Negócios em Quebec a partir de outra província: QST e registro

Clientes em Quebec significam que preciso cobrar QST?

Não. O endereço do cliente, sozinho, não decide se um negócio de outra província deve se registrar no QST. Primeiro identifique onde a venda é feita, o que é vendido, se o comprador é registrado no QST e se o vendedor exerce atividades comerciais em Quebec. A Revenu Québec distingue o registro geral e o registro específico.

O GST/HST é uma questão de fatura separada. Veja quando se registrar no GST/HST para esse imposto e para as regras entre províncias.

Quando a atividade comercial em Quebec exige o registro geral no QST?

Um negócio que exerce atividades comerciais em Quebec geralmente deve se registrar no sistema geral do QST quando seus fornecimentos tributáveis no mundo todo, somados aos de suas empresas associadas, passam de $30.000 em um trimestre-calendário ou nos quatro trimestres-calendário anteriores. Conte as vendas tributáveis fora de Quebec, mas exclua deste teste o GST/HST e o QST, os serviços financeiros e as vendas de bens de capital. A Revenu Québec enuncia a regra de registro e explica as exclusões.

Se as vendas passam do limite em um único trimestre, a cobrança começa na venda que o ultrapassa. Se elas o passam só ao longo de quatro trimestres consecutivos, a condição de pequeno fornecedor geralmente termina depois do mês-calendário seguinte. A Revenu Québec explica as diferentes datas de início.

Para um vendedor de outra província, saber se as atividades são exercidas em Quebec depende do trabalho real e da presença do negócio lá. O endereço de cobrança em Quebec não responde a essa pergunta. Algumas atividades, como certas vendas no varejo e ingressos para eventos em Quebec, exigem registro mesmo abaixo do limite comum de pequeno fornecedor. Confira as exceções de registro obrigatório antes de confiar no limite.

Os bens têm uma regra adicional. Um vendedor de fora pode ter de se registrar no sistema geral do QST quando as vendas tributáveis qualificadas de bens armazenados em Quebec, enviados dentro de Quebec ou enviados de fora de Quebec e entregues lá por outro meio que não correio ou courier passam de $30.000 em um período de 12 meses. O registro é exigido assim que o total qualificado ultrapassa o limite. A regra visa fornecimentos a pessoas que não são contribuintes registrados no sistema geral do QST, sujeita às exclusões nela previstas. Confira o meio de envio e qualquer plataforma registrada antes de somar vendas a este teste. A Revenu Québec descreve a regra para bens.

Quando um vendedor de outra província usa o registro específico no QST?

Um vendedor de fora, registrado no sistema geral do GST/HST, geralmente usa o registro específico (specified) no QST quando faz em Quebec vendas tributáveis de bens, bens intangíveis ou serviços a consumidores específicos de Quebec e essas vendas qualificadas passam de $30.000 em um período de 12 meses. O registro é exigido assim que o total qualificado ultrapassa o limite. As vendas feitas por meio de uma plataforma de distribuição específica podem ficar fora do limite do vendedor, nas condições que a Revenu Québec lista. Veja o teste do sistema específico.

Este é um cálculo diferente do teste mundial de pequeno fornecedor. Um vendedor de bens pode ter de fazer o teste do sistema específico e o teste separado de bens do sistema geral. Se os dois exigirem o registro, registre-se apenas no sistema geral. A Revenu Québec indica essa prioridade. Um vendedor que exerce atividade em Quebec não pode usar o serviço on-line reservado a fornecedores de fora. As condições de elegibilidade estão listadas aqui.

Um vendedor de fora, registrado no sistema geral do GST/HST, pode escolher o registro geral no QST em vez do registro específico se tiver direito ao registro opcional, mas deve oferecer e manter uma garantia aceitável para a Revenu Québec. Faça o pedido pela via de registro geral descrita abaixo quando o registro específico se tornar obrigatório. Diferentemente do registro específico, o registro geral pode permitir restituições de imposto sobre insumos em compras elegíveis. Veja a escolha do registro e as regras de restituição.

