Viagem de negócios com dias pessoais: o que dá para deduzir

Posso deduzir uma viagem de negócios se acrescentar dias de férias?

Uma viagem com dias de férias é dedutível quando sua finalidade principal é de negócios, e só a parte de negócios conta. O teste é a finalidade principal da viagem. O regulamento trata o tempo gasto em atividade pessoal, comparado ao tempo gasto em negócios, como um fator importante e não fixa um limite exato. Seu exemplo: uma semana de negócios seguida de cinco semanas de férias é uma viagem principalmente pessoal, a menos que se mostre claramente o contrário.

A tabela segue a IRS Publication 463. O teste da finalidade principal vale para quem quer que pague. A divisão por dias nas viagens ao exterior limita apenas a dedução do próprio viajante, não a de uma empresa ou cliente que paga por um arranjo de reembolso (26 CFR 1.274-4(a)). O que muda é como o proprietário é tributado sobre o pagamento; veja a seção sobre reembolso abaixo.

Um caso deixa de ser simples quando as viagens são frequentes ou caras, a viagem vai ao exterior por mais de uma semana, a família viaja junto, o destino é um resort ou um navio, a empresa paga ou reembolsa um proprietário, a finalidade de negócios pode ser questionada, ou viagens anteriores foram deduzidas sem datas, finalidade e recibos.

Reúna antes de decidir: o roteiro com as datas, a prova de cada compromisso de negócios (convite, pauta, entrada na agenda, e-mails), os registros de voo e hotel e os recibos.

O que conta como tempo de negócios e tempo pessoal numa viagem?

A Publication 463 e o 26 CFR 1.274-4 definem estas regras de dias para viagens ao exterior. Um dia conta como dia de negócios quando é um dia de deslocamento, um dia em que sua presença é exigida, um dia cuja principal atividade de trabalho é de negócios, ou um fim de semana entre dias de negócios. Para uma viagem dentro dos EUA, a Publication 463 manda deduzir os custos ligados aos negócios e não repete essas regras de dias, então saber se a noite de um fim de semana foi um custo de negócios depende dos fatos. Um fim de semana entre duas reuniões obrigatórias é o mais fácil de sustentar, por isso guarde as entradas na agenda que mostram as duas.

O que posso deduzir numa viagem principalmente de negócios dentro dos EUA?

Numa viagem dentro dos EUA que é principalmente de negócios, o custo de ir e voltar do destino e os custos dos dias de negócios são dedutíveis; os custos dos dias pessoais não são. A Publication 463 diz que, se você prolonga uma viagem de negócios para férias ou um passeio paralelo, deduz apenas as despesas de viagem ligadas aos negócios. O exemplo dela deduz o que a viagem teria custado sem a parada pessoal.

A viagem também precisa ser uma viagem a trabalho fora de casa: suas atividades mantêm você fora da região geral do seu domicílio fiscal de trabalho (tax home, seu local habitual de trabalho, onde quer que sua família more) por um período substancialmente maior do que um dia comum de trabalho, e você precisa dormir ou descansar durante a ausência. Uma estadia de trabalho deixa de ser temporária, e seus custos de viagem não são dedutíveis, se passa de 1 ano ou se você realisticamente espera que passe, mesmo que termine antes; os custos deixam de ser dedutíveis a partir do momento em que essa expectativa surge (IRS Tax Topic 511).

A tabela segue a Publication 463, Table 1-1; o lazer é vedado pela seção 274(a). Uma conta de hotel que junta refeições ou entretenimento ao quarto precisa ser dividida em base razoável (Publication 463). Para os custos com o carro na viagem, veja milhagem padrão ou despesas reais com o carro.

Minha passagem aérea é dedutível se eu acrescentar dias de férias?

A passagem aérea não precisa de divisão por dias quando a viagem é principalmente de negócios e dentro dos EUA: deduza o que a viagem teria custado sem os dias pessoais, de modo que uma estadia mais longa que aumente a tarifa não aumenta a dedução. Também não precisa quando uma viagem ao exterior é inteiramente de negócios por uma das exceções abaixo. Ela é dividida por dias apenas numa viagem ao exterior que é principalmente de negócios e não se enquadra em nenhuma exceção: dias de negócios divididos pelo total de dias, vezes a tarifa. Uma viagem principalmente pessoal não dá direito a dedução da passagem; contam apenas os custos diretamente ligados aos negócios no destino (Publication 463; 26 CFR 1.162-2).

Quando uma viagem ao exterior é tratada como inteiramente de negócios?

