Kinh doanh tại Quebec từ tỉnh bang khác: QST và đăng ký

Có khách hàng ở Quebec thì tôi bắt buộc phải tính QST không?

Không. Chỉ địa chỉ của khách hàng thì chưa quyết định doanh nghiệp ngoài Quebec có phải đăng ký QST hay không. Trước hết hãy xác định giao dịch bán được thực hiện ở đâu, bán gì, bên mua có đăng ký QST hay không, và bên bán có thực hiện hoạt động thương mại tại Quebec hay không. Revenu Québec phân biệt đăng ký theo hệ thống chung và hệ thống chỉ định.

GST/HST là một câu hỏi riêng về hóa đơn. Xem khi nào cần đăng ký GST/HST để biết về loại thuế đó và các quy tắc giữa các tỉnh bang.

Khi nào hoạt động thương mại tại Quebec buộc phải đăng ký QST theo hệ thống chung?

Doanh nghiệp thực hiện hoạt động thương mại tại Quebec nói chung phải đăng ký theo hệ thống QST chung khi tổng doanh số chịu thuế toàn cầu của doanh nghiệp, cùng với các bên liên kết, vượt $30.000 trong một quý dương lịch hoặc bốn quý dương lịch liền trước. Hãy tính cả doanh số chịu thuế ngoài Quebec, nhưng không tính GST/HST và QST, dịch vụ tài chính và việc bán tài sản vốn trong phép kiểm tra này. Revenu Québec nêu quy tắc đăng ký và giải thích các khoản loại trừ.

Nếu doanh số vượt giới hạn trong một quý, việc thu thuế bắt đầu từ giao dịch bán làm vượt giới hạn. Nếu chỉ vượt khi cộng bốn quý liên tiếp, tư cách doanh nghiệp nhỏ nói chung chấm dứt sau tháng dương lịch kế tiếp. Revenu Québec giải thích các ngày bắt đầu khác nhau.

Với bên bán ngoài tỉnh bang, việc có thực hiện hoạt động tại Quebec hay không phụ thuộc vào công việc thực tế và sự hiện diện kinh doanh tại đó. Địa chỉ lập hóa đơn ở Quebec không trả lời câu hỏi này. Một số hoạt động, gồm một số giao dịch bán lẻ và vé vào cửa các sự kiện tại Quebec, buộc phải đăng ký dù thấp hơn giới hạn doanh nghiệp nhỏ thông thường. Hãy xem các ngoại lệ bắt buộc đăng ký trước khi dựa vào ngưỡng.

Hàng hóa có thêm một quy tắc. Bên bán ngoài Quebec có thể phải đăng ký theo hệ thống QST chung khi doanh số hàng hóa chịu thuế đủ điều kiện (hàng lưu kho tại Quebec, gửi trong Quebec, hoặc gửi từ ngoài Quebec và giao tại đó không qua bưu điện hay chuyển phát) vượt $30.000 trong 12 tháng. Phải đăng ký ngay khi tổng doanh số đủ điều kiện vượt giới hạn. Quy tắc nhắm vào các giao dịch bán cho người không đăng ký QST theo hệ thống chung, với các khoản loại trừ đã nêu. Hãy kiểm tra phương thức gửi hàng và nền tảng đã đăng ký (nếu có) trước khi đưa doanh số vào phép kiểm tra này. Revenu Québec nêu quy tắc về hàng hóa.

Khi nào bên bán ngoài tỉnh bang dùng đăng ký QST theo hệ thống chỉ định?

Bên bán ngoài Quebec đã đăng ký GST/HST theo hệ thống chung nói chung dùng đăng ký QST theo hệ thống chỉ định khi có doanh số chịu thuế tại Quebec về hàng hóa, tài sản vô hình hoặc dịch vụ bán cho người tiêu dùng Quebec chỉ định (specified Québec consumer), và doanh số đủ điều kiện đó vượt $30.000 trong 12 tháng. Phải đăng ký ngay khi tổng doanh số đủ điều kiện vượt giới hạn. Doanh số qua nền tảng phân phối chỉ định có thể được loại khỏi ngưỡng của bên bán theo các điều kiện Revenu Québec liệt kê. Xem phép kiểm tra theo hệ thống chỉ định.

