Trocar de provedor de folha no meio do ano sem errar o W-2

Posso trocar de provedor ou empresa de folha de pagamento no meio de um trimestre ou do ano?

Sim. Nenhuma data de troca é obrigatória, e o empregador, não o provedor, geralmente continua responsável pelo imposto sobre a folha (Publication 15, seção 16). A data decide quanto histórico precisa se mover, porque as declarações seguem o trimestre-calendário, os depósitos seguem as datas de pagamento e os Forms W-2 seguem o ano-calendário.

As datas mais limpas são a primeira folha do ano-calendário ou o primeiro dia de um trimestre. Se o IRS avisou por escrito que você deve entregar o Form 944, uma declaração anual cobre o ano e as linhas de trimestre não se aplicam (Publication 15).

Rode cada data de pagamento em um só sistema. A obrigação de imposto federal segue a data em que os salários são pagos (Publication 15), e cada Form W-2 informa os salários pagos no ano-calendário (instruções do W-2).

A troca deixa de ser simples quando cai no meio de um trimestre, quando o provedor antigo não entrega os registros, quando os totais acumulados não batem com as declarações já entregues ou quando os empregados trabalham em mais de um estado. Reúna antes da data: o registro acumulado de cada empregado, as declarações entregues, o histórico de depósitos, os formulários de retenção, os números das contas estaduais e o seu login do EFTPS.

Quem é responsável pelos impostos da folha enquanto troco de provedor?

Geralmente você. Um provedor de serviços de folha de pagamento ou agente de declaração (autorizado no Form 8655 a entregar declarações e fazer depósitos por você) trabalha com o seu número de identificação do empregador e não é responsável como empregador nem como agente do empregador pelos seus impostos sobre a folha (Publication 15, seção 16). Uma organização profissional de empregadores (PEO) certificada geralmente é a única responsável pelos salários que paga a empregados do local de trabalho (worksite employees), mas você e ela podem ser responsáveis pelos salários que ela paga a outros trabalhadores, e um agente no Form 2678 divide a responsabilidade com você (quadro de arranjos com terceiros do IRS).

A responsabilidade pode ser pessoal. Um empresário individual (sole proprietor) responde pessoalmente pelo imposto sobre a folha, e os sócios gerais geralmente respondem pelas dívidas da sociedade (IRM 5.17.7). Em qualquer empresa, a pessoa responsável que deixa de propósito de pagar o imposto retido pode dever 100% dele (26 U.S.C. 6672), e pagar outros credores quando a empresa não consegue pagar o imposto é um indício de intenção (IRS). O IRS geralmente tem 3 anos, contados de 15 de abril do ano seguinte, ou da data da entrega, se posterior, para lançá-la, sem limite enquanto a declaração não for entregue (IRM 5.7.3). Quem conta como responsável está em a multa de recuperação de fundos retidos.

Uma troca abre três lacunas:

• Um depósito que ninguém faz. Os depósitos das últimas datas de pagamento do provedor antigo podem vencer depois que o serviço dele termina.
• Uma declaração que ninguém entrega. Cada provedor pode presumir que o outro entrega o trimestre compartilhado.
• Avisos que ninguém vê. O IRS escreve para o endereço cadastrado e recomenda com firmeza que o empregador mantenha ali o próprio endereço, não o do provedor (IRS: terceirizar as tarefas da folha de pagamento).

Mantenha o serviço do provedor antigo ativo até o último depósito e a última declaração serem confirmados. Se o provedor antigo ficou com o dinheiro e não pagou, veja o que fazer quando um provedor de folha de pagamento não depositou seus impostos.

O que devo comparar em um novo provedor de folha além de preço e suporte?

Compare quem entrega, quem deposita e em nome de quem está cada conta. Preço e suporte não mudam o fato de que o imposto é devido por você. Pergunte:

• Ele entrega e deposita com o seu número de identificação do empregador (EIN), pelo EFTPS? Assim você vê cada pagamento (Publication 15).
• Se for um agente de declaração, ele avisa por escrito que a responsabilidade continua sendo sua? Um agente de declaração deve dizer isso quando o contrato começa e, no mínimo, a cada trimestre depois, e recomendar que você se cadastre no EFTPS (instruções do Form 8655).
• Ele vai carregar os totais acumulados por empregado e por trimestre? E quem entrega as declarações do trimestre da troca, o Form 940, os W-2 e as declarações estaduais?
• É uma organização profissional de empregadores certificada ou um agente no Form 2678? Cada um usa o próprio EIN; por isso, a responsabilidade e os W-2 diferem (Publication 15, seção 16). Como os arranjos diferem está em um provedor de folha de pagamento que não depositou seus impostos.

