Empréstimo de familiar para sua empresa: registre e formalize

O dinheiro de um parente é empréstimo, doação ou investimento na minha empresa?

O dinheiro que um parente coloca na sua empresa nos EUA só é empréstimo se você é legalmente obrigado a devolvê-lo e os dois lados pretendem o pagamento. Um empréstimo de verdade não é renda (Publication 334). O dinheiro dado sem expectativa de devolução é uma doação, e o dinheiro dado em troca de uma participação na propriedade é um investimento. O enquadramento define a escrituração contábil, as regras de juros e o que acontece se o dinheiro nunca for devolvido.

Um caso deixa de ser simples quando nada está por escrito, o saldo está parado há anos sem juros nem pagamentos, seu preparador de declarações ou seu banco pergunta o que foi um depósito grande, o credor também é proprietário ou mora no exterior, ou o credor agora quer o dinheiro de volta ou quer perdoá-lo.

Reúna antes de decidir: os extratos bancários de cada transferência, qualquer nota promissória ou mensagem sobre o pagamento, cada pagamento feito desde então, o parentesco do credor com você e com os proprietários, o país onde o credor mora, quem recebeu o dinheiro (a empresa ou você) e a classificação fiscal e o método contábil da empresa (regime de caixa ou de competência).

O que torna um empréstimo de familiar um empréstimo de verdade para o IRS?

O IRS só permite a dedução de juros de uma dívida quando você é legalmente responsável por ela, você e o credor pretendem o pagamento, e os dois têm uma verdadeira relação de devedor e credor (Publication 334). No caso de um crédito incobrável, a dívida é genuína quando nasce de uma obrigação válida e exigível de pagar um valor fixo ou determinável (Publication 550).

Do lado do credor, o dinheiro emprestado a um parente com o entendimento de que pode não ser devolvido é tratado como doação, não como empréstimo (Topic 453). Nenhuma das duas publicações traz uma lista de verificação. Registros úteis: uma nota promissória assinada com o valor, os juros e as datas de pagamento; pagamentos e juros efetivamente feitos nesse calendário; e uma escrituração contábil que mostre o mesmo saldo ano após ano. Anos de silêncio, sem pagamentos, sem juros e sem menção à dívida, apontam no sentido contrário.

O que a nota promissória de um empréstimo de familiar deve dizer?

A nota promissória deve nomear as partes, os valores e as datas, a taxa de juros e quando os pagamentos vencem, e levar as duas assinaturas.

Se o dinheiro foi transferido antes de existir qualquer documento, assine a nota agora, liste as transferências anteriores por data e valor e nunca coloque uma data anterior à verdadeira. A taxa de um empréstimo com prazo é fixada na data em que o empréstimo foi feito (26 USC 7872(f)(2)); por isso, como o período anterior é tratado e qual taxa mensal vale para uma nota posterior são perguntas para um preparador de declarações antes de você entregar a declaração.

Como registro um empréstimo de longo prazo de um familiar na escrituração contábil da minha empresa?

Se o dinheiro é um empréstimo, registre-o como passivo, um empréstimo a pagar com o nome do parente, e não como receita nem como aporte do proprietário. O dinheiro tomado por meio de um empréstimo genuíno não é renda (Publication 334).

1. Quando o dinheiro chega, aumente a conta bancária e o empréstimo a pagar pelo mesmo valor. Nada chega à demonstração do resultado.
2. A cada período, registre a despesa de juros. Se ela não for paga, registre-a como juros a pagar ao parente, separados do saldo do empréstimo, para que os dois batam com a nota promissória.
3. Cada pagamento se divide em principal e juros. O principal reduz o empréstimo a pagar; só os juros são despesa. Um pagamento feito antes de existir qualquer nota promissória ainda reduz o empréstimo a pagar; que parte é juros depende do que vocês combinaram. Veja como registrar um empréstimo da empresa.
4. No balanço patrimonial, mostre uma nota que dura mais de um ano como passivo de longo prazo, com a parte que vence no próximo ano mostrada como passivo circulante.