Đây là phép tính khác với phép kiểm tra doanh nghiệp nhỏ theo doanh số toàn cầu. Bên bán hàng hóa có thể phải làm cả phép kiểm tra theo hệ thống chỉ định lẫn phép kiểm tra hàng hóa riêng theo hệ thống chung. Nếu cả hai đều buộc phải đăng ký, chỉ đăng ký theo hệ thống chung. Revenu Québec nêu thứ tự ưu tiên này. Bên bán đang kinh doanh tại Quebec không được dùng dịch vụ trực tuyến dành riêng cho bên bán ngoài Quebec. Các điều kiện đủ tư cách được liệt kê tại đây.

Bên bán ngoài Quebec đã đăng ký GST/HST theo hệ thống chung có thể chọn đăng ký QST theo hệ thống chung thay cho hệ thống chỉ định nếu đủ điều kiện đăng ký tự nguyện, nhưng phải cung cấp và duy trì khoản bảo đảm mà Revenu Québec chấp nhận. Hãy nộp đơn theo cách đăng ký chung bên dưới khi việc đăng ký chỉ định trở thành bắt buộc. Khác với đăng ký chỉ định, đăng ký chung có thể cho phép hoàn thuế đầu vào đối với các khoản mua đủ điều kiện. Xem lựa chọn đăng ký và quy tắc hoàn thuế.

Doanh số bán cho người tiêu dùng và cho doanh nghiệp đã đăng ký QST được tính khác nhau không?

Có. Người tiêu dùng Quebec chỉ định có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp có nơi cư trú thường xuyên tại Quebec và chưa cung cấp bằng chứng chấp nhận được về việc đăng ký QST theo hệ thống chung. Hãy tính doanh số chịu thuế đủ điều kiện cho cả hai loại. Bên nhận cung cấp số đăng ký QST hệ thống chung có chứa TQ thì nằm ngoài quy tắc thu thuế theo hệ thống chỉ định đối với giao dịch đó; hãy giữ số này và bằng chứng dùng để phân loại khách hàng. Theo hệ thống chung, bên đăng ký thu QST trên các giao dịch bán chịu thuế tại Quebec bất kể bên mua có đăng ký QST hay không. Revenu Québec so sánh các quy tắc thu thuế.

Với hệ thống chỉ định, hãy kiểm tra ít nhất hai bằng chứng về nơi cư trú thường xuyên của khách hàng và xem giao dịch bán có chịu thuế tại Quebec hay không. Nếu số địa chỉ nhà hoặc địa chỉ kinh doanh ở Canada nằm ngoài Quebec nhiều hơn số địa chỉ ở Quebec, nơi cư trú thường xuyên của khách hàng được coi là ngoài Quebec dù có các bằng chứng khác về vị trí. Québec Sales Tax Act, section 477.3. Chỉ tên doanh nghiệp hoặc số GST/HST thì không chứng minh được việc đăng ký QST theo hệ thống chung. Khi đã phải thu thuế theo hệ thống chỉ định, thuế suất QST đối với các giao dịch đủ điều kiện không thuộc diện zero-rated (thuế suất bằng không) là 9,975%. Xem quy tắc thu thuế của Revenu Québec.

Làm thế nào để đăng ký khi không có địa chỉ ở Quebec hay NEQ?

Trước hết hãy chọn hệ thống QST. Với đăng ký chỉ định, hãy dùng My Account dành cho bên bán ngoài Quebec. Revenu Québec cho biết không được dùng Form LM-1-V để đăng ký chỉ định. Với đăng ký QST theo hệ thống chung, hãy liên hệ Revenu Québec; dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến của họ hoặc Form LM-1-V có thể mở hồ sơ QST chung. Biểu mẫu này cũng có thể mở tài khoản khấu trừ tại nguồn khi cần. Trên LM-1-V, hãy chọn các tài khoản ở trang 1, điền ngày hiệu lực của QST tại mục 5.1.1 hoặc ngày trả lương đầu tiên tại mục 6.1, và ký tại mục 8. Hợp danh không có NEQ còn cần chữ ký của các thành viên hợp danh tại mục 2.4.

