Salários provisionados no fim do ano: pagos em janeiro

A que ano pertencem os salários do fim de dezembro pagos em janeiro?

A lei de imposto sobre a folha nos EUA conta os salários no ano em que são pagos. A escrituração no regime de caixa e a declaração no regime de caixa fazem o mesmo. A escrituração por competência, e a declaração por competência, contam os salários no ano em que o trabalho foi feito. Para o trabalho de dezembro pago em janeiro, as duas respostas são diferentes.

As instruções do Form 941 mandam informar o imposto sobre a folha pela data em que os salários foram pagos, e não pela data em que a obrigação foi provisionada ou o depósito foi feito. A Publication 15 diz que as regras de depósito seguem a data de pagamento dos salários, e não o momento em que o imposto é provisionado para fins contábeis. As instruções do Form W-2 trazem o exemplo: o trabalho de 13 a 26 de dezembro, pago em 1º de janeiro, entra no Form W-2 do ano seguinte.

Para a retenção de Social Security, Medicare e imposto de renda, o salário é pago quando é pago ou quando fica à disposição do empregado para uso sem restrição, mesmo que o cheque seja descontado depois (26 CFR 31.3121(a)-2; 26 CFR 31.3402(a)-1(b)). Essa é a data de pagamento.

A declaração geralmente segue o método usado de forma regular na escrituração, e uma diferença exige registros que a sustentem (26 CFR 1.446-1(a)(1), (a)(4); escrituração por competência e declaração no regime de caixa). O regime de caixa na declaração também é vedado a algumas empresas, como uma corporação C acima do limite de receita bruta; esse guia diz quais. A dedução segue o método da declaração.

Num caso simples, uma empresa no regime de caixa lança a folha de janeiro em janeiro, sem lançamento de fim de ano, e uma empresa no regime de competência faz um lançamento em 31 de dezembro e o estorna em 1º de janeiro. O caso deixa de ser simples quando há um proprietário ou parente na folha, quando a escrituração é por competência e a declaração é no regime de caixa, quando a folha de janeiro foi lançada por inteiro além da provisão de dezembro, ou quando há férias ou bônus de fim de ano. Cada situação é tratada abaixo.

Reúna antes de lançar qualquer coisa:

• Os relatórios da folha de pagamento do fim de dezembro e do início de janeiro, com as datas de início, fim e pagamento de cada período.
• O método contábil que consta na declaração do ano passado.
• Os lançamentos de 31 de dezembro do ano passado, para identificar uma duplicidade.
• Uma lista dos proprietários e parentes na folha, com a participação de cada um.
• As políticas de férias e de bônus, com os saldos devidos.

Na escrituração no regime de caixa, quando registro a folha de pagamento?

Uma empresa no regime de caixa registra a folha na data de pagamento. Um período de 15 a 28 de dezembro pago em 3 de janeiro é despesa de janeiro, embora o trabalho tenha sido feito em dezembro.

Em uma declaração no regime de caixa, as deduções valem para o ano do pagamento (Publication 538; 26 CFR 1.461-1(a)(1)).

A parte do empregador no imposto sobre a folha é um imposto, e uma declaração no regime de caixa o deduz no ano em que ele é pago (26 CFR 1.461-1(a)(1)). O software de folha costuma lançar o imposto do empregador na data de pagamento. Quando a folha é paga nos últimos dias de dezembro e o depósito sai em janeiro, a dedução desse imposto no regime de caixa geralmente cai no ano do depósito, então a declaração pode diferir um pouco da escrituração.

Um credor ou investidor que quer ver em dezembro o custo de trabalho de dezembro quer números por competência. A próxima seção mostra o lançamento; escrituração por competência e declaração no regime de caixa explica como combiná-la com uma declaração no regime de caixa.

Na escrituração por competência, como registro os salários de dezembro não pagos e os baixo em janeiro?

