Salario W-2 en una LLC de un solo miembro: ¿se permite?

¿Puede el propietario de una LLC de un solo miembro recibir salarios W-2?

No, salvo que la LLC haya elegido tributar como corporación. Para el impuesto sobre la renta, una LLC de un solo miembro se ignora, y el reglamento dice que no es la empleadora de su propietario, así que el propietario no es su empleado para efectos de los impuestos de nómina (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(iv); IRS: LLC de un solo miembro). El propietario es trabajador independiente. Para sus demás empleados, la LLC sí es un empleador distinto; vea más abajo.

Un caso es más que un simple trámite cuando:

• La nómina ya se procesó. Con el EIN de la LLC existen depósitos, declaraciones trimestrales de impuestos de nómina (Form 941), un W-2 y, con frecuencia, la declaración anual del impuesto federal por desempleo (Form 940). Cada uno necesita su propia corrección (Form 941-X para las declaraciones trimestrales y Form W-2c para el W-2).
• Una elección S podría cubrir algunas de esas fechas, o usted no puede saber si se presentó o se aceptó. Una elección cambia la respuesta solo desde su fecha de vigencia, nunca antes.
• La LLC también tiene empleados reales. Su nómina se mantiene, así que la corrección debe quitar únicamente el pago del propietario.

Si se aplica alguno de estos puntos, defina qué camino cubre cada fecha de pago antes de presentar nada: una corrección equivocada agrega un segundo juego de declaraciones erróneas.

Empiece por reunir los reportes de nómina, los Forms 941 y los W-2, y cualquier Form 2553 o 8832; la lista completa está hacia el final.

¿Por qué mi aplicación de nómina quiere tratarme como empleado?

La configuración de una aplicación de nómina no cambia la forma en que el IRS clasifica a la LLC. Solo lo determinan los propietarios de la LLC y cualquier elección (IRS). El propietario que trabaja en una corporación S es su empleado, así que esa configuración encaja en ese caso y no encaja en una LLC de un solo miembro que sea entidad ignorada (vea la sección sobre la corporación S más abajo).

Antes de la próxima fecha de pago, averigüe si la LLC presentó el Form 2553 o el Form 8832 y si el IRS lo aceptó. Si no se presentó ninguno, el reglamento trata al propietario como no empleado de la LLC, así que la nómina del propietario no corresponde al estatus fiscal de la LLC, aunque la aplicación lo permita. Si el propietario no puede saber si se presentó alguno, trátelo como un punto abierto y busque primero la presentación y cualquier carta del IRS.

¿Cómo se le paga entonces al propietario de la LLC: con retiros del propietario, no con salarios?

El propietario de una LLC de un solo miembro que es entidad ignorada cobra mediante retiros. Toda la ganancia de la LLC tributa en la declaración del propietario, la retire o no, y nadie retiene impuestos de un retiro.

Ya procesé nómina para mí: ¿qué se presentó y qué hay que corregir?

Si ninguna elección cubría esas fechas de pago, cada documento que incluyó el pago del propietario necesita su propia corrección; ninguno se arregla solo. Las fechas de pago a partir de una elección S vigente no son un error (vea la sección sobre la corporación S más abajo); solo se corrigen las fechas anteriores.

Cuánto tiempo tiene. El impuesto declarado de más en un Form 941 presentado puede corregirse dentro de 3 años después de la presentación del Form 941 o 2 años después del pago del impuesto, lo que ocurra más tarde. Un trimestre fuera de ese plazo es un punto que debe revisar un profesional.

Cómo vuelve el impuesto. Como crédito en el Form 941 actual o como solicitud de reembolso; cómo corregir un error de nómina explica las dos vías y sus plazos.

Qué pide el formulario. El Form 941-X también pide a la LLC que certifique que presentó los Forms W-2 o W-2c, y que certifique el reembolso, la devolución o el consentimiento por la parte del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare que se retuvo (IRS). Cómo se aplican esas líneas cuando el «empleado» es el propietario es un punto que debe revisar un profesional.