Se o parente emprestou a você pessoalmente e você depois colocou o dinheiro numa LLC ou corporação, a escrituração contábil da empresa mostra um empréstimo seu ou um aporte seu, e não um empréstimo do parente, a menos que a própria empresa tenha assumido a dívida. Veja aporte ou empréstimo do proprietário à sua LLC.

Preciso cobrar juros num empréstimo de familiar, e o que é a taxa federal aplicável?

Nenhuma regra federal obriga um empréstimo de familiar a ter juros. Um empréstimo sem juros, ou com juros baixos demais, pode ser um empréstimo com juros abaixo do mercado (below-market loan), e então o credor pode ser tratado como se recebesse juros à taxa federal aplicável (applicable federal rate, AFR) (Publication 550).

A AFR. O IRS publica as taxas todo mês na sua página de taxas federais aplicáveis. A Table 1 traz uma taxa de curto prazo (empréstimos de até três anos), uma de médio prazo (mais de três e até nove) e uma de longo prazo (mais de nove) (26 USC 1274(d)), cada uma em colunas anual, semestral, trimestral e mensal. Para um empréstimo com data de vencimento, vale durante todo o prazo a taxa do mês em que o empréstimo é feito. Um empréstimo exigível a qualquer momento (demand loan), pagável quando o credor pedir, é testado contra a taxa de curto prazo período a período, e um empréstimo sem data de vencimento pode ser contado como tal, na medida em que os regulamentos o prevejam (26 USC 7872(f)).

Abaixo do mercado. Um empréstimo exigível a qualquer momento está abaixo do mercado se a sua taxa for menor que a AFR. Um empréstimo com prazo está abaixo do mercado se o valor emprestado superar o valor presente de todos os pagamentos, descontados à AFR. Uma nota promissória que declara uma taxa igual ou superior à AFR do seu prazo, tirada da coluna que corresponde à forma de pagamento dos juros, busca passar nesse teste.

O que as regras alcançam. Empréstimos com natureza de doação (gift loans, em que os juros que faltam são, na prática, uma doação ao devedor), empréstimos entre corporação e acionista, empréstimos ligados a remuneração e empréstimos para evitar imposto. Se um empréstimo sem juros de um parente a uma corporação ou sociedade de pessoas se encaixa em um desses casos é uma questão de fatos. Num empréstimo abaixo do mercado com natureza de doação ou exigível a qualquer momento, o credor é tratado como se desse ao devedor os juros não cobrados e o devedor como se os pagasse de volta como juros, geralmente a cada 31 de dezembro (Publication 550). O credor declara esses juros, e a doação pode trazer as regras do imposto sobre doações (instruções do Form 709). Para o imposto sobre doações, um empréstimo com natureza de doação e data de vencimento conta a doação no dia em que é feito: o valor emprestado menos o valor presente dos pagamentos (26 USC 7872(b)(1), (d)(2)).

Dois limites restringem as regras:

• Empréstimos pequenos. As regras não se aplicam em nenhum dia em que o total dos empréstimos entre os dois lados seja de $10.000 ou menos; marido e mulher contam como uma só pessoa (26 USC 7872(f)(7)). Isso abrange empréstimos com natureza de doação entre pessoas físicas não usados diretamente para comprar ou manter bens que geram renda, e empréstimos ligados a remuneração ou entre corporação e acionista em que evitar imposto não é um dos principais propósitos. Um empréstimo com prazo que superava o limite quando foi feito pode continuar sob as regras depois que o saldo cai; para um empréstimo com natureza de doação, essa continuidade vale para as regras do imposto sobre doações (26 USC 7872(f)(10)).
• Empréstimos com natureza de doação entre pessoas físicas, até $100.000. Os juros que o credor inclui na renda e o devedor deduz ficam limitados à renda líquida de investimentos do devedor no ano, e $1.000 ou menos conta como zero. O limite não vale quando evitar imposto é um dos principais propósitos (Publication 550).

