העודפים בספרים לא תואמים לדוח של השנה שעברה: איך מתקנים

למה העודפים שלי לא תואמים לדוח של השנה שעברה?

העודפים או ההון העצמי של הבעלים בספרים של השנה צריכים להיפתח בנתון שבו נסגרו הספרים של השנה שעברה, והמאזן בדוח שהוגש אמור היה להיגזר מאותם ספרים. עודפים הם הרווח שהעסק שמר אחרי חלוקות. Schedule L הוא המאזן בדוח עסקי; ההוראות של טופס ⁦1120-S⁩, טופס 1120 וטופס 1065 קובעות כולן שהוא צריך להתיישב עם הספרים והרישומים.

כשהשניים שונים, הסיבה הרגילה היא שהספרים השתנו אחרי שהדוח נבנה, או שהדוח נבנה מפקודות שהספרים של הבעלים לא החזיקו מעולם, כמו התאמות סוף שנה של מכין הדוחות.

הון עצמי הוא נכסים פחות התחייבויות; פרסום 583 קורא לו שווי נקי. זה מראה איפה לחפש:

• סך ההון שונה. יתרה של נכס או התחייבות שונה, כי פקודה נרשמה באחד מסטי הספרים ולא בשני, או ששנה סגורה נערכה.
• סך ההון זהה אבל חלקיו שונים. כסף נמצא בחשבון הלא נכון, כמו משיכה שנרשמה כהוצאה או הפקדה של הבעלים שנרשמה כהכנסה.

המקרה אינו פשוט כשלפער יש יותר מסיבה אחת, הוא חוזר יותר משנה אחת אחורה, אי אפשר למצוא את הפקודות של מכין הדוחות, הסיבה משנה הכנסות או ניכויים בדוח שהוגש, מלווה או קונה צריכים שהספרים יתיישבו עם הדוח, או ש-⁠IRS כתב על הדוח.

אספו לפני שמתחילים:

• הדוח של השנה שעברה כפי שהוגש, עם Schedules L, ⁦M-1⁩ ו-⁠⁦M-2⁩ אם יש בו.
• מאזן הבוחן המותאם של מכין הדוחות (יתרת כל חשבון אחרי פקודות סוף השנה) ופקודות היומן של סוף השנה.
• מאזן הפתיחה של השנה הנוכחית והספר הראשי של השנה שעברה.
• דפי חשבון בנק, כרטיס והלוואות של סוף השנה.
• רישומי משיכות או חלוקות של בעלים.

האם יתרת הפתיחה של השנה צריכה להיות שווה ליתרת הסגירה של השנה שעברה?

כן. חשבונות המאזן עוברים הלאה בלי שינוי; רק הרווח וההפסד מתחילים מחדש. פרסום 583 קובע ששיטת רישום כפול סוגרת חשבונות הכנסה והוצאה בסוף כל שנת מס, ואילו חשבונות נכסים, התחייבויות ושווי נקי נשארים פתוחים לצמיתות.

הטפסים מצפים לאותו דבר. הוראות טופס 1065 קובעות שסך הנכסים בתחילת השנה צריך להיות שווה בדרך כלל לסך הנכסים בסוף השנה הקודמת, עם הסבר בכתב לכל הפרש. Schedule C מבקש הסבר כשהמלאי בתחילת השנה שונה מהמלאי בסגירה של השנה שעברה.

הפרש בין הכנסה לפי הספרים להכנסה חייבת במס אינו בפני עצמו סיבה לכך שהספרים שונים מ-⁠Schedule L: Schedule M-1 מתאים בין הכנסה לפי הספרים להכנסה לפי הדוח.

איפה העודפים במאזן של הדוח, ואיזה מספר משווים?

משווים לעמודת סוף השנה ב-⁠Schedule L, המאזן לפי הספרים, שבה מופיעים עודפים או הון. השורה תלויה בסוג הישות.

LLC עם בעלים יחיד שבחרה להיות ממוסה כחברה מגישה דוח חברה, ולכן משתמשים בשורה של חברת S או חברת C (הוראות Schedule C).

ישות קטנה שעונה כן על שאלת הדילוג על Schedule L בדוח שלה עשויה שלא להיות לה מאזן להתאים אליו; השתמשו בדוח הסגירה של השנה שעברה מהספרים. מי זכאי: Schedule L בדוח חברה.

האם חשבון ההתאמות המצטברות של חברת S זהה לעודפים?

