Cómo manejar la nómina y remitir retenciones en Canadá

¿Mi trabajador es un empleado o un contratista?

La relación de trabajo determina si usted debe manejar una nómina. Un empleado, por lo general, trabaja bajo la dirección de quien le paga; un contratista independiente dirige su propio negocio y controla cómo se hace el trabajo. Un contrato que llame contratista a alguien no resuelve la cuestión (CRA: estatus de empleo).

Fíjese en quién controla el trabajo, quién aporta las herramientas, quién puede contratar ayuda y quién asume una probabilidad real de ganancia o pérdida. Para un contrato celebrado en Quebec, la CRA aplica el Código Civil de Quebec y se centra en el derecho de dirigir el trabajo (CRA: contratos de Quebec). Si los hechos apuntan en ambos sentidos, quien paga o el trabajador puede solicitar a la CRA una resolución sobre el CPP/EI. Tratar a un empleado como contratista puede dejar a quien paga como responsable de las retenciones omitidas y de las contribuciones del empleador (CRA: Guía del empleador). Para saber cómo declara un contratista genuino sus propios ingresos, consulte Cómo se gravan los ingresos de un trabajador independiente.

¿Cuándo necesito una cuenta de nómina?

Abra una cuenta de programa de nómina de la CRA cuando pague sueldos, salarios, bonos, pago de vacaciones, beneficios gravables a empleados u otra remuneración que requiera retenciones de nómina. Si ya tiene un número empresarial, agregue una cuenta de nómina RP; de lo contrario, obtenga un número empresarial e inscríbase antes de que venza su primera remesa (CRA: Guía del empleador).

Antes de la primera fecha de pago, reúna de cada empleado el SIN, el TD1 federal, el TD1 provincial o territorial que corresponda (los empleados de Quebec usan el TP-1015.3-V), la provincia de empleo, el calendario de pagos y los datos de beneficios. Si un SIN empieza con 9, revise el documento vigente del empleado que lo autoriza a trabajar y su fecha de vencimiento (CRA: Guía del empleador). Use la provincia de empleo para elegir la tabla de impuestos; puede ser distinta de donde vive el empleado. Para el personal remoto, verifique a qué establecimiento del empleador responde o está razonablemente vinculado o, si no hay uno, el establecimiento que paga su sueldo; su provincia de residencia no decide automáticamente (CRA: provincia de empleo). Conserve un registro del pago bruto, las retenciones, las contribuciones del empleador, el pago neto y las fechas de pago.

¿Qué retengo de cada cheque de pago y qué paga el empleador?

Para la mayoría de los empleados fuera de Quebec, retenga el impuesto federal y provincial o territorial sobre la renta, el CPP y, si el empleo es asegurable, el EI. El empleador agrega su propia contribución al CPP y su prima del EI; el impuesto sobre la renta no tiene una contribución equivalente del empleador. El CPP2 también puede aplicar cuando los ingresos cotizables anuales entran en su tramo adicional de ingresos (CRA: Guía del empleador).

El CPP se aplica desde los 18 años hasta el mes en que el empleado cumple 70. Un empleado de 65 a 69 años que recibe una pensión de jubilación del CPP o del QPP, incluido un propietario, puede firmar el Form CPT30 y entregarle una copia; el CPP del empleado y del empleador se detiene desde el primer pago del mes siguiente. Para trabajo en Quebec, esa elección se hace con Retraite Québec (CRA: Form CPT30; Canada Pension Plan, s. 12).

Use la calculadora de nómina de la CRA o las tablas de retenciones vigentes de la CRA según la fecha de pago real, el período de pago, la provincia de empleo, los créditos del TD1 y los totales acumulados del año de CPP/EI. La calculadora no calcula las retenciones provinciales de Quebec. Verifique cómo se tratan los bonos y los beneficios gravables antes de usar las cifras del pago regular. Remita juntas las retenciones del empleado y las contribuciones del empleador; no financie la parte del empleador con el pago neto del empleado (CRA: Guía del empleador).

¿Qué cambia cuando el único empleado soy yo, el propietario?

Una corporación que paga un sueldo a su propietario igualmente maneja la nómina mediante una cuenta RP y declara el sueldo en un T4. Un sueldo cotizable, por lo general, requiere el CPP del empleado y el del empleador. Si el propietario controla más de 40% de las acciones con voto de la corporación, ese empleo no es asegurable para el EI (CRA: Guía del empleador). Por debajo de ese límite, un empleo entre partes relacionadas o que no son partes independientes aún puede no ser asegurable; solicite una resolución de la CRA si las condiciones no están claras (CRA: prueba de partes independientes).

