Lohnabrechnung selbst machen: S Corporation, Form 941, 940, W-2

Kann eine S Corporation mit einer Person ihre Lohnabrechnung ohne Dienstleister selbst machen?

Ja. Ein Arbeitgeber darf einen Teil seiner Lohnabrechnungspflichten oder alle auslagern, und ein Arbeitgeber, der das tut, bleibt für Einbehalt, Einzahlungen und Erklärungen verantwortlich (IRS: Publication 15). Wer die Arbeit selbst macht, legt den Zeitplan unten in die Hände des Eigentümers.

Löhne sind vorgeschrieben, wenn der Eigentümer im Unternehmen arbeitet. Leistet ein Officer (Führungskraft) für die Gesellschaft mehr als geringfügige Dienste und wird bezahlt oder hat Anspruch auf Bezahlung, sind diese Zahlungen Löhne, und die Stellung als Aktionär ändert daran nichts (IRS: Officer einer S Corporation). Eine S Corporation muss einem Aktionär, der zugleich Arbeitnehmer ist, eine angemessene Vergütung zahlen, bevor sie Ausschüttungen ohne Lohncharakter vornimmt, und der IRS kann Ausschüttungen als Löhne umqualifizieren (IRS: Probleme bei der Vergütung). Zur Höhe des Gehalts siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Die folgende Routine passt zu einer Gesellschaft, bei der erster Zahltag, Einzahlungen und Erklärungen alle fristgerecht sind. Sie braucht mehr, wenn:

• Die Lohnabrechnung mitten im Jahr begann oder in diesem Jahr noch nicht lief. Siehe S-Corporation-Lohnabrechnung noch nie durchgeführt.
• Eine Einzahlung oder Erklärung ist schon verspätet, oder ein IRS-Schreiben ist eingegangen. Siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
• Form 941 und die Bücher stimmen nicht überein. Zeile 12 sollte der Bundeslohnsteuer entsprechen, die die Bücher für das Quartal als geschuldet ausweisen (einbehaltene Einkommensteuer plus beide Anteile an Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere), vor Anpassungen oder Gutschriften), nicht dem Lohnaufwand. Eine Lücke, die bleibt, verlangt, die Erklärungen, Einzahlungsbestätigungen und das Hauptbuch nebeneinander zu lesen; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Löhne werden in mehr als einem Bundesstaat verdient, oder weitere Arbeitnehmer kommen hinzu. Siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat und Lohnabrechnung einrichten.

Legen Sie zuerst bereit: die EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) der Gesellschaft, die Form W-4 (Angaben des Arbeitnehmers zum Einbehalt) des Eigentümers, die Arbeitgeberkontonummern der Bundesstaaten, wo der Bundesstaat sie verlangt, den Zugang für elektronische Einzahlungen, alle für frühere Quartale eingereichten Form 941 (sie legen den Einzahlungsrhythmus fest) sowie ein Protokoll jedes Zahltags mit Bruttogehalt, jedem Einbehalt, Nettogehalt und der Bestätigungsnummer jeder Einzahlung.

Was zahle ich jeden Monat, jedes Quartal und jedes Jahr ein und reiche ich ein?

Eine S Corporation mit einem Eigentümer hat einen einzigen Zyklus: Jeder Zahltag löst eine Einzahlung aus, jedes Quartal endet mit einer Form 941, und jedes Jahr schließt mit Form W-2, W-3 und 940. Die Einzahlung ist vor der Erklärung fällig, meist Wochen früher.

Ein Termin, der auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fällt, verschiebt sich auf den nächsten Geschäftstag (IRS: Publication 15). Für dieses Steuerjahr ist der 31. Januar ein Sonntag, daher sind die Form 941 für das vierte Quartal und Form 940 am 1. Februar 2027 fällig. Konten der Bundesstaaten folgen eigenen Kalendern.

Wie ermittle ich den Einbehalt auf meine eigene Gehaltszahlung?

Die Gesellschaft behält vom Lohn des Eigentümers so ein wie bei jedem Arbeitnehmer: Form W-4 und die Tabellen des IRS bestimmen die Einkommensteuer, feste Sätze bestimmen Social Security und Medicare. Die Gesellschaft, nicht der Eigentümer persönlich, überweist das Geld an den IRS.

