Sueldos de diciembre pagados en enero: nómina al cierre del año

¿A qué año pertenecen los sueldos de fines de diciembre pagados en enero?

La ley de impuestos de nómina cuenta los sueldos en el año en que se pagan. La contabilidad de efectivo y la declaración con método de efectivo hacen lo mismo. La contabilidad de acumulación, y una declaración con método de acumulación, los cuentan en el año en que se hizo el trabajo. Cuando el trabajo es de diciembre y el pago es en enero, las dos respuestas son distintas.

Las instrucciones del Form 941 indican que se declara el impuesto de nómina según la fecha en que se pagaron los sueldos, no la fecha en que se acumularon las obligaciones ni se hicieron los depósitos. La Publication 15 dice que las reglas de depósito siguen la fecha de pago de los sueldos, no el momento en que el impuesto se acumula para fines contables. Las instrucciones del Form W-2 dan este ejemplo: el trabajo del 13 al 26 de diciembre, pagado el 1 de enero, va en el Form W-2 del año siguiente.

Para el Seguro Social, Medicare y la retención del impuesto sobre la renta, los sueldos se pagan cuando se entregan o se ponen a disposición del empleado para que los retire sin restricción, aunque el cheque se cobre después (26 CFR 31.3121(a)-2; 26 CFR 31.3402(a)-1(b)). Esa es la fecha de pago.

La declaración generalmente sigue el método que se usa de forma habitual en la contabilidad, y toda diferencia necesita registros que la respalden (26 CFR 1.446-1(a)(1), (a)(4); contabilidad de acumulación y declaración con método de efectivo). Además, el método de efectivo no está disponible para algunos negocios, como una corporación C que supera el límite de ingresos brutos; esa guía explica quiénes. La deducción sigue el método de la declaración.

En un caso sencillo, un negocio con método de efectivo registra la nómina de enero en enero, sin asiento al cierre del año, y un negocio con método de acumulación hace un asiento el 31 de diciembre y lo revierte el 1 de enero. El caso deja de ser sencillo cuando hay un propietario o un familiar en la nómina, cuando la contabilidad es de acumulación y la declaración es de efectivo, cuando la nómina de enero se registró completa además de la acumulación de diciembre, o cuando hay pago de vacaciones o un bono de fin de año. Más abajo se explica cada caso.

Reúna esto antes de registrar nada:

• Los registros de nómina del último pago de diciembre y del primer pago de enero, con las fechas de inicio, fin y pago de cada período.
• El método de contabilidad que aparece en la declaración del año pasado.
• Los asientos del 31 de diciembre del año pasado, para detectar un duplicado.
• Una lista de los propietarios y familiares en la nómina, con su porcentaje de propiedad.
• Las políticas de vacaciones y de bonos, con los saldos pendientes.

Con contabilidad de efectivo, ¿cuándo registro la nómina?

Un negocio con método de efectivo registra la nómina en la fecha de pago. Un período de pago del 15 al 28 de diciembre, pagado el 3 de enero, es gasto de enero, aunque el trabajo se haya hecho en diciembre.

En una declaración con método de efectivo, las deducciones se toman en el año en que se pagan (Publication 538; 26 CFR 1.461-1(a)(1)).

La parte del empleador del impuesto de nómina es un impuesto, y una declaración con método de efectivo lo deduce en el año en que se paga (26 CFR 1.461-1(a)(1)). El software de nómina suele registrar el impuesto del empleador en la fecha de pago. Si la nómina se paga en los últimos días de diciembre pero el depósito se hace en enero, con método de efectivo la deducción de ese impuesto del empleador generalmente cae en el año del depósito, así que la declaración puede diferir un poco de la contabilidad.

Un prestamista o inversionista que quiere que diciembre refleje el costo laboral de diciembre necesita cifras de acumulación. La siguiente sección muestra el asiento; contabilidad de acumulación y declaración con método de efectivo explica cómo combinarlas con una declaración de efectivo.

Con contabilidad de acumulación, ¿cómo registro los sueldos de diciembre sin pagar y los salda en enero?