La retención del impuesto sobre la renta es la trampa. En general, la retención federal del impuesto sobre la renta solo puede corregirse si el error se descubre en el mismo año calendario en que se pagaron los salarios, y un cobro en exceso solo si ese mismo año también se devuelve el monto. Para años anteriores, el Form 941-X no puede cambiar el impuesto sobre la renta realmente retenido, salvo por errores administrativos y casos en que se aplican las tasas de la sección 3509; aun así, deben corregirse los salarios y el W-2 (IRS). Las instrucciones dicen que el empleado puede usar el monto realmente retenido, que aparece en los registros de nómina o en el Form W-2, para reclamar un crédito en su declaración individual. No tratan el caso de un propietario que nunca fue empleado. Cómo funciona ese crédito aquí es un punto que debe revisar un profesional antes de dar por final la declaración personal.

Cómo dejar de procesar nómina. Las instrucciones del Form 941 dicen que un empleador que ya presentó uno debe presentarlo cada trimestre, incluso sin salarios, hasta que presente una declaración final (línea 17) o se aplique una excepción (IRS). El Form 940 tiene su propia casilla de declaración final (IRS). Las instrucciones no tratan el caso de una LLC cuyas declaraciones corregidas no muestran ningún salario; cómo cerrar las cuentas en ese caso es un punto que debe revisar un profesional.

La contabilidad. El pago del propietario sale de los salarios y del gasto de impuestos de nómina y pasa a un retiro del propietario. El impuesto del Seguro Social y Medicare que regresa como crédito o reembolso es una cuenta por cobrar, no un gasto. El impuesto sobre la renta retenido que el Form 941-X no puede cambiar no debe registrarse como cuenta por cobrar hasta que se defina cómo se reclama en la declaración personal, el punto abierto de arriba. Para el método general, vea cómo corregir un error de nómina.

Recibí un W-2 de mi propia LLC: ¿cómo presento mi declaración?

Defina qué camino se aplica, haga que las declaraciones de nómina de la LLC coincidan con él y luego presente la declaración personal. Las instrucciones del Form 1040 indican que quien recibe un W-2 incorrecto debe pedirle uno nuevo al empleador (IRS); aquí el empleador es la propia LLC del propietario.

1. Defina el camino. Si no hay una elección S ni de corporación vigente, el pago no fueron salarios. Si hay una elección vigente, sí lo fueron, desde esa fecha (sección siguiente). Una elección de corporación por sí sola convierte a la LLC en una corporación C, que generalmente presenta el Form 1120; una elección S hace que presente el Form 1120-S (IRS: Form 1120; IRS: Form 2553).
2. Presente las correcciones si ninguna elección cubre el pago, según lo que se haya presentado: Form 941-X o 944-X, y Form W-2c para un W-2 ya enviado a la SSA, como en la tabla anterior.
3. Declare toda la ganancia en el Schedule C, con el Schedule SE, si ninguna elección cubre el pago. El pago no es una deducción por salarios (IRS).
4. Corrija una declaración ya presentada. Si ninguna elección cubre el pago y la declaración informó el W-2 en la línea 1a o dedujo el pago como salarios, puede necesitar el Form 1040-X, con el W-2c adjunto (IRS).
5. Si una elección sí cubre el pago, el W-2 es válido: el monto de su casilla 1 va en la línea 1a (IRS), y la LLC presenta el Form 1120 o el Form 1120-S, como en el paso 1. Para saber cuánto pagarle al propietario de una corporación S, vea sueldo del propietario de una corporación S.

¿Haría una elección de corporación S que el pago por W-2 sea correcto, y desde qué fecha?

Solo desde la fecha de vigencia de la elección, nunca antes. La elección S no está abierta a todos los propietarios: una corporación S no puede tener un accionista extranjero no residente (IRS), así que un propietario que lo sea no puede usarla para que el pago por W-2 sea correcto. Una LLC elegible que presenta el Form 2553 a tiempo se trata como corporación desde la fecha de vigencia y no necesita además el Form 8832 (IRS).

