Hacer negocios en Québec desde otra provincia: QST y nómina

¿Tener clientes en Québec significa que debo cobrar QST?

No. La dirección del cliente, por sí sola, no decide si un negocio de otra provincia debe registrarse para el QST. Primero identifique dónde se hace la venta, qué se vende, si el comprador está registrado para el QST y si el vendedor realiza actividades comerciales en Québec. Revenu Québec distingue el registro general y el especificado.

El GST/HST es una cuestión aparte en la factura. Consulte cuándo registrarse para el GST/HST para ese impuesto y sus reglas entre provincias.

¿Cuándo la actividad comercial en Québec exige el registro general del QST?

Un negocio que realiza actividades comerciales en Québec generalmente debe registrarse en el sistema general del QST cuando sus suministros gravables en todo el mundo, junto con los de sus asociados, superan $30,000 en un trimestre calendario o en los cuatro trimestres calendario anteriores. Cuente las ventas gravables fuera de Québec, pero excluya de esta prueba el GST/HST y el QST, los servicios financieros y las ventas de bienes de capital. Revenu Québec establece la regla de registro y explica las exclusiones.

Si las ventas superan el límite en un solo trimestre, el cobro comienza con la venta que lo cruza. Si lo superan solo sumando cuatro trimestres consecutivos, la condición de pequeño proveedor generalmente termina después del mes calendario siguiente. Revenu Québec explica las distintas fechas de inicio.

Para un vendedor de otra provincia, que sus actividades se realicen en Québec depende del trabajo real y de la presencia del negocio allí. Una dirección de facturación en Québec no responde esa pregunta. Algunas actividades, incluidas ciertas ventas al detalle y las entradas a eventos en Québec, exigen registro aunque se esté por debajo del límite ordinario de pequeño proveedor. Revise las excepciones de registro obligatorio antes de apoyarse en el umbral.

Los bienes tienen una regla adicional. Un vendedor de fuera puede tener que registrarse en el sistema general del QST cuando las ventas gravables de bienes que reúnen los requisitos, almacenados en Québec, enviados dentro de Québec o enviados desde fuera de Québec y entregados allí por un medio distinto del correo o la mensajería, superan $30,000 en un período de 12 meses. El registro es obligatorio apenas el total que cumple los requisitos cruza el límite. La regla apunta a suministros a personas que no son registrados del sistema general del QST, con las exclusiones que indica. Verifique el método de envío y si hay una plataforma registrada antes de sumar ventas a esta prueba. Revenu Québec expone la regla para bienes.

¿Cuándo un vendedor de otra provincia usa el registro especificado del QST?

Un vendedor de fuera registrado en el sistema general del GST/HST generalmente usa el registro especificado del QST cuando hace en Québec ventas gravables de bienes, bienes intangibles o servicios a consumidores especificados de Québec y esas ventas que cumplen los requisitos superan $30,000 en un período de 12 meses. El registro es obligatorio apenas el total que cumple los requisitos cruza el límite. Las ventas hechas a través de una plataforma de distribución especificada pueden quedar excluidas del umbral del vendedor en las condiciones que enumera Revenu Québec. Consulte su prueba del sistema especificado.

Es un cálculo distinto de la prueba mundial del pequeño proveedor. Un vendedor de bienes puede necesitar hacer tanto la prueba del sistema especificado como la prueba aparte de bienes del sistema general. Si ambas exigen registro, regístrese solo en el sistema general. Revenu Québec indica esta prioridad. Un vendedor que hace negocios en Québec no puede usar el servicio en línea reservado a proveedores de fuera. Las condiciones de elegibilidad se enumeran aquí.

Un vendedor de fuera registrado en el sistema general del GST/HST puede elegir el registro general del QST en lugar del especificado si reúne los requisitos del registro opcional, pero debe presentar y mantener una garantía aceptable para Revenu Québec. Solicítelo por la vía de registro general que se describe más abajo cuando el registro especificado pase a ser obligatorio. A diferencia del registro especificado, el registro general puede permitir reembolsos del impuesto pagado en compras admisibles. Consulte la elección de registro y las reglas de reembolso.