Un propietario único o un socio no puede convertir sus propios retiros en sueldos deducibles; pagar a otros empleados sí requiere nómina. Un dividendo es un rendimiento de las acciones, no un pago por servicios, y sigue reglas de declaración distintas. Consulte Sueldo o dividendos antes de elegir cómo una corporación le paga a un propietario (CRA: sueldos y retiros; CRA: pagos a accionistas).

¿Cuándo vencen las remesas?

El período de remesa de la CRA sigue la fecha en que se paga al empleado, no el período que trabajó. El tipo de remitente que se le asigna fija la fecha de vencimiento. Por lo general, se calcula con las remesas requeridas por la CRA de dos años calendario antes, divididas entre los meses que requirieron una remesa (hasta 12); se combinan varias cuentas de nómina y corporaciones asociadas. Una corporación que adquiere sustancialmente todos los bienes del negocio de otro empleador mediante un traspaso según la sección 85, una fusión o una liquidación también cuenta las remesas de ese empleador (Income Tax Regulations, s. 108). Revise el tipo que aparece en su cuenta de la CRA en lugar de suponer que una nómina pequeña implica remesas trimestrales (CRA: tipos de remitentes).

Las fechas de vencimiento trimestrales son el 15 de abril, el 15 de julio, el 15 de octubre y el 15 de enero. Un nuevo empleador pequeño que califique puede remitir trimestralmente antes de la confirmación; si no está seguro, remita mensualmente hasta que la CRA confirme la elegibilidad en el Form PD7A. A un empleador establecido se le debe notificar su elegibilidad trimestral. Si una fecha de vencimiento cae en fin de semana o en un feriado reconocido por la CRA, se aplica el siguiente día hábil. Si temporalmente no paga a ningún empleado, declare una remesa en cero antes de su fecha de vencimiento habitual e informe a la CRA cuándo prevé reanudar los pagos. Una remesa final vence dentro de siete días calendario si el negocio deja de operar, cambia su condición jurídica, fallece un propietario o socio, o entra en quiebra o reestructuración (CRA: cuándo remitir; CRA: Guía del empleador).

¿Cómo pago las remesas a la CRA?

Sume las retenciones de los empleados y las contribuciones del empleador del período de remesa y pague contra la cuenta de nómina y el período correctos de la CRA. Las opciones de pago para empresas de la CRA incluyen la banca en línea, el pago en línea de la CRA, el débito preautorizado y el pago en una institución financiera canadiense; verifique el método que exige su tipo de remitente (CRA: cómo remitir; CRA: opciones de pago).

Guarde la confirmación del pago y concílela con el libro de nómina y con el estado de cuenta de la CRA. Un pago iniciado en la fecha de vencimiento no siempre se recibe a tiempo: la banca en línea cuenta cuando la institución financiera acredita a la CRA, mientras que un pago enviado por correo cuenta cuando la CRA lo recibe. Los pagos de más de $10,000, por lo general, deben ser electrónicos, salvo que quien paga no pueda hacerlo razonablemente. Los remitentes acelerados del segundo umbral deben pagar por vía electrónica o en una institución financiera canadiense (CRA: Guía del empleador; CRA: cómo remitir).

¿Qué pasa si una remesa es tardía o se omite?

Envíe el monto faltante en cuanto lo identifique. La CRA puede cobrar una multa por remesa tardía e intereses compuestos diarios; presentar un T4 no aplaza las remesas del período actual (CRA: cuándo remitir). Un procedimiento limitado de pago al presentar cubre los faltantes elegibles de la conciliación de fin de año. Multas, intereses y alivio explica las tasas y el posible alivio.

Quien era director cuando la corporación omitió deducir o remitir los montos de nómina puede responder personalmente por ellos, con intereses y multas, sujeto a condiciones de cobro y a la defensa de debida diligencia. La CRA no puede iniciar el cobro más de dos años después de la última vez que la persona dejó de ser director (Income Tax Act, s. 227.1). Un director debe verificar que las retenciones estén apartadas y que los pagos realmente se acrediten, aunque otra persona procese la nómina (CRA: responsabilidad de los directores). Si nunca se presentaron declaraciones de nómina o T4 antiguos, consulte Cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.

¿Qué presento al cierre del año?