Registre los sueldos de diciembre como gasto y como pasivo el 31 de diciembre. En enero, salde el pasivo en lugar de registrar el gasto otra vez. El método de acumulación asigna cada gasto al año en que se incurre (Publication 538).

1. Calcule la parte de diciembre de la primera nómina de enero. Para el personal por hora, use las horas trabajadas hasta el 31 de diciembre. Para el personal asalariado, use los días laborables de diciembre divididos entre los días laborables del período de pago, multiplicados por el sueldo bruto.
2. Agregue el impuesto de nómina del empleador sobre esos sueldos. El Seguro Social del empleador es 6.2% y Medicare es 1.45% de los sueldos (Publication 15). Agregue el impuesto federal y estatal por desempleo según sus tasas.
3. Registre un asiento el 31 de diciembre. Debite el gasto de sueldos y el gasto de impuestos de nómina. Acredite los sueldos acumulados y los impuestos de nómina acumulados, que son pasivos.
4. Evite el duplicado de enero. La forma habitual: revierta el asiento del 31 de diciembre el 1 de enero y deje que la nómina de enero se registre como gasto de la manera normal. La otra forma: registre la parte de diciembre de la nómina de enero contra las cuentas acumuladas y solo el resto como gasto.
5. Revise el resultado. Después de la fecha de pago de enero, los sueldos acumulados y los impuestos de nómina acumulados de esa nómina deben quedar en cero.

El impuesto del Seguro Social y el impuesto federal por desempleo se detienen en topes salariales anuales (los de esta página para su año fiscal: $184,500 y $7,000; el tope del Seguro Social se fija de nuevo cada año, y el de FUTA está fijado en 26 U.S.C. 3306(b)(1)), y los sueldos cuentan en el año en que se pagan (Publication 15). Por eso, los sueldos de diciembre pagados en enero empiezan a contar contra los topes del año nuevo, incluso para un empleado que ya los superó en el año del trabajo. Para calcular el impuesto acumulado, use los topes publicados del año nuevo y el tope salarial de desempleo de su estado, que puede ser distinto.

¿Qué costos de nómina acumulo y cuáles no son míos?

Acumule lo que debe por el trabajo de diciembre, incluidos sus propios impuestos de nómina. Nunca trate la retención del empleado como un costo suyo.

En una declaración con método de acumulación, los sueldos siguen el período del trabajo, pero el impuesto de nómina del empleador sigue el pago: la deducción de un impuesto espera hasta que el impuesto se paga (26 CFR 1.461-4(g)(6)). Una excepción cubre los costos regulares y repetidos que se deben en un monto conocido al cierre del año y se pagan dentro de 8½ meses después del cierre del año (o hasta la fecha en que se presenta una declaración a tiempo, incluidas las prórrogas, si es anterior) (Publication 538; 26 CFR 1.461-5). El IRS ha dictaminado que un empleador con método de acumulación que usa la excepción puede deducir en el año del trabajo su impuesto del Seguro Social, de Medicare y federal por desempleo sobre los sueldos de fin de año acumulados ese año y pagados al siguiente (Revenue Ruling 2007-12, que amplía el Revenue Ruling 96-51). La excepción es un método de contabilidad. Un negocio puede adoptarla en el primer año en que incurre en ese tipo de costo, y uno que ya deduce el impuesto de nómina al pagarlo necesita el consentimiento del IRS para cambiar (26 CFR 1.461-5(d)(1); cambiar de contabilidad de efectivo a acumulación muestra cómo se presenta un cambio de método).

¿En qué año caen los depósitos del Form 941, los sueldos del W-2 y las retenciones?

Los tres siguen la fecha de pago, sin importar el método que use la contabilidad o la declaración. Los sueldos pagados el 3 de enero por trabajo de diciembre son sueldos del primer trimestre en el Form 941 y sueldos del año nuevo en el Form W-2.