Uma viagem ao exterior que é principalmente de negócios é tratada como inteiramente de negócios, quanto ao custo de ir e voltar, se atender a um dos quatro testes da Publication 463. Aqui, Estados Unidos significa os 50 estados e o Distrito de Columbia, portanto uma viagem a Porto Rico é uma viagem ao exterior.

Os dois primeiros testes estão na seção 274(c); os outros estão no 26 CFR 1.274-4. Você é parente do empregador se o empregador é seu cônjuge, irmão, ascendente ou descendente, ou uma corporação da qual você possui, direta ou indiretamente, mais de 10% das ações por valor; certas relações de trust também contam (Publication 463, capítulo 6). As ações de sua família ou de seus sócios podem contar como suas.

Os dias passados em viagem ou hospedado dentro dos EUA na ida ou na volta não contam para o teste da semana, para o teste do tempo pessoal nem para a divisão da passagem aérea (26 CFR 1.274-4).

Esses testes protegem o custo de ir e voltar. Eles não tornam dedutíveis a hospedagem e as refeições dos dias pessoais: no exemplo do próprio IRS, quatro dias de turismo depois de dois dias de negócios mantiveram a passagem de ida e volta dedutível, mas não as noites de hotel.

Como divido uma viagem ao exterior dia a dia?

Quando uma viagem ao exterior é principalmente de negócios e nenhuma exceção se aplica, multiplique o custo de ida e volta até o destino de negócios pelos dias de negócios divididos pelo total de dias fora dos EUA. Aqui, tanto o dia em que você sai quanto o dia em que volta contam como dias fora dos EUA (Publication 463).

1. Marque cada dia da viagem, do dia em que você sai dos EUA até o dia em que volta, como de negócios ou pessoal, usando as regras de dias acima.
2. Divida os dias de negócios pelo total de dias.
3. Aplique essa fração à tarifa de ida e volta e aos custos relacionados do trajeto entre o ponto em que sua viagem ao exterior começa e o destino de negócios.
4. Some a hospedagem, as refeições (limitadas) e os outros custos dos dias de negócios. Os custos dos dias pessoais não são dedutíveis.

O lugar onde caem os dias pessoais muda qual tarifa recebe a fração.

• Uma parada pessoal no caminho (negócios em Paris, depois uma semana em Dublin antes de voar para casa): pegue o que uma viagem de ida e volta a Dublin, a partir do mesmo ponto de partida, teria custado, multiplique pelos dias pessoais em Dublin sobre todos os dias no exterior e subtraia o resultado de tudo o que você pagou em tarifas (Publication 463).
• Dias pessoais na cidade de negócios, perto dela ou além dela: a fração se aplica à tarifa de ida e volta até a cidade de negócios. As tarifas extras de ida e volta até o local de férias não são dedutíveis.

Você pode usar outra forma de contar os dias se conseguir mostrar que ela reflete com mais clareza o tempo pessoal (26 CFR 1.274-4).

Refeições numa viagem de negócios: qual é o limite e quais dias contam?

As refeições nos dias de negócios são dedutíveis a 50% do custo (seção 274(n)). As refeições nos dias pessoais não são dedutíveis (Publication 463).

• Custo real ou diária padrão para refeições (standard meal allowance). O limite vale para os dois, e, de qualquer forma, você guarda o horário, o local e a finalidade de negócios da viagem. Refeições de negócios trata dos dois métodos, de onde consultar o valor, de refeições luxuosas, de refeições com clientes e da taxa de 80% para trabalhadores sujeitos aos limites de horas de serviço do Departamento de Transportes dos EUA.
• Dias de saída e de volta. O custo real não exige proporcionalidade. Um autônomo que usa a diária padrão deduz três quartos do valor diário em cada um desses dias. Uma empresa que paga uma diária (per diem, um valor diário fixo) pode usar qualquer método razoável aplicado de forma consistente (Revenue Procedure 2019-48, seções 4.03 e 6.04).

Posso deduzir a viagem do cônjuge ou de um familiar?

Em geral, não. Um cônjuge, dependente ou outra pessoa que vai junto só é dedutível se for seu empregado, viajar com uma finalidade de negócios genuína e puder deduzir o custo por conta própria (seção 274(m)(3)). Uma empresa ainda pode deduzir a viagem de um acompanhante se a tratar como remuneração ao seu empregado na declaração original e como salário para fins de retenção (26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)); o empregado então deve imposto sobre ela.

A Publication 463 acrescenta três pontos:

• Uma ajuda eventual, como digitar anotações ou participar de jantares de negócios, não estabelece uma finalidade de negócios.
• Se um quarto custa mais para duas pessoas, deduza apenas a tarifa de um quarto individual. Seus custos integrais com o carro continuam dedutíveis; se vocês dois usam transporte público, só a sua tarifa é dedutível.
• Um cliente atual ou potencial, um parceiro ou outro contato de negócios que viaja com você pode se qualificar pelas mesmas duas condições: uma finalidade de negócios genuína e um custo que seria dedutível de outra forma (26 CFR 1.274-2(g)).

