Cambiar de proveedor de nómina a mitad de año sin dañar los W-2

¿Puedo cambiar de proveedor o de empresa de nómina a mitad de un trimestre o del año?

Sí. No hay una fecha de cambio obligatoria, y por lo general el empleador, no el proveedor, sigue siendo responsable del impuesto de nómina (Publication 15, sección 16). La fecha determina cuánto historial hay que trasladar, porque las declaraciones siguen el trimestre calendario, los depósitos siguen las fechas de pago y los Forms W-2 siguen el año calendario.

Las fechas más limpias son la primera nómina de un año calendario o el primer día de un trimestre. Si el IRS le indicó por escrito que presente el Form 944, una declaración anual cubre el año y las filas de trimestres no aplican (Publication 15).

Procese cada fecha de pago en un solo sistema. La obligación tributaria federal sigue la fecha en que se pagan los sueldos (Publication 15), y cada Form W-2 declara los sueldos pagados en el año calendario (instrucciones del W-2).

El cambio no es sencillo cuando cae a mitad de un trimestre, cuando el proveedor anterior no entrega los registros, cuando los totales acumulados no coinciden con las declaraciones ya presentadas o cuando los empleados trabajan en más de un estado. Reúna antes de la fecha: el registro acumulado de cada empleado, las declaraciones presentadas, el historial de depósitos, los formularios de retención, los números de las cuentas estatales y su acceso a EFTPS.

¿Quién es responsable de los impuestos de nómina mientras cambio de proveedor?

Por lo general, usted. Un proveedor de servicios de nómina o agente declarante (autorizado con el Form 8655 para presentar declaraciones y hacer depósitos en su nombre) trabaja bajo su EIN (número de identificación del empleador) y no es responsable, como empleador ni como agente del empleador, de sus impuestos sobre el empleo (Publication 15, sección 16). Una organización profesional de empleadores certificada es, por lo general, la única responsable de los sueldos que paga a los empleados del lugar de trabajo, pero usted y ella pueden ser ambos responsables de los sueldos que paga a otros trabajadores, y un agente con el Form 2678 comparte la responsabilidad con usted (cuadro de arreglos con terceros del IRS).

La responsabilidad puede ser personal. Un propietario único es personalmente responsable del impuesto sobre el empleo, y los socios generales por lo común lo son de las deudas de la sociedad de personas (IRM 5.17.7). En cualquier negocio, una persona responsable que deje de entregar de manera intencional el impuesto retenido puede deber 100% de ese impuesto (26 U.S.C. 6672), y pagar a otros acreedores cuando el negocio no puede pagar el impuesto es un indicio de intencionalidad (IRS). Por lo general, el IRS tiene 3 años contados desde el 15 de abril del año siguiente, o desde la fecha de presentación si es posterior, para determinarla, sin límite mientras la declaración no se haya presentado (IRM 5.7.3). Quiénes cuentan como responsables se explica en la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso.

Un cambio abre tres vacíos:

• Un depósito que nadie hace. Los depósitos de las últimas fechas de pago del proveedor anterior pueden vencer después de que termine su servicio.
• Una declaración que nadie presenta. Cada proveedor puede suponer que el otro presenta el trimestre compartido.
• Avisos que nadie ve. El IRS escribe al domicilio registrado y recomienda con firmeza que el empleador mantenga allí su propio domicilio, no el del proveedor (IRS: subcontratar las funciones de nómina).

Mantenga activo el servicio del proveedor anterior hasta confirmar su último depósito y su última declaración. Si el proveedor anterior se quedó con el dinero y no pagó, vea qué hacer cuando un proveedor de nómina no depositó sus impuestos.

¿Qué debo comparar en un proveedor de nómina nuevo además del precio y la atención?

Compare quién presenta, quién deposita y a nombre de quién está cada cuenta. El precio y la atención no cambian que el impuesto lo debe usted. Pregunte:

• ¿Presenta y deposita con su EIN, a través de EFTPS? Así usted puede ver cada pago (Publication 15).
• Si es un agente declarante, ¿le dice por escrito que usted sigue siendo responsable? Un agente declarante debe decirlo cuando comienza el acuerdo y al menos cada trimestre después, y recomendarle que se inscriba en EFTPS (instrucciones del Form 8655).
• ¿Cargará los totales acumulados por empleado y por trimestre? Y, ¿quién presenta las declaraciones del trimestre del cambio, el Form 940, los W-2 y las declaraciones estatales?
• ¿Es una organización profesional de empleadores certificada o un agente con el Form 2678? Cada uno usa su propio EIN, por lo que la responsabilidad y los W-2 cambian (Publication 15, sección 16). En qué se diferencian estos arreglos se explica en un proveedor de nómina que no depositó sus impuestos.

