연중 급여 대행 업체 변경: W-2 오류 방지법

분기 중이나 연중에 급여 대행 업체를 바꿀 수 있나요?

네. 바꿔야 하는 날짜가 정해져 있지 않으며, 급여세에 대한 책임은 일반적으로 업체가 아니라 고용주에게 남습니다(Publication 15, 16절). 신고서는 역년의 분기를 따르고, 납부는 급여 지급일을 따르고, Form W-2는 역년을 따르므로, 바꾸는 날짜에 따라 옮겨야 할 과거 자료의 양이 달라집니다.

가장 깔끔한 날짜는 역년의 첫 급여 지급일이나 분기의 첫날입니다. IRS가 서면으로 Form 944를 제출하라고 통보했다면 연간 신고서 한 건이 한 해를 다루므로 분기 행은 적용되지 않습니다(Publication 15).

급여 지급일마다 한 시스템에서만 처리하세요. 연방 세금 부채는 급여를 지급한 날짜를 따르고(Publication 15), 각 Form W-2는 역년에 지급한 급여를 신고합니다(W-2 작성 안내).

분기 중간에 바꾸거나, 기존 업체가 자료를 내주지 않거나, 연초부터의 누계가 이미 제출한 신고서와 맞지 않거나, 직원이 둘 이상의 주에서 일하는 경우에는 간단하지 않습니다. 날짜 전에 직원별 연초부터의 급여 대장, 제출한 신고서, 납부 내역, 원천징수 양식, 주 계정 번호, EFTPS 로그인 정보를 모아 두세요.

업체를 바꾸는 동안 급여세는 누가 책임지나요?

일반적으로 고용주 본인입니다. 급여 서비스 업체나 신고 대행 업체(Form 8655로 신고서 제출과 세금 납부를 위임받은 업체)는 고용주의 고용주 식별번호(EIN)로 업무를 하며, 고용세에 대해 고용주나 고용주의 대리인으로서 책임을 지지 않습니다(Publication 15, 16절). 공인 전문 고용 대행 업체는 현장에 배치한 직원에게 지급한 급여에 대해서는 일반적으로 단독으로 책임지지만, 그 밖의 근로자에게 지급한 급여에 대해서는 고용주와 업체 모두 책임질 수 있습니다. Form 2678에 따른 대리인은 고용주와 책임을 나눕니다(IRS 제3자 대행 방식 비교표).

책임이 개인에게 있을 수 있습니다. 개인사업자는 고용세에 대해 개인적으로 책임을 지고, 일반 파트너는 대개 파트너십 채무에 책임을 집니다(IRM 5.17.7). 어떤 사업체든 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않은 책임자는 그 세금의 100%를 내야 할 수 있고(26 U.S.C. 6672), 사업체가 세금을 낼 수 없는 상황에서 다른 채권자에게 대금을 지급하는 것은 고의성의 징후로 봅니다(IRS). IRS는 일반적으로 다음 해 4월 15일부터 3년 이내(그날보다 제출일이 늦으면 제출일부터)에 이 가산세를 부과할 수 있으며, 신고서를 제출하지 않은 동안은 기한이 없습니다(IRM 5.7.3). 책임자의 범위는 신탁기금 회수 가산세에서 설명합니다.

업체를 바꾸면 세 가지 공백이 생깁니다.

• 아무도 납부하지 않는 세금. 기존 업체의 마지막 급여 지급일에 대한 납부 기한이 서비스 종료 뒤에 올 수 있습니다.
• 아무도 제출하지 않는 신고서. 두 업체가 각각 상대방이 공유 분기를 제출한다고 생각할 수 있습니다.
• 아무도 보지 못하는 통지. IRS는 등록된 주소로 서신을 보내며, 업체의 주소가 아닌 고용주 본인의 주소를 등록해 두기를 강력히 권합니다(IRS: 급여 업무 외주).

기존 업체의 마지막 납부와 신고가 확인될 때까지 그 업체의 서비스를 유지하세요. 기존 업체가 돈을 받고 납부하지 않았다면 급여 대행 업체가 세금을 납부하지 않았을 때 해야 할 일을 참고하세요.