¿Las ventas a consumidores y a negocios registrados para el QST cuentan de forma distinta?

Sí. Un consumidor especificado de Québec puede ser una persona o un negocio cuyo lugar habitual de residencia está en Québec y que no ha presentado una prueba aceptable de registro general del QST. Cuente las ventas gravables que cumplen los requisitos a ambos. Un destinatario que entrega un número de registro general del QST que contiene TQ queda fuera de la regla de cobro del sistema especificado para esa venta; conserve el número y la evidencia con que clasificó al cliente. En el sistema general, un registrado cobra el QST en las ventas gravables en Québec sin importar si el comprador está registrado para el QST. Revenu Québec compara las reglas de cobro.

Para el sistema especificado, revise al menos dos pruebas del lugar habitual de residencia del cliente y si la venta es gravable en Québec. Si las direcciones del domicilio o del negocio en Canadá fuera de Québec son más que las de Québec, se considera que la residencia habitual del cliente está fuera de Québec, a pesar de otras pruebas de ubicación. Québec Sales Tax Act, sección 477.3. Un nombre comercial o un número de GST/HST por sí solos no establecen el registro general del QST. Cuando ya debe cobrar bajo el sistema especificado, la tasa del QST sobre los suministros que cumplen los requisitos y no son de tasa cero es 9.975%. Consulte las reglas de cobro de Revenu Québec.

¿Cómo me registro sin dirección en Québec ni NEQ?

Primero elija el sistema del QST. Para el registro especificado, use Mon dossier para proveedores fuera de Québec. Revenu Québec indica que el Form LM-1-V no debe usarse para el registro especificado. Para el registro general del QST, comuníquese con Revenu Québec; su servicio en línea de registro de empresas o el Form LM-1-V pueden abrir un expediente general del QST. El formulario también puede abrir una cuenta de retenciones en la fuente cuando se necesite. En el LM-1-V, marque las cuentas en la página 1, anote la fecha de vigencia del QST en la sección 5.1.1 o la fecha del primer pago en la sección 6.1, y firme la sección 8. Una sociedad de personas sin NEQ también necesita las firmas de sus socios en la sección 2.4.

El NEQ se emite mediante el registro de empresas de Québec, que es un trámite aparte. Un cliente de Québec no le da por sí mismo un NEQ a un negocio, y las instrucciones de Revenu Québec para el primer pago permiten expresamente que un empleador remita con un NEQ si lo tiene. Revise el registro de empresa por separado más abajo.

Los registrados especificados del QST presentan en línea una declaración del QST aparte cada trimestre calendario y remiten a más tardar el último día del mes siguiente. Revenu Québec indica las fechas de presentación.

Antes de solicitar el registro, reúna la razón social, la dirección en su provincia de origen, el número de GST/HST, las ventas por producto y tipo de cliente, los registros de entrega, los números de registro general del QST de sus clientes y la fecha en que cruzó cada umbral.

¿Y si facturé a clientes de Québec antes de registrarme?

Reconstruya la primera fecha en que pudo ser obligatorio registrarse y cobrar el QST, y luego concilie las facturas y el QST por período de reporte. El vendedor es responsable del impuesto que debía cobrar, aunque una factura anterior no lo mostrara. Revenu Québec describe la obligación de cobro del vendedor y dice que un registrado general reporta el impuesto cobrado o que debía cobrarse.

Separe las ventas gravables de las exentas o de tasa cero, las ventas a consumidores de las ventas a clientes registrados con TQ, y las ventas directas de las hechas por plataformas. Determine con Revenu Québec la fecha de registro y los períodos correctos antes de cambiar facturas o declaraciones anteriores. Si el error se refiere a la tasa de GST/HST o a una declaración de GST/HST ya presentada, consulte cómo corregir una tasa de GST/HST equivocada.