לא. חשבון ההתאמות המצטברות (AAA) ב-⁠Schedule ⁦M-2⁩ של טופס ⁦1120-S⁩ הוא חשבון מס. ההוראות קובעות שהוא משקף בדרך כלל הכנסה נטו מצטברת שלא חולקה ושהוא אפס ביום הראשון של שנת ה-⁠S הראשונה. הוא משמש לחישוב ההשפעה המסית של חלוקות, וההוראות ממליצות שכל חברת S תנהל אותו.

העודפים ב-⁠Schedule L, שורה 24, הם נתון של הספרים שעוקב אחרי הספרים, לא אחרי תאריך הבחירה. השניים יכולים להיות שונים בצדק, ולכן הפרש ביניהם אינו בפני עצמו טעות. למה הם שונים ואיך בודקים: מאזן חברת S שלא מתאזן. רישום חלוקות כך ש-⁠Schedule L יישאר נכון: חלוקות של חברת S.

מה גורם לפער?

פקודה נמצאת באחד מסטי הספרים ולא בשני, או שכסף נחת בחשבון הלא נכון. הטבלה מצמידה כל סיבה למה שנראה ולמקום שבו מחפשים.

איך מוצאים את הפער, חשבון אחר חשבון?

משווים את המאזן של השנה שעברה מהדוח שהוגש לאותו תאריך בספרים של היום, שורה אחר שורה, ואז עוקבים אחרי כל הפרש.

1. משיגים את היתרות שמהן נבנה הדוח: מאזן הבוחן המותאם של מכין הדוחות, או עמודת סוף השנה ב-⁠Schedule L אם זה כל מה שיש.
2. מפיקים את המאזן של היום נכון לתאריך הסגירה של השנה שעברה ומקבצים את החשבונות לפי שורות Schedule L: מזומן, חייבים, מלאי, נכסים בני פחת בניכוי פחת נצבר, זכאים, הלוואות והון.
3. רושמים כל שורה שונה ובכמה. הפרשי הנכסים בניכוי הפרשי ההתחייבויות צריכים להיות שווים לפער בהון. אם לא, שורה עדיין מסתתרת.
4. משווים את הרווח של השנה שעברה בספרים של היום להכנסה נטו לפי הספרים ב-⁠Schedule ⁦M-1⁩ של השנה שעברה, שורה 1, אם יש בדוח כזה. רווח לא שווה אומר שדוח הרווח והפסד של השנה שעברה שונה מזה שהדוח השתמש בו: פקודת הכנסה או הוצאה נוספה, שונתה או לא נרשמה. רווח שווה אינו שולל טעויות מקזזות, כמו הלוואת בעלים שנרשמה כהכנסה ומשיכה שנרשמה כהוצאה: בודקים את חשבונות ההכנסה וההוצאה המפורטים וגם פקודות הון ושנים קודמות, מתחילים בעמודת תחילת השנה ב-⁠Schedule L של השנה שעברה מול הספרים לאותו תאריך. פער שם התחיל לפני השנה שעברה.
5. פותחים את הספר לכל חשבון שונה בשנה הסגורה. משתמשים בהיסטוריית השינויים או ביומן הביקורת של הספרים, אם יש, כדי לרשום פקודות שתאריכן בשנה שעברה אבל הוזנו אחרי תאריך ההגשה, ומחפשים פקודות של מכין הדוחות שלא הגיעו.

אם הספרים התחילו בהקלדת יתרות פתיחה, בודקים גם את הפקודה הזו: יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.

איך מגלגלים עודפים קדימה?

עודפי הסגירה שווים ליתרת הפתיחה, ועוד הכנסה נטו לפי הספרים, בניכוי חלוקות, ועוד או פחות שינויים אחרים מפורטים. Schedule M-2 של טופס 1120 בנוי כך, מיתרת הפתיחה ליתרת הסיום, ומתיישב עם Schedule L, שורה 25 (הטופס).

ישויות אחרות מגלגלות קדימה באותו אופן את חשבונות ההון שלהן. שותפות עוקבת אחרי כל שותף: הון פתיחה, ועוד הזרמות הון, ועוד חלק בהכנסה נטו, בניכוי חלוקות. בעל עסק יחידני עוקב אחרי חשבון הון עצמי אחד של הבעלים, והמשיכות נשמרות בחשבון המשיכות. Schedule M-2 של חברת S הוא ה-⁠AAA, לא הגלגול הזה, ולכן נהלו לוח משלכם.

אם גלגול מסגירת השנה שעברה נותן פתיחה שונה ממה שהספרים מראים, ההפרש הוא הפער.

איך מתקנים את הספרים בלי לערוך את השנה שעברה?