Registre os salários de dezembro como despesa e como obrigação em 31 de dezembro. Em janeiro, baixe a obrigação em vez de lançar a despesa de novo. O regime de competência associa as despesas ao ano em que elas ocorrem (Publication 538).

1. Encontre a parte de dezembro da primeira folha de janeiro. Para quem recebe por hora, use as horas trabalhadas até 31 de dezembro. Para quem recebe salário fixo, use os dias úteis de dezembro divididos pelos dias úteis do período, vezes o salário bruto.
2. Some o imposto do empregador sobre esses salários. O Social Security do empregador é de 6,2% e o Medicare é de 1,45% dos salários (Publication 15). Some o imposto federal e estadual de seguro-desemprego às suas alíquotas.
3. Faça o lançamento de 31 de dezembro. Debite despesa com salários e despesa com imposto sobre a folha. Credite salários provisionados e impostos sobre a folha provisionados, que são obrigações.
4. Evite a duplicidade de janeiro. O jeito mais comum: estorne o lançamento de 31 de dezembro em 1º de janeiro e deixe a folha de janeiro ser lançada como despesa normalmente. O outro jeito: lance a parte de dezembro da folha de janeiro contra as contas provisionadas e só o restante como despesa.
5. Confira o resultado. Depois da data de pagamento de janeiro, os salários provisionados e os impostos sobre a folha provisionados dessa folha devem estar zerados.

O imposto de Social Security e o imposto federal de seguro-desemprego (FUTA) param em bases salariais anuais (valores para o ano fiscal desta página: $184.500 e $7.000; a base do Social Security é fixada de novo a cada ano, e a base do FUTA está fixada em 26 U.S.C. 3306(b)(1)), e os salários contam no ano em que são pagos (Publication 15). Por isso, os salários de dezembro pagos em janeiro começam a contar contra as bases do ano novo, mesmo para um empregado que já as ultrapassou no ano do trabalho. Use as bases publicadas do ano novo, e a base de seguro-desemprego do seu estado, que pode ser diferente, para calcular o imposto provisionado.

Quais custos da folha eu provisiono, e quais não são meus?

Provisione o que você deve pelo trabalho de dezembro, incluindo os impostos da folha que cabem a você. Nunca trate a retenção do empregado como custo seu.

Numa declaração por competência, os salários seguem o período do trabalho, mas o imposto do empregador sobre a folha segue o pagamento: a dedução do imposto espera até ele ser pago (26 CFR 1.461-4(g)(6)). Uma exceção cobre custos regulares e repetidos, devidos em valor conhecido no fim do ano e pagos até 8½ meses após o fim do ano (ou até a data em que uma declaração entregue no prazo, incluindo prorrogações, for entregue, se for anterior) (Publication 538; 26 CFR 1.461-5). O IRS decidiu que um empregador por competência que usa a exceção pode deduzir seu imposto de Social Security, Medicare e seguro-desemprego federal no ano do trabalho sobre os salários provisionados nesse ano e pagos no seguinte (Revenue Ruling 2007-12, que complementa a Revenue Ruling 96-51). A exceção é um método contábil. Uma empresa pode adotá-la no primeiro ano em que tiver esse tipo de custo, e quem já deduz o imposto sobre a folha quando pago precisa do consentimento do IRS para mudar (26 CFR 1.461-5(d)(1); mudar do regime de caixa para o de competência mostra como se entrega uma mudança de método).

Em que ano caem os depósitos do Form 941, os salários do W-2 e a retenção?

Os três seguem a data de pagamento, qualquer que seja o método da escrituração ou da declaração. Salários pagos em 3 de janeiro por trabalho de dezembro são salários do primeiro trimestre no Form 941 e salários do ano novo no Form W-2.

