Voyage d'affaires avec jours personnels : ce qui est déductible

Puis-je déduire un voyage d'affaires si j'ajoute des jours de vacances?

Un voyage qui comprend des jours de vacances est déductible lorsque son but principal est professionnel, et seule la partie professionnelle compte. Le critère est le but principal du voyage. Le règlement traite le temps consacré à des activités personnelles, comparé au temps consacré aux affaires, comme un facteur important et ne fixe aucune limite. Son exemple : une semaine d'affaires suivie de cinq semaines de vacances est principalement personnelle, sauf preuve claire du contraire.

Le tableau suit la Publication 463 de l'IRS. Le critère du but principal s'applique quel que soit le payeur. La répartition par jours des voyages à l'étranger limite seulement la déduction du voyageur lui-même, pas celle d'une entreprise ou d'un client qui paie dans le cadre d'un régime de remboursement (26 CFR 1.274-4(a)). Ce qui change, c'est la façon dont le propriétaire est imposé sur ce paiement; voir la section sur le remboursement plus bas.

Le dossier n'est pas simple lorsque les voyages sont fréquents ou coûteux, que le voyage se fait à l'étranger pendant plus d'une semaine, que la famille vous accompagne, que la destination est une station de villégiature ou un navire, que l'entreprise paie ou rembourse un propriétaire, que le but professionnel pourrait être contesté, ou que des voyages antérieurs ont été déduits sans dates, sans but ni reçus.

À réunir avant de décider : l'itinéraire avec les dates, la preuve de chaque engagement professionnel (invitation, ordre du jour, entrée de calendrier, courriels), les dossiers de vols et d'hôtel, et les reçus.

Qu'est-ce qui compte comme temps d'affaires ou temps personnel en voyage?

La Publication 463 et le 26 CFR 1.274-4 énoncent ces règles de jours pour les voyages à l'étranger. Une journée compte comme jour d'affaires lorsqu'il s'agit d'un jour de déplacement, d'un jour où votre présence est exigée, d'un jour dont l'activité de travail principale est professionnelle, ou d'une fin de semaine entre des jours d'affaires. Pour un voyage aux États-Unis, la Publication 463 dit de déduire les frais liés aux affaires et ne reprend pas ces règles de jours; c'est donc selon les faits qu'on décide si une nuit de fin de semaine était un coût d'affaires. Une fin de semaine entre deux réunions obligatoires est la plus facile à appuyer : conservez les entrées de calendrier qui montrent les deux.

Que puis-je déduire d'un voyage surtout d'affaires aux États-Unis?

Pour un voyage aux États-Unis qui est principalement d'affaires, le coût de l'aller-retour vers la destination et les frais des jours d'affaires sont déductibles; les frais des jours personnels ne le sont pas. La Publication 463 dit que si vous prolongez un voyage d'affaires pour des vacances ou une excursion, vous ne déduisez que les frais de voyage liés aux affaires. Son exemple déduit ce que le voyage aurait coûté sans l'arrêt personnel.

Le voyage doit aussi être un déplacement hors de votre domicile : vos fonctions vous éloignent de la région générale de votre port d'attache fiscal (tax home : votre lieu d'affaires habituel, où que vive votre famille) pendant sensiblement plus longtemps qu'une journée de travail ordinaire, et vous avez besoin de dormir ou de vous reposer sur place. Un séjour de travail n'est pas temporaire, et ses frais de voyage ne sont pas déductibles, s'il dépasse 1 an ou si vous vous attendez raisonnablement à ce qu'il le dépasse, même s'il se termine plus tôt; les frais cessent d'être déductibles dès que cette attente apparaît (IRS Tax Topic 511).

Le tableau suit la Publication 463, tableau 1-1; les loisirs sont refusés par l'article 274(a). Une facture d'hôtel qui regroupe des repas ou des divertissements avec la chambre doit être ventilée sur une base raisonnable (Publication 463). Pour les frais de voiture pendant le voyage, voir kilométrage standard ou frais réels de voiture.

Mon billet d'avion est-il déductible si j'ajoute des jours de vacances?

