Betriebsausgaben in Kanada: Was die CRA als Abzug akzeptiert

Ist das in Kanada eine abziehbare Betriebsausgabe?

Kosten sind nur abziehbar, wenn sie vier Prüfungen im Income Tax Act (Einkommensteuergesetz) bestehen: Sie wurden aufgewendet, um Einkünfte aus dem Unternehmen zu erzielen, sie sind kein Kapitalaufwand, sie sind keine privaten Lebenshaltungskosten, und der Betrag ist unter den Umständen angemessen (Abschnitt 67). Die Zusammenfassung der CRA: Sie können jede angemessene laufende Ausgabe abziehen, die Ihnen zur Erzielung von Einkünften entsteht, und von den Kosten nur den geschäftlichen Teil.

Ein Fall wird komplizierter, wenn eine Kapitalgesellschaft Kosten bezahlt, die einem Eigentümer nutzen, wenn große Beträge privat mitgenutzt werden, wenn Forschungsausgaben möglicherweise unter SR&ED fallen oder wenn die CRA die Kosten bereits hinterfragt hat. Sammeln Sie Belege, eine Notiz zum geschäftlichen Zweck jeder Ausgabe, die Namen der Teilnehmer bei Essen und Veranstaltungen sowie Nutzungsnachweise für alles, was Sie auch privat nutzen. Bewahren Sie diese sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen (CRA).

Diese Seite behandelt die Regeln auf Bundesebene. Ein Unternehmen in Québec reicht außerdem eine Steuererklärung bei Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) ein, deren Regeln abweichen können; prüfen Sie diese gesondert.

Kann ich die Kosten in diesem Jahr voll abziehen, oder sind es Kapitalkosten?

Kosten, die einen dauerhaften Nutzen bringen, sind Kapitalaufwand und werden im Jahr der Zahlung nicht in voller Höhe abgezogen (Abschnitt 18(1)(b)). Kosten, die nach kurzer Zeit erneut anfallen, sind laufende Ausgaben und werden im selben Jahr abgezogen.

Die CRA wägt mehrere Punkte ab: ob der Nutzen dauerhaft ist, ob die Kosten ein Wirtschaftsgut wiederherstellen oder über seinen ursprünglichen Zustand hinaus verbessern, ob sie ein Teil oder ein eigenständiges Wirtschaftsgut ersetzen und wie hoch die Kosten im Vergleich zum Wert des Wirtschaftsguts sind. Kein einzelner Punkt entscheidet. Geräte, Computer, Möbel und Kameras sind meist Kapitalaufwand und werden über mehrere Jahre durch die steuerliche Abschreibung (Capital Cost Allowance) abgeschrieben.

Wie viel einer Rechnung für Essen, Kaffee oder Bewirtung kann ich abschreiben?

Ein Unternehmen zieht für Essen, Getränke und Bewirtung in der Regel 50 % des niedrigeren Betrags aus tatsächlich gezahlter und angemessener Summe ab (Abschnitt 67.1). Die Begrenzung gilt für Essen und Kaffee mit Kunden, für Ihre eigenen Mahlzeiten auf Reisen oder bei einem Kongress sowie für Bewirtung wie Eintrittskarten, private Logen, Eintritt und Trinkgelder (CRA; IT-518R, archiviert). Eine Mahlzeit, die Sie an einem gewöhnlichen Arbeitstag allein essen, gilt in der Regel als private Ausgabe, nicht als Betriebsausgabe (Abschnitt 18(1)(h)).

Die vollen Kosten sind abziehbar, wenn:

• das Unternehmen im gewöhnlichen Geschäftsbetrieb Essen, Getränke oder Bewirtung an Kunden verkauft, wie ein Restaurant.
• die Mahlzeit einem Kunden in angemessener Höhe und ausdrücklich schriftlich ausgewiesen in Rechnung gestellt wird; dann ist der Kunde derjenige, bei dem die Begrenzung gilt.
• die Veranstaltung hauptsächlich eine Spendenaktion für eine eingetragene gemeinnützige Organisation ist.
• das Essen oder die Bewirtung bei einer von höchstens sechs besonderen Veranstaltungen pro Kalenderjahr stattfindet, die in der Regel allen Arbeitnehmern an einem bestimmten Betriebsstandort offenstehen. Eine Feier nur für Eigentümer, Manager oder ausgewählte Mitarbeiter genügt nicht.
• die Mahlzeit ein steuerpflichtiger Vorteil ist, der im Einkommen eines Arbeitnehmers enthalten ist.
• Essen oder Getränke für Arbeitnehmer an einem abgelegenen Arbeitsort bestimmt sind, der mindestens 30 Kilometer von jedem Ballungsraum mit 40.000 oder mehr Einwohnern entfernt liegt, oder in einem Baucamp, in dem sie untergebracht sind, und nicht für eine Konferenz oder einen Kongress.