דרך נפוצה לשמור על השנה שהוגשה שלמה היא פקודת תיקון שתאריכה היום הראשון של השנה הנוכחית, ולא שינוי בתוך השנה הסגורה. השנה הסגורה היא מה שהדוח שהוגש נבנה ממנו. עריכה שלה גורמת לספרים לסתור דוח שהוגש ומזיזה את הרווח של השנה שעברה בלי עקבות.

1. כותבים פקודה אחת לכל שורת מאזן שונה. הצד השני הולך לעודפים בחברה, להון העצמי של הבעלים בעסק יחידני, ולחשבון ההון של כל שותף בשותפות, מחולק כך שיתאים להון שהוגש. מכין הדוחות שלכם מאשר את החשבון.
2. מתארכים אותה ליום הראשון של השנה הזו ומתארים את המקור, למשל “פקודות סוף שנה של מכין הדוחות לפי מאזן בוחן מותאם”. שומרים את התיעוד.
3. משאירים חשבונות הכנסה והוצאה מחוץ לפקודה כשהדוח כבר כולל את הפריט. אחרת הרווח של השנה הזו סופג את העלות של השנה שעברה.
4. רושמים תשלומים מאוחרים מול ההתחייבות שהפקודה יצרה, לא כהוצאה חדשה, אחרת העלות נספרת פעמיים.
5. מפיקים מחדש את מאזן הפתיחה. הוא צריך להיות שווה ל-⁠Schedule L שהוגש, או שכל הפרש שנותר נרשם עם סיבה.
6. נועלים את השנה: תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.

הוראות טפסים ⁦1120-S⁩, 1120 ו-⁠1065 אינן קובעות תאריך או חשבון לפקודה הזו; זו פרקטיקה של הנהלת חשבונות ששומרת על השנה שהוגשה שלמה.

מתי הפרש אומר שצריך לתקן את הדוח עצמו?

הדוח עלול להיות שגוי כשהפער כולל פריט הכנסה או הוצאה ששינה את ההכנסה של השנה הסגורה. כשהפער הוא רק פריטי מאזן שהדוח כבר משקף, ההכנסה והניכויים בו לא מושפעים ומתקנים את הספרים.

אם מכין הדוחות אינו זמין עוד, CPA אחר או סוכן מס מורשה (enrolled agent) יכולים להשוות את הדוח שהוגש לספרים ולומר אם נדרש דוח מתוקן.

אם הדוח אכן צריך תיקון, חברת S מגישה טופס ⁦1120-S⁩ מתוקן, חברת C מגישה טופס ⁦1120-X⁩, ובעל עסק יחידני מגיש טופס ⁦1040-X⁩ (תיקון טעויות בהוצאות עסקיות). שותפות שכפופה לכללי הביקורת המרכזיים של שותפויות (שנים שמתחילות אחרי 2017) מגישה בדרך כלל בקשה להתאמה מנהלית (AAR), בחתימת נציג השותפות; שותפות שאינה כפופה מגישה טופס 1065 מתוקן (הוראות טופס ⁦1120-S⁩ וטופס 1065). שותפות כפופה אלא אם ויתרה על כך בדוח של אותה שנה שהוגש בזמן. רק שותפות שחייבת להמציא 100 טפסי Schedule K-1 או פחות יכולה לוותר, תוך ספירת כל בעל מניות של שותף שהוא חברת S, ורק אם כל שותף זכאי (אנשים פרטיים, חברות C, חברות S, עיזבונות של שותפים שנפטרו וחברות זרות מסוימות) (IRS: ויתור).

טופס ⁦1120-S⁩ או 1065 מתוקן מלווה בטפסי Schedule K-1 מתוקנים לכל בעלים שנתוני ה-⁠⁦K-1⁩ שלו משתנים, ואז ייתכן שהבעלים יצטרכו לתקן את הדוחות האישיים שלהם. ב-⁠AAR זה לא כך: התאמות שמועברות לשותפים נרשמות בטופס 8986, והשותפות משלמת כל תשלום חסר מיוחס (imputed underpayment) עם ה-⁠AAR אלא אם בחרה להעביר את כל ההתאמות לשותפיה (IRS: הגשת AAR). AAR נדרש בדרך כלל בתוך 3 שנים מהמאוחר מבין תאריך ההגשה או מועד ההגשה ללא הארכה, ובדרך כלל לא אחרי ש-⁠IRS מוציא הודעה על הליך מנהלי (notice of administrative proceeding; באותו עמוד). תביעת החזר בטופס ⁦1120-X⁩ או ⁦1040-X⁩ נדרשת בדרך כלל בתוך 3 שנים לאחר הגשת הדוח המקורי או 2 שנים לאחר תשלום המס, לפי המאוחר (הוראות טופס ⁦1120-X⁩ וטופס ⁦1040-X⁩). הדוחות האישיים של הבעלים ושאר העניינים: תיקון דוח עסקי שהוגש.

