Lohnabrechnungsanbieter im Jahr wechseln, ohne die W-2 zu stören

Kann ich den Lohnabrechnungsanbieter mitten im Quartal oder im Jahr wechseln?

Ja. Es gibt keinen vorgeschriebenen Wechseltermin, und im Allgemeinen haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer, nicht der Anbieter (Publication 15, Abschnitt 16). Der Termin bestimmt, wie viel Verlauf übertragen werden muss, denn Erklärungen folgen dem Kalenderquartal, Einzahlungen folgen den Zahltagen und Formulare W-2 folgen dem Kalenderjahr.

Am saubersten sind die erste Lohnabrechnung eines Kalenderjahres oder der erste Tag eines Quartals. Hat der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) Ihnen schriftlich mitgeteilt, dass Sie Form 944 (jährliche Lohnsteuererklärung) einreichen sollen, deckt eine Jahreserklärung das Jahr ab, und die Zeilen zu den Quartalen gelten nicht (Publication 15).

Rechnen Sie jeden Zahltag nur in einem System ab. Die Bundessteuerschuld folgt dem Tag, an dem der Lohn gezahlt wird (Publication 15), und jedes Form W-2 meldet die im Kalenderjahr gezahlten Löhne (Anleitung zu Form W-2).

Ein Wechsel ist nicht einfach, wenn er mitten im Quartal liegt, der alte Anbieter Unterlagen nicht herausgibt, die Summen seit Jahresbeginn nicht zu bereits eingereichten Erklärungen passen oder Arbeitnehmer in mehr als einem Bundesstaat arbeiten. Tragen Sie vor dem Termin zusammen: das Lohnjournal jedes Arbeitnehmers seit Jahresbeginn, eingereichte Erklärungen, Einzahlungshistorie, Formulare zum Einbehalt, Kontonummern der Bundesstaaten und Ihren EFTPS-Zugang.

Wer ist für die Lohnsteuern verantwortlich, während ich den Anbieter wechsle?

Im Allgemeinen Sie. Ein Lohnabrechnungsdienstleister oder Reporting Agent (auf Form 8655 bevollmächtigt, in Ihrem Namen Erklärungen einzureichen und Einzahlungen zu leisten) arbeitet unter Ihrer EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) und haftet nicht als Arbeitgeber oder Vertreter des Arbeitgebers für Ihre Steuern auf Arbeitsverhältnisse (Publication 15, Abschnitt 16). Eine Certified Professional Employer Organization (CPEO, zertifizierter Dienstleister, der Arbeitgeberpflichten übernimmt) haftet im Allgemeinen allein für Löhne, die sie an Beschäftigte am Einsatzort zahlt. Für Löhne, die sie an andere Arbeitskräfte zahlt, können aber Sie und sie beide haften, und ein Vertreter auf Form 2678 teilt die Haftung mit Ihnen (IRS: Übersicht über Vereinbarungen mit Dritten).

Die Haftung kann persönlich sein. Ein Einzelunternehmer haftet persönlich für die Steuer auf Arbeitsverhältnisse, und Gesellschafter einer Personengesellschaft haften meist für deren Schulden (IRM 5.17.7). In jedem Unternehmen kann eine verantwortliche Person, die einbehaltene Steuer vorsätzlich nicht abführt, 100 % davon als Trust Fund Recovery Penalty (persönliche Haftung für nicht abgeführte einbehaltene Steuern) schulden (26 U.S.C. 6672), und wer andere Gläubiger bezahlt, obwohl das Unternehmen die Steuer nicht zahlen kann, liefert damit ein Indiz für Vorsatz (IRS). Der IRS hat im Allgemeinen 3 Jahre ab 15. April des nächsten Jahres, oder ab dem Einreichungsdatum, falls es später liegt, um sie festzusetzen, und ohne Frist, solange die Erklärung nicht eingereicht ist (IRM 5.7.3). Wer als verantwortlich gilt, steht in der Trust Fund Recovery Penalty.