• Form 941: quem deposita pelo calendário mensal informa a obrigação no mês em que os salários foram pagos. Quem deposita pelo calendário semanal a informa na data de pagamento, no Schedule B. Nenhum dos dois usa a data em que o valor foi provisionado ou em que o depósito foi feito (instruções do Form 941; instruções do Schedule B). Os salários pagos de janeiro a março pertencem à declaração do primeiro trimestre.
• Depósitos: o prazo do depósito começa na data de pagamento. Quem deposita pelo calendário mensal deposita o imposto dos pagamentos de janeiro até o dia 15 do mês seguinte. Quem deposita pelo calendário semanal deposita até a quarta ou a sexta-feira seguinte, conforme o dia da semana do pagamento (Publication 15).
• Form W-2: os campos são preenchidos com base nos salários pagos durante o ano-calendário (instruções do W-2).
• Retenção: o Social Security e o Medicare do empregado são cobrados descontando-os do salário no momento em que é pago (26 U.S.C. 3102).

O Form 941 do quarto trimestre não mostra salários provisionados e ainda não pagos em 31 de dezembro. O imposto provisionado do empregador só aparece nos registros do IRS a partir da data de pagamento de janeiro, então amarre a provisão ao relatório da folha, e não ao saldo do IRS.

Se declaro por competência, posso deduzir na declaração deste ano os salários de dezembro pagos em janeiro?

Em geral, sim, se a declaração usa o regime de competência e quem recebe não é uma parte relacionada. Um empregador por competência deduz os salários quando a obrigação está definida e a execução econômica ocorreu (você deve o pagamento e o trabalho foi feito), e, no caso de serviços, isso acontece à medida que o empregado trabalha (Publication 538; 26 CFR 1.461-4(d)(2)). O trabalho de dezembro é custo de dezembro, mesmo que o pagamento seja em janeiro.

Três coisas podem levar a dedução para o ano do pagamento:

• A declaração usa o regime de caixa. Nesse caso, a dedução vale para o ano do pagamento.
• Quem recebe é um proprietário ou parente pago depois. A regra de partes relacionadas cobre esse caso (26 U.S.C. 267(a)(2)), explicado abaixo.
• O pagamento é tardio. A remuneração do ano do trabalho que o empregado recebe após o 15º dia do 3º mês após o fim do ano é presumida como remuneração diferida e é deduzida no ano em que o empregado a inclui na renda (26 CFR 1.404(b)-1T, Q&A-2; 26 U.S.C. 404(a)(5)). O que for recebido até essa data não é tratado como diferido. As férias adquiridas têm janela própria, abaixo.

Se a escrituração é por competência e a declaração é no regime de caixa, a dedução segue a declaração. Saber se essa combinação serve é a pergunta que escrituração por competência e declaração no regime de caixa responde.

O que muda se quem recebe é um proprietário ou parente?

Quem paga no regime de competência não pode deduzir a remuneração devida a uma parte relacionada que usa o regime de caixa até que ela seja paga e quem recebe a inclua na renda (26 U.S.C. 267(a)(2); Publication 538). A relação é testada no último dia do ano fiscal de quem paga. Se o proprietário ou parente declara no regime de caixa, como a maioria das pessoas físicas, a dedução do pagador por competência para os salários de dezembro pagos em janeiro cai no ano do pagamento, e não no ano do trabalho. Se quem recebe declara por competência, ou é pago até o fim do ano, o atraso não se aplica. Pagar dentro de 2½ meses após o fim do ano não traz a dedução de volta ao ano do trabalho, e encerrar a relação depois do fim do ano também não (26 CFR 1.267(a)-2T, parágrafo (b), Resposta 5).

Uma corporação de serviços pessoais (definida na seção 441(i)(2)) e seus empregados-proprietários são sempre tratados como partes relacionadas (26 U.S.C. 267(a)(2)).

A escrituração continua a provisionar os salários em dezembro. Só a dedução espera. O Form W-2, a retenção e os depósitos seguem a data de pagamento para todos os empregados.

O sócio é um caso à parte. O sócio que recebe pagamentos garantidos não é tratado como empregado para fins de retenção (26 CFR 1.707-1(c)). O atraso da regra de partes relacionadas não se aplica aos pagamentos garantidos de uma sociedade de pessoas, na medida em que a seção 707(c) os cobre (26 U.S.C. 267(e)(4)). Veja pagamentos garantidos versus retiradas de sócios.

