Depósitos de Square en los libros: ventas, comisiones y propinas

¿Qué incluye un depósito de Square después de comisiones, propinas y reembolsos?

Un depósito de Square, que Square llama transferencia, son los pagos con tarjeta que hicieron los clientes, menos reembolsos, comisiones y cualquier otro monto que Square retenga. Esos pagos ya incluyen el impuesto sobre las ventas y las propinas, así que un depósito puede ser menor o mayor que sus ventas y nunca es una cifra de ventas. Square define el «total neto» como el total cobrado menos comisiones menos otras retenciones, y su informe de conciliación (Reconciliation) relaciona los pagos cobrados con el monto transferido (Square).

Registre cada parte en su propia línea y el depósito como una transferencia al banco. El IRS indica que los libros de un negocio deben mostrar el ingreso bruto, además de las deducciones y los créditos (IRS). Un depósito neto oculta la comisión, el impuesto y las propinas que lleva dentro.

Cinco situaciones hacen que un caso no sea sencillo:

• Se registraron como ingreso meses de depósitos, así que las ventas quedan subestimadas por las comisiones y sobrestimadas por el impuesto sobre las ventas y las propinas. Esto importa más antes de presentar una declaración o solicitar un préstamo.
• Una sincronización de ventas (una aplicación que copia las ventas de Square a su software contable) y la conexión bancaria (la descarga automática de las transacciones del banco) registran ambas, así que el ingreso se cuenta dos veces.
• Square es una de varias formas en que pagan los clientes, o hay más de una ubicación.
• Los gastos personales pasan por la misma cuenta bancaria que los depósitos de Square.
• Las declaraciones del impuesto sobre las ventas o el Form 1099-K no coinciden con los libros, o se presentó una declaración a partir de esos libros.

Reúna antes de empezar: el resumen de ventas, la lista de transferencias exportada en CSV, el informe de comisiones, los estados de cuenta bancarios y la última declaración del impuesto sobre las ventas.

Si se aplica alguna de estas situaciones, puede ser necesario rehacer los libros y todo lo que se presentó con base en ellos. Lea ¿Su caso es distinto? más abajo antes de cambiar asientos.

¿Qué informes de Square relacionan un depósito con las ventas?

Empiece con la lista de transferencias, que muestra los pagos con tarjeta dentro de cada transferencia, y luego use el informe de conciliación para explicar la diferencia entre los pagos cobrados y el monto pagado al banco. Square puede cambiar el nombre o la ubicación de los informes, así que compare su panel (Dashboard) con los nombres de abajo.

• Los nombres de Square no son nombres contables. Sus «ventas brutas» son las ventas netas más los impuestos, y sus «ventas totales» suman a las ventas netas el impuesto, las propinas y las ventas de tarjetas de regalo. Tome las ventas para los libros de las líneas de artículos y cargos por servicio, y lea la definición que da Square de una métrica antes de copiarla.
• El resumen de ventas cuenta solo los pedidos completados. Square indica que excluye los pagos parciales y los depósitos, y que sus cifras pueden diferir de las de otros informes porque cada uno se calcula y se fecha de forma distinta. Concilie el depósito con la lista de transferencias y el informe de conciliación; use el resumen de ventas para las partes.

Conserve cada informe tal como lo descargó. La Publication 583 incluye los comprobantes de cargos de tarjetas de crédito y las boletas de depósito bancario entre los documentos que respaldan los ingresos brutos, e indica que se debe conciliar la cuenta corriente cada mes.

¿Cómo registro las ventas brutas y las comisiones de Square en lugar del depósito neto?

Registre los pagos en sus propias cuentas a través de una sola cuenta de compensación de Square, y luego concilie el depósito con esa cuenta, no con las ventas. Una cuenta de compensación guarda lo que Square le debe hasta que llega la transferencia. Es un método de seguimiento, no un asiento prescrito por el IRS: el IRS le permite usar cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos. Registre cada venta una sola vez: si una factura o una sincronización ya la registró, el pago cancela la cuenta por cobrar en lugar de crear una segunda venta.

