Changer de fournisseur de paie en cours d'année et les W-2

Puis-je changer de fournisseur ou d'entreprise de paie au milieu d'un trimestre ou d'une année?

Oui. Aucune date de changement n'est obligatoire, et c'est généralement l'employeur, et non le fournisseur, qui reste responsable des charges sociales (Publication 15, section 16). La date détermine la quantité d'historique à transférer, car les déclarations suivent le trimestre civil, les dépôts suivent les dates de paie et les formulaires W-2 suivent l'année civile.

Les dates les plus simples sont la première paie d'une année civile ou le premier jour d'un trimestre. Si l'IRS vous a demandé par écrit de produire le formulaire 944, une seule déclaration annuelle couvre l'année et les lignes des trimestres ne s'appliquent pas (Publication 15).

Traitez chaque date de paie dans un seul système. L'impôt fédéral exigible suit la date où les salaires sont payés (Publication 15), et chaque formulaire W-2 déclare les salaires payés dans l'année civile (instructions du W-2).

Le changement n'est pas simple s'il tombe en milieu de trimestre, si l'ancien fournisseur refuse de remettre les registres, si les cumuls annuels ne concordent pas avec les déclarations déjà produites ou si des employés travaillent dans plus d'un État. À rassembler avant la date : le registre de paie cumulé de chaque employé, les déclarations produites, l'historique des dépôts, les formulaires de retenue, les numéros de compte d'État et vos identifiants EFTPS.

Qui est responsable des charges sociales pendant le changement de fournisseur?

En général, c'est vous. Un fournisseur de services de paie ou un agent déclarant (autorisé au moyen du formulaire 8655 à produire des déclarations et à faire des dépôts pour vous) travaille sous votre numéro d'identification de l'employeur et n'est pas responsable, comme employeur ou comme mandataire de l'employeur, de vos impôts sur l'emploi (Publication 15, section 16). Un organisme d'employeurs professionnels certifié est généralement le seul responsable des salaires qu'il verse aux employés en poste, mais vous et lui pouvez tous deux être responsables des salaires qu'il verse à d'autres travailleurs, et un mandataire visé par le formulaire 2678 partage la responsabilité avec vous (tableau des ententes avec des tiers de l'IRS).

La responsabilité peut être personnelle. Un entrepreneur individuel est personnellement responsable de l'impôt sur l'emploi, et les associés d'une société en nom collectif le sont habituellement des dettes de la société (IRM 5.17.7). Dans toute entreprise, une personne responsable qui omet volontairement de verser l'impôt retenu peut en devoir 100 % (26 U.S.C. 6672), et payer d'autres créanciers alors que l'entreprise ne peut pas payer l'impôt est un indice de volonté (IRS). L'IRS dispose généralement de 3 ans à partir du 15 avril de l'année suivante, ou de la date de production si elle est postérieure, pour établir la cotisation, sans limite tant que la déclaration n'est pas produite (IRM 5.7.3). Les personnes visées sont décrites dans la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Un changement ouvre trois failles :

• Un dépôt que personne ne fait. Les dépôts des dernières dates de paie de l'ancien fournisseur peuvent venir à échéance après la fin de son service.
• Une déclaration que personne ne produit. Chaque fournisseur peut supposer que l'autre produit le trimestre partagé.
• Des avis que personne ne voit. L'IRS écrit à l'adresse au dossier et recommande vivement que l'employeur y garde sa propre adresse, et non celle du fournisseur (IRS : confier des tâches de paie à un tiers).

Gardez le service de l'ancien fournisseur actif jusqu'à ce que son dernier dépôt et sa dernière déclaration soient confirmés. Si l'ancien fournisseur a pris l'argent sans payer, voyez que faire quand un fournisseur de paie n'a pas déposé vos impôts.

Que comparer chez un nouveau fournisseur de paie, à part le prix et le soutien?