Le billet d'avion n'a pas à être réparti par jours lorsque le voyage est principalement d'affaires et se fait aux États-Unis : déduisez ce que le voyage aurait coûté sans les jours personnels, de sorte qu'un séjour plus long qui fait monter le prix du billet n'augmente pas la déduction. Il n'a pas non plus à l'être lorsqu'un voyage à l'étranger est entièrement d'affaires selon l'une des exceptions plus bas. Il est réparti par jours seulement pour un voyage à l'étranger qui est principalement d'affaires et ne répond à aucune exception : jours d'affaires divisés par le total des jours, multipliés par le prix du billet. Un voyage principalement personnel ne donne aucune déduction pour le billet d'avion; seuls comptent les frais directement liés aux affaires à destination (Publication 463; 26 CFR 1.162-2).

Quand un voyage à l'étranger est-il traité comme entièrement d'affaires?

Un voyage à l'étranger fait principalement pour les affaires est traité comme entièrement d'affaires, pour le coût de l'aller-retour, s'il répond à l'un des quatre critères de la Publication 463. Les États-Unis désignent ici les 50 États et le district de Columbia; un voyage à Porto Rico est donc un voyage à l'étranger.

Les deux premiers critères figurent dans l'article 274(c); les autres, dans le 26 CFR 1.274-4. Vous êtes lié à votre employeur si l'employeur est votre conjoint, votre frère ou sœur, un ascendant ou un descendant, ou une société dont vous détenez, directement ou indirectement, plus de 10 % des actions en valeur; certains liens de fiducie comptent aussi (Publication 463, chapitre 6). Les actions détenues par votre famille ou vos associés peuvent compter comme les vôtres.

Les jours passés à voyager ou à séjourner aux États-Unis à l'aller ou au retour ne comptent ni dans le critère de la semaine, ni dans celui du temps personnel, ni dans la répartition du billet d'avion (26 CFR 1.274-4).

Ces critères protègent le coût de l'aller-retour. Ils ne rendent pas déductibles l'hébergement et les repas des jours personnels : dans l'exemple de l'IRS, quatre jours de tourisme après deux jours d'affaires ont laissé déductible le billet d'avion aller-retour, mais pas les nuits d'hôtel.

Comment répartir un voyage à l'étranger jour par jour?

Lorsqu'un voyage à l'étranger est principalement d'affaires et qu'aucune exception ne s'applique, multipliez le coût de l'aller-retour vers la destination d'affaires par les jours d'affaires divisés par le total des jours hors des États-Unis. Le jour de votre départ et le jour de votre retour comptent tous deux comme des jours hors des États-Unis ici (Publication 463).

1. Marquez chaque jour du voyage, du jour où vous quittez les États-Unis jusqu'au jour de votre retour, comme jour d'affaires ou jour personnel selon les règles de jours ci-dessus.
2. Divisez les jours d'affaires par le total des jours.
3. Appliquez cette fraction au prix de l'aller-retour et aux frais connexes pour aller du point où commence votre voyage hors des États-Unis jusqu'à la destination d'affaires et en revenir.
4. Ajoutez l'hébergement, les repas (limités) et les autres frais des jours d'affaires. Les frais des jours personnels ne sont pas déductibles.

L'endroit où tombent les jours personnels détermine à quel billet la fraction s'applique.

• Un arrêt personnel en route (affaires à Paris, puis une semaine à Dublin avant de rentrer) : prenez ce qu'un aller-retour vers Dublin depuis le même point de départ aurait coûté, multipliez-le par les jours personnels à Dublin divisés par tous les jours à l'étranger, et soustrayez le résultat de tout ce que vous avez payé en billets (Publication 463).
• Des jours personnels dans la ville d'affaires, près d'elle ou au-delà : la fraction s'applique au prix de l'aller-retour vers la ville d'affaires. Les billets supplémentaires pour aller au lieu de vacances et en revenir ne sont pas déductibles.

Vous pouvez compter les jours d'une autre façon si vous pouvez montrer qu'elle reflète plus clairement le temps personnel (26 CFR 1.274-4).

