Viaje de negocios con días personales: qué puede deducir

¿Puedo deducir un viaje de negocios si agrego días de vacaciones?

Un viaje con días de vacaciones es deducible cuando su propósito principal es de negocios, y solo cuenta la parte de negocios. La prueba es el propósito principal del viaje. La regulación trata el tiempo dedicado a actividades personales, en comparación con el tiempo dedicado a negocios, como un factor importante y no fija un límite exacto. Su ejemplo: una semana de negocios seguida de cinco semanas de vacaciones es principalmente personal, salvo que se demuestre claramente lo contrario.

La tabla sigue la IRS Publication 463. La prueba del propósito principal se aplica sin importar quién pague. La división por días de los viajes al extranjero limita solo la deducción del propio viajero, no la de una empresa o cliente que paga mediante un acuerdo de reembolso (26 CFR 1.274-4(a)). Lo que cambia es cómo tributa el propietario por ese pago; consulte la sección sobre reembolsos más abajo.

Un caso no es sencillo cuando los viajes son frecuentes o costosos, el viaje es al extranjero por más de una semana, viaja la familia, el destino es un centro turístico o un barco, la empresa paga o reembolsa a un propietario, el propósito de negocios podría cuestionarse, o se dedujeron viajes anteriores sin fechas, propósito ni recibos.

Reúna antes de decidir: el itinerario con fechas, la prueba de cada compromiso de negocios (invitación, agenda, entrada de calendario, correos), los registros de vuelos y hotel, y los recibos.

¿Qué cuenta como tiempo de negocios y qué como tiempo personal al viajar?

La Publication 463 y el 26 CFR 1.274-4 establecen estas reglas de días para los viajes al extranjero. Un día cuenta como día de negocios cuando es un día de viaje, un día en que se requiere su presencia, un día cuya actividad laboral principal es el negocio, o un fin de semana entre días de negocios. Para un viaje dentro de EE. UU., la Publication 463 indica deducir los costos relacionados con el negocio y no repite estas reglas de días, así que si la noche de un fin de semana fue un costo del negocio se decide según los hechos. Un fin de semana entre dos reuniones obligatorias es el más fácil de respaldar, así que conserve las entradas de calendario que muestren ambas.

¿Qué puedo deducir en un viaje principalmente de negocios dentro de EE. UU.?

En un viaje dentro de EE. UU. que es principalmente de negocios, el costo de ir y volver del destino y los costos de los días de negocios son deducibles; los costos de los días personales no. La Publication 463 dice que si usted extiende un viaje de negocios para unas vacaciones o un desvío, deduce solo los gastos de viaje relacionados con el negocio. Su ejemplo deduce lo que habría costado el viaje sin la parada personal.

El viaje también debe ser un viaje fuera de su domicilio: sus obligaciones lo mantienen lejos del área general de su domicilio fiscal de trabajo (tax home; su lugar habitual de negocios, sin importar dónde viva su familia) por un tiempo considerablemente mayor que una jornada de trabajo ordinaria, y necesita dormir o descansar mientras está fuera. Una estadía de trabajo no es temporal, y sus costos de viaje no son deducibles, si dura más de 1 año o si usted razonablemente espera que dure más, aunque termine antes; los costos dejan de ser deducibles cuando surge esa expectativa (IRS Tax Topic 511).

La tabla sigue la Publication 463, Table 1-1; la sección 274(a) niega la deducción de la recreación. Una cuenta de hotel que incluye comidas o entretenimiento junto con la habitación debe dividirse sobre una base razonable (Publication 463). Para los costos del auto durante el viaje, consulte millaje estándar o gastos reales del auto.

¿Mi pasaje aéreo es deducible si agrego días de vacaciones?

El pasaje aéreo no necesita división por días cuando el viaje es principalmente de negocios y dentro de EE. UU.: deduzca lo que el viaje habría costado sin los días personales, así que una estadía más larga que sube la tarifa no sube la deducción. Tampoco la necesita cuando un viaje al extranjero es totalmente de negocios conforme a una de las excepciones de abajo. Se divide por días solo en un viaje al extranjero que es principalmente de negocios y no cumple ninguna excepción: días de negocios divididos entre días totales, multiplicado por la tarifa. Un viaje principalmente personal no da deducción por pasaje aéreo; solo cuentan los costos directamente ligados al negocio en el destino (Publication 463; 26 CFR 1.162-2).

¿Cuándo se trata un viaje al extranjero como totalmente de negocios?