Para a configuração inicial, veja como montar a folha de pagamento.

O que devo reunir do provedor de folha antigo antes de sair?

Reúna os registros da folha antes de a conta antiga ser encerrada. Eles são registros do empregador, e o IRS espera que você guarde os registros de imposto sobre a folha por pelo menos quatro anos (Publication 15). O que guardar e como está em como guardar os registros da folha de pagamento.

Se o provedor antigo não entregar os registros, reconstrua os totais iniciais a partir do último demonstrativo de pagamento de cada empregado, dos seus Forms 941 e 940 entregues, do histórico de depósitos no EFTPS e das transcrições do IRS das declarações e dos pagamentos entregues (IRS: transcrições fiscais da empresa). Se os salários e o imposto reconstruídos não baterem com os Forms 941 entregues, não os carregue ainda; concilie primeiro a contabilidade e as declarações.

Quais valores acumulados o novo provedor de folha precisa, e o que dá errado se ele começar do zero?

O novo provedor precisa dos totais de cada empregado de 1º de janeiro até a última data de pagamento do provedor antigo. Quando ele entrega com o seu EIN, os limites de salário e outros limites contam todos os salários que você pagou no ano, seja quem for que rodou a folha. Se você está saindo de uma organização profissional de empregadores certificada, você é tratado como empregador sucessor dela para os limites de salário da Social Security e do FUTA; por isso, os salários que ela pagou também contam (26 U.S.C. 3511(b)).

Se o novo provedor vai entregar um trimestre que começou antes da troca, ele também precisa dos salários e da obrigação de imposto desse trimestre por data de pagamento, não só do total acumulado. Confira os totais iniciais com o registro final do provedor antigo antes de rodar a primeira folha. O imposto já cobrado por engano é corrigido como em corrigir um erro na folha de pagamento.

Como funcionam o Form 941 e os depósitos de imposto quando dois provedores dividem um trimestre?

Quando os provedores entregam com o seu EIN, a empresa entrega um só Form 941 do trimestre, cobrindo todos os salários pagos nele, seja qual for o provedor que rodou a folha. A Publication 15 diz para não entregar mais de uma declaração por período nem informar mais de um trimestre em um Form 941 (Publication 15). Cada Form 941 vence o último dia do primeiro mês após cada trimestre; por isso, o último trimestre do provedor antigo ainda pode vencer depois da data da troca.

• O calendário de depósitos é seu. Dê ao novo provedor o calendário mensal ou semiweekly (duas vezes por semana) que você já usa; como ele é definido está em como montar a folha de pagamento.
• O registro de obrigação precisa cobrir os dois provedores. A menos que a linha 12 seja menor que $2.500 neste trimestre ou no anterior e nenhum depósito de dia seguinte tenha se aplicado, o total de impostos da linha 12 deve ser igual à obrigação total da linha 16 (depositante mensal) ou do Schedule B (depositante semiweekly). A linha 13, total de depósitos, conta todos os depósitos, de qualquer um dos provedores. Se o registro de obrigação deixar de fora as datas de pagamento do provedor antigo, a linha 12 não vai bater e os depósitos podem não ser contados como pontuais (instruções do Form 941).
• O Form 940 é uma declaração anual, com vencimento em 31 de janeiro depois do ano dos salários. Os primeiros $7.000 pagos a cada empregado contam somando os dois provedores.
• O Form 8655 funciona por período. A autoridade de um agente de declaração para entregar começa com o trimestre indicado, em uma declaração trimestral, ou com o ano indicado, em uma anual como o Form 940, e a autoridade para depositar começa com um mês (instruções do Form 8655).

As regras federais põem o Form 941 a cargo do empregador. Elas não dizem qual provedor entrega um trimestre compartilhado, nem como dividir os depósitos de um mês entre dois provedores. Quem entrega precisa dos salários e da obrigação do outro provedor por data de pagamento; por isso, escolha a parte que consegue obter esses registros com mais confiabilidade. Combine por escrito, antes da data da troca: quem entrega o Form 941 do trimestre da troca; por quais datas de pagamento cada provedor deposita, inclusive as últimas antes da troca; como o provedor antigo repassa os salários e a obrigação por data de pagamento; e quem entrega os W-2 e o Form 940. Para depósitos ou declarações não feitos, veja atraso nos impostos da folha de pagamento.