Repas en voyage d'affaires : quelle est la limite, et quels jours comptent?

Les repas des jours d'affaires sont déductibles à 50 % de leur coût (article 274(n)). Les repas des jours personnels ne sont pas déductibles (Publication 463).

• Coût réel ou indemnité forfaitaire de repas. La limite s'applique aux deux, et dans les deux cas vous conservez l'heure, le lieu et le but d'affaires du voyage. Les repas d'affaires traitent des deux méthodes, de l'endroit où trouver le taux, des repas somptueux, des repas avec des clients et du taux de 80 % pour les travailleurs assujettis aux limites d'heures de service du Département des Transports.
• Jours de départ et de retour. Le coût réel n'exige aucun prorata. Un travailleur autonome qui utilise l'indemnité prend trois quarts du montant quotidien pour chacun de ces jours. Une entreprise qui verse une indemnité journalière (un montant quotidien fixe) peut utiliser toute méthode raisonnable appliquée de façon constante (Revenue Procedure 2019-48, sections 4.03 et 6.04).

Puis-je déduire le voyage d'un conjoint ou d'un membre de ma famille?

Généralement non. Un conjoint, une personne à charge ou une autre personne qui vous accompagne n'est déductible que si elle est votre employée, voyage dans un but d'affaires véritable et pourrait par ailleurs déduire le coût (article 274(m)(3)). Une entreprise peut quand même déduire le voyage d'un accompagnateur si elle le traite comme une rémunération de son employé dans sa déclaration initiale et comme un salaire aux fins des retenues (26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)); l'employé doit alors de l'impôt sur ce montant.

La Publication 463 ajoute trois points :

• Une aide accessoire, comme prendre des notes à l'ordinateur ou se joindre à des dîners d'affaires, n'établit pas un but d'affaires.
• Si une chambre coûte plus cher pour deux, ne déduisez que le tarif d'une chambre simple. Vos frais de voiture complets restent déductibles; si vous utilisez tous deux le transport en commun, seul votre propre billet l'est.
• Un client, un client potentiel, un partenaire ou un autre associé d'affaires actuel ou éventuel qui voyage avec vous peut être admissible aux mêmes deux conditions : un but d'affaires véritable, et un coût qui serait par ailleurs déductible (26 CFR 1.274-2(g)).

Qu'est-ce qui prouve le but d'affaires du voyage?

Conservez des registres, établis au moment du voyage ou peu après, qui montrent le montant, le moment, le lieu et le but d'affaires. La loi n'accorde aucune déduction de voyage sans cette preuve, tirée de registres adéquats ou d'éléments qui corroborent votre propre déclaration, et l'IRS n'accepte ni approximations ni déclarations sans appui (article 274(d); 26 CFR 1.274-5T).

Pour un voyage mixte, notez le but au moment de réserver. Gardez les frais des jours personnels identifiables sur la facture, ou payez-les séparément. Un frais de jour personnel payé du compte de l'entreprise n'est pas un frais de voyage : voir dépenses personnelles payées du compte de l'entreprise et, pour un coût partagé, dépenses à usage mixte. Ce qu'un reçu doit montrer est traité dans exigences de l'IRS pour les reçus.

Les registres perdus à cause d'un incendie, d'une inondation ou d'un autre sinistre indépendant de votre volonté peuvent être reconstitués (26 CFR 1.274-5T); voir reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Et pour un congrès, un voyage de réseautage, une station de villégiature ou une croisière?

Un séjour dans une station de villégiature ou une croisière peut être des vacances même s'il est annoncé comme un voyage d'affaires, et prévoir quelques séances accessoires n'y change rien (Publication 463).

La zone nord-américaine comprend le Canada, le Mexique et les autres endroits que la Publication 463 énumère, comme plusieurs pays des Caraïbes (article 274(h)). Un congrès au Canada, au Mexique ou à Porto Rico reste un voyage à l'étranger, de sorte que les critères de la semaine, du temps personnel et de la répartition par jours ci-dessus s'appliquent. Les limites des congrès à l'étranger et des croisières lient aussi une entreprise qui paie, sauf si le paiement est inclus dans le revenu du participant (article 274(h)(4)). Pour les créateurs de contenu, voir dépenses déductibles des créateurs de contenu.

