Kanadischer Freelancer mit US-Kunden: Welche Steuererklärungen?

Muss ich meinen US-Kunden GST/HST berechnen?

Ein kanadischer Freelancer behandelt eine qualifizierende Dienstleistung an einen nicht ansässigen US-Kunden in der Regel als nullbesteuert (zero-rated). Nullbesteuert heißt: ein steuerpflichtiger Umsatz, auf den keine GST/HST berechnet wird. Es heißt nicht, dass jede Rechnung mit US-Adresse dafür qualifiziert. Die Exportregeln des Excise Tax Act und die Hinweise der CRA unterscheiden nach der Dienstleistung, dem Empfänger und danach, ob kanadisches Vermögen betroffen ist.

Eine US-Rechnungsadresse des Kunden beweist keine Nichtansässigkeit. Bewahren Sie den Vertrag, die Adresse und die Nachweise zum Wohnsitz der Vertragspartei, die Rechnung und eine Beschreibung der Arbeit auf. Die CRA verlangt, dass Lieferanten die Nichtansässigkeit des Kunden belegen. Nullbesteuerte Exportumsätze zählen für die GST/HST-Kleinunternehmergrenze mit. Wann die Registrierung beginnt, lesen Sie unter Wann Sie sich für GST/HST registrieren müssen. Wer registriert ist, muss für jeden Meldezeitraum eine GST/HST-Erklärung einreichen, auch wenn alle Umsätze nullbesteuert sind und keine Steuer anfällt.

Müssen Freelancer in Québec ihren US-Kunden QST berechnen?

Ein Freelancer in Québec behandelt eine qualifizierte Dienstleistung an einen Nichtansässigen in der Regel als nullbesteuert. Auf diesen Umsatz wird also keine QST berechnet. Revenu Québec nennt Ausnahmen für eine nicht ansässige Privatperson, die sich in Kanada aufhält, und führt bestimmte Fach- und Beratungsleistungen als nullbesteuert auf.

Prüfen Sie, wer die Leistung gekauft hat und worauf sich die Arbeit bezieht, bevor Sie eine Rechnung aus Québec als Export behandeln. Ein Vertrag mit einem US-Unternehmen über Beratung ist etwas anderes als eine Leistung, die unmittelbar mit Vermögen in Québec zusammenhängt. Bewahren Sie Nachweise zum Wohnsitz des Kunden und zur ausgeführten Arbeit auf. Zur Registrierung lesen Sie die GST/QST-Regeln von Revenu Québec und Wann Sie sich für GST/HST registrieren müssen. Ein QST-Registrierter reicht für jeden Meldezeitraum eine Erklärung ein, auch wenn keine QST zu zahlen ist.

Schulde ich US-Steuer auf Arbeit, die ich von Kanada aus für US-Kunden erledige?

Ein kanadischer Freelancer, der keine US-Person im Sinne des Steuerrechts ist und alle Leistungen in Kanada erbringt, schuldet auf diese Honorare in der Regel keine US-Bundeseinkommensteuer, nur weil der Kunde aus den USA zahlt. Der IRS ordnet Einkünfte aus persönlichen Dienstleistungen dem Ort zu, an dem die Arbeit ausgeführt wird. Wohnsitz des Kunden, Vertragsort und Zahlungskonto spielen dafür keine Rolle.

Die Regeln der US-Bundesstaaten müssen Sie auch dann gesondert prüfen, wenn Sie die gesamte Arbeit in Kanada erledigen. So ordnet Kalifornien die Dienstleistungseinkünfte eines Einzelunternehmers dem Ort zu, an dem der Kunde den Nutzen erhält, unabhängig davon, wo die Arbeit ausgeführt wird. Ob diese Regel auf einen bestimmten kanadischen Auftrag zutrifft, hängt von den Umständen ab.

