Conciliación del impuesto sobre las ventas de un restaurante: POS

¿Cómo concilio el POS, los retiros del pago automático, la declaración y la contabilidad?

Compare cuatro registros del mismo período y de la misma sucursal, en este orden: el reporte de ventas e impuesto del POS, la declaración tal como se presentó, los retiros del banco y la contabilidad. Cada eslabón debe coincidir, salvo por una lista corta de diferencias conocidas. Si una diferencia no está en esa lista, busque las líneas con impuesto que la explican; no ajuste el monto por pagar para que cuadre.

Si un servicio de pago automático presenta la declaración con los datos de su POS, la declaración normalmente será igual al reporte del POS, así que esa coincidencia prueba poco: una configuración de artículo o una tasa equivocada pasa a ambos. Verifique el POS contra las reglas de su estado.

El Form 1099-K informa por mes los totales de tarjetas y aplicaciones de pago, antes de comisiones, reembolsos y descuentos, como el monto total de la transacción, así que no es una cifra de ventas gravables. Si no coincide, vea cómo conciliar ventas y depósitos.

El impuesto sobre las ventas es un impuesto estatal y local, así que una misma configuración del POS puede ser correcta en un estado e incorrecta en otro. Esta página usa California, Pennsylvania y Texas como ejemplos. Para otro estado, busque la guía para restaurantes de su departamento de ingresos y responda las mismas preguntas. Confirme la regla de su propio estado antes de cambiar una configuración.

Un caso no es sencillo cuando los retiros, los totales del POS y las declaraciones difieren por más del redondeo durante dos o más períodos, cuando hay varias sucursales, plataformas de entrega o pedidos en línea, o cargos por servicio obligatorios, o cuando llegó un aviso del estado. Reúna los resúmenes de ventas e impuesto del POS, cada declaración presentada con su confirmación de pago, los estados de cuenta del banco, los estados de las plataformas y cualquier aviso del estado. Si un servicio presenta por usted, pídale una copia de cada declaración presentada y de cada confirmación de pago, y compárelas con su cuenta en línea del estado cuando exista.

¿Qué reporte del POS muestra el impuesto sobre las ventas que cobré?

Saque el reporte de ventas e impuesto del POS para el período exacto de la declaración, con el mismo primer y último día y la misma sucursal. Los nombres de los reportes varían según el POS (resumen de ventas, reporte de impuestos) y quizá necesite dos para ver todas las líneas de abajo.

El reglamento de Pennsylvania dice que los registros de cada tienda deben mostrar las ventas brutas de cada día y de cada período de declaración, separadas en ventas gravables y no gravables, además del impuesto cobrado. El total de ventas también debe dividirse en efectivo y crédito. La guía del Department para restaurantes agrega que el impuesto debe aparecer aparte del total de ventas.

El día de presentar, ¿sumo todas las ventas brutas y resto el porcentaje de impuesto?

No. Parta de la línea de ventas gravables del POS para el período y luego verifíquela contra las reglas de su estado, porque solo es tan correcta como la configuración de los artículos. Restar el porcentaje a las ventas brutas falla por varias razones.

• La cifra puede incluir ya el impuesto. Entonces las ventas gravables son el total dividido entre uno más la tasa, no el total menos la tasa. Verifique que el impuesto realmente esté incluido: Texas exige que se indique por separado, salvo que un letrero y una declaración escrita digan otra cosa, y California considera que el precio de una bebida incluye el impuesto cuando hay un aviso publicado.
• Las ventas brutas incluyen cosas que no son ventas gravables, como propinas opcionales, artículos exentos y ventas de tarjetas de regalo.
• Las ventas brutas pueden omitir un cargo por servicio que el estado grava.
• Los descuentos y las cortesías cambian el monto sobre el que se calcula el impuesto.
• Las tasas cambian según la sucursal.

La guía del permiso de vendedor de California muestra el orden: los registros parten de los ingresos brutos de todas las ventas y luego respaldan cada deducción que reclama la declaración. La mayoría de las declaraciones estatales siguen el mismo orden, así que revise el formulario de su estado: ventas brutas, menos lo que el estado no grava, igual a ventas gravables; el impuesto es las ventas gravables por la tasa combinada (estatal más local).