Ein Wechsel öffnet drei Lücken:

• Eine Einzahlung, die niemand leistet. Einzahlungen für die letzten Zahltage des alten Anbieters können fällig werden, nachdem sein Dienst endet.
• Eine Erklärung, die niemand einreicht. Jeder Anbieter kann annehmen, dass der andere das gemeinsame Quartal einreicht.
• Schreiben, die niemand sieht. Der IRS schreibt an die hinterlegte Adresse und rät dringend, dass der Arbeitgeber dort seine eigene Adresse führt, nicht die des Anbieters (IRS: Lohnabrechnungsaufgaben auslagern).

Lassen Sie den Dienst des alten Anbieters aktiv, bis seine letzte Einzahlung und seine letzte Erklärung bestätigt sind. Hat der alte Anbieter das Geld genommen und nicht gezahlt, lesen Sie was zu tun ist, wenn ein Lohnabrechnungsanbieter Ihre Steuern nicht eingezahlt hat.

Was sollte ich bei einem neuen Lohnabrechnungsanbieter außer Preis und Support vergleichen?

Vergleichen Sie, wer einreicht, wer einzahlt und auf wessen Namen jedes Konto läuft. Preis und Support ändern nichts daran, dass Sie die Steuer schulden. Fragen Sie:

• Reicht er unter Ihrer EIN ein und zahlt er unter ihr über EFTPS ein? Dann sehen Sie jede Zahlung (Publication 15).
• Teilt er Ihnen, wenn er ein Reporting Agent ist, schriftlich mit, dass Sie verantwortlich bleiben? Ein Reporting Agent muss das bei Vertragsbeginn und danach mindestens vierteljährlich sagen und Ihnen die Anmeldung bei EFTPS empfehlen (Anleitung zu Form 8655).
• Lädt er die Summen seit Jahresbeginn nach Arbeitnehmer und Quartal? Und wer reicht die Erklärungen des Wechselquartals, Form 940, die W-2 und die Erklärungen der Bundesstaaten ein?
• Ist er eine Certified Professional Employer Organization oder ein Vertreter auf Form 2678? Jeder arbeitet mit einer eigenen EIN, daher unterscheiden sich Haftung und W-2 (Publication 15, Abschnitt 16). Wie sich die Vereinbarungen unterscheiden, steht in ein Lohnabrechnungsanbieter, der Ihre Steuern nicht eingezahlt hat.

Für die erstmalige Einrichtung siehe Lohnabrechnung einrichten.

Was hole ich vom alten Lohnabrechnungsanbieter ein, bevor ich gehe?

Holen Sie die Lohnunterlagen ein, bevor das alte Konto schließt. Es sind die Unterlagen des Arbeitgebers, und der IRS erwartet, dass Sie die Unterlagen zur Steuer auf Arbeitsverhältnisse mindestens vier Jahre aufbewahren (Publication 15). Was Sie wie aufbewahren, steht in Aufbewahrung von Lohnunterlagen.

Gibt der alte Anbieter die Unterlagen nicht heraus, rekonstruieren Sie die Anfangssummen aus dem letzten Lohnzettel jedes Arbeitnehmers, Ihren eingereichten Formularen 941 und 940, Ihrer EFTPS-Einzahlungshistorie und den IRS-Auszügen zu Ihren eingereichten Erklärungen und Zahlungen (IRS: Business-Steuerauszüge). Passen die rekonstruierten Löhne und die Steuer nicht zu den eingereichten Formularen 941, laden Sie sie noch nicht; stimmen Sie zuerst Buchhaltung und Erklärungen ab.

Welche Summen seit Jahresbeginn braucht der neue Lohnabrechnungsanbieter, und was geht schief, wenn er bei null beginnt?