• Form 941: los depositantes con calendario mensual anotan la obligación en el mes en que se pagaron los sueldos. Los depositantes con calendario semanal la anotan en la fecha de pago en el Schedule B. Ninguno usa la fecha de acumulación ni la del depósito (instrucciones del Form 941; instrucciones del Schedule B). Los sueldos pagados de enero a marzo corresponden a la declaración del primer trimestre.
• Depósitos: el plazo del depósito empieza en la fecha de pago. Un depositante con calendario mensual deposita el impuesto de los pagos de enero a más tardar el día 15 del mes siguiente. Un depositante con calendario semanal deposita el miércoles o el viernes siguiente, según el día de la semana del pago (Publication 15).
• Form W-2: las anotaciones se basan en los sueldos pagados durante el año calendario (instrucciones del W-2).
• Retenciones: el impuesto del Seguro Social y de Medicare del empleado se cobra descontándolo de los sueldos cuando se pagan (26 U.S.C. 3102).

El Form 941 del cuarto trimestre no mostrará los sueldos acumulados pero sin pagar al 31 de diciembre. El impuesto acumulado del empleador aparece en los registros del IRS solo desde la fecha de pago de enero, así que vincule la acumulación con el registro de nómina, no con el saldo del IRS.

Si uso el método de acumulación, ¿puedo deducir en la declaración de este año los sueldos de diciembre pagados en enero?

Generalmente sí, si la declaración usa el método de acumulación y quien cobra no es una persona relacionada. Un empleador con método de acumulación deduce los sueldos cuando la obligación está fijada y ya hubo desempeño económico (usted debe el pago y el trabajo está hecho), y en el caso de servicios eso ocurre a medida que el empleado trabaja (Publication 538; 26 CFR 1.461-4(d)(2)). El trabajo de diciembre es costo de diciembre, aunque el día de pago sea en enero.

Tres situaciones pueden mover la deducción al año del pago:

• La declaración usa el método de efectivo. Entonces la deducción es del año en que se paga.
• Quien cobra es un propietario o un familiar al que se le paga después. Lo regula la regla de personas relacionadas (26 U.S.C. 267(a)(2)), que se explica más abajo.
• El pago es tardío. El pago por el año de trabajo que el empleado recibe tras el día 15 del 3.er mes posterior al cierre del año se presume compensación diferida, y se deduce en el año en que el empleado lo incluye en sus ingresos (26 CFR 1.404(b)-1T, Q&A-2; 26 U.S.C. 404(a)(5)). El pago recibido hasta esa fecha no se trata como diferido. El pago de vacaciones adquiridas tiene su propio plazo, más abajo.

Si la contabilidad es de acumulación y la declaración es de efectivo, la deducción sigue a la declaración. Si esa combinación es adecuada es la pregunta que responde contabilidad de acumulación y declaración con método de efectivo.

¿Qué cambia si quien cobra es un propietario o un familiar?

Un pagador con método de acumulación no puede deducir el pago que debe a una persona relacionada que usa el método de efectivo hasta que se pague y esa persona lo incluya en sus ingresos (26 U.S.C. 267(a)(2); Publication 538). La relación se evalúa el último día del año fiscal del pagador. Si el propietario o familiar declara con el método de efectivo, como la mayoría de las personas, la deducción del pagador por sus sueldos de diciembre pagados en enero cae en el año del pago, no en el año del trabajo. Si quien cobra declara con el método de acumulación, o si se le paga antes del cierre del año, el retraso no se aplica. Pagar dentro de los 2½ meses posteriores al cierre del año no devuelve la deducción al año del trabajo, y tampoco lo hace terminar la relación después del cierre (26 CFR 1.267(a)-2T, párrafo (b), Answer 5).

Una corporación de servicios personales (definida en la sección 441(i)(2)) y sus propietarios-empleados siempre se consideran relacionados (26 U.S.C. 267(a)(2)).

La contabilidad igual acumula los sueldos en diciembre. Solo la deducción espera. El Form W-2, la retención y los depósitos siguen la fecha de pago para todos los empleados.

Un socio es distinto. Un socio que recibe pagos garantizados no se trata como empleado para efectos de la retención (26 CFR 1.707-1(c)). El retraso por persona relacionada no se aplica a los pagos garantizados de una sociedad de personas, en la medida en que la sección 707(c) los cubra (26 U.S.C. 267(e)(4)). Vea pagos garantizados frente a retiros de los socios.

