Schedule C: Wareneinsatz (Part III) und Warenbestand ausfüllen

Wo steht der Wareneinsatz in Schedule C?

Der Wareneinsatz wird in Part III (Zeilen 33 bis 42) ermittelt. Das Ergebnis aus Zeile 42 geht in Zeile 4; sie wird vom Nettoumsatz abgezogen und ergibt den Bruttogewinn in Zeile 5 (Schedule C). Zeile 4 wird aus Zeile 42 befüllt, die Zahl entsteht also in Part III. Deshalb fragt Steuersoftware nach Anfangsbestand, Einkäufen und Endbestand: Schedule C braucht die Zeilen 35 bis 42, um Zeile 4 zu füllen. Die Zeilennummern sind in Schedule C 2025 und im Entwurf 2026 gleich; prüfen Sie das endgültige Formular für Ihr Jahr.

Die Rechnung hat eine Zeile (Publication 334, Kapitel 6): Anfangsbestand plus Einkäufe, Löhne, Material und andere Kosten, minus Endbestand, ergibt den Wareneinsatz.

Nicht jeder Verkäufer muss seinen Bestand zählen. Ein kleines Unternehmen darf auf ein formelles Inventar verzichten, muss aber weiter eine Methode verwenden, die das Einkommen klar widerspiegelt, und die Anleitung zu Schedule C sagt nicht, in welchen Zeilen die Kosten dann stehen (siehe den Abschnitt unten zum Verzicht auf das Inventar). Führen Sie ein Inventar, wird es in Part III gemeldet.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• frühere Erklärungen Part III leer ließen oder die Anfangszahl dieses Jahres nicht zur Schlusszahl des Vorjahres passt;
• Sie nicht sicher sind, ob Sie ein Inventar führen oder darauf verzichten;
• die Inventur zum Jahresende oder die Kosten sich nicht aus Unterlagen rekonstruieren lassen (keine Rechnungen, Barkäufe oder Lieferantenrechnungen in einer anderen Sprache oder Währung);
• Sie selbst herstellen, was Sie verkaufen, oder Fracht und andere Kosten zahlen, um Waren zu bekommen;
• Sie ändern wollen, wie Sie das Inventar behandeln, was Form 3115 erfordert;
• Ihr Bruttogewinn nicht stimmig wirkt oder Verkäufe über einen Marktplatz laufen und die Summen der Plattform nicht zu Ihrer Buchhaltung passen.

Sammeln Sie zuerst: die Erklärung des Vorjahres (für den Endbestand), eine datierte Zählung des Bestands zum Jahresende, Einkaufsrechnungen, eingelöste Schecks und Kartenbelege, die zeigen, was Sie für Waren gezahlt haben (Publication 583), Lieferantengutschriften und eine Liste der Waren, die Sie privat verwendet oder verschenkt haben. Bewahren Sie eine Rechnung in einer anderen Sprache oder Währung mit einem Vermerk auf, was sie abdeckt, und dem Dollarbetrag, den Ihre Abrechnung zeigt.

Muss ich Wareneinsatz melden?

In der Regel ja, wenn Ihr Unternehmen seine Einkünfte teilweise durch Herstellen, Einkaufen oder Verkaufen von Waren erzielt (der IRS nennt das einen einkunftsbringenden Faktor, „income-producing factor“). Die Anleitung zu Schedule C sagt, ein solches Unternehmen müsse Warenbestände zu Beginn und am Ende des Jahres berücksichtigen, und Treasury Regulation 1.471-1 sagt dasselbe. Der Wareneinsatz ist das Ergebnis.

Ein leeres Part III lässt Zeile 4 bei null, sodass ganz Zeile 3 zum Bruttogewinn wird. Ein kleines Unternehmen, das auf ein formelles Inventar verzichtet, muss trotzdem die Kosten der verkauften Waren erfassen (siehe unten).

