Veralteten Warenbestand abschreiben: alte GPUs, Server und Teile

Unverkaufter Warenbestand wird in den USA weder besteuert noch abgezogen, solange er im Regal liegt. Ein Server mit acht GPUs der Vorgängergeneration, ein GPU-Baseboard oder eine überholte Kühlplatte behält seine vollen Kosten, bis das Unternehmen ihn verkauft, verschrottet oder verschenkt. Vorher dürfen die Kosten zum Jahresende nur nach zwei Regeln in 26 CFR 1.471-2(c) sinken: nach dem Niederstwertprinzip (Lower of Cost or Market) oder durch eine Abwertung minderwertiger Waren, die innerhalb von 30 Tagen nach der Inventur tatsächlich zu einem reduzierten Preis angeboten werden. Eine Rückstellung für Veralterung in den Büchern senkt das steuerpflichtige Einkommen nicht.

Ist unverkaufter Warenbestand steuerpflichtig, und können wir ihn abschreiben?

Unverkaufter Warenbestand erzeugt weder Einkommen noch einen Abzug, bis er verkauft, verschrottet oder verschenkt wird. Der Wareneinsatz (Cost of Goods Sold) ist Anfangsbestand plus Einkäufe und Kosten minus Endbestand (Form 1125-A, Zeilen 1 bis 8); Waren, die am Jahresende vorhanden sind, tragen ihre Kosten also in ein späteres Jahr.

Nur Waren, an denen das Unternehmen das Eigentum hält, zählen (26 CFR 1.471-1(a)). Daraus folgen zwei Grenzfälle:

• Bestellte Waren, deren Eigentum noch nicht übergegangen ist, sind kein Warenbestand, daher gibt es nichts abzuwerten. Ein in den Büchern gebuchter Verlust aus offenen GPU-Bestellungen ist keine Abwertung des Warenbestands; lassen Sie sich beraten, bevor Sie ihn abziehen.
• Waren in Kommission bei einem Broker bleiben im Warenbestand des Eigentümers und können nach denselben Regeln bewertet werden.

Die Wege und wann jeder davon das steuerpflichtige Einkommen senkt:

Abwertung oder Ausbuchung des Warenbestands: Was ist steuerlich der Unterschied?

Eine Abwertung senkt den Wert von Waren, die das Unternehmen noch hält, nach dem Niederstwertprinzip oder der Regel für minderwertige Waren. Eine Ausbuchung entfernt Waren, die das Unternehmen verkauft oder verschrottet hat. Beide erreichen die US-Steuererklärung auf demselben Weg: über einen niedrigeren Endbestand in Form 1125-A, nicht als eigene Ausgabenzeile. Spenden funktionieren anders; siehe den Abschnitt zu Spenden unten.

Können wir Bestand der Vorgängergeneration nach dem Niederstwertprinzip abwerten?

Ein Unternehmen kann jeden Artikel nur dann zum niedrigeren Wert aus Kosten und „Marktwert“ ansetzen, wenn das Niederstwertprinzip seine Bewertungsmethode für den Warenbestand ist. Nach 26 CFR 1.471-4 bedeutet Marktwert die Wiederbeschaffungskosten: den aktuellen Einkaufspreis am Inventurstichtag in der Menge, die das Unternehmen üblicherweise kauft. Es ist nicht der Preis, zu dem das Unternehmen zu verkaufen hofft.

Die Regeln, an denen viele scheitern:

