Schedule C: costo de los bienes vendidos (COGS) e inventario

¿Dónde va el costo de los bienes vendidos en el Schedule C?

El costo de los bienes vendidos se calcula en la Parte III (líneas 33 a 42). El resultado de la línea 42 pasa a la línea 4, que se resta de las ventas netas para obtener la utilidad bruta en la línea 5 (Schedule C). La línea 4 se llena con la línea 42, así que la cifra se arma en la Parte III. Por eso el software de impuestos pide el inventario inicial, las compras y las existencias finales: el Schedule C necesita las líneas 35 a 42 para llenar la línea 4. Los números de línea aquí son los mismos en el Schedule C de 2025 y en el borrador de 2026; revise el formulario final de su año.

La aritmética cabe en una línea (Publication 334, capítulo 6): inventario inicial, más compras, mano de obra, materiales y otros costos, menos inventario final, igual al costo de los bienes vendidos.

No todo vendedor tiene que contar existencias. Un negocio pequeño puede elegir no llevar un inventario formal, pero igual debe usar un método que refleje claramente el ingreso, y las instrucciones del Schedule C no dicen en qué líneas va entonces el costo (vea más abajo la sección sobre omitir el inventario). Si lleva un inventario, la Parte III es donde se informa.

Un caso no es sencillo cuando:

• las declaraciones anteriores dejaron la Parte III en blanco, o la cifra inicial de este año no coincide con la cifra final del año pasado;
• no está seguro de si lleva un inventario o lo omite;
• el conteo de fin de año o los costos no pueden reconstruirse con registros (sin facturas, con compras en efectivo o con facturas de proveedores en otro idioma o moneda);
• usted fabrica lo que vende, o paga flete y otros costos para que los bienes lleguen a usted;
• quiere cambiar la forma en que maneja el inventario, lo que exige el Form 3115;
• su utilidad bruta parece extraña, o las ventas pasan por un marketplace y los totales de la plataforma no coinciden con su contabilidad.

Reúna primero: la declaración del año pasado (por su inventario final), un conteo fechado de las existencias que tiene al cierre del año, las facturas de compra, los cheques cobrados y los comprobantes de tarjeta que muestren lo que pagó por las existencias (Publication 583), los créditos de proveedores y una lista de los bienes que tomó para uso personal o regaló. Guarde una factura en otro idioma o moneda con una nota de lo que cubre y del monto en dólares que muestra su estado de cuenta.

¿Tengo que informar el costo de los bienes vendidos?

Por lo general sí, si su negocio obtiene ingresos en parte por fabricar, comprar o vender bienes (el IRS lo llama un factor que produce ingreso). Las instrucciones del Schedule C dicen que ese negocio debe tomar en cuenta los inventarios al inicio y al final del año, y la Treasury Regulation 1.471-1 dice lo mismo. El costo de los bienes vendidos es el resultado.

Una Parte III vacía deja la línea 4 en cero, así que toda la línea 3 se vuelve utilidad bruta. Un negocio pequeño que omite un inventario formal igual tiene que contabilizar el costo de los bienes que vende (vea más abajo).

Un negocio que vende solo servicios no calcula el costo de los bienes vendidos, y su utilidad bruta es igual a sus ingresos netos (Publication 334, capítulo 7). Un negocio de servicios que además vende o cobra los materiales que usa normalmente queda cubierto. Vea el costo de los bienes vendidos en un negocio de servicios.

¿Qué significan las líneas 33 a 42 de la Parte III?

Las líneas 35 a 42 son la aritmética; las líneas 33 y 34 describen cómo valuó las existencias. Un vendedor que compra y revende normalmente llena las líneas 35, 36 y 41, y la línea 39 si paga flete de entrada.

Fuente: Schedule C y Publication 334, capítulo 6. Los pequeños comerciantes normalmente no tienen mano de obra que pueda cargarse al costo de los bienes vendidos. Los suministros que no entran en el producto no forman parte de la Parte III; el formulario rotula la línea 22 como «Supplies (not included in Part III)». Para esa decisión, vea materiales y suministros o inventario. Para los artículos que usted fabrica, vea el costo de los bienes vendidos de productos hechos a mano.

¿Cómo calculo el inventario inicial?

El inventario inicial es el costo de los bienes que tiene el primer día del año y que va a vender, y normalmente es igual al inventario final del año pasado (Publication 334). Copie la línea 41 del año pasado a la línea 35 de este año.