Para la configuración inicial, vea cómo configurar la nómina.

¿Qué reúno del proveedor de nómina anterior antes de irme?

Reúna los registros de nómina antes de que se cierre la cuenta anterior. Son registros del empleador, y el IRS espera que usted conserve los registros de impuestos sobre el empleo por al menos cuatro años (Publication 15). Qué conservar y cómo se explica en conservación de los registros de nómina.

Si el proveedor anterior no entrega los registros, reconstruya los totales iniciales con el último talón de pago de cada empleado, sus Forms 941 y 940 presentados, su historial de depósitos de EFTPS y las transcripciones del IRS de sus declaraciones y pagos (IRS: transcripciones del negocio). Si los sueldos y el impuesto reconstruidos no cuadran con los Forms 941 presentados, no los cargue todavía; primero concilie la contabilidad y las declaraciones.

¿Qué cifras acumuladas necesita el proveedor de nómina nuevo y qué sale mal si empieza en cero?

El proveedor nuevo necesita los totales de cada empleado desde el 1 de enero hasta la última fecha de pago del proveedor anterior. Cuando presenta con su EIN, los límites salariales y los umbrales cuentan todos los sueldos que usted pagó en el año, sin importar quién procesó la nómina. Si deja una organización profesional de empleadores certificada, usted se trata como su empleador sucesor para las bases salariales del Seguro Social y del FUTA, de modo que los sueldos que ella pagó también cuentan (26 U.S.C. 3511(b)).

Si el proveedor nuevo va a presentar un trimestre que comenzó antes del cambio, también necesita los sueldos y la obligación tributaria de ese trimestre por fecha de pago, no solo el total acumulado del año. Compare los totales iniciales con el registro final del proveedor anterior antes de que se procese la primera nómina. El impuesto que ya se cobró por error se corrige como se explica en cómo corregir un error de nómina.

¿Cómo funcionan el Form 941 y los depósitos de impuestos cuando dos proveedores comparten un trimestre?

Cuando los proveedores presentan con su EIN, el negocio presenta un solo Form 941 por el trimestre, que cubre todos los sueldos pagados en él, sin importar qué proveedor procesó la nómina. La Publication 15 indica no presentar más de una declaración por período de declaración ni declarar más de un trimestre en un Form 941 (Publication 15). Cada Form 941 vence el último día del primer mes después de cada trimestre, así que el último trimestre del proveedor anterior todavía puede vencer después de la fecha del cambio.

• El calendario de depósitos es suyo. Dé al proveedor nuevo el calendario mensual o semanal que ya usa; cómo se determina se explica en cómo configurar la nómina.
• El registro de obligaciones debe cubrir a ambos proveedores. A menos que la línea 12 sea menor de $2,500 en este trimestre o en el anterior y no se haya aplicado un depósito al día siguiente, el total de impuestos de la línea 12 debe ser igual a la obligación total de la línea 16 (depositante mensual) o del Schedule B (depositante semanal). La línea 13, total de depósitos, cuenta todos los depósitos, de cualquiera de los dos proveedores. Si el registro de obligaciones omite las fechas de pago del proveedor anterior, la línea 12 no coincidirá y es posible que los depósitos no se cuenten como puntuales (instrucciones del Form 941).
• El Form 940 es una declaración anual, que vence el 31 de enero después del año de los salarios. Los primeros $7,000 pagados a cada empleado cuentan entre ambos proveedores.
• El Form 8655 funciona por período. La autorización de un agente declarante para presentar comienza con el trimestre indicado en una declaración trimestral o con el año indicado en una anual, como el Form 940, y su autorización para depositar comienza con un mes (instrucciones del Form 8655).

Las reglas federales ponen el Form 941 a cargo del empleador. No dicen qué proveedor presenta un trimestre compartido, ni cómo dividir los depósitos de un mes entre dos proveedores. Quien presente necesita los sueldos y la obligación tributaria del otro proveedor por fecha de pago, así que elija a la parte que pueda conseguir esos registros con mayor seguridad. Acuerde por escrito, antes de la fecha del cambio: quién presenta el Form 941 del trimestre del cambio; por qué fechas de pago deposita cada proveedor, incluidas las últimas antes del cambio; cómo entrega el proveedor anterior los sueldos y la obligación tributaria por fecha de pago; y quién presenta los W-2 y el Form 940. Si hubo depósitos o declaraciones omitidos, vea atrasos en los impuestos de nómina.