Führen Sie für jedes Projekt einen Nachweis über den Arbeitsort. Umfasst ein Vertrag Arbeit in beiden Ländern, teilen Sie das Honorar nach der Arbeit in jedem Land auf. Der IRS verwendet dafür in der Regel die Arbeitstage. Die weiteren US-Regeln zu Dienstleistungseinkünften finden Sie unter Wann ausländische Eigentümer US-Steuern schulden. Eine US-Gesellschaft ist nicht schon deshalb nötig, weil Ihre Kunden in den USA sitzen. Unternehmensformen vergleichen Sie unter US-Unternehmen als in Kanada Ansässiger gründen.

Was ist Form W-8BEN, und soll ich es statt Form W-9 abgeben?

Mit Form W-8BEN (Nachweis der Nichtansässigkeit) teilt eine Privatperson einem US-Zahler mit, dass sie keine US-Person ist. Ein kanadischer Einzelunternehmer ohne US-Status kann das Formular in der Regel einem Kunden geben, der US-Steuerunterlagen für Arbeit aus Kanada verlangt. Geben Sie es dem Zahler, nicht dem IRS. Zweck und Übergabe erklärt die IRS-Anleitung zu W-8BEN.

Der IRS weist ausländische Privatpersonen, die Leistungen in den USA erbringen, an, Form 8233 oder ein anderes passendes Formular statt W-8BEN zu verwenden. Die Anleitung zu Form 8233 verlangt eine US-Steueridentifikationsnummer. Verlangt der Kunde ein W-9, erklären Sie, dass Sie eine ausländische Privatperson sind, und bieten Sie das richtige Formular an. Die IRS-Anleitung für Anforderer von W-9 hält fest, dass eine ausländische Person kein W-9 abgeben darf.

Was tun, wenn mir ein US-Kunde ein Form 1099 schickt oder auf W-9 besteht?

Ein Form 1099 (Einkommensmitteilung) oder die Aufforderung zu einem W-9 macht kanadische Arbeit nicht von selbst zu Einkünften aus US-Quellen und begründet keine US-Meldepflicht. Maßgeblich bleiben der Arbeitsort und Ihr Steuerstatus. Vergleichen Sie den Betrag auf dem Formular mit Ihren Rechnungen. Bitten Sie den Zahler, seine Angaben zu korrigieren, falls er Sie als US-Empfänger gemeldet hat. Die Quellenregel des IRS gilt weiterhin, und die W-9-Bestätigung ist für US-Personen gedacht.

Bewahren Sie das Form 1099, Ihr W-8BEN, den Schriftverkehr mit dem Zahler und den Nachweis Ihres Arbeitsorts auf. Geben Sie die Einkünfte in Kanada auch dann an, wenn das Formular des Zahlers falsch ist. Hat der Zahler tatsächlich US-Steuer einbehalten, prüfen Sie anhand von US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier einbehalten, ob eine Erstattung oder eine kanadische Steuergutschrift möglich ist.

Wann muss ich Form 1040-NR in den USA einreichen?

Ein kanadischer Freelancer ohne US-Ansässigkeit reicht in der Regel Form 1040-NR ein, wenn er in den USA ein Gewerbe betreibt (engaged in a US trade or business). Auch persönliche Dienstleistungen in den USA können das begründen. Laut Einreichungsanleitung des IRS kann eine Erklärung auch dann nötig sein, wenn ein Abkommen die Einkünfte von der US-Steuer befreit. Andere Einkünfte aus US-Quellen mit zu geringem Einbehalt oder ein Erstattungsantrag können ebenfalls eine Erklärung erfordern.

Eine enge gesetzliche Ausnahme nimmt Leistungen in den USA vom US-Gewerbe aus. Voraussetzung: Sie halten sich im Steuerjahr insgesamt höchstens 90 Tage in den USA auf, die Vergütung für diese Leistungen beträgt insgesamt höchstens US$3.000, und der Vertrag besteht mit einer qualifizierten ausländischen Person oder mit der ausländischen Niederlassung einer US-Person. Ein direkter Vertrag mit einem US-Kunden für dessen US-Büro erfüllt diese Ausnahme nicht.