Der neue Anbieter braucht die Summen jedes Arbeitnehmers vom 1. Januar bis zum letzten Zahltag des alten Anbieters. Reicht er unter Ihrer EIN ein, zählen Lohngrenzen und Schwellenwerte alle Löhne, die Sie im Jahr gezahlt haben, wer auch immer die Lohnabrechnung gemacht hat. Verlassen Sie eine Certified Professional Employer Organization, gelten Sie für die Bemessungsgrenzen bei Social Security und FUTA als deren Nachfolger-Arbeitgeber, sodass auch die von ihr gezahlten Löhne zählen (26 U.S.C. 3511(b)).

Reicht der neue Anbieter ein Quartal ein, das vor dem Wechsel begann, braucht er auch die Löhne und die Steuerschuld dieses Quartals nach Zahltag, nicht nur die Summe seit Jahresbeginn. Prüfen Sie die Anfangssummen mit dem letzten Lohnjournal des alten Anbieters, bevor die erste Lohnabrechnung läuft. Bereits zu Unrecht erhobene Steuer korrigieren Sie wie in eine Lohnabrechnung korrigieren.

Wie funktionieren Form 941 und Steuereinzahlungen, wenn zwei Anbieter ein Quartal teilen?

Reichen die Anbieter unter Ihrer EIN ein, reicht das Unternehmen eine Form 941 für das Quartal ein, die jeden in ihm gezahlten Lohn abdeckt, welcher Anbieter auch immer die Lohnabrechnung gemacht hat. Publication 15 sagt, dass Sie je Erklärungszeitraum nicht mehr als eine Erklärung einreichen und nicht mehr als ein Quartal auf einer Form 941 melden sollen (Publication 15). Jede Form 941 ist der letzte Tag des ersten Monats nach jedem Quartal fällig, daher kann das letzte Quartal des alten Anbieters auch nach dem Wechseltermin noch fällig sein.

• Der Einzahlungsplan ist Ihrer. Geben Sie dem neuen Anbieter den monatlichen oder den halbwöchentlichen Plan (Semiweekly), den Sie bereits nutzen; wie er festgelegt wird, steht in Lohnabrechnung einrichten.
• Die Schuldaufstellung muss beide Anbieter abdecken. Außer wenn Zeile 12 für dieses oder das letzte Quartal unter $2.500 liegt und keine Einzahlung am Folgetag galt, muss die Gesamtsteuer in Zeile 12 der gesamten Schuld in Zeile 16 (monatlicher Einzahler) oder auf Schedule B (halbwöchentlicher Einzahler) entsprechen. Zeile 13, Einzahlungen insgesamt, zählt jede Einzahlung, von beiden Anbietern. Fehlen in der Schuldaufstellung die Zahltage des alten Anbieters, passt Zeile 12 nicht, und Einzahlungen werden womöglich nicht als rechtzeitig gezählt (Anleitung zu Form 941).
• Form 940 ist eine Jahreserklärung, fällig 31. Januar nach dem Lohnjahr. Die ersten $7.000, die an jeden Arbeitnehmer gezahlt werden, zählen über beide Anbieter hinweg.
• Form 8655 gilt nach Zeitraum. Die Vollmacht eines Reporting Agent zur Einreichung beginnt mit dem Quartal, das für eine Quartalserklärung genannt ist, oder dem Jahr, das für eine Jahreserklärung wie Form 940 genannt ist, und seine Vollmacht zur Einzahlung beginnt mit einem Monat (Anleitung zu Form 8655).

Die Bundesregeln legen Form 941 auf den Arbeitgeber. Sie sagen nicht, welcher Anbieter ein gemeinsames Quartal einreicht oder wie die Einzahlungen eines Monats auf zwei Anbieter aufzuteilen sind. Wer einreicht, braucht Löhne und Steuerschuld des anderen Anbieters nach Zahltag; wählen Sie also die Partei, die diese Unterlagen am zuverlässigsten beschaffen kann. Klären Sie vor dem Wechseltermin schriftlich: wer die Form 941 des Wechselquartals einreicht; für welche Zahltage jeder Anbieter einzahlt, einschließlich der letzten vor dem Wechsel; wie der alte Anbieter Löhne und Schuld nach Zahltag übergibt; und wer die W-2 und Form 940 einreicht. Bei versäumten Einzahlungen oder Erklärungen siehe Rückstand bei den Lohnsteuern.