• Übliche Menge. Ein Unternehmen, das Server in kleinen Stückzahlen kauft, setzt seinen eigenen Preis für kleine Mengen an, nicht den Rabatt eines Großabnehmers (Publication 538 nennt dieses Beispiel).
• Kein offener Markt. Für eine eingestellte Konfiguration ohne Angebote nutzen Sie die besten Nachweise nahe am Inventurstichtag: tatsächliche Käufe oder Verkäufe des Unternehmens oder anderer in angemessener Menge und in gutem Glauben (26 CFR 1.471-4(b)).
• Niedrigerer Angebotspreis. Ein Unternehmen mit Niederstwertprinzip, das Waren im regulären Geschäftsbetrieb unter den Wiederbeschaffungskosten anbietet, kann sie zu diesem Preis abzüglich direkter Verkaufskosten bewerten. Seine tatsächlichen Verkäufe in einem angemessenen Zeitraum vor und nach der Inventur müssen den Preis stützen (26 CFR 1.471-4(b)).
• Artikel für Artikel. Vergleichen Sie Kosten und Marktwert für jeden Artikel einzeln, nie für den gesamten Warenbestand (26 CFR 1.471-4(c)).
• Festpreisaufträge. Waren, die für einen festen, unkündbaren Verkauf zu einem Festpreis gehalten werden, bleiben bei den Kosten (26 CFR 1.471-4(a)(2)).
• LIFO. Waren nach dem LIFO-Verfahren (Last-in, First-out) werden „zu Kosten unabhängig vom Marktwert“ angesetzt (26 CFR 1.472-2(b)).
• Zuerst Lieferantengutschriften. Eine Preisschutzgutschrift für noch vorhandene Waren senkt deren Kosten, weil die Kosten der Rechnungspreis abzüglich Handels- oder sonstiger Rabatte sind (26 CFR 1.471-3(b)). Werten Sie denselben Preisrückgang nicht doppelt ab.
• Es ist eine Methode. Die Bewertungsgrundlage wird in der Steuererklärung festgelegt und jedes Jahr angewandt. Der Wechsel von Kosten zum Niederstwertprinzip braucht die Zustimmung des IRS (26 CFR 1.471-2(d)). Ein Unternehmen mit FIFO-Verfahren (First-in, First-out) kann ihn meist als automatischen Methodenwechsel beantragen (Rev. Proc. 2025-23, Abschnitt 22.10), indem es Form 3115 (Antrag auf Änderung der Gewinnermittlungsmethode) der fristgerecht eingereichten Erklärung für das Jahr des Wechsels beifügt, Fristverlängerungen eingeschlossen (Anleitung zu Form 3115).

Wann dürfen veraltete oder beschädigte Waren unter den Wiederbeschaffungskosten bewertet werden (30-Tage-Regel)?

Waren, die nicht zu normalen Preisen verkauft oder nicht normal genutzt werden können, dürfen zu dem Preis bewertet werden, zu dem sie tatsächlich angeboten werden (dem echten Verkaufspreis, Bona Fide Selling Price), abzüglich der direkten Veräußerungskosten (26 CFR 1.471-2(c)). Die Verordnung nennt Beschädigung, Mängel, Abnutzung im Laden, Modewechsel, Rest- oder Teilposten und ähnliche Ursachen, einschließlich in Zahlung genommener Gebrauchtwaren. Die Regel gilt sowohl bei der Kostenmethode als auch beim Niederstwertprinzip, und Form 1125-A wiederholt sie.

Die 30-Tage-Regel entscheidet die meisten Fälle. Ein echter Verkaufspreis bedeutet ein tatsächliches Angebot der Waren in einem Zeitraum, der spätestens 30 Tage nach dem Inventurstichtag endet. Bei einer Inventur zum 31. Dezember muss der reduzierte Preis bis zum 30. Januar angeboten werden. Rohstoffe oder halbfertige Waren, die zur Verwendung gehalten werden, erhalten einen angemessenen Wert nach Zustand und Verwendbarkeit, nie unter dem Schrottwert.

Die Beweislast liegt beim Unternehmen. Ob ein funktionierendes, aber überholtes Produkt als minderwertig gilt, hängt von den Fakten ab; die Auslieferung einer neuen Generation macht nicht automatisch jedes ältere Gerät minderwertig.

Der US Supreme Court hat die wichtigste Falle in Thor Power Tool Co. v. Commissioner geklärt. Ein Hersteller wertete überschüssige Ersatzteile auf nahezu Schrottwert ab, bot sie aber weiter zu den ursprünglichen Preisen an. Das Gericht ließ das nicht zu: Es gab keinen objektiven Nachweis eines niedrigeren Werts, etwa tatsächliche Angebote, Verkäufe oder Vertragsstornierungen. Sofern das Unternehmen nicht das Niederstwertprinzip anwendet und niedrigere Wiederbeschaffungskosten nachweisen kann, behalten Waren, die es weiter zum vollen Preis anbietet, ihre Kosten.

Ist eine Rückstellung für überschüssigen und veralteten Warenbestand steuerlich abziehbar?

Nein. Die Verordnungen lehnen es ab, „vom Warenbestand eine Rückstellung für Preisänderungen oder eine geschätzte Wertminderung abzuziehen“ (26 CFR 1.471-2(f)(1)). Eine für die Finanzabschlüsse gebuchte Rückstellung für überschüssigen und veralteten Bestand wird in der Überleitung von Buch- zu Steuerergebnis wieder hinzugerechnet: Schedule M-1 oder Schedule M-3 bei größeren Unternehmen (eine Kapitalgesellschaft mit einem Gesamtvermögen von $10.000.000 oder mehr) (Anleitung zu Form 1120; Anleitung zu Form 1065). Der Abzug kommt später, wenn die Waren zu einem reduzierten Preis angeboten, verschrottet oder verkauft werden. Regeln für Rückstellungen in den Finanzabschlüssen sind eine Frage für den Abschlussprüfer.