Ein Unternehmen, das nur Dienstleistungen verkauft, ermittelt keinen Wareneinsatz, und sein Bruttogewinn entspricht seinen Nettoeinnahmen (Publication 334, Kapitel 7). Ein Dienstleister, der das Material, das er üblicherweise verwendet, auch verkauft oder berechnet, ist erfasst. Siehe Wareneinsatz für ein Dienstleistungsunternehmen.

Was bedeuten die Zeilen 33 bis 42 von Part III?

Die Zeilen 35 bis 42 sind die Rechnung; die Zeilen 33 und 34 beschreiben, wie Sie den Bestand bewertet haben. Ein Verkäufer, der einkauft und weiterverkauft, füllt meist die Zeilen 35, 36 und 41 aus, und Zeile 39, wenn er Eingangsfracht zahlt.

Quelle: Schedule C und Publication 334, Kapitel 6. Kleine Händler haben meist keine Löhne, die dem Wareneinsatz zugerechnet werden können. Material, das nicht in das Produkt eingeht, gehört nicht in Part III; das Formular bezeichnet Zeile 22 als „Supplies (not included in Part III)“. Zu dieser Wahl siehe Verbrauchsmaterial oder Warenbestand. Für Artikel, die Sie selbst herstellen, siehe Wareneinsatz für handgefertigte Produkte.

Wie ermittle ich den Anfangsbestand?

Der Anfangsbestand sind die Kosten der Waren, die Sie am ersten Tag des Jahres haben und verkaufen werden, und er entspricht meist dem Endbestand des Vorjahres (Publication 334). Übertragen Sie Zeile 41 des Vorjahres in Zeile 35 dieses Jahres.

• Erstes Geschäftsjahr: Hatten Sie beim Start keinen Bestand, gibt es nichts einzutragen. Besaßen Sie vor der Eröffnung schon Waren, siehe Warenbestand, den Sie schon besaßen.
• Frühere Erklärungen zeigten keinen Warenbestand, aber Sie hatten Bestand: Die richtige Anfangszahl hängt davon ab, was diese Erklärungen gemeldet haben. Siehe fehlenden Warenbestand in früheren Erklärungen korrigieren.
• Keine Unterlagen für frühere Jahre: siehe Warenbestand und Wareneinsatz ohne Unterlagen.

Was gilt, wenn der Anfangsbestand nicht der Endbestand des Vorjahres ist?

Zeile 35 verlangt eine beigefügte Erläuterung jeder Abweichung. Gründe, die die Quellen des IRS beschreiben, sind:

• Eine Änderung der Bestandsmethode: Berechnen Sie den Schlussbestand des Vorjahres nach der neuen Methode neu, tragen Sie ihn in Zeile 35 ein, fügen Sie eine Erläuterung bei und berücksichtigen Sie die Differenz in der Anpassung nach Abschnitt 481(a) (Anleitung zu Schedule C, Zeile 35). Diese Anpassung verhindert, dass Einkommen doppelt oder gar nicht erfasst wird.
• Gespendete Waren: Ziehen Sie den Betrag Ihres Spendenabzugs vom Anfangsbestand ab (Publication 334).
• Ein gesondert geltend gemachter Schaden- oder Diebstahlverlust: Passen Sie Anfangsbestand oder Einkäufe an, um die Verlustposten herauszunehmen, damit der Verlust nicht doppelt gezählt wird (Publication 538).

Beruht die Abweichung darauf, dass die Zahl des Vorjahres falsch war, kann zusätzlich zur Erläuterung in Zeile 35 eine Korrektur der früheren Erklärung oder ein Antrag auf Methodenwechsel nötig sein. Siehe fehlenden Warenbestand in früheren Erklärungen korrigieren.

Was gehört in die Einkäufe, und was nicht?

Zeile 36 sind die Kosten der Waren, die Sie in diesem Jahr zum Verkauf eingekauft haben, zu den Preisen, die Sie tatsächlich gezahlt haben, abzüglich Rücksendungen und der Waren, die Sie für sich entnommen haben (Publication 334).