1. Lassen Sie eine Form W-4 ausfüllen. Der Eigentümer füllt Schritt 1 aus (Name, Anschrift, Social Security Number, Veranlagungsstatus) und unterschreibt Schritt 5; die Schritte 2, 3 und 4 gelten nur, wenn sie zutreffen (IRS: Publication 15-T). Liegt kein ausgefülltes Formular vor, behalten Sie als „Single“ (alleinstehend) oder „Married filing separately“ (getrennte Veranlagung) ohne Eintragungen in den Schritten 2 bis 4 ein (IRS: Publication 15).
2. Ermitteln Sie die Einkommensteuer aus Zahlungszeitraum, Bruttolohn und Form W-4. Ein automatisiertes Lohnsystem nutzt die Tabellen der Prozentmethode und Worksheet 1A; ein manuelles System nutzt die Lohnstufentabellen oder die Tabellen der manuellen Prozentmethode (IRS: Publication 15-T).
3. Social Security und Medicare einbehalten: 6,2 % Social Security auf Löhne bis $184.500 und 1,45 % Medicare auf alle Löhne (IRS: Publication 15). Behalten Sie außerdem 0,9 % Additional Medicare Tax (zusätzliche Medicare-Steuer) ein, und zwar nur auf Löhne, die die Gesellschaft im Kalenderjahr über $200.000 hinaus zahlt, beginnend mit der Gehaltszahlung, die diese Grenze überschreitet; sie trifft nur den Eigentümer, ohne Arbeitgeberanteil (IRS: Publication 15).

Das Nettogehalt ist das Bruttogehalt abzüglich dieser Beträge und eines etwaigen Einbehalts des Bundesstaates. Die einbehaltene Einkommensteuer und der Arbeitnehmeranteil an Social Security und Medicare sind Trust-Fund-Steuern (treuhänderisch einbehaltene Steuern): Teil des Lohns des Eigentümers, den die Gesellschaft dem US-Finanzministerium schuldet, kein Geld der Gesellschaft (IRS: Publication 15).

Was schuldet die S Corporation zusätzlich zu meinem Gehalt?

Eine S Corporation mit einem Eigentümer schuldet als Arbeitgeber die Hälfte von Social Security und Medicare, die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung und meist eine Arbeitslosenversicherungssteuer des Bundesstaates, alles zusätzlich zu den Löhnen des Eigentümers.

FUTA-Steuer fällt an, wenn die Gesellschaft in einem Quartal dieses oder des Vorjahres Löhne von $1.500 oder mehr gezahlt hat oder in mindestens 20 verschiedenen Wochen eines der beiden Jahre einen Arbeitnehmer hatte (IRS: Publication 15).

Drei Dinge erhöhen die FUTA-Steuer über 0,6 % (IRS: Anleitung zu Form 940):

• Der Bundesstaat nimmt Officer einer Kapitalgesellschaft von der Arbeitslosenversicherungssteuer aus. Die FUTA-Steuer auf diese Löhne beträgt dann 6,0 %, weil es keine Steuer des Bundesstaates zum Anrechnen gibt. Ein vom Bundesstaat zugewiesener Satz von null ist etwas anderes und behält die volle Gutschrift.
• Die Steuer des Bundesstaates wird nach dem Fälligkeitstermin der Form 940 gezahlt. Die verspätete Zahlung bringt nur 90 % der Gutschrift.
• Die Löhne fallen in einen Bundesstaat mit gekürzter Gutschrift (Credit Reduction), der Geld nicht zurückgezahlt hat, das er sich vom Bund für Leistungen der Arbeitslosenversicherung geliehen hat. Welche Bundesstaaten das sind, bestimmt das Arbeitsministerium (Department of Labor).

Prüfen Sie den Bundesstaat des Eigentümers, bevor Sie den niedrigeren Satz annehmen; das US Department of Labor listet die Behörde jedes Bundesstaates.

Wie und wann zahle ich Lohnsteuern ein: monatlich oder halbwöchentlich?

