Préstamo familiar a su negocio: regístrelo y póngalo por escrito

¿El dinero de un familiar es un préstamo, una donación o una inversión en mi negocio?

El dinero que un familiar pone en su negocio es un préstamo solo si usted está obligado legalmente a devolverlo y ambas partes pretenden que se devuelva. Un préstamo genuino no es ingreso (Publication 334). El dinero que se da sin esperar devolución es una donación, y el dinero que se da a cambio de una participación en el negocio es una inversión. La clasificación determina los libros, las reglas de interés y qué pasa si el dinero nunca se devuelve.

Un caso deja de ser sencillo cuando no hay nada por escrito, el saldo lleva años sin intereses ni pagos, su preparador o su banco pregunta qué fue un depósito grande, el prestamista también es propietario o vive en el extranjero, o el prestamista ahora quiere que le devuelvan el dinero o quiere condonarlo.

Reúna antes de decidir: los registros bancarios de cada transferencia, cualquier pagaré o mensaje sobre la devolución, cada pago hecho desde entonces, el parentesco del prestamista con usted y con los propietarios, el país donde vive el prestamista, quién recibió el dinero (el negocio o usted) y la clasificación fiscal y el método contable del negocio (efectivo o acumulación).

¿Qué hace que un préstamo familiar sea un préstamo real para el IRS?

El IRS permite deducir el interés de una deuda solo cuando usted es legalmente responsable de ella, usted y el prestamista pretenden que se devuelva y existe entre ambos una verdadera relación de deudor y acreedor (Publication 334). En el caso de una deuda incobrable, una deuda es genuina cuando nace de una obligación válida y exigible de pagar una suma fija o determinable (Publication 550).

Desde el lado del prestamista, el dinero prestado a un familiar con el entendimiento de que quizá no se devuelva se trata como una donación, no como un préstamo (Topic 453). Ninguna de las dos publicaciones ofrece una lista de verificación. Registros útiles: un pagaré firmado con el monto, el interés y las fechas de pago; pagos e intereses realmente hechos según ese calendario; y libros que muestren el mismo saldo año tras año. Años de silencio, sin pagos, sin intereses y sin mencionar la deuda, apuntan en sentido contrario.

¿Qué debe decir el pagaré de un préstamo familiar?

El pagaré debe nombrar a las partes, los montos y las fechas, la tasa de interés y cuándo vencen los pagos, y llevar ambas firmas.

Si el dinero se movió antes de que existiera cualquier documento, firme el pagaré ahora, enumere las transferencias anteriores por fecha y monto, y nunca lo antedate. La tasa de un préstamo a plazo se fija según el día en que se otorgó el préstamo (26 USC 7872(f)(2)); por eso, cómo se trata el período anterior y qué tasa mensual corresponde a un pagaré posterior son preguntas para un preparador antes de presentar su declaración.

¿Cómo registro en los libros de mi negocio un préstamo a largo plazo de un familiar?

Si el dinero es un préstamo, regístrelo como un pasivo, un préstamo por pagar a nombre del familiar, no como ingreso ni como aporte del propietario. El dinero que se toma prestado mediante un préstamo de buena fe no es ingreso (Publication 334).

1. Cuando llega el dinero, aumente la cuenta bancaria y el préstamo por pagar por el mismo monto. Nada llega al estado de resultados.
2. En cada período, registre el gasto por intereses. Si no se paga, regístrelo como intereses por pagar al familiar, aparte del saldo del préstamo, para que ambos cuadren con el pagaré.
3. Cada pago se divide en capital e intereses. El capital reduce el préstamo por pagar; solo los intereses son un gasto. Un pago hecho antes de que exista un pagaré igualmente reduce el préstamo por pagar; qué parte son intereses depende de lo que acordaron. Consulte cómo registrar un préstamo del negocio.
4. En el balance general, muestre un pagaré a más de un año como pasivo a largo plazo, y la parte que vence en el próximo año como pasivo corriente.

