Nichtansässige: Wann US-Steuer auf Geschäftseinkünfte anfällt

Auf welche US-Einkünfte zahlt ein Nichtansässiger Steuer?

Auf zwei Arten von Einkünften: Einkünfte, die mit einer US-Geschäftstätigkeit verbunden sind (Effectively Connected Income, ECI), und passive oder regelmäßig wiederkehrende Einkünfte aus US-Quellen ohne diese Verbindung (FDAP). Andere ausländische Einkünfte besteuern die USA nicht (IRS Pub 519, Kapitel 2).

Diese Regeln gelten für nicht ansässige Ausländer (Nicht-US-Bürger, die für die US-Steuer nicht in den USA ansässig sind) und für ausländische Gesellschaften.

Quellen: IRS: ECI, IRS: FDAP, Anleitung zu Form 1120-F. Manche FDAP-Einkünfte sind befreit, etwa Zinsen auf US-Bankeinlagen (Pub 519, Kapitel 3).

Wann übt ein Nichtansässiger eine US-Geschäftstätigkeit aus?

Bei persönlichen Dienstleistungen zählt Arbeit in den USA zu jedem Zeitpunkt des Jahres in der Regel mit. Für andere Tätigkeiten gibt es keine feste Grenze; der IRS wägt die Umstände ab (Pub 519, Kapitel 4).

• Arbeit in den USA. Persönliche Dienstleistungen in den USA zu irgendeinem Zeitpunkt des Jahres zählen in der Regel.
• Ein US-Geschäft betreiben. Wer in den USA ein Unternehmen besitzt und betreibt, das Dienstleistungen, Produkte oder Waren verkauft, übt eine US-Geschäftstätigkeit aus, mit einigen Ausnahmen.
• Gesellschafter sein. Hat eine Personengesellschaft, an der Sie beteiligt sind, eine US-Geschäftstätigkeit, haben Sie sie auch.
• Personen, die für Sie handeln. Auch Arbeit Ihrer Arbeitnehmer oder Vertreter in den USA kann eine US-Geschäftstätigkeit begründen. Keine Vorschrift des Gesetzes sagt, wann; es kommt auf die Umstände an (Pub 519, Kapitel 4).
• Nicht allein durch Handel. Der Handel mit Aktien oder Wertpapieren oder mit börsengehandelten Rohstoffen auf eigene Rechnung ist keine US-Geschäftstätigkeit; diese Regel gilt nicht für Händler. Dasselbe gilt für den Handel über einen unabhängigen US-Broker, solange kein US-Büro von Ihnen die Geschäfte steuert (26 U.S.C. 864(b)(2)).

Der IRS sagt außerdem, die Geschäftstätigkeit müsse „beträchtlich, fortlaufend und regelmäßig“ sein, und wendet das auch auf persönliche Dienstleistungen an (IRS: ECI). Für Dienstleistungen setzt das Gesetz eine niedrigere Schwelle: Arbeit in den USA zu irgendeinem Zeitpunkt des Jahres zählt, abgesehen von einer engen Ausnahme für kurze Arbeiten für ausländische Arbeitgeber (26 U.S.C. 864(b)). Bei anderen Tätigkeiten ist die Grenze oft unklar.

Wo entstehen Einkünfte aus Dienstleistungen?

Dort, wo die Arbeit ausgeführt wird. Nicht dort, wo der Kunde sitzt, der Vertrag unterschrieben wurde oder Sie bezahlt werden (Pub 515, Source of income).

Arbeit, die ein Nichtansässiger für US-Kunden außerhalb der USA leistet, gilt daher in der Regel als ausländische Einkünfte, und die USA besteuern sie nicht. Wenn Sie an beiden Orten arbeiten, teilen Sie die Einkünfte nach den Umständen auf, oft nach Tagen: US-Arbeitstage geteilt durch alle Arbeitstage (Pub 519, Kapitel 2).

Was gilt für Waren und Lizenzgebühren?

Hier gelten andere Regeln. Waren werden dort zugeordnet, wo sie verkauft oder hergestellt werden, Lizenzgebühren dort, wo das Recht genutzt wird (Pub 519, Kapitel 2).

• Waren, die Sie kaufen und weiterverkaufen: dort, wo sie verkauft werden, in der Regel dort, wo das Eigentum auf den Käufer übergeht.
• Waren, die Sie herstellen und über die Grenze verkaufen: dort, wo sie hergestellt werden.
• Verkäufe über ein US-Büro: in der Regel Einkünfte aus US-Quellen, auch wenn die Regeln oben ins Ausland weisen.
• Lizenzgebühren für Patente, Urheberrechte und ähnliche Rechte: dort, wo das Recht genutzt wird.