Wie schreiben wir verschrotteten oder vernichteten Warenbestand ab?

Werden Waren vernichtet oder an einen Elektroschrott-Recycler gegeben, verlassen sie den Endbestand, und ihre Kosten fließen in den Wareneinsatz dieses Jahres. Was der Recycler oder ITAD-Dienstleister (IT Asset Disposition, Verwertung von IT-Altgeräten) zahlt, ist Einkommen; Publication 334 zählt Einnahmen aus Schrottverkäufen zu den Geschäftseinkünften. Warenbestand, der durch ein Schadensereignis oder Diebstahl verloren geht, läuft über den Wareneinsatz oder kann gesondert als Schadensverlust geltend gemacht werden, wobei der Warenbestand angepasst wird, damit nichts doppelt zählt; erhaltene Versicherungsleistungen sind steuerpflichtig (Publication 538).

Welche Nachweise will der IRS?

Der IRS will datierte Nachweise, was jeder Artikel gekostet hat und was er am Inventurstichtag tatsächlich wert war oder wozu er angeboten wurde; die Beweislast liegt beim Unternehmen (26 CFR 1.471-2(c) und (e)). Bei minderwertigen Waren muss es außerdem Unterlagen darüber führen, wie die Waren veräußert wurden. In der Praxis:

Können wir veralteten Warenbestand stattdessen spenden, und wie hoch ist der Abzug?

Ein US-Unternehmen kann Warenbestand an eine begünstigte gemeinnützige Organisation spenden, aber bei Bestand, der weniger als seine Kosten wert ist, bringt die Spende meist einen kleineren Abzug als Verkauf oder Verschrottung. Nach 26 U.S.C. 170(e)(1)(A) zählt eine Spende von Warenbestand mit dem niedrigeren Wert aus Marktwert und Kosten. Der Wert ist der Preis, den das Unternehmen in seinem üblichen Markt für die gespendete Menge erzielen würde; konnte es seinen üblichen Preis nicht mehr erwarten, ist der Wert das, was diese Menge zu dem Zeitpunkt tatsächlich eingebracht hätte (26 CFR 1.170A-1(c)(2) und (3)).

Die Kosten werden gesondert behandelt (26 CFR 1.170A-1(c)(4)):

• Kosten aus dem Anfangsbestand werden aus dem Warenbestand herausgenommen und sind kein Wareneinsatz.
• Kosten aus Einkauf oder Herstellung im Jahr der Spende bleiben im Wareneinsatz, und die Spende selbst zählt dann mit null.

Verkauf oder Verschrottung lassen also die vollen Kosten durch den Wareneinsatz laufen, während eine Spende nur den Wert abzieht. Keine Quelle klärt, ob die Differenz auf anderem Weg abziehbar ist; lassen Sie sich beraten, bevor Sie davon ausgehen.

Kapitalgesellschaften. Für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, zählen Spenden einer Kapitalgesellschaft nur oberhalb von 1 % und bis zu 10 % des steuerpflichtigen Einkommens (Public Law 119-21, Abschnitt 70426). Der Betrag über der Obergrenze wird 5 Jahre vorgetragen. Der Teil unter der Untergrenze wird nur aus einem Jahr vorgetragen, in dem die Obergrenze überschritten wurde. In einem Verlustjahr gibt es keinen laufenden Abzug, und jeder Vortrag unterliegt Grenzen.

Personengesellschaften und S Corporations. Die Gesellschaft meldet Sachspenden in Schedule K (Zeile 13b bei einer Personengesellschaft, Zeile 12b bei einer S Corporation) und gibt sie an die Schedule K-1 (Gewinnanteilsmitteilung) jedes Eigentümers weiter (Feld 13 oder Feld 12, Codes C oder D). Jeder Eigentümer zieht sie im Rahmen seiner eigenen Grenzen ab (Anleitung zu Form 1065; Anleitung zu Form 1120-S).

Erhöhte Abzüge. Zwei enge Regeln für C Corporations, für Waren, die ausschließlich der Versorgung von Kranken, Bedürftigen oder Säuglingen dienen (26 U.S.C. 170(e)(3)), und für neue wissenschaftliche Geräte, die die Kapitalgesellschaft selbst gebaut hat und für Forschung spendet (26 U.S.C. 170(e)(4)), bringen bei Waren, die weniger als ihre Kosten wert sind, nichts zusätzlich. Ein Server, der überwiegend aus zugekauften GPUs und Platinen zusammengebaut ist, scheitert oft am Teilekostentest der zweiten Regel. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie auf eine der beiden Regeln setzen.