Comparez qui produit, qui dépose et à quel nom est chaque compte. Le prix et le soutien ne changent rien au fait que vous devez l'impôt. Demandez :

• Produit-il et dépose-t-il sous votre numéro d'identification de l'employeur, au moyen de l'EFTPS? Vous pouvez alors voir chaque paiement (Publication 15).
• S'il s'agit d'un agent déclarant, vous confirme-t-il par écrit que vous demeurez responsable? Un agent déclarant doit le dire au début de l'entente et au moins chaque trimestre par la suite, et recommander que vous vous inscriviez à l'EFTPS (instructions du formulaire 8655).
• Chargera-t-il les cumuls annuels par employé et par trimestre, et qui produit les déclarations du trimestre du changement, le formulaire 940, les W-2 et les déclarations de l'État?
• S'agit-il d'un organisme d'employeurs professionnels certifié ou d'un mandataire visé par le formulaire 2678? Chacun utilise son propre EIN : la responsabilité et les W-2 diffèrent donc (Publication 15, section 16). Les différences entre ces ententes sont expliquées dans un fournisseur de paie qui n'a pas déposé vos impôts.

Pour une première mise en place, voyez mettre en place la paie.

Que dois-je récupérer auprès de l'ancien fournisseur de paie avant de partir?

Récupérez les registres de paie avant la fermeture de l'ancien compte. Ce sont les registres de l'employeur, et l'IRS s'attend à ce que vous conserviez les registres d'impôt sur l'emploi pendant au moins quatre ans (Publication 15). Ce qu'il faut conserver et comment se trouve dans conservation des registres de paie.

Si l'ancien fournisseur refuse de remettre les registres, reconstituez les totaux d'ouverture à partir du dernier talon de paie de chaque employé, de vos formulaires 941 et 940 produits, de votre historique de dépôts EFTPS et des relevés de l'IRS sur vos déclarations produites et vos paiements (IRS : relevés d'entreprise). Si les salaires et l'impôt reconstitués ne concordent pas avec les formulaires 941 produits, ne les chargez pas encore; rapprochez d'abord les livres et les déclarations.

De quels cumuls annuels le nouveau fournisseur de paie a-t-il besoin, et qu'arrive-t-il s'il part de zéro?

Le nouveau fournisseur a besoin des totaux de chaque employé du 1er janvier jusqu'à la dernière date de paie de l'ancien fournisseur. Lorsqu'il produit sous votre EIN, les plafonds salariaux et les seuils comptent tous les salaires que vous avez payés dans l'année, peu importe qui a exécuté la paie. Si vous quittez un organisme d'employeurs professionnels certifié, vous êtes traité comme son employeur successeur pour les plafonds salariaux de la sécurité sociale et du FUTA; les salaires qu'il a payés comptent donc aussi (26 U.S.C. 3511(b)).

Si le nouveau fournisseur produit un trimestre qui a commencé avant le changement, il a aussi besoin des salaires de ce trimestre et de l'impôt dû par date de paie, et pas seulement du cumul annuel. Vérifiez les totaux d'ouverture par rapport au dernier registre de l'ancien fournisseur avant la première paie. L'impôt déjà perçu à tort se corrige comme dans corriger une erreur de paie.

Comment fonctionnent le formulaire 941 et les dépôts d'impôt quand deux fournisseurs se partagent un trimestre?

Lorsque les fournisseurs produisent sous votre EIN, l'entreprise produit un seul formulaire 941 pour le trimestre, qui couvre tous les salaires payés pendant celui-ci, quel que soit le fournisseur qui a exécuté la paie. La Publication 15 précise de ne pas produire plus d'une déclaration par période de déclaration ni de déclarer plus d'un trimestre sur un formulaire 941 (Publication 15). Chaque formulaire 941 est dû le dernier jour du premier mois suivant chaque trimestre; le dernier trimestre de l'ancien fournisseur peut donc encore venir à échéance après la date du changement.