Si el familiar le prestó a usted personalmente y luego usted puso el dinero en una LLC o corporación, los libros del negocio muestran un préstamo suyo o un aporte suyo, no un préstamo del familiar, a menos que el negocio haya asumido la deuda directamente. Consulte aporte o préstamo del propietario a su LLC.

¿Tengo que cobrar interés en un préstamo familiar y qué es la tasa federal aplicable?

Ninguna regla federal obliga a que un préstamo familiar lleve interés. Un préstamo sin interés, o con muy poco, puede ser un préstamo con tasa inferior a la del mercado (below-market loan), y entonces se puede tratar al prestamista como si recibiera interés a la tasa federal aplicable (AFR) (Publication 550).

La AFR. El IRS publica las tasas cada mes en su página de tasas federales aplicables. La Table 1 tiene una tasa a corto plazo (préstamos de hasta tres años), una a mediano plazo (más de tres y hasta nueve) y una a largo plazo (más de nueve) (26 USC 1274(d)), cada una en columnas anual, semestral, trimestral y mensual. Para un préstamo con fecha de vencimiento, la tasa del mes en que se otorga el préstamo se aplica durante todo su plazo. Un préstamo a la vista (demand loan), pagadero cuando el prestamista lo pida, se compara con la tasa a corto plazo período por período, y un préstamo sin fecha de vencimiento puede contar como tal, en la medida en que lo dispongan los reglamentos (26 USC 7872(f)).

Tasa inferior a la del mercado. Un préstamo a la vista tiene una tasa inferior a la del mercado si su tasa es menor que la AFR. Un préstamo a plazo la tiene si el monto prestado supera el valor presente de todos los pagos, descontados a la AFR. Un pagaré que indica una tasa igual o superior a la AFR de su plazo, tomada de la columna que corresponde a la forma de pagar el interés, busca pasar esa prueba.

A quiénes alcanzan las reglas. A los préstamos con elemento de donación (gift loans, donde el interés faltante equivale a una donación al deudor), los préstamos entre una corporación y sus accionistas, los préstamos vinculados a una remuneración y los préstamos para evadir impuestos. Si un préstamo sin interés de un familiar a una corporación o sociedad de personas cae en alguno de estos casos es una cuestión de hechos. En un préstamo a la vista o con elemento de donación con tasa inferior a la del mercado, se trata al prestamista como si diera al deudor el interés no cobrado y al deudor como si se lo devolviera como interés, generalmente cada 31 de diciembre (Publication 550). El prestamista declara ese interés, y la donación puede activar las reglas del impuesto sobre donaciones (instrucciones del Form 709). Para el impuesto sobre donaciones, un préstamo con elemento de donación y fecha de vencimiento cuenta la donación el día en que se otorga: el monto prestado menos el valor presente de los pagos (26 USC 7872(b)(1), (d)(2)).

Dos límites acotan las reglas:

• Préstamos pequeños. Las reglas no se aplican en ningún día en que el total de los préstamos entre ambas partes sea de $10,000 o menos; los cónyuges cuentan como una sola persona (26 USC 7872(f)(7)). Esto abarca los préstamos con elemento de donación entre personas físicas que no se usan directamente para comprar o mantener activos que producen ingresos, y los préstamos vinculados a una remuneración o entre una corporación y sus accionistas cuando evitar impuestos no es un propósito principal. Un préstamo a plazo que superaba el límite cuando se otorgó puede seguir sujeto a las reglas después de que el saldo baje; en un préstamo con elemento de donación, ese arrastre se aplica a las reglas del impuesto sobre donaciones (26 USC 7872(f)(10)).
• Préstamos con elemento de donación entre personas físicas, de hasta $100,000. El interés que el prestamista incluye y el deudor deduce tiene como tope el ingreso neto de inversión del deudor en el año, y $1,000 o menos cuenta como cero. El tope no se aplica cuando evitar impuestos es uno de los propósitos principales (Publication 550).