NEQ được cấp qua sổ đăng ký doanh nghiệp của Quebec, một quy trình riêng. Có khách hàng ở Quebec không tự cấp NEQ cho doanh nghiệp, và hướng dẫn nộp lần đầu của Revenu Québec nêu rõ cho phép người sử dụng lao động nộp thuế bằng NEQ nếu đã có. Hãy kiểm tra việc đăng ký doanh nghiệp một cách độc lập ở phần dưới.

Đơn vị đăng ký QST chỉ định nộp một tờ khai QST trực tuyến riêng cho mỗi quý dương lịch và nộp thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng kế tiếp. Revenu Québec nêu các ngày nộp tờ khai.

Trước khi nộp đơn, hãy chuẩn bị tên pháp lý của doanh nghiệp, địa chỉ ở tỉnh bang gốc, số GST/HST, doanh số theo sản phẩm và loại khách hàng, chứng từ giao hàng, các số QST hệ thống chung của khách hàng (nếu có), và ngày vượt từng ngưỡng.

Nếu tôi đã lập hóa đơn cho khách hàng Quebec trước khi đăng ký thì sao?

Hãy xác định lại ngày đầu tiên mà việc đăng ký và thu QST có thể đã là bắt buộc, rồi đối chiếu hóa đơn và QST theo từng kỳ khai. Bên bán chịu trách nhiệm về khoản thuế mà mình phải thu, dù hóa đơn trước đó không ghi thuế. Revenu Québec mô tả nghĩa vụ thu thuế của bên bán và cho biết đơn vị đăng ký theo hệ thống chung khai thuế đã thu hoặc phải thu.

Hãy tách riêng giao dịch chịu thuế với giao dịch được miễn thuế hoặc zero-rated, giao dịch bán cho người tiêu dùng với giao dịch bán cho khách hàng có số TQ, và giao dịch bán trực tiếp với giao dịch bán qua nền tảng. Hãy xác định ngày đăng ký và các kỳ đúng cùng Revenu Québec trước khi sửa hóa đơn hoặc tờ khai cũ. Nếu lỗi liên quan đến thuế suất GST/HST hoặc tờ khai GST/HST đã nộp, xem cách sửa khi tính sai thuế suất GST/HST.

Hình thức pháp lý cũng quyết định ai là người phải trả. Chủ doanh nghiệp một chủ (sole proprietor) tự chịu trách nhiệm cá nhân về QST của doanh nghiệp. Theo Québec Sales Tax Act, section 345.5, các thành viên hợp danh và cựu thành viên, trừ thành viên hợp danh hữu hạn không đồng thời là thành viên hợp danh chung, có thể phải chịu trách nhiệm về nghĩa vụ QST của hợp danh phát sinh trong thời gian họ là thành viên; trách nhiệm đối với các khoản trước đó chỉ giới hạn trong tài sản và tiền của hợp danh. Theo Tax Administration Act, sections 24.0.1–24.0.2, giám đốc đang tại chức khi công ty không thu hoặc không nộp QST bắt buộc có thể phải trả thuế chưa nộp, tiền lãi và tiền phạt sau khi việc thu hồi nợ theo quy định không thành, phá sản hoặc giải thể. Có thể biện hộ bằng việc đã cẩn trọng hợp lý (reasonable care) hoặc không hay biết, và Revenu Québec không thể ấn định thuế đối với giám đốc quá hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc.

Nhân viên sống ở Quebec có khiến Quebec thành tỉnh bang làm việc không?

Không. Với nhân viên cư trú tại Canada, tỉnh bang làm việc thường theo cơ sở của người sử dụng lao động nơi nhân viên thực sự đến làm việc hoặc, theo chính sách làm việc từ xa, gắn kết hợp lý với cơ sở đó. Văn phòng tại nhà của nhân viên nói chung không phải cơ sở của người sử dụng lao động. Nếu nhân viên không đến làm việc và cũng không gắn với cơ sở nào của người sử dụng lao động, tỉnh bang làm việc nói chung là nơi đặt cơ sở trả lương. CRA nêu các tiêu chí này.