Quem emite os W-2 depois de uma troca no meio do ano?

Planeje um Form W-2 por empregado com o salário do ano inteiro e combine por escrito, antes da data da troca, qual provedor o emite. O empregador deve fornecer cada Form W-2 ao empregado e entregar os Forms W-2 e W-3, mesmo quando um provedor faz isso. O prazo de ambos é 1º de fevereiro de 2027 (instruções do W-2).

Os Forms W-2 informam os salários pagos no ano-calendário; por isso, os formulários de um empregado juntos devem mostrar o ano inteiro, não só os meses desde a troca. As instruções permitem um segundo Form W-2 para um empregado, por exemplo para códigos adicionais da caixa 12 ou outra remuneração, mostrando apenas itens que não estão no primeiro formulário, e dizem para não informar os mesmos dados de imposto em mais de uma Copy A. Elas não descrevem como dividir o salário de um ano em dois formulários. Se os dois provedores vão emitir formulários, combine antes que qualquer um entregue como eles serão conferidos juntos com os Forms 941, para que nada seja informado duas vezes ou fique de fora. O provedor que emite os Forms W-2 precisa de todas as datas de pagamento do ano, rodando-as ou pela carga dos totais acumulados, e o Form W-3 dele deve bater com os Forms 941 (veja as conferências abaixo).

O nome e o EIN nos Forms W-2 e W-3 devem ser os mesmos dos Forms 941 entregues pela empresa, e outro EIN usado em um Form 941 neste ano vai na caixa h do Form W-3. Quando uma organização profissional de empregadores certificada ou um agente no Form 2678 também pagou salários ao empregado com o próprio EIN, cada um entrega um Form 941 e emite Forms W-2 pelos salários que pagou (Publication 15, seção 16; quadro de arranjos com terceiros do IRS).

O que mudo no IRS quando troco de provedor de folha de pagamento?

Quatro coisas: a autorização do agente de declaração, o seu acesso ao EFTPS, o endereço cadastrado e a sua visão da conta.

O que acontece com as minhas contas estaduais de retenção e de seguro-desemprego?

As contas geralmente são da sua empresa; por isso, uma troca muda quem informa e paga, não quem deve. Cada estado administra o próprio programa e imposto de seguro-desemprego (DOL) e define o próprio limite de salário e as próprias alíquotas (DOL).

Dê ao novo provedor os números das contas estaduais de retenção e de seguro-desemprego, a taxa de seguro-desemprego atribuída a você, os salários tributáveis estaduais acumulados e a frequência de entrega. Mantenha os salários tributáveis estaduais separados dos salários do FUTA, porque os limites podem ser diferentes. Confira as regras de cada órgão estadual para autorizar um agente de folha de pagamento; elas variam por estado e esta página não as aborda.

Pagar o imposto estadual por inteiro, até o vencimento do Form 940 e sobre os mesmos salários, é condição para o crédito máximo contra o FUTA (IRS: Topic 759); por isso, mantenha os pagamentos estaduais em dia e sobre os salários certos durante a troca. Para a Califórnia, veja impostos da folha da Califórnia e cadastro no EDD. Para empregados em outros estados, veja empregados em outro estado.

Como confiro se a troca funcionou?

Compare os relatórios do novo provedor com os do antigo e com a conta do IRS, em quatro momentos.

Confira também que nenhum salário de Social Security de um empregado passa de $184.500 e que o Form W-2 de cada empregado, ou os Forms W-2 em conjunto, mostram cada total acumulado uma só vez. Guarde sua conciliação, com o motivo de qualquer diferença, caso o IRS ou a Social Security Administration pergunte. Depois da entrega, a transcrição da conta mostra os pagamentos e a declaração lançados, e o IRS compara os Forms 941 com os dados de W-2 enviados à Social Security Administration (IRS: transcrições fiscais da empresa).

Como levo a troca para a minha contabilidade sem duplicar um trimestre?

Registre cada data de pagamento uma só vez, a partir do provedor que a rodou. Trate a carga de totais acumulados do novo provedor como saldos iniciais, não como folhas de pagamento.