Eine S Corporation mit einem Eigentümer zahlt nach jedem Zahltag nach dem monatlichen oder halbwöchentlichen Zeitplan ein, den ein Rückblickzeitraum (Lookback) festlegt; ein neues Unternehmen ist in seinem ersten Kalenderjahr monatlich. Die Einzahlung umfasst die einbehaltene Einkommensteuer plus beide Anteile an Social Security und Medicare; FUTA folgt unten einer eigenen Regel (IRS: Publication 15).

Der Lookback addiert die Summen aus Zeile 12 der vier Form 941 für die vier Quartale, die am 30. Juni des Vorjahres enden. Eine Gesellschaft, die noch nie Form 941 eingereicht hat, meldete dort nichts (IRS: Publication 15).

Die Bezeichnungen beschreiben nicht, wie oft Löhne gezahlt werden, und jeder Fälligkeitstermin richtet sich nach dem Zahlungstag (IRS: Publication 15).

Wann darf die Erklärung die Zahlung übernehmen? Eine Gesellschaft darf auf die Einzahlung verzichten und mit einer fristgerechten Form 941 zahlen, wenn Zeile 12 für das laufende oder das vorherige Quartal unter $2.500 liegt und im laufenden Quartal keine Pflicht zur Einzahlung am nächsten Tag ($100.000) entstanden ist (IRS: Publication 15; IRS: Anleitung zu Form 941). Kann die Quartalssumme höher ausfallen, zahlen Sie planmäßig ein. Eine vorgeschriebene Einzahlung, die mit der Erklärung gezahlt wird, zieht einen Strafzuschlag von 10 % nach sich.

So zahlen Sie. Bundeseinzahlungen müssen elektronisch erfolgen: über EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System, elektronisches System des IRS für Steuerzahlungen), IRS Direct Pay oder das Geschäftssteuerkonto beim IRS (Business Tax Account) oder über einen Steuerexperten, eine Bank oder einen Lohnabrechnungsdienst, der für die Gesellschaft handelt. Jede Zahlung erhält eine EFT-Nachverfolgungsnummer, die Sie als Beleg aufbewahren (IRS: Publication 15). EFTPS ist kostenlos, und die Anmeldung kann bis zu fünf Geschäftstage dauern (IRS: EFTPS); melden Sie sich daher vor dem ersten Zahltag an. EFTPS nimmt eine Zahlung am selben Tag von $1 Million oder weniger an, wenn sie an einem Geschäftstag vor 3:00 p. m. Eastern Time übermittelt wird; eine höhere Zahlung ist bis 8:00 p. m. Eastern Time am Vortag fällig. Ein Dritter kann frühere Annahmeschlüsse festlegen (IRS: Publication 15).

Ändert eine Buchführung nach Zahlungseingang den Fälligkeitstermin der Lohnsteuern?

Nein. Die Fristen für Einzahlungen beim Bund laufen ab dem Tag, an dem Löhne gezahlt werden, nicht ab dem Zeitpunkt, zu dem die Kosten in den Büchern abgegrenzt werden (IRS: Publication 15). Eine Gesellschaft mit Buchführung nach Zahlungseingang und eine mit periodengerechter Buchführung schulden dieselbe Einzahlung am selben Tag; sie unterscheiden sich nur darin, wann der Aufwand erfasst wird. Zu den Buchungen siehe Buchungssätze für die Lohnabrechnung.

Was reiche ich jedes Quartal ein, und wann ist Form 941 fällig?

Sofern der IRS nicht Form 944 zugewiesen hat, reicht eine S Corporation mit einem Eigentümer für jedes Quartal Form 941 ein, fällig am letzten Tag des Monats nach Quartalsende, oder 10 Tage später, wenn alle Einzahlungen des Quartals pünktlich und vollständig erfolgt sind (IRS: Anleitung zu Form 941). Sie meldet die Löhne des Quartals, die einbehaltene Einkommensteuer sowie die Social-Security- und Medicare-Steuer.

Die zusätzlichen 10 Tage gelten für rechtzeitige Einzahlungen, die die Steuer des Quartals voll abdecken. Ein Quartal, das mit der Erklärung gezahlt wird, hat keine Einzahlungen, und die Anleitung sagt nicht, dass es sich qualifiziert; verwenden Sie daher den früheren Termin.

