Geschäftsreise mit privaten Tagen: Was Sie absetzen können

Kann ich eine Geschäftsreise absetzen, wenn ich Urlaubstage anhänge?

Eine Reise mit Urlaubstagen ist abziehbar, wenn ihr Hauptzweck geschäftlich ist, und nur der geschäftliche Teil zählt. Maßgeblich ist der Hauptzweck der Reise. Die Vorschrift behandelt die Zeit für private Aktivitäten im Vergleich zur Zeit für Geschäftliches als wichtigen Faktor und setzt keine feste Grenze. Ihr Beispiel: Eine Woche Geschäft, gefolgt von fünf Wochen Urlaub, ist überwiegend privat, sofern nichts anderes klar belegt ist.

Die Tabelle folgt IRS Publication 463. Der Test des Hauptzwecks gilt unabhängig davon, wer zahlt. Die Tagesaufteilung bei Auslandsreisen begrenzt nur den Abzug des Reisenden selbst, nicht den einer Firma oder eines Kunden, die im Rahmen einer Erstattungsvereinbarung zahlen (26 CFR 1.274-4(a)). Was sich ändert, ist, wie der Eigentümer auf die Zahlung besteuert wird; siehe den Abschnitt zur Erstattung unten.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Reisen häufig oder teuer sind, die Reise länger als eine Woche ins Ausland geht, Familie mitreist, das Ziel ein Ferienort oder ein Schiff ist, die Firma einem Eigentümer zahlt oder erstattet, der geschäftliche Zweck infrage gestellt werden könnte oder frühere Reisen ohne Daten, Zweck und Belege abgesetzt wurden.

Legen Sie vor der Entscheidung bereit: den Reiseplan mit Daten, den Nachweis jedes geschäftlichen Termins (Einladung, Tagesordnung, Kalendereintrag, E-Mails), Flug- und Hotelunterlagen sowie Belege.

Was zählt auf Reisen als Geschäftszeit und was als private Zeit?

Publication 463 und 26 CFR 1.274-4 legen diese Tagesregeln für Auslandsreisen fest. Ein Tag zählt als Geschäftstag, wenn er ein Reisetag ist, ein Tag, an dem Ihre Anwesenheit verlangt wird, ein Tag, dessen Haupttätigkeit geschäftlich ist, oder ein Wochenende zwischen Geschäftstagen. Für eine Reise innerhalb der USA sagt Publication 463, dass Sie die geschäftlich veranlassten Kosten abziehen, und wiederholt diese Tagesregeln nicht; ob eine Wochenendnacht eine Geschäftsausgabe war, entscheidet sich daher nach den Tatsachen. Ein Wochenende zwischen zwei Pflichtterminen lässt sich am leichtesten belegen; bewahren Sie deshalb die Kalendereinträge auf, die beide zeigen.

Was kann ich bei einer überwiegend geschäftlichen Reise innerhalb der USA abziehen?

Bei einer Reise innerhalb der USA, die überwiegend geschäftlich ist, sind die Kosten für Hin- und Rückreise und die Kosten der Geschäftstage abziehbar; die Kosten privater Tage nicht. Publication 463 sagt, dass Sie bei einer Verlängerung der Geschäftsreise um Urlaub oder einen Abstecher nur die geschäftlich veranlassten Reisekosten abziehen. Ihr Beispiel zieht ab, was die Reise ohne den privaten Halt gekostet hätte.

Die Reise muss außerdem eine Reise fern vom Wohnsitz sein: Ihre Aufgaben halten Sie wesentlich länger als einen gewöhnlichen Arbeitstag vom Umfeld Ihres steuerlichen Wohnsitzes (Tax Home; Ihr regulärer Geschäftssitz, unabhängig davon, wo Ihre Familie lebt) fern, und Sie brauchen unterwegs Schlaf oder Ruhe. Ein Arbeitsaufenthalt ist nicht vorübergehend, und seine Reisekosten sind nicht abziehbar, wenn er länger als 1 Jahr dauert oder Sie realistischerweise damit rechnen, auch wenn er früher endet; die Kosten sind nicht mehr abziehbar, sobald diese Erwartung entsteht (IRS Tax Topic 511).