העברת הכנסה או הוצאה של שנה קודמת דרך הרווח של השנה הזו מציבה את הפריט בשנה הלא נכונה; שאלו את מכין הדוחות איך לטפל בפריט שחסר בשנה שהוגשה.

האם שינוי סוף השנה או שיטת החשבונאות משנה את העודפים של שנים קודמות?

לא בדוחות שכבר הוגשו: שנים קודמות נשארות כפי שהוגשו. הספרים עדיין יכולים להיפתח אחרת אחרי שינוי.

• סוף שנה. שנת מס חדשה יוצרת שנת מס קצרה, מהיום שאחרי שהשנה הישנה נסגרה ועד היום שלפני תחילת השנה החדשה (פרסום 538). העודפים מתגלגלים דרכה כמו כל תקופה אחרת. שותפויות וחברות S חייבות בדרך כלל להשתמש בשנת מס נדרשת, ולכן סוף שנה אחר אינו זמין לעיתים קרובות (פרסום 538). בחירת סוף שנה: שנת כספים או שנה קלנדרית.
• שיטת חשבונאות. שינוי הדוח משיטת מזומן לשיטת צבירה דורש אישור IRS (פרסום 538) ומבקשים אותו בטופס 3115, לא בדוח מתוקן (הוראות טופס ⁦1120-X⁩). חברת C, או שותפות עם שותף שהוא חברת C, חייבות לבצע את השינוי כשממוצע התקבולים ברוטו ל-⁠3 שנים עובר ⁦$32,000,000⁩; מוחרגים מכך עסקי חקלאות וחברות שירותים אישיים מזכות (qualified personal service corporations) (סעיף 448). בקשה אוטומטית מוגשת עם הדוח שהוגש בזמן לשנת השינוי, כולל הארכות, וההתאמה המשלימה לפי סעיף ⁦481(a)⁩ מתחילה באותה שנה, לא בשנים קודמות (הוראות טופס 3115). ניהול ספרים בשיטת צבירה כשהדוח נשאר בשיטת מזומן אינו משנה בפני עצמו את שיטת הדוח, אבל הרישומים צריכים ליישב בין הספרים לדוח (Reg. 1.446-1). בכל מקרה, המרת ספרי מזומן לצבירה מוסיפה חייבים וזכאים למאזן הפתיחה, ולכן הון הפתיחה יכול לזוז בהפרש. שינוי שיטה: מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.

תיקון טעות חישוב או רישום אינו שינוי בשיטת חשבונאות (פרסום 538). פריט שטופל באותו אופן שגוי בדוחות קודמים, כמו פחת שלא נלקח בשני דוחות רצופים או יותר, יכול להיות שאלה של שיטה: שאלו את מכין הדוחות לפני שמתקנים אותו.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חברת S: פקודות סוף השנה של מכין הדוחות לא הגיעו לספרים של הבעלים

ב-⁠Schedule L שהוגש, שורה 24, מופיעים עודפים של ⁦US$61,000⁩ בסוף השנה. הספרים של השנה הזו נפתחים ב-⁦US$84,000⁩, פער של ⁦US$23,000⁩. נניח שהחברה משתמשת בשיטת צבירה. מכין הדוחות רשם ⁦US$15,000⁩ פחת ו-⁦US$8,000⁩ הוצאות צבורות שהספרים של הבעלים לא קיבלו. נניח ששתי הפקודות שייכות לשנה שעברה, כך שהספרים והדוח היו תואמים בתחילתה, והרווח לפי הספרים של השנה שעברה גבוה ב-⁠⁦US$23,000⁩ מ-⁠Schedule ⁦M-1⁩, שורה 1.

מפיקים את המאזן של השנה שעברה וההפרשים מופיעים: הפחת הנצבר נמוך ב-⁠⁦US$15,000⁩ בספרים, וההתחייבויות הצבורות נמוכות ב-⁠⁦US$8,000⁩. יחד הם שווים לפער. הדוח היה נכון, ולכן רק הספרים משתנים. הפקודה, שתאריכה היום הראשון של השנה הזו: חיוב בעודפים ⁦US$23,000⁩, זיכוי בפחת נצבר ⁦US$15,000⁩, זיכוי בהוצאות צבורות ⁦US$8,000⁩. הספרים נפתחים עכשיו ב-⁠⁦US$61,000⁩. כשה-⁠⁦US$8,000⁩ משולמים, הם סוגרים את ההתחייבות ולא הופכים להוצאה חדשה.