Wer sich in der Erklärung auf ein Abkommen beruft, muss unter Umständen auch Form 8833 einreichen. Die IRS-Anleitung nennt Ausnahmen. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Steuerbefreiung die Pflicht zur Einreichung aufhebt.

Was ändert sich, wenn ich für die Arbeit in die USA reise?

Arbeit während eines US-Aufenthalts gilt in der Regel als Dienstleistungseinkünfte aus US-Quellen. Damit ändert sich die Analyse der US-Steuer und von Form 1040-NR. Teilen Sie Verträge mit Arbeit an mehreren Orten nach der in jedem Land ausgeführten Arbeit auf. Führen Sie ein datiertes Verzeichnis der US-Arbeitstage, Arbeitsergebnisse, Rechnungen und Reisen. Die Hinweise des IRS zur Einkunftsquelle teilen Vergütungen für persönliche Dienstleistungen in der Regel nach Arbeitstagen zu.

Arbeit in den USA kann Form 1040-NR erfordern, auch wenn ein Abkommen die US-Bundeseinkommensteuer aufhebt. Nach dem Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA besteuern die USA die Unternehmensgewinne einer in Kanada ansässigen Person in der Regel nur, soweit sie einer US-Betriebsstätte zuzurechnen sind. Das kann eine feste Einrichtung sein, in der das Unternehmen tätig ist, etwa ein Büro. Auch längere Dienstleistungsprojekte können nach den gesonderten Tests des Abkommens eine Betriebsstätte begründen. Ein kurzer Besuch allein entscheidet weder über die Erklärungspflicht noch über die Steuer.

Erwarten Sie Arbeit in den USA, klären Sie die Abkommens- und Einbehaltungsfrage vor der ersten Zahlung. Mit Form 8233 können Sie eine abkommensrechtliche Befreiung vom Einbehalt für selbstständige Leistungen in den USA belegen. Sie unterschreiben Teil III. Der Zahler unterschreibt Teil IV und leitet das Formular innerhalb von fünf Tagen nach Annahme an den IRS weiter. Bewahren Sie eine Kopie und alle Bescheinigungen des US-Zahlers zusammen mit Ihrer späteren Steuererklärung auf. Aufenthaltsgenehmigung und Steuerregeln der Bundesstaaten müssen Sie gesondert prüfen.

Schulde ich US-Selbstständigensteuer auf Einkünfte von US-Kunden?

Eine kanadische Person, die in den USA nicht ansässig ist, schuldet in der Regel keine US-Selbstständigensteuer, nur weil ein Kunde aus den USA kommt. Der IRS erklärt, dass nicht in den USA ansässige Ausländer dieser Steuer in der Regel nicht unterliegen. Vorbehalten bleiben Sozialversicherungsabkommen. Nach dem Abkommen zwischen den USA und Kanada gehört eine in Kanada ansässige selbstständige Person in der Regel zum kanadischen System oder zu dem von Québec, auch wenn die Arbeit die Grenze überschreitet.

Arbeiten Sie in den USA und beanspruchen Sie den Schutz des kanadischen Systems oder des Systems von Québec, beantragen Sie eine Versicherungsbescheinigung: Form CPT56 für die Absicherung im CPP oder Form QUE/USA 101 für die Absicherung im QPP. Reichen Sie eine US-Erklärung ein, legen Sie eine Kopie als Nachweis der Befreiung von der US-Selbstständigensteuer bei. Die Berechnung der Beiträge zum CPP oder zum Plan von Québec finden Sie unter Wie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit besteuert werden.

Wie gebe ich Einkünfte in US-Dollar in meiner kanadischen Steuererklärung an?

Ein in Kanada ansässiger Einzelunternehmer gibt Honorare von US-Kunden als betriebliche oder freiberufliche Einkünfte in kanadischen Dollar an, in der Regel auf Form T2125 zusammen mit der T1-Erklärung. Die Anleitung der CRA zur selbstständigen Tätigkeit verlangt Brutto- und Nettobeträge in den jeweiligen Zeilen für selbstständige Einkünfte. Ein US-Form 1099 ersetzt die kanadischen Aufzeichnungen nicht.