Zu Eingangsfracht, Zöllen und Verpackung und dazu, was draußen bleibt, etwa der Versand an Ihre Kunden, siehe Einstandskosten im Wareneinsatz.

Wie zähle und bewerte ich den Endbestand?

Zählen Sie den Bestand zum Jahresende, bewerten Sie jeden Artikel und addieren Sie die Summe für Zeile 41. Führen Sie auch ein laufendes (Buch-)Inventar, verlangt Publication 538 in angemessenen Abständen eine körperliche Zählung und eine Anpassung, damit die Buchhaltung damit übereinstimmt.

1. Entscheiden Sie, was zu zählen ist. Zählen Sie Waren, die Ihnen gehören (das Eigentum liegt bei Ihnen), einschließlich Waren auf dem Transportweg, Waren, die Sie anderen in Kommission gegeben haben, und Waren an einem Stand oder in einem Ausstellungsraum außerhalb Ihrer Geschäftsräume. Lassen Sie Waren weg, die Sie verkauft haben, nachdem das Eigentum übergegangen ist, Waren, die Ihnen in Kommission gegeben wurden, und Waren, die bestellt, aber noch nicht Ihre sind (Publication 538; Treasury Regulation 1.471-1). Zu Bestand in einem Fulfillment-Center eines Marktplatzes siehe Gebühren und Jahresendzählung bei Bestand im Fulfillment-Center. Versendet ein Lieferant jede Bestellung direkt an Ihren Kunden, haben Sie womöglich keinen Bestand zu zählen; siehe Einkommensteuer für Online-Verkäufer.
2. Halten Sie es fest. Ein datiertes Zählblatt mit Beschreibung, Menge, Stückkosten und Summe jedes Artikels sowie der Angabe, wer gezählt und bewertet hat, ist die Aufzeichnung, die Publication 334 beschreibt.
3. Ordnen Sie Kosten den Artikeln zu. Verwenden Sie die Einzelzuordnung (Specific Identification), wenn Sie einen Artikel seiner Rechnung zuordnen können. Sind gleiche Waren vermischt, nehmen Sie an, dass der vorhandene Bestand aus Ihren jüngsten Einkäufen stammt (First in, first out), es sei denn, Sie haben mit Form 970 in der Erklärung für das erste Jahr der Anwendung die Methode Last in, first out (LIFO) gewählt (Treasury Regulation 1.471-2; Treasury Regulation 1.472-3).
4. Bewerten Sie ihn nach einer der Methoden für Zeile 33 unten.

Quelle: Anleitung zu Schedule C, Zeile 33 und Publication 538. Verwenden Sie eine Methode für den gesamten Warenbestand und in jedem Jahr dieselbe; Treasury Regulation 1.471-2 gewichtet Einheitlichkeit stärker als jede bestimmte Methode. Ein Methodenwechsel erfordert Form 3115.

Waren, die Sie wegen Beschädigung, Gebrauchsspuren oder Modewechsel nicht zu normalen Preisen verkaufen können, dürfen nach beiden Methoden zu dem Preis bewertet werden, zu dem Sie sie tatsächlich angeboten haben, abzüglich der direkten Kosten ihrer Verwertung (Treasury Regulation 1.471-2). Den Angebotstest, den erforderlichen Nachweis und die aufzubewahrenden Unterlagen finden Sie unter Nicht verkaufte oder veraltete Waren abschreiben.

Darf ein kleines Unternehmen auf das Inventar verzichten?

Ja, ein Small Business Taxpayer (Steuerpflichtiger mit kleinem Unternehmen) darf sich entscheiden, kein Inventar zu führen, muss aber weiter eine Methode zur Behandlung des Warenbestands verwenden, die das Einkommen klar widerspiegelt (Anleitung zu Schedule C; 26 U.S.C. 471(c)).