O que comprova a finalidade de negócios da viagem?

Guarde registros, feitos na época da viagem ou perto dela, que mostrem o valor, a data, o local e a finalidade de negócios. A lei não permite nenhuma dedução de viagem sem essa prova, seja por registros adequados, seja por provas que corroborem sua própria declaração, e o IRS não aceita estimativas nem declarações sem comprovação (seção 274(d); 26 CFR 1.274-5T).

Numa viagem mista, anote a finalidade na hora de reservar. Mantenha as cobranças dos dias pessoais identificáveis na conta, ou pague-as separadamente. Uma cobrança de dia pessoal paga com a conta do negócio não é despesa de viagem: veja despesas pessoais pagas com a conta do negócio e, para um custo compartilhado, despesas de uso misto. O que um recibo deve mostrar está em exigências do IRS para recibos.

Registros perdidos por incêndio, enchente ou outra perda fora do seu controle podem ser reconstruídos (26 CFR 1.274-5T); veja recibos perdidos de despesas do negócio.

E uma conferência, viagem de networking, resort ou cruzeiro?

Uma estadia em resort ou um cruzeiro pode ser férias mesmo quando é anunciado como de negócios, e marcar algumas sessões eventuais não muda isso (Publication 463).

A região da América do Norte inclui o Canadá, o México e os outros lugares que a Publication 463 lista, como vários países do Caribe (seção 274(h)). Uma convenção no Canadá, no México ou em Porto Rico continua sendo uma viagem ao exterior, então os testes da semana, do tempo pessoal e da divisão por dias acima se aplicam. Os limites para convenções no exterior e cruzeiros também vinculam a empresa que paga, a menos que o pagamento seja incluído na renda do participante (seção 274(h)(4)). Para criadores de conteúdo, veja despesas dedutíveis para criadores de conteúdo.

Minha empresa me reembolsa: o que torna isso correto?

Um reembolso é correto quando segue as regras do plano de prestação de contas (accountable plan): uma ligação com o negócio, prestação de contas adequada à empresa em prazo razoável e devolução de qualquer excesso (Publication 463). Os prazos de proteção (safe harbors) fixos do regulamento são 60 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida para documentar uma despesa, um adiantamento feito em até 30 dias de quando a despesa é paga ou incorrida, e 120 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida para devolver um excesso (26 CFR 1.62-2(g)).

• Dias pessoais não podem ser reembolsados por um plano de prestação de contas. Um pagamento por custos que não são despesas de negócios dedutíveis não tem ligação com o negócio e é tratado como pago por um plano sem prestação de contas (nonaccountable plan). Para um empregado, isso é salário, com retenção e imposto sobre a folha (Publication 463; 26 CFR 1.62-2(h)). A empresa deve o imposto que deveria ter retido (seção 3403), e um diretor responsável que deixa de reter ou de repassar o imposto de forma intencional pode devê-lo pessoalmente (seção 6672); o prazo está em reembolso de despesas do proprietário. Para um proprietário, o IRS pode, em vez disso, tratar o pagamento de custos pessoais pela empresa como uma distribuição ou, numa corporação C, um dividendo: veja uma corporação S que paga despesas pessoais e uma corporação C que paga despesas do proprietário.
• A comprovação continua importando para proprietários e parentes. Um empregado parente do empregador, como quem possui mais de 10% das ações de uma corporação, precisa conseguir provar as despesas ao IRS mesmo depois de prestar contas à empresa (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).
• Quem aplica o limite das refeições. Um empregado reembolsado por um plano de prestação de contas não está sujeito ao limite de 50% sobre essas refeições; a empresa está (Publication 463, capítulo 2).
• Um cliente reembolsa você. Se você é autônomo e presta contas ao cliente com registros adequados, o cliente, e não você, aplica o limite de 50% para refeições, a menos que seu contrato escrito indique a outra parte (Publication 463, capítulo 2; 26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)); veja despesas reembolsadas em um formulário de prestador de serviços.
• Empregados geralmente não podem deduzir por conta própria. A maioria dos empregados não pode deduzir viagens não reembolsadas, e essa regra agora é permanente (IRS Tax Topic 511; seção 67(h)), então a viagem de um proprietário que também é empregado normalmente é paga ou reembolsada pela empresa.
• Um empresário individual não tem empregador que o reembolse. A viagem é deduzida diretamente no Schedule C (Publication 463).

