Ingresos 1099 sin declarar: gastos del Schedule C de años pasados

No presenté declaración durante años: ¿pago impuestos sobre todo mi ingreso 1099?

Se le gravan los montos completos del Form 1099 solo si la declaración que rige ese año deja fuera sus gastos. Un Form 1099 muestra lo que un pagador le pagó antes de cualquier costo suyo, y el monto de un Form 1099-K se indica sin considerar comisiones, reembolsos ni envíos. Si no presenta declaración, el IRS puede presentar una declaración sustituta (SFR, preparada a partir de los formularios de ingresos que recibió) y podría no darle crédito por las deducciones que usted podría reclamar. Su propia declaración pone sus ingresos en la línea 1 del Schedule C y resta los gastos que pueda respaldar, de modo que el impuesto se calcula sobre la ganancia neta.

Informe todos los ingresos del negocio, incluidos los pagos que ningún formulario informó: sin importar el monto informado, los ingresos por la venta de bienes o servicios deben informarse. El total de un 1099 es una cifra que hay que conciliar con sus propios registros, no su ganancia.

Un caso no es sencillo cuando hay varios años abiertos, el IRS propuso o determinó impuestos sobre el total bruto, o los registros son escasos. Cada uno depende de las pruebas, año por año, y en esos casos la ayuda profesional importa: qué gastos respaldan los registros de cada año, cómo se arma la prueba y en qué orden se presentan los años. Vea ayuda con impuestos individuales, o contabilidad atrasada si primero hay que reconstruir los registros. Reúna:

• Las transcripciones de salarios e ingresos de cada año: la copia del IRS de cada Form 1099 y W-2 informado con su número.
• Los estados de cuenta de cada cuenta bancaria y tarjeta que pagó un costo del negocio, incluidas las personales.
• Facturas, historiales de pedidos y registros de facturación de proveedores.
• Entradas de calendario, correos y historiales de viajes que muestren adónde manejó y por qué, con los registros de servicio del vehículo.
• Registros de alquiler o hipoteca, servicios y seguro de cualquier año en que trabajó desde casa.

Para saber qué años vencen, las multas y cómo conseguir copias de los 1099, vea cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar.

¿Qué gastos del negocio puedo deducir en el Schedule C de un año anterior?

Un costo que es ordinario y necesario para el negocio y que, bajo el método de efectivo que usan muchos propietarios únicos sin inventario (el ingreso se cuenta cuando se recibe y los costos cuando se pagan), se pagó en ese año. Un gasto ordinario es común y aceptado en su campo; uno necesario es útil y apropiado. Un costo en parte personal cuenta solo por su parte del negocio. Los gastos personales, de subsistencia y familiares, las multas pagadas a una agencia gubernamental y el entretenimiento generalmente no son deducibles (Publication 334).

Equipo comprado en un año anterior: el puerto seguro de minimis (de minimis safe harbor), que permite deducir compras pequeñas de una vez, se elige en una declaración original presentada a tiempo, así que una declaración presentada con años de retraso puede no calificar, mientras que una elección de la sección 179 puede hacerse en una declaración original se presente o no a tiempo, y la depreciación adicional (bonus) se aplica salvo que una declaración presentada a tiempo haya optado por no usarla. Vea compras pequeñas, incluido qué hacer si se omitió la elección.

Los bienes que revende son costo de los bienes vendidos, no una línea de gastos: vea inventario sin registros. Los conductores tienen su propia lista en deducciones para conductores de transporte compartido y reparto.

¿Necesito contabilidad histórica o puedo reconstruir los gastos con estados de cuenta bancarios?

Necesita un resumen de ingresos y gastos de cada año anterior, con los registros que lo respaldan, y puede armarlo ahora con estados de cuenta bancarios y registros de proveedores. La Publication 583 dice que sus libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y que debe conservar los documentos de respaldo. Empiece con el dinero que salió de sus cuentas y luego adjunte un registro de lo que compró.

1. Descargue los estados de cuenta de cada año de todas las cuentas o tarjetas que pagaron un costo del negocio.
2. Haga una lista de los pagos a beneficiarios del negocio, ponga a cada uno una categoría del Schedule C y empárejelo con un registro de la compra: historial de la cuenta del proveedor, correos de facturación, facturas, informes de comisiones.
3. Divida los costos de uso mixto según una parte del negocio que pueda explicar, y elimine los conteos dobles. Un pago con tarjeta desde el banco y los cargos del estado de cuenta de la tarjeta son el mismo dinero una sola vez.
4. Sume cada categoría por año y escriba una nota breve sobre cómo la armó.