Mon entreprise me rembourse : qu'est-ce qui rend le remboursement conforme?

Un remboursement est conforme lorsqu'il suit les règles du régime de justification des dépenses (accountable plan) : un lien avec l'entreprise, une justification adéquate auprès de l'entreprise dans un délai raisonnable, et le retour de tout excédent (Publication 463). Les règles refuges à dates fixes du règlement sont 60 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense pour documenter une dépense, une avance faite dans les 30 jours suivant le paiement ou l'engagement de la dépense, et 120 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense pour rendre un excédent (26 CFR 1.62-2(g)).

• Les jours personnels ne peuvent pas être remboursés dans un régime de justification des dépenses. Un paiement pour des frais qui ne sont pas des dépenses d'entreprise déductibles n'a pas le lien d'affaires voulu et est traité comme versé dans un régime sans justification (nonaccountable plan). Pour un employé, c'est un salaire, avec retenues et charges sociales (Publication 463; 26 CFR 1.62-2(h)). L'entreprise doit l'impôt qu'elle aurait dû retenir (article 3403), et un dirigeant responsable qui omet volontairement de le retenir ou de le verser peut le devoir personnellement (article 6672); le délai est traité dans rembourser les dépenses d'un propriétaire. Pour un propriétaire, l'IRS peut plutôt traiter le paiement de frais personnels par l'entreprise comme une distribution ou, dans une société de type C, comme un dividende : voir une société de type S qui paie des dépenses personnelles et une société de type C qui paie des dépenses de propriétaire.
• La preuve compte quand même pour les propriétaires et les proches. Un employé lié à l'employeur, par exemple celui qui détient plus de 10 % des actions d'une société, doit pouvoir prouver ses dépenses à l'IRS même après en avoir rendu compte à l'entreprise (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).
• Qui applique la limite sur les repas. Un employé remboursé dans un régime de justification des dépenses n'est pas soumis à la limite de 50 % sur ces repas; c'est l'entreprise qui l'est (Publication 463, chapitre 2).
• Un client vous rembourse. Si vous êtes travailleur autonome et que vous rendez compte au client avec des registres adéquats, c'est le client, et non vous, qui applique la limite de 50 % sur les repas, sauf si votre entente écrite désigne l'autre partie (Publication 463, chapitre 2; 26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)); voir dépenses remboursées sur un formulaire d'entrepreneur.
• Les employés ne peuvent généralement pas déduire par eux-mêmes. La plupart des employés ne peuvent pas déduire leurs frais de voyage non remboursés, et cette règle est désormais permanente (IRS Tax Topic 511; article 67(h)); le voyage d'un propriétaire-employé est donc normalement payé ou remboursé par l'entreprise.
• Un entrepreneur individuel n'a pas d'employeur pour le rembourser. Le voyage est déduit directement dans l'annexe C (Publication 463).

Les conditions du régime, les effets sur la paie et la façon dont une société de personnes rembourse un associé (un associé n'est pas un employé) sont traités dans rembourser les dépenses d'un propriétaire.

Exemple

Les montants illustratifs sont en dollars américains.

Un consultant ajoute deux jours à Chicago

Un consultant autonome s'envole pour Chicago le lundi matin pour des réunions du lundi au mercredi, puis reste le jeudi et le vendredi pour le plaisir et rentre en avion le vendredi. Sans les jours supplémentaires, il aurait pris l'avion pour rentrer le mercredi soir. Le voyage est principalement d'affaires et se fait aux États-Unis. Supposons que le prix du billet est le même avec ou sans les jours supplémentaires.

• Le vol coûte 450 $ US, déductible en entier.
• L'hôtel coûte 180 $ US la nuit. Les nuits du lundi et du mardi sont d'affaires : 360 $ US. Les nuits du mercredi et du jeudi sont personnelles.
• Les repas des trois jours d'affaires totalisent 150 $ US. La moitié, 75 $ US, est déductible. Les repas du jeudi et du vendredi ne le sont pas.

