Salaires de décembre payés en janvier : quelle année?

À quelle année appartiennent les salaires de fin décembre payés en janvier?

Aux États-Unis, la loi sur les charges sociales compte les salaires dans l'année où ils sont payés. Les livres selon la méthode de caisse et la déclaration selon cette méthode font de même. Les livres selon la méthode d'exercice, et la déclaration selon cette méthode, les comptent dans l'année où le travail a été fait. Pour du travail de décembre payé en janvier, les deux réponses diffèrent.

Les instructions du formulaire 941 demandent de déclarer les charges sociales selon la date de paiement des salaires, et non selon la date où les dettes sont comptabilisées ni celle des dépôts. La Publication 15 précise que les règles de dépôt suivent la date de paiement des salaires, et non le moment où l'impôt est comptabilisé à payer. Les instructions du formulaire W-2 donnent cet exemple : du travail du 13 au 26 décembre, payé le 1er janvier, figure sur le formulaire W-2 de l'année suivante.

Pour la cotisation de sécurité sociale, la cotisation Medicare et la retenue d'impôt sur le revenu, les salaires sont payés au moment où ils sont versés ou mis à la disposition de l'employé, qui peut en disposer sans restriction, même si le chèque est encaissé plus tard (26 CFR 31.3121(a)-2; 26 CFR 31.3402(a)-1(b)). C'est la date de paie.

La déclaration suit généralement la méthode utilisée régulièrement dans les livres, et un écart exige des registres qui l'appuient (26 CFR 1.446-1(a)(1), (a)(4); livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse). La méthode de caisse est aussi interdite à certaines entreprises, par exemple une société de type C dont les recettes brutes dépassent la limite; ce guide précise lesquelles. La déduction suit la méthode de la déclaration.

Dans un cas simple, une entreprise qui utilise la méthode de caisse inscrit la paie de janvier en janvier, sans écriture de fin d'année, et une entreprise qui utilise la méthode d'exercice passe une écriture au 31 décembre, qu'elle annule le 1er janvier. Le cas n'est plus simple lorsqu'un propriétaire ou un proche est à la paie, lorsque les livres suivent la méthode d'exercice et la déclaration la méthode de caisse, lorsque la paie de janvier a été inscrite en entier en plus d'une charge à payer de décembre, ou lorsqu'il y a des vacances ou une prime de fin d'année. Chaque situation est traitée plus bas.

À réunir avant de passer la moindre écriture :

• Les registres de paie de la dernière paie de décembre et de la première paie de janvier, avec le début, la fin et la date de paie de chaque période.
• La méthode comptable indiquée dans la déclaration de l'an dernier.
• Les écritures du 31 décembre de l'an dernier, pour repérer un doublon.
• La liste des propriétaires et des proches à la paie, avec leur participation.
• Les politiques de vacances et de primes, avec les soldes dus.

Avec des livres selon la méthode de caisse, quand inscrire la paie?

Une entreprise qui utilise la méthode de caisse inscrit la paie à la date de paie. Une période de paie du 15 au 28 décembre, payée le 3 janvier, est une dépense de janvier, même si le travail a eu lieu en décembre.

Dans une déclaration selon la méthode de caisse, les déductions sont prises pour l'année du paiement (Publication 538; 26 CFR 1.461-1(a)(1)).

La part des charges sociales payée par l'employeur est un impôt, et une déclaration selon la méthode de caisse la déduit dans l'année où elle est payée (26 CFR 1.461-1(a)(1)). Le logiciel de paie inscrit habituellement cet impôt à la date de paie. Pour une paie versée dans les derniers jours de décembre, mais déposée en janvier, la déduction de cet impôt de l'employeur selon la méthode de caisse tombe généralement dans l'année du dépôt; la déclaration peut donc différer un peu des livres.

Un prêteur ou un investisseur qui veut que décembre porte le coût de main-d'œuvre de décembre veut des chiffres selon la méthode d'exercice. La section suivante montre l'écriture; livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse explique comment les associer à une déclaration selon la méthode de caisse.

Avec des livres selon la méthode d'exercice, comment inscrire les salaires de décembre non payés et les solder en janvier?

Inscrivez les salaires de décembre comme une dépense et un passif au 31 décembre. En janvier, soldez le passif au lieu d'inscrire la dépense une seconde fois. La méthode d'exercice rattache les dépenses à l'année où elles sont engagées (Publication 538).