Os termos do plano, os efeitos na folha de pagamento e como uma sociedade de pessoas reembolsa um sócio (um sócio não é empregado) estão em reembolso de despesas do proprietário.

Exemplo

Os valores ilustrativos estão em dólares americanos.

Uma consultora acrescenta dois dias em Chicago

Uma consultora autônoma voa para Chicago na segunda-feira de manhã para reuniões de segunda a quarta, depois fica quinta e sexta por lazer e voa para casa na sexta. Sem os dias extras, ela teria voltado para casa na noite de quarta. A viagem é principalmente de negócios e dentro dos EUA. Suponha que a tarifa seja a mesma com ou sem os dias extras.

• O voo custa US$450, dedutível por inteiro.
• O hotel custa US$180 por noite. As noites de segunda e terça são de negócios: US$360. As noites de quarta e quinta são pessoais.
• As refeições nos três dias de negócios somam US$150. Metade, US$75, é dedutível. As refeições de quinta e sexta não são.

O total dedutível é US$885: o voo, duas noites e metade das refeições dos dias de negócios.

Um proprietário passa nove dias em Lisboa

Um proprietário voa sem escalas para Lisboa e volta com uma passagem de ida e volta de US$1.800. Contando os dois dias de viagem, a viagem dura nove dias: cinco dias de negócios (os dois dias de deslocamento e três dias de trabalho) e quatro dias pessoais. Sem contar o dia de saída, o proprietário fica 8 dias fora dos EUA, então o teste da semana não é atendido. Quatro de nove dias (44%) são pessoais, o que não é menos de 25%. Suponha que o proprietário controla o negócio, que a viagem é principalmente de negócios e que as férias faziam parte do plano desde o início, de modo que ele não consegue mostrar que elas não foram um fator importante. Nenhuma exceção se aplica, então a passagem aérea é dividida por dias.

• A passagem aérea dedutível é 5/9 de US$1.800, ou US$1.000. Os outros US$800 são pessoais.
• A hospedagem e as refeições são dedutíveis apenas nos dias de negócios, com as refeições limitadas à metade.
• Se a empresa do proprietário pagou a tarifa inteira, os US$800 pessoais não são um reembolso de plano de prestação de contas: são remuneração tributável de um empregado ou, no caso de um proprietário, possivelmente uma distribuição ou um dividendo.

Uma criadora de conteúdo reserva uma semana de networking em um resort

Uma criadora de conteúdo reserva uma semana em um resort para networking, com duas horas de reuniões. O voo e a estadia no resort custam US$3.000, e a inscrição em uma sessão custa US$150. Uma viagem assim geralmente é férias, então os US$3.000 não são dedutíveis. A inscrição de US$150, ligada diretamente às reuniões e comprovada pela pauta, pode ser.

E no seu caso?

• As viagens são frequentes, caras, longas ou ao exterior, ou os dias de negócios e pessoais são quase iguais: a lei não fixa um limite, então a finalidade de cada viagem é julgada pelos fatos, e a contagem de dias, a divisão da passagem aérea e os registros importam. Reúna roteiros, convites, calendários e recibos de cada viagem e depois procure ajuda com escrituração contábil para registrar cada viagem com sua prova.
• Sua família viaja com você: um cônjuge ou parente geralmente só se qualifica como seu empregado com uma função real nos negócios, e um contato de negócios por duas condições (veja acima). Reúna o roteiro e quem fez o quê, e depois peça que a parte pessoal seja registrada corretamente.
• Sua empresa paga ou reembolsa um proprietário, ou pagou uma viagem inteira com dias pessoais: a parte pessoal não é um reembolso correto. Monte o plano como em reembolso de despesas do proprietário; para saber como a escrituração contábil trata o caso, veja uma corporação S que paga despesas pessoais ou uma corporação C que paga despesas do proprietário, ou peça que a devolução do proprietário seja registrada na escrituração.
• Viagens anteriores foram deduzidas com dias pessoais incluídos ou sem registros: veja retificar uma declaração por erros em despesas do negócio e como pôr a escrituração atrasada em dia, ou peça uma revisão da escrituração contábil desses anos.
• A dúvida é sobre refeições: veja refeições de negócios.
• Falta um recibo: veja recibos perdidos de despesas do negócio.
• Você pagou custos da viagem em moeda estrangeira: veja despesas pagas em moeda estrangeira.
• A viagem foi para gravar conteúdo: veja despesas dedutíveis para criadores de conteúdo.
• Seu negócio entrega declaração no Canadá: veja despesas de negócios que a CRA (Agência da Receita do Canadá) aceita.