Wer stellt nach einem Wechsel mitten im Jahr die W-2 aus?

Planen Sie ein Form W-2 pro Arbeitnehmer mit dem Lohn des ganzen Jahres ein, und klären Sie vor dem Wechseltermin schriftlich, welcher Anbieter es ausstellt. Der Arbeitgeber muss jedem Arbeitnehmer das Form W-2 aushändigen und Form W-2 und Form W-3 einreichen, auch wenn ein Anbieter das erledigt. Die Frist für beides ist 1. Februar 2027 (Anleitung zu Form W-2).

Formulare W-2 melden die im Kalenderjahr gezahlten Löhne, daher müssen die Formulare eines Arbeitnehmers zusammen das ganze Jahr zeigen, nicht nur die Monate seit dem Wechsel. Die Anleitung erlaubt ein zweites Form W-2 für einen Arbeitnehmer, zum Beispiel für zusätzliche Codes in Feld 12 oder andere Vergütungen, das nur Posten zeigt, die nicht auf dem ersten stehen, und sagt, dass dieselben Steuerdaten nicht auf mehr als einer Copy A gemeldet werden sollen. Sie beschreibt nicht, den Lohn eines Jahres auf zwei Formulare aufzuteilen. Stellen beide Anbieter Formulare aus, vereinbaren Sie, bevor einer einreicht, wie sie gemeinsam mit den Formularen 941 abgeglichen werden, damit nichts doppelt gemeldet wird oder fehlt. Der Anbieter, der die Formulare W-2 ausstellt, braucht jeden Zahltag des Jahres, durch eigene Läufe oder durch das Laden der Summen seit Jahresbeginn, und sein Form W-3 sollte zu den Formularen 941 passen (siehe die Prüfungen unten).

Name und EIN auf den Formularen W-2 und W-3 sollten dieselben sein wie auf den für das Unternehmen eingereichten Formularen 941, und eine andere EIN, die dieses Jahr auf einer Form 941 verwendet wurde, gehört in Feld h von Form W-3. Hat eine Certified Professional Employer Organization oder ein Vertreter auf Form 2678 dem Arbeitnehmer unter eigener EIN ebenfalls Lohn gezahlt, reicht jeder eine Form 941 ein und stellt Formulare W-2 für den von ihm gezahlten Lohn aus (Publication 15, Abschnitt 16; IRS: Übersicht über Vereinbarungen mit Dritten).

Was ändere ich beim IRS, wenn ich den Lohnabrechnungsanbieter wechsle?

Vier Dinge: die Vollmacht für den Reporting Agent, Ihren EFTPS-Zugang, die hinterlegte Adresse und Ihre Sicht auf das Konto.

Was passiert mit meinen Konten des Bundesstaates für Einbehalt und Arbeitslosenversicherung?

Die Konten gehören im Allgemeinen Ihrem Unternehmen, ein Wechsel ändert also, wer meldet und zahlt, nicht, wer schuldet. Jeder Bundesstaat führt sein eigenes Programm und seine eigene Steuer zur Arbeitslosenversicherung (DOL) und legt Bemessungsgrenze und Sätze selbst fest (DOL).

Geben Sie dem neuen Anbieter die Kontonummern jedes Bundesstaates für Einbehalt und Arbeitslosenversicherung, Ihren zugewiesenen Satz zur Arbeitslosenversicherung, die steuerpflichtigen Löhne des Bundesstaates seit Jahresbeginn und die Einreichungshäufigkeit. Führen Sie die steuerpflichtigen Löhne des Bundesstaates getrennt von den FUTA-Löhnen, weil die Grenzen abweichen können. Prüfen Sie die Regeln jeder Behörde des Bundesstaates dazu, einen Lohnabrechnungsbevollmächtigten zuzulassen; sie unterscheiden sich je nach Bundesstaat, und diese Seite behandelt sie nicht.