1. Trouvez la part de décembre de la première paie de janvier. Pour le personnel payé à l'heure, utilisez les heures travaillées jusqu'au 31 décembre. Pour le personnel salarié, divisez les jours ouvrables de décembre par les jours ouvrables de la période de paie, puis multipliez par le salaire brut.
2. Ajoutez les charges sociales de l'employeur sur ces salaires. La cotisation de sécurité sociale de l'employeur est de 6,2 % et la cotisation Medicare, de 1,45 % des salaires (Publication 15). Ajoutez l'impôt fédéral de chômage et celui de l'État, à vos taux.
3. Passez une écriture au 31 décembre. Débitez la dépense de salaires et la dépense de charges sociales. Créditez les salaires à payer et les charges sociales à payer, qui sont des passifs.
4. Évitez le doublon de janvier. La méthode habituelle : annulez l'écriture du 31 décembre le 1er janvier, puis laissez la paie de janvier se comptabiliser en dépense comme d'habitude. L'autre méthode : imputez la part de décembre de la paie de janvier aux comptes à payer et seulement le reste à la dépense.
5. Vérifiez le résultat. Après la date de paie de janvier, les salaires à payer et les charges sociales à payer de cette paie doivent être à zéro.

La cotisation de sécurité sociale et l'impôt fédéral de chômage s'arrêtent à des plafonds de salaire annuels (indiqués pour l'année d'imposition de cette page : 184 500 $ et 7 000 $; le plafond de la sécurité sociale est fixé de nouveau chaque année, et celui de l'impôt fédéral de chômage est fixé par la loi dans 26 U.S.C. 3306(b)(1)), et les salaires comptent dans l'année où ils sont payés (Publication 15). Les salaires de décembre payés en janvier s'imputent donc aux plafonds de la nouvelle année, même pour un employé qui avait déjà atteint les plafonds dans l'année du travail. Utilisez les plafonds publiés pour la nouvelle année, ainsi que le plafond de salaire de l'assurance chômage de votre État, qui peut différer, pour calculer l'impôt à payer.

Quels coûts de paie faut-il comptabiliser à payer, et lesquels ne sont pas les vôtres?

Comptabilisez ce que vous devez pour le travail de décembre, y compris vos propres charges sociales. Ne traitez jamais les retenues de l'employé comme un coût pour vous.

Dans une déclaration selon la méthode d'exercice, les salaires suivent la période de travail, mais les charges sociales de l'employeur suivent le paiement : la déduction d'un impôt attend que l'impôt soit payé (26 CFR 1.461-4(g)(6)). Une exception vise les coûts réguliers et répétés, dus pour un montant connu à la fin de l'année et payés au plus tard 8½ mois après la clôture de l'exercice (ou à la date de production d'une déclaration produite dans les délais, prolongations comprises, si elle est antérieure) (Publication 538; 26 CFR 1.461-5). L'IRS a statué qu'un employeur qui utilise la méthode d'exercice et cette exception peut déduire dans l'année du travail sa cotisation de sécurité sociale, sa cotisation Medicare et son impôt fédéral de chômage sur les salaires courus à la fin de cette année et payés l'année suivante (Revenue Ruling 2007-12, qui précise le Revenue Ruling 96-51). L'exception est une méthode comptable. Une entreprise peut l'adopter dès la première année où elle engage ce type de coût, et celle qui déduit déjà les charges sociales au moment du paiement a besoin du consentement de l'IRS pour changer (26 CFR 1.461-5(d)(1); passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice montre comment produire un changement de méthode).

À quelle année appartiennent les dépôts du formulaire 941, les salaires du formulaire W-2 et les retenues?

Les trois suivent la date de paie, quelle que soit la méthode des livres ou de la déclaration. Des salaires payés le 3 janvier pour du travail de décembre sont des salaires du premier trimestre sur le formulaire 941 et des salaires de la nouvelle année sur le formulaire W-2.