Minha empresa pode deduzir os juros pagos a um parente, e quem declara esses juros?

A empresa pode deduzir os juros de um empréstimo de familiar quando é legalmente responsável pela dívida, os dois lados pretendem o pagamento, os dois têm uma verdadeira relação de devedor e credor e o empréstimo pagou despesas da empresa; os juros de um empréstimo em parte pessoal devem ser divididos (Publication 334). A regra de prazo da próxima seção também se aplica. Alguns contribuintes precisam limitar a dedução de juros da empresa (veja o Form 8990 nessa publicação e o teste de pequena empresa em como registrar um empréstimo da empresa).

O parente declara os juros como renda. Os juros tributáveis incluem os juros recebidos de empréstimos feitos a terceiros e devem ser declarados mesmo que nenhum Form 1099-INT chegue (Publication 550).

Form 1099-INT. Uma corporação, sociedade de pessoas ou LLC com vários membros que paga a um parente $2.000 ou mais de juros num ano-calendário, no curso da sua atividade, pode precisar entregar o formulário. A lei fixa esse valor para pagamentos depois de 2025; consulte as instruções atuais, porque edições anteriores trazem um valor menor (26 USC 6041; instruções). As instruções também isentam os juros de uma obrigação emitida por uma pessoa física. Como essa isenção trata a nota de um empresário individual ou de uma LLC de um único membro não está explicado. Se o formulário for exigido, peça antes um Form W-9 (formulário em que quem recebe informa seu TIN) ao parente; sem um número de identificação fiscal, quem paga deve reter 24% (instruções). Os juros pagos a um beneficiário no exterior ficam fora do Form 1099-INT e podem levar retenção na fonte e outras declarações; veja dinheiro de familiares no exterior na escrituração da empresa.

O que acontece com os juros que devo a um parente e ainda não paguei?

Uma empresa geralmente não pode deduzir os juros devidos a uma parte relacionada que usa o regime de caixa até pagar os juros e a parte relacionada incluí-los na renda (Publication 334). Isso vale mesmo quando a empresa mantém a escrituração pelo regime de competência. A maioria das pessoas físicas usa o regime de caixa (Topic 453). O parentesco é testado no fim do ano fiscal em que a dedução seria permitida, então um novo proprietário ou uma mudança na forma de tributação da empresa antes disso pode mudar quem é parte relacionada; a regra continua valendo se o parentesco terminar depois. A espera não se aplica aos juros que o credor deve incluir na renda todo ano mesmo sem receber, como os juros não cobrados de um empréstimo abaixo do mercado (Publication 550).

Tios, primos e parentes por afinidade ficam fora da lista de familiares do 26 USC 267, embora vínculos de propriedade ou de trust ainda possam tornar uma pessoa parte relacionada.

Um parente fora dos EUA. Se o credor não é uma pessoa dos EUA (US person) e é seu parente nos termos da tabela, a dedução geralmente também espera até você pagar, seja qual for o método contábil do credor (26 USC 267(a)(3); 26 CFR 1.267(a)-3).

Os juros pagos até o fim do ano podem ser deduzidos nesse ano se os outros testes forem atendidos; os juros ainda devidos esperam. Juros apenas somados ao saldo do empréstimo podem não contar como pagos: a Publication 550 trata os juros de investimento pagos com uma nova nota promissória como não pagos por um devedor no regime de caixa. Um preparador de declarações pode confirmar como a regra da parte relacionada se aplica.

Como perdoo um empréstimo de familiar na escrituração contábil da empresa, e o que acontece se ele nunca for pago?

Quando um parente perdoa um empréstimo, a empresa retira o empréstimo a pagar, e a outra ponta do lançamento depende do motivo. A dívida cancelada geralmente é tributável, mas os valores cancelados como doações, legados ou heranças são uma exceção, como uma nota promissória perdoada no testamento do credor (Topic 431).