Die Tabelle folgt Publication 463, Table 1-1; Freizeitkosten schließt Abschnitt 274(a) aus. Eine Hotelrechnung, die Mahlzeiten oder Unterhaltung mit dem Zimmer bündelt, muss auf vernünftiger Grundlage aufgeteilt werden (Publication 463). Zu Autokosten auf der Reise siehe Kilometerpauschale oder tatsächliche Autokosten.

Ist mein Flugticket abziehbar, wenn ich Urlaubstage anhänge?

Das Flugticket braucht keine Tagesaufteilung, wenn die Reise überwiegend geschäftlich ist und innerhalb der USA bleibt: Ziehen Sie ab, was die Reise ohne die privaten Tage gekostet hätte; ein längerer Aufenthalt, der den Preis erhöht, erhöht den Abzug also nicht. Es braucht auch keine, wenn eine Auslandsreise nach einer der Ausnahmen unten ganz geschäftlich ist. Nur bei einer überwiegend geschäftlichen Auslandsreise, auf die keine Ausnahme zutrifft, wird es nach Tagen aufgeteilt: Geschäftstage geteilt durch alle Tage, mal Ticketpreis. Eine überwiegend private Reise erhält keinen Abzug für das Flugticket; es zählen nur Kosten, die am Zielort unmittelbar mit dem Geschäft zusammenhängen (Publication 463; 26 CFR 1.162-2).

Wann gilt eine Auslandsreise als ganz geschäftlich?

Eine überwiegend geschäftliche Auslandsreise gilt für die Kosten von Hin- und Rückreise als ganz geschäftlich, wenn sie einen von vier Tests in Publication 463 erfüllt. Die Vereinigten Staaten sind hier die 50 Bundesstaaten und der District of Columbia; eine Reise nach Puerto Rico ist also eine Auslandsreise.

Die ersten beiden Tests stehen in Abschnitt 274(c); die anderen in 26 CFR 1.274-4. Sie sind mit Ihrem Arbeitgeber verwandt, wenn der Arbeitgeber Ihr Ehepartner, Geschwister, Vorfahre oder Nachkomme ist oder eine Kapitalgesellschaft, an der Sie direkt oder indirekt mehr als 10 % der Anteile nach Wert besitzen; auch bestimmte Trust-Beziehungen zählen (Publication 463, chapter 6). Anteile Ihrer Familie oder Ihrer Gesellschafter können Ihnen zugerechnet werden.

Tage, die Sie auf dem Hin- oder Rückweg in den USA reisen oder dort bleiben, zählen nicht für den Wochentest, den Test der privaten Zeit oder die Aufteilung des Flugtickets (26 CFR 1.274-4).

Diese Tests schützen die Kosten für Hin- und Rückreise. Sie machen Unterkunft und Mahlzeiten an privaten Tagen nicht abziehbar: Im eigenen Beispiel des IRS blieb nach vier Tagen Sightseeing im Anschluss an zwei Geschäftstage das Flugticket für Hin- und Rückflug abziehbar, die Hotelnächte aber nicht.

Wie teile ich eine Auslandsreise Tag für Tag auf?

Ist eine Auslandsreise überwiegend geschäftlich und trifft keine Ausnahme zu, multiplizieren Sie die Kosten für Hin- und Rückreise zum Geschäftsziel mit den Geschäftstagen geteilt durch alle Tage außerhalb der USA. Der Tag, an dem Sie abreisen, und der Tag der Rückkehr zählen hier beide als Tage außerhalb der USA (Publication 463).