¿Quién emite los W-2 después de un cambio a mitad de año?

Planee un Form W-2 por empleado con los sueldos de todo el año, y acuerde por escrito, antes de la fecha del cambio, qué proveedor lo emite. El empleador debe entregar cada Form W-2 y presentar los Forms W-2 y W-3, aunque lo haga un proveedor. La fecha límite para ambas cosas es el 1 de febrero de 2027 (instrucciones del W-2).

Los Forms W-2 declaran los sueldos pagados en el año calendario, así que los formularios de un empleado juntos deben mostrar el año completo, no solo los meses posteriores al cambio. Las instrucciones permiten un segundo Form W-2 para un empleado, por ejemplo para códigos adicionales de la casilla 12 u otra remuneración, que muestre solo los conceptos que no están en el primer formulario, y dicen que no se deben declarar los mismos datos tributarios en más de una Copy A. No describen dividir los sueldos de un año entre dos formularios. Si ambos proveedores van a emitir formularios, acuerden antes de que cualquiera presente cómo los revisarán juntos frente a los Forms 941, para que nada se declare dos veces ni se omita. El proveedor que emite los Forms W-2 necesita todas las fechas de pago del año, ya sea porque las procesó o por la carga de totales acumulados, y su Form W-3 debe cuadrar con los Forms 941 (vea las revisiones más abajo).

El nombre y el EIN de los Forms W-2 y W-3 deben ser los mismos que los de los Forms 941 presentados por el negocio, y otro EIN usado en un Form 941 este año va en la casilla h del Form W-3. Cuando una organización profesional de empleadores certificada o un agente con el Form 2678 también pagó sueldos al empleado con su propio EIN, cada uno presenta un Form 941 y emite los Forms W-2 por los sueldos que pagó (Publication 15, sección 16; cuadro de arreglos con terceros del IRS).

¿Qué cambio ante el IRS cuando cambio de proveedor de nómina?

Cuatro cosas: la autorización del agente declarante, su acceso a EFTPS, el domicilio registrado y su vista de la cuenta.

¿Qué pasa con mis cuentas estatales de retención y de desempleo?

Por lo general, las cuentas son de su negocio, así que un cambio modifica quién declara y paga, no quién debe. Cada estado administra su propio programa de desempleo y su impuesto (DOL) y fija su propia base salarial y sus tasas (DOL).

Dé al proveedor nuevo los números de las cuentas estatales de retención y de desempleo, su tasa de desempleo asignada, los sueldos gravables estatales acumulados del año y la frecuencia de presentación. Lleve los sueldos gravables estatales por separado de los sueldos de FUTA, porque las bases pueden ser distintas. Revise las reglas de la agencia de cada estado para autorizar a un agente de nómina; cambian de un estado a otro y esta página no las cubre.

Pagar el impuesto estatal completo, a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 940 y sobre los mismos sueldos, es una condición para el crédito máximo contra el FUTA (IRS: Topic 759), así que mantenga los pagos estatales puntuales y sobre los sueldos correctos durante el cambio. Para California, vea impuestos de nómina de California y configuración del EDD. Para empleados en otros estados, vea empleados en otro estado.

¿Cómo verifico que el cambio funcionó?

Compare los informes del proveedor nuevo con los del anterior y con la cuenta del IRS, en cuatro momentos.

Revise también que los sueldos del Seguro Social de ningún empleado superen $184,500 y que el Form W-2 de cada empleado, o los Forms W-2 en conjunto, muestren una sola vez cada total acumulado. Conserve su conciliación, con el motivo de cualquier diferencia, por si el IRS o la Administración del Seguro Social (SSA) la solicita. Después de presentar, la transcripción de la cuenta muestra los pagos y la declaración registrados, y el IRS compara los Forms 941 con los datos de los W-2 enviados a la SSA (IRS: transcripciones del negocio).

¿Cómo llevo el cambio a mi contabilidad sin duplicar un trimestre?

Registre cada fecha de pago una sola vez, con el proveedor que la procesó. Trate la carga de totales acumulados del proveedor nuevo como saldos iniciales, no como corridas de nómina.