새 급여 대행 업체를 고를 때 가격과 지원 외에 무엇을 비교해야 하나요?

누가 신고하고, 누가 납부하고, 각 계정이 누구 이름으로 되어 있는지 비교하세요. 가격과 지원이 좋아도 세금을 내야 하는 사람이 고용주라는 사실은 달라지지 않습니다. 다음을 물어보세요.

• 고용주 식별번호로 EFTPS를 통해 신고하고 납부하나요? 그러면 각 납부 내역을 직접 볼 수 있습니다(Publication 15).
• 신고 대행 업체라면 고용주에게 책임이 남는다고 서면으로 알려 주나요? 신고 대행 업체는 계약을 시작할 때와 그 이후 최소 분기마다 이를 알려야 하며, EFTPS 가입을 권해야 합니다(Form 8655 작성 안내).
• 직원별, 분기별 연초부터의 누계를 불러올 수 있나요? 그리고 변경 분기의 신고서, Form 940, W-2, 주 신고서는 누가 제출하나요?
• 공인 전문 고용 대행 업체이거나 Form 2678에 따른 대리인인가요? 각각 자체 EIN을 쓰므로 책임과 W-2가 달라집니다(Publication 15, 16절). 방식별 차이는 세금을 납부하지 않은 급여 대행 업체에서 설명합니다.

처음 설정하는 경우는 급여 지급 설정을 참고하세요.

떠나기 전에 기존 급여 대행 업체에서 무엇을 받아야 하나요?

기존 계정이 닫히기 전에 급여 기록을 받아 두세요. 이 기록은 고용주의 기록이며, IRS는 고용세 기록을 최소 4년 보관하기를 기대합니다(Publication 15). 무엇을 어떻게 보관할지는 급여 기록 보관에서 설명합니다.

기존 업체가 기록을 내주지 않는다면 직원별 마지막 급여 명세서, 제출한 Form 941과 Form 940, EFTPS 납부 내역, 제출한 신고서와 납부에 대한 IRS 기록(transcript)으로 시작 누계를 다시 만드세요(IRS: 사업자 세금 기록 사본). 다시 만든 급여와 세금이 제출한 Form 941과 맞지 않으면 아직 불러오지 말고 먼저 장부와 신고서를 대사하세요.

새 급여 대행 업체에는 연초부터의 어떤 수치가 필요하고, 0에서 시작하면 무엇이 잘못되나요?

새 업체에는 1월 1일부터 기존 업체의 마지막 급여 지급일까지의 직원별 누계가 필요합니다. 새 업체가 고용주의 EIN으로 제출할 때, 임금 한도와 기준액은 누가 급여를 처리했든 그 해에 지급한 모든 급여를 합산합니다. 공인 전문 고용 대행 업체에서 나오는 경우 사회보장세와 FUTA 임금 기준액에서는 고용주가 그 업체의 승계 고용주로 취급되므로, 업체가 지급한 급여도 합산됩니다(26 U.S.C. 3511(b)).

새 업체가 변경 전에 시작된 분기를 제출한다면 연초부터의 누계만이 아니라 그 분기의 급여와 급여 지급일별 세금 부채도 필요합니다. 첫 급여를 지급하기 전에 시작 누계를 기존 업체의 마지막 급여 대장과 대조하세요. 이미 잘못 징수한 세금은 급여 오류 바로잡기처럼 정정합니다.

두 업체가 한 분기를 나눠 처리할 때 Form 941과 세금 납부는 어떻게 되나요?

업체들이 고용주의 EIN으로 제출하면, 사업체는 그 분기에 지급한 모든 급여를 어느 업체가 처리했든 다루는 Form 941을 한 건 제출합니다. Publication 15는 한 신고 기간에 신고서를 두 건 이상 제출하거나 Form 941 한 건에 한 분기를 넘게 신고하지 말라고 합니다(Publication 15). 각 Form 941의 기한은 각 분기 후 첫 번째 달의 말일이므로, 기존 업체의 마지막 분기 기한이 변경일 이후에 올 수 있습니다.