Sin un cheque cancelado, un estado de cuenta legible puede demostrar el pago si tiene el monto, el beneficiario y la fecha (y el número de cheque, en el caso de un cheque), pero la prueba de pago por sí sola no establece una deducción: conserve una factura o comprobante de venta que muestre que incurrió en el costo. Para el método completo de libro contable, vea cómo reconstruir la contabilidad con estados de cuenta bancarios.

¿Qué pruebas acepta el IRS cuando ya no hay recibos?

Estados de cuenta, registros de proveedores y facturas que muestren el monto, la fecha, el beneficiario y el propósito del negocio. La Publication 583 dice que los documentos de respaldo deben mostrar el monto pagado y que fue para un gasto del negocio, y menciona cheques cancelados, estados de cuenta, comprobantes de tarjeta y facturas.

Un registro hecho en el momento pesa más que una declaración preparada después. Ponga a todo lo que arme ahora la fecha de hoy y sus fuentes, y nunca ponga fechas anteriores. En costos de viaje, regalos y automóvil, no puede deducir montos que aproxime o estime.

Para otros gastos, las publicaciones del IRS citadas en esta página no fijan ninguna regla de estimación. Una cifra sin documento es la más probable de ser rechazada, y una deducción sin respaldo puede llevar a una multa relacionada con la exactitud de 20% cuando el pago insuficiente proviene de negligencia o de una subestimación sustancial (IRS). Vea recibos perdidos de gastos del negocio y gastos del Schedule C que cuestiona el IRS.

¿Y los costos de automóvil y camioneta: qué tarifa por milla se aplica a cada año anterior?

Use la tarifa estándar por milla vigente cuando se manejaron las millas. Para 2022, divida las millas por semestre.

Las tarifas provienen de la tabla del IRS, que también incluye años anteriores. Multiplique las millas de negocio por la tarifa de ese año y agregue estacionamiento y peajes en la línea 9 (instrucciones del Schedule C). La otra opción son los gastos reales: la parte del negocio de combustible, reparaciones y seguro, más depreciación. Usar la tarifa estándar en un año impide deducir los costos reales de ese año.

Tres trampas. Primera, un automóvil propio puede usar la tarifa estándar solo si se eligió en el primer año en que el automóvil estuvo disponible para el negocio, para la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las prórrogas. Las páginas del IRS no dicen cómo funciona esto cuando el primer año de negocio nunca se presentó, así que resuélvalo antes de elegir. Segunda, un automóvil arrendado debe usar la tarifa estándar durante todo el período del arrendamiento, renovaciones incluidas, así que no se puede elegir año por año. Tercera, manejar entre la casa y un lugar de trabajo regular es desplazamiento al trabajo, que no es deducible.

Para cada uso de negocio, el registro necesita la fecha, el destino, el propósito y las millas, más las millas totales del año (Publication 463, Table 5-1). La declaración también pregunta cuándo se puso el vehículo en servicio, sus millas de negocio, de desplazamiento y otras, y si tiene evidencia escrita (Schedule C, Parte IV, o el Form 4562 si lo presenta). Reconstruya con calendarios, facturas, historiales de viajes y registros de servicio: vea cómo reconstruir un registro de millaje.

¿Puedo deducir una oficina en casa en años que no presenté declaración?

Sí, si una parte de su casa cumplió las pruebas ese año. El método simplificado requiere una declaración original presentada a tiempo, así que para un año anterior planee usar el Form 8829.

El espacio debe usarse de forma exclusiva y regular como su lugar principal de negocio, o como lugar donde atiende a clientes en el curso normal del negocio; la Publication 587 menciona otras vías también. Un cuarto que la familia también usa generalmente no cumple la prueba de uso exclusivo. La deducción está limitada al ingreso del negocio proveniente de ese uso después de los costos del negocio no relacionados, así que no puede crear una pérdida.