• Le calendrier de dépôt est le vôtre. Donnez au nouveau fournisseur le calendrier mensuel ou bihebdomadaire que vous suivez déjà; la façon de le fixer est expliquée dans mettre en place la paie.
• Le registre des montants dus doit couvrir les deux fournisseurs. Sauf si la ligne 12 est inférieure à 2 500 $ pour ce trimestre ou le dernier et qu'aucun dépôt le lendemain ne s'appliquait, le total des impôts de la ligne 12 doit égaler le total des montants dus de la ligne 16 (déposant mensuel) ou de l'annexe B (déposant bihebdomadaire). La ligne 13, total des dépôts, compte tous les dépôts, de l'un ou l'autre fournisseur. Si le registre des montants dus omet les dates de paie de l'ancien fournisseur, la ligne 12 ne concordera pas et des dépôts pourraient ne pas être comptés comme faits à temps (instructions du formulaire 941).
• Le formulaire 940 est une déclaration annuelle unique, due 31 janvier suivant l'année de la rémunération. La première tranche de 7 000 $ versée à chaque employé compte pour les deux fournisseurs ensemble.
• Le formulaire 8655 fonctionne par période. L'autorisation de produire d'un agent déclarant commence avec le trimestre nommé pour une déclaration trimestrielle ou l'année nommée pour une déclaration annuelle comme le formulaire 940, et son autorisation de déposer commence avec un mois (instructions du formulaire 8655).

Les règles fédérales mettent le formulaire 941 à la charge de l'employeur. Elles ne disent pas quel fournisseur produit un trimestre partagé, ni comment répartir entre deux fournisseurs les dépôts d'un mois. Celui qui produit a besoin des salaires et des montants dus de l'autre fournisseur par date de paie : choisissez donc la partie qui peut obtenir ces registres de la façon la plus fiable. Réglez par écrit, avant la date du changement : qui produit le formulaire 941 du trimestre du changement; pour quelles dates de paie chaque fournisseur dépose, y compris les dernières avant le changement; comment l'ancien fournisseur remet les salaires et les montants dus par date de paie; et qui produit les W-2 et le formulaire 940. Pour les dépôts ou les déclarations omis, voyez en retard dans les charges sociales.

Qui émet les W-2 après un changement en cours d'année?

Prévoyez un seul formulaire W-2 par employé avec le salaire de toute l'année, et réglez par écrit, avant la date du changement, quel fournisseur l'émet. L'employeur doit remettre chaque formulaire W-2 et produire les formulaires W-2 et W-3, même lorsqu'un fournisseur s'en charge. La date limite pour les deux est 1er février 2027 (instructions du W-2).

Les formulaires W-2 déclarent les salaires payés dans l'année civile; les formulaires d'un employé doivent donc ensemble montrer toute l'année, et pas seulement les mois écoulés depuis le changement. Les instructions permettent un second formulaire W-2 pour un employé, par exemple pour des codes supplémentaires de la case 12 ou une autre rémunération, qui ne montre que les éléments absents du premier formulaire, et elles précisent de ne pas déclarer les mêmes données fiscales sur plus d'une copie A. Elles ne décrivent pas la division du salaire d'une année entre deux formulaires. Si les deux fournisseurs émettent des formulaires, convenez avant que l'un ou l'autre produise de la façon dont ils seront vérifiés ensemble par rapport aux formulaires 941, pour que rien ne soit déclaré deux fois ni omis. Le fournisseur qui émet les formulaires W-2 a besoin de chaque date de paie de l'année, soit en les exécutant, soit par le chargement du cumul annuel, et son formulaire W-3 devrait concorder avec les formulaires 941 (voyez les vérifications plus bas).