• 납부 일정은 고용주의 것입니다. 이미 쓰고 있는 월별 또는 주 두 번 납부 일정을 새 업체에 알려 주세요. 일정이 정해지는 방법은 급여 지급 설정에서 설명합니다.
• 부채 기록은 두 업체 모두를 포함해야 합니다. 이번 분기나 지난 분기의 12번 줄이 $2,500 미만이고 익일 납부 규정이 적용되지 않은 경우가 아니라면, 12번 줄의 총세액이 월별 납부자는 16번 줄의 총부채와, 주 두 번 납부자는 Schedule B의 총부채와 같아야 합니다. 13번 줄의 총납부액은 어느 업체가 납부했든 모든 납부를 합산합니다. 부채 기록에 기존 업체의 급여 지급일이 빠지면 12번 줄이 맞지 않고 납부가 기한 내로 인정되지 않을 수 있습니다(Form 941 작성 안내).
• Form 940은 연간 신고서 한 건이며 기한은 임금 지급 연도 다음 해 1월 31일입니다. 직원 한 명에게 지급한 처음 $7,000는 두 업체의 지급분을 합산합니다.
• Form 8655는 기간별로 적용됩니다. 신고 대행 업체의 제출 권한은 분기 신고서의 경우 지정한 분기부터, Form 940 같은 연간 신고서의 경우 지정한 연도부터 시작되고, 납부 권한은 월 단위로 시작됩니다(Form 8655 작성 안내).

연방 규정은 Form 941의 책임을 고용주에게 둡니다. 공유 분기를 어느 업체가 제출하는지, 한 달의 납부를 두 업체 사이에 어떻게 나누는지는 정하지 않습니다. 제출하는 쪽은 상대 업체의 급여와 급여 지급일별 부채가 필요하므로, 그 기록을 가장 확실하게 구할 수 있는 쪽을 고르세요. 변경일 전에 다음을 서면으로 정하세요. 변경 분기의 Form 941은 누가 제출하는지, 각 업체가 어느 급여 지급일분을 납부하는지(변경 직전의 마지막 날짜 포함), 기존 업체가 급여와 급여 지급일별 부채를 어떻게 넘기는지, W-2와 Form 940은 누가 제출하는지입니다. 납부나 신고를 놓쳤다면 밀린 급여세를 참고하세요.

연중에 업체를 바꾸면 W-2는 누가 발급하나요?

직원마다 연간 전체 급여가 나오는 Form W-2를 한 장씩 준비하고, 어느 업체가 발급할지는 변경일 전에 서면으로 정하세요. 업체가 대신 하더라도 각 Form W-2를 직원에게 주고 Form W-2와 W-3를 제출하는 책임은 고용주에게 있습니다. 둘 다 기한은 2027년 2월 1일입니다(W-2 작성 안내).

Form W-2는 역년에 지급한 급여를 신고하므로, 한 직원의 양식을 합치면 변경 후 몇 달분이 아니라 한 해 전체가 나와야 합니다. 작성 안내는 추가 12번 칸 코드나 기타 보수 때문에 직원에게 Form W-2를 한 장 더 발급하는 것을 허용하며, 이때 첫 양식에 없는 항목만 표시하고 같은 세금 자료를 Copy A 두 장 이상에 신고하지 말라고 합니다. 한 해의 급여를 두 양식에 나누는 방법은 설명하지 않습니다. 두 업체가 모두 양식을 발급한다면, 제출하기 전에 Form 941과 함께 대조하는 방법을 합의해 두어 이중 신고나 누락이 없게 하세요. Form W-2를 발급하는 업체에는 그 해의 모든 급여 지급일 자료가 필요하며, 직접 처리했거나 연초부터의 누계를 불러와서 갖추어야 합니다. 그 업체의 Form W-3는 Form 941과 일치해야 합니다(아래 점검 항목 참고).