• Primer año en el negocio: si no tenía existencias cuando empezó, no hay nada que anotar. Si era dueño de existencias antes de abrir, vea el inventario inicial que ya tenía.
• Las declaraciones anteriores no mostraban inventario pero usted tenía existencias: la cifra inicial correcta depende de lo que informaron esas declaraciones. Vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones pasadas.
• Sin registros de años anteriores: vea inventario y costo de los bienes sin registros.

¿Qué hago si el inventario inicial no es el inventario final del año pasado?

La línea 35 exige adjuntar una explicación de cualquier diferencia. Los motivos que describen las fuentes del IRS incluyen:

• Un cambio de método de inventario: vuelva a calcular el inventario final del año pasado con el método nuevo, anótelo en la línea 35, adjunte una explicación y tome la diferencia en cuenta en el ajuste de la sección 481(a) (instrucciones del Schedule C, línea 35). Ese ajuste evita que el ingreso se cuente dos veces o se omita.
• Existencias donadas: quite del inventario inicial el monto de su deducción por la contribución (Publication 334).
• Una pérdida por siniestro o robo reclamada por separado: ajuste el inventario inicial o las compras para sacar los artículos perdidos, de modo que la pérdida no se cuente dos veces (Publication 538).

Si la diferencia se debe a que la cifra del año pasado estaba mal, puede requerir corregir la declaración anterior o presentar un cambio de método, además de la explicación en la línea 35. Vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones pasadas.

¿Qué entra en las compras y qué queda fuera?

La línea 36 es el costo de la mercancía que compró para vender este año, a los precios que realmente pagó, menos las devoluciones y los bienes que tomó para usted (Publication 334).

Para el envío de entrada, los derechos de aduana y el empaque, y para saber qué queda fuera, como el envío a sus clientes, vea el costo puesto en almacén dentro del costo de los bienes vendidos.

¿Cómo cuento y valúo el inventario final?

Cuente las existencias que tiene al cierre del año, ponga precio a cada artículo y sume el total para la línea 41. Si también lleva un inventario corriente (en libros), la Publication 538 exige un conteo físico a intervalos razonables y un ajuste para que los libros coincidan con él.

1. Decida qué contar. Cuente la mercancía que es suya (cuyo título le pertenece), incluidos los bienes en tránsito, los bienes que dejó en consignación con otros y los bienes que están en un puesto o sala de exhibición fuera de su local. Deje fuera los bienes que vendió una vez que pasó el título, los bienes consignados a usted y los bienes pedidos que aún no son suyos (Publication 538; Treasury Regulation 1.471-1). Para existencias en un centro de cumplimiento de un marketplace, vea comisiones y conteos de fin de año de las existencias en un centro de cumplimiento. Si un proveedor envía cada pedido directo a su cliente, quizá no tenga existencias que contar; vea impuesto sobre la renta de un vendedor en línea.
2. Regístrelo. Una hoja de conteo fechada con la descripción, la cantidad, el costo unitario y el total de cada artículo, y quién lo contó y le puso precio, es el registro que describe la Publication 334.
3. Asigne los costos a los artículos. Use la identificación específica cuando pueda vincular un artículo con su factura. Si hay bienes idénticos mezclados, suponga que las existencias son de sus compras más recientes (primeras entradas, primeras salidas), salvo que haya elegido últimas entradas, primeras salidas (LIFO) en el Form 970 con la declaración del primer año en que lo usó (Treasury Regulation 1.471-2; Treasury Regulation 1.472-3).
4. Valúelo con uno de los métodos de la línea 33 que siguen.

Fuente: instrucciones del Schedule C, línea 33 y Publication 538. Use un solo método en todo el inventario y el mismo método cada año; la Treasury Regulation 1.471-2 da más peso a la consistencia que a cualquier método en particular. Cambiar el método exige el Form 3115.

Los bienes que no puede vender a precios normales por daño, desgaste o cambios de moda pueden valuarse al precio al que realmente los ofreció, menos el costo directo de deshacerse de ellos, con cualquiera de los dos métodos (Treasury Regulation 1.471-2). La prueba de la oferta, la evidencia que debe tener y los registros que debe conservar están en dar de baja inventario sin vender u obsoleto.

¿Puede un negocio pequeño omitir el inventario?

Sí, un contribuyente de pequeño negocio puede elegir no llevar un inventario, pero igual debe usar un método contable para el inventario que refleje claramente el ingreso (instrucciones del Schedule C; 26 U.S.C. 471(c)).