¿Qué pasa con las vacaciones acumuladas y los bonos de fin de año?

Las vacaciones acumuladas y los bonos de fin de año tienen cada uno su propio plazo de deducción en una declaración con método de acumulación.

Pago de vacaciones. La contabilidad acumula las vacaciones ganadas que el negocio debe. En la declaración, el pago de vacaciones ganadas por los empleados es deducible en el año en que se ganan si se paga durante el año o, si el derecho está adquirido, dentro de 2½ meses después del cierre del año. Si se paga después, se deduce en el año en que realmente se paga (Publication 538).

Bonos de fin de año. Un empleador con método de acumulación puede deducir un bono por el año de trabajo solo si la obligación queda fijada al cierre del año. El IRS ha dictaminado que un fondo de bonos cuyo total mínimo se fija antes del cierre del año cumple esa prueba, aunque los montos individuales se definan después (Revenue Ruling 2011-29). En el programa de ese dictamen, el empleado debía seguir empleado en la fecha de pago, el bono perdido se repartía entre los demás empleados y el pago se hacía poco después del cierre del año. El dictamen cubre solo el hecho de la obligación, y solo para ese tipo de programa. Un bono que el empleador puede cancelar después del cierre del año requiere un análisis más cuidadoso. Un bono pagado tras el día 15 del 3.er mes posterior al cierre del año se presume pago diferido y generalmente se deduce en el año en que se paga.

Un bono para un propietario o un familiar sigue la regla de personas relacionadas de arriba, salvo que se pague antes del cierre del año. El año del W-2, la retención y los depósitos siguen la fecha de pago.

¿Qué debe mostrar el balance general al 31 de diciembre y cómo lo reviso?

Con contabilidad de acumulación, el 31 de diciembre se muestran como pasivos los sueldos acumulados, el impuesto de nómina acumulado del empleador y cualquier vacación o bono acumulado. También se muestran la retención y el impuesto que se deben sobre sueldos ya pagados pero aún no depositados. La contabilidad de efectivo no tiene sueldos ni impuestos de nómina acumulados, así que solo aparece el segundo grupo.

El impuesto sobre la renta retenido y la parte del empleado del Seguro Social y de Medicare se guardan para el gobierno. Una persona responsable de entregarlos que no lo haga de manera intencional puede ser responsable personalmente por 100% del monto no pagado (26 U.S.C. 6672). El IRS generalmente tiene 3 años para determinar esa multa; vea la multa por recuperación de fondos fiduciarios (trust fund recovery penalty).

Para comparar la acumulación con el primer registro de nómina de enero:

1. Tome el sueldo bruto y las fechas del período de pago del primer registro de enero.
2. Calcule la parte de diciembre, por horas o por días laborables, y el impuesto del empleador sobre ella.
3. Compárela con la acumulación del 31 de diciembre. Explique cualquier diferencia, como un aumento, horas extra o un redondeo.
4. Después de registrar la nómina de enero, confirme que los sueldos acumulados y los impuestos de nómina acumulados de esa nómina estén en cero. Un saldo restante indica un duplicado o una división equivocada.
5. Cuadre el año: los sueldos brutos de los registros del año, más la acumulación de sueldos al cierre del año, menos la acumulación de sueldos al cierre del año anterior, son iguales al gasto de sueldos en la contabilidad de acumulación.

Si el duplicado está en un año ya cerrado o presentado, determine qué método usó la declaración y si cambia el ingreso gravable antes de registrar un asiento de corrección. Pasivos de nómina que no se saldan explica cómo saldar la cuenta y cuándo una limpieza llega a años cerrados.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Minorista con método de efectivo

Un minorista con método de efectivo tiene un período de pago del 15 al 28 de diciembre. El sueldo bruto es de $10,000, pagado el 3 de enero. La contabilidad muestra los sueldos en enero. El Form W-2 los incluye en el año nuevo y el plazo del depósito empieza el 3 de enero. La contabilidad de diciembre no muestra ningún costo de nómina por esas dos semanas, así que la utilidad de diciembre se ve más alta de lo que el mes ganó y la de enero más baja. Un prestamista que compare meses verá esa oscilación.