¿Puede mi negocio deducir el interés que paga a un familiar y quién lo declara?

El negocio puede deducir el interés de un préstamo familiar cuando es legalmente responsable de la deuda, ambas partes pretenden que se devuelva, existe entre ellas una verdadera relación de deudor y acreedor, y el préstamo pagó gastos del negocio; el interés de un préstamo en parte personal debe dividirse (Publication 334). La regla de oportunidad de la siguiente sección también aplica. Algunos contribuyentes deben limitar su deducción de intereses del negocio (consulte el Form 8990 en esa publicación y la prueba de pequeño negocio en cómo registrar un préstamo del negocio).

El familiar declara el interés como ingreso. El interés gravable incluye el interés recibido por préstamos hechos a otras personas, y debe declararse aunque no llegue ningún Form 1099-INT (Publication 550).

Form 1099-INT. Una corporación, sociedad de personas o LLC con varios miembros que paga a un familiar $2,000 o más de interés en un año calendario en el curso de su negocio puede tener que presentar el formulario. La ley fija ese monto para los pagos posteriores a 2025; consulte las instrucciones vigentes, porque las ediciones anteriores imprimen una cifra menor (26 USC 6041; instrucciones). Las instrucciones también exceptúan el interés de una obligación emitida por una persona física. No se precisa cómo trata esa excepción el pagaré de un propietario único o de una LLC de un solo miembro. Si se exige el formulario, pida primero un Form W-9 al familiar; sin número de identificación fiscal, el pagador debe retener 24% (instrucciones). El interés pagado a un beneficiario extranjero queda fuera del Form 1099-INT y puede tener retención y otros informes; consulte dinero de familiares en el extranjero.

¿Qué pasa con el interés que le debo a un familiar pero no he pagado?

Un negocio generalmente no puede deducir el interés que debe a una persona relacionada que usa el método de efectivo hasta que lo paga y la persona relacionada lo incluye en sus ingresos (Publication 334). Esto se aplica aunque el negocio lleve libros por el método de acumulación. La mayoría de las personas físicas usa el método de efectivo (Topic 453). El parentesco se evalúa al cierre del año fiscal en que la deducción se permitiría de otro modo, así que un nuevo propietario o un cambio en la forma en que se tributa el negocio antes de esa fecha puede cambiar quién es una persona relacionada; la regla sigue aplicándose si el parentesco termina después. La espera no se aplica al interés que el prestamista debe incluir cada año en sus ingresos aunque no se haya pagado, como el interés no cobrado de un préstamo con tasa inferior a la del mercado (Publication 550).

Los tíos, los primos y los parientes políticos están fuera de la lista familiar de 26 USC 267, aunque los vínculos de propiedad o de fideicomiso aún pueden hacer que una persona sea relacionada.

Un familiar fuera de EE. UU. Si el prestamista no es una persona de EE. UU. y está relacionado con usted como en la tabla, la deducción generalmente también espera hasta que usted pague, sea cual sea el método contable del prestamista (26 USC 267(a)(3); 26 CFR 1.267(a)-3).

El interés pagado antes del cierre del año puede deducirse ese año si se cumplen las demás pruebas; el interés que aún se debe espera. Es posible que el interés que solo se suma al saldo del préstamo no cuente como pagado: la Publication 550 trata el interés de inversión pagado con un nuevo pagaré como no pagado por un deudor que usa el método de efectivo. Un preparador puede confirmar cómo se aplica la regla de personas relacionadas.

¿Cómo condono un préstamo familiar en los libros de la empresa y qué pasa si nunca se paga?

Cuando un familiar condona un préstamo, el negocio elimina el préstamo por pagar, y la otra parte del asiento depende del motivo. La deuda cancelada generalmente es gravable, pero los montos cancelados como donaciones, legados o herencias son una excepción, como un pagaré condonado en el testamento del prestamista (Topic 431).