Presente los comprobantes T4 requeridos y un resumen T4 de la cuenta de nómina, y entregue a los empleados sus comprobantes a más tardar el último día de febrero posterior al año calendario del pago. Por lo general, se requiere un comprobante si tuvo que retener CPP/QPP, EI/QPIP o impuesto sobre la renta, si la remuneración supera $500, o si proporcionó un beneficio gravable de seguro de vida colectivo temporal. Si la fecha límite cae en fin de semana o en un feriado reconocido por la CRA, la fecha límite de presentación es el siguiente día hábil. Un negocio que deja de operar debe presentar dentro de 30 días; si fallece un propietario único o un socio, el plazo es de 90 días después del fallecimiento. Concilie el pago bruto, el impuesto sobre la renta, el CPP, el EI y las remesas antes de presentar; el T4 declara el pago en el año en que se pagó, aunque el trabajo se haya hecho antes (CRA: presentación de T4).

Si presenta más de cinco comprobantes T4 de un año calendario, preséntelos por vía electrónica; el conteo es por tipo de comprobante (Income Tax Regulations, s. 205.1). Las cuentas RP distintas requieren declaraciones T4 distintas. Los empleados de Quebec, por lo general, también requieren comprobantes RL-1 y un resumen RL-1 enviados a Revenu Québec a más tardar el último día de febrero (CRA: presentación de T4; Revenu Québec: presentación del RL-1).

¿Cuándo emito un Registro de Empleo?

Emita un Registro de Empleo cuando un empleado con ingresos asegurables tenga una interrupción de ingresos o cuando Service Canada lo pida. Por lo general, esto significa siete días calendario consecutivos sin trabajo y sin ingresos asegurables; la licencia por enfermedad, maternidad, paternidad o cuidado de familiares puede activarlo antes cuando los ingresos caen por debajo de 60% de los ingresos semanales habituales. Se envía a Service Canada, no con la declaración T4 (Service Canada: guía del ROE).

Para un ROE en papel, la fecha límite habitual es de cinco días calendario después de que comienza la interrupción o de que usted se entere de ella. Para un ROE electrónico con pagos semanales, cada dos semanas o dos veces al mes, son cinco días calendario después del fin del período de pago que contiene la interrupción. Para pagos mensuales o 13 períodos de pago al año, es lo que ocurra primero entre cinco días calendario después del fin de ese período de pago o 15 días calendario después del primer día de la interrupción (Service Canada: guía del ROE).

¿Qué reglas de nómina adicionales aplican en mi provincia?

La provincia de empleo determina la tabla de impuesto sobre la renta que aplica, y las obligaciones provinciales del empleador pueden estar fuera de la remesa a la CRA. Revise las normas laborales provinciales, el seguro de accidentes laborales (workers' compensation) y los impuestos sobre la nómina de los lugares donde trabaja su personal; la cuenta de nómina de la CRA no reemplaza esas inscripciones (CRA: Guía del empleador).

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses; las retenciones son cifras supuestas, no un cálculo de tasas. Una corporación le paga a un empleado de Ontario C$4,000 el 30 de junio. Su registro de pago muestra C$600 de impuesto sobre la renta, C$220 de CPP y C$65 de EI retenidos. La corporación agrega C$220 de CPP del empleador y C$91 de EI del empleador. El empleado recibe C$3,115; la corporación debe C$1,196 a la CRA por ese pago. Si la corporación es un remitente regular, la CRA debe recibir la remesa antes del 15 de julio. Rige la fecha de pago de junio, aunque el trabajo se haya hecho en mayo.

¿Su caso es distinto?

• Solo le paga a un propietario de una corporación: decida si el pago es sueldo o dividendo en Sueldo o dividendos.
• Quiere emplear a un cónyuge o a un hijo: importan las condiciones del empleo y el pago; consulte Pagar a familiares.
• Tiene personal en Quebec, varios empleados o remesas omitidas: reúna su número empresarial, la cuenta RP, la lista de empleados, las fechas de pago, los TD1, el libro de nómina y los estados de la CRA y de Revenu Québec para recibir ayuda de contabilidad.
• Nunca se presentaron T4 o declaraciones de nómina anteriores: consulte Cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.
• Una empresa de EE. UU. prestó servicios en Canadá: consulte Retención sobre servicios prestados en Canadá.
• Un empleador de EE. UU. le paga por trabajo realizado en Canadá: consulte Trabajar a ambos lados de la frontera.
• La CRA envió una carta de revisión de nómina: consulte Revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.