Form W-2와 W-3의 이름과 EIN은 사업체가 제출한 Form 941과 같아야 하며, 올해 Form 941에 쓴 다른 EIN은 Form W-3의 h 칸에 적습니다. 공인 전문 고용 대행 업체나 Form 2678에 따른 대리인이 자체 EIN으로 직원에게 급여를 지급했다면, 각자 자신이 지급한 급여에 대해 Form 941을 제출하고 Form W-2를 발급합니다(Publication 15, 16절; IRS 제3자 대행 방식 비교표).

급여 대행 업체를 바꿀 때 IRS에 무엇을 바꿔야 하나요?

네 가지입니다. 신고 대행 업체 권한 부여, EFTPS 접근, 등록 주소, 계정 조회 방법입니다.

주 원천징수 계정과 실업보험 계정은 어떻게 되나요?

이 계정은 일반적으로 사업체의 것이므로, 업체를 바꿔도 달라지는 것은 누가 신고하고 납부하는지이지 누가 세금을 내야 하는지가 아닙니다. 주마다 자체 실업보험 제도와 세금이 있고(DOL), 임금 기준액과 세율도 따로 정합니다(DOL).

새 업체에 각 주의 원천징수 계정 번호와 실업보험 계정 번호, 배정된 실업보험 세율, 연초부터의 주 과세 대상 급여, 신고 주기를 알려 주세요. 기준액이 다를 수 있으므로 주 과세 대상 급여는 FUTA 대상 급여와 따로 관리하세요. 급여 대행 업체를 승인하는 규정은 주 기관마다 다르고 이 페이지에서 다루지 않으므로, 각 주 기관의 규정을 확인하세요.

Form 940 기한까지 같은 급여에 대해 주 세금을 전액 납부하는 것이 FUTA 최대 공제를 받는 조건이므로(IRS: Topic 759), 업체를 바꾸는 동안에도 주 세금을 기한 내에 올바른 급여에 대해 납부하세요. 캘리포니아 주는 캘리포니아 급여세와 EDD 설정을, 다른 주의 직원은 다른 주에 있는 직원을 참고하세요.

업체 변경이 제대로 됐는지 어떻게 확인하나요?

새 업체의 보고서를 기존 업체의 보고서 및 IRS 계정과 네 번 비교하세요.

또한 어떤 직원의 사회보장세 대상 급여도 $184,500를 넘지 않는지, 직원별 Form W-2 한 장 또는 Form W-2 여러 장을 합친 내용이 연초부터의 각 누계를 한 번씩만 보여 주는지 확인하세요. IRS나 사회보장국(Social Security Administration)이 물어볼 때를 대비해, 차이가 있다면 그 이유와 함께 대조 자료를 보관하세요. 제출 후에는 계정 기록(account transcript)에 납부와 신고서 접수가 나타나며, IRS는 Form 941을 사회보장국에 전송된 W-2 자료와 대조합니다(IRS: 사업자 세금 기록 사본).

한 분기를 두 번 기록하지 않고 업체 변경을 장부에 반영하려면 어떻게 하나요?

각 급여 지급일은 그 급여를 처리한 업체의 자료로 한 번만 기록하세요. 새 업체에 불러온 연초부터의 누계는 급여 지급이 아니라 시작 누계로 취급합니다.

1. 기존 업체의 급여 지급은 마지막 급여 지급일까지 그 업체의 급여 대장을 기준으로 기록합니다.
2. 새 업체의 급여 지급은 첫 급여 지급일부터 그 업체의 급여 대장을 기준으로 기록합니다.
3. 이전 달이 이미 장부에 기록되어 있다면 연초부터의 수치를 다시 기록하지 마세요. 연초부터의 보고서로 분개를 만들면 같은 금액이 반복됩니다. 기록된 적이 없다면 기존 업체의 급여 대장이 그 자료의 출처입니다.
4. 업체에서 장부로 연결되는 자동 연동이 있다면 변경일부터 새 업체로 지정하세요.
5. 분기 말에 급여 부채 계정을 Form 941과 EFTPS 납부액에 맞추세요. 한 업체의 한 분기 금액과 같은 잔액은 한 분기가 두 번 입력되었거나 빠졌다는 뜻일 수 있습니다.

분개는 급여 분개에 있습니다. 정리되지 않는 잔액은 정리되지 않는 급여 부채에서 다룹니다.