Für Essen und Getränke eines Fernfahrers (Long-Haul-Lkw-Fahrer) während eines berechtigten Reisezeitraums gilt stattdessen ein Abzug von 80 % (CRA). Mahlzeiten, die im Preis eines Flug-, Bahn- oder Bustickets enthalten sind, unterliegen keiner Begrenzung; unterwegs gesondert gekauftes Essen schon (Abschnitt 67.1(4)). Zu einer Mahlzeit, die Sie sich selbst erstattet haben, siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.

Sind Kundengeschenke in Kanada steuerlich absetzbar?

Ein Geschenk an einen Kunden ist abziehbar, wenn es zur Erzielung von Geschäftseinkünften gemacht wird und der Betrag angemessen ist (Abschnitte 18 und 67). Das Gesetz legt keine feste Obergrenze in Dollar pro Geschenk fest. Ein Geschenk aus Essen, Getränken oder Bewirtung, etwa Wein, Eintrittskarten für Veranstaltungen oder ein Restaurantgutschein, fällt unter die Begrenzung für Bewirtungskosten von 50 % (IT-518R, archiviert). Halten Sie fest, wer welches Geschenk erhalten hat und warum.

Kann ich Geschenkkarten und Geschenke für Arbeitnehmer abziehen?

Ja. Ein Arbeitgeber zieht Geschenke an Arbeitnehmer als Gehälter und sonstige Vorteile ab (CRA T4002). Die Frage ist, ob der Arbeitnehmer für das Geschenk besteuert wird.

Nach der Richtlinie der CRA sind Sachgeschenke und Auszeichnungen für einen Arbeitnehmer, der nicht nahesteht (arm's length), bis zu einem gemeinsamen Marktwert von $500 pro Jahr einschließlich Steuern nicht steuerpflichtig; nur der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig. Die Richtlinie erfasst Geschenke zu einem besonderen Anlass, etwa einem Feiertag oder einer Hochzeit, und Auszeichnungen für eine Leistung wie herausragenden Einsatz; alles, was für die Arbeitsleistung gegeben wird, etwa fürs Erreichen eines Verkaufsziels, ist eine Belohnung und in voller Höhe steuerpflichtig. Auszeichnungen für langjährige Betriebszugehörigkeit haben eine eigene, getrennte Grenze. Bargeld und bargeldähnliche Geschenke sind immer steuerpflichtig und laufen über die Lohnabrechnung. Eine Geschenkkarte gilt als bargeldähnlich, es sei denn, sie gilt nur bei einem einzigen Händler oder einer benannten Gruppe von Händlern, kann nicht in Bargeld umgetauscht werden und der Arbeitgeber führt darüber ein Verzeichnis. Die Richtlinie gilt nicht für Verwandte, Aktionäre oder andere Arbeitnehmer, die dem Arbeitgeber nahestehen.

Ist Sponsoring eine Werbeausgabe oder eine Spende?

Eine Zahlung wird zum Sponsoring, wenn das Unternehmen mehr als ein einfaches Dankeschön erhält, etwa sein Logo auf Trikots, Schildern oder Veranstaltungsmaterial. Die gemeinnützige Organisation kann dafür in der Regel keine Spendenquittung ausstellen, aber das Unternehmen darf angemessene Sponsoringkosten als Werbung abziehen, wenn sie zur Erzielung von Einkünften angefallen sind (CRA zu Sponsoring).

Werbung, die sich hauptsächlich an den kanadischen Markt richtet und von einem ausländischen Sender ausgestrahlt wird, ist nicht abziehbar (Abschnitt 19.1). Für Anzeigen in einer ausländischen Zeitung oder in manchen Zeitschriften, die sich an Kanada richten, gelten Grenzen für den kanadischen Inhalt (Abschnitt 19; Abschnitt 19.01); für Anzeigen auf ausländischen Websites gelten sie nicht (CRA).

Kann meine Kapitalgesellschaft einen Business-Coach, Kurse oder Schulungen als Betriebsausgabe abziehen?

Eine Schulung, die eine im Unternehmen bereits vorhandene Fähigkeit erhält, aktualisiert oder weiterentwickelt, ist eine laufende Ausgabe. Eine Schulung, die eine neue Fähigkeit oder Qualifikation vermittelt oder auf einen Abschluss, ein Diplom oder eine Berufsbezeichnung angerechnet wird, ist Kapitalaufwand und wird nicht als laufende Ausgabe abgezogen. Ein Kurs, den eine Berufsorganisation verlangt oder empfiehlt, ist in der Regel eine laufende Ausgabe (IT-357R2, archiviert).