Sie qualifizieren sich, wenn Ihre durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen der drei vorangegangenen Steuerjahre $32.000.000 oder weniger betragen (der Betrag nach Abschnitt 448(c) in Rev. Proc. 2025-32, Abschnitt 4.30, im Internal Revenue Bulletin 2025-45; Treasury Regulation 1.471-1 wendet ihn auf Einzelunternehmer an) und Sie kein Steuersparmodell (Tax Shelter) sind. W-2-Löhne zählen nicht, und ein neues Unternehmen bildet den Durchschnitt über die Jahre seines Bestehens (Anleitung zu Schedule C). Verbundene Unternehmen, Ihr Anteil an den Einnahmen einer Personengesellschaft oder S Corporation, die Einnahmen eines Vorgängers und Rumpfjahre verändern die Rechnung ebenfalls; siehe Verbrauchsmaterial oder Warenbestand.

Ein qualifiziertes Unternehmen, das auf das formelle Inventar verzichtet, hat zwei Methoden:

• Nicht beiläufiges Material und Betriebsmittel (Non-incidental Materials and Supplies): Die Kosten der Waren werden über den Wareneinsatz in dem Jahr abgesetzt, in dem sie an den Kunden gehen, oder, falls später, in dem Jahr, in dem Sie dafür zahlen. Die Wahl des De-minimis-Safe-Harbor kann nicht genutzt werden, um sie als Aufwand abzuziehen (Treasury Regulation 1.471-1).
• Jahresabschluss und Buchhaltung: Folgen Sie der Behandlung des Warenbestands im maßgeblichen Abschluss des Unternehmens (Applicable Financial Statement; zum Beispiel ein geprüfter Abschluss, der für Kredite oder die Berichterstattung an Eigentümer verwendet wird; 26 U.S.C. 451(b)(3)) oder, wenn es keinen solchen Abschluss gibt, der Behandlung in den eigenen Büchern. Die Bücher müssen die Tätigkeit des Unternehmens für nichtsteuerliche Zwecke richtig abbilden, und Kosten werden nach Ihrer Gesamtmethode weiterhin nicht vor ihrer Zahlung oder ihrem Anfall abgesetzt (Treasury Regulation 1.471-1).

Die Anleitung zeigt für keine der beiden Methoden ein Zeile-für-Zeile-Schema. Wählen Sie eine und verwenden Sie sie jedes Jahr. Der Test wiederholt sich jedes Jahr: Sobald Ihr Dreijahresdurchschnitt die Grenze überschreitet, kehren Sie zu einem gezählten Inventar zurück. Jeder Wechsel erfordert Form 3115 (Treasury Regulation 1.471-1, Absätze (b)(1) und (b)(8)).

Müssen Verkäufer mit Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) trotzdem Bestand zählen?

Nicht, wenn Sie als Small Business Taxpayer gelten und sich gegen ein Inventar entscheiden, wobei bei der Methode für nicht beiläufiges Material und Betriebsmittel unverkaufter Bestand erst abgezogen wird, wenn er an einen Kunden geht. Ein Small Business Taxpayer, der ein Inventar führt, bewertet es jedes Jahr in Part III und muss für Verkäufe und Einkäufe trotzdem keine periodengerechte Methode (Accrual Method) verwenden; ein Verkäufer über der Grenze zählt seinen Bestand und muss für Verkäufe und Einkäufe von Warenbestand die periodengerechte Methode verwenden (Anleitung zu Schedule C, Zeile F; Treasury Regulation 1.446-1(c)(2)(i)). Publication 334, Kapitel 2, sagt, ein Verkäufer mit Inventar müsse in der Regel die periodengerechte Methode verwenden, aber die Vorschrift nimmt einen Small Business Taxpayer aus; folgen Sie daher der Vorschrift. Zur Wahl zwischen Zufluss-Abfluss-Methode und periodengerechter Methode siehe Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode für ein kleines Unternehmen.

Woran erkenne ich, dass der Bruttogewinn stimmig ist?

