Lucros acumulados não batem com a declaração do ano passado

Por que os meus lucros acumulados não batem com a declaração do ano passado?

Os lucros acumulados ou o patrimônio do proprietário na contabilidade deste ano devem abrir com o valor com que a contabilidade do ano passado fechou, e o balanço patrimonial da declaração entregue deveria vir dessa contabilidade. Lucros acumulados são o lucro que a empresa manteve depois das distribuições. O Schedule L é o balanço patrimonial de uma declaração empresarial; as instruções do Form 1120-S, do Form 1120 e do Form 1065 dizem que ele deve concordar com os livros e registros.

Quando os dois diferem, a causa usual é que a contabilidade mudou depois de a declaração ser montada, ou que a declaração foi montada com lançamentos que a contabilidade do proprietário nunca teve, como os ajustes de fim de ano do preparador.

Patrimônio líquido é ativo menos passivo; a Publication 583 o chama de net worth. Isso indica onde procurar:

• O patrimônio total difere. O saldo de um ativo ou passivo difere, porque um lançamento foi feito em um conjunto de livros e não no outro, ou porque um ano fechado foi alterado.
• O patrimônio total bate, mas as partes não. O dinheiro está na conta errada, como uma retirada lançada como despesa ou um depósito do proprietário lançado como renda.

O caso não é simples quando a diferença tem mais de uma causa, volta mais de um ano, os lançamentos do preparador não são encontrados, a causa muda a renda ou as deduções de uma declaração entregue, um credor ou comprador precisa que a contabilidade bata com a declaração, ou o IRS escreveu sobre a declaração.

Reúna antes de começar:

• A declaração entregue no ano passado, com os Schedules L, M-1 e M-2 quando os tiver.
• O balancete ajustado do preparador (o saldo de cada conta depois dos lançamentos de fim de ano) e os lançamentos contábeis de fim de ano.
• O balanço patrimonial inicial deste ano e o livro-razão do ano passado.
• Extratos de fim de ano do banco, dos cartões e dos empréstimos.
• Registros das retiradas ou distribuições do proprietário.

O saldo inicial deste ano deve ser igual ao saldo final do ano passado?

Sim. As contas do balanço patrimonial passam para o ano seguinte sem mudança; só o lucro e o prejuízo recomeçam. A Publication 583 diz que um sistema de partidas dobradas encerra as contas de receita e de despesa no fim de cada ano fiscal, enquanto as contas de ativo, passivo e patrimônio líquido ficam abertas de forma permanente.

Os formulários esperam o mesmo. As instruções do Form 1065 dizem que o ativo total inicial deve geralmente ser igual ao ativo total final do ano anterior, com uma explicação de qualquer diferença. O Schedule C pede uma explicação quando o estoque inicial difere do estoque final do ano passado.

Uma diferença entre o lucro contábil e a renda tributável não é, por si só, motivo para a contabilidade diferir do Schedule L: o Schedule M-1 concilia a renda segundo os livros com a renda segundo a declaração.

Onde ficam os lucros acumulados no balanço patrimonial da declaração, e qual número comparo?

Compare com a coluna de fim de ano do Schedule L, o balanço patrimonial segundo os livros, onde aparecem os lucros acumulados ou o capital. A linha depende do tipo de entidade.

Uma LLC de um único membro que optou por ser tributada como corporação entrega uma declaração de corporação; por isso, use a linha da corporação S ou da corporação C (instruções do Schedule C).

Uma entidade pequena que responde Sim à pergunta de dispensa do Schedule L na declaração pode não ter balanço patrimonial para conferir; use o relatório de fechamento do ano passado, tirado da contabilidade. Quem se qualifica: Schedule L em uma declaração de corporação.

A conta de ajustes acumulados de uma corporação S é a mesma coisa que os lucros acumulados?

Não. A conta de ajustes acumulados (AAA) no Schedule M-2 do Form 1120-S é uma conta fiscal. As instruções dizem que ela geralmente reflete a renda líquida acumulada e não distribuída e é zero no primeiro dia do primeiro ano como corporação S. Ela serve para calcular o efeito fiscal das distribuições, e as instruções recomendam que toda corporação S a mantenha.

Os lucros acumulados na linha 24 do Schedule L são um valor contábil que segue os livros, não a data da opção. Os dois podem legitimamente diferir; assim, uma diferença entre eles não é, por si só, um erro. Por que diferem e como conferir: balanço patrimonial de corporação S que não fecha. Como lançar as distribuições para que o Schedule L continue certo: distribuições de corporação S.

O que causa a diferença?

Um lançamento está em um conjunto de livros e não no outro, ou o dinheiro foi parar na conta errada. A tabela associa cada causa ao que aparece e ao lugar onde procurar.