Die CRA hat IT-357R2 archiviert und aktualisiert es nicht mehr, daher gibt es möglicherweise nicht die aktuelle Auffassung der CRA wieder. Für Business-Coaching gilt die allgemeine Prüfung: Kosten, um das bestehende Unternehmen zu führen und auszubauen, sind abziehbar, wenn sie angemessen sind; Coaching, das hauptsächlich privat ist, nicht. Eine Kapitalgesellschaft kann Schulungen, die sie für einen Arbeitnehmer bezahlt, in der Regel abziehen; der Arbeitnehmer hat aber einen steuerpflichtigen Vorteil, wenn die Schulung hauptsächlich ihm und nicht dem Unternehmen nützt.

Sind Golf, Clubmitgliedschaften und Kongresse abziehbar?

Kein Abzug ist zulässig für die Nutzung von Golfplätzen oder Golfanlagen, Yachten, Camps oder Lodges sowie für Beiträge und Aufnahmegebühren eines Clubs, dessen Hauptzweck Essen, Freizeit oder Sport ist (Abschnitt 18(1)(l)). Die einzige Ausnahme ist die Nutzung und der Unterhalt einer Yacht, eines Camps, einer Lodge oder eines Golfplatzes, die das Unternehmen selbst im gewöhnlichen Geschäftsbetrieb vermietet; sie gilt nicht für Clubbeiträge. Auch Greenfees und Mahlzeiten bei einer Runde Golf sind nicht abziehbar. Ein echtes Geschäftsessen in einem Club, das nicht mit Golf oder Freizeit verbunden ist, ist nicht ausgeschlossen, aber die Begrenzung für Bewirtungskosten gilt (IT-148R3, archiviert). Zahlt ein Unternehmen die Clubbeiträge eines Arbeitnehmers, kann es sie dennoch nicht abziehen, und der Arbeitnehmer wird dafür in der Regel besteuert, es sei denn, die Mitgliedschaft nützt hauptsächlich dem Arbeitgeber.

Jahresbeiträge an Handels- oder Wirtschaftsverbände und Abonnements von Fachpublikationen sind abziehbar (CRA Zeile 8760).

Ein Unternehmen kann die Teilnahme an bis zu zwei Kongressen pro Jahr abziehen, die von einer Wirtschafts- oder Berufsorganisation an einem Ort veranstaltet werden, der zum Tätigkeitsgebiet der Organisation passt (Abschnitt 20(10)). Weist die Gebühr den Anteil für Essen und Bewirtung nicht gesondert aus, gelten $50 für jeden Tag mit Mahlzeiten als Essen und Bewirtung und sind wie eine Mahlzeit begrenzt. Nach Angabe der CRA gilt die Ortsbegrenzung möglicherweise nicht, wenn eine Organisation aus einem anderen Land einen Kongress mit Bezug zu Ihrem Unternehmen veranstaltet (CRA).

Kann ich Dinge abziehen, die ich auch privat oder vor der Kamera nutze?

Nur der geschäftliche Anteil ist abziehbar; der private Anteil nie (Abschnitt 18(1)(h); CRA). Teilen Sie Telefon, Internettarif oder Gerät nach einem angemessenen Maß der geschäftlichen Nutzung auf und bewahren Sie die Unterlagen auf, die die Aufteilung belegen.

Ein Gegenstand, der nur für das Unternehmen gehalten wird, etwa eine Requisite oder ein Kostüm für bezahlte Inhalte, sind Geschäftskosten. Alltagskleidung, Pflegeprodukte und Ausrüstung, die Sie auch privat nutzen, lassen sich kaum von der privaten Nutzung trennen, und die CRA kann sie als privat behandeln, auch wenn sie vor der Kamera erscheinen. Ein teurer, langlebiger Gegenstand wie eine Kamera oder ein Lichtset ist Kapitalaufwand. Zu Kosten für Home-Office und Fahrzeug siehe privat bezahlte Betriebsausgaben und Autokauf über das Unternehmen.

Sind Zinsen auf einen Geschäftskredit, eine Kreditlinie oder eine Kreditkarte abziehbar?

Zinsen sind abziehbar, wenn das geliehene Geld zur Erzielung von Geschäftseinkünften oder zum Kauf von Wirtschaftsgütern für das Unternehmen verwendet wurde (Abschnitt 20(1)(c)). Entscheidend ist, wofür das Geld ausgegeben wurde, nicht die Art des Kredits. Wenn auf einer Kreditlinie oder Karte private und geschäftliche Ausgaben gemischt sind, kommen nur die Zinsen auf den geschäftlichen Teil infrage. Zinsen auf Geld, das für private Zwecke oder zur Zahlung überfälliger Einkommensteuer geliehen wurde, sind nicht abziehbar (CRA Zeile 8710).

Für Zinsen auf Kredite für Personenkraftwagen und unbebautes Land gelten eigene Grenzen (CRA Zeile 8710). Zu Geld, das zum Investieren oder für den Kauf einer Mietimmobilie geliehen wurde, siehe Abziehbarkeit von Zinsen bei Kapitalanlagen und Vermietung.