• A tiempo significa no más de 2 meses y 15 días después de que comienza el año fiscal en que la elección entra en vigor, o en cualquier momento del año anterior. Para una empresa existente de año calendario, eso es el 15 de marzo del año en que la elección entra en vigor, o el siguiente día hábil si cae en fin de semana o feriado (26 USC 7503). Un formulario presentado a tiempo puede entrar en vigor el primer día del año, de modo que la nómina desde ese día puede ser correcta aunque el formulario se haya presentado semanas después.
• Tardío: los formularios presentados fuera de plazo pueden calificar para un alivio simplificado si se solicita dentro de 3 años y 75 días de la fecha de vigencia prevista, la LLC demuestra causa razonable y actuó con diligencia una vez que descubrió el error, y los propietarios declaran sus ingresos de forma coherente con la elección. Para una LLC, las instrucciones también exigen que todos los Forms 1120-S se hayan presentado a tiempo, o que el Form 1120-S del primer año aún no haya vencido, y el revenue procedure agrega que no se haya presentado ninguna declaración incompatible con el estatus S, lo cual el Schedule C del propietario de un año afectado generalmente es. Cuando no se cumplen esas pruebas, la entidad generalmente debe solicitar una resolución privada (private letter ruling) y pagar una tarifa (IRS; Rev. Proc. 2013-30, sección 5.03). Vea alivio por elección S tardía.
• Una elección del Form 8832 (tratamiento de corporación sin estatus S) generalmente no puede entrar en vigor más de 75 días antes de su presentación ni más de 12 meses después (26 CFR 301.7701-3(c)).
• La aceptación se confirma con una carta del IRS, generalmente dentro de 60 días. Si no llega ninguna dentro de 2 meses de la presentación, las instrucciones indican llamar al IRS. Otras pruebas de presentación son el comprobante de un envío por correo certificado o registrado con matasellos a tiempo (o el equivalente de un servicio de entrega privado designado), o una copia sellada como aceptada o con la fecha de recepción del IRS (IRS).
• Los períodos anteriores quedan como estaban. El IRS indica a la entidad que no presente el Form 1120-S de ningún año anterior a la entrada en vigor de la elección (IRS).
• La elección es difícil de deshacer. Sigue vigente hasta que se termine o se revoque, y una nueva elección S generalmente necesita el consentimiento del IRS antes del quinto año fiscal posterior al año de terminación (IRS). Dejar el estatus S generalmente deja a la LLC tributando como corporación C, no de vuelta en el Schedule C. Volver a ser entidad ignorada requiere una elección del Form 8832, generalmente está prohibido durante 60 meses después de que entró en vigor una elección de clasificación anterior, y se trata como una liquidación de la corporación (26 CFR 301.7701-3).

Elegir solo para dejar en regla la nómina pasada es una decisión fiscal, no un trámite: para una LLC existente, la elección se trata como si el propietario aportara los activos y pasivos de la LLC a una corporación a cambio de sus acciones (26 CFR 301.7701-3(g)). Vea si conviene la elección S.

Si elijo el estatus S, ¿qué nómina se exige entonces?

Desde la fecha de vigencia, un propietario que trabaja en el negocio es un empleado y debe recibir salarios razonables antes de que se hagan distribuciones que no son salarios. El IRS puede reclasificar como salarios otros pagos al propietario (IRS).

Entonces la LLC procesa la nómina con su propio nombre y EIN: retención y depósitos oportunos, Forms 941 y 940, y Forms W-2 y W-3 (26 CFR 301.7701-2).

Para los pasos de puesta en marcha y las fechas de vencimiento, vea cómo configurar la nómina y cómo procesar la nómina usted mismo; para saber cuánto pagar, vea sueldo del propietario de una corporación S.

¿La LLC sigue procesando nómina para sus empleados reales?

Sí. Para sus empleados, la LLC es un empleador distinto: usa su propio nombre y EIN para la retención, los impuestos del Seguro Social y Medicare, el impuesto por desempleo, los Forms 941 y 940, y los Forms W-2 (26 CFR 301.7701-2; IRS). Mientras la LLC sea una entidad ignorada, el propietario puede deducir en el Schedule C lo que la LLC paga a esos empleados, incluida la parte del empleador de sus impuestos de nómina.

El Form 941 combina a todas las personas. Un Form 941-X debe quitar solo los salarios y el impuesto del propietario, así que el registro de nómina tiene que mostrar a cada persona por separado.

¿Qué debo reunir antes de corregir las declaraciones de nómina?