1. Cree una sola cuenta de compensación para Square.
2. Para cada día o período, tome las partes del resumen de ventas. Debite la cuenta de compensación por los pagos con tarjeta que Square transferirá, después de reembolsos. Acredite ventas por los artículos y cargos por servicio, impuesto sobre las ventas por pagar por el impuesto que recae sobre el comprador, propinas por pagar por las propinas del personal (las propinas propias de un propietario son ingreso) y un pasivo por tarjetas de regalo si las vende. Una venta pagada en efectivo, con cheque o con una tarjeta de regalo que usted emitió no es un pago con tarjeta: debite efectivo, o el pasivo por tarjetas de regalo, en lugar de la cuenta de compensación. Para los reembolsos, debite devoluciones y bonificaciones (una línea que reduce las ventas sin borrarlas), impuesto sobre las ventas por pagar por la parte del impuesto y propinas por pagar por cualquier propina reembolsada.
3. Debite comisiones y acredite la cuenta de compensación por las comisiones, incluido el impuesto que Square cobra sobre ellas. El IRS trata el impuesto sobre las ventas que usted paga por un servicio como parte del costo del servicio (Publication 334). Registre cualquier otro monto que Square retenga en su propia cuenta, no en comisiones.
4. Registre el depósito: debite el banco y acredite la cuenta de compensación por el monto de la transferencia. Si la conexión bancaria ya creó el depósito, concílielo con la cuenta de compensación. No lo clasifique como ventas.
5. Verifique que la cuenta de compensación sea igual a lo que aún está en camino: pagos que todavía no se transfieren y transferencias que todavía no están en el banco, menos sus comisiones y los reembolsos. Es cero solo cuando todo ya llegó.

Fije la fecha de cada pago según el día de la venta y la del depósito según el día en que lo muestra el banco. Funciona un solo asiento resumen por día; vea cómo registrar las ventas diarias del punto de venta.

¿Dónde van las propinas con tarjeta en los libros y de quién son?

Las propinas que un cliente decide agregar con tarjeta no son ingreso del negocio. El IRS indica que las propinas no son montos pagados al empleador ni forman parte de sus ingresos brutos (IRS), así que el negocio las mantiene como un pasivo, que suele llamarse propinas por pagar, hasta que las entrega al personal que las ganó. Un trabajador independiente que se queda con todas sus propias propinas es la excepción: el IRS indica que esas propinas generalmente forman parte de los ingresos brutos del Schedule C.

Un cargo que el cliente debe pagar, como una propina automática por grupos grandes, es un cargo por servicio, no una propina. Es ingreso del negocio aunque se pague al personal con ese dinero, así que lleva su propia línea de ventas (IRS, Topic 761). Una pantalla de pago que solo sugiere montos, en la que el cliente puede ingresar cualquier monto o ninguno, genera una propina. Que un pago sea una propina depende de los hechos, y llamarlo propina no lo decide.

El pago de propinas, las retenciones y los fondos comunes de propinas se explican en propinas con tarjeta de crédito: ingreso o pasivo.

¿Cómo registro el impuesto sobre las ventas que Square cobró en ventas presenciales?

El impuesto sobre las ventas que recae sobre el comprador, que usted cobra y entrega al estado, no es ingreso. Acredítelo a impuesto sobre las ventas por pagar, no a ventas (Publication 334). El pago al estado cancela la cuenta por pagar; no es un gasto.

El informe de impuestos sobre las ventas de Square (Sales taxes) y el resumen de ventas muestran el impuesto cobrado. Concilie la cuenta por pagar con esa cifra del período y luego con la declaración cuando la presente (Square). Dos trampas:

• Sobre quién recae el impuesto. Si la ley impone el impuesto al vendedor, es decir, a usted, la Publication 334 indica incluir lo que cobra en los ingresos brutos, así que los asientos anteriores cambian. Qué caso se aplica lo define la ley estatal; pregunte a su preparador cómo registrar el impuesto que entrega.
• Qué es gravable. Las reglas estatales difieren en la base del impuesto, así que lo define la declaración de su estado, no el informe de Square.