¿Qué partidas cambian las ventas gravables: propinas, cargos por servicio, descuentos, cortesías, tarjetas de regalo?

Cinco partidas causan la mayoría de las diferencias. Los estados las tratan de forma distinta.

Las entradas de California provienen de la Publication 22 (de propinas a cortesías) y de la Publication 73 (certificados de regalo). Las entradas de Texas provienen de la publicación para restaurantes del Comptroller, que es más antigua, así que confirme la regla vigente.

Para saber dónde van las propinas y los cargos por servicio en la contabilidad, vea propinas de tarjeta: ingreso o pasivo.

¿Por qué el impuesto que cobró mi POS difiere del impuesto calculado sobre las ventas gravables?

El impuesto del POS es la suma del impuesto cobrado ticket por ticket. El impuesto calculado sobre las ventas gravables aplica una sola tasa al total del período. Difieren cuando falla una configuración o un supuesto. Liste las líneas con impuesto antes de cambiar nada.

El impuesto de más o de menos no desaparece. En California, el impuesto cobrado por encima de lo que se debe debe devolverse al cliente o pagarse al estado e informarse en la declaración. En Pennsylvania, el reglamento hace que el vendedor remita el mayor entre el impuesto debido y el impuesto cobrado, salvo que el cobro de más se haya reembolsado al cliente, y el vendedor que cobró de menos sigue debiendo el monto correcto. Por eso, decida cada diferencia según la regla del estado y luego corrija la configuración del POS hacia adelante. Una declaración ya presentada se corrige con el proceso de declaración enmendada de su estado, así que avise al servicio que presenta; vea el saldo por pagar que no coincide con la declaración para saber cuándo enmendar.

¿Qué retiro del banco corresponde a qué declaración?

Concilie por período, no por fecha. Un retiro cercano a la fecha de vencimiento (el día 20 en Pennsylvania y Texas, el último día del mes en California, el día 24 para un prepago de California) normalmente paga el último período terminado, o un prepago de uno que aún está en curso. El período de la declaración decide qué ventas cubre el dinero; la fecha del retiro solo muestra cuándo pagó el servicio.

Fuentes: California Publication 73, Pennsylvania REV-717, Texas Comptroller y sus respuestas sobre prepagos. California también permite que un negocio programe el pago bancario para cualquier día hábil hasta la fecha de vencimiento, así que un servicio puede retirar antes de esa fecha. Un restaurante de Texas con permiso de bebidas mixtas también presenta dos reportes mensuales separados de bebidas mixtas, así que concilie también esos reportes y sus pagos.

Para cada declaración, sume todos los retiros que la pagaron (un prepago más el saldo) y compare el total con el monto a pagar después de cualquier descuento. Luego revise en sentido contrario: cada retiro necesita una declaración presentada y cada declaración, un retiro. Una declaración sin pago, un pago sin declaración, un retiro devuelto o duplicado y un pago aplicado al período equivocado son las causas habituales de una diferencia. Si un retiro incluye la comisión del propio servicio, eso es un gasto, no impuesto.

¿El descuento por presentar a tiempo cambia el monto que concilio?

En un estado que lo otorga, sí. El impuesto del POS y el de la declaración coinciden antes del descuento. El retiro es igual al impuesto de la declaración menos el descuento. Un retiro que queda corto exactamente por el descuento es lo esperado en ese estado.

No todos los estados dan un descuento; la publicación del permiso de vendedor de California no describe ninguno. Para quien prepaga en Texas, el crédito por prepago de la declaración es mayor que el efectivo prepagado, porque suma de nuevo el descuento por prepago, y el descuento de 0.5% por presentar a tiempo se aplica solo al saldo que queda después de ese crédito (instrucciones del Form 01-922). Así, el prepago y el saldo juntos son iguales al impuesto a pagar menos ambos descuentos. Una presentación tardía puede cambiar el retiro además de generar una multa. Dónde va el descuento en el libro se explica en impuesto sobre las ventas cobrado y pagado.