• Formulaire 941 : les déposants selon le calendrier mensuel inscrivent le passif dans le mois où les salaires ont été payés. Les déposants selon le calendrier bimensuel l'inscrivent à la date de paie sur l'annexe B. Aucun n'utilise la date de comptabilisation ni celle d'un dépôt (instructions du formulaire 941; instructions de l'annexe B). Les salaires payés de janvier à mars relèvent de la déclaration du premier trimestre.
• Dépôts : le délai de dépôt part de la date de paie. Un déposant selon le calendrier mensuel dépose l'impôt sur les paies de janvier au plus tard le 15e jour du mois suivant. Un déposant selon le calendrier bimensuel dépose au plus tard le mercredi ou le vendredi suivant, selon le jour de la semaine de la paie (Publication 15).
• Formulaire W-2 : les inscriptions reposent sur les salaires payés pendant l'année civile (instructions du formulaire W-2).
• Retenues : la cotisation de sécurité sociale et la cotisation Medicare de l'employé sont perçues en les déduisant du salaire au moment où il est payé (26 U.S.C. 3102).

Le formulaire 941 du quatrième trimestre ne montrera pas les salaires courus mais impayés au 31 décembre. L'impôt de l'employeur comptabilisé à payer n'apparaît dans les dossiers de l'IRS qu'à partir de la date de paie de janvier; rattachez donc la charge à payer au registre de paie, et non au solde de l'IRS.

En tant que contribuable selon la méthode d'exercice, puis-je déduire dans la déclaration de cette année les salaires de décembre payés en janvier?

Généralement oui, si la déclaration utilise la méthode d'exercice et que le bénéficiaire n'est pas une personne liée. Un employeur selon la méthode d'exercice déduit les salaires lorsque la dette est établie et que l'exécution économique a eu lieu (vous devez la paie et le travail est fait), ce qui, pour des services, arrive à mesure que l'employé travaille (Publication 538; 26 CFR 1.461-4(d)(2)). Le travail de décembre est un coût de décembre, même si la paie tombe en janvier.

Trois situations peuvent reporter la déduction à l'année du paiement :

• La déclaration utilise la méthode de caisse. La déduction se prend alors dans l'année du paiement.
• Le bénéficiaire est un propriétaire ou un proche payé plus tard. La règle sur les personnes liées s'applique (26 U.S.C. 267(a)(2)); elle est expliquée plus bas.
• Le paiement est tardif. La rémunération de l'année du travail que l'employé reçoit après le 15e jour du 3e mois suivant la fin de l'année est présumée être une rémunération différée, et elle est déduite dans l'année où l'employé l'inclut dans son revenu (26 CFR 1.404(b)-1T, Q&A-2; 26 U.S.C. 404(a)(5)). La rémunération reçue au plus tard à cette date n'est pas considérée comme différée. Les vacances acquises ont leur propre délai, plus bas.

Si les livres suivent la méthode d'exercice et la déclaration la méthode de caisse, la déduction suit la déclaration. La question de savoir si cette combinaison convient trouve sa réponse dans livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse.

Qu'est-ce qui change si le bénéficiaire est un propriétaire ou un proche?

Un payeur selon la méthode d'exercice ne peut pas déduire la rémunération due à une personne liée qui utilise la méthode de caisse avant qu'elle soit payée et que le bénéficiaire l'inclue dans son revenu (26 U.S.C. 267(a)(2); Publication 538). Le lien se vérifie le dernier jour de l'année d'imposition du payeur. Si le propriétaire ou le proche déclare selon la méthode de caisse, comme la plupart des particuliers, la déduction du payeur pour ses salaires de décembre payés en janvier tombe dans l'année du paiement, et non dans l'année du travail. Si le bénéficiaire déclare selon la méthode d'exercice, ou s'il est payé avant la fin de l'année, le report ne s'applique pas. Un paiement dans les 2½ mois suivant la fin de l'année ne ramène pas la déduction à l'année du travail, pas plus que la fin du lien après la fin de l'année (26 CFR 1.267(a)-2T, paragraphe (b), réponse 5).

Une société de services personnels (définie à l'article 441(i)(2)) et ses employés propriétaires sont toujours considérés comme liés (26 U.S.C. 267(a)(2)).

Les livres comptabilisent quand même les salaires en décembre. Seule la déduction attend. Le formulaire W-2, les retenues et les dépôts suivent la date de paie pour tous les employés.

Un associé est un cas à part. Un associé qui reçoit des paiements garantis n'est pas traité comme un employé pour les retenues (26 CFR 1.707-1(c)). Le report prévu pour les personnes liées ne s'applique pas aux paiements garantis d'une société de personnes, dans la mesure où l'article 707(c) les vise (26 U.S.C. 267(e)(4)). Voir paiements garantis et retraits des associés.

