihre Bankzeile ohne Zahlung dahinter. Wurde diese Zeile als Einnahme hinzugefügt, zählt die Einnahme in einem Bericht nach der periodengerechten Methode weiterhin doppelt. In einem Bericht nach der Zufluss-Abfluss-Methode kann die Summe stimmen, während die Rechnung als unbezahlt erscheint.
• Eine Buchung, die den Saldo auf Einnahmen, Eigenkapital oder ein Sammelkonto verschiebt. Sie versteckt die Ursache. Publication 583 sagt, dass computergestützte Aufzeichnungen mit Ihren Büchern und Ihrer Steuererklärung übereinstimmen und die darin enthaltenen Einträge belegen müssen. Bewahren Sie deshalb den Kontoauszug oder Auszahlungsbericht zu jeder Buchung auf, die diesen Saldo ausgleicht.
• Die Korrektur auf heute datieren. Bei einer Einzahlung, die die Bank bereits gutgeschrieben hat, verwenden Sie den Tag der Buchung, damit der alte Monat aufgeht. Nur eine Einzahlung, die die Bank noch nicht gutgeschrieben hat, wartet als Einzahlung unterwegs.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Schecks, in zwei Fahrten eingezahlt

Im März erhält ein Landschaftsgärtner 12 Schecks über insgesamt US$9.600 und erfasst jeden als Zahlung auf Undeposited Funds. Sieben Schecks (US$5.600) gehen am 8. März zur Bank und fünf (US$4.000) am 22. März. Der Kontoauszug zeigt zwei Einzahlungen. Der Landschaftsgärtner bildet aus den Zahlungen zwei Bankeinzahlungen, eine je Fahrt, und jede Summe entspricht ihrem Einzahlungsbeleg. Der Saldo für diese Schecks ist null.

Ein Kartenpaket mit Gebühren

Der Kartenzahlungsdienst eines Online-Händlers zahlt für 40 Verkäufe US$4.850 aus, nach US$150 Gebühren. Die 40 Zahlungen betragen zusammen US$5.000. Der Händler fasst sie in einer Bankeinzahlung zusammen und fügt eine Gebührenzeile über minus US$150 auf Bank Charges & Fees hinzu. Die Einzahlung entspricht den US$4.850 der Bank, und die 40 Zahlungen verlassen Undeposited Funds.

Ein alter Saldo, der auch als Einnahme gebucht wurde

Ein Berater findet in Undeposited Funds US$18.000 von vor zwei Jahren: sechs Kundenzahlungen zu je US$3.000.

• Vor zwei Jahren: Jede Zahlung wurde erfasst, und jede Bankzeile wurde anschließend als Einnahme hinzugefügt. Die Einnahmen dieses Jahres sind um US$18.000 zu hoch.
• Letztes Jahr: Der Saldo steht unverändert da, und das Bankkonto stimmt weiterhin.
• Jetzt: Der Berater entfernt die sechs hinzugefügten Einnahmeeinträge, bildet aus den Zahlungen sechs Bankeinzahlungen, jeweils datiert auf den Tag, an dem die Bank sie gebucht hat, und ordnet jede ihrer Bankzeile zu. Der Saldo ist null, und die Einnahmen des ersten Jahres sinken in den Büchern um US$18.000. Weil die Steuererklärung dieses Jahres aus diesen Büchern erstellt wurde, prüft der Berater, ob sie geändert werden muss und ob das Jahr gesperrt ist, bevor er es ändert.

Anders in Ihrem Fall?

• Der Saldo reicht Jahre zurück, umfasst viele Zahlungsquellen, oder Sie können nicht erkennen, welche Einzahlungen zusätzlich als Einnahmen gebucht wurden: Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, was der Saldo wirklich enthält, welche Einträge zu entfernen oder zuzuordnen sind und ob ein eingereichtes Jahr betroffen ist.
• Die Einnahmen sind auch an anderen Stellen als auf diesem Konto doppelt: Siehe doppelte Einnahmen in QuickBooks.
• Auszahlungen, Gebühren oder eine Form 1099-K passen nicht zu Ihren Verkäufen: Siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.
• Alte Rechnungen wurden nie bezahlt: Siehe unbezahlte Kundenrechnungen abschreiben.
• Eine Abstimmung stimmt nicht mehr, nachdem Sie alte Einträge geändert haben: Siehe Anfangssaldo der Abstimmung falsch.
• Sie möchten einen Ablauf, der verhindert, dass der Saldo erneut wächst: Siehe Bank-Feeds sind keine Abstimmung.
• Die Bücher hängen Monate hinterher, oder der IRS hat zu dem Jahr geschrieben: Siehe überfällige Buchhaltung nachholen mit Hilfe bei der Buchhaltung oder ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.