Califica si sus ingresos brutos anuales promedio de los tres años fiscales anteriores son de $32,000,000 o menos (el monto de la sección 448(c) en la Rev. Proc. 2025-32, sección 4.30, en el Internal Revenue Bulletin 2025-45; la Treasury Regulation 1.471-1 lo aplica a los propietarios únicos), y no es un refugio fiscal. Los salarios del Form W-2 no cuentan, y un negocio nuevo promedia los años que lleva existiendo (instrucciones del Schedule C). Los negocios relacionados, su parte de los ingresos de una sociedad de personas o de una corporación S, los ingresos de un predecesor y los años cortos también cambian el cálculo; vea materiales y suministros o inventario.

Un negocio que califica y omite el inventario formal tiene dos métodos:

• Materiales y suministros no incidentales: el costo de los bienes se recupera mediante el costo de los bienes vendidos en el año en que pasan al cliente, o en el año en que usted los paga si es posterior. La elección de la regla de seguridad de minimis no puede usarse para gastarlos de inmediato (Treasury Regulation 1.471-1).
• Estados financieros y libros: siga la forma en que el estado financiero aplicable del negocio trata el inventario (por ejemplo, un estado auditado que se usa para crédito o para informar a los propietarios; 26 U.S.C. 451(b)(3)) o, si no hay tal estado, la forma en que lo tratan sus propios libros. Los libros deben reflejar correctamente las actividades del negocio para fines no tributarios, y un costo aún no se recupera antes de pagarse o incurrirse según su método general (Treasury Regulation 1.471-1).

Las instrucciones no muestran una distribución línea por línea para ninguno de los dos métodos. Elija uno y úselo cada año. La prueba se repite cada año: cuando su promedio de tres años supera el límite, vuelve a un inventario contado. Cualquier cambio exige el Form 3115 (Treasury Regulation 1.471-1, párrafos (b)(1) y (b)(8)).

¿Los vendedores con método de efectivo todavía tienen que contar las existencias?

No, si califica como contribuyente de pequeño negocio y elige no llevar un inventario, aunque con el método de materiales y suministros no incidentales las existencias no vendidas aún no se deducen hasta que pasan a un cliente. Un contribuyente de pequeño negocio que sí lleva un inventario lo valúa cada año en la Parte III y aun así no tiene que usar el método de acumulación para ventas y compras; un vendedor que supera el límite cuenta las existencias y debe usar el método de acumulación para las ventas y compras de artículos de inventario (instrucciones del Schedule C, línea F; Treasury Regulation 1.446-1(c)(2)(i)). La Publication 334, capítulo 2, dice que un vendedor que lleva inventario generalmente debe usar el método de acumulación, pero el reglamento exime a un contribuyente de pequeño negocio, así que siga el reglamento. Para la elección entre efectivo y acumulación, vea método de efectivo o de acumulación para un negocio pequeño.

¿Cómo verifico que la utilidad bruta se vea bien?

Divida la utilidad bruta (línea 5) entre los ingresos netos (línea 3) y compare el resultado con el porcentaje de utilidad bruta que deben dar sus precios, algo que la Publication 334 llama su política de margen sobre el costo. Una diferencia pequeña es buena señal, no una prueba; una grande puede significar que las ventas, las compras, el inventario u otros costos se calcularon mal (Publication 334, capítulo 7).

Antes de presentar, verifique también que:

• la línea 35 sea igual a la línea 41 del año pasado;
• el conteo final esté completo y valuado de forma consistente, porque dejar existencias fuera del inventario final aumenta el costo de los bienes vendidos por ese monto;
• los ingresos netos coincidan con sus registros de ventas, no solo con el reporte de una plataforma;
• el impuesto sobre las ventas se maneje correctamente: el impuesto que recae sobre usted como vendedor forma parte de los ingresos brutos, pero el que recae sobre el comprador, que usted cobra y entrega al estado o a la localidad, generalmente no (Publication 334, capítulo 7).

Si las ventas brutas están muy por encima de la utilidad, vea ventas brutas de una plataforma y costo de los bienes vendidos.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Jo vende velas en línea

La última declaración de Jo cerró con $3,000 de inventario, así que la línea 35 es $3,000. Compró $20,000 de bienes para vender (línea 36), sin nada tomado para uso personal. La línea 40 es $23,000. Su conteo de fin de año se valúa en $4,500 (línea 41). El costo de los bienes vendidos (línea 42, copiado a la línea 4) es $18,500. Con $40,000 de ventas sin devoluciones, la utilidad bruta es $21,500, cerca de 54% de los ingresos netos. Jo lo compara con el porcentaje de utilidad bruta que usa para fijar precios; una diferencia grande la llevaría de vuelta al conteo y a las facturas.

