Ganancias retenidas que no coinciden con la declaración anterior

¿Por qué mis ganancias retenidas no coinciden con la declaración del año pasado?

Las ganancias retenidas o el patrimonio del propietario de los libros de este año deben abrir con la cifra con la que cerraron los libros del año pasado, y el balance general de la declaración presentada debía salir de esos libros. Las ganancias retenidas son la utilidad que el negocio conservó después de las distribuciones. El Schedule L es el balance general de una declaración de negocio; las instrucciones del Form 1120-S, del Form 1120 y del Form 1065 dicen que debe coincidir con los libros y registros.

Cuando las dos cifras difieren, la causa habitual es que los libros cambiaron después de armar la declaración, o que la declaración se armó con asientos que los libros del propietario nunca tuvieron, como los ajustes de fin de año de un preparador.

El patrimonio es activos menos pasivos; la Publication 583 lo llama patrimonio neto (net worth). Eso indica dónde buscar:

• El patrimonio total difiere. Difiere el saldo de un activo o de un pasivo, porque un asiento se registró en un juego de libros y no en el otro, o porque se editó un año cerrado.
• El patrimonio total coincide, pero sus partes no. El dinero está en la cuenta equivocada, por ejemplo un retiro asentado como gasto o un depósito del propietario asentado como ingreso.

El caso no es sencillo cuando la diferencia tiene más de una causa, se remonta a más de un año, no se encuentran los asientos del preparador, la causa cambia los ingresos o las deducciones de una declaración presentada, un prestamista o un comprador necesita que los libros coincidan con la declaración, o el IRS escribió sobre la declaración.

Reúna antes de empezar:

• La declaración presentada el año pasado, con los Schedules L, M-1 y M-2 si los tiene.
• El balance de comprobación ajustado del preparador (el saldo de cada cuenta después de los asientos de fin de año) y los asientos contables de fin de año.
• El balance general inicial de este año y el libro mayor del año pasado.
• Los estados de cuenta de fin de año del banco, de las tarjetas y de los préstamos.
• Los registros de los retiros o distribuciones del propietario.

¿El saldo inicial de este año debe ser igual al saldo final del año pasado?

Sí. Las cuentas del balance general pasan de un año al siguiente sin cambios; solo se reinician las ganancias y pérdidas. La Publication 583 dice que un sistema de partida doble cierra las cuentas de ingresos y gastos al final de cada año fiscal, mientras que las cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto permanecen abiertas de manera permanente.

Los formularios esperan lo mismo. Las instrucciones del Form 1065 dicen que el total inicial de activos generalmente debe ser igual al total final de activos del año anterior, con un detalle que explique cualquier diferencia. El Schedule C pide una explicación cuando el inventario inicial difiere del inventario final del año pasado.

Una diferencia entre la utilidad contable y la renta gravable no es en sí un motivo para que los libros difieran del Schedule L: el Schedule M-1 concilia los ingresos según los libros con los ingresos según la declaración.

¿Dónde están las ganancias retenidas en el balance general de la declaración y qué cifra comparo?

Compare la columna de fin de año del Schedule L, el balance general según los libros, donde aparecen las ganancias retenidas o el capital. La línea depende de la entidad.

Una LLC de un solo miembro que eligió ser gravada como corporación presenta una declaración de corporación, así que use la fila de corporación S o de corporación C (instrucciones del Schedule C).

Una entidad pequeña que responde Yes a la pregunta del Schedule L que permite omitirlo en su declaración puede no tener un balance general con el que comparar; use el informe de cierre del año pasado de los libros. Quiénes califican: Schedule L en una declaración de corporación.

¿La cuenta de ajustes acumulados de una corporación S es lo mismo que las ganancias retenidas?

No. La cuenta de ajustes acumulados (AAA) del Schedule M-2 del Form 1120-S es una cuenta fiscal. Las instrucciones dicen que por lo general refleja la utilidad neta acumulada no distribuida y que es cero el primer día del primer año como corporación S. Sirve para calcular el efecto tributario de las distribuciones, y las instrucciones recomiendan que toda corporación S la lleve.

Las ganancias retenidas de la línea 24 del Schedule L son una cifra contable que sigue a los libros, no a la fecha de la elección. Las dos pueden diferir legítimamente, así que una diferencia entre ellas no es en sí un error. Por qué difieren y cómo verificarlo: balance general de una corporación S que no cuadra. Cómo asentar las distribuciones para que el Schedule L quede bien: distribuciones de una corporación S.

¿Qué causa la diferencia?

Un asiento está en un juego de libros y no en el otro, o el dinero cayó en la cuenta equivocada. La tabla relaciona cada causa con lo que se observa y dónde buscar.