1. Markieren Sie jeden Tag der Reise, vom Tag der Abreise aus den USA bis zum Tag der Rückkehr, nach den Tagesregeln oben als geschäftlich oder privat.
2. Teilen Sie die Geschäftstage durch alle Tage.
3. Wenden Sie diesen Bruch auf den Hin- und Rückflugpreis und die zugehörigen Kosten an, vom Punkt, an dem Ihre Reise außerhalb der USA beginnt, bis zum Geschäftsziel und zurück.
4. Addieren Sie Unterkunft, Mahlzeiten (begrenzt) und andere Kosten der Geschäftstage. Kosten privater Tage sind nicht abziehbar.

Wo die privaten Tage liegen, bestimmt, auf welchen Flugpreis der Bruch angewandt wird.

• Ein privater Halt auf dem Weg (Geschäft in Paris, dann eine Woche in Dublin, bevor Sie nach Hause fliegen): Nehmen Sie, was ein Hin- und Rückflug nach Dublin vom selben Startpunkt gekostet hätte, multiplizieren Sie es mit den privaten Tagen in Dublin geteilt durch alle Tage im Ausland und ziehen Sie das von allem ab, was Sie für Flüge gezahlt haben (Publication 463).
• Private Tage in, nahe oder jenseits der Geschäftsstadt: Der Bruch gilt für den Hin- und Rückflugpreis zur Geschäftsstadt. Die zusätzlichen Flüge zum und vom Urlaubsort sind nicht abziehbar.

Sie dürfen die Tage anders zählen, wenn Sie zeigen können, dass dies die private Zeit klarer abbildet (26 CFR 1.274-4).

Mahlzeiten auf einer Geschäftsreise: Was ist die Grenze, und welche Tage zählen?

Mahlzeiten an Geschäftstagen sind zu 50 % ihrer Kosten abziehbar (Abschnitt 274(n)). Mahlzeiten an privaten Tagen sind nicht abziehbar (Publication 463).

• Tatsächliche Kosten oder Standard-Verpflegungspauschale (Standard Meal Allowance). Die Grenze gilt für beide, und in beiden Fällen halten Sie Zeit, Ort und geschäftlichen Zweck der Reise fest. Geschäftsessen behandelt die beiden Methoden, wo Sie den Satz nachschlagen, üppige Mahlzeiten, Kundenessen und den Satz von 80 % für Arbeiter, die den Arbeitszeitgrenzen des Department of Transportation unterliegen.
• An- und Abreisetag. Bei den tatsächlichen Kosten ist keine anteilige Kürzung nötig. Ein Selbstständiger, der die Pauschale nutzt, nimmt für jeden dieser Tage drei Viertel des Tagesbetrags. Eine Firma, die eine Tagespauschale (Per Diem, ein fester Tagesbetrag) zahlt, darf jede vernünftige Methode anwenden, die sie einheitlich nutzt (Revenue Procedure 2019-48, sections 4.03 und 6.04).

Kann ich die Reise eines Ehepartners oder Familienmitglieds abziehen?

In der Regel nein. Ein Ehepartner, unterhaltsberechtigte Person oder andere mitreisende Person ist nur abziehbar, wenn sie Ihr Arbeitnehmer ist, aus einem echten geschäftlichen Grund reist und die Kosten sonst selbst abziehen könnte (Abschnitt 274(m)(3)). Eine Firma kann die Reise einer Begleitperson trotzdem abziehen, wenn sie sie in ihrer ursprünglichen Steuererklärung als Vergütung an ihren Arbeitnehmer und für den Einbehalt als Lohn behandelt (26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)); der Arbeitnehmer schuldet dann Steuer darauf.

Publication 463 ergänzt drei Punkte:

• Gelegentliche Hilfe, etwa Notizen tippen oder an Geschäftsessen teilnehmen, begründet keinen geschäftlichen Zweck.
• Kostet ein Zimmer für zwei mehr, ziehen Sie nur den Preis für ein Einzelzimmer ab. Ihre vollen Autokosten bleiben abziehbar; nutzen Sie beide öffentliche Verkehrsmittel, ist nur Ihr eigenes Ticket abziehbar.
• Ein aktueller oder künftiger Kunde, Partner oder andere Geschäftskontakt, der mit Ihnen reist, kann unter denselben zwei Bedingungen zählen: ein echter geschäftlicher Zweck und Kosten, die sonst abziehbar wären (26 CFR 1.274-2(g)).