Un viaje al extranjero que es principalmente de negocios se trata como totalmente de negocios, en cuanto al costo de ir y volver, si cumple una de cuatro pruebas de la Publication 463. Aquí, Estados Unidos significa los 50 estados y el Distrito de Columbia, así que un viaje a Puerto Rico es un viaje al extranjero.

Las primeras dos pruebas están en la sección 274(c); las otras están en el 26 CFR 1.274-4. Usted es pariente de su empleador si el empleador es su cónyuge, hermano, ascendiente o descendiente, o una corporación en la que usted posee, directa o indirectamente, más del 10% de las acciones por valor; ciertas relaciones de fideicomiso también cuentan (Publication 463, capítulo 6). Las acciones de su familia o de sus socios pueden contarse como suyas.

Los días de viaje o de estadía dentro de EE. UU. a la ida o a la vuelta no cuentan para la prueba de la semana, la prueba del tiempo personal ni la división del pasaje aéreo (26 CFR 1.274-4).

Estas pruebas protegen el costo de ir y volver. No hacen deducibles el alojamiento ni las comidas de los días personales: en el propio ejemplo del IRS, cuatro días de turismo después de dos días de negocios mantuvieron deducible el pasaje aéreo de ida y vuelta, pero no las noches de hotel.

¿Cómo divido un viaje al extranjero día por día?

Cuando un viaje al extranjero es principalmente de negocios y no se aplica ninguna excepción, multiplique el costo del viaje de ida y vuelta al destino de negocios por los días de negocios divididos entre los días totales fuera de EE. UU. Aquí cuentan tanto el día en que sale como el día en que regresa como días fuera de EE. UU. (Publication 463).

1. Marque cada día del viaje, desde el día en que sale de EE. UU. hasta el día en que regresa, como de negocios o personal, usando las reglas de días anteriores.
2. Divida los días de negocios entre los días totales.
3. Aplique esa fracción a la tarifa de ida y vuelta y a los costos relacionados del traslado desde el punto en que comienza su viaje fuera de EE. UU. hasta el destino de negocios y de regreso.
4. Sume el alojamiento, las comidas (limitadas) y otros costos de los días de negocios. Los costos de los días personales no son deducibles.

El lugar donde caen los días personales cambia a qué tarifa se aplica la fracción.

• Una parada personal en el camino (negocios en París, luego una semana en Dublín antes de volar a casa): tome lo que habría costado un viaje de ida y vuelta a Dublín desde ese mismo punto de partida, multiplíquelo por los días personales de Dublín entre todos los días en el extranjero, y réstelo de todo lo que pagó en pasajes (Publication 463).
• Días personales en la ciudad de negocios, cerca de ella o más allá: la fracción se aplica a la tarifa de ida y vuelta a la ciudad de negocios. Las tarifas adicionales de ida y vuelta al lugar de vacaciones no son deducibles.

Puede usar otra forma de contar los días si demuestra que refleja con más claridad el tiempo personal (26 CFR 1.274-4).

Comidas en un viaje de negocios: ¿cuál es el límite y qué días cuentan?

Las comidas de los días de negocios son deducibles al 50% de su costo (sección 274(n)). Las comidas de los días personales no son deducibles (Publication 463).

• Costo real o asignación estándar para comidas. El límite se aplica a ambos, y en cualquier caso usted conserva la hora, el lugar y el propósito de negocios del viaje. Comidas de negocios explica los dos métodos, dónde consultar la tarifa, las comidas excesivas, las comidas con clientes y la tasa del 80% para trabajadores sujetos a los límites de horas de servicio del Departamento de Transporte.
• Días de salida y de regreso. El costo real no requiere prorrateo. Un trabajador independiente que usa la asignación toma tres cuartos del monto diario por cada uno de esos días. Una empresa que paga un viático diario (per diem; un monto fijo por día) puede usar cualquier método razonable aplicado de manera uniforme (Revenue Procedure 2019-48, secciones 4.03 y 6.04).

¿Puedo deducir el viaje de mi cónyuge o de un familiar?

Generalmente no. El viaje de un cónyuge, dependiente u otra persona que lo acompaña es deducible solo si esa persona es su empleado, viaja con un propósito de negocios genuino y de otro modo podría deducir el costo (sección 274(m)(3)). Una empresa todavía puede deducir el viaje de un acompañante si lo trata como sueldo de su empleado en su declaración original y como salarios para la retención (26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)); el empleado debe entonces impuesto por ello.