¿Cómo van las ventas de entrega a domicilio y de pedidos en línea en la declaración?

Depende de quién vende la comida, algo que deciden el contrato con la plataforma y el estado. Cuando usted es el minorista, el pago que le hace la plataforma no es la cifra de ventas gravables, porque ya descuenta la comisión.

• Su propia entrega, su sitio web o sus repartidores: usted cobra e informa. Pennsylvania grava la comida y cualquier cargo relacionado de entrega y de servicio.
• Una plataforma que actúa como su agente: en California, el restaurante es el minorista y debe el impuesto sobre el precio de venta completo, sin deducir la comisión. Si el contrato no convierte a la plataforma en agente, la plataforma es un minorista con su propio permiso, y el restaurante debe obtener de ella un certificado de reventa (la prueba de que la plataforma compra la comida para revenderla). Una empresa de entrega también puede elegir que la traten como facilitador de marketplace; mientras esa elección esté vigente, ella, y no el restaurante, es la minorista que debe el impuesto de los pedidos que maneja (Regulation 1684.5). Pregunte a cada aplicación si hizo esa elección.
• Una plataforma que firma un contrato con usted y cobra el impuesto: en Pennsylvania, la plataforma cobra y remite el impuesto sobre la comida y sus cargos. El restaurante trata la venta a la plataforma como una reventa exenta, y la comisión que le cobra la plataforma no se grava. Como prueba, conserve el certificado de exención general de la plataforma (el Department menciona el Form REV-1220) o la cláusula del contrato que dice que ella cobra el impuesto. Sin contrato, la plataforma le paga el impuesto sobre las ventas de la comida, así que esos pedidos siguen dentro de sus ventas gravables.
• Texas: el Comptroller dice que un proveedor de marketplace que procesa ventas o pagos de vendedores externos debe cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas de esas ventas. No dice si una aplicación de entrega lo es para las comidas de restaurante, así que pregunte a la plataforma qué pedidos gravó.

Lea cada contrato con las plataformas, separe los pedidos según quién cobró el impuesto y concilie la línea de impuesto de cada estado de cuenta con el POS. Para los depósitos netos de comisión, cargos y propinas, vea los depósitos del procesador.

¿Quién responde cuando un servicio de pago automático presenta por mí?

En California, Pennsylvania y Texas, el negocio que tiene el permiso del impuesto sobre las ventas. California dice que el vendedor es responsable de pagar el monto correcto y permite que un contador presente con su propio perfil en línea. Pennsylvania dice que el vendedor es responsable de informar y remitir, y su reglamento trata el impuesto cobrado como un fideicomiso (trust fund), dinero que usted tiene en custodia para el estado. Texas dice que usted es responsable de cobrar y pagar el monto correcto.

Las personas detrás del negocio también pueden deber el impuesto. Un propietario único lo debe directamente. En California, cuando un negocio termina, un ejecutivo, miembro, gerente, socio u otra persona responsable de sus declaraciones o pagos puede deber el impuesto no pagado que el negocio cobró a sus clientes, si la omisión fue intencional, por los períodos en que tuvo ese cargo. El estado debe entregar su aviso dentro de 3 años desde que supo que el negocio terminó o de 8 años después de que terminó, lo que ocurra primero (sección 6829). Revise las reglas de Pennsylvania y de Texas para propietarios y ejecutivos.

Ninguna de las fuentes de California, Pennsylvania o Texas dice que un servicio de presentación asuma la responsabilidad del vendedor. Los estados de Streamlined Sales Tax tratan de otra forma a un proveedor de servicios certificado; vea cómo subcontratar la presentación del impuesto sobre las ventas para eso y para saber quién debe presentar. Lo que el servicio le debe por sus propios errores depende de su contrato con él. Como la declaración es suya, compare cada declaración presentada con el reporte del POS.

¿Cuánto tiempo conservo los reportes del POS y qué esperan los estados que muestren?

