Registros para trabajadores independientes y propietarios únicos

¿Qué registros espera el IRS de una empresa individual?

Un trabajador independiente debe llevar libros o registros suficientes para mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y la ley generalmente no fija un formato obligatorio (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Un sistema que funciona tiene dos partes: un resumen de las transacciones (diarios y libros mayores, o software contable) y los documentos que respaldan cada asiento.

Guarde una factura o un registro del depósito de cada pago que reciba, llegue o no un Form 1099; la Publication 583 pide documentos que muestren los montos y las fuentes de sus ingresos brutos.

El caso no es sencillo cuando el dinero personal y el del negocio comparten una cuenta, cuando hay un año o más de recibos sin ordenar, cuando un preparador cobra extra por ordenar una caja de zapatos llena de recibos o cuando el IRS pidió registros. Vea "¿Su caso es distinto?" al final.

Reúna primero: los estados de cuenta de cada cuenta y tarjeta que tocó el negocio, los informes de las plataformas de pago, cada Form 1099 recibido, las facturas emitidas, los recibos y las facturas de compra que tenga, cualquier nota de millas o viajes, y la declaración del año pasado.

¿Cuál es el sistema de registros más sencillo para un propietario único?

Pague los costos del negocio desde una sola cuenta del negocio, guarde los recibos de cada mes en una carpeta y concilie el estado de cuenta una vez al mes. Esto sigue la Publication 583, que aconseja a un negocio nuevo abrir una cuenta corriente del negocio separada de los fondos personales, anotar los gastos cuando ocurren y conciliar la cuenta cada mes. Dice que la contabilidad de partida simple (ingresos y gastos que se siguen con resúmenes diarios y mensuales) es la más fácil de mantener y un comienzo práctico para un negocio pequeño, aunque no sirve para todos (Publication 583). Quien tenga más de un negocio debe llevar un conjunto completo y separado de registros para cada uno.

Para abrir la cuenta, vea una cuenta bancaria del negocio para un propietario único. Para elegir software, vea una app de contabilidad para el Schedule C.

¿Puedo confiar solo en la conexión bancaria o sigo necesitando recibos?

Confiar solo en las transacciones bancarias deja vacíos. La conexión muestra que el dinero se movió, y la Publication 583 dice que el comprobante de pago, por sí solo, no establece una deducción. Indica que debe guardar documentos como comprobantes de venta con tarjeta de crédito y facturas para mostrar que además incurrió en el costo (Publication 583). El IRS dice que los contribuyentes generalmente cumplen con su carga de la prueba con la información y, cuando hace falta, los recibos de sus gastos (IRS: carga de la prueba).

Una línea de la conexión da un proveedor, una fecha y un monto. No muestra qué se compró ni si fue para el negocio: un cargo con tarjeta en una tienda general podría ser material de trabajo o una compra personal. Para viajes, regalos y uso del auto, también deben anotarse los elementos que se indican más abajo.

Por eso asocie cada línea de la conexión con su respaldo: registros de ventas o facturas para los depósitos, recibos o facturas para las compras, y registros de cuentas o de préstamos para las transferencias y los préstamos. Agregue un motivo cuando el nombre del proveedor no lo explique. "Categorizado" es una etiqueta del software; "respaldado" significa que hay un recibo o una nota detrás. Además, una conexión bancaria no es una conciliación; vea las conexiones bancarias no son conciliación.

Lo que contenga sus libros es en sí un registro. El IRS dice que los examinadores piden el archivo de respaldo del software contable en la mayoría de los casos en que un contribuyente lleva sus libros en uno (IRS: registros de software contable electrónico). Qué muestra un recibo válido se explica en requisitos del IRS para los recibos.

¿Qué debo anotar de cada gasto?

Anote lo mismo de cada gasto: cuánto, cuándo, qué (y dónde), a quién y por qué. La mayor parte sale del recibo; el "por qué" casi siempre lo agrega usted.

Los costos que son en parte personales, como un teléfono o el internet, también requieren anotar la parte del negocio; vea gastos de uso mixto y porcentaje comercial.

Anote cada partida en el momento o cerca de él. La Publication 463 dice que un registro hecho en ese momento tiene más valor que una declaración preparada después, cuando el recuerdo es pobre, y que un registro semanal cuenta como oportuno. También dice que no necesita copiar lo que un recibo ya muestra, siempre que sus registros y recibos se complementen de manera ordenada. Para los gastos de viaje, regalos y auto, dice que por lo general se necesita una declaración escrita del propósito comercial, pero no cuando el propósito es claro por las circunstancias (Publication 463).

¿Qué gastos requieren registros adicionales: auto, viajes, regalos y comidas?