LLC עם בעלים יחיד ב-⁠Schedule C: אין שורה בדוח להתאים אליה

ל-⁠Schedule C אין מאזן. דוח הסגירה ששמרו בשנה שעברה מראה נכסים של ⁦US$30,000⁩ והתחייבויות של ⁦US$12,000⁩, כלומר הון עצמי של הבעלים של ⁦US$18,000⁩. הספרים של היום מראים הון בסוף השנה שעברה של ⁦US$15,000⁩.

נניח שה-⁠LLC משתמשת בשיטת מזומן בספרים ובמס, ושהחומרים והציוד המתכלה נוצלו בחודש שבו נקנו, ולכן הם שייכים לשנה ששולמו בה (פרסום 538). בספר מופיע תשלום על חומרים וציוד של ⁦US$3,000⁩, שהוזן במרץ עם תאריך דצמבר. אם רישום התשלום מראה ינואר, הפקודה נוספה בטעות לשנה הסגורה אחרי ההגשה: מעבירים אותה לתאריך האמיתי וההון חוזר ל-⁠⁦US$18,000⁩. אם הוא מראה דצמבר, הספרים נכונים עכשיו, וייתכן ש-⁠Schedule C שהוגש השמיט ניכוי; אם לתקן היא שאלה לתיקון טעויות בהוצאות עסקיות.

LLC עם שני חברים הממוסה כשותפות: הסך תואם, החלוקה לא

הספרים מנוהלים בבסיס המס. Item L ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ מראה הון סגירה של ⁦US$70,000⁩ לשותף A ו-⁦US$70,000⁩ לשותף B, שווה ל-⁠Schedule L, שורה 21, של ⁦US$140,000⁩. גם הספרים מסתכמים ב-⁠⁦US$140,000⁩ אבל מראים את A ב-⁦US$77,500⁩ ואת B ב-⁦US$62,500⁩.

משיכה של ⁦US$15,000⁩ של שותף A נרשמה כהוצאה, אבל הדוח מציג אותה כחלוקה. כשהרווח מחולק שווה בשווה, ההון של כל שותף ירד ב-⁠⁦US$7,500⁩ במקום שההון של A ירד ב-⁠⁦US$15,000⁩. התיקון הוא פקודה אחת ביום הראשון של השנה הזו: חיוב בהון של A ב-⁠⁦US$7,500⁩, זיכוי בהון של B ב-⁠⁦US$7,500⁩. הסך אינו זז. אילו הדוח ניכה גם הוא את המשיכה כהוצאה, נתוני ההון בו היו תואמים לספרים, ההכנסה בו עשויה להיות נמוכה מדי, והוא עשוי להצריך תיקון, אלא אם התשלום היה תשלום מובטח, שנקבע בלי קשר להכנסת השותפות ומנוכה בטופס 1065, שורה 10 (הוראות טופס 1065).

המצב שלכם שונה?

• לפער יש יותר מסיבה אחת, הוא נמשך כמה שנים, אי אפשר למצוא את הפקודות של מכין הדוחות, מלווה או קונה רוצים שהספרים יתיישבו עם הדוח, או ש-⁠IRS כתב על הדוח: ייתכן שצריך לבנות את הספרים מחדש מהדוחות שהוגשו ומדפי החשבון, ומישהו צריך להחליט אם פקודת תיקון אחת מספיקה ואם דוח כלשהו דורש תיקון. ראו הנהלת חשבונות כשהספרים והדוח סותרים זה את זה.
• החלפתם רואה חשבון או תוכנה ויש לכם רק דוחות של השנה שעברה: ראו יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.
• חשבון Opening Balance Equity גדול או שלילי: ראו Opening Balance Equity.
• ההון העצמי של הבעלים נהיה שלילי אחרי משיכות: ראו הון עצמי שלילי של בעלים.
• Schedule L של חברת S לא מתאזן לפני ההגשה: ראו המדריך למאזן של חברת S.
• הדוח היה שגוי וטפסי ⁦K-1⁩ כבר יצאו: ראו תיקון דוח עסקי שהוגש.
• ה-⁠LLC שינתה את אופן המיסוי שלה (למשל בחירה בחברת S) או שאתם מגדירים חשבונות הון ב-⁠LLC: ראו ספרים אחרי בחירה בחברת S וחשבונות הון עצמי ב-⁠LLC.