Consérvelos durante el período que fije su estado, y por más tiempo mientras haya una auditoría o una disputa abierta. Pennsylvania pide los registros de cada tienda del año en curso y de 3 años calendario anteriores, en papel o en formato electrónico (Department). California indica conservar los registros del impuesto sobre las ventas y el uso al menos 4 años (Publication 73), y Texas indica al menos 4 años (Comptroller).

La publicación de California para restaurantes también indica llevar un registro escrito de los artículos de cortesía. Conserve los reportes del POS tal como se imprimen, porque una copia corregida no muestra lo que se informó. Para la regla federal, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses.

Marzo: una cafetería donde todo cuadra

La cafetería está en un estado con una tasa combinada de 7% y un descuento por presentar a tiempo como el de Pennsylvania: 1% del impuesto, con un tope de $25 para un contribuyente mensual. Las ventas gravables de marzo son $50,000, así que el impuesto es $3,500. El POS muestra $53,500 cobrados con el impuesto incluido.

Quitar 7% a $53,500 deja $49,755, que está $245 por debajo de los $50,000 reales y da un impuesto de unos $3,483, no $3,500. Dividir entre 1.07 da $50,000, igual que la línea de ventas gravables del POS.

La declaración muestra $3,500 de impuesto. El descuento es el menor entre $35 y $25, es decir, $25. El pago automático retira $3,475 el 20 de abril. El impuesto del POS ($3,500) es igual al impuesto de la declaración ($3,500), y el retiro ($3,475) es igual a la declaración menos el descuento de $25.

Abril: el POS cobró $210 más que la declaración

La declaración de abril muestra ventas gravables de $50,000 e impuesto de $3,500. El reporte de impuestos del POS muestra $3,710. Al listar las líneas con impuesto aparecen $3,000 de cargos por servicio obligatorios, fuera de los $50,000, que el POS gravó a 7%: $210.

Si el estado grava ese cargo, la declaración quedó corta por $210 y quizá haya que corregir el período. Si no lo grava, la configuración del POS está mal y los $210 son impuesto de más que se maneja según la regla del estado. En ambos casos, la respuesta está en las líneas con impuesto, no en cambiar el monto por pagar.

Una aplicación de entrega que se queda con una comisión

Un restaurante envía $10,000 en pedidos por una aplicación de entrega que se queda con $2,000 de comisión. Si la aplicación actúa como agente del restaurante, como California la trata cuando el contrato establece la agencia, la declaración parte de los $10,000 completos, no de los $8,000 que paga la aplicación, salvo que la aplicación haya elegido ser la minorista y deba el impuesto ella misma. En un estado como Pennsylvania, donde la aplicación cobra y remite el impuesto por contrato, el restaurante trata la venta a la aplicación como una reventa exenta.

¿Su caso es distinto?

• Los retiros, los totales del POS y las declaraciones presentadas difieren por más del redondeo durante dos o más períodos, tiene varias sucursales o aplicaciones de entrega, o llegó un aviso del estado: decidir qué cifra es correcta en cada período, si hay que corregir declaraciones anteriores y cómo deben funcionar de ahora en adelante la configuración de impuestos del POS y el pago automático son decisiones de criterio. Lleve los reportes de impuestos del POS, las declaraciones, los retiros y los estados de las plataformas a contabilidad, y vea la guía de auditorías estatales si llegó un aviso.
• Su contabilidad lleva meses de atraso, así que no hay con qué conciliar las declaraciones: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• El impuesto sobre las ventas por pagar en su contabilidad no coincide con la declaración presentada: vea el saldo por pagar que no coincide con la declaración.
• Omitió declaraciones, recibió una factura estimada o un propietario puede deber personalmente el impuesto cobrado: vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Necesita registrar las ventas del día del POS, las propinas y las comisiones de tarjeta: vea cómo registrar las ventas diarias del POS.
• Gran parte de sus ventas es en efectivo: vea registros de ventas de un negocio en efectivo.
• Las propinas, los fondos comunes de propinas o los cargos por servicio están mezclados: vea propinas de tarjeta: ingreso o pasivo.
• Quiere ver costo de alimentos, mano de obra y ventas en un solo estado: vea el estado de resultados de un restaurante.