Cómo conciliar la cuenta por pagar con los retiros bancarios y la declaración se explica en conciliación del impuesto sobre las ventas y el punto de venta en restaurantes. Cómo presentar la declaración, y quién puede ser responsable personalmente del impuesto cobrado y no entregado (varía según el estado), se explica en cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Cómo aparecen los reembolsos y las disputas en un depósito posterior?

Un reembolso reduce una transferencia en el período en que ocurre, sin importar la fecha de la venta original, así que una transferencia puede llegar con un monto menor sin ninguna venta nueva que lo explique. Los informes de Square restan los reembolsos de los pagos cobrados en el período en que se registran, y el informe de conciliación incluye los reembolsos entre las partidas que van de los pagos cobrados al monto transferido (Square).

• Dos totales de reembolsos. El informe de métodos de pago incluye el impuesto y los descuentos en el monto del reembolso. La línea de devoluciones del resumen de ventas excluye el impuesto y no incluye los reembolsos parciales ni de monto personalizado, que Square informa como reembolsos por monto. Separe el impuesto de las ventas antes de registrar.
• Cómo registrar el reembolso. Regístrelo el día en que se emite, como devoluciones y bonificaciones, con una reducción del impuesto sobre las ventas por pagar por el impuesto devuelto y de las propinas por pagar por cualquier propina devuelta; la Publication 334 indica que las devoluciones y bonificaciones incluyen los reembolsos en efectivo o en crédito a los clientes. Compensarlo con las ventas de ese día lo oculta de su total de reembolsos. Vea cómo registrar los reembolsos en los libros.
• Disputas. Los artículos de Square sobre transferencias e informes no explican cómo llega un pago en disputa a una transferencia. Si una transferencia es menor por un monto que ningún reembolso, comisión o retención del informe de conciliación explica, pida a Square el registro de la disputa y pregunte a su preparador cómo registrarla. No cubra la diferencia con ventas.

¿Cómo evito que el ingreso se cuente dos veces cuando registran la conexión bancaria y una sincronización de Square?

Elija una sola fuente para las ventas, y deje que la conexión bancaria haga una sola tarea: traer el depósito para conciliarlo con la cuenta de compensación de Square. El ingreso se duplica cuando una sincronización, o un asiento del resumen de ventas, registra las ventas y el depósito de la conexión bancaria también se clasifica como ingreso.

Una prueba mensual aproximada para libros con el método de efectivo: el ingreso registrado de Square no debe superar el total de pagos cobrados por Square en el mismo período, porque el impuesto, las propinas y el dinero de las tarjetas de regalo están dentro de esos pagos. Un ingreso cercano a la suma de las ventas y los depósitos, o mayor que los pagos cobrados, puede indicar un conteo doble. En libros con el método de acumulación, primero quite las facturas aún no pagadas y las tarjetas de regalo canjeadas o el trabajo entregado a partir de cobros anticipados de meses anteriores.

1. Elija la fuente de las ventas: la sincronización o un asiento del resumen de ventas. No ambas.
2. Dirija la conexión bancaria a la cuenta de compensación. Cada depósito coincide con el asiento de la cuenta de compensación de su transferencia y nunca crea una línea de ingreso.
3. Verifique las comisiones y los reembolsos de la misma manera. Si una sincronización los registra y la conexión o un asiento manual también, los gastos se duplican y la utilidad se reduce.
4. Compare el ingreso con el resumen de ventas antes de cerrar cada mes.

Un mes que ya está conciliado, cerrado o presentado con ingreso duplicado necesita los pasos de ingresos duplicados en sus libros.

¿Cómo afectan el cierre de mes el momento del depósito, la hora de corte y las transferencias instantáneas?

Un depósito rara vez es igual a las ventas de un día o de un mes. Los pagos recibidos después de la hora de corte de la transferencia diaria de Square salen en la transferencia siguiente, así que al cierre del mes parte del dinero queda en la cuenta de compensación y las ventas del mes no son iguales a los depósitos del mes (Square).