Vendas a consumidores e a empresas registradas no QST contam de forma diferente?

Sim. Um consumidor específico de Quebec pode ser uma pessoa física ou uma empresa cujo local habitual de residência fica em Quebec e que não apresentou prova aceitável de registro geral no QST. Conte as vendas tributáveis qualificadas aos dois. Um destinatário que informa um número de registro geral no QST contendo TQ fica fora da regra de cobrança do sistema específico para aquela venda; guarde o número e as provas usadas para classificar o cliente. No sistema geral, o contribuinte registrado cobra o QST nas vendas tributáveis em Quebec, qualquer que seja a situação de registro do comprador no QST. A Revenu Québec compara as regras de cobrança.

No sistema específico, confira pelo menos duas provas do local habitual de residência do cliente e se a venda é tributável em Quebec. Se os endereços residenciais ou comerciais canadenses fora de Quebec forem mais numerosos do que os de Quebec, a residência habitual do cliente é considerada fora de Quebec, apesar de outras provas de local. Québec Sales Tax Act, seção 477.3. Um nome comercial ou um número de GST/HST, sozinho, não comprova o registro geral no QST. Quando passa a ser obrigado a cobrar no sistema específico, a alíquota do QST nos fornecimentos qualificados que não têm alíquota zero é 9,975%. Veja as regras de cobrança da Revenu Québec.

Como me registro sem endereço em Quebec nem NEQ?

Escolha primeiro o sistema do QST. Para o registro específico, use a Minha Conta (My Account) para fornecedores de fora de Quebec. A Revenu Québec diz que o Form LM-1-V não deve ser usado no registro específico. Para o registro geral no QST, entre em contato com a Revenu Québec; o serviço on-line de registro de empresas ou o Form LM-1-V pode abrir o cadastro geral no QST. O formulário também pode abrir uma conta de descontos na fonte quando necessário. No LM-1-V, marque as contas na página 1, informe a data de início do QST na seção 5.1.1 ou a data do primeiro pagamento na seção 6.1 e assine a seção 8. Uma sociedade de pessoas sem NEQ também precisa das assinaturas dos sócios na seção 2.4.

O NEQ é emitido pelo registro de empresas de Quebec, em um processo separado. Um cliente em Quebec, por si só, não dá um NEQ ao negócio, e as instruções da Revenu Québec para o primeiro recolhimento permitem expressamente que o empregador recolha com um NEQ se tiver um. Verifique o registro de empresa à parte, abaixo.

Os contribuintes com registro específico no QST entregam uma declaração on-line do QST separada a cada trimestre-calendário e recolhem até o último dia do mês seguinte. A Revenu Québec informa as datas de entrega.

Antes de pedir o registro, reúna a razão social, o endereço na província de origem, o número de GST/HST, as vendas por produto e por tipo de cliente, os registros de entrega, os números de cliente do QST geral e a data em que cada limite foi ultrapassado.

E se eu faturei clientes de Quebec antes de me registrar?

Reconstitua a primeira data em que o registro e a cobrança do QST podem ter sido exigidos e depois concilie as faturas e o QST por período de declaração. O vendedor responde pelo imposto que era obrigado a cobrar, mesmo que uma fatura anterior não o mostrasse. A Revenu Québec descreve o dever de cobrança do vendedor e diz que o contribuinte registrado no sistema geral declara o imposto cobrado ou que devia ter sido cobrado.

Separe as vendas tributáveis das isentas ou de alíquota zero, as vendas a consumidores das vendas a clientes registrados com TQ e as vendas diretas das vendas por plataforma. Defina com a Revenu Québec a data de registro e os períodos corretos antes de mudar faturas ou declarações antigas. Se o erro envolve a alíquota do GST/HST ou uma declaração de GST/HST já entregue, veja como corrigir uma alíquota errada de GST/HST.