LLC de consultoría con método de acumulación

Una LLC de consultoría con contabilidad de acumulación tiene $6,000 de sueldos del 22 al 31 de diciembre, pagados el 7 de enero. Ningún propietario ni familiar está en esta nómina. El Seguro Social y Medicare del empleador al 7.65% suman $459. Los impuestos de desempleo se dejan fuera para simplificar las cifras. Como los sueldos se pagan en enero, empiezan a contar contra los topes del año nuevo, así que una acumulación real los agrega.

El 7 de enero la nómina se registra como siempre: los sueldos de $6,000 y el impuesto de nómina de $459 van a gasto, y la reversión del 1 de enero los cancela. El gasto de enero por los días de diciembre es cero, y las cuentas acumuladas vuelven a cero.

Si la declaración de la LLC usa el método de acumulación, los $6,000 de sueldos son una deducción de diciembre. Los $459 de impuesto del empleador también son una deducción de diciembre si la LLC adoptó la excepción para partidas recurrentes en el impuesto de nómina, porque el impuesto se paga dentro del plazo de la excepción. Sin ella, el impuesto se deduce cuando se paga. Con una declaración de efectivo, ambos caen en el año nuevo. En cualquier caso, el Form W-2 y el Form 941 muestran los sueldos en enero.

Corporación S con método de acumulación y bono para el propietario

Una corporación S con método de acumulación acumula en diciembre un bono de $20,000 para su propietario y lo paga el 10 de marzo, dentro de los 2½ meses posteriores al cierre del año. La contabilidad muestra el gasto en diciembre. El propietario es un accionista que declara con el método de efectivo, así que la deducción de la corporación espera hasta el pago de marzo, aunque se haya hecho dentro de los 2½ meses. La declaración del año del trabajo no muestra ninguna deducción por ese bono, y la declaración del año siguiente toma los $20,000. El Form W-2 del propietario y la retención siguen la fecha de pago de marzo. La contabilidad y la declaración difieren en $20,000 al cierre del año, y la conciliación muestra que la diferencia se revierte cuando se paga el bono. Si la corporación usara el método de efectivo en su declaración, la deducción también caería en marzo. Otros hechos cambian el resultado. Un bono pagado antes del cierre del año evita el retraso. Un propietario con método de acumulación también lo evita, pero un bono pagado después del 15 de marzo aún se presumiría pago diferido (vea la regla de pago tardío más arriba).

¿Su caso es distinto?

• Su contabilidad y su declaración usan métodos distintos, hay un propietario o un familiar en la nómina, o la nómina de enero se registró encima de una acumulación: qué método usa la declaración, cómo cambia la deducción según la participación de cada propietario y cómo corregir un año registrado dos veces requieren ver juntas la contabilidad y la declaración presentada. Reciba ayuda con la contabilidad.
• Quiere cambiar de efectivo a acumulación, o al revés: vea cambiar de contabilidad de efectivo a acumulación.
• No sabe qué método conviene al negocio: vea efectivo o acumulación para un negocio pequeño.
• Necesita el asiento de una nómina completa: vea asientos contables de la nómina.
• Las cuentas de pasivos de nómina no se saldan: vea pasivos de nómina que no se saldan.
• Una nómina tuvo el monto o la fecha equivocados: vea cómo corregir un error de nómina.
• Va a ponerse a usted mismo o a su primer empleado en la nómina: vea cómo configurar la nómina. El propietario de una LLC de un solo miembro tiene reglas adicionales en sueldos de su propia LLC de un solo miembro.
• Su año fiscal no termina el 31 de diciembre: el Form W-2 y el Form 941 siguen el año calendario, mientras que su contabilidad y su declaración cierran en la fecha de cierre de su propio año. Vea año fiscal o año calendario.
• Faltan o están mal los cortes de nómina de fin de año de varios años: vea cómo ponerse al día con contabilidad atrasada y reciba ayuda con la contabilidad.