Wie werden mit einem US-Geschäft verbundene Einkünfte besteuert?

Ähnlich wie die Einkünfte eines US-Unternehmens: auf den Nettogewinn, zu den Sätzen, die US-Bürger zahlen (Privatpersonen), oder zum Körperschaftsteuersatz (ausländische Kapitalgesellschaften). Privatpersonen erhalten keinen Standardabzug (außer einigen Studierenden und Auszubildenden aus Indien); nur Abzüge mit Bezug zum US-Geschäft und einige weitere mindern die Einkünfte (Pub 519, Kapitel 5).

• Privatpersonen reichen Form 1040-NR ein. Wenn Sie eine US-Geschäftstätigkeit hatten, müssen Sie die Erklärung auch dann einreichen, wenn Sie daraus keine Einkünfte hatten oder ein Steuerabkommen sie befreit (Anleitung zu Form 1040-NR).
• Ausländische Kapitalgesellschaften reichen Form 1120-F ein, nach denselben Grundsätzen (Anleitung zu Form 1120-F).
• Rechtzeitig einreichen, sonst gehen Abzüge verloren. Die Erklärung einer Privatperson muss in der Regel innerhalb von 16 Monaten nach ihrer Fälligkeit eingereicht werden, um Abzüge geltend zu machen; die einer Kapitalgesellschaft innerhalb von 18 Monaten. Eine nicht ansässige Privatperson oder ausländische Kapitalgesellschaft, die nicht sicher ist, ob sie ECI hat, oder die sich auf ein Steuerabkommen beruft, kann bis zu dieser Frist vorsorglich eine Form 1040-NR oder 1120-F einreichen, um ihre Abzüge zu behalten (Pub 519, Kapitel 7, Anleitung zu Form 1120-F).
• In der Regel keine Selbstständigensteuer. Nicht ansässige Ausländer zahlen keine US-Selbstständigensteuer, es sei denn, ein Sozialversicherungsabkommen (Totalization Agreement) bindet sie an das US-System (Pub 519, Kapitel 8).
• Branch Profits Tax. Eine ausländische Kapitalgesellschaft mit einem US-Geschäft schuldet außerdem 30 % auf ihre US-Gewinne nach Steuern, die sie nicht in dieses Geschäft reinvestiert, es sei denn, ein Steuerabkommen senkt den Satz (Anleitung zu Form 1120-F, Section III).

Wie funktioniert der Steuereinbehalt bei FDAP-Einkünften?

Der US-Zahler behält 30 % des Bruttobetrags ein und führt ihn an den IRS ab. Einen niedrigeren Abkommenssatz beanspruchen Sie, indem Sie dem Zahler ein W-8-Formular geben (Pub 519, Kapitel 8).

Auch für Vergütungen, die ein nicht ansässiger selbstständiger Auftragnehmer für Leistungen in den USA erhält, gilt der Einbehalt von 30 %, sofern keine Ausnahme greift (Pub 515). Einbehaltene Steuer wird auf Ihre Form 1040-NR oder 1120-F angerechnet; um zu viel gezahlte Steuer zurückzuerhalten, müssen Sie diese Erklärung einreichen (Pub 519, Kapitel 7, Anleitung zu Form 1120-F).

Was ändern Steuerabkommen?

Ein Steuerabkommen kann die Geschäftsgewinne einer ansässigen Person befreien, sofern sie keiner US-Betriebsstätte zuzurechnen sind (Pub 519, Kapitel 9). Eine Betriebsstätte (Permanent Establishment) ist in der Regel eine feste Geschäftseinrichtung wie ein Büro, eine Zweigstelle, eine Fabrik oder ein Lager (Pub 901).