Et les vacances courues et les primes de fin d'année?

Dans une déclaration selon la méthode d'exercice, les vacances courues et les primes de fin d'année ont chacune leur propre délai de déduction.

Vacances. Les livres comptabilisent les vacances gagnées que l'entreprise doit. Dans la déclaration, les vacances gagnées par les employés sont déductibles pour l'année où elles sont gagnées si elles sont payées pendant l'année ou, si le droit y est acquis, au plus tard 2½ mois après la fin de l'année. Payées plus tard, elles sont déduites dans l'année où elles sont réellement payées (Publication 538).

Primes de fin d'année. Un employeur selon la méthode d'exercice ne peut déduire une prime pour l'année du travail que si la dette est établie à la fin de l'année. L'IRS a statué qu'une enveloppe de primes dont le total minimal est fixé avant la fin de l'année remplit cette condition, même si les montants individuels sont établis plus tard (Revenue Ruling 2011-29). Dans le programme visé par cette décision, l'employé devait être en poste à la date de paie, une prime perdue allait aux autres employés, et le paiement suivait de peu la fin de l'année. La décision ne porte que sur l'existence de la dette, et seulement pour ce type de programme. Une prime que l'employeur peut annuler après la fin de l'année demande un examen plus attentif. Une prime payée après le 15e jour du 3e mois suivant la fin de l'année est présumée être une rémunération différée et est généralement déduite dans l'année du paiement.

Une prime versée à un propriétaire ou à un proche suit la règle sur les personnes liées ci-dessus, sauf si elle est payée avant la fin de l'année. L'année du formulaire W-2, les retenues et les dépôts suivent la date de paie.

Que doit montrer le bilan au 31 décembre, et comment le vérifier?

Avec des livres selon la méthode d'exercice, le bilan du 31 décembre montre comme passifs les salaires à payer, les charges sociales de l'employeur à payer et toute prime ou tout congé de vacances à payer. Il montre aussi les retenues et l'impôt dus sur des salaires déjà payés mais pas encore déposés. Les livres selon la méthode de caisse ne contiennent ni salaires à payer ni charges sociales à payer; seul le second groupe apparaît.

L'impôt sur le revenu retenu et la part des cotisations de sécurité sociale et Medicare de l'employé sont détenus pour le gouvernement. La personne chargée de les verser qui ne le fait pas volontairement peut être tenue personnellement responsable de 100 % du montant impayé (26 U.S.C. 6672). L'IRS dispose généralement de 3 ans pour établir cette pénalité; voir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Pour vérifier la charge à payer en la comparant au registre de la première paie de janvier :

1. Relevez le salaire brut et les dates de la période de paie du premier registre de janvier.
2. Calculez la part de décembre, en heures ou en jours ouvrables, et l'impôt de l'employeur sur cette part.
3. Comparez le résultat à la charge à payer du 31 décembre. Expliquez tout écart, comme une augmentation, des heures supplémentaires ou un arrondi.
4. Après la comptabilisation de la paie de janvier, confirmez que les salaires à payer et les charges sociales à payer de cette paie sont à zéro. Un solde qui reste signale un doublon ou une mauvaise répartition.
5. Bouclez l'année : les salaires bruts des registres de l'année, plus la charge à payer de fin d'année, moins la charge à payer de la fin de l'année précédente, égalent la dépense de salaires dans des livres selon la méthode d'exercice.

Si le doublon se trouve dans une année déjà clôturée ou produite, établissez d'abord quelle méthode la déclaration a utilisée et si le revenu imposable change, avant de passer une écriture de correction. Passifs de paie qui ne se soldent pas explique comment solder le compte et quand une remise en ordre remonte dans les années clôturées.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars américains.

Détaillant selon la méthode de caisse

Un détaillant qui utilise la méthode de caisse a une période de paie du 15 au 28 décembre. Le salaire brut est de 10 000 $ et il est payé le 3 janvier. Les livres montrent les salaires en janvier. Le formulaire W-2 les inscrit dans la nouvelle année, et le délai de dépôt part du 3 janvier. Les livres de décembre ne montrent aucun coût de paie pour ces deux semaines : le profit de décembre paraît donc plus élevé que ce que le mois a gagné, et celui de janvier plus bas. Un prêteur qui compare les mois voit cet écart.