Trước hết hãy kiểm tra xem nhân viên có thực sự đến cơ sở của người sử dụng lao động hay không, dù chỉ thỉnh thoảng; CRA không đặt mức thời gian tối thiểu. Nếu trong một kỳ trả lương nhân viên đến các cơ sở ở nhiều tỉnh bang, hãy dùng nơi họ ở lâu nhất, hoặc nơi làm việc gần nhất nếu bằng nhau. Nếu nhân viên không bao giờ đến cơ sở, hãy xem thỏa thuận làm việc từ xa toàn thời gian và cơ sở mà họ sẽ đến nếu không làm từ xa. Nơi đến làm việc trước đây, người giám sát, thiết bị, chỉ đạo công việc và các cuộc họp đều có thể quan trọng. Cả CRA và Revenu Québec đều mô tả các tiêu chí về sự gắn kết. Vì vậy, nhân viên sống ở Montréal nhưng vẫn gắn với văn phòng ở Ontario có thể có Ontario là tỉnh bang làm việc để khấu trừ tại nguồn. Tỉnh bang cư trú của họ vẫn có thể ảnh hưởng đến tờ khai thuế cá nhân.

Khi nào tôi cần tài khoản người sử dụng lao động ở Quebec, và sửa các kỳ lương cũ thế nào?

Người sử dụng lao động nói chung phải thực hiện khấu trừ tại nguồn và đóng góp của người sử dụng lao động theo quy định Quebec khi nhân viên đến làm việc hoặc gắn với cơ sở của mình tại Quebec, hoặc khi nhân viên không đến cơ sở nào nhưng được trả lương từ cơ sở ở Quebec. Revenu Québec liệt kê các điều kiện và lưu ý về trường hợp đặc biệt. Nếu Quebec là tỉnh bang làm việc, CRA cho biết phải khấu trừ QPP thay cho CPP, và cả QPIP. Nếu bắt buộc khấu trừ tại nguồn theo quy định Quebec, hãy đăng ký qua dịch vụ Register a New Business của Revenu Québec, My Account dành cho doanh nghiệp, hoặc Form LM-1-V. Revenu Québec cấp số hồ sơ khấu trừ tại nguồn, tách biệt với NEQ do sổ đăng ký doanh nghiệp cấp. Xem các cách đăng ký dành cho người sử dụng lao động.

Nếu các kỳ lương trước dùng sai tỉnh bang, hãy rà soát từng kỳ trả lương: nơi nhân viên thực sự đến làm việc, thỏa thuận làm việc từ xa toàn thời gian (nếu có), cơ sở nào giám sát và trả lương, các khoản đã khấu trừ, các khoản đã nộp, và các chứng từ thuế đã phát hành. Sau đó đối chiếu tài khoản tại CRA và Revenu Québec trước khi sửa hồ sơ lương hoặc chứng từ thuế. Thay đổi cách làm việc có thể làm kết quả thay đổi giữa năm. Về các bước khấu trừ và nộp thuế thông thường sau khi đã xác định tỉnh bang, xem chạy bảng lương.

Với các khoản lương Quebec chưa nộp, Tax Administration Act, sections 24.0.1–24.0.3 cũng có thể áp dụng đối với giám đốc công ty và những người cho phép việc thanh toán lương của người khác. Thành viên hợp danh có thể phải chịu các khoản khấu trừ và đóng góp mà hợp danh đã bỏ sót. Với thuế thu nhập của nhân viên cư trú tại Canada chưa từng được khấu trừ, giám đốc nói chung chịu tiền phạt và tiền lãi liên quan chứ không phải chính khoản thuế thu nhập chưa khấu trừ; QPP và QPIP có quy tắc khác. Revenu Québec giải thích các điểm khác biệt.

Công ty hoặc hợp danh của tôi có cần NEQ không?