• Jedes Quartal zählt. Die erste Form 941 deckt das Quartal ab, in dem erstmals Löhne gezahlt wurden. Danach ist jedes Quartal eine Erklärung fällig, auch wenn nichts zu melden ist, es sei denn, der Arbeitgeber ist saisonal tätig oder reicht eine Abschlusserklärung ein (IRS: Anleitung zu Form 941). Enden die Löhne endgültig, markieren Sie die Abschlusserklärung in Zeile 17.
• Die wichtigen Zeilen. Zeile 12 ist die Gesamtsteuer des Quartals, Zeile 13 die gesamten Einzahlungen, Zeile 14 ein etwaiger Restbetrag. Ein monatlicher Einzahler listet in Zeile 16 die Verbindlichkeit jedes Monats nach Zahlungstag auf, und die Summe muss Zeile 12 entsprechen; ein halbwöchentlicher Einzahler hängt stattdessen Schedule B an. Ein Quartal, das die oben genannte Regel für $2.500 erfüllt, kreuzt das erste Kästchen in Zeile 16 an und listet nichts auf. Fehlen sonst die Monatsbeträge oder sind sie falsch, kann der IRS einen „gemittelten“ Strafzuschlag für unterlassene Einzahlung festsetzen, berechnet, als wäre die Steuer des Quartals gleichmäßig über das Quartal angefallen und nicht an den tatsächlichen Zahltagen (IRS: Anleitung zu Form 941; IRS: Publication 15).
• So reichen Sie ein. Auf Papier oder per IRS E-File; für die elektronische Einreichung kann eine Gebühr anfallen (IRS: Fälligkeitstermine für Lohnsteuern). Software zur Steuererstellung oder ein Steuerexperte kann die Erklärung elektronisch einreichen und einen Restbetrag im selben Schritt per elektronischer Kontoabbuchung zahlen; das gilt nicht für Einzahlungen der Bundessteuer. Ein Restbetrag wird per EFT gezahlt, wenn die Gesellschaft einzahlen musste; musste sie das nicht, etwa nach der oben genannten Regel für $2.500, gehen auch Karte, Scheck oder Zahlungsanweisung, obwohl die Anleitung elektronische Zahlung wünscht (IRS: Anleitung zu Form 941, Zeile 14).

Kann ich einmal im Jahr mit Form 944 statt Form 941 einreichen?

Für die Lohnabrechnung eines Eigentümers selten. Form 944 ist für Arbeitgeber, deren jährliche Social-Security-, Medicare- und einbehaltene Einkommensteuer $1.000 oder weniger beträgt, und ein Arbeitgeber darf sie erst verwenden, nachdem der IRS dies schriftlich mitgeteilt hat (IRS: Über Form 944). Ein Arbeitgeber fragt telefonisch oder schriftlich an, in einem Zeitfenster früh im Jahr, das die Anleitung zu Form 941 festlegt, und reicht weiter Form 941 ein, bis die schriftliche Mitteilung eintrifft (IRS: Anleitung zu Form 941). Auch das Umgekehrte gilt: Eine Gesellschaft, der der IRS schriftlich mitgeteilt hat, Form 944 einzureichen, reicht diese ein und nicht vierteljährlich Form 941, auch wenn ihre Jahressteuer $1.000 übersteigt, bis der IRS eine Änderung schriftlich bestätigt (IRS: Anleitung zu Form 944).

Der IRS sagt, dass Löhne von $5.000 oder weniger im Jahr die Steuer in der Regel auf oder unter dieser Grenze halten (IRS: Anleitung zu Form 944).

Was reiche ich zum Jahresende ein: Form W-2, Form W-3 und Form 940?

Zum Jahresende händigt eine S Corporation mit einem Eigentümer dem Eigentümer eine Form W-2 aus, reicht Copy A mit einer Form W-3 bei der Social Security Administration (US-Sozialversicherungsbehörde) ein und reicht Form 940 für die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung ein.