Como encontro a diferença, conta por conta?

Compare o balanço patrimonial do ano passado, da declaração entregue, com a mesma data na contabilidade de hoje, linha por linha, e depois rastreie cada diferença.

1. Obtenha os saldos a partir dos quais a declaração foi montada: o balancete ajustado do preparador ou, se for só o que existe, a coluna de fim de ano do Schedule L.
2. Emita o balanço patrimonial de hoje na data de fechamento do ano passado e agrupe as contas nas linhas do Schedule L: caixa, contas a receber, estoque, bens depreciáveis menos a depreciação acumulada, contas a pagar, empréstimos e patrimônio líquido.
3. Liste cada linha que difere e por quanto. As diferenças de ativo menos as diferenças de passivo devem ser iguais à diferença de patrimônio líquido. Se não forem, ainda há uma linha escondida.
4. Compare o lucro do ano passado na contabilidade de hoje com a renda líquida segundo os livros na linha 1 do Schedule M-1 do ano passado, quando a declaração tem um. Lucro diferente significa que a demonstração do resultado do ano passado difere da que a declaração usou: um lançamento de receita ou despesa foi incluído, alterado ou nunca lançado. Lucro igual não afasta erros que se compensam, como um empréstimo do proprietário lançado como renda e uma retirada lançada como despesa: confira as contas detalhadas de receita e despesa, além dos lançamentos de patrimônio líquido e dos anos anteriores, começando pela coluna de início do ano do Schedule L do ano passado contra a contabilidade daquela data. Uma diferença ali começou antes do ano passado.
5. Abra o livro-razão de cada conta que difere no ano fechado. Use o histórico de alterações ou o registro de auditoria da contabilidade, se houver, para listar os lançamentos datados do ano passado mas feitos depois da data da entrega, e procure lançamentos do preparador que nunca chegaram.

Se a contabilidade começou com a digitação de saldos iniciais, confira também esse lançamento: saldos iniciais depois de trocar de contador.

Como levo os lucros acumulados para o ano seguinte?

Os lucros acumulados finais são iguais ao saldo inicial, mais a renda líquida segundo os livros, menos as distribuições, mais ou menos outras variações detalhadas. O Schedule M-2 do Form 1120 é montado assim, do saldo inicial ao saldo final, e bate com a linha 25 do Schedule L (formulário).

Outras entidades levam o saldo adiante do mesmo modo nas suas próprias contas de patrimônio líquido. Uma sociedade de pessoas acompanha cada sócio: capital inicial, mais aportes, mais a parte na renda líquida, menos distribuições. Um empresário individual acompanha uma conta de patrimônio do proprietário, com as retiradas na conta de retiradas. O Schedule M-2 de uma corporação S é a AAA, não esse cálculo; por isso, mantenha a sua própria planilha.

Se levar adiante o saldo final do ano passado dá um saldo inicial diferente do que a contabilidade mostra, a diferença é a lacuna.

Como corrijo a contabilidade sem alterar o ano passado?

Uma forma comum de manter o ano entregue intacto é um lançamento de correção datado do primeiro dia do ano atual, e não uma alteração dentro do ano fechado. O ano fechado é aquele a partir do qual a declaração entregue foi montada. Editá-lo faz a contabilidade divergir de uma declaração entregue e muda o lucro do ano passado sem deixar rastro.

1. Faça um lançamento por linha do balanço patrimonial que difere. A outra ponta vai para os lucros acumulados em uma corporação, para o patrimônio do proprietário em um empresário individual e para a conta de capital de cada sócio em uma sociedade de pessoas, dividida de modo a bater com o capital entregue. O seu preparador confirma a conta.
2. Date-o no primeiro dia deste ano e descreva a origem, por exemplo “lançamentos de fim de ano do preparador conforme o balancete ajustado”. Guarde os comprovantes.
3. Deixe as contas de receita e de despesa fora do lançamento quando a declaração já inclui o item. Caso contrário, o lucro deste ano absorve o custo do ano passado.
4. Registre os pagamentos posteriores contra o passivo que o lançamento criou, e não como uma nova despesa, ou o custo conta duas vezes.
5. Emita de novo o balanço patrimonial inicial. Ele deve ser igual ao Schedule L entregue, ou cada diferença restante deve ser listada com um motivo.
6. Bloqueie o ano: data de fechamento depois da entrega dos impostos.

As instruções dos Forms 1120-S, 1120 e 1065 não definem uma data nem uma conta para esse lançamento; é uma prática de escrituração contábil que mantém o ano entregue intacto.

Quando uma diferença significa que a própria declaração precisa ser retificada?