Was belegt den geschäftlichen Zweck der Reise?

Führen Sie Aufzeichnungen, die zeitnah zur Reise entstanden sind und Betrag, Zeit, Ort und geschäftlichen Zweck zeigen. Das Gesetz erlaubt keinen Reisekostenabzug ohne diesen Nachweis, aus ausreichenden Aufzeichnungen oder aus Belegen, die Ihre eigene Aussage stützen; der IRS akzeptiert keine Schätzungen oder unbelegten Aussagen (Abschnitt 274(d); 26 CFR 1.274-5T).

Halten Sie bei einer gemischten Reise den Zweck schon bei der Buchung schriftlich fest. Lassen Sie Posten privater Tage auf der Rechnung erkennbar, oder zahlen Sie sie getrennt. Ein Posten eines privaten Tages, der vom Geschäftskonto bezahlt wird, ist keine Reisekostenausgabe: siehe private Ausgaben vom Geschäftskonto und, für geteilte Kosten, gemischt genutzte Ausgaben. Was ein Beleg zeigen muss, steht in Beleganforderungen des IRS.

Unterlagen, die durch Feuer, Überschwemmung oder ein anderes Ereignis außerhalb Ihrer Kontrolle verloren gingen, können rekonstruiert werden (26 CFR 1.274-5T); siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Was gilt für eine Konferenz, eine Networking-Reise, ein Resort oder eine Kreuzfahrt?

Ein Resortaufenthalt oder eine Kreuzfahrt kann ein Urlaub sein, auch wenn er als geschäftlich beworben wird, und einige nebensächliche Sitzungen ändern daran nichts (Publication 463).

Zum nordamerikanischen Raum gehören Kanada, Mexiko und die weiteren Orte, die Publication 463 nennt, etwa mehrere Karibikstaaten (Abschnitt 274(h)). Ein Kongress in Kanada, Mexiko oder Puerto Rico ist weiterhin eine Auslandsreise; es gelten daher die Tests zu Wochenfrist, privater Zeit und Tagesaufteilung oben. Die Grenzen für Auslandskongresse und Kreuzfahrten binden auch eine zahlende Firma, es sei denn, die Zahlung ist im Einkommen des Teilnehmers enthalten (Abschnitt 274(h)(4)). Für Creator siehe Betriebsausgaben von Content-Creatorn.

Meine Firma erstattet mir die Kosten: Was macht das sauber?

Eine Erstattung ist sauber, wenn sie den Regeln des Accountable Plan (Abrechnungsplan mit Nachweispflicht) folgt: ein geschäftlicher Bezug, eine ausreichende Abrechnung gegenüber der Firma innerhalb angemessener Zeit und die Rückgabe von Überschüssen (Publication 463). Die festen Fristen der Safe Harbors in der Vorschrift sind 60 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist für den Nachweis einer Ausgabe, ein Vorschuss innerhalb von 30 Tagen, nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist und 120 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist für die Rückgabe eines Überschusses (26 CFR 1.62-2(g)).