Le nom et l'EIN figurant sur les formulaires W-2 et W-3 devraient être les mêmes que sur les formulaires 941 produits pour l'entreprise, et tout autre EIN utilisé sur un formulaire 941 cette année va à la case h du formulaire W-3. Lorsqu'un organisme d'employeurs professionnels certifié ou un mandataire visé par le formulaire 2678 a aussi payé des salaires à l'employé sous son propre EIN, chacun produit un formulaire 941 et émet des formulaires W-2 pour les salaires qu'il a payés (Publication 15, section 16; tableau des ententes avec des tiers de l'IRS).

Que dois-je changer auprès de l'IRS quand je change de fournisseur de paie?

Quatre choses : l'autorisation de l'agent déclarant, votre accès à l'EFTPS, l'adresse au dossier et votre consultation du compte.

Qu'advient-il de mes comptes d'État de retenue et d'assurance chômage?

Les comptes appartiennent généralement à votre entreprise; un changement modifie donc qui déclare et paie, pas qui doit. Chaque État administre son propre programme et son propre impôt de chômage (DOL) et fixe son propre plafond salarial et ses taux (DOL).

Donnez au nouveau fournisseur les numéros de compte de retenue et d'assurance chômage de chaque État, votre taux d'assurance chômage attribué, les salaires imposables de l'État depuis le début de l'année et la fréquence de production. Tenez les salaires imposables de l'État séparés des salaires du FUTA, car les plafonds peuvent différer. Vérifiez les règles de chaque agence d'État sur l'autorisation d'un agent de paie; elles varient selon l'État et cette page ne les traite pas.

Payer intégralement l'impôt de l'État, au plus tard à la date d'échéance du formulaire 940 et sur les mêmes salaires, est une condition du crédit maximal contre le FUTA (IRS : Topic 759); gardez donc les paiements d'État à temps et sur les bons salaires pendant le changement. Pour la Californie, voyez impôts de paie de la Californie et mise en place de l'EDD. Pour les employés dans d'autres États, voyez employés dans un autre État.

Comment vérifier que le changement a fonctionné?

Comparez les rapports du nouveau fournisseur avec ceux de l'ancien et avec le compte de l'IRS, à quatre moments.

Vérifiez aussi qu'aucun salaire de sécurité sociale d'un employé ne dépasse 184 500 $ et que le formulaire W-2 de chaque employé, ou ses formulaires W-2 pris ensemble, montre chaque cumul annuel une seule fois. Conservez votre rapprochement, avec la raison de toute différence, au cas où l'IRS ou la Social Security Administration (SSA) poserait des questions. Après la production, le relevé de compte montre que les paiements et la déclaration ont été inscrits, et l'IRS compare les formulaires 941 aux données des W-2 transmises à la SSA (IRS : relevés d'entreprise).

Comment reporter le changement dans mes livres sans doubler un trimestre?

Inscrivez chaque date de paie une seule fois, à partir du fournisseur qui l'a exécutée. Traitez le chargement du cumul annuel du nouveau fournisseur comme des totaux d'ouverture, non comme des paies exécutées.

1. Inscrivez chaque paie de l'ancien fournisseur à partir de son registre, jusqu'à sa dernière date de paie.
2. Inscrivez chaque paie du nouveau fournisseur à partir de son registre, dès sa première date de paie.
3. Si les mois précédents sont déjà inscrits, n'inscrivez pas de nouveau les chiffres cumulés : une écriture de journal construite à partir d'un rapport cumulatif les répète. S'ils n'ont jamais été inscrits, les registres de l'ancien fournisseur en sont la source.
4. Redirigez vers le nouveau fournisseur tout flux du fournisseur vers les livres, à partir de la date du changement.
5. À la fin du trimestre, rapprochez les comptes de passif de la paie du formulaire 941 et des paiements EFTPS. Un solde égal au trimestre d'un fournisseur peut indiquer qu'un trimestre a été inscrit deux fois ou omis.

Les écritures se trouvent dans écritures de journal de la paie. Les soldes qui ne se résorbent pas sont traités dans passifs de paie qui ne se résorbent pas.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les chiffres sont en dollars américains.