• Form W-2 ist vorgeschrieben, sobald Einkommensteuer, Social-Security- oder Medicare-Steuer einbehalten wurde, unabhängig von der Lohnhöhe, und wenn die Löhne $2.000 erreichen, auch wenn nichts einbehalten wurde (IRS: Anleitung zu Form W-2 und W-3).
• E-File ist erst ab 10 oder mehr Informationserklärungen im Jahr Pflicht, wobei Form W-2 zusammen mit Form 1099 und ähnlichen Erklärungen zählen. Die Business Services Online der SSA bieten ausfüllbare Formulare und erstellen Form W-3 automatisch (IRS: Anleitung zu Form W-2 und W-3).
• Krankenversicherung, die die Gesellschaft für den Eigentümer zahlt, unterliegt eigenen Regeln zur Meldung als Lohn, wenn ein Aktionär mehr als 2 % hält (IRS: Probleme bei der Vergütung); siehe Krankenversicherung für Eigentümer.
• Form 940 ist auch bei geringer Steuer fällig. Eine Gesellschaft, die den FUTA-Test erfüllt, reicht sie ein (IRS: Anleitung zu Form 940). Eine FUTA-Einzahlung ist nur fällig, wenn die Steuer des Quartals mit einem etwaigen Übertrag über $500 liegt, und zwar bis zum letzten Tag des Monats nach dem Quartal (IRS: Publication 15). Die FUTA-Steuer für einen Arbeitnehmer auf die Lohngrenze von $7.000 bleibt selbst bei vollen 6,0 % darunter, sodass sie mit Form 940 gezahlt statt eingezahlt werden kann. Die Verlängerung um 10 Tage gilt für FUTA-Steuer, die bei Fälligkeit eingezahlt wurde; die Anleitung sagt nicht, dass sie auch für Steuer gilt, die stattdessen mit der Erklärung gezahlt wird (IRS: Anleitung zu Form 940).

Was kommt durch die Bundesstaaten und die Bücher hinzu?

Konten der Bundesstaaten, Unterlagen und ein Abgleich zum Jahresende sind die Teile der eigenen Lohnabrechnung, die kein Bundesformular anstößt.

• Konten der Bundesstaaten. Die meisten Arbeitgeber zahlen neben der Bundessteuer auch eine Steuer des Bundesstaates zur Arbeitslosenversicherung (IRS: Publication 15). Ob der Bundesstaat außerdem einbehaltene Einkommensteuer und Lohnmeldungen verlangt, hängt davon ab, wo der Eigentümer arbeitet; der IRS verlinkt die Arbeitgeberseiten jedes Bundesstaates (IRS: Websites der Bundesstaaten). Kalifornien steht in Lohnsteuern in Kalifornien und Einrichtung bei der EDD. Alle 50 Bundesstaaten haben außerdem ein Register für Neueinstellungen, und die erste Lohnabrechnung des Eigentümers kann eine Meldung auslösen (IRS: Publication 15); siehe Lohnabrechnung einrichten.
• Unterlagen. Bewahren Sie Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre auf: Löhne nach Datum, die Form W-4 sowie Datum, Betrag und EFTPS-Bestätigungsnummer jeder Einzahlung (IRS: Publication 15). Für alles Weitere siehe Aufbewahrung der Lohnunterlagen.
• Form 941 zu Form W-3. Einbehaltene Einkommensteuer, Social-Security-Löhne und Medicare-Löhne auf Form W-3 sollten mit den vier Form 941 des Jahres übereinstimmen. Die Social-Security- und Medicare-Steuer auf den vier Erklärungen, die den Arbeitgeberanteil einschließen, sollte etwa doppelt so hoch sein wie die Steuer auf Form W-3. Stimmen sie nicht überein, können der IRS und die SSA den Arbeitgeber kontaktieren (IRS: Anleitung zu Form W-2 und W-3). In den Büchern sollte Zeile 12 den im Quartal entstandenen Verbindlichkeiten aus Bundeslohnsteuern entsprechen und die Löhne den Löhnen in den Erklärungen; Einzahlungen verringern den offenen Saldo und sind kein Aufwand. Siehe Buchungssätze für die Lohnabrechnung.

Was passiert, wenn eine Einzahlung oder Erklärung versäumt wird, und wer haftet?