A declaração pode estar errada quando a diferença inclui um item de receita ou despesa que muda a renda do ano fechado. Quando a diferença envolve apenas itens do balanço patrimonial que a declaração já reflete, a renda e as deduções dela não são afetadas e o que se corrige é a contabilidade.

Se o preparador não estiver mais disponível, outro CPA ou enrolled agent pode comparar a declaração entregue com a contabilidade e dizer se é preciso uma declaração retificadora.

Se a declaração realmente precisa ser corrigida, uma corporação S entrega um Form 1120-S retificador, uma corporação C entrega o Form 1120-X e um empresário individual entrega o Form 1040-X (retificar erros de despesas da empresa). Uma sociedade de pessoas sujeita às regras centralizadas de auditoria de sociedades (anos que começam depois de 2017) geralmente entrega um pedido de ajuste administrativo (AAR), assinado pelo seu representante da sociedade (partnership representative); a que não está sujeita entrega um Form 1065 retificador (instruções do Form 1120-S e do Form 1065). Uma sociedade de pessoas está sujeita, a menos que tenha optado por sair na declaração entregue no prazo daquele ano. Só pode optar por sair uma sociedade de pessoas obrigada a fornecer 100 ou menos Schedules K-1, contando cada acionista de um sócio que seja corporação S, e somente se todos os sócios forem elegíveis (pessoas físicas, corporações C, corporações S, espólios de sócios falecidos e certas corporações estrangeiras) (IRS: como optar por sair).

Um Form 1120-S ou 1065 retificador vem com Schedules K-1 retificadores para qualquer proprietário cujos valores do K-1 mudem, e os proprietários podem então precisar retificar as próprias declarações. Um AAR não: os ajustes repassados aos sócios vão no Form 8986, e a sociedade de pessoas paga qualquer pagamento a menos imputado (imputed underpayment) junto com o AAR, a menos que opte por repassar todos os ajustes aos seus sócios (IRS: entrega do AAR). Um AAR geralmente vence em até 3 anos da data posterior entre a entrega e o vencimento sem prorrogação, e geralmente não depois de o IRS emitir um aviso de procedimento administrativo (mesma página). Um pedido de restituição no Form 1120-X ou 1040-X geralmente vence em até 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último (instruções do Form 1120-X e do Form 1040-X). As declarações dos próprios proprietários e o restante: como corrigir uma declaração empresarial já entregue.

Passar a receita ou a despesa de um ano anterior pelo lucro deste ano coloca o item no ano errado; pergunte ao preparador como tratar um item que falta em um ano já entregue.

Mudar o fim do exercício ou o método contábil muda os lucros acumulados de anos anteriores?

Não nas declarações já entregues: os anos anteriores ficam como foram entregues. A contabilidade ainda pode abrir de forma diferente depois de uma mudança.

• Fim do exercício. Um novo ano fiscal cria um ano fiscal reduzido, que vai do dia seguinte ao fechamento do ano anterior até o dia anterior ao início do novo ano (Publication 538). Os lucros acumulados passam por ele como por qualquer outro período. Sociedades de pessoas e corporações S geralmente devem usar um ano fiscal obrigatório; por isso, um fim de exercício diferente muitas vezes não está disponível (Publication 538). Como escolher o fim do exercício: exercício fiscal ou ano-calendário.
• Método contábil. Mudar a declaração do regime de caixa para o de competência exige a aprovação do IRS (Publication 538) e é pedido no Form 3115, não em uma declaração retificadora (instruções do Form 1120-X). Uma corporação C, ou uma sociedade de pessoas com uma corporação C como sócia, deve fazer a mudança quando a média de receita bruta de 3 anos passa de $32.000.000; empresas agrícolas e corporações de serviços pessoais qualificadas são exceções (seção 448). Um pedido automático acompanha a declaração do ano da mudança entregue no prazo, prorrogações incluídas, e o ajuste de compensação da seção 481(a) começa nesse ano, não em anos anteriores (instruções do Form 3115). Manter livros no regime de competência enquanto a declaração continua no regime de caixa não muda, por si só, o método da declaração, mas os registros devem conciliar a contabilidade com a declaração (Reg. 1.446-1). De qualquer modo, converter livros de caixa para competência acrescenta contas a receber e a pagar ao balanço patrimonial inicial, e por isso o patrimônio inicial pode mudar pela diferença. Mudança de método: passar do regime de caixa para o de competência.