1. Lance cada folha do provedor antigo a partir do registro dele, até a última data de pagamento.
2. Lance cada folha do novo provedor a partir do registro dele, desde a primeira data de pagamento.
3. Se os meses anteriores já foram lançados, não lance de novo os valores acumulados: um lançamento feito a partir de um relatório acumulado os repete. Se nunca foram lançados, os registros do provedor antigo são a fonte deles.
4. Aponte qualquer integração do provedor com a contabilidade para o novo provedor a partir da data da troca.
5. No fim do trimestre, concilie as contas de obrigações da folha com o Form 941 e com os pagamentos do EFTPS. Um saldo igual ao trimestre de um provedor pode indicar que um trimestre foi lançado duas vezes ou deixou de ser lançado.

Os lançamentos estão em lançamentos contábeis da folha de pagamento. Saldos que não zeram estão em passivos da folha de pagamento que não zeram.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Troca no primeiro dia de um trimestre

Uma padaria com seis empregados troca de provedor em 1º de julho. O novo provedor carrega os salários, a retenção e os salários de Social Security, Medicare e FUTA de janeiro a junho de cada empregado. O provedor antigo ainda entrega o Form 941 do segundo trimestre, com vencimento em 31 de julho. O Form 941 do terceiro trimestre cobre só as folhas do novo provedor, e cada W-2 mostra o ano inteiro porque o novo provedor partiu dos totais antigos.

Troca no meio de um trimestre

O proprietário de uma corporação S recebeu US$70.000 de salário até 15 de agosto, a data da troca, e os números do provedor antigo mostram que o limite de salário do FUTA de US$7.000 já foi atingido. O terceiro trimestre começou em 1º de julho; por isso, o Form 941 dele deve incluir as folhas de julho e do começo de agosto do provedor antigo. Os dois provedores combinam que o novo o entrega e o antigo repassa a obrigação por data de pagamento. Começar o proprietário do zero faria o W-2 mostrar só os salários desde 15 de agosto, com totais que não batem com os Forms 941. Também faria o novo provedor cobrar o FUTA de novo sobre os primeiros US$7.000, cerca de US$42 à alíquota líquida de 0,6% (mais em um estado de redução de crédito).

O último depósito parece atrasado

A dona de uma loja está saindo de um provedor cujo último depósito parece atrasado. Ela se cadastra no EFTPS em seu próprio nome antes da data da troca, e o PIN chega pelo correio em cinco a sete dias úteis. Antes de encerrar a conta antiga, ela confere o histórico de pagamentos com os depósitos que o calendário dela exigia. Todos os depósitos estão lá, mas o último foi lançado dois dias depois do vencimento. Ela anota a data e o valor e mantém a conta antiga aberta até a declaração final ser entregue.

E no seu caso?

• Você está saindo no meio de um trimestre ou de um mês, o provedor antigo deixou de fazer entregas ou não entrega os registros, ou os totais acumulados não vão bater com os W-2 nem com o primeiro registro do novo provedor: quem entrega o trimestre compartilhado, como a carga dos totais acumulados é montada e como a folha entra na sua contabilidade sem duplicar um trimestre dependem dos registros do provedor antigo. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Você já trocou e as contas de obrigações da folha na sua contabilidade não batem com os Forms 941 nem com os pagamentos do EFTPS, ou um trimestre parece lançado duas vezes ou esquecido: a correção parte dos registros dos dois provedores e da conta do IRS. Veja ajuda com escrituração contábil e passivos da folha de pagamento que não zeram.
• O provedor antigo ficou com o dinheiro e não o depositou, ou o arranjo é uma organização profissional de empregadores ou um agente no Form 2678: veja um provedor de folha de pagamento que não depositou seus impostos, que também compara os arranjos.
• Você deixou de fazer depósitos ou entregas, recebeu um aviso de multa, ou um oficial do IRS quer se reunir sobre imposto da folha não pago: veja atraso nos impostos da folha de pagamento e a multa de recuperação de fundos retidos.
• Uma declaração ou um W-2 já entregue mostra valores errados: veja corrigir um erro na folha de pagamento.
• Você está passando de um provedor para rodar a folha por conta própria, ou o contrário: veja rodar a folha de pagamento por conta própria.
• A folha cobre o salário do proprietário de uma corporação S: veja salário do proprietário de uma corporação S.
• Os empregados trabalham na Califórnia ou em vários estados: veja impostos da folha da Califórnia e cadastro no EDD e empregados em outro estado.