• Abkommen unterscheiden sich. Einige, darunter das kanadische, können in den USA erbrachte Dienstleistungen auch ohne feste Einrichtung als Betriebsstätte behandeln (Pub 901). Andere nutzen stattdessen einen Artikel für selbstständige persönliche Dienstleistungen mit Tagesgrenze und dem Test der „festen Einrichtung“ (fixed base). Lesen Sie das Abkommen Ihres Landes in der Abkommensliste des IRS.
• Lager und Vertreter. Das US-Musterabkommen nimmt einen Ort aus, der nur zum Lagern, Ausstellen oder Ausliefern Ihrer Waren dient. Ein US-Vertreter (außer einem unabhängigen Makler oder Agenten), der gewöhnlich Verträge abschließt, die Sie binden, gilt auch ohne Büro als Betriebsstätte (US-Musterabkommen, Artikel 5). Prüfen Sie den Artikel zur Betriebsstätte in Ihrem eigenen Abkommen.
• Sie müssen die Voraussetzungen erfüllen. Die Vorteile gelten für Ansässige des Abkommensstaats, nicht für Staatsbürger als solche (Abkommensliste des IRS). Viele Abkommen enthalten zusätzlich Tests zur Missbrauchsbegrenzung (Limitation on Benefits) (Anleitung zu Form 1120-F).
• Sie reichen trotzdem ein und legen die Position offen. Eine Abkommensbefreiung für Geschäftseinkünfte hebt die Pflicht zu Form 1040-NR oder 1120-F nicht auf. Wer geltend macht, dass ECI keiner US-Betriebsstätte zuzurechnen sind, muss der Erklärung in der Regel Form 8833 beifügen. Die Strafe für die unterlassene Offenlegung beträgt $1.000 je Verstoß, bei einer C Corporation (US-Kapitalgesellschaft, die selbst Steuern zahlt) $10.000 (Form 8833).

Wie verändert die Unternehmensform, wer zahlt?

Die Unternehmensform bestimmt, wer Steuerpflichtiger ist. Eine steuerlich nicht eigenständige LLC (Disregarded Entity) oder eine Personengesellschaft gibt die Einkünfte an ihre Eigentümer weiter, die die oben genannten Tests zu ECI und Einkunftsquelle anwenden. Eine US-Kapitalgesellschaft wird selbst besteuert, auf alle ihre Einkünfte.

• Eine steuerlich nicht eigenständige LLC wird durchschaut. Ihre Tätigkeit wird dem Eigentümer zugerechnet (26 CFR 301.7701-2(a)), und der Eigentümer erklärt ihre Posten in der eigenen Steuererklärung (Pub 519, Kapitel 7). Die Gründung einer solchen US-LLC macht ausländische Einkünfte für sich genommen nicht steuerpflichtig. Wenn ein US-Kunde Ihre LLC bezahlt, geben Sie, nicht die LLC, das W-8-Formular in Ihrem eigenen Namen ab; eine ausländische Person darf kein W-9 abgeben (Anleitung zu W-8BEN, Anleitung zu W-9).
• Eine US-Kapitalgesellschaft ist in den USA steuerpflichtig. Sie zahlt 21 % (Anleitung zu Form 1120) auf ihre weltweiten Einkünfte (26 U.S.C. 11, 61), auch auf Gewinne aus Arbeit, die ihr Eigentümer im Ausland leistet. Dividenden einer US-Kapitalgesellschaft sind Einkünfte aus US-Quellen, daher gilt für den ausländischen Eigentümer ein Einbehalt von 30 % oder der Abkommenssatz.
• Personengesellschaften behalten Steuer ein, auch ohne Barauszahlung. Der Satz beträgt 37 % für ausländische Gesellschafter, die keine Kapitalgesellschaften sind, und 21 % für Kapitalgesellschaften (IRS: Partnership withholding). Die Steuer wird im Lauf des Jahres in vier Raten mit Form 8813 gezahlt (jeweils bis zum 15. Tag des 4., 6., 9. und 12. Monats); für versäumte Raten fällt ein Strafzuschlag an. Danach wird sie mit Form 8804 und 8805 bis zum 15. Tag des 3. Monats nach Jahresende gemeldet (des 6. Monats, wenn die Bücher außerhalb der USA geführt werden). Die Gesellschafter lassen sie mit Form 8805 als Steuergutschrift anrechnen (Anleitung zu Form 8804).
• Die Standardeinstufung lässt sich ändern. Eine US-LLC ist mit einem Eigentümer steuerlich nicht eigenständig und mit zwei oder mehr eine Personengesellschaft, es sei denn, sie wählt die Besteuerung als Kapitalgesellschaft (26 CFR 301.7701-3). Eine ausländische Gesellschaft ist für die US-Steuer nicht immer eine Kapitalgesellschaft: Standardmäßig hängt es davon ab, ob ihre Eigentümer beschränkt haften, und viele können wählen (26 CFR 301.7701-3(b)(2)). Eine als Personengesellschaft besteuerte Gesellschaft gibt ihre ECI an ihre Gesellschafter weiter und behält auf die Anteile ausländischer Gesellschafter Steuer ein (IRS: Partnership withholding).
• Ein US-Rechtsträger, der an eine ausländische Person zahlt, ist der Einbehaltungspflichtige (Withholding Agent). Wenn er Dividenden an einen ausländischen Eigentümer oder Honorare für Arbeit in den USA zahlt, muss er Steuer einbehalten und Form 1042 und 1042-S einreichen, und er haftet persönlich für Steuer, die er hätte einbehalten müssen (Pub 515).
• Keine S Corporation. Ein nicht ansässiger Ausländer kann kein Gesellschafter einer S Corporation (US-Kapitalgesellschaft mit Besteuerung auf Gesellschafterebene) sein (IRS: S corporations).