E as férias provisionadas e os bônus de fim de ano?

As férias provisionadas e os bônus de fim de ano têm, cada um, a sua janela de dedução numa declaração por competência.

Férias. A escrituração provisiona as férias adquiridas que a empresa deve. Na declaração, as férias adquiridas pelos empregados são dedutíveis no ano em que foram adquiridas se forem pagas durante o ano ou, se o direito a elas já estiver consolidado, dentro de 2½ meses após o fim do ano. Se forem pagas depois, são deduzidas no ano em que forem efetivamente pagas (Publication 538).

Bônus de fim de ano. Um empregador por competência só pode deduzir um bônus do ano do trabalho se a obrigação estiver definida até o fim do ano. O IRS decidiu que um fundo de bônus cujo total mínimo é fixado antes do fim do ano atende a esse teste, mesmo que os valores individuais sejam definidos depois (Revenue Ruling 2011-29). No programa da decisão, o empregado precisava estar empregado na data de pagamento, o bônus perdido ia para os demais empregados e o pagamento saía logo depois do fim do ano. A decisão cobre apenas a existência da obrigação, e só para esse tipo de programa. Um bônus que o empregador pode cancelar depois do fim do ano exige uma análise mais cuidadosa. Um bônus pago após o 15º dia do 3º mês após o fim do ano é presumido como remuneração diferida e geralmente é deduzido no ano do pagamento.

Um bônus para um proprietário ou parente segue a regra de partes relacionadas acima, a menos que seja pago até o fim do ano. O ano do W-2, a retenção e os depósitos seguem a data de pagamento.

O que o balanço deve mostrar em 31 de dezembro, e como confiro?

Na escrituração por competência, 31 de dezembro mostra como obrigações os salários provisionados, o imposto do empregador sobre a folha provisionado e qualquer provisão de férias ou bônus. Mostra também a retenção e o imposto devidos sobre salários já pagos e ainda não depositados. A escrituração no regime de caixa não tem salários nem impostos sobre a folha provisionados, então só aparece o segundo grupo.

O imposto de renda retido e a parte do empregado no Social Security e no Medicare são valores guardados para o governo. Quem é responsável por recolhê-los e deliberadamente não o faz pode responder pessoalmente por 100% do valor não recolhido (26 U.S.C. 6672). O IRS geralmente tem 3 anos para lançar essa multa; veja a multa de recuperação de tributos retidos (trust fund recovery penalty).

Para conferir a provisão com o relatório da primeira folha de janeiro:

1. Pegue o salário bruto e as datas do período do relatório da primeira folha de janeiro.
2. Calcule a parte de dezembro, por horas ou por dias úteis, e o imposto do empregador sobre ela.
3. Compare com a provisão de 31 de dezembro. Explique qualquer diferença, como um aumento, horas extras ou arredondamento.
4. Depois que a folha de janeiro for lançada, confirme que os salários provisionados e os impostos sobre a folha provisionados dessa folha estão zerados. Um saldo que sobra indica duplicidade ou uma divisão errada.
5. Feche o ano: o salário bruto dos relatórios do ano, mais a provisão de salários do fim do ano, menos a provisão de salários do fim do ano anterior, é igual à despesa com salários na escrituração por competência.

Se a duplicidade está num ano já fechado ou entregue, defina qual método a declaração usou e se a renda tributável muda antes de lançar um ajuste. Obrigações da folha que não zeram explica como zerar a conta e quando uma limpeza alcança anos já fechados.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Varejista no regime de caixa

Um varejista no regime de caixa tem um período de pagamento de 15 a 28 de dezembro. O salário bruto é de US$10.000, pago em 3 de janeiro. A escrituração mostra os salários em janeiro. O Form W-2 os lista no ano novo, e o prazo do depósito começa em 3 de janeiro. A escrituração de dezembro não mostra custo de folha para essas duas semanas, então o lucro de dezembro parece maior do que o do mês e o de janeiro, menor. Um credor que compara os meses vê essa oscilação.