• Private Tage können nicht über einen Accountable Plan erstattet werden. Eine Zahlung für Kosten, die keine abziehbaren Betriebsausgaben sind, hat keinen geschäftlichen Bezug und gilt als im Rahmen eines Nonaccountable Plan gezahlt. Für einen Arbeitnehmer ist das Lohn, mit Einbehalt und Lohnsteuer (Publication 463; 26 CFR 1.62-2(h)). Die Firma schuldet die Steuer, die sie hätte einbehalten müssen (Abschnitt 3403), und ein verantwortlicher Officer (Führungskraft), der vorsätzlich nicht einbehält oder abführt, kann sie persönlich schulden (Abschnitt 6672); die Frist steht in Erstattung von Auslagen der Eigentümer. Bei einem Eigentümer kann der IRS stattdessen die Zahlung privater Kosten durch die Firma als Ausschüttung oder, in einer C Corporation, als Dividende behandeln: siehe eine S Corporation zahlt private Ausgaben und eine C Corporation zahlt Ausgaben des Eigentümers.
• Nachweise bleiben für Eigentümer und Verwandte wichtig. Ein mit dem Arbeitgeber verwandter Arbeitnehmer, etwa einer, dem mehr als 10 % der Anteile einer Kapitalgesellschaft gehören, muss dem IRS seine Ausgaben auch nach der Abrechnung gegenüber der Firma belegen können (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).
• Wer die Grenze für Mahlzeiten anwendet. Ein Arbeitnehmer, dem im Rahmen eines Accountable Plan Kosten erstattet werden, unterliegt der Grenze von 50 % für diese Mahlzeiten nicht; die Firma schon (Publication 463, chapter 2).
• Ein Kunde erstattet Ihnen die Kosten. Sind Sie selbstständig und rechnen Sie mit ausreichenden Aufzeichnungen gegenüber dem Kunden ab, wendet der Kunde, nicht Sie, die Grenze von 50 % für Mahlzeiten an, es sei denn, Ihre schriftliche Vereinbarung nennt die andere Partei (Publication 463, chapter 2; 26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)); siehe erstattete Auslagen auf einem Auftragnehmerformular.
• Arbeitnehmer können in der Regel nicht selbst abziehen. Die meisten Arbeitnehmer können nicht erstattete Reisekosten nicht abziehen, und diese Regel ist jetzt dauerhaft (IRS Tax Topic 511; Abschnitt 67(h)); die Reise eines Eigentümer-Arbeitnehmers wird daher normalerweise von der Firma bezahlt oder erstattet.
• Ein Einzelunternehmer hat keinen Arbeitgeber, der erstattet. Die Reise wird direkt in Schedule C abgezogen (Publication 463).

Die Bedingungen des Plans, die Folgen für die Lohnabrechnung und wie eine Personengesellschaft einem Gesellschafter erstattet (ein Gesellschafter ist kein Arbeitnehmer), stehen in Erstattung von Auslagen der Eigentümer.

Beispiel

Die Beträge dienen nur zur Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Ein Berater hängt zwei Tage in Chicago an

Ein selbstständiger Berater fliegt am Montagmorgen nach Chicago zu Terminen von Montag bis Mittwoch, bleibt dann Donnerstag und Freitag zum Vergnügen und fliegt am Freitag heim. Ohne die zusätzlichen Tage wäre er am Mittwochabend heimgeflogen. Die Reise ist überwiegend geschäftlich und bleibt innerhalb der USA. Angenommen, der Flugpreis ist mit und ohne die zusätzlichen Tage gleich.

• Der Flug kostet US$450, voll abziehbar.
• Das Hotel kostet US$180 pro Nacht. Die Nächte auf Montag und Dienstag sind geschäftlich: US$360. Die Nächte auf Mittwoch und Donnerstag sind privat.
• Die Mahlzeiten an den drei Geschäftstagen betragen zusammen US$150. Die Hälfte, US$75, ist abziehbar. Die Mahlzeiten am Donnerstag und Freitag nicht.

Die abziehbare Summe ist US$885: Flug, zwei Nächte und die Hälfte der Mahlzeiten an Geschäftstagen.