Welche Formulare verlangen US-Zahler und der IRS?

Quellen: W-8BEN, W-8BEN-E, W-8ECI, 8233, Pub 519, Kapitel 5, 7 und 8, Pub 515, Anleitung zu Form 1120-F.

Folgen die Bundesstaaten denselben Regeln?

Nicht unbedingt. Viele Bundesstaaten besteuern Einkünfte aus dem Bundesstaat nach eigenen Regeln, und manche erkennen US-Steuerabkommen nicht an (Abkommensliste des IRS). Prüfen Sie jeden Bundesstaat, in dem Sie Einkünfte erzielen.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar. Ana lebt in einem Land mit Steuerabkommen mit den USA und ist für die US-Steuer nicht in den USA ansässig. Sie berät US-Kunden im eigenen Namen, ohne US-Gesellschaft. Sie verdient $120.000 an Honoraren in 240 Arbeitstagen.

Fall 1: alle Arbeit von zu Hause im Ausland. Die gesamten $120.000 sind ausländische Einkünfte, weil die Arbeit außerhalb der USA geleistet wurde. Sie hat keine ECI und zahlt keine US-Einkommensteuer darauf; ohne weitere US-Tätigkeit oder US-Einkünfte muss sie auch keine US-Steuererklärung einreichen. Ihre Kunden bitten um Form W-8BEN; es sollte nichts einbehalten werden, da die Honorare keine Einkünfte aus US-Quellen sind.

Fall 2: 60 der 240 Arbeitstage bei Kunden in den USA.

Befreit ihr Abkommen Geschäftsgewinne und hat sie keine US-Betriebsstätte, können die $30.000 befreit sein. Sie reicht trotzdem Form 1040-NR mit Form 8833 ein. Ob 60 Tage bei Kunden eine Betriebsstätte begründen, hängt vom Wortlaut ihres Abkommens und von den Umständen ab, zum Beispiel davon, ob ihr regelmäßig ein Büro zur Verfügung steht.

Ihre US-Tage zählen auch für den Test zur Ansässigkeit in den USA, und ein in den USA Ansässiger wird mit seinem weltweiten Einkommen besteuert (Pub 519, Kapitel 1).

Fall 3: Sie rechnet über eine US-Kapitalgesellschaft ab. Die Kapitalgesellschaft ist in den USA mit ihrem weltweiten Gewinn steuerpflichtig, auch mit dem Gewinn aus der Arbeit, die Ana im Ausland leistet. Eine angemessene Vergütung, die sie Ana für diese Arbeit zahlt, ist für die Kapitalgesellschaft in der Regel abzugsfähig (26 U.S.C. 162) und für Ana Einkünfte aus ausländischen Quellen (Pub 515); was übrig bleibt, wird in der Kapitalgesellschaft besteuert. Dividenden, die sie an Ana zahlt, unterliegen dem US-Einbehalt.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie verbringen lange Zeiträume in den USA. Dann können Sie für die US-Steuer in den USA ansässig werden. Wenn Sie in Kanada ansässig sind, lesen Sie Snowbirds und US-Ansässigkeit; andernfalls grenzüberschreitende Steuern.
• Sie besitzen eine US-LLC mit einem Mitglied. Lesen Sie Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum.
• Sie leben in Kanada und besitzen eine US-LLC. Lesen Sie Kanadischer Eigentümer einer US-LLC.
• Sie wählen als in Kanada Ansässiger eine Unternehmensform für ein US-Geschäft. Lesen Sie US-Geschäft für in Kanada Ansässige.
• Sie möchten eine Form 1040-NR, 1120-F oder Abkommensposition prüfen lassen. Lesen Sie grenzüberschreitende Steuern.
• Sie gründen eine US-Gesellschaft. Lesen Sie Unternehmensgründung.