• Perdoado como doação. Se o perdão é uma doação, o empréstimo a pagar diminui e o patrimônio líquido do proprietário geralmente aumenta, sem renda. A exceção se apoia na intenção real do credor de doar; um termo de quitação assinado, com a data, o principal e os juros, sustenta o lançamento, mas não muda os fatos. Quando o devedor é uma corporação ou sociedade de pessoas e o parente não é proprietário, quem recebeu a doação, e portanto se essa exceção alcança a entidade, é uma questão mais delicada.
• Juros perdoados. Os juros não pagos que a empresa ainda não deduziu, como juros que ainda esperam pela regra da parte relacionada, não são renda quando perdoados, na medida em que o pagamento seria dedutível (26 USC 108(e)(2)). Os juros a pagar saem da escrituração contábil, e a empresa nunca os deduz.
• Cancelado por outro motivo. O cancelamento também pode ocorrer, sem termo de quitação assinado, quando o credor desiste de cobrar. A dívida cancelada geralmente é renda ordinária, a menos que se aplique uma exceção ou exclusão, como falência ou insolvência, que é informada no Form 982.
• Apenas não paga. Um empréstimo que não está sendo pago não foi necessariamente cancelado. O passivo continua na escrituração até ser pago ou cancelado; quando o silêncio do credor se torna desistência de cobrar é uma pergunta para um preparador de declarações.

O lado do credor. Perdoar uma dívida pode ser uma doação (instruções do Form 709), e o doador, não a empresa, geralmente é o responsável pelo imposto sobre doações (perguntas frequentes do IRS sobre o imposto sobre doações). Se ele não for pago no vencimento, quem recebe a doação é pessoalmente responsável por ele até o valor da doação, e o imposto é um gravame sobre a doação por 10 anos a partir da data das doações (26 USC 6324(b)). Doações a uma mesma pessoa que somem mais que a exclusão anual, $19.000 por beneficiário, geralmente exigem o Form 709, com vencimento em 15 de abril após o ano da doação, haja ou não imposto a pagar (instruções do Form 709; Rev. Proc. 2025-32). Quando o devedor é uma corporação ou sociedade de pessoas, quem conta como beneficiário exige um exame mais atento. Veja declaração de imposto sobre doações e exclusão anual.

Se o parente nunca for pago. A empresa continua devendo o dinheiro até que ele seja pago ou cancelado. O tratamento fiscal do parente fica na declaração do parente: um empréstimo genuíno que se torna totalmente sem valor geralmente é uma dívida incobrável não empresarial, enquanto o dinheiro emprestado com o entendimento de que pode não ser devolvido é uma doação, sem dedução por crédito incobrável (Topic 453).

E se o familiar que emprestou o dinheiro também for proprietário?

Registre um empréstimo de um proprietário do mesmo modo: um empréstimo a pagar com o nome do proprietário se passar nos testes acima, e capital se não passar ou se o proprietário quis investir. Para uma corporação, um adiantamento tratado como capital em vez de dívida pode custar a dedução dos juros; a lei lista fatores como uma promessa escrita de pagar um valor fixo numa data certa com juros a uma taxa fixa (26 USC 385(b)). Para um proprietário que se enquadra na tabela de partes relacionadas acima, os juros não pagos esperam o pagamento. Os empréstimos entre uma corporação e um acionista estão dentro das regras de juros abaixo do mercado, com a exceção de empréstimos pequenos acima (Publication 550).

Quando um acionista perdoa a dívida de uma corporação como aporte de capital, a corporação é tratada como se quitasse a dívida com dinheiro igual ao custo-base ajustado do acionista nela, então pode haver renda de dívida cancelada na medida em que a dívida superar esse custo-base (26 USC 108(e)(6)). Para classificar o empréstimo de um proprietário e ver o que ele faz com o custo-base (basis), leia aporte ou empréstimo do proprietário à sua LLC e empréstimos de acionistas a uma corporação S.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números arredondados e ilustrativos. A taxa de 5% representa a taxa federal aplicável do mês em que o empréstimo é feito; consulte a taxa real a cada vez.