El método simplificado se elige al usarlo en una declaración original presentada a tiempo, y una declaración presentada después de su fecha de vencimiento (prórrogas incluidas) no se presenta a tiempo. Para un año anterior, calcule el Form 8829 con los costos de vivienda de ese año; si existe algún alivio por elección tardía, requiere la revisión de un preparador antes de presentar. Si es propietario de la vivienda, la depreciación permitida o permisible de la parte de la oficina no puede excluirse de la ganancia cuando se vende la vivienda. Para conocer las pruebas completas, vea oficina en casa: método simplificado o real.

¿Qué formularios de qué año uso y presento cada año por separado?

Sí, cada año fiscal es una declaración aparte con los formularios de ese año. Use el Form 1040, el Schedule C y el Schedule SE de ese año, con las instrucciones de ese año, de la página de formularios de años anteriores. Cada negocio tiene su propio Schedule C para el año (instrucciones del Schedule C).

Envíe la declaración a la dirección de cualquier aviso del IRS; de lo contrario, preséntela de la misma manera y al mismo lugar que una declaración a tiempo. El e-file del IRS acepta los tres años fiscales más recientes que el IRS ha abierto, una ventana que se mueve cada enero; el IRS les dice a quienes reciben avisos que las declaraciones más antiguas se envían por correo. Un año mencionado en un aviso tiene su propia fecha de respuesta, así que lea el aviso antes que nada. Las declaraciones estatales siguen reglas aparte; vea la guía para ponerse al día.

¿Cómo cambian la ganancia neta y el impuesto por trabajo independiente cuando se cuentan los gastos?

El impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente se calculan sobre la ganancia neta, así que los gastos respaldados pueden reducir ambos. Cuánto depende del resto de la declaración (otros ingresos y créditos) y, en el impuesto por trabajo independiente, de la base salarial del Seguro Social de ese año. La línea 31 del Schedule C pasa al Schedule 1 para el impuesto sobre la renta y a la línea 2 del Schedule SE.

El impuesto por trabajo independiente es 15.3% (12.4% de Seguro Social más 2.9% de Medicare) de la ganancia neta multiplicada por 92.35%, con la mitad deducible; la parte del Seguro Social se detiene en una base salarial anual (Schedule SE). Se aplica cuando las ganancias netas del trabajo independiente llegan a $400. Las multas por presentación tardía y pago tardío se calculan sobre el impuesto no pagado, así que un impuesto menor generalmente significa multas menores, aunque puede aplicarse un mínimo por presentación tardía; las tasas, el mínimo y el alivio están en cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar.

Una contrapartida: la Administración del Seguro Social usa el Schedule SE para calcular los beneficios. Acredita los ingresos de trabajo independiente informados en una declaración presentada dentro de 3 años, 3 meses y 15 días después del año fiscal, así que en un año todavía dentro de ese límite, deducir gastos reduce tanto los ingresos registrados como el impuesto. Después del límite, la SSA puede cambiar su registro solo para eliminar o reducir ingresos, no para aumentarlos.

¿De cuánto tiempo dispongo para reclamar un reembolso de un año anterior?

Para recuperar retenciones, pagos estimados o créditos como el crédito por ingreso del trabajo, presente dentro de 3 años después del 15 de abril siguiente al año fiscal (IRS). Esos pagos cuentan como hechos en la fecha de vencimiento, así que una declaración presentada después generalmente no recupera nada de ellos, salvo que una prórroga de presentación o una excepción, como un desastre o el servicio en una zona de combate, agregue tiempo (IRS). Para el impuesto pagado de otra manera, el reclamo vence en la fecha posterior entre 3 años desde la presentación o 2 años desde el pago, y el reembolso se limita al impuesto pagado en los tres años anteriores a la presentación, más cualquier período de prórroga (IRS). Una ganancia neta menor puede cambiar los créditos que dependen del ingreso.

Los gastos no tienen un plazo propio: forman parte de la declaración de ese año. Si la declaración muestra un pago en exceso, se aplican los límites de reembolso anteriores. Si ya se determinó el impuesto, el IRS trata su declaración como una reconsideración (próxima sección). Para un año que nunca presentó, el IRS puede determinar impuestos en cualquier momento; presentar la declaración inicia el plazo de determinación, generalmente tres años.

¿Y si el IRS ya presentó una declaración por mí, o el saldo parece enorme?