예시

이 예시들은 설명을 위한 것이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

분기의 첫날에 변경

직원 여섯 명이 있는 제과점이 7월 1일에 업체를 바꿉니다. 새 업체는 직원별 1월부터 6월까지의 급여, 원천징수, 사회보장세·메디케어세·FUTA 대상 급여를 불러옵니다. 기존 업체가 7월 31일이 기한인 두 번째 분기 Form 941을 계속 제출합니다. 세 번째 분기 Form 941은 새 업체의 급여 지급분만 다루며, 새 업체가 기존 누계에서 시작했으므로 각 W-2에는 한 해 전체가 나옵니다.

분기 중간에 변경

S corporation 소유주가 변경일인 8월 15일까지 급여 $70,000을 받았고, 기존 업체의 수치에는 FUTA 임금 기준액 $7,000이 이미 찼습니다. 세 번째 분기는 7월 1일에 시작했으므로 그 분기 Form 941에는 기존 업체의 7월과 8월 초 급여 지급분이 포함되어야 합니다. 두 업체는 새 업체가 제출하고 기존 업체가 급여 지급일별 부채를 넘기기로 합의합니다. 소유주를 누계 없이 시작하면 W-2에는 8월 15일 이후 급여만 나오고 합계가 Form 941과 맞지 않게 됩니다. 새 업체가 처음 $7,000에 FUTA를 다시 부과하게 되어, 순세율 0.6%로 약 $42가 추가됩니다(공제 축소 주에서는 더 많습니다).

마지막 납부가 늦은 것처럼 보임

한 가게 주인이 마지막 납부가 늦은 것처럼 보이는 업체를 떠납니다. 그녀는 변경일 전에 자기 이름으로 EFTPS에 가입하고, PIN은 다섯 영업일에서 일곱 영업일 안에 우편으로 도착합니다. 기존 계정을 닫기 전에 납부 내역을 일정상 필요했던 납부와 대조합니다. 납부는 모두 있었지만 마지막 납부가 기한보다 이틀 늦게 처리되었습니다. 그녀는 날짜와 금액을 기록하고, 마지막 신고서를 제출할 때까지 기존 계정을 열어 둡니다.

상황이 다르다면?

• 분기 중이나 월 중에 떠나거나, 기존 업체가 신고를 놓쳤거나 기록을 내주지 않거나, 연초부터의 누계가 W-2나 새 업체의 첫 급여 대장과 맞지 않는다면: 공유 분기를 누가 제출하는지, 연초부터의 누계를 어떻게 만드는지, 한 분기를 두 번 기록하지 않고 급여를 장부에 어떻게 반영하는지 모두 기존 업체의 기록에 달려 있습니다. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 이미 업체를 바꿨는데 장부의 급여 부채 계정이 Form 941이나 EFTPS 납부액과 맞지 않거나, 한 분기가 두 번 입력되었거나 빠진 것 같다면: 두 업체의 급여 대장과 IRS 계정에서 시작해 바로잡습니다. 장부 관리 도움과 정리되지 않는 급여 부채를 참고하세요.
• 기존 업체가 돈을 받고 납부하지 않았거나, 전문 고용 대행 업체 또는 Form 2678에 따른 대리인 방식이라면: 방식을 비교하는 세금을 납부하지 않은 급여 대행 업체를 참고하세요.
• 납부나 신고를 놓쳤거나, 가산세 통지를 받았거나, IRS 담당자가 미납 급여세로 면담을 요청했다면: 밀린 급여세와 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요.
• 이미 제출한 신고서나 W-2의 금액이 틀렸다면: 급여 오류 바로잡기를 참고하세요.
• 급여 대행 업체에서 직접 급여를 처리하는 방식으로, 또는 그 반대로 바꾼다면: 직접 급여 처리하기를 참고하세요.
• 급여가 S corporation 소유주의 급여를 포함한다면: S corporation 소유주 급여를 참고하세요.
• 직원이 캘리포니아 주나 여러 주에서 일한다면: 캘리포니아 급여세와 EDD 설정과 다른 주에 있는 직원을 참고하세요.