1. Registre cada corrida del proveedor anterior con su registro, hasta su última fecha de pago.
2. Registre cada corrida del proveedor nuevo con su registro, desde su primera fecha de pago.
3. Si los meses anteriores ya están registrados, no registre otra vez las cifras acumuladas del año: un asiento contable armado con un informe acumulado las repite. Si nunca se registraron, los registros del proveedor anterior son la fuente.
4. Desde la fecha del cambio, apunte al proveedor nuevo cualquier conexión de datos del proveedor hacia la contabilidad.
5. Al cierre del trimestre, concilie las cuentas de obligaciones de nómina con el Form 941 y los pagos de EFTPS. Un saldo igual al trimestre de un proveedor puede significar que un trimestre se registró dos veces o se omitió.

Los asientos están en asientos contables de nómina. Los saldos que no se liquidan están en obligaciones de nómina que no se liquidan.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Cambio el primer día de un trimestre

Una panadería con seis empleados cambia el 1 de julio. El proveedor nuevo carga los sueldos de enero a junio de cada empleado, la retención y los sueldos del Seguro Social, Medicare y FUTA. El proveedor anterior todavía presenta el Form 941 del segundo trimestre, que vence el 31 de julio. El Form 941 del tercer trimestre cubre solo las nóminas del proveedor nuevo, y cada W-2 muestra el año completo porque el proveedor nuevo partió de los totales anteriores.

Cambio a mitad de un trimestre

A una propietaria de una corporación S se le han pagado $70,000 de sueldo al 15 de agosto, la fecha del cambio, y las cifras del proveedor anterior muestran que ya se alcanzó la base salarial de $7,000 del FUTA. El tercer trimestre comenzó el 1 de julio, así que su Form 941 debe incluir las nóminas de julio y de principios de agosto del proveedor anterior. Los dos proveedores acuerdan que el nuevo lo presenta y el anterior entrega la obligación tributaria por fecha de pago. Empezar a la propietaria en cero haría que el W-2 muestre solo los sueldos desde el 15 de agosto, con totales que no cuadran con los Forms 941. También haría que el proveedor nuevo cobre FUTA otra vez sobre los primeros $7,000, unos $42 a la tasa neta de 0.6% (más en un estado con reducción del crédito).

El último depósito parece tardío

Una propietaria de un taller deja un proveedor cuyo último depósito parece tardío. Se inscribe en EFTPS a su propio nombre antes de la fecha del cambio, y el PIN llega por correo en cinco a siete días hábiles. Antes de cerrar la cuenta anterior, compara el historial de pagos con los depósitos que exigía su calendario. Todos los depósitos están, pero el último se registró dos días después de su fecha de vencimiento. Anota la fecha y el monto y mantiene abierta la cuenta anterior hasta que se presente la declaración final.

¿Su caso es distinto?

• Se cambia a mitad de un trimestre o de un mes, el proveedor anterior omitió presentaciones o no entrega los registros, o los totales acumulados no cuadrarán con los W-2 ni con el primer registro del proveedor nuevo: quién presenta el trimestre compartido, cómo se arma la carga de totales acumulados y cómo entra la nómina a su contabilidad sin duplicar un trimestre dependen de los registros del proveedor anterior. Vea ayuda con la contabilidad.
• Ya cambió de proveedor y las cuentas de obligaciones de nómina de su contabilidad no coinciden con los Forms 941 ni con los pagos de EFTPS, o un trimestre parece registrado dos veces u omitido: la corrección parte de los registros de ambos proveedores y de la cuenta del IRS. Vea ayuda con la contabilidad y obligaciones de nómina que no se liquidan.
• El proveedor anterior se quedó con el dinero y no lo depositó, o el arreglo es una organización profesional de empleadores o un agente con el Form 2678: vea un proveedor de nómina que no depositó sus impuestos, que también compara los arreglos.
• Omitió depósitos o declaraciones, recibió un aviso de multa, o un funcionario del IRS quiere reunirse por impuestos de nómina sin pagar: vea atrasos en los impuestos de nómina y la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso.
• Una declaración o un W-2 ya presentado muestra montos incorrectos: vea cómo corregir un error de nómina.
• Pasa de un proveedor a llevar la nómina usted mismo, o al revés: vea cómo llevar la nómina usted mismo.
• La nómina incluye el sueldo del propietario de una corporación S: vea sueldo del propietario de una corporación S.
• Los empleados trabajan en California o en varios estados: vea impuestos de nómina de California y configuración del EDD y empleados en otro estado.