Teilen Sie den Bruttogewinn (Zeile 5) durch die Nettoeinnahmen (Zeile 3) und vergleichen Sie das Ergebnis mit der Bruttogewinnquote, die Ihre Preise ergeben sollen und die Publication 334 Ihre Aufschlagspolitik (Markup Policy) nennt. Eine kleine Abweichung ist ein gutes Zeichen, aber kein Beweis; eine große kann bedeuten, dass Umsatz, Einkäufe, Warenbestand oder andere Kosten falsch ermittelt wurden (Publication 334, Kapitel 7).

Prüfen Sie vor der Einreichung außerdem:

• Zeile 35 entspricht Zeile 41 des Vorjahres;
• die Endzählung ist vollständig und einheitlich bewertet, denn Bestand, den Sie aus dem Endbestand weglassen, erhöht den Wareneinsatz um diesen Betrag;
• die Nettoeinnahmen stimmen mit Ihren Verkaufsunterlagen überein, nicht nur mit dem Bericht einer Plattform;
• Sales Tax wird richtig behandelt: Steuer, die Sie als Verkäufer trifft, gehört zu den Bruttoeinnahmen, Steuer, die den Käufer trifft und die Sie erheben und an den Bundesstaat oder die Gemeinde abführen, in der Regel nicht (Publication 334, Kapitel 7).

Wenn der Bruttoumsatz weit über dem Gewinn liegt, siehe Bruttoumsatz der Plattform und Wareneinsatz.

Beispiel

Alle Beträge sind in US-Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Jo verkauft Kerzen online

Jos letzte Erklärung schloss mit einem Warenbestand von $3.000, daher beträgt Zeile 35 $3.000. Sie hat Waren für $20.000 zum Verkauf eingekauft (Zeile 36), ohne private Entnahmen. Zeile 40 beträgt $23.000. Ihre Zählung zum Jahresende bewertet sich auf $4.500 (Zeile 41). Der Wareneinsatz (Zeile 42, nach Zeile 4 übertragen) beträgt $18.500. Bei $40.000 Umsatz ohne Rücksendungen beträgt der Bruttogewinn $21.500, etwa 54 % der Nettoeinnahmen. Jo vergleicht das mit der Bruttogewinnquote, für die sie ihre Preise gestaltet; eine große Abweichung würde sie zur Zählung und zu den Rechnungen zurückführen.

Eine Wiederverkäuferin verzichtet auf das formelle Inventar

Eine Wiederverkäuferin, deren Bruttoeinnahmen in den drei Vorjahren durchschnittlich $60.000 betrugen, ist ein Small Business Taxpayer und entscheidet sich gegen ein formelles Inventar. Sie beginnt das Jahr ohne Bestand und zahlt in diesem Jahr $30.000 für Waren; Waren mit Kosten von $24.000 werden verkauft, und $6.000 liegen noch im Regal. Nach der Methode für nicht beiläufiges Material und Betriebsmittel werden $24.000 in diesem Jahr über den Wareneinsatz abgesetzt und die übrigen $6.000 in dem Jahr, in dem diese Artikel an Kunden gehen; die Anleitung zeigt nicht, in welchen Zeilen das steht. Der Verzicht auf die Zählung bedeutet nicht, alles Eingekaufte abzuziehen. Sie verwendet jedes Jahr dieselbe Methode, und ein späterer Wechsel zu einem gezählten Inventar erfordert Form 3115.

Mayas Anfangszahl passt nicht

Mayas letzte Erklärung schloss mit einem Warenbestand von $3.000, aber die Anfangszahl dieses Jahres ist $2.600. Sie trägt $2.600 in Zeile 35 ein und fügt eine Erläuterung bei. Ist der Grund ein Wechsel der Bestandsmethode, lässt die Anleitung sie den Schlussbestand des Vorjahres nach der neuen Methode neu berechnen; die Differenz von $400 berücksichtigt sie in der Anpassung nach Abschnitt 481(a) auf Form 3115. Die neu berechnete Zahl ist niedriger, sodass dieser Posten das Einkommen verringert; eine negative Nettoanpassung wird in der Regel im Jahr des Wechsels angesetzt, eine positive in der Regel über vier Jahre (Anleitung zu Schedule C, Zeile F). War $3.000 schlicht falsch, muss womöglich die frühere Erklärung korrigiert werden, nicht nur die Zeile dieses Jahres.