A forma jurídica também afeta quem paga. O autônomo (sole proprietor) deve pessoalmente o QST do negócio. Pela Québec Sales Tax Act, seção 345.5, os sócios e ex-sócios, exceto os sócios limitados que não são sócios gerais, podem responder pelas obrigações de QST da sociedade surgidas durante o período em que eram sócios; a responsabilidade por valores anteriores se limita aos bens e ao dinheiro da sociedade. Pela Tax Administration Act, seções 24.0.1–24.0.2, os administradores em exercício quando uma pessoa jurídica deixa de cobrar ou recolher o QST exigido podem dever o imposto não pago, juros e multas, depois de falha de cobrança específica, falência ou liquidação. Aplicam-se defesas de cuidado razoável e de falta de conhecimento, e a Revenu Québec não pode lançar o imposto contra um administrador mais de dois anos depois de ele deixar de ser administrador.

Um empregado que mora em Quebec faz de Quebec a província de emprego?

Não. Para um empregado residente no Canadá, a província de emprego geralmente segue o estabelecimento do empregador em que o empregado se apresenta fisicamente ou, conforme a política de trabalho remoto, está razoavelmente vinculado. O escritório em casa do empregado geralmente não é um estabelecimento do empregador. Se o empregado não se apresenta nem está vinculado a um estabelecimento do empregador, a província de emprego geralmente é onde fica o estabelecimento que paga o salário. A CRA define esses testes.

Primeiro verifique se o empregado se apresenta fisicamente a um estabelecimento do empregador, ainda que de vez em quando; a CRA não fixa um tempo mínimo. Se ele se apresentar a estabelecimentos de mais de uma província em um período de pagamento, use aquele em que passou mais tempo ou, em caso de empate, onde trabalhou por último. Se o empregado nunca se apresenta, examine qualquer acordo de trabalho remoto em tempo integral e o estabelecimento em que ele se apresentaria sem esse acordo. O local anterior de apresentação, a supervisão, os equipamentos, as instruções e as reuniões podem pesar. A CRA e a Revenu Québec descrevem testes de vínculo. Por isso, um trabalhador que mora em Montréal, mas continua vinculado a um escritório de Ontário, pode ter Ontário como província de emprego para os descontos na fonte. A província de residência ainda pode afetar a declaração pessoal dele.

Quando preciso de uma conta de empregador em Quebec e como corrijo pagamentos passados?

Um empregador geralmente deve fazer os descontos na fonte e as contribuições patronais de Quebec quando um empregado se apresenta ao seu estabelecimento em Quebec ou está vinculado a ele, ou quando um empregado que não se apresenta a nenhum estabelecimento é pago por um estabelecimento em Quebec. A Revenu Québec lista as condições e o alerta sobre casos especiais. Se Quebec é a província de emprego, a CRA diz para descontar o QPP em vez do CPP, e também o QPIP. Se os descontos na fonte de Quebec são exigidos, registre-se pelo serviço de registro de um novo negócio da Revenu Québec, pela Minha Conta (My Account) para empresas ou pelo Form LM-1-V. A Revenu Québec atribui um número de cadastro dos descontos na fonte, distinto do NEQ emitido pelo registro de empresas. Veja as vias de registro do empregador.

Se pagamentos anteriores usaram a província errada, revise cada período de pagamento: onde o empregado se apresentou fisicamente, qualquer acordo de trabalho remoto em tempo integral, qual estabelecimento o supervisionava e pagava, os descontos feitos, os recolhimentos enviados e os informes de rendimentos emitidos. Depois concilie as contas da CRA e da Revenu Québec antes de mudar os registros da folha de pagamento ou os informes. Uma mudança na forma de trabalho pode alterar o resultado no meio de um ano. Para os descontos de rotina e os passos de recolhimento depois de definir a província, veja como rodar a folha de pagamento.