• Condonado como donación. Si la condonación es una donación, el préstamo por pagar baja y el patrimonio del propietario generalmente sube, sin ingreso. La excepción se basa en la intención real del prestamista de donar; un documento de liberación firmado que indique la fecha, el capital y los intereses respalda el asiento, pero no cambia los hechos. Cuando el deudor es una corporación o una sociedad de personas y el familiar no es propietario, quién recibió la donación, y por lo tanto si esta excepción alcanza a la entidad, es una cuestión más dudosa.
• Intereses condonados. El interés impago que el negocio aún no ha deducido, como el que sigue esperando por la regla de personas relacionadas, no es ingreso cuando se condona, en la medida en que pagarlo habría sido deducible (26 USC 108(e)(2)). Los intereses por pagar salen de los libros y el negocio nunca los deduce.
• Cancelada por otro motivo. La cancelación también puede ocurrir, sin un documento de liberación firmado, cuando el acreedor renuncia a cobrar. La deuda cancelada generalmente es ingreso ordinario, a menos que aplique una excepción o exclusión, como la quiebra o la insolvencia, que se informa en el Form 982.
• Simplemente impaga. Un préstamo que no se está pagando no necesariamente ha sido cancelado. El pasivo permanece en los libros hasta que se paga o se cancela; cuándo el silencio de un prestamista equivale a renunciar a cobrar es una pregunta para un preparador.

El lado del prestamista. Condonar una deuda puede ser una donación (instrucciones del Form 709), y generalmente el donante, no el negocio, es responsable de cualquier impuesto sobre donaciones (preguntas frecuentes del IRS sobre el impuesto sobre donaciones). Si no se paga cuando vence, quien recibe la donación es personalmente responsable hasta el valor de la donación, y el impuesto es un gravamen sobre la donación durante 10 años desde la fecha en que se hacen las donaciones (26 USC 6324(b)). Las donaciones a una misma persona que sumen más que la exclusión anual, $19,000 por beneficiario, generalmente requieren el Form 709, con vencimiento el 15 de abril después del año de la donación, se deba o no algún impuesto (instrucciones del Form 709; Rev. Proc. 2025-32). Cuando el deudor es una corporación o una sociedad de personas, quién cuenta como beneficiario requiere un análisis más detenido. Consulte declaración del impuesto sobre donaciones y exclusión anual.

Si nunca se le paga al familiar. El negocio sigue debiendo el dinero hasta que se pague o se cancele. El tratamiento fiscal del familiar va en su propia declaración: un préstamo genuino que se vuelve totalmente incobrable generalmente es una deuda incobrable no comercial, mientras que el dinero prestado con el entendimiento de que quizá no se devuelva es una donación, sin deducción por deuda incobrable (Topic 453).

¿Y si el familiar que prestó el dinero también es propietario?

Registre un préstamo de un propietario de la misma forma: un préstamo por pagar a nombre del propietario si pasa las pruebas anteriores, y capital si no las pasa o si el propietario quiso invertir. En una corporación, un adelanto tratado como capital y no como deuda puede costar la deducción de intereses; la ley enumera factores como una promesa escrita de pagar una suma fija en una fecha determinada con una tasa de interés fija (26 USC 385(b)). Si un propietario cumple la tabla de personas relacionadas anterior, el interés impago espera hasta el pago. Los préstamos entre una corporación y un accionista están dentro de las reglas de tasas inferiores a las del mercado, con la excepción de préstamos pequeños mencionada antes (Publication 550).

Cuando un accionista condona la deuda de una corporación como aporte de capital, se considera que la corporación salda la deuda con dinero igual a la base ajustada del accionista en ella, por lo que puede tener ingreso por deuda cancelada en la medida en que la deuda exceda esa base (26 USC 108(e)(6)). Para clasificar el préstamo de un propietario y ver qué efecto tiene en la base, lea aporte o préstamo del propietario a su LLC y préstamos de accionistas a una corporación S.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y cifras redondeadas e ilustrativas. La tasa de 5% representa la tasa federal aplicable del mes en que se otorga el préstamo; consulte la tasa real cada vez.