• Hora de corte. Cuando a una transferencia le faltan pagos que usted esperaba, Square indica que lo más probable es que se hayan recibido después de la hora de corte y estén en la transferencia siguiente. Registre los pagos por la fecha de venta y el depósito por la fecha del banco.
• Saldo al cierre del mes. El saldo de la cuenta de compensación debe ser igual a los pagos recibidos después de la última hora de corte y a cualquier transferencia que Square envió y que el banco todavía no muestra, menos sus comisiones y los reembolsos. Haga una lista y concilie cada uno con la transferencia o el depósito bancario siguiente.
• Transferencias instantáneas y del mismo día. Las etiquetas de transferencia de Square, que identifican la ubicación detrás de una transferencia, no están disponibles para ellas, así que concílielas por fecha y monto. Si un depósito es menor que los pagos listados menos las comisiones, pida a Square que nombre la deducción y no cubra la diferencia.
• Pedidos abiertos. Un pago parcial de un pedido que sigue abierto no aparece en el resumen de ventas hasta que el pedido se cierre, pero el informe de conciliación incluye los pagos parciales entre las partidas del monto transferido. Los libros suelen mantener ese dinero como un depósito del cliente hasta que el pedido se cierre; cuándo cuenta para efectos fiscales depende del método contable.

El año fiscal en que cae una venta depende del método contable (Publication 538). Los pasivos por tarjetas de regalo y cobros anticipados descritos arriba son asientos contables: para efectos fiscales, un pago anticipado generalmente cuenta en el año en que se recibe, y un negocio con el método de acumulación puede optar por diferir una parte un año, un método contable que cambia el Form 3115 (misma publicación). Que el dinero que Square aún tiene al cierre del año cuente como recibido depende de los hechos. Consulte a su preparador antes de que termine el año. Vea efectivo o acumulación para un negocio pequeño.

¿Cómo se compara el Form 1099-K con mis ventas de Square?

La casilla 1a del Form 1099-K es el monto bruto de los pagos con tarjeta declarables del año, sin ajuste por reembolsos, comisiones, descuentos ni ningún otro monto (instrucciones del IRS). Compárela con lo que pagaron los clientes mediante Square antes de reembolsos, con impuesto y propinas incluidos, no con los depósitos ni con las ventas netas. El ejemplo del propio reglamento muestra a un procesador que deduce su comisión y paga menos que el cargo, y lo que se informa es el cargo completo (reglamento). Un procesador de pagos con tarjeta envía el formulario sin importar cuántos o cuán pequeños sean los pagos (IRS).

Si queda una diferencia después de estas partidas, no la cubra con ventas ni con otros ingresos. Puede significar que falta un mes, una ubicación o una cuenta en los libros, o que los cargos que pasó por su lector con su tarjeta personal pueden estar en el formulario; vea cargos de tarjeta personal a través de Square. El IRS también indica que el Form 1099-K puede incluir partidas que no son sus ingresos, como el impuesto sobre las ventas, y puede no incluir todos sus ingresos (Publication 334). Un formulario erróneo o duplicado es un problema aparte: vea formulario tributario de plataforma erróneo o corregido. El puente para todas las plataformas está en cómo conciliar ventas, pagos y Form 1099-K.

¿Qué cambia cuando Square es solo una de varias formas en que me pagan?

Cada forma de cobro necesita su propia cuenta de compensación y su propio informe, porque los informes de Square hablan solo por Square.

• El efectivo y los cheques nunca llegan en una transferencia de Square. Si los registra en Square, verifique si el resumen de ventas ya los incluye antes de agregar las ventas de la caja registradora, y regístrelos en efectivo, no en la cuenta de compensación. De lo contrario, regístrelos desde la caja registradora y el conteo del cajón; vea cómo registrar las ventas diarias del punto de venta.
• Canales y ubicaciones. El resumen de ventas de Square se puede agrupar por ubicación, dispositivo, origen o canal, así que las ventas presenciales, en línea y por factura se pueden separar antes de registrarlas. Con varias ubicaciones en una sola cuenta bancaria, las etiquetas de transferencia de Square distinguen las transferencias; lleve una cuenta de compensación por ubicación, o indique la ubicación en cada línea, para que cada transferencia coincida con sus propias ventas.
• Otros procesadores, aplicaciones de pago y marketplaces necesitan cada uno su propio método y envían su propio formulario. El IRS indica que aceptar pagos en distintas plataformas puede significar más de un Form 1099-K (IRS). Métodos: pagos de un procesador de pagos, pagos de una tienda en línea y pagos del negocio por medio de una aplicación de billetera.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un día de ventas con tarjeta en una cafetería