Corrigir um erro de cálculo ou de lançamento não é uma mudança de método contábil (Publication 538). Um item tratado do mesmo modo errado em declarações passadas, como uma depreciação nunca tomada em duas ou mais declarações consecutivas, pode ser uma questão de método: pergunte ao preparador antes de corrigir.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Corporação S: os lançamentos de fim de ano do preparador nunca chegaram à contabilidade do proprietário

O Schedule L entregue, linha 24, mostra lucros acumulados de US$61.000 no fim do ano. A contabilidade deste ano abre em US$84.000, uma diferença de US$23.000. Suponha que a corporação use o regime de competência. O preparador tinha lançado US$15.000 de depreciação e US$8.000 de despesas provisionadas que a contabilidade do proprietário nunca recebeu. Suponha que os dois lançamentos pertençam ao ano passado, de modo que a contabilidade e a declaração concordavam no início dele e o lucro contábil do ano passado é US$23.000 maior que o da linha 1 do Schedule M-1.

Emita o balanço patrimonial do ano passado e as diferenças aparecem: a depreciação acumulada é US$15.000 menor na contabilidade, e os passivos provisionados são US$8.000 menores. Juntos, igualam a diferença. A declaração estava certa, então só a contabilidade muda. O lançamento, datado do primeiro dia deste ano: débito em lucros acumulados de US$23.000, crédito em depreciação acumulada de US$15.000, crédito em despesas provisionadas de US$8.000. A contabilidade agora abre em US$61.000. Quando os US$8.000 forem pagos, o pagamento quita o passivo em vez de virar uma nova despesa.

LLC de um único membro no Schedule C: não há linha da declaração para comparar

O Schedule C não tem balanço patrimonial. O relatório de fechamento salvo no ano passado mostra ativos de US$30.000 e passivos de US$12.000, ou seja, patrimônio do proprietário de US$18.000. A contabilidade de hoje mostra patrimônio de US$15.000 no fim do ano passado.

Suponha que a LLC use o regime de caixa na contabilidade e no imposto e que o material de consumo tenha sido usado no mês em que foi comprado, e por isso pertence ao ano em que foi pago (Publication 538). O livro-razão mostra um pagamento de material de US$3.000, lançado em março com data de dezembro. Se o registro do pagamento mostra janeiro, o lançamento foi incluído no ano fechado por engano depois da entrega: leve-o para a data verdadeira e o patrimônio volta a US$18.000. Se mostra dezembro, a contabilidade agora está certa e o Schedule C entregue pode ter deixado de fora uma dedução; se vale retificar é uma questão para retificar erros de despesas da empresa.

LLC de dois membros tributada como sociedade de pessoas: o total bate, a divisão não

A contabilidade é mantida na base fiscal. O item L do Schedule K-1 mostra capital final de US$70.000 para o sócio A e US$70.000 para o sócio B, o que é igual à linha 21 do Schedule L, de US$140.000. A contabilidade também soma US$140.000, mas mostra A com US$77.500 e B com US$62.500.

A retirada de US$15.000 do sócio A foi lançada como despesa, mas a declaração a mostra como distribuição. Com o lucro dividido igualmente, o capital de cada sócio caiu US$7.500, em vez de o de A cair US$15.000. A correção é um lançamento no primeiro dia deste ano: débito no capital de A de US$7.500, crédito no capital de B de US$7.500. O total não se move. Se a declaração também tivesse deduzido a retirada como despesa, os valores de capital dela bateriam com a contabilidade, a renda dela poderia estar baixa demais e ela poderia precisar ser retificada, a menos que o pagamento fosse de fato um pagamento garantido, que é definido sem relação com a renda da sociedade e deduzido na linha 10 do Form 1065 (instruções do Form 1065).

E no seu caso?

• A diferença tem mais de uma causa, abrange vários anos, os lançamentos do preparador não são encontrados, um credor ou comprador quer que a contabilidade bata com a declaração, ou o IRS escreveu sobre a declaração: pode ser preciso refazer a contabilidade a partir das declarações entregues e dos extratos, e alguém precisa decidir se um lançamento de correção basta e se alguma declaração precisa ser retificada. Veja escrituração contábil quando os livros e a declaração divergem.
• Você trocou de contador ou de software e só tem os relatórios do ano passado: veja saldos iniciais depois de trocar de contador.
• Uma conta Opening Balance Equity grande ou negativa: veja Opening Balance Equity.
• O patrimônio do proprietário ficou negativo depois das retiradas: veja patrimônio negativo do proprietário.
• O Schedule L de uma corporação S não fecha antes da entrega: veja o guia do balanço patrimonial da corporação S.
• Uma declaração estava errada e os K-1 já foram enviados: veja como corrigir uma declaração empresarial já entregue.
• A LLC mudou a forma de ser tributada (por exemplo, uma opção por corporação S) ou você está montando as contas de patrimônio líquido da LLC: veja contabilidade depois da opção por corporação S e contas de patrimônio líquido da LLC.