• Los reportes de nómina de cada fecha de pago, con las líneas del propietario separadas de las de los empleados reales.
• Cada Form 941 (o Form 944) tal como se presentó, y el comprobante de cada depósito.
• El Form 940 y los Forms W-2 y W-3 tal como se presentaron, con la fecha en que se enviaron a la SSA.
• La carta del EIN de la LLC, y el nombre y el EIN usados en las declaraciones.
• Cualquier Form 2553 o Form 8832, el comprobante de su presentación y cualquier carta del IRS que lo acepte.
• Los estados de cuenta bancarios que muestren lo que llegó a la cuenta del propietario.
• Las declaraciones personales del propietario de esos años (línea 1a y Schedule C).
• Cualquier carta o aviso del IRS sobre las cuentas de nómina de la LLC.
• Los registros y reportes de las cuentas estatales de nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Nómina durante todo el año sin ninguna elección

Una LLC genera $80,000 de ganancia antes de cualquier pago a su propietaria. Ella procesa $3,000 al mes, $36,000 en el año, mediante una aplicación de nómina, que presenta los cuatro Forms 941 y envía su W-2 a la SSA. Sin elección, ese dinero son retiros, no salarios. Su Schedule C muestra los $80,000 completos, y el Schedule SE calcula el impuesto por trabajo independiente sobre su ganancia, no sobre los $36,000 que retiró. Los cuatro Forms 941 trimestrales necesitan Forms 941-X, y el W-2 necesita un W-2c. Si la aplicación retuvo impuesto sobre la renta y ella descubre el error después de que termina el año, el Form 941-X no puede cambiar esa retención, así que cómo llega a su declaración es una pregunta para un profesional antes de que la presente.

La misma propietaria con una elección vigente desde el 1 de enero

En febrero presenta el Form 2553 con fecha de vigencia del 1 de enero del mismo año, y el IRS lo acepta. La nómina que procesó desde el 1 de enero es nómina de una empleada de una corporación S. Si también procesó nómina el año anterior, esa nómina no son salarios, porque ninguna elección la cubría. Si $3,000 al mes es un pago razonable por su trabajo es otra cuestión.

Llega un W-2 con impuesto retenido

Un W-2 de $36,000 de su propia LLC muestra $2,500 de impuesto sobre la renta retenido. Si ninguna elección cubre ese año, el W-2 es incorrecto: la LLC presenta un W-2c y Forms 941-X, su declaración informa toda la ganancia en el Schedule C, y los $2,500 son un punto que debe revisar un profesional, según las reglas de retención de arriba, antes de dar por final la declaración.

¿Su caso es distinto?

• Ya existe un W-2 o Forms 941 para el propietario: las declaraciones de nómina, la contabilidad y la declaración personal deben coincidir, y el camino depende de las fechas de la elección. Empiece por cómo corregir un error de nómina. Sacar el pago del propietario de los salarios en la contabilidad (cómo registrar los retiros del propietario) es trabajo de contabilidad. Confirme el camino antes de presentar correcciones y, cuando la LLC también tiene empleados reales, mantenga las líneas del propietario separadas de las de ellos.
• Se retuvo impuesto sobre la renta del pago del propietario en un año anterior, o la nómina se procesó durante varios años: el plazo de corrección, la regla de retención y las declaraciones personales se afectan entre sí. Ordene cada año antes de presentar nada; la contabilidad de esos años es trabajo de contabilidad.
• Cree que se presentó una elección S pero no tiene la carta de aceptación: vea alivio por elección S tardía; las fechas de nómina que afecta son trabajo de contabilidad.
• Recibió un aviso del IRS sobre las cuentas de nómina: vea atrasos en los impuestos de nómina, que también explica quién puede ser responsable personalmente por el impuesto de nómina sin pagar.
• El propietario no es ciudadano ni residente de EE. UU.: puede que la elección S no esté disponible y la presentación es distinta; vea declaración de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.
• La LLC tiene dos o más propietarios: vea cómo pagarse a sí mismo desde una LLC.
• La LLC eligió el tratamiento de corporación o de corporación S: vea cómo tributan las LLC y sueldo del propietario de una corporación S.
• La LLC es una corporación S y nunca procesó nómina para usted: vea corporación S sin nómina procesada.