Die Gesellschaft schuldet die Steuer, Strafzuschläge und Zinsen, und der Eigentümer kann für den Trust-Fund-Teil persönlich haften: die einbehaltene Einkommensteuer und die Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers. Ein Lohnabrechnungsdienst verlagert diese Verantwortung nicht: Der Arbeitgeber haftet weiter, wenn der Dienst eine Einzahlung versäumt (IRS: Publication 15).

Eine verspätete Form 941, verspätet gezahlte Steuer und nach einem IRS-Schreiben unbezahlt gebliebene Steuer ziehen weitere Zuschläge und Zinsen nach sich; die Sätze und wie Sie Erlass beantragen, stehen in Rückstand bei Lohnsteuern.

Die Strafzuschläge für Einzahlungen gelten nicht, wenn das Versäumnis auf einem triftigen Grund (Reasonable Cause) und nicht auf vorsätzlicher Nachlässigkeit beruhte; auch Verspätungszuschlag und Säumniszuschlag werden bei triftigem Grund nicht erhoben (IRS: Publication 15).

Die Trust Fund Recovery Penalty (Haftung für nicht abgeführte treuhänderische Steuern) ist gesondert und persönlich (Abschnitt 6672 des Internal Revenue Code). Wird Einkommensteuer oder die Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers, die einbehalten werden muss, nicht einbehalten oder einbehalten und nicht an das US-Finanzministerium gezahlt, beträgt der Strafzuschlag 100 % des unbezahlten Betrags. Der IRS kann ihn gegen jede Person festsetzen, die er als verantwortlich ansieht und die vorsätzlich handelte; wer die Schecks unterschreibt oder über die Mittel des Unternehmens verfügen kann, kommt dafür infrage, und das Unternehmen muss nicht geschlossen sein (IRS: Publication 15; IRS: Lohnsteuern und die Trust Fund Recovery Penalty). Die übliche Frist zur Festsetzung beträgt 3 Jahre ab dem 15. April nach dem Lohnjahr oder ab dem Einreichungsdatum, falls später, und für einen Zeitraum ohne eingereichte Erklärung gibt es keine (IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3). Zur persönlichen Seite siehe die Trust Fund Recovery Penalty.

Wann lohnt es sich, die Lohnabrechnung abzugeben?

Wenn der Zeitplan schiefgeht, nicht die Rechnerei. Die Lohnabrechnung eines Eigentümers sind ein paar Zahlen pro Zahltag, aber jeder Zahltag setzt einen Einzahlungstermin, jedes Quartal eine Erklärung, und der Eigentümer ist die einzige Person, die sie versäumen kann.

Die Abgabe der Lohnabrechnung ist zu erwägen, wenn eine Einzahlung oder Erklärung schon versäumt wurde, die Lohnabrechnung mitten im Jahr begann, Form 941 und die Bücher nicht übereinstimmen, Löhne in mehr als einem Bundesstaat verdient werden oder weitere Arbeitnehmer kommen.

Auch dann bleibt die Gesellschaft verantwortlich; der IRS empfiehlt deshalb, sich bei EFTPS anzumelden, um jede Zahlung zu prüfen, und wertet die erste versäumte oder verspätete Zahlung eines Dienstleisters als Warnsignal (IRS: Auslagerung von Lohnabrechnungspflichten).

Zieht ein Lohnabrechnungsdienst die Steuer vom Bankkonto der Gesellschaft ein?

Die Bundesregeln verlangen elektronische Einzahlungen und erlauben einem Lohnabrechnungsdienst oder einem anderen vertrauenswürdigen Dritten, sie für die Gesellschaft vorzunehmen (IRS: Publication 15). Der IRS beschreibt Dienste, die die Lohnabrechnung durchführen, wobei der Arbeitgeber die Mittel zuerst bereitstellt (IRS: Auslagerung von Lohnabrechnungspflichten). Wann und wie ein Dienst diese Mittel vom Bankkonto der Gesellschaft einzieht, ist Teil der Vereinbarung mit diesem Dienst; lesen Sie sie daher vor der Unterzeichnung. Zu einem Wechsel mitten im Jahr siehe Wechsel des Lohnabrechnungsdienstes.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Lohnabrechnung im ersten Jahr bei einem Gehalt von $60.000

Die S Corporation eines Beraters in Texas zahlt dem Eigentümer in ihrem ersten Jahr mit Lohnabrechnung $60.000 im Jahr, also $5.000 im Monat. Der Anteil der Gesellschaft an Social Security und Medicare von 7,65 % beträgt $4.590 im Jahr zusätzlich zu den Löhnen, und der entsprechende Anteil des Eigentümers von $4.590 wird vom Gehalt abgezogen. Nehmen wir $400 einbehaltene Einkommensteuer im Monat an.

