Cobré la tasa de GST/HST equivocada: cómo corregir facturas

Mi cliente de otra provincia rechazó el HST de Ontario. ¿Qué reviso primero?

Revise qué vendió, dónde la ley del GST/HST considera realizada la venta y si el suministro es gravable, de tasa cero o exento. Un proveedor de Ontario no siempre cobra el HST de Ontario, y la provincia de la dirección postal o de facturación del cliente no decide todos los casos (CRA: reglas del lugar de suministro).

Estas distinciones provienen de las reglas del lugar de suministro de la CRA. En una venta gravable común realizada en Ontario, la tasa del HST es 13%; en una provincia no participante, la tasa del GST es 5%. Nova Scotia usa 14%, y New Brunswick, Newfoundland and Labrador y Prince Edward Island usan cada una 15% (CRA: tasas). Si la factura es antigua, verifique la tasa vigente cuando el impuesto pasó a ser pagadero. El impuesto provincial sobre las ventas y el QST son temas aparte. Para la tasa de una operación nueva, consulte registro y cobro del GST/HST.

En ciertas ventas gravables de bienes inmuebles, incluida la venta a un comprador que es un negocio registrado, el vendedor no cobra el GST/HST y el comprador debe autoliquidarlo; verifíquelo antes de facturar una diferencia (Excise Tax Act, secciones 221(2) y 228(4)).

Si la factura la emitió un agente o un agente de facturación, verifique si usted y el agente eligieron conjuntamente, en el Form GST506, tratar ese suministro de esa forma. Con la elección, el agente hace la corrección de la sección 232 y reporta el impuesto, y ambas partes pueden adeudar GST/HST relacionado (Excise Tax Act, sección 177(1.1)). Ambos conservan el formulario; no se envía a la CRA. Sin la elección, el principal registrado generalmente reporta la venta (CRA: agentes).

¿Cómo corrijo una factura pendiente con demasiado o muy poco impuesto?

Emita una factura corregida que identifique la original y muestre con claridad el impuesto correcto y el monto a pagar. Conserve ambas versiones, el motivo del cambio y la comunicación enviada al cliente; no reemplace el registro original en silencio. La guía de facturas de la CRA exige indicar la tasa y, o bien el precio y el impuesto por separado, o bien un total claramente con impuesto incluido.

Si el período sigue abierto, presente su declaración original con el impuesto corregido y su método de reporte; conserve la factura original y la nota. No deduzca el impuesto en exceso que nunca se incluyó en el impuesto neto (CRA: cálculo del impuesto neto; Excise Tax Act, sección 232). Si el período ya se presentó, la corrección de la factura y la de la declaración son pasos separados. Por lo general, el impuesto se reporta en el período que incluye la fecha de la factura aunque el cliente no haya pagado, pero el pago o un acuerdo escrito pueden hacerlo pagadero antes (CRA: cuándo reportar y remitir; Excise Tax Act, sección 152 y sección 168).

Cobré demasiado GST/HST. ¿Debo reembolsar o acreditar al cliente?

Puede reembolsar el exceso en efectivo o acreditarlo contra lo que el mismo cliente le deba. Para el impuesto cobrado en exceso, la sección 232 da al proveedor 2 años desde el cobro para hacer ese reembolso o crédito; una reducción posterior del precio de venta puede corregirse dentro de 4 años después del cierre del período en que bajó el precio (Excise Tax Act, sección 232). No presente una tasa equivocada como una reducción de precio para aprovechar el plazo más largo.

Cuando ajuste, reembolse o acredite impuesto conforme a la sección 232, emita una nota de crédito en un plazo razonable, salvo que el cliente emita primero una nota de débito que cumpla los requisitos. El memorándum de la CRA sobre la sección 232 enumera los datos exigidos:

• Identifique el documento como nota de crédito o nota de débito.
• Indique el nombre del proveedor y su número de registro de GST/HST, el nombre del destinatario y la fecha de emisión.
• Indique el GST/HST ajustado, reembolsado o acreditado. Un desglose con impuesto incluido puede sustituir ese monto solo cuando se redujeron tanto el precio como el impuesto y se muestran los demás datos prescritos (Credit Note and Debit Note Information Regulations, sección 3).
• Vincúlela con la factura o las facturas originales y muestre por separado el precio y el impuesto corregidos cuando la original lo hacía. Estas referencias ayudan a conciliar la corrección, aunque sean complementarias y no datos prescritos.