Wer in Québec wohnt und zur Abgabe verpflichtet ist, gibt betriebliche Einkünfte außerdem in Schedule L der provinzialen TP-1-Erklärung an und legt je nach Fall Form TP-80 oder Finanzabschlüsse bei. Revenu Québec erläutert die Erklärung für Einzelunternehmer.

Rechnen Sie Einnahmen und Ausgaben um, wenn sie anfallen, in der Regel mit dem Kurs der Bank of Canada für diesen Tag. Der Income Tax Folio der CRA zur Währung erlaubt bei bestimmten Einkunftsposten einen Durchschnittskurs, wenn das praktikabel ist. Er lehnt einen Durchschnitt aber in der Regel ab, wenn die Kurse stark schwanken. Halten Sie für jede Umrechnung Kurs und Quelle fest. Zu Buchungen, Auszahlungsgebühren und späteren Kursgewinnen oder -verlusten lesen Sie Umsätze in US-Dollar und Auszahlungen von Marktplätzen.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung. In einem Kalenderjahr stellt ein Einzelunternehmer mit Wohnsitz in Québec einem US-Unternehmen US$100.000 für Beratung in Rechnung, die vollständig aus Québec erbracht wird, und hat US$20.000 Betriebsausgaben. Angenommen wird nur zur Veranschaulichung der Umrechnung, dass jeder relevante Betrag entstand, als US$1 gleich C$1,30 war. Die kanadischen Beträge wären dann C$130.000 Umsatz, C$26.000 Ausgaben und C$104.000 vor weiteren Anpassungen. Tatsächliche Vorgänge können andere Tageskurse erfordern.

Die Beratungsleistung kann bei GST/HST und QST nullbesteuert sein, wenn der Kunde nicht ansässig ist und kein Ausschluss greift. Diese Umsätze liegen über der GST/QST-Kleinunternehmergrenze. Der Freelancer muss sich daher registrieren und beide Erklärungen einreichen, obwohl keine Umsatzsteuer berechnet wird. Er bewahrt den Vertrag, den Nachweis des Kundenwohnsitzes, die Rechnungen, die Wechselkursbelege und einen Kalender auf, der keine US-Arbeitstage zeigt. Die Nettoeinkünfte aus dem Betrieb gehen über Form T2125 in die Bundeserklärung und über Schedule L in die Erklärung von Québec. Der US-Kunde kann Form W-8BEN erhalten. Die Honorare allein erfordern in der Regel kein Form 1040-NR. Reist der Freelancer später in die USA, um einen Teil des Vertrags dort zu erfüllen, ändert das die Analyse von Einkunftsquelle und Erklärungspflicht.

Anders bei Ihnen?

• Sie haben in den USA gearbeitet, US-Steuer wurde einbehalten oder Ihre Abkommensposition muss geprüft werden: Stellen Sie Reisedaten, Verträge, Rechnungen, Zahlerformulare und Bescheinigungen über den Steuereinbehalt für die grenzüberschreitende Steuerberatung zusammen. Bei einer Zahlung mit Einbehalt beginnen Sie mit US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier einbehalten.
• Sie sind US-Staatsbürger, Inhaber einer Green Card oder möglicherweise in den USA steuerlich ansässig: Die obige Antwort für Nichtansässige trifft womöglich nicht zu. Nutzen Sie die grenzüberschreitende Steuerberatung.
• Sie sind in Wahrheit Arbeitnehmer des US-Unternehmens: Siehe Arbeiten über die Grenze.
• Sie stellen Rechnungen über eine Kapitalgesellschaft oder erwägen eine US-LLC: Siehe US-Unternehmen als in Kanada Ansässiger gründen.
• Sie brauchen den GST/HST-Registrierungstest: Siehe Wann Sie sich für GST/HST registrieren müssen.
• Sie haben ein US-Bank- oder Zahlungskonto: Prüfen Sie Meldung von ausländischem Vermögen und verbundenen Unternehmen.