Changement le premier jour d'un trimestre

Une boulangerie de six employés change de fournisseur le 1er juillet. Le nouveau fournisseur charge, pour chaque employé, les salaires de janvier à juin, les retenues et les salaires de sécurité sociale, de Medicare et du FUTA. L'ancien fournisseur produit encore le formulaire 941 du deuxième trimestre, dû le 31 juillet. Le formulaire 941 du troisième trimestre ne couvre que les paies du nouveau fournisseur, et chaque W-2 montre toute l'année parce que le nouveau fournisseur est reparti des totaux de l'ancien.

Changement au milieu d'un trimestre

Le propriétaire d'une société de type S a reçu 70 000 $ de salaire au 15 août, date du changement, et les chiffres de l'ancien fournisseur montrent que le plafond salarial du FUTA de 7 000 $ est déjà atteint. Le troisième trimestre a commencé le 1er juillet; son formulaire 941 doit donc inclure les paies de juillet et du début d'août de l'ancien fournisseur. Les deux fournisseurs conviennent que le nouveau le produit et que l'ancien remet les montants dus par date de paie. Repartir de zéro pour le propriétaire ferait que le W-2 ne montrerait que les salaires depuis le 15 août, avec des totaux qui ne concordent pas avec les formulaires 941. Le nouveau fournisseur imposerait aussi de nouveau le FUTA sur la première tranche de 7 000 $, soit environ 42 $ au taux net de 0,6 % (plus dans un État à crédit réduit).

Le dernier dépôt semble en retard

La propriétaire d'un commerce quitte un fournisseur dont le dernier dépôt semble en retard. Elle s'inscrit à l'EFTPS à son propre nom avant la date du changement, et le NIP arrive par la poste en cinq à sept jours ouvrables. Avant de fermer l'ancien compte, elle compare l'historique de paiements aux dépôts que son calendrier exigeait. Tous les dépôts y sont, mais le dernier a été inscrit deux jours après son échéance. Elle note la date et le montant, et garde l'ancien compte ouvert jusqu'à la production de la dernière déclaration.

Votre situation est différente?

• Vous partez en milieu de trimestre ou de mois, l'ancien fournisseur a omis des productions ou refuse de remettre les registres, ou les cumuls annuels ne concorderont pas avec les W-2 ni avec le premier registre du nouveau fournisseur : qui produit le trimestre partagé, comment se construit le chargement du cumul annuel et comment la paie s'inscrit dans vos livres sans doubler un trimestre dépendent tous des registres de l'ancien fournisseur. Voyez l'aide en tenue de livres.
• Vous avez déjà changé de fournisseur et les comptes de passif de paie de vos livres ne concordent pas avec les formulaires 941 ou les paiements EFTPS, ou un trimestre semble inscrit deux fois ou omis : la correction part des registres des deux fournisseurs et du compte de l'IRS. Voyez l'aide en tenue de livres et passifs de paie qui ne se résorbent pas.
• L'ancien fournisseur a pris l'argent sans le déposer, ou l'entente est un organisme d'employeurs professionnels ou un mandataire visé par le formulaire 2678 : voyez un fournisseur de paie qui n'a pas déposé vos impôts, qui compare aussi les ententes.
• Vous avez omis des dépôts ou des déclarations, reçu un avis de pénalité, ou un agent de l'IRS veut vous rencontrer au sujet de charges sociales impayées : voyez en retard dans les charges sociales et la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.
• Une déclaration ou un W-2 déjà produit montre des montants erronés : voyez corriger une erreur de paie.
• Vous passez d'un fournisseur à la gestion de votre propre paie, ou l'inverse : voyez gérer votre paie vous-même.
• La paie comprend le salaire du propriétaire d'une société de type S : voyez salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Des employés travaillent en Californie ou dans plusieurs États : voyez impôts de paie de la Californie et mise en place de l'EDD et employés dans un autre État.