Una cafetería registra $1,000 en ventas, $80 de impuesto sobre las ventas y $150 de propinas con tarjeta. Suponga que el impuesto recae sobre el comprador y que las propinas son del personal. Los clientes pagan $1,230. Square cobra $37 en comisiones, y el depósito es de $1,193.

El ingreso es de $1,000 y la cuenta de compensación vuelve a cero. Registrar el depósito de $1,193 como ventas sobrestimaría el ingreso en $193 y ocultaría la comisión de $37. El Form 1099-K cuenta los $1,230 completos.

Un reembolso que deja un depósito corto

Un salón de belleza reembolsa un servicio de $100, sin impuesto ni propina, el martes. La transferencia del jueves lista $1,500 en pagos, pero paga $1,400 antes de comisiones, y ninguna venta nueva explica los $100. El salón registra el reembolso el martes: debita devoluciones y bonificaciones $100 y acredita la cuenta de compensación de Square $100. El depósito del jueves entonces coincide con la cuenta de compensación una vez registradas las comisiones.

Un negocio que cuenta el ingreso dos veces

Un negocio registra $20,000 de ventas de Square mediante una sincronización. La conexión bancaria también trae los $19,400 de depósitos del mes, y se clasifican como ingreso. El ingreso aparece como $39,400. Si toda la diferencia de $600 son comisiones, los libros correctos muestran $20,000 de ventas y $600 de comisiones, con los depósitos conciliados con la cuenta de compensación. El error sobrestima el ingreso en $19,400, y faltan los $600 de comisiones.

¿Su caso es distinto?

• Se registraron como ingreso meses de depósitos de Square, las propinas y el impuesto sobre las ventas están dentro de las ventas, o los gastos personales pasan por la misma cuenta. Una declaración presentada con esos libros puede tener ingresos brutos y comisiones erróneos, y una declaración del impuesto sobre las ventas basada en las mismas cifras puede estar equivocada. Cuánto hay que reconstruir hacia atrás y si hay que corregir algo ya presentado depende de lo que informó cada año. Lleve los resúmenes de ventas, las listas de transferencias, los informes de comisiones, los estados de cuenta bancarios y la última declaración del impuesto sobre las ventas a contabilidad; para atrasos más largos, vea cómo poner al día libros atrasados.
• Sus declaraciones del impuesto sobre las ventas o el Form 1099-K siguen sin coincidir con los libros después de las verificaciones anteriores. Vea el impuesto sobre las ventas por pagar no coincide con la declaración y luego lleve los informes a contabilidad.
• Square retuvo impuestos de sus depósitos, o le dijo que el número de identificación fiscal que usted dio es incorrecto. La retención adicional (backup withholding) no es una comisión. Se acredita en la declaración del impuesto sobre la renta como impuesto retenido, una sociedad de personas o una corporación S la traslada a sus propietarios, y dar al pagador el nombre y el número de identificación fiscal correctos suele detenerla (Topic 307). Lleve el aviso y el Form 1099-K a contabilidad para que se registre de esa manera.
• El ingreso se contó dos veces en un mes que ya se presentó. Vea ingresos duplicados en sus libros y luego lleve el año presentado a contabilidad.
• El Form 1099-K es erróneo, está duplicado o tiene un número equivocado. Vea formulario tributario de plataforma erróneo o corregido.
• Tiene personal que recibe propinas. Vea propinas con tarjeta de crédito: ingreso o pasivo y asientos contables de nómina.
• Dirige más de una empresa. Vea libros para varias empresas y luego lleve los informes de Square de cada empresa a contabilidad.