Ein Eigentümer verbringt neun Tage in Lissabon

Ein Eigentümer fliegt mit einem Hin- und Rückflugticket für US$1.800 nonstop nach Lissabon und zurück. Beide Reisetage mitgezählt, dauert die Reise neun Tage: fünf Geschäftstage (die zwei Reisetage und drei Arbeitstage) und vier private Tage. Ohne den Abreisetag ist der Eigentümer 8 Tage außerhalb der USA, der Wochentest ist also nicht erfüllt. Vier von neun Tagen (44 %) sind privat, das ist nicht unter 25 %. Angenommen, der Eigentümer kontrolliert das Geschäft, die Reise ist überwiegend geschäftlich, und der Urlaub war von Anfang an Teil des Plans, sodass der Eigentümer nicht zeigen kann, dass er kein wesentlicher Faktor war. Es trifft keine Ausnahme zu, das Flugticket wird also nach Tagen aufgeteilt.

• Das abziehbare Flugticket beträgt 5/9 von US$1.800, also US$1.000. Die anderen US$800 sind privat.
• Unterkunft und Mahlzeiten sind nur für die Geschäftstage abziehbar, die Mahlzeiten begrenzt auf die Hälfte.
• Hat die Firma des Eigentümers das ganze Ticket bezahlt, ist der private Anteil von US$800 keine Erstattung im Rahmen eines Accountable Plan: Er ist steuerpflichtige Vergütung an einen Arbeitnehmer oder, bei einem Eigentümer, möglicherweise eine Ausschüttung oder Dividende.

Eine Creatorin bucht eine Networking-Woche im Resort

Eine Creatorin bucht eine Resortwoche zum Netzwerken, mit zwei Stunden Terminen. Flug und Resortaufenthalt kosten US$3.000, eine Anmeldung zu einer Sitzung kostet US$150. Eine solche Reise ist in der Regel ein Urlaub, die US$3.000 sind also nicht abziehbar. Die US$150 Anmeldung, die unmittelbar mit den Terminen zusammenhängt und durch die Tagesordnung belegt ist, kann es sein.

Anders in Ihrem Fall?

• Reisen sind häufig, teuer, lang oder im Ausland, oder die geschäftlichen und privaten Tage sind etwa gleich viele: Das Gesetz setzt keine Grenze, deshalb wird der Zweck jeder Reise nach den Tatsachen beurteilt, und Tageszählung, Aufteilung des Flugtickets und Unterlagen zählen alle. Sammeln Sie für jede Reise Reisepläne, Einladungen, Kalender und Belege und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung, um jede Reise mit ihrem Nachweis zu erfassen.
• Die Familie reist mit: Ein Ehepartner oder Verwandter zählt in der Regel nur als Ihr Arbeitnehmer mit einer echten geschäftlichen Rolle, ein Geschäftskontakt unter zwei Bedingungen (siehe oben). Sammeln Sie den Reiseplan und wer was getan hat, und lassen Sie den privaten Anteil richtig erfassen.
• Ihre Firma zahlt oder erstattet einem Eigentümer, oder sie hat eine ganze Reise mit privaten Tagen bezahlt: Der private Teil ist keine saubere Erstattung. Richten Sie den Plan wie in Erstattung von Auslagen der Eigentümer ein; wie die Bücher damit umgehen, steht in eine S Corporation zahlt private Ausgaben oder eine C Corporation zahlt Ausgaben des Eigentümers, oder lassen Sie die Rückzahlung des Eigentümers in den Büchern einrichten.
• Frühere Reisen wurden mit privaten Tagen oder ohne Unterlagen abgesetzt: siehe Steuererklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern und überfällige Buchhaltung nachholen, oder lassen Sie die Bücher dieser Jahre prüfen.
• Es geht um Mahlzeiten: siehe Geschäftsessen.
• Ein Beleg fehlt: siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.
• Sie haben Reisekosten in einer Fremdwährung bezahlt: siehe in Fremdwährung bezahlte Ausgaben.
• Die Reise diente dazu, Inhalte zu filmen: siehe Betriebsausgaben von Content-Creatorn.
• Ihr Unternehmen reicht in Kanada ein: siehe Betriebsausgaben, die die CRA akzeptiert.