Una declaración que usted presenta puede usar las cifras que pueda respaldar; espere preguntas donde el respaldo sea escaso.

• Un aviso de deficiencia (CP3219N): tiene 90 días (150 días si está fuera de EE. UU.) para presentar una petición ante el Tax Court. Presentar una declaración no extiende ese plazo. Para no estar de acuerdo sin presentar una petición, presente la declaración a más tardar en la fecha del aviso.
• Impuesto ya determinado en una declaración sustituta: el IRS trata una declaración original posterior como una reconsideración. Si cuestiona los gastos, puede examinarlos y usar los procedimientos de aviso legal para rechazar lo que no tenga respaldo. Rechaza como inválida una declaración sin firmar, así que firme cada una.
• Un 1099 que no coincide con sus depósitos: compare ambos. Si el total de su 1099-NEC es mayor que los ingresos que usted informa, adjunte una declaración que explique la diferencia. Pida al pagador que corrija un formulario equivocado. Para un aviso de discrepancia del IRS, vea cómo responder a un CP2000.
• Un saldo grande: el IRS dice que presente todas las declaraciones vencidas pueda o no pagar el total, y que generalmente ajusta su cuenta a las cifras correctas una vez procesada su propia declaración. Para las opciones de pago, vea cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar. Los pagos estimados de ahora en adelante están en impuesto estimado trimestral.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses. El impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente están simplificados.

Conductor de reparto, tres años

Un conductor recibe US$40,000 de ingresos 1099 cada año durante tres años sin presentar. Los estados de cuenta y un historial de viajes respaldan 10,000 millas de negocio al año más US$7,500 de teléfono, suministros y comisiones. Suponga que la tarifa estándar está disponible para el automóvil (vea las trampas anteriores) y que el conductor no tiene salarios, que usarían parte de la base salarial del Seguro Social.

Para 2023, el impuesto por trabajo independiente baja de unos US$5,650 sobre US$40,000 a unos US$3,670 sobre US$25,950, antes del impuesto sobre la renta. Cada año se presenta con sus propios formularios.

Escritora freelance sin recibos

Una escritora tiene US$65,000 de ingresos 1099-NEC y un cuarto adicional que usa de forma regular y solo para trabajar, donde hace su facturación y la mayor parte de su escritura. Las líneas del banco muestran US$9,000 de software, coworking y la parte del negocio del internet, cada una emparejada con un registro de facturación del proveedor. La ganancia neta antes de la oficina en casa es de US$56,000. Como el año se presenta tarde, el método simplificado no está disponible, así que reúne el alquiler y los servicios de ese año para el Form 8829.

Consultora a la que se le determinó el ingreso bruto

El IRS presentó una declaración sustituta sobre US$90,000. La consultora presenta su propia declaración firmada con US$30,000 de gastos respaldados y una ganancia neta de US$60,000. El IRS la trata como una reconsideración. Si cuestiona los US$30,000, puede examinar la declaración y pedir pruebas.

¿Su caso es distinto?

• Hay varios años abiertos, o no tiene recibos ni contabilidad: el orden de los años y la prueba de cada uno requieren criterio profesional. Obtenga ayuda con impuestos individuales, y vea contabilidad atrasada si primero hay que reconstruir los registros.
• El IRS presentó una declaración sustituta o envió un aviso: la fecha del aviso es la que manda. Lea cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar y lleve el aviso a ayuda con impuestos individuales.
• Revendió bienes: el costo de los bienes vendidos sigue sus propias reglas en inventario sin registros.
• Maneja para una plataforma: vea deducciones para conductores de transporte compartido y reparto.
• El IRS envió un aviso de discrepancia (CP2000): vea cómo responder a un CP2000.
• Una LLC con varios miembros, una sociedad de personas o una corporación también omitió declaraciones: vea declaraciones de negocios sin presentar. Una LLC de un solo propietario que no ha elegido tributar como corporación informa en el Schedule C del propietario.
• No fue residente de EE. UU. durante algunos de esos años, o tuvo cuentas en el exterior: cambian el formulario y los informes adicionales; vea declaración de no residente por ingresos de negocio y informes extranjeros omitidos.
• Vivió en Canadá durante los años que faltan: vea declaraciones de EE. UU. omitidas desde Canadá.