¿Cómo encuentro la diferencia, cuenta por cuenta?

Compare, línea por línea, el balance general del año pasado de la declaración presentada con el de la misma fecha en los libros de hoy, y luego rastree cada diferencia.

1. Obtenga los saldos con los que se armó la declaración: el balance de comprobación ajustado del preparador o, si es lo único que hay, la columna de fin de año del Schedule L.
2. Genere el balance general de hoy a la fecha de cierre del año pasado y agrupe las cuentas en las líneas del Schedule L: efectivo, cuentas por cobrar, inventario, activos depreciables menos depreciación acumulada, cuentas por pagar, préstamos y patrimonio.
3. Haga una lista de cada línea que difiere y por cuánto. Las diferencias de activos menos las diferencias de pasivos deben ser iguales a la diferencia de patrimonio. Si no lo son, todavía hay una línea oculta.
4. Compare la utilidad del año pasado en los libros de hoy con la utilidad neta según los libros de la línea 1 del Schedule M-1 del año pasado, si la declaración tiene uno. Si las utilidades son distintas, el estado de resultados del año pasado difiere del que usó la declaración: se agregó, cambió o nunca se asentó un asiento de ingresos o de gastos. Si las utilidades son iguales, eso no descarta errores que se compensan, como un préstamo del propietario asentado como ingreso y un retiro asentado como gasto: revise las cuentas detalladas de ingresos y gastos, además de los asientos de patrimonio y de los años anteriores, empezando por la columna de inicio de año del Schedule L del año pasado frente a los libros de esa fecha. Si ahí hay una diferencia, empezó antes del año pasado.
5. Abra el libro mayor de cada cuenta que difiere en el año cerrado. Use el historial de cambios o el registro de auditoría de los libros, si lo tienen, para enumerar los asientos con fecha del año pasado pero ingresados después de la fecha de presentación, y busque los asientos del preparador que nunca llegaron.

Si los libros se iniciaron escribiendo saldos iniciales, revise también ese asiento: saldos iniciales después de cambiar de contador.

¿Cómo traslado las ganancias retenidas al año siguiente?

Las ganancias retenidas finales son iguales al saldo inicial, más la utilidad neta según los libros, menos las distribuciones, más o menos otros cambios detallados. El Schedule M-2 del Form 1120 se arma así, del saldo inicial al saldo final, y coincide con la línea 25 del Schedule L (formulario).

Las demás entidades trasladan sus saldos de la misma manera con sus propias cuentas de patrimonio. Una sociedad de personas lleva la cuenta de cada socio: capital inicial, más aportes, más la parte de la utilidad neta, menos distribuciones. Un propietario único lleva una sola cuenta de patrimonio del propietario, con los retiros en la cuenta de retiros. El Schedule M-2 de una corporación S es la AAA, no este traslado, así que lleve su propio cuadro.

Si trasladar desde el cierre del año pasado da un saldo inicial distinto del que muestran los libros, esa diferencia es la brecha.

¿Cómo corrijo los libros sin editar el año pasado?

Una forma común de mantener intacto el año presentado es un asiento correctivo con fecha del primer día del año en curso, y no un cambio dentro del año cerrado. El año cerrado es la base con la que se armó la declaración presentada. Editarlo hace que los libros no coincidan con una declaración presentada y mueve la utilidad del año pasado sin dejar rastro.

1. Haga un asiento por cada línea del balance general que difiere. La otra parte va a las ganancias retenidas en una corporación, al patrimonio del propietario en un propietario único y a la cuenta de capital de cada socio en una sociedad de personas, repartida según el capital presentado. Su preparador confirma la cuenta.
2. Féchelo el primer día de este año y describa el origen, por ejemplo "asientos de fin de año del preparador según el balance de comprobación ajustado". Conserve el respaldo.
3. No incluya cuentas de ingresos ni de gastos en el asiento cuando la declaración ya incluye la partida. De lo contrario, la utilidad de este año absorbe el costo del año pasado.
4. Registre los pagos posteriores contra el pasivo que creó el asiento, no como un gasto nuevo, o el costo se contará dos veces.
5. Vuelva a generar el balance general inicial. Debe ser igual al Schedule L presentado, o cada diferencia restante debe quedar en una lista con su motivo.
6. Bloquee el año: fecha de cierre después de presentar los impuestos.

Las instrucciones de los Forms 1120-S, 1120 y 1065 no fijan una fecha ni una cuenta para este asiento; es una práctica contable que mantiene intacto el año presentado.

¿Cuándo una diferencia significa que hay que enmendar la declaración?