Le total déductible est de 885 $ US : le vol, deux nuits et la moitié des repas des jours d'affaires.

Un propriétaire passe neuf jours à Lisbonne

Un propriétaire s'envole sans escale vers Lisbonne et en revient avec un billet aller-retour de 1 800 $ US. En comptant les deux jours de déplacement, le voyage dure neuf jours : cinq jours d'affaires (les deux jours de déplacement et trois jours de travail) et quatre jours personnels. Sans le jour de départ, le propriétaire est hors des États-Unis 8 jours, de sorte que le critère de la semaine n'est pas rempli. Quatre jours sur neuf (44 %) sont personnels, ce qui n'est pas moins de 25 %. Supposons que le propriétaire contrôle l'entreprise, que le voyage est principalement d'affaires et que les vacances faisaient partie du plan dès le départ : il ne peut donc pas montrer qu'elles n'étaient pas une considération majeure. Aucune exception ne s'applique, de sorte que le billet d'avion est réparti par jours.

• Le billet d'avion déductible est de 5/9 de 1 800 $ US, soit 1 000 $ US. Les 800 $ US restants sont personnels.
• L'hébergement et les repas ne sont déductibles que pour les jours d'affaires, les repas étant limités à la moitié.
• Si l'entreprise du propriétaire avait payé tout le billet, les 800 $ US personnels ne seraient pas un remboursement d'un régime de justification des dépenses : ce serait une rémunération imposable pour un employé ou, pour un propriétaire, peut-être une distribution ou un dividende.

Une créatrice de contenu réserve une semaine de réseautage dans une station de villégiature

Une créatrice de contenu réserve une semaine dans une station de villégiature pour du réseautage, avec deux heures de réunions. Le vol et le séjour coûtent 3 000 $ US, et l'inscription à une séance coûte 150 $ US. Un voyage de ce genre est généralement des vacances : les 3 000 $ US ne sont donc pas déductibles. L'inscription de 150 $ US, directement liée aux réunions et appuyée par l'ordre du jour, peut l'être.

Votre situation est différente?

• Les voyages sont fréquents, coûteux, longs ou à l'étranger, ou les jours d'affaires et les jours personnels sont à peu près égaux : la loi ne fixe aucune limite, alors le but de chaque voyage est jugé selon les faits, et le décompte des jours, la répartition du billet d'avion et les registres comptent tous. Réunissez les itinéraires, les invitations, les calendriers et les reçus de chaque voyage, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour consigner chaque voyage avec sa preuve.
• Votre famille voyage avec vous : un conjoint ou un proche n'est généralement admissible qu'à titre d'employé ayant un vrai rôle d'affaires, et un associé d'affaires à deux conditions (voir plus haut). Réunissez l'itinéraire et qui a fait quoi, puis faites consigner correctement la part personnelle.
• Votre entreprise paie ou rembourse un propriétaire, ou a payé tout un voyage qui comprend des jours personnels : la partie personnelle n'est pas un remboursement conforme. Mettez le régime en place comme dans rembourser les dépenses d'un propriétaire; pour le traitement dans les livres, voir une société de type S qui paie des dépenses personnelles ou une société de type C qui paie des dépenses de propriétaire, ou faites consigner dans les livres le remboursement du propriétaire.
• Des voyages antérieurs ont été déduits avec des jours personnels inclus ou sans registres : voir modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise et rattraper des livres en retard, ou faites examiner les livres de ces années.
• La question porte sur les repas : voir les repas d'affaires.
• Il manque un reçu : voir reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.
• Vous avez payé des frais de voyage dans une devise étrangère : voir dépenses payées en devise étrangère.
• Le voyage visait à filmer du contenu : voir dépenses déductibles des créateurs de contenu.
• Votre entreprise produit sa déclaration au Canada : voir dépenses d'entreprise que l'ARC accepte.