La forma jurídica también influye en quién paga. El propietario único responde personalmente por el QST del negocio. Según la Québec Sales Tax Act, sección 345.5, los socios y los antiguos socios, salvo los socios comanditarios que no son socios generales, pueden ser responsables de las obligaciones del QST de la sociedad surgidas mientras fueron socios; por los montos anteriores, la responsabilidad se limita a los bienes y el dinero de la sociedad. Según la Tax Administration Act, secciones 24.0.1–24.0.2, los directores en funciones cuando una corporación no cobra o no remite el QST exigido pueden deber el impuesto no pagado, con intereses y multas, tras un incumplimiento de cobro determinado, una quiebra o una liquidación. Se aplican defensas de cuidado razonable y de falta de conocimiento, y Revenu Québec no puede emitir una determinación contra un director más de dos años después de que deja de serlo.

¿Que un trabajador viva en Québec hace de Québec la provincia de empleo?

No. Para un empleado residente en Canadá, la provincia de empleo generalmente depende del establecimiento del empleador al que el empleado se presenta físicamente o al que, según la política de trabajo remoto, está razonablemente vinculado. La oficina en casa del empleado generalmente no es un establecimiento del empleador. Si el empleado no se presenta ni está vinculado a un establecimiento del empleador, la provincia de empleo generalmente es donde está el establecimiento que paga el sueldo. La CRA expone estas pruebas.

Primero verifique si el empleado se presenta físicamente a un establecimiento del empleador, aunque sea de vez en cuando; la CRA no fija un tiempo mínimo. Si se presenta a establecimientos de más de una provincia en un período de pago, use aquel donde pasó más tiempo, o donde trabajó por última vez si hay empate. Si el empleado nunca se presenta, examine cualquier acuerdo de trabajo remoto de tiempo completo y el establecimiento al que se presentaría sin ese acuerdo. Pueden influir el lugar donde se presentaba antes, la supervisión, el equipo, las instrucciones y las reuniones. Tanto la CRA como Revenu Québec describen pruebas de vinculación. Por eso, un trabajador que vive en Montréal pero sigue vinculado a una oficina de Ontario puede tener a Ontario como provincia de empleo para las retenciones en la fuente. Su provincia de residencia aún puede afectar su declaración personal.

¿Cuándo necesito una cuenta de empleador en Québec y cómo corrijo pagos anteriores?

Un empleador generalmente debe hacer las retenciones en la fuente y las contribuciones del empleador de Québec cuando un empleado se presenta a su establecimiento de Québec o está vinculado a él, o cuando se paga desde un establecimiento de Québec a un empleado que no se presenta a ningún establecimiento. Revenu Québec enumera las condiciones y la advertencia sobre casos especiales. Si Québec es la provincia de empleo, la CRA indica retener QPP en lugar de CPP, y también QPIP. Si se exigen retenciones en la fuente de Québec, regístrese mediante el servicio Register a New Business de Revenu Québec, Mon dossier para empresas o el Form LM-1-V. Revenu Québec asigna un número de expediente de retenciones en la fuente, distinto del NEQ que emite el registro de empresas. Consulte las vías de registro como empleador.

Si en pagos anteriores se usó la provincia equivocada, revise cada período de pago: dónde se presentó físicamente el empleado, cualquier acuerdo de trabajo remoto de tiempo completo, qué establecimiento lo supervisó y le pagó, las retenciones hechas, los pagos remitidos y los comprobantes fiscales emitidos. Luego concilie las cuentas de la CRA y de Revenu Québec antes de cambiar los registros de nómina o los comprobantes. Un cambio en el arreglo de trabajo puede cambiar el resultado a mitad de año. Para las retenciones y los pasos habituales de remisión una vez decidida la provincia, consulte cómo llevar la nómina.