Un cliente que pagó impuesto por error y no puede obtener un reembolso o crédito del proveedor puede reunir los requisitos para un reembolso. Lo solicita con el Form GST189, código de motivo 1C, o con el FP-2189-V de Revenu Québec si lo reclama allí, dentro de 2 años después de pagarlo. No hay reembolso en la medida en que el cliente haya reclamado o pudiera reclamar un crédito fiscal por insumos, o haya recibido una nota de crédito por ese monto. Si ya recibió un reembolso antes de su nota de crédito, debe devolver la parte duplicada en la fecha de vencimiento de la declaración del período de la nota si está registrado, o a más tardar al final del mes siguiente si no lo está (Excise Tax Act, secciones 232, 261 y 263).

Cobré muy poco. ¿Puedo facturar la diferencia si el cliente se niega a pagar?

Puede pedir al cliente que pague el GST/HST faltante, pero el cobro al cliente depende del acuerdo y de cómo la factura indicó el impuesto. El proveedor igualmente debe declarar el impuesto que pasó a ser cobrable, aunque el cliente se niegue a pagarlo (CRA: cobro cuando la factura no menciona el impuesto; CRA: cómo cobrar el impuesto).

Si más adelante se declara incobrable una deuda entre partes independientes, la sección 231 puede permitir una deducción proporcional por deuda incobrable, una vez que se reportó el impuesto cobrable y se remitió el impuesto neto de la declaración. Reclámela en una declaración presentada dentro de 4 años después de la fecha de vencimiento del período en que se declaró incobrable; si luego recupera parte de la deuda, sume de nuevo la parte correspondiente al impuesto. El Quick Method generalmente excluye los ajustes por deudas incobrables en los suministros admisibles.

Revise si el precio acordado incluía el impuesto o si el impuesto se sumaba aparte, qué dice el contrato y qué impuesto indicó la factura original. Una factura modificada, por sí sola, no resuelve una disputa sobre el precio acordado (CRA: cobro cuando la factura no menciona el impuesto). Si indicó el impuesto como se exige y lo declaró o lo remitió, la sección 224 puede permitirle demandar para recuperar el impuesto que debió cobrar y no cobró.

El propietario único responde personalmente por el impuesto neto del negocio. Según la sección 272.1(5), los socios generales y los antiguos socios generales responden por el impuesto de la sociedad pagadero mientras fueron socios; por los montos anteriores, la responsabilidad se limita a los bienes y el dinero de la sociedad, y un socio al momento de la disolución puede adeudar montos posteriores. Los socios comanditarios que no son socios generales quedan excluidos. Un director de una corporación puede recibir una determinación fiscal por el impuesto neto no remitido según la sección 323, sujeto a reglas de cobro y de diligencia. La CRA debe emitir la determinación fiscal dentro de dos años después de que la persona deja el cargo por última vez. Según la sección 325, un cónyuge, un menor u otro receptor que no es independiente del transferente, y que recibió bienes, incluido dinero, por menos de su valor justo, puede recibir una determinación fiscal en cualquier momento por el impuesto del transferente del período de la transferencia o de períodos anteriores, dentro de los topes legales. Puede aplicar una excepción a una transferencia hecha a un cónyuge separado y que vive aparte, en virtud de una orden judicial o de un acuerdo de separación escrito.

Ya presenté y remití. ¿Qué declaración modifico?

Use el período de una nota de crédito válida para una deducción de la sección 232, pero solicite el ajuste de una declaración anterior si esa declaración omitió impuesto cobrable. No presente una segunda declaración del mismo período ni ponga todos los errores antiguos en la declaración siguiente (Excise Tax Act, sección 232; CRA: después de presentar).

La CRA puede rechazar una modificación. Por lo general, solicítela antes del plazo habitual para solicitar una nueva determinación fiscal, de 4 años, que se cuenta desde la fecha posterior entre el vencimiento de la declaración y su presentación; las excepciones legales pueden cambiar ese límite. Pueden aplicarse intereses a los montos vencidos (CRA: política de ajustes; Excise Tax Act, sección 298). Concilie cada período afectado antes de enviar los cambios.

Si el registrado ya había elegido el Quick Method, un reembolso o crédito sobre un suministro admisible reduce las ventas con impuesto incluido que se usan para calcular el impuesto que debe remitir, en lugar de generar automáticamente una deducción completa en la línea 107 (Streamlined Accounting Regulations, secciones 15 y 17). El registrado elige el método en línea o con el Form GST74, a más tardar el primer día del segundo trimestre fiscal si presenta anualmente, o en la fecha de vencimiento de la declaración si presenta mensual o trimestralmente; el primer período corto de un registrado nuevo usa la fecha de vencimiento de esa declaración (CRA: elección del Quick Method).

¿Y si el cliente ya reclamó un crédito fiscal por insumos?