Unterlagen. Bewahren Sie bei einer Spende von $250 oder mehr die schriftliche Bestätigung der Organisation auf (26 U.S.C. 170(f)(8)) und fügen Sie oberhalb der Schwellenwerte Form 8283 bei (Anleitung zu Form 8283); für Warenbestand ist kein qualifiziertes Gutachten nötig.

Ändert die Warenbestandsmethode für kleine Unternehmen etwas daran?

Möglicherweise. Ein US-Unternehmen mit durchschnittlichen Bruttoeinnahmen von $32.000.000 oder weniger in den drei Vorjahren, das kein Steuersparmodell (Tax Shelter) ist, darf eine einfachere Warenbestandsmethode nutzen (26 CFR 1.471-1(b); Betrag aus IRB 2025-45):

Lassen Sie sich bei beiden Methoden beraten, bevor Sie auf eine Abwertung in den Büchern setzen. Den Verlust der Methode oberhalb der Grenze, Form 3115 und die Anpassung nach Abschnitt 481(a) behandelt Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.

Wie buchen wir die Ausbuchung und wie erscheint sie in der Steuererklärung?

In den Büchern bucht eine Ausbuchung den Wareneinsatz (oder einen Aufwand für Veralterung) im Soll und den Warenbestand im Haben. Eine Schätzung bucht stattdessen eine Rückstellung für den Warenbestand im Haben, die in der Steuererklärung wieder hinzugerechnet wird. Jede Buchhaltungssoftware erfasst beide Buchungen auf dieselbe Weise.

In Form 1125-A:

• Tragen Sie den niedrigeren Endbestand in Zeile 7 ein; das erhöht den Wareneinsatz in Zeile 8.
• Kreuzen Sie Zeile 9a(ii) für das Niederstwertprinzip an.
• Kreuzen Sie Zeile 9b für eine Abwertung minderwertiger Waren an.
• Beantworten Sie Zeile 9f mit Ja und einer Erläuterung, wenn sich Mengen, Kosten oder Bewertungen zwischen Anfangs- und Endbestand geändert haben.

Eine große Abwertung kann einen Verlust erzeugen. Eine C Corporation trägt ihn vor und verrechnet ihn mit bis zu 80 % des späteren steuerpflichtigen Einkommens; siehe Wie C Corporations besteuert werden. Grenzen für Anschaffungskosten (Basis), At-Risk-Beträge und passive Verluste bei Gesellschaftern stehen in Geschäftsverluste.

Wir haben in früheren Jahren die falsche Methode genutzt: Wie korrigieren wir das?

Ein US-Unternehmen, das eine Rückstellung abgezogen oder minderwertige Waren außerhalb der 30-Tage-Regel bewertet hat, nutzt eine unzulässige Methode. Es korrigiert das meist für die Zukunft mit einem automatischen Methodenwechsel (Rev. Proc. 2025-23, Abschnitt 22.04), nicht durch Änderung alter Erklärungen. Antrag und Ausgleichsanpassung erklärt Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung. Fehlen die Inventuren selbst, beginnen Sie mit Rückstände in der Buchhaltung aufholen.

Wie behandelt Kanada (CRA) eine Abwertung des Warenbestands?

Auch Kanada erlaubt zum Jahresende eine Abwertung auf den niedrigeren Wert aus Kosten und Marktwert, aber ohne 30-Tage-Angebotstest (Income Tax Act, Abschnitt 10).

Jahresabschluss und T2 (kanadische Körperschaftsteuererklärung) einer kanadischen Kapitalgesellschaft behandelt Jahresabschluss für eine Kapitalgesellschaft.

Beispiel

Alle Zahlen dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Ein GPU-Server-Wiederverkäufer mit Bestand der Vorgängergeneration

Eine C Corporation aus Delaware verkauft GPU-Server von Kalifornien aus weiter. Ihre durchschnittlichen Bruttoeinnahmen betragen $80.000.000, daher steht die Methode für kleine Unternehmen nicht zur Verfügung, und sie nutzt FIFO. Bei der Inventur zum 31. Dezember hält sie 20 Server mit acht GPUs der Vorgängergeneration, die sie früher im Jahr für je $300.000 ($6.000.000) gekauft hat, nachdem die nächste Generation ausgeliefert wurde.