Công ty hoặc hợp danh ngoài Quebec phải đánh giá việc đăng ký doanh nghiệp riêng, tách biệt với QST và lương. Quebec cho biết pháp nhân hoặc hợp danh không được thành lập tại Quebec phải đăng ký nếu có hoạt động tại Quebec hoặc nắm quyền đối với bất động sản ở đó, trừ quyền ưu tiên hoặc quyền thế chấp. Các ví dụ về hoạt động gồm có địa chỉ hoặc người đại diện tại Quebec, hoặc hành vi vì lợi nhuận được thực hiện tại Quebec. Chỉ gửi hóa đơn cho khách hàng ở Quebec thì không chứng minh được những điều đó. Nhân viên thực hiện hoạt động kinh doanh tại Quebec có thể làm thay đổi kết luận. Xem tiêu chí đăng ký của Quebec.

Với pháp nhân không được thành lập tại Quebec mà phải đăng ký, Quebec yêu cầu khai trong vòng 60 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động và cấp NEQ khi hoàn tất đăng ký. Cùng thời hạn này áp dụng cho hợp danh ngoài Quebec phải đăng ký. Doanh nghiệp không có địa chỉ ở Quebec nói chung phải khai một người đại diện được ủy quyền tại Quebec, với ngoại lệ đã nêu. Xem hướng dẫn đăng ký pháp nhân nước ngoài. Chủ doanh nghiệp một chủ hoạt động tại Quebec dưới một tên không gồm cả tên và họ của mình cũng phải nộp bản kê khai đăng ký trong vòng 60 ngày; chỉ hoạt động dưới tên của chính mình thì thường tránh được yêu cầu đó. Xem hướng dẫn của Quebec cho chủ doanh nghiệp một chủ. Không đăng ký khi bắt buộc có thể bị phạt $2.000 đến $20.000. Nộp bản kê khai trễ có thể bị phạt $500 đến $5.000 đối với cá nhân hoặc $1.000 đến $10.000 đối với tổ chức khác; tiền phạt tăng gấp đôi nếu tái phạm. Act respecting the legal publicity of enterprises, sections 152, 155 và 162.1. Về phân bổ thuế thu nhập cấp tỉnh bang và tờ khai của công ty, xem hoạt động tại nhiều tỉnh bang.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Canada. Một đơn vị đăng ký GST/HST ở Ontario không có hoạt động kinh doanh tại Quebec bán trực tiếp các tệp tải xuống kỹ thuật số chịu thuế cho khách hàng ở Quebec, có hồ sơ chứng minh nơi cư trú thường xuyên. Trong 12 tháng, công ty lập hóa đơn $40.000 cho khách hàng không cung cấp bằng chứng đăng ký QST hệ thống chung và $20.000 cho các doanh nghiệp cung cấp số TQ hợp lệ. Khoản $40.000 đủ điều kiện vượt ngưỡng của hệ thống chỉ định, nên bắt buộc đăng ký QST chỉ định trừ khi áp dụng hệ thống chung. Khoản $20.000 bán cho khách có số TQ không được tính vào ngưỡng đó. Nếu công ty bắt đầu lưu kho hàng tại Quebec, công ty cũng phải kiểm tra điều kiện đăng ký chung riêng.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Cách xử lý GST/HST trên hóa đơn của bạn chưa rõ: xem khi nào cần đăng ký GST/HST.
• Bạn đã tính sai thuế suất GST/HST hoặc đã nộp tờ khai với mức đó: xem sửa khi tính sai thuế suất GST/HST.
• Hoạt động ở Quebec của bạn có thể ảnh hưởng đến thuế thu nhập doanh nghiệp: xem hoạt động tại nhiều tỉnh bang.
• Tỉnh bang làm việc của nhân viên đã được xác định: xem chạy bảng lương.
• Bạn cũng bán hàng ở các tỉnh bang khác: xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang.
• Bạn đã vượt ngưỡng QST, dùng sai hệ thống, hoặc trả lương nhân viên theo sai tỉnh bang: hãy gom hóa đơn có ngày tháng, số QST của khách hàng, chứng từ giao hàng và nền tảng, thỏa thuận làm việc từ xa, phiếu lương, các khoản đã nộp và chứng từ thuế; hãy nhờ hỗ trợ về sổ sách kế toán rà soát trước khi sửa các hồ sơ đã nộp.