Los viajes fuera de casa, los regalos y el uso del auto requieren más que un recibo. El Código no permite deducir viajes, regalos ni propiedad listada, como un auto, a menos que usted pruebe, con registros adecuados o con evidencia suficiente que corrobore su propia declaración, el monto, la hora y el lugar (o la fecha y la descripción), el propósito comercial y la relación comercial del destinatario (26 U.S.C. 274(d)). La Publication 463 agrega que los montos que aproxime o estime no se pueden deducir (Publication 463).

Fuentes: Publication 463 (capítulos 2 y 5), 26 U.S.C. 274 y 26 CFR 1.274-5(j)(2): una tarifa por milla reemplaza el registro del costo real, nunca el registro de las millas, el tiempo y el propósito comerciales. Para elegir entre ambos, vea tarifa estándar por milla o gastos reales del auto. Las comidas durante un viaje de negocios van con el registro del viaje.

Si deduce gastos del auto, la declaración le hace preguntas sobre el vehículo. El Schedule C, Part IV (que se usa cuando el negocio no debe presentar el Form 4562) pide la fecha en que el vehículo entró en servicio para el negocio, las millas comerciales, de traslado al trabajo y otras, y si tiene evidencia que respalde la deducción y si está por escrito (Schedule C; instrucciones). La Publication 463 permite una sola anotación para un viaje de ida y vuelta y, en algunos casos, un registro llevado durante parte del año; las reglas completas del registro están en requisitos del registro de millas.

¿Cómo manejo las compras en efectivo y los gastos pequeños?

Pague desde la cuenta o la tarjeta del negocio cuando pueda, porque así el estado de cuenta registra el pago. Cuando pague en efectivo, pida un recibo. La Publication 583 dice que, si no puede obtener un recibo de un pago en efectivo, debe dejar en sus registros una explicación adecuada en el momento del pago. También dice que evite los cheques pagaderos en efectivo, que adjunte un comprobante de caja chica al recibo de los pagos pequeños en efectivo y que, si debe escribir un cheque en efectivo para pagar un gasto del negocio, guarde el recibo de ese pago (Publication 583).

Para los gastos de viaje, regalos y auto, no se exige recibo de un gasto menor de $75, salvo el alojamiento, ni de un cargo de transporte cuando no hay un recibo disponible con facilidad. El monto, la fecha, el lugar y el propósito igual van en su registro (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Ese límite en dólares proviene de esas reglas, así que no lo trate como una regla general para todos los gastos. Guarde el recibo de un gasto pequeño cuando pueda; si no existe, escriba una anotación de una línea con la fecha, el monto, el proveedor y el propósito en el momento del pago.

El efectivo que usted recibe es otra cuestión: vea registros de ventas en un negocio de efectivo.

¿Puedo guardar los recibos como fotos o escaneos en lugar de papel?

Sí, si el sistema electrónico cumple los requisitos del IRS; un montón de fotos en el teléfono no basta automáticamente (Publication 583). Qué cumple los requisitos, y cuándo puede tirar el papel, se explica en recibos escaneados en lugar de papel.

¿Qué le entrego a mi responsable contable cada mes y al cierre del año?

Entregue cada mes el mismo conjunto pequeño y, al cierre del año, unos cuantos elementos más. La meta es que su responsable contable pueda asociar cada línea del estado de cuenta con un documento o una nota sin tener que preguntarle a usted.

Fuentes: Publication 583 y las instrucciones del Schedule C. El Schedule C pregunta si hizo algún pago que requiera Forms 1099.

Si un contratista no le da un número de identificación fiscal, es posible que deba retener de los pagos sujetos a informe, y que adeude cualquier monto que debió retener (26 U.S.C. 3406; instrucciones para quien solicita el Form W-9). Vea cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas. Si vende bienes, envíe también los registros de existencias y lo necesario para valorar el inventario al cierre del año; vea inventario o suministros para vendedores pequeños.

¿Por qué enviar un lote mensual en lugar de 100 fotos al cierre del año?

Un montón de fotos sin identificar al cierre del año debe ordenarse, fecharse y asociarse con las líneas del estado de cuenta antes de empezar la contabilidad, y el motivo de cada gasto depende entonces de la memoria. Un lote mensual mantiene pequeño el trabajo de asociar y las notas cerca de la fecha. Fotografíe cada recibo completo y plano cuando lo reciba, póngalo en la carpeta de ese mes y agregue entonces el motivo en una línea.

Para saber quién categoriza y quién persigue los recibos, vea lo que su responsable contable necesita de usted. Para comparar hacerlo usted mismo con contratar ayuda, vea llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.

¿Cuánto tiempo conservo todo?

Por lo general, hasta que venza el plazo de prescripción de la declaración, que normalmente es 3 años después de presentarla (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento). Se aplican plazos más largos en casos enumerados, como el ingreso omitido de la declaración que supera 25% del ingreso bruto declarado (en un negocio, contado antes del costo de ventas), cuando no se presentó declaración o se presentó una fraudulenta; y los registros de bienes se conservan hasta que venza el plazo del año en que se deshace del bien (IRS: cuánto tiempo debo conservar los registros; Publication 583; 26 U.S.C. 6501(e)). Conserve también las copias de las declaraciones presentadas. La tabla completa está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Cuánto me cuesta después una caja de zapatos con recibos sin ordenar?