Anders in Ihrem Fall?

• Frühere Erklärungen ließen Part III leer oder zeigten keinen Warenbestand: Die Anfangszahl hängt davon ab, was sie gemeldet haben. Siehe fehlenden Warenbestand in früheren Erklärungen korrigieren. Anfangszählung und -kosten wiederherzustellen ist Buchhaltungsarbeit: Hilfe bei der Buchhaltung.
• Zählung oder Kosten lassen sich nicht rekonstruieren: siehe Warenbestand und Wareneinsatz ohne Unterlagen. Sie aus Bank-, Karten- und Zahlungsabrechnungen wiederherzustellen ist Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Marge wirkt falsch, oder der Umsatz liegt weit über dem Gewinn: siehe Bruttoumsatz der Plattform und Wareneinsatz und für Online-Verkäufer Einkommensteuer für Online-Verkäufer. Bücher, die sich nicht mit dem Umsatz abstimmen lassen, sind Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie verzichten auf das formelle Inventar, entscheiden zwischen Aufwand und Warenbestand oder wissen nicht, welche Methode passt: Die Wahl bestimmt, wann Ihre Warenkosten Ihren Gewinn erreichen. Siehe Verbrauchsmaterial oder Warenbestand. Die Buchhaltung auf die gewählte Methode einzurichten ist Buchhaltungsarbeit: Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie möchten ändern, wie Sie das Inventar behandeln: Eine Änderung erfordert Form 3115 (Informationen zu Form 3115), und eine Anpassung nach Abschnitt 481(a) kann anfallen. Der Wechsel zu oder von einer Methode für kleine Unternehmen ist in der Regel ein automatischer Wechsel (Treasury Regulation 1.471-1; Rev. Proc. 2025-23, Abschnitte 22.18 und 22.20): Fügen Sie das Original der fristgerecht eingereichten Erklärung für das Jahr des Wechsels bei, Fristverlängerungen eingeschlossen, und senden Sie dem IRS bis zu dem Tag, an dem Sie es einreichen, eine unterschriebene Kopie (Anleitung zu Form 3115). Die Schritte und Ausnahmen stehen unter Verbrauchsmaterial oder Warenbestand. Die Anfangs- und Endzahlen, die darin einfließen, stammen aus der Buchhaltung: Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie stellen her, was Sie verkaufen, oder zahlen Fracht und Zölle: siehe handgefertigte Produkte und Einstandskosten.
• Sie besaßen vor der Eröffnung schon Waren oder haben unverkaufte oder beschädigte Waren: siehe Warenbestand, den Sie schon besaßen und Nicht verkaufte oder veraltete Waren abschreiben.
• Sie entscheiden zwischen Zufluss-Abfluss-Methode und periodengerechter Methode: siehe Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode für ein kleines Unternehmen.
• Ihr Unternehmen ist eine Personengesellschaft, S Corporation oder Kapitalgesellschaft oder wird bald eine: Diese reichen kein Schedule C ein. Eine LLC mit einem Mitglied, die ein Mitglied aufnimmt (standardmäßig eine Personengesellschaft) oder mit Form 8832 (Wahl der steuerlichen Einstufung einer Gesellschaft) die Besteuerung als Kapitalgesellschaft wählt, nutzt Schedule C in der Regel nicht mehr (IRS: Limited Liability Company). Das Jahr, in dem Schedule C endet, hat eigene Folgen für den Warenbestand: siehe Verbrauchsmaterial oder Warenbestand und Welche Erklärungen Ihr Unternehmen einreicht.