Kann meine Kapitalgesellschaft Forschungskosten abziehen, ohne SR&ED zu beantragen?

In der Regel ja, nach den gewöhnlichen Regeln. Wird das SR&ED-Formular nicht bis zur Frist eingereicht, nämlich 12 Monate nach der Einreichungsfrist der Steuererklärung, gelten die Ausgaben als nicht SR&ED (Abschnitt 37(11) und (12)). Die CRA ordnet sie dann nach dem Gesetz ohne die SR&ED-Regeln ein, und es entsteht keine Investitionssteuergutschrift (Richtlinie der CRA). Laufende Kosten wie Gehälter und Material folgen den Prüfungen auf dieser Seite; Anlagegüter gehen in die steuerliche Abschreibung (Capital Cost Allowance) ein (Kapitalrichtlinie der CRA). Wer SR&ED auslässt, verzichtet auf die Gutschrift, und eine versäumte Frist lässt sich später nicht heilen. Um einen Antrag abzuwägen, siehe SR&ED in der Körperschaftsteuererklärung beantragen.

Gelten in einer Kapitalgesellschaft dieselben Regeln?

Ja. Die Abschnitte 18, 67 und 67.1 gelten für Einkünfte aus jedem Geschäft, daher muss die T2-Erklärung einer Kapitalgesellschaft dieselben Prüfungen bestehen wie die T2125 eines Einzelunternehmers oder die Aufstellung einer Personengesellschaft. Der Unterschied liegt darin, was mit privaten Kosten geschieht. Zahlt eine Kapitalgesellschaft private Kosten eines Eigentümers, kann die Kapitalgesellschaft sie nicht abziehen, und der Eigentümer muss den Vorteil möglicherweise als Einkommen angeben (Abschnitt 15(1)). Damit sind gemischt genutzte Kosten in einer Kapitalgesellschaft ein Risiko auf beiden Seiten; siehe Gesellschafterdarlehen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden kanadische Dollar.

Die zwei Kurse einer Designerin

Eine Grafikdesignerin als Einzelunternehmerin in Ontario zahlt C$2.000 für einen Kurs zu neuen Funktionen der Design-Software, die sie bereits nutzt. Er entwickelt eine vorhandene Fähigkeit weiter und ist daher in der Regel eine laufende Ausgabe. Ein Diplom für C$20.000 in einem neuen Beruf verschafft ihr eine neue Qualifikation; es ist Kapitalaufwand und wird nicht als laufende Ausgabe abgezogen.

Die Feier und das Kundenessen eines Cafés

Eine Café-Kapitalgesellschaft in Manitoba veranstaltet eine Weihnachtsfeier für C$1.500, die allen Mitarbeitern offensteht. Sie ist eine ihrer sechs Veranstaltungen im Jahr, daher sind die vollen C$1.500 in der Regel abziehbar, wenn sie angemessen sind. Ein Abendessen mit einem Kunden für C$600 ist auf C$300 begrenzt.

Sponsoring und Golfclub eines Immobilienmaklers

Die Kapitalgesellschaft eines Immobilienmaklers in British Columbia zahlt C$1.000, um eine Jugendmannschaft mit ihrem Logo auf den Trikots zu sponsern. Die Mannschaft kann keine Spendenquittung ausstellen, aber ein angemessener Betrag ist in der Regel als Werbung abziehbar. Die Golfclub-Mitgliedschaft für C$5.000 ist überhaupt nicht abziehbar, und wenn die Mitgliedschaft hauptsächlich dem Makler persönlich nützt, kann sie für ihn außerdem ein steuerpflichtiger Vorteil sein.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Kapitalgesellschaft zahlt Kosten, die Ihnen oder Ihrer Familie nützen: siehe Gesellschafterdarlehen und Zahlungen an Familienmitglieder, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um private und geschäftliche Kosten zu trennen.
• Sie haben Geschäftskosten privat bezahlt oder arbeiten von zu Hause: siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.
• Die Kosten betreffen ein Fahrzeug oder Geräte: siehe Autokauf über das Unternehmen und steuerliche Abschreibung (Capital Cost Allowance).
• Sie haben vor dem ersten Verkauf Geld ausgegeben, oder das Unternehmen hat Verlust gemacht: siehe Geschäftsverluste.
• Sie möchten die GST/HST auf diese Kosten zurückerhalten: siehe GST/HST-Erklärungen und Vorsteuerabzug.
• Ihre Kapitalgesellschaft gibt viel Geld für Forschung aus: siehe SR&ED in der Körperschaftsteuererklärung beantragen, bevor die Frist abläuft.
• Die CRA hat Sie aufgefordert, Ihre Ausgaben zu belegen: siehe Prüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Unterlagen zu ordnen.