Uma LLC de restaurante e os pais do proprietário

Uma LLC de restaurante com um só proprietário, tributada como empresa individual e com escrituração pelo regime de competência, recebe US$60.000 dos pais do proprietário em 2 de janeiro do Ano 1, sem nada por escrito. Em 3 de janeiro eles assinam uma nota promissória de cinco anos, datada desse dia, que lista a transferência e fixa juros de 5%, iguais ou superiores à taxa de médio prazo presumida para aquele mês. Suponha que o limite de juros da empresa não se aplique e que os pais usem o regime de caixa.

• Ano 1: a LLC registra um empréstimo a pagar de US$60.000, paga US$3.000 de juros em dezembro e os deduz. Os pais declaram US$3.000.
• Ano 2: o caixa está curto e nada é pago. A escrituração contábil provisiona US$3.000 de juros a pagar, mas os pais são ascendentes do proprietário, então a dedução espera.
• Ano 3: a LLC paga US$6.000, os juros do Ano 2 e do Ano 3, deduz US$6.000 e os pais declaram US$6.000. O principal de US$60.000 fica na escrituração até a nota vencer em 3 de janeiro do Ano 6, e passa para o circulante no fim do Ano 5.

Um empréstimo sem juros para a loja de uma filha

Um pai ou uma mãe empresta US$8.000 à loja de uma filha, que é empresária individual, para aluguel e salários, sem juros e sem data de vencimento (um empréstimo exigível a qualquer momento). O empréstimo é entre pessoas físicas, o total é inferior a US$10.000 e o dinheiro não compra nem mantém diretamente bens que geram renda, então a exceção de empréstimos pequenos pode se aplicar. A loja ainda registra um empréstimo a pagar de US$8.000. Se o pai ou a mãe emprestar mais US$7.000, o total passa de US$10.000 e a exceção deixa de valer nesses dias. O limite de renda acima pode restringir os juros que o pai ou a mãe é tratado como recebendo; as regras do imposto sobre doações ainda podem alcançá-lo.

Um tio perdoa um saldo de US$25.000

Um tio emprestou US$25.000 à empresa individual de um sobrinho e perdoa o saldo, sem juros devidos, num termo de quitação assinado. Se ele pretende que seja uma doação, a empresa retira o empréstimo a pagar e aumenta o patrimônio líquido do proprietário, sem renda, porque a dívida cancelada como doação é uma exceção. É uma doação de US$25.000, acima da exclusão anual de US$19.000, então ele geralmente entrega o Form 709 desse ano; a declaração é dele, não da empresa.

E no seu caso?

• Um parente colocou uma quantia grande sem nada por escrito, e seu preparador de declarações ou credor pergunta o que foi o depósito: se é empréstimo, doação ou capital define a sua escrituração contábil e as suas declarações. Procure ajuda de escrituração contábil antes de entregar a declaração.
• Anos de depósitos, pagamentos e juros da família não foram registrados, ou declarações passadas deduziram juros que você só provisionou para um parente: reconstrua primeiro o que foi provisionado e pago, ano a ano; a dedução pode pertencer ao ano em que você pagou. Veja como atualizar uma escrituração contábil atrasada e ajuda de escrituração contábil.
• O parente quer o dinheiro de volta e nada está por escrito: o que você deve, e se algum juro conta, depende do que foi combinado. Procure ajuda de escrituração contábil para reconstruir o saldo e as condições a assinar.
• O parente mora no exterior: veja dinheiro de familiares no exterior na escrituração da empresa e doações e heranças do exterior.
• O credor é você ou um coproprietário: veja aporte ou empréstimo do proprietário à sua LLC ou empréstimos de acionistas a uma corporação S.
• O parente quer perdoar parte ou todo o empréstimo: o lado do imposto sobre doações está em declaração de imposto sobre doações e exclusão anual; procure ajuda de escrituração contábil para o lançamento e para a escrituração e as declarações que vêm depois.