LLC de consultoria no regime de competência

Uma LLC de consultoria com escrituração por competência tem US$6.000 de salários de 22 a 31 de dezembro, pagos em 7 de janeiro. Nenhum proprietário ou parente está nessa folha. O Social Security e o Medicare do empregador, a 7,65%, somam US$459. Os impostos de seguro-desemprego ficam de fora para simplificar os números. Sobre salários pagos em janeiro, eles começam a contar contra as bases do ano novo, então uma provisão real os inclui.

Em 7 de janeiro, a folha é lançada como de costume: salários de US$6.000 e imposto sobre a folha de US$459 vão para despesa, e o estorno de 1º de janeiro os anula. A despesa de janeiro pelos dias de dezembro é zero, e as contas provisionadas voltam a zero.

Se a declaração da LLC é por competência, os US$6.000 de salários são uma dedução de dezembro. Os US$459 de imposto do empregador também são uma dedução de dezembro se a LLC adotou a exceção de itens recorrentes para o imposto sobre a folha, porque o imposto é pago dentro da janela da exceção. Sem ela, o imposto é deduzido quando pago. Numa declaração no regime de caixa, os dois valores caem no ano novo. Nos dois casos, o Form W-2 e o Form 941 mostram os salários em janeiro.

Corporação S no regime de competência com bônus para o proprietário

Uma corporação S no regime de competência provisiona em dezembro um bônus de US$20.000 para seu proprietário e o paga em 10 de março, dentro de 2½ meses após o fim do ano. A escrituração mostra a despesa em dezembro. O proprietário é um acionista que declara no regime de caixa, então a dedução da corporação espera o pagamento de março, mesmo ele tendo ocorrido dentro de 2½ meses. A declaração do ano do trabalho não mostra dedução para ele, e a declaração do ano seguinte leva os US$20.000. O Form W-2 do proprietário e a retenção seguem a data de pagamento de março. A escrituração e a declaração diferem em US$20.000 no fim do ano, e a conciliação mostra a diferença revertendo quando o bônus é pago. Se a corporação usasse o regime de caixa na declaração, a dedução também cairia em março. Fatos diferentes mudam o resultado. Um bônus pago até o fim do ano evita o atraso. Um proprietário no regime de competência também o evita, mas um bônus pago depois de 15 de março ainda seria presumido como remuneração diferida (veja a regra de pagamento tardio acima).

E no seu caso?

• Sua escrituração e sua declaração usam métodos diferentes, há um proprietário ou parente na folha, ou a folha de janeiro foi lançada além de uma provisão: o método da declaração, o efeito da participação de cada proprietário na dedução e a correção de um ano lançado duas vezes exigem analisar lado a lado a escrituração e a declaração entregue. Peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você quer mudar do regime de caixa para o de competência, ou o contrário: veja mudar do regime de caixa para o de competência.
• Você não sabe qual método serve à empresa: veja regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.
• Você precisa do lançamento contábil de uma folha inteira: veja lançamentos contábeis da folha de pagamento.
• As contas de obrigações da folha não zeram: veja obrigações da folha que não zeram.
• Uma folha saiu com valor ou data errados: veja corrigir um erro na folha de pagamento.
• Você está colocando a si mesmo ou o primeiro empregado na folha: veja como montar a folha de pagamento. O proprietário de uma LLC de um único membro tem regras adicionais em salário da sua própria LLC de um único membro.
• Seu exercício fiscal não termina em 31 de dezembro: o Form W-2 e o Form 941 continuam no ano-calendário, enquanto a escrituração e a declaração fecham no fim do seu exercício. Veja exercício fiscal ou ano-calendário.
• Faltam ou estão errados os cortes da folha de fim de ano de vários anos: veja atualizar a escrituração atrasada e peça ajuda com a escrituração contábil.