La declaración puede estar equivocada cuando la diferencia incluye una partida de ingresos o de gastos que cambia la renta del año cerrado. Cuando la diferencia es solo de partidas del balance general que la declaración ya refleja, sus ingresos y deducciones no se ven afectados y lo que se corrige son los libros.

Si el preparador ya no está disponible, otro CPA o agente registrado (enrolled agent) puede comparar la declaración presentada con los libros y decir si hace falta una declaración enmendada.

Si la declaración sí necesita corrección, una corporación S presenta un Form 1120-S enmendado, una corporación C presenta el Form 1120-X y un propietario único presenta el Form 1040-X (cómo enmendar por errores en gastos del negocio). Una sociedad de personas sujeta a las reglas federales de auditoría centralizada (años que comienzan después de 2017) generalmente presenta una solicitud de ajuste administrativo (AAR), firmada por su representante de la sociedad; la que no está sujeta presenta un Form 1065 enmendado (instrucciones del Form 1120-S y del Form 1065). Una sociedad de personas está sujeta, salvo que haya optado por quedar fuera en su declaración presentada a tiempo de ese año. Solo puede optar por quedar fuera una sociedad de personas obligada a entregar 100 Schedules K-1 o menos, contando a cada accionista de una corporación S que sea socia, y solo si todos los socios cumplen los requisitos (personas, corporaciones C, corporaciones S, sucesiones de socios fallecidos y ciertas corporaciones extranjeras) (IRS: cómo optar por quedar fuera).

Un Form 1120-S o 1065 enmendado viene con Schedules K-1 enmendados para cada propietario cuyas cifras del K-1 cambian, y es posible que los propietarios deban entonces enmendar sus propias declaraciones. Una AAR no: los ajustes que se trasladan a los socios van en el Form 8986, y la sociedad de personas paga cualquier pago insuficiente imputado junto con la AAR, salvo que elija trasladar todos los ajustes a sus socios (IRS: presentación de una AAR). Una AAR generalmente vence dentro de 3 años de la más tardía entre la fecha de presentación y la fecha de vencimiento sin prórroga, y por lo general no después de que el IRS emita un aviso de procedimiento administrativo (misma página). Un reclamo de reembolso en el Form 1120-X o 1040-X generalmente vence dentro de 3 años después de presentar la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (instrucciones del Form 1120-X y del Form 1040-X). Las declaraciones de los propietarios y lo demás: cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.

Pasar por la utilidad de este año una partida de ingresos o gastos de un año anterior coloca la partida en el año equivocado; pregunte al preparador cómo se debe tratar una partida que falta en un año presentado.

¿Cambiar mi cierre de año o mi método contable cambia las ganancias retenidas de años anteriores?

No en las declaraciones ya presentadas: los años anteriores quedan como se presentaron. Aun así, los libros pueden abrir de otra forma después de un cambio.

• Cierre de año. Un nuevo año fiscal crea un año fiscal corto, que va desde el día siguiente al cierre del año anterior hasta el día anterior al inicio del nuevo año (Publication 538). Las ganancias retenidas pasan por él como por cualquier otro período. Las sociedades de personas y las corporaciones S generalmente deben usar un año fiscal obligatorio, así que muchas veces no se puede elegir otro cierre de año (Publication 538). Cómo elegir el cierre de año: año fiscal o año calendario.
• Método contable. Pasar la declaración del método de efectivo al de acumulación requiere la aprobación del IRS (Publication 538) y se solicita en el Form 3115, no con una declaración enmendada (instrucciones del Form 1120-X). Una corporación C, o una sociedad de personas con un socio que sea corporación C, debe hacer el cambio cuando el promedio de ingresos brutos de 3 años supera $32,000,000; se exceptúan los negocios agrícolas y las corporaciones de servicios personales calificadas (sección 448). Una solicitud automática se presenta con la declaración presentada a tiempo del año del cambio, incluidas las prórrogas, y el ajuste de recuperación de la sección 481(a) empieza ese año, no en años anteriores (instrucciones del Form 3115). Llevar libros por acumulación mientras la declaración sigue por efectivo no cambia por sí solo el método de la declaración, pero los registros deben conciliar los libros con la declaración (Reg. 1.446-1). De cualquier modo, convertir libros de efectivo a acumulación agrega cuentas por cobrar y por pagar al balance general inicial, así que el patrimonio inicial puede moverse por la diferencia. Cambio de método: pasar del método de efectivo al de acumulación.