LLC de consultation selon la méthode d'exercice

Une LLC de consultation dont les livres suivent la méthode d'exercice a 6 000 $ de salaires pour la période du 22 au 31 décembre, payés le 7 janvier. Aucun propriétaire ni proche n'est à cette paie. Les cotisations de sécurité sociale et Medicare de l'employeur, à 7,65 %, s'élèvent à 459 $. Les impôts de chômage sont laissés de côté pour simplifier les chiffres. Sur des salaires payés en janvier, ils s'imputent aux plafonds de la nouvelle année; une vraie charge à payer les ajoute donc.

Le 7 janvier, la paie se comptabilise comme d'habitude : les salaires de 6 000 $ et les charges sociales de 459 $ vont en dépense, et l'écriture d'annulation du 1er janvier les neutralise. La dépense de janvier pour les jours de décembre est nulle, et les comptes à payer sont revenus à zéro.

Si la déclaration de la LLC suit la méthode d'exercice, les 6 000 $ de salaires sont une déduction de décembre. Les 459 $ de charges sociales de l'employeur sont aussi une déduction de décembre si la LLC a adopté l'exception pour les dépenses récurrentes à l'égard des charges sociales, puisque l'impôt est payé dans le délai de l'exception. Sans cette exception, l'impôt est déduit lorsqu'il est payé. Dans une déclaration selon la méthode de caisse, les deux tombent dans la nouvelle année. Dans les deux cas, le formulaire W-2 et le formulaire 941 montrent les salaires en janvier.

Société de type S selon la méthode d'exercice avec une prime au propriétaire

Une société de type S qui utilise la méthode d'exercice comptabilise en décembre une prime de 20 000 $ pour son propriétaire et la paie le 10 mars, dans les 2½ mois suivant la fin de l'année. Les livres montrent la dépense en décembre. Le propriétaire est un actionnaire qui déclare selon la méthode de caisse; la déduction de la société attend donc le paiement de mars, même si celui-ci est survenu dans les 2½ mois. La déclaration de l'année du travail ne montre aucune déduction pour cette prime, et celle de l'année suivante prend les 20 000 $. Le formulaire W-2 du propriétaire et les retenues suivent la date de paie de mars. Les livres et la déclaration diffèrent de 20 000 $ à la fin de l'année, et le rapprochement montre l'écart qui se résorbe au paiement de la prime. Si la société utilisait la méthode de caisse dans sa déclaration, la déduction tomberait aussi en mars. Des faits différents changent le résultat. Une prime payée avant la fin de l'année évite le report. Un propriétaire qui utilise la méthode d'exercice l'évite aussi, mais une prime payée après le 15 mars serait quand même présumée être une rémunération différée (voir la règle sur le paiement tardif plus haut).

Votre situation est différente?

• Vos livres et votre déclaration utilisent des méthodes différentes, un propriétaire ou un proche est à la paie, ou la paie de janvier a été inscrite en plus d'une charge à payer : la méthode de la déclaration, l'effet de la participation de chaque propriétaire sur la déduction et la correction d'une année déjà inscrite en double exigent de voir côte à côte les livres et la déclaration produite. Obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous voulez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, ou l'inverse : voir passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.
• Vous ne savez pas quelle méthode convient à l'entreprise : voir méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.
• Vous avez besoin de l'écriture de journal d'une paie complète : voir écritures de journal de la paie.
• Des comptes de passif de paie ne se soldent pas : voir passifs de paie qui ne se soldent pas.
• Une paie comportait un mauvais montant ou une mauvaise date : voir corriger une erreur de paie.
• Vous vous mettez vous-même, ou un premier employé, à la paie : voir mettre en place la paie. Le propriétaire d'une LLC à membre unique a des règles supplémentaires dans salaire tiré de votre propre LLC à membre unique.
• Votre exercice ne se termine pas le 31 décembre : le formulaire W-2 et le formulaire 941 restent sur l'année civile, tandis que vos livres et votre déclaration se clôturent à la fin de votre propre exercice. Voir exercice ou année civile.
• Plusieurs années de coupures de paie de fin d'année sont manquantes ou erronées : voir rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.