La Publication 463 agrega tres puntos:

• La ayuda incidental, como pasar notas en computadora o asistir a cenas de negocios, no establece un propósito de negocios.
• Si una habitación cuesta más para dos personas, deduzca solo la tarifa de una habitación individual. Los costos completos de su auto siguen siendo deducibles; si ambos usan transporte público, solo es deducible su propia tarifa.
• Un cliente, socio comercial u otro contacto de negocios, actual o potencial, que viaja con usted puede calificar bajo las mismas dos condiciones: un propósito de negocios genuino y un costo que de otro modo sería deducible (26 CFR 1.274-2(g)).

¿Qué prueba el propósito de negocios del viaje?

Conserve registros, hechos en el momento del viaje o cerca de él, que muestren el monto, las fechas, el lugar y el propósito de negocios. La ley no permite ninguna deducción de viaje sin esa prueba, ya sea con registros adecuados o con evidencia que corrobore su propia declaración, y el IRS no acepta aproximaciones ni declaraciones sin respaldo (sección 274(d); 26 CFR 1.274-5T).

En un viaje mixto, anote el propósito al reservar. Mantenga identificables en la factura los cargos de los días personales, o páguelos por separado. Un cargo de un día personal pagado desde la cuenta del negocio no es un gasto de viaje: consulte gastos personales pagados desde la cuenta del negocio y, para un costo compartido, gastos de uso mixto. Lo que debe mostrar un recibo se explica en requisitos de recibos del IRS.

Los registros perdidos por un incendio, una inundación u otro siniestro fuera de su control pueden reconstruirse (26 CFR 1.274-5T); consulte recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Y una conferencia, un viaje de networking, un centro turístico o un crucero?

Una estadía en un centro turístico o un crucero puede ser unas vacaciones aunque se anuncie como de negocios, y programar algunas sesiones incidentales no cambia eso (Publication 463).

El área de Norteamérica incluye Canadá, México y los otros lugares que enumera la Publication 463, como varios países del Caribe (sección 274(h)). Una convención en Canadá, México o Puerto Rico sigue siendo un viaje al extranjero, así que se aplican las pruebas de la semana, del tiempo personal y de la división por días anteriores. Los límites de las convenciones en el extranjero y de los cruceros también obligan a la empresa que paga, salvo que el pago se incluya en el ingreso del asistente (sección 274(h)(4)). Para creadores de contenido, consulte gastos deducibles de creadores de contenido.

Mi empresa me reembolsa: ¿qué lo hace correcto?

Un reembolso es correcto cuando sigue las reglas del plan de rendición de cuentas (accountable plan): una conexión con el negocio, rendición de cuentas adecuada a la empresa dentro de un plazo razonable y devolución de cualquier exceso (Publication 463). Los puertos seguros (safe harbors) de fecha fija de la regulación son 60 días después de que se pague o se incurra en el gasto para documentar un gasto, un anticipo hecho dentro de los 30 días posteriores a que se pague o se incurra en el gasto y 120 días después de que se pague o se incurra en el gasto para devolver un exceso (26 CFR 1.62-2(g)).

• Los días personales no se pueden reembolsar con un plan de rendición de cuentas. Un pago por costos que no son gastos de negocios deducibles carece de la conexión con el negocio y se trata como pagado bajo un plan sin rendición de cuentas. Para un empleado eso es salario, con retención e impuestos de nómina (Publication 463; 26 CFR 1.62-2(h)). La empresa debe el impuesto que tenía que retener (sección 3403), y un ejecutivo responsable que intencionalmente no lo retiene o no lo remite puede deberlo personalmente (sección 6672); el plazo se explica en reembolso de gastos del propietario. Para un propietario, el IRS puede en cambio tratar el pago de la empresa por costos personales como una distribución o, en una corporación C, como un dividendo: consulte una corporación S que paga gastos personales y una corporación C que paga gastos del propietario.
• La comprobación sigue importando para propietarios y parientes. Un empleado pariente del empleador, como quien posee más del 10% de las acciones de una corporación, debe poder probar los gastos ante el IRS incluso después de rendir cuentas a la empresa (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).
• Quién aplica el límite de comidas. A un empleado reembolsado bajo un plan de rendición de cuentas no se le aplica el límite del 50% a esas comidas; se le aplica a la empresa (Publication 463, capítulo 2).
• Un cliente le reembolsa. Si usted es trabajador independiente y rinde cuentas al cliente con registros adecuados, el cliente, no usted, aplica el límite del 50% a las comidas, salvo que su acuerdo escrito nombre a la otra parte (Publication 463, capítulo 2; 26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)); consulte gastos reembolsados en un formulario de contratista.
• Los empleados normalmente no pueden deducir por su cuenta. La mayoría de los empleados no pueden deducir los viajes no reembolsados, y esa regla ahora es permanente (IRS Tax Topic 511; sección 67(h)), así que el viaje de un propietario-empleado normalmente lo paga o lo reembolsa la empresa.
• Un propietario único no tiene un empleador que lo reembolse. El viaje se deduce directamente en el Schedule C (Publication 463).