Para valores de folha de pagamento de Quebec não pagos, a Tax Administration Act, seções 24.0.1–24.0.3 também pode alcançar administradores de pessoas jurídicas e pessoas que autorizam os pagamentos de folha de outra pessoa. Os sócios podem dever os descontos e contribuições não feitos pela sociedade. Para o imposto de renda de empregados residentes no Canadá que nunca foi retido, os administradores geralmente devem as multas e os juros relacionados, e não o próprio imposto de renda não retido; o QPP e o QPIP têm regras diferentes. A Revenu Québec explica as diferenças.

Minha pessoa jurídica ou sociedade de pessoas precisa de um NEQ?

Uma pessoa jurídica ou sociedade de pessoas de outra província deve avaliar o registro de empresa separadamente do QST e da folha de pagamento. Quebec diz que uma pessoa jurídica ou sociedade de pessoas não constituída em Quebec deve se registrar se exerce uma atividade em Quebec ou tem lá um direito real imobiliário que não seja privilégio ou hipoteca. Os exemplos de atividade incluem ter lá um endereço ou um representante em Quebec, ou um ato praticado em Quebec com fins lucrativos. Apenas enviar uma fatura a um cliente de Quebec não comprova esses fatos. Um trabalhador que faz atividades empresariais em Quebec pode mudar a avaliação. Veja os critérios de registro de Quebec.

Para uma pessoa jurídica não constituída em Quebec que deve se registrar, Quebec exige uma declaração em até 60 dias depois do início das atividades e atribui um NEQ quando o registro é concluído. O mesmo prazo vale para uma sociedade de pessoas de outra província que deve se registrar. Uma empresa sem endereço em Quebec geralmente deve declarar um mandatário em Quebec, sujeita à exceção prevista. Veja as instruções de registro de pessoa jurídica estrangeira. O autônomo que opera em Quebec sob um nome que não contenha tanto o seu prenome quanto o sobrenome também deve entregar uma declaração de registro em até 60 dias; operar apenas com o próprio nome normalmente evita essa exigência. Veja as instruções de Quebec para o autônomo. Continuar sem registro quando ele é exigido pode gerar uma multa de $2.000 a $20.000. Entregar a declaração com atraso pode gerar $500 a $5.000 para pessoa física ou $1.000 a $10.000 para outra entidade; as multas dobram em caso de reincidência. Act respecting the legal publicity of enterprises, seções 152, 155 e 162.1. Para a distribuição do imposto de renda provincial e as declarações de pessoas jurídicas, veja como operar em mais de uma província.

Exemplo

Os valores são ilustrativos, em dólares canadenses. Um contribuinte de Ontário registrado no GST/HST, sem atividade empresarial em Quebec, vende downloads digitais tributáveis diretamente a clientes de Quebec cuja residência habitual é comprovada pelos seus registros. Em um período de 12 meses, ele fatura C$40.000 a clientes que não apresentaram prova de registro geral no QST e C$20.000 a empresas que apresentaram números TQ válidos. Os C$40.000 qualificados passam do limite do sistema específico, então o registro específico no QST é exigido, a menos que o sistema geral se aplique. Os C$20.000 de vendas com TQ não entram nesse limite. Se a empresa começar a armazenar bens em Quebec, ela também deve verificar o teste separado de registro geral.

Seu caso é diferente?

• O tratamento de GST/HST na sua fatura não está claro: veja quando se registrar no GST/HST.
• Você cobrou a alíquota errada de GST/HST ou entregou uma declaração com ela: veja como corrigir a alíquota errada de GST/HST.
• Sua atividade em Quebec pode afetar o imposto de renda empresarial: veja como operar em mais de uma província.
• A província de emprego do seu empregado já está definida: veja como rodar a folha de pagamento.
• Você também vende em outras províncias: veja imposto provincial sobre vendas.
• Você passou de um limite do QST, usou o sistema errado ou pagou um empregado na província errada: reúna faturas datadas, números de QST dos clientes, registros de entrega e de plataforma, o acordo de trabalho remoto, holerites, recolhimentos e informes de rendimentos; faça uma revisão com o apoio de escrituração contábil antes de mudar declarações passadas.