Una LLC de restaurante y los padres del propietario

Una LLC de restaurante con un solo propietario, que tributa como empresa individual y lleva libros por el método de acumulación, recibe US$60,000 de los padres del propietario el 2 de enero del Año 1, sin nada por escrito. El 3 de enero firman un pagaré a cinco años, fechado ese día, que enumera la transferencia y fija un interés de 5%, igual o superior a la tasa a mediano plazo que se supone para ese mes. Suponga que el límite de intereses del negocio no aplica y que los padres usan el método de efectivo.

• Año 1: la LLC registra un préstamo por pagar de US$60,000, paga US$3,000 de interés en diciembre y los deduce. Los padres declaran US$3,000.
• Año 2: falta efectivo y no se paga nada. Los libros acumulan US$3,000 de intereses por pagar, pero los padres son ascendientes del propietario, así que la deducción espera.
• Año 3: la LLC paga US$6,000, el interés del Año 2 y del Año 3, deduce US$6,000 y los padres declaran US$6,000. El capital de US$60,000 sigue en los libros hasta que el pagaré vence el 3 de enero del Año 6, y pasa a pasivo corriente al cierre del Año 5.

Un préstamo sin interés al negocio de una hija

Un padre presta US$8,000 al negocio de propietaria única de su hija, para alquiler y salarios, sin interés y sin fecha de vencimiento (un préstamo a la vista). El préstamo es entre personas físicas, el total es menor que US$10,000 y el dinero no se usa directamente para comprar o mantener activos que producen ingresos, por lo que puede aplicar la excepción de préstamos pequeños. El negocio igualmente registra un préstamo por pagar de US$8,000. Si el padre presta US$7,000 más, el total supera US$10,000 y la excepción deja de aplicar para esos días. El tope de ingresos mencionado antes puede limitar el interés que se considera que recibe el padre; las reglas del impuesto sobre donaciones aún pueden alcanzarlo.

Un tío condona un saldo de US$25,000

Un tío prestó US$25,000 al negocio de propietario único de un sobrino y condona el saldo, sin intereses adeudados, en un documento de liberación firmado. Si lo hace como donación, el negocio elimina el préstamo por pagar y aumenta el patrimonio del propietario, sin ingreso, porque la deuda cancelada como donación es una excepción. Se trata de una donación de US$25,000, superior a la exclusión anual de US$19,000, así que generalmente presenta el Form 709 de ese año; la declaración es suya, no del negocio.

¿Su caso es distinto?

• Un familiar puso una suma grande sin nada por escrito y su preparador o su prestamista pregunta qué fue el depósito: que sea un préstamo, una donación o capital define sus libros y sus declaraciones. Obtenga ayuda contable antes de presentar.
• Años de depósitos, pagos e intereses familiares no están registrados, o declaraciones anteriores dedujeron intereses que usted solo acumuló a favor de un familiar: reconstruya primero lo acumulado y lo pagado, por año; la deducción puede corresponder al año en que usted pagó. Consulte cómo ponerse al día con libros atrasados y ayuda contable.
• El familiar quiere que se le devuelva el dinero y no hay nada por escrito: lo que usted debe, y si cuenta algún interés, depende de lo que se acordó. Obtenga ayuda contable para reconstruir el saldo y las condiciones que se firmarán.
• El familiar vive en el extranjero: consulte dinero de familiares en el extranjero en los libros de su negocio y donaciones y herencias del extranjero.
• El prestamista es usted o un copropietario: consulte aporte o préstamo del propietario a su LLC, o préstamos de accionistas a una corporación S.
• El familiar quiere condonar una parte del préstamo o todo: el lado del impuesto sobre donaciones está en declaración del impuesto sobre donaciones y exclusión anual; obtenga ayuda contable con el asiento y con los libros y las declaraciones que siguen.