Informe al cliente qué impuesto se corrigió y entréguele la nota de crédito. Si el cliente es un registrado de GST/HST y reclamó el monto acreditado como crédito fiscal por insumos en una declaración de un período anterior, la sección 232 le exige sumarlo a su impuesto neto del período en que reciba su nota de crédito o emita su nota de débito (Excise Tax Act, sección 232). El memorándum de la CRA indica la línea 104 para ese ajuste. Si la compra original y la corrección caen en un período aún no presentado, el cliente debe reclamar como crédito fiscal por insumos solo el impuesto corregido (Excise Tax Act, sección 169).

Pida al cliente que revise su propio reclamo si la factura original era incorrecta, sobre todo si la venta no era gravable. Un monto que en una factura solo aparece rotulado como GST/HST no prueba que fuera pagadero. Las reglas para presentar créditos fiscales por insumos del cliente son un tema aparte.

¿Y si cobré impuesto en una venta de tasa cero o exenta?

El impuesto cobrado en una venta de tasa cero o exenta es un caso de impuesto cobrado en exceso. El memorándum de la CRA sobre la sección 232 incluye expresamente ambos casos y dice que los reembolsos o créditos del proveedor bajo esa sección son opcionales. Confirme la clasificación de la venta y siga la corrección para factura pendiente o para impuesto cobrado que se explicó antes.

Si usted cobró el monto, la guía de reembolsos de la CRA indica incluirlo en el impuesto neto; el vendedor no reclama un reembolso por impuesto pagado por error respecto del impuesto que cobró a un cliente. Si reembolsa o acredita al cliente, emita la nota y use la deducción admisible de la sección 232. Si no lo hace, el cliente podría solicitar un reembolso a la CRA. No reclame un crédito fiscal por insumos para revertir el impuesto que cobró a su cliente.

¿Qué registros concilian las facturas, los créditos, los pagos y las declaraciones?

Conserve un seguimiento documental que vaya de cada factura original a la factura corregida, la nota de crédito o de débito, el pago y la declaración afectada. La guía de registros de la CRA exige registros que respalden el impuesto cobrado y los montos deducidos del impuesto neto; los registros generalmente se conservan seis años desde el final del último año al que se refieren.

Por cada venta afectada, anote el suministro y el cliente, la fecha y el número de la factura, el impuesto original, el impuesto correcto, el motivo y la evidencia del lugar de suministro, la fecha y el monto del pago, la fecha del reembolso o crédito, el número de la nota y el período de reporte en que se incluyó o se dedujo cada monto. Conserve el contrato, la evidencia de entrega o de direcciones, la correspondencia con el cliente, las copias de las declaraciones presentadas, las solicitudes de ajuste y las respuestas de la CRA. Así puede comprobar que el crédito se dio una sola vez y que no tomó una deducción en la declaración antes de cumplir sus condiciones.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses, con contabilidad regular de GST/HST. Un consultor de Ontario factura a un cliente C$1,000 por servicios gravables comunes y C$130 de HST de Ontario. El cliente rechaza la factura antes de pagar. El consultor revisa el acuerdo y la dirección comercial del cliente en Alberta, obtenida en el curso normal de la actividad. No aplica ninguna regla especial sobre el lugar de suministro, así que el GST correcto es C$50. El consultor envía una factura corregida por C$1,050 y una nota de crédito por el exceso de C$80.

Si el consultor ya incluyó C$130 en el impuesto neto de una declaración presentada, la deducción de C$80 de la sección 232 corresponde al período en que se emite la nota de crédito, sujeta a las condiciones legales. Si la declaración original incluyó solo C$50, no hay C$80 que deducir. Si el consultor hubiera cobrado muy poco impuesto y la declaración original hubiera omitido impuesto cobrable, solicitaría el ajuste de ese período original (Excise Tax Act, sección 232; CRA: después de presentar).

¿Su caso es distinto?

• Debe decidir la tasa de una venta nueva o si debe registrarse: consulte cuándo registrarse para el GST/HST.
• Su cliente está en Quebec y puede aplicar el QST: consulte cómo hacer negocios en Quebec desde otra provincia.
• Debe presentar la declaración o revisar créditos fiscales por insumos: consulte cómo presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos.
• La CRA abrió una revisión o auditoría: consulte revisiones y auditorías del GST/HST.
• Una nueva determinación fiscal trae intereses o multas: consulte multas, intereses y alivio.
• Hay muchos períodos, un contrato en disputa o un impuesto grande sin recuperar: reúna la conciliación de facturas con declaraciones y busque ayuda contable antes de modificar las declaraciones.