Ohne Form 941 im Lookback-Zeitraum zahlt die Gesellschaft monatlich ein. Die Einzahlung jedes Monats beträgt $400 + $382,50 + $382,50 = $1.165 und ist bis zum 15. des Folgemonats fällig. Nehmen wir an, der Bundesstaat rechnet die Löhne des Eigentümers zur Arbeitslosenversicherungssteuer und die Gesellschaft zahlt diese Steuer pünktlich; dann beträgt die FUTA-Steuer für das Jahr 0,6 % von $7.000, also $42, zahlbar mit Form 940. Die Arbeitslosenversicherungssteuer des Bundesstaates kommt gesondert hinzu.

Ein Quartal unter der Grenze für geringe Verbindlichkeiten

Die Form 941 eines Eigentümers für Januar bis März zeigt in Zeile 12 eine Gesamtsteuer von $1.800. Das liegt unter $2.500, und es ist keine Einzahlungspflicht für den nächsten Tag entstanden; die Gesellschaft darf also die $1.800 mit der Erklärung zahlen, statt einzuzahlen. Die Erklärung ist trotzdem am 30. April fällig. Hätte das Quartal $2.500 überschreiten können und wäre das Vorquartal nicht darunter geblieben, zahlt die Gesellschaft planmäßig ein.

Sich selbst am 15. bezahlen

Eine Eigentümerin zahlt sich am 15. jedes Monats $5.000 brutto aus. Der Einbehalt besteht aus $400 Einkommensteuer, $310 Social Security und $72,50 Medicare, sodass die Banküberweisung an sie $4.217,50 beträgt. Die übrigen $782,50 bleiben bei der Gesellschaft, um zusammen mit dem eigenen Anteil der Gesellschaft von $382,50 an den IRS zu gehen. Die Gesellschaft, nicht die Eigentümerin, leistet diese Einzahlung von $1.165 und reicht Form 941 für das Quartal ein.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie besitzen eine LLC mit einem Mitglied, die keine S-Wahl getroffen hat: Die Regeln für Löhne unterscheiden sich; siehe Löhne aus der eigenen LLC mit einem Mitglied.
• In diesem Jahr lief noch keine Lohnabrechnung: siehe S-Corporation-Lohnabrechnung noch nie durchgeführt, bevor Sie diese Routine nutzen.
• Eine Einzahlung oder Erklärung wurde schon versäumt, die Lohnabrechnung begann mitten im Jahr, oder Form 941 und die Bücher stimmen nicht überein: Jeder Fall braucht die eingereichten Erklärungen, den Verlauf der Einzahlungen und die Bücher nebeneinander. Zu Schreiben und Strafzuschlägen siehe Rückstand bei Lohnsteuern, zu Büchern und Unterlagen Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Lohnabrechnungsdienst hat Einzahlungen versäumt, oder ein Lauf war falsch: siehe Lohnabrechnungsdienst hat Ihre Steuern nicht gezahlt und Lohnabrechnungsfehler beheben.
• Sie möchten die Höhe des Gehalts festlegen, oder Sie schulden auch Ihre eigene Vorauszahlung: siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation und Vorauszahlungen einer S Corporation.
• Der Eigentümer arbeitet in Kalifornien oder einem anderen Bundesstaat: siehe Lohnsteuern in Kalifornien und Einrichtung bei der EDD oder Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.
• Sie stellen den ersten Arbeitnehmer ein oder wechseln den Anbieter der Lohnabrechnung: siehe Lohnabrechnung einrichten oder Wechsel des Lohnabrechnungsdienstes.