Die volle Zahlung der Steuer des Bundesstaates bis zum Fälligkeitstermin von Form 940 und auf dieselben Löhne ist Bedingung für die höchste Gutschrift gegen FUTA (IRS: Topic 759). Halten Sie die Zahlungen an den Bundesstaat daher während des Wechsels pünktlich und auf den richtigen Löhnen. Für Kalifornien siehe Lohnsteuern in Kalifornien und Einrichtung beim EDD. Für Arbeitnehmer in anderen Bundesstaaten siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.

Wie prüfe ich, ob der Wechsel geklappt hat?

Vergleichen Sie die Berichte des neuen Anbieters mit den alten und mit dem IRS-Konto, an vier Punkten.

Prüfen Sie außerdem, dass die Löhne für Social Security keines Arbeitnehmers $184.500 überschreiten und dass das Form W-2 jedes Arbeitnehmers, oder mehrere Formulare W-2 zusammen, jede Summe seit Jahresbeginn einmal zeigen. Bewahren Sie Ihren Abgleich samt Grund für jede Abweichung auf, falls der IRS oder die Social Security Administration (US-Sozialversicherungsbehörde) fragt. Nach der Einreichung zeigt der Kontoauszug, dass Zahlungen und Erklärung verbucht sind, und der IRS vergleicht die Formulare 941 mit den W-2-Daten, die an die Social Security Administration gesendet wurden (IRS: Business-Steuerauszüge).

Wie übernehme ich den Wechsel in meine Buchhaltung, ohne ein Quartal doppelt zu buchen?

Buchen Sie jeden Zahltag einmal, vom Anbieter, der ihn abgerechnet hat. Behandeln Sie das Laden der Summen seit Jahresbeginn beim neuen Anbieter als Anfangssummen, nicht als Lohnabrechnungen.

1. Buchen Sie jeden Lauf des alten Anbieters aus seinem Lohnjournal, bis zu seinem letzten Zahltag.
2. Buchen Sie jeden Lauf des neuen Anbieters aus seinem Lohnjournal, ab seinem ersten Zahltag.
3. Sind die früheren Monate bereits gebucht, buchen Sie die Summen seit Jahresbeginn nicht noch einmal: Eine Buchung aus einem Bericht seit Jahresbeginn wiederholt sie. Wurden sie nie gebucht, sind die Lohnjournale des alten Anbieters die Quelle dafür.
4. Richten Sie jeden Datenfeed des Anbieters in die Buchhaltung ab dem Wechseltermin auf den neuen Anbieter.
5. Stimmen Sie zum Quartalsende die Lohnverbindlichkeitskonten mit Form 941 und den EFTPS-Zahlungen ab. Ein Saldo, der dem Quartal eines Anbieters entspricht, kann bedeuten, dass ein Quartal doppelt erfasst wurde oder fehlt.

Die Buchungen stehen in Buchungssätze für die Lohnabrechnung. Salden, die sich nicht ausgleichen, behandelt Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht ausgleichen.

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden; alle Beträge sind in US-Dollar.

Wechsel am ersten Tag eines Quartals

Eine Bäckerei mit sechs Beschäftigten wechselt am 1. Juli. Der neue Anbieter lädt für jeden Arbeitnehmer die Löhne von Januar bis Juni, den Einbehalt und die Löhne für Social Security, Medicare und FUTA. Der alte Anbieter reicht weiterhin die Form 941 für das zweite Quartal ein, fällig am 31. Juli. Die Form 941 für das dritte Quartal deckt nur Lohnabrechnungen des neuen Anbieters ab, und jedes W-2 zeigt das ganze Jahr, weil der neue Anbieter von den alten Summen ausgegangen ist.