Por los montos de nómina de Québec no pagados, la Tax Administration Act, secciones 24.0.1–24.0.3 también puede alcanzar a los directores de corporaciones y a quienes autorizan los pagos de nómina de otra persona. Los socios pueden deber las retenciones y contribuciones omitidas de la sociedad. Respecto del impuesto sobre la renta de empleados residentes en Canadá que nunca se retuvo, los directores generalmente deben las multas e intereses relacionados, no el impuesto sobre la renta no retenido; el QPP y el QPIP tienen reglas distintas. Revenu Québec explica las diferencias.

¿Mi corporación o sociedad de personas necesita un NEQ?

Una corporación o sociedad de personas de otra provincia debe evaluar el registro de empresa por separado del QST y de la nómina. Québec indica que una persona jurídica o sociedad de personas no constituida en Québec debe registrarse si realiza una actividad en Québec o tiene allí un derecho real inmobiliario distinto de un privilegio o una hipoteca. Entre sus ejemplos de actividad están tener allí una dirección o un representante, o realizar en Québec un acto con fines de lucro. El simple hecho de enviar una factura a un cliente de Québec no establece esos hechos. Un trabajador que realiza actividades comerciales en Québec puede cambiar la evaluación. Consulte los criterios de registro de Québec.

Para una persona jurídica no constituida en Québec que debe registrarse, Québec exige una declaración dentro de los 60 días siguientes al inicio de las actividades y asigna un NEQ cuando el registro se completa. El mismo plazo se aplica a una sociedad de personas de otra provincia que debe registrarse. Una empresa sin dirección en Québec generalmente debe declarar un mandatario en Québec, con la excepción que se indica. Consulte las instrucciones de registro de una persona jurídica extranjera. Un propietario único que opera en Québec con un nombre que no incluye su nombre de pila y su apellido también debe presentar una declaración de registro dentro de 60 días; operar solo con su propio nombre normalmente evita ese requisito. Consulte las instrucciones de Québec para propietarios únicos. No registrarse cuando es obligatorio puede acarrear una multa de De $2,000 a $20,000. Presentar una declaración tarde puede acarrear De $500 a $5,000 para una persona o De $1,000 a $10,000 para otra entidad; en caso de reincidencia, las multas se duplican. Act respecting the legal publicity of enterprises, secciones 152, 155 y 162.1. Para la distribución del impuesto sobre la renta provincial y las declaraciones corporativas, consulte operar en más de una provincia.

Ejemplo

Los montos son ilustrativos y están en dólares canadienses. Un registrado de GST/HST de Ontario, sin actividad comercial en Québec, vende descargas digitales gravables directamente a clientes de Québec cuya residencia habitual respaldan sus registros. En un período de 12 meses factura $40,000 a clientes que no presentaron prueba de registro general del QST y $20,000 a negocios que presentaron números TQ válidos. Los $40,000 que cumplen los requisitos superan el umbral del sistema especificado, así que el registro especificado del QST es obligatorio, salvo que aplique el sistema general. Los $20,000 de ventas con TQ no entran en ese umbral. Si la empresa empieza a almacenar bienes en Québec, también debe revisar la prueba aparte de registro general.

¿Su caso es distinto?

• No tiene claro el tratamiento del GST/HST en su factura: consulte cuándo registrarse para el GST/HST.
• Cobró una tasa de GST/HST equivocada o presentó una declaración con ella: consulte cómo corregir una tasa de GST/HST equivocada.
• Su actividad en Québec puede afectar el impuesto sobre la renta empresarial: consulte operar en más de una provincia.
• La provincia de empleo de su empleado ya está definida: consulte cómo llevar la nómina.
• También vende en otras provincias: consulte impuesto provincial sobre las ventas.
• Cruzó un umbral del QST, usó el sistema equivocado o pagó a un trabajador con la provincia equivocada: reúna facturas con fecha, números del QST de los clientes, registros de entrega y de plataformas, el acuerdo de trabajo remoto, recibos de pago, remisiones y comprobantes fiscales; pida una revisión mediante apoyo contable antes de cambiar presentaciones anteriores.