Los términos del plan, los efectos en la nómina y cómo una sociedad de personas le reembolsa a un socio (un socio no es un empleado) se explican en reembolso de gastos del propietario.

Ejemplo

Los montos ilustrativos están en dólares estadounidenses.

Un consultor agrega dos días en Chicago

Un consultor independiente vuela a Chicago el lunes por la mañana para reuniones de lunes a miércoles, luego se queda el jueves y el viernes por diversión y vuela a casa el viernes. Sin los días adicionales, habría volado a casa el miércoles por la noche. El viaje es principalmente de negocios y dentro de EE. UU. Suponga que la tarifa es la misma con o sin los días adicionales.

• El vuelo cuesta US$450, deducible por completo.
• El hotel cuesta US$180 por noche. Las noches del lunes y del martes son de negocios: US$360. Las noches del miércoles y del jueves son personales.
• Las comidas de los tres días de negocios suman US$150. La mitad, US$75, es deducible. Las comidas del jueves y del viernes no.

El total deducible es US$885: el vuelo, dos noches y la mitad de las comidas de los días de negocios.

Un propietario pasa nueve días en Lisboa

Un propietario vuela sin escalas a Lisboa y regresa con un boleto de ida y vuelta de US$1,800. Contando ambos días de viaje, el viaje dura nueve días: cinco días de negocios (los dos días de viaje y tres días de trabajo) y cuatro días personales. Sin contar el día de salida, el propietario está fuera de EE. UU. 8 días, así que no pasa la prueba de la semana. Cuatro de nueve días (44%) son personales, que no es menos del 25%. Suponga que el propietario controla el negocio, que el viaje es principalmente de negocios y que las vacaciones formaban parte del plan desde el principio, por lo que el propietario no puede demostrar que no fueron una consideración importante. No se aplica ninguna excepción, así que el pasaje aéreo se divide por días.

• El pasaje aéreo deducible es 5/9 de US$1,800, es decir, US$1,000. Los otros US$800 son personales.
• El alojamiento y las comidas son deducibles solo por los días de negocios, y las comidas se limitan a la mitad.
• Si la empresa del propietario pagó el pasaje completo, los US$800 personales no son un reembolso de un plan de rendición de cuentas: son sueldo gravable para un empleado o, para un propietario, posiblemente una distribución o un dividendo.

Una creadora de contenido reserva una semana de networking en un centro turístico

Una creadora de contenido reserva una semana en un centro turístico para hacer networking, con dos horas de reuniones. El vuelo y la estadía en el centro turístico cuestan US$3,000, y la inscripción a una sesión cuesta US$150. Un viaje así generalmente son unas vacaciones, así que los US$3,000 no son deducibles. La inscripción de US$150, ligada directamente a las reuniones y respaldada por la agenda, quizá sí.

¿Su caso es distinto?

• Los viajes son frecuentes, costosos, largos o al extranjero, o los días de negocios y personales son casi iguales: la ley no fija un límite, así que el propósito de cada viaje se juzga según los hechos, y el conteo de días, la división del pasaje aéreo y los registros importan. Reúna itinerarios, invitaciones, calendarios y recibos de cada viaje, y luego busque ayuda con la contabilidad para registrar cada viaje con su comprobante.
• Su familia viaja con usted: un cónyuge o pariente generalmente califica solo como su empleado con una función de negocios real, y un contacto de negocios bajo dos condiciones (vea arriba). Reúna el itinerario y quién hizo qué, y luego haga que se registre correctamente la parte personal.
• Su empresa paga o reembolsa a un propietario, o pagó un viaje completo que incluye días personales: la parte personal no es un reembolso correcto. Configure el plan como se explica en reembolso de gastos del propietario; para saber cómo lo trata la contabilidad, consulte una corporación S que paga gastos personales o una corporación C que paga gastos del propietario, o haga que la devolución del propietario quede registrada en los libros.
• Se dedujeron viajes anteriores con días personales incluidos o sin registros: consulte cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio y cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada, o pida que se revisen los libros de esos años.
• La pregunta es sobre comidas: consulte comidas de negocios.
• Falta un recibo: consulte recibos perdidos de gastos del negocio.
• Pagó costos del viaje en moneda extranjera: consulte gastos pagados en moneda extranjera.
• El viaje fue para filmar contenido: consulte gastos deducibles de creadores de contenido.
• Su negocio presenta en Canadá: consulte gastos de negocio que acepta la CRA.