Wechsel mitten im Quartal

Dem Eigentümer einer S Corporation wurden bis zum 15. August, dem Wechseltermin, $70.000 Gehalt gezahlt, und die Zahlen des alten Anbieters zeigen, dass die FUTA-Bemessungsgrenze von $7.000 bereits erreicht ist. Das dritte Quartal begann am 1. Juli, also muss seine Form 941 die Lohnabrechnungen des alten Anbieters für Juli und Anfang August enthalten. Die beiden Anbieter vereinbaren, dass der neue sie einreicht und der alte die Schuld nach Zahltag übergibt. Würde der Eigentümer bei null beginnen, zeigte das W-2 nur den Lohn seit dem 15. August, mit Summen, die nicht zu den Formularen 941 passen. Außerdem würde der neue Anbieter FUTA erneut auf die ersten $7.000 erheben, etwa $42 beim Nettosatz von 0,6 % (mehr in einem Bundesstaat mit Gutschriftkürzung).

Die letzte Einzahlung wirkt verspätet

Die Eigentümerin eines Ladens verlässt einen Anbieter, dessen letzte Einzahlung verspätet wirkt. Sie meldet sich vor dem Wechseltermin unter eigenem Namen bei EFTPS an, und die PIN kommt in fünf bis sieben Werktagen per Post. Vor dem Schließen des alten Kontos prüft sie die Zahlungshistorie gegen die Einzahlungen, die ihr Plan verlangte. Jede Einzahlung ist da, aber die letzte wurde zwei Tage nach ihrem Fälligkeitstermin verbucht. Sie hält Datum und Betrag fest und lässt das alte Konto offen, bis die letzte Erklärung eingereicht ist.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie wechseln mitten im Quartal oder Monat, der alte Anbieter hat Einreichungen versäumt oder gibt Unterlagen nicht heraus, oder die Summen seit Jahresbeginn passen nicht zu den W-2 oder zum ersten Lohnjournal des neuen Anbieters: Wer das gemeinsame Quartal einreicht, wie die Summen seit Jahresbeginn aufgebaut werden und wie die Lohnabrechnung in Ihrer Buchhaltung landet, ohne ein Quartal doppelt zu buchen, hängt alles von den Unterlagen des alten Anbieters ab. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben bereits gewechselt, und die Lohnverbindlichkeitskonten in Ihrer Buchhaltung passen nicht zu den Formularen 941 oder den EFTPS-Zahlungen, oder ein Quartal wirkt doppelt erfasst oder fehlt: Die Korrektur beginnt bei den Lohnjournalen beider Anbieter und beim IRS-Konto. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung und Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht ausgleichen.
• Der alte Anbieter hat das Geld genommen und nicht eingezahlt, oder die Vereinbarung ist eine Professional Employer Organization oder ein Vertreter auf Form 2678: siehe ein Lohnabrechnungsanbieter, der Ihre Steuern nicht eingezahlt hat; dort werden auch die Vereinbarungen verglichen.
• Sie haben Einzahlungen oder Erklärungen versäumt, ein Schreiben zu einem Strafzuschlag erhalten, oder ein IRS-Beamter möchte sich wegen unbezahlter Lohnsteuer mit Ihnen treffen: siehe Rückstand bei den Lohnsteuern und die Trust Fund Recovery Penalty.
• Eine bereits eingereichte Erklärung oder ein W-2 zeigt falsche Beträge: siehe eine Lohnabrechnung korrigieren.
• Sie wechseln von einem Anbieter zur eigenen Lohnabrechnung oder umgekehrt: siehe Lohnabrechnung selbst durchführen.
• Die Lohnabrechnung betrifft das Gehalt des Eigentümers einer S Corporation: siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.
• Arbeitnehmer arbeiten in Kalifornien oder in mehreren Bundesstaaten: siehe Lohnsteuern in Kalifornien und Einrichtung beim EDD und Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.