Los recibos sin ordenar pueden costarle gastos olvidados y deducciones que no puede respaldar, y, si los registros resultan inadecuados, una multa.

• Gastos olvidados. La Publication 583 dice que puede olvidar gastos al preparar su declaración si no los anota cuando ocurren (Publication 583).
• Deducciones sin respaldo. La carga de la prueba es suya: debe poder probar ciertos elementos de un gasto para deducirlo (IRS: carga de la prueba).
• Multa. El reglamento dice que la negligencia incluye no llevar libros y registros adecuados o no comprobar debidamente las partidas (26 CFR 1.6662-3). La multa por precisión es de 20% de la parte de un pago insuficiente atribuible a la negligencia (IRS: multa por precisión). Que se aplique depende de los hechos, y el IRS puede eliminar o reducir algunas multas por buena fe y causa razonable.
• Trabajo de ordenar. Quien prepare la declaración debe ordenar primero. Si el presupuesto de los libros o de una declaración es mayor por registros sin ordenar, pregunte qué trabajo de ordenar incluye.

Para ver el panorama completo, vea multas por no llevar registros del negocio. Si los recibos ya se perdieron, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

Ejemplo

Todos los montos están en dólares estadounidenses y son ilustrativos.

Un fotógrafo con una cuenta y una carpeta por mes

Un fotógrafo gana US$60,000 y gasta US$18,000. Todo el dinero del negocio pasa por una cuenta del negocio y una tarjeta. Cada mes concilia el estado de cuenta, asocia cada cargo con un recibo y agrega el motivo en una línea, como "tarjetas de memoria, sesión de boda". Al cierre del año, cada uno de los US$18,000 de gastos tiene un recibo y una nota del motivo, en doce carpetas mensuales con doce estados de cuenta conciliados.

Un contratista que paga algunos trabajos con una tarjeta personal

Un contratista paga algunos costos de trabajos con una tarjeta personal y otros desde la cuenta del negocio, así que cada estado de cuenta mezcla ambos y cada línea plantea la pregunta "¿del negocio o personal?". Abrir una cuenta del negocio y pagar todos los costos del negocio desde ella, a partir del mes siguiente, hace que la cuenta haga la clasificación de ahí en adelante. Los meses anteriores siguen mezclados y todavía hay que ordenarlos.

Un vendedor con 200 recibos sueltos en diciembre

Un vendedor llega a diciembre con 200 recibos sueltos y un año de conexiones bancarias que muestran 600 transacciones. Las 600 transacciones necesitan revisión y una categoría, con el registro de venta, el recibo de compra o el registro de transferencia que corresponda a cada una, y los 200 recibos están sin ningún orden. Asociarlos de una sola vez depende de recordar todo el año. El mismo trabajo hecho cada mes son unas 50 transacciones a la vez, con los recibos frescos. Un preparador que primero tiene que ordenar los 200 recibos puede cobrar extra por ese trabajo.

¿Su caso es distinto?

• Hay un año o más de recibos y movimientos bancarios sin ordenar, el dinero personal y el del negocio están mezclados, o un preparador cobra extra por ordenar una caja de zapatos: por lo general hay que ordenar cada línea y asociarla con un estado de cuenta antes de que los libros muestren con claridad los ingresos y gastos del negocio, y hay que fijar una rutina mensual para que la próxima declaración parta de libros ordenados. Vea cómo ponerse al día con libros atrasados, o cómo reconstruir libros a partir de estados de cuenta si solo tiene estados de cuenta; también cómo corregir la mezcla de fondos personales y del negocio y qué determina el costo de poner la contabilidad al día. Para el trabajo de ordenar en sí, obtenga ayuda con la contabilidad.
• Nunca se presentaron declaraciones de años anteriores: vea gastos del Schedule C de años sin presentar. Los registros de varios años deben reunirse antes de poder preparar esas declaraciones; llévelos a ayuda con la contabilidad.
• El IRS envió una carta o abrió una auditoría: vea un aviso del IRS a su negocio y una auditoría del IRS a un pequeño negocio. Responda a más tardar en la fecha impresa en la carta; primero hay que encontrar y ordenar los registros que pide. Llévelos a ayuda con la contabilidad si no están en orden.
• Su negocio es una corporación (incluida una LLC que eligió tributar como tal), o una LLC con socios: esta página cubre a quienes presentan el Schedule C; vea contabilidad de una corporación S, libros después de elegir ser una corporación S y cuentas de capital de los socios.
• Le pagan clientes en el extranjero o paga costos en otras monedas: vea ingresos de clientes extranjeros sin formulario de impuestos y gastos pagados en moneda extranjera.