Una revendedora omite el inventario formal

Una revendedora cuyos ingresos brutos promediaron $60,000 en los tres años anteriores es un contribuyente de pequeño negocio y elige no llevar un inventario formal. Empieza el año sin existencias y paga $30,000 por existencias este año; se venden bienes que costaron $24,000 y quedan $6,000 en el estante. Con el método de materiales y suministros no incidentales, $24,000 se recuperan mediante el costo de los bienes vendidos este año y los otros $6,000 en el año en que esos artículos pasen a los clientes; las instrucciones no muestran en qué líneas va. Omitir el conteo no significa deducir todo lo que compró. Usa el mismo método cada año, y pasar después a un inventario contado exige el Form 3115.

La cifra inicial de Maya no coincide

La última declaración de Maya cerró con $3,000 de inventario, pero la cifra inicial de este año es $2,600. Anota $2,600 en la línea 35 y adjunta una declaración que explica el motivo. Si el motivo es un cambio de método de inventario, las instrucciones le piden volver a calcular el inventario final del año pasado con el método nuevo; toma la diferencia de $400 en cuenta en el ajuste de la sección 481(a) del Form 3115. La cifra recalculada es menor, así que esa partida reduce el ingreso; un ajuste neto negativo generalmente se toma en el año del cambio, y uno neto positivo generalmente en cuatro años (instrucciones del Schedule C, línea F). Si $3,000 simplemente estaba mal, puede que haya que corregir la declaración anterior, no solo la línea de este año.

¿Su caso es distinto?

• Las declaraciones anteriores dejaron la Parte III en blanco o no mostraban inventario: la cifra inicial depende de lo que informaron. Vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones pasadas. Reconstruir el conteo y el costo iniciales es trabajo de contabilidad: ayuda de contabilidad.
• El conteo o los costos no pueden reconstruirse: vea inventario y costo de los bienes sin registros. Reconstruirlos con estados de cuenta del banco, de tarjetas y de pagos es ayuda de contabilidad.
• El margen parece incorrecto o las ventas superan por mucho la utilidad: vea ventas brutas de una plataforma y costo de los bienes vendidos y, para vendedores en línea, impuesto sobre la renta de un vendedor en línea. Una contabilidad que no concilia con las ventas es ayuda de contabilidad.
• Omite el inventario formal, está decidiendo entre gastar de inmediato o llevar inventario, o no sabe qué método le conviene: la decisión determina cuándo el costo de sus existencias llega a su utilidad. Vea materiales y suministros o inventario. Configurar la contabilidad con el método que elija es trabajo de contabilidad: ayuda de contabilidad.
• Quiere cambiar la forma en que maneja el inventario: un cambio exige el Form 3115 (acerca del Form 3115) y puede aplicar un ajuste de la sección 481(a). Pasar a un método de pequeño negocio, o salir de él, generalmente es un cambio automático (Treasury Regulation 1.471-1; Rev. Proc. 2025-23, secciones 22.18 y 22.20): adjunte el original a su declaración presentada a tiempo, prórrogas incluidas, del año del cambio, y envíe una copia firmada al IRS a más tardar el día en que la presente (instrucciones del Form 3115). Los pasos y las excepciones están en materiales y suministros o inventario. Las cifras inicial y final que lo alimentan salen de la contabilidad: ayuda de contabilidad.
• Usted fabrica lo que vende, o paga flete y derechos de aduana: vea productos hechos a mano y costo puesto en almacén.
• Era dueño de existencias antes de abrir, o tiene existencias sin vender o dañadas: vea el inventario inicial que ya tenía y dar de baja inventario sin vender u obsoleto.
• Está decidiendo entre el método de efectivo y el de acumulación: vea método de efectivo o de acumulación para un negocio pequeño.
• Su negocio es una sociedad de personas, una corporación S o una corporación, o está por convertirse en una: estas no presentan el Schedule C. Una LLC de un solo miembro que agrega un miembro (una sociedad de personas por defecto) o presenta el Form 8832 para tributar como corporación generalmente deja de usar el Schedule C (IRS: Limited Liability Company). El año en que termina el Schedule C tiene sus propias consecuencias de inventario: vea materiales y suministros o inventario y qué declaraciones presenta su negocio.