• Weiterhin $320.000 verlangt, nach der Kostenmethode: keine Abwertung. Die Rückstellung des Controllers für Veralterung von $3.000.000 wird in Schedule M-1 oder M-3 wieder hinzugerechnet.
• Nach dem Niederstwertprinzip: Angebote von Distributoren und eigene Januar-Einkäufe derselben Konfiguration zeigen $220.000 in der üblichen Menge. Der Endbestand sinkt um $1.600.000 (20 × $80.000). Geräte, die einem Kunden zum Festpreis zugesagt sind, bleiben bei den Kosten.
• Zu reduziertem Preis angeboten: Am 15. Januar bietet sie die Geräte ihren Kunden und Brokern für $190.000 an, mit $5.000 Fracht und Provision je Gerät. Gelten sie als minderwertig, wird jedes mit $185.000 bewertet, eine Abwertung von $2.300.000 für das Jahr, und Zeile 9b wird angekreuzt. Beim Verkauf im März für $190.000 ist jedes Gerät im Folgejahr nach den bereits im Wert abgezogenen $5.000 Verkaufskosten ausgeglichen.

Ein Hersteller von Kühltechnik verschrottet Kühlplatten der ersten Revision

Eine als Personengesellschaft besteuerte LLC aus Texas mit zwei Gesellschaftern überarbeitet ihr Kühlplattendesign. Sie hält 2.000 Kühlplatten der ersten Revision, die je $500 ($1.000.000) gekostet haben.

• Sie behält 200 als Ersatzteile, die zu normalen Preisen verkauft werden. Diese bleiben bei den Kosten: $100.000.
• Sie verschrottet 1.800 Stück im Dezember über einen Metallrecycler, der je $20 zahlt. $900.000 laufen durch den Wareneinsatz, die $36.000 sind Einkommen, und das Einkommen der Personengesellschaft sinkt um $864.000, verteilt auf die Schedule K-1 der Gesellschafter.
• Sie bewahrt die datierte Änderungsanweisung, die Inventurlisten, den Wiegeschein und die Vernichtungsbescheinigung auf.
• Für die Franchise Tax in Texas kann der Wareneinsatz Kosten der Veralterung enthalten (Texas Comptroller); siehe Abzüge bei der Franchise Tax in Texas.

Ein Server-Integrator spendet Server an ein Universitätslabor

Eine C Corporation aus Virginia hat vor der Spende $2.000.000 steuerpflichtiges Einkommen, wobei die Kosten der Server bereits aus dem Wareneinsatz herausgenommen sind. Sie spendet 10 Server der Vorgängergeneration an ein Forschungslabor einer Universität. Sie wurden im Vorjahr für je $40.000 ($400.000) gekauft und würden in ihrem üblichen Markt zusammen $100.000 einbringen.

• Die Spende zählt mit $100.000. Die $400.000 werden aus dem Anfangsbestand herausgenommen und sind kein Wareneinsatz.
• Die Grenzen für Kapitalgesellschaften lassen nur den Teil oberhalb von 1 % des steuerpflichtigen Einkommens ($20.000) und bis zu 10 % ($200.000) zu: $80.000 werden abgezogen. Die $20.000 unter der Untergrenze gehen verloren, weil die Obergrenze von 10 % nicht erreicht wurde.
• Bei diesen Fakten würde ein Verkauf der Server für $100.000 Nettokosten von $300.000 durch den Wareneinsatz laufen lassen, eine Verschrottung $400.000, ohne Untergrenze von 1 % oder Obergrenze von 10 %.

Anders in Ihrem Fall?

• Server, die Sie genutzt oder vermietet haben, und deren Verkauf, Inzahlunggabe oder Verschrottung: GPU-Server abschreiben.
• Zölle, Abgaben und Fracht in den Kosten des Warenbestands: Zölle und Abgaben auf importierte Ausrüstung.
• Ein Prototyp oder Pilotaufbau, der eher Forschung als Warenbestand sein könnte: Hardware-Forschung und Prototypen abziehen.
• Geräte, die nach einer Kundenstornierung übrig bleiben, oder eine verfallene Anzahlung: Kundenanzahlungen und Kautionen.
• Wechsel Ihrer Warenbestandsmethode oder eine frühere Rückstellung, die aufzulösen ist: Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.
• Franchise Tax in Texas auf denselben Bestand: Abzüge bei der Franchise Tax in Texas.
• Eine große Abwertung, eine Spende oder ein Methodenwechsel bei einem Wiederverkäufer, Integrator oder Hersteller von Kühltechnik: Steuerleistungen für Rechenzentren.

Hier nicht behandelt: Abschlussprüfungen oder prüferische Durchsichten von Finanzabschlüssen, Zollwert und Zollerstattungen, Exportlizenzen für den Verkauf gebrauchter Ausrüstung ins Ausland, Property Tax des Countys auf Warenbestand und die Formulierung von Rückgabeklauseln mit Lieferanten.