Corregir un error matemático o de asiento no es un cambio de método contable (Publication 538). Una partida tratada de la misma forma equivocada en declaraciones pasadas, como la depreciación nunca tomada en dos o más declaraciones consecutivas, puede ser una cuestión de método: pregunte al preparador antes de corregirla.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Corporación S: los asientos de fin de año del preparador nunca llegaron a los libros del propietario

El Schedule L presentado, línea 24, muestra ganancias retenidas de US$61,000 al cierre del año. Los libros de este año abren con US$84,000, una diferencia de US$23,000. Suponga que la corporación usa el método de acumulación. El preparador había asentado US$15,000 de depreciación y US$8,000 de gastos acumulados que los libros del propietario nunca recibieron. Suponga que ambos asientos corresponden al año pasado, de modo que los libros y la declaración coincidían al inicio y la utilidad contable del año pasado es US$23,000 mayor que la del Schedule M-1, línea 1.

Genere el balance general del año pasado y aparecen las diferencias: la depreciación acumulada es US$15,000 menor en los libros y los pasivos acumulados son US$8,000 menores. Juntos igualan la diferencia. La declaración estaba bien, así que solo cambian los libros. El asiento, con fecha del primer día de este año: débito a ganancias retenidas US$23,000, crédito a depreciación acumulada US$15,000, crédito a gastos acumulados US$8,000. Ahora los libros abren con US$61,000. Cuando se paguen los US$8,000, se salda el pasivo en lugar de convertirse en un gasto nuevo.

LLC de un solo miembro en el Schedule C: no hay línea de la declaración con la que comparar

El Schedule C no tiene balance general. El informe de cierre guardado el año pasado muestra activos de US$30,000 y pasivos de US$12,000, es decir, un patrimonio del propietario de US$18,000. Los libros de hoy muestran un patrimonio de US$15,000 al cierre del año pasado.

Suponga que la LLC usa el método de efectivo en los libros y en los impuestos, y que los suministros se agotaron en el mes en que se compraron, por lo que corresponden al año en que se pagaron (Publication 538). El libro mayor muestra un pago de suministros de US$3,000, ingresado en marzo con fecha de diciembre. Si el registro del pago muestra enero, el asiento se agregó por error al año cerrado después de presentar: muévalo a su fecha real y el patrimonio vuelve a US$18,000. Si muestra diciembre, los libros ahora están bien y el Schedule C presentado pudo haber omitido una deducción; si conviene enmendar se explica en cómo enmendar por errores en gastos del negocio.

LLC de dos miembros gravada como sociedad de personas: el total coincide, el reparto no

Los libros se llevan sobre la base fiscal. El Item L del Schedule K-1 muestra un capital final de US$70,000 para el Socio A y US$70,000 para el Socio B, que es igual a la línea 21 del Schedule L, de US$140,000. Los libros también suman US$140,000, pero muestran a A con US$77,500 y a B con US$62,500.

El retiro de US$15,000 del Socio A se asentó como gasto, pero la declaración lo muestra como distribución. Con la utilidad repartida en partes iguales, el capital de cada socio bajó US$7,500 en lugar de que el de A bajara US$15,000. La corrección es un asiento del primer día de este año: débito al capital de A US$7,500, crédito al capital de B US$7,500. El total no se mueve. Si la declaración también hubiera deducido el retiro como gasto, sus cifras de capital coincidirían con los libros, sus ingresos podrían ser demasiado bajos y podría necesitar una enmienda, salvo que el pago fuera en realidad un pago garantizado, que se fija sin relación con los ingresos de la sociedad de personas y se deduce en la línea 10 del Form 1065 (instrucciones del Form 1065).

¿Su caso es distinto?

• La diferencia tiene más de una causa, abarca varios años, no se encuentran los asientos del preparador, un prestamista o un comprador quiere que los libros coincidan con la declaración, o el IRS escribió sobre la declaración: puede ser necesario reconstruir los libros a partir de las declaraciones presentadas y los estados de cuenta, y alguien debe decidir si basta un asiento correctivo y si alguna declaración debe enmendarse. Vea contabilidad cuando los libros y la declaración no coinciden.
• Cambió de contador o de software y solo tiene los informes del año pasado: vea saldos iniciales después de cambiar de contador.
• Una cuenta de Opening Balance Equity grande o negativa: vea Opening Balance Equity.
• El patrimonio del propietario quedó negativo después de los retiros: vea patrimonio negativo del propietario.
• El Schedule L de una corporación S no cuadra antes de presentar: vea la guía del balance general de una corporación S.
• Una declaración estaba equivocada y ya se enviaron los K-1: vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.
• La LLC cambió su forma de tributar (por ejemplo, con una elección S) o está creando cuentas de patrimonio para la LLC: vea libros después de elegir ser una corporación S y cuentas de patrimonio de una LLC.