Bénéfices non répartis différents de la déclaration : correction

Pourquoi mes bénéfices non répartis ne concordent-ils pas avec la déclaration de l'an dernier?

Les bénéfices non répartis ou l'avoir du propriétaire dans les livres de cette année devraient s'ouvrir au montant avec lequel les livres de l'an dernier ont été clos, et le bilan de la déclaration produite devait provenir de ces livres. Les bénéfices non répartis sont le profit que l'entreprise a gardé après les distributions. L'annexe L est le bilan d'une déclaration d'entreprise; les instructions du formulaire 1120-S, du formulaire 1120 et du formulaire 1065 disent toutes qu'elle devrait concorder avec les livres et les registres.

Lorsque les deux diffèrent, la cause habituelle est que les livres ont changé après l'établissement de la déclaration, ou que la déclaration a été établie à partir d'écritures que les livres du propriétaire n'ont jamais contenues, comme les ajustements de fin d'année d'un préparateur.

Les capitaux propres sont l'actif moins le passif; la Publication 583 les appelle l'avoir net. Cela indique où chercher :

• Les capitaux propres totaux diffèrent. Le solde d'un actif ou d'un passif diffère, parce qu'une écriture a été passée dans un jeu de livres mais pas dans l'autre, ou qu'une année close a été modifiée.
• Les capitaux propres totaux concordent, mais pas leurs composantes. De l'argent se trouve dans le mauvais compte, par exemple un retrait inscrit comme dépense ou un dépôt du propriétaire inscrit comme revenu.

Le dossier n'est pas simple lorsque l'écart a plus d'une cause, remonte à plus d'une année, que les écritures du préparateur sont introuvables, que la cause change les revenus ou les déductions d'une déclaration produite, qu'un prêteur ou un acheteur exige que les livres concordent avec la déclaration, ou que l'IRS a écrit au sujet de la déclaration.

À rassembler avant de commencer :

• La déclaration produite de l'an dernier, avec les annexes L, M-1 et M-2 lorsqu'elle en comporte.
• La balance de vérification ajustée du préparateur (le solde de chaque compte après les écritures de fin d'année) et les écritures de journal de fin d'année.
• Le bilan d'ouverture de cette année et le grand livre de l'an dernier.
• Les relevés de fin d'année des comptes bancaires, des cartes et des prêts.
• Les registres des retraits ou des distributions du propriétaire.

Le solde d'ouverture de cette année doit-il égaler le solde de clôture de l'an dernier?

Oui. Les comptes du bilan se reportent tels quels; seuls les profits et les pertes repartent à zéro. La Publication 583 indique qu'un système à partie double ferme les comptes de revenus et de dépenses à la fin de chaque année d'imposition, tandis que les comptes d'actif, de passif et d'avoir net restent ouverts en permanence.

Les formulaires s'y attendent aussi. Les instructions du formulaire 1065 indiquent que l'actif total de début doit généralement égaler l'actif total de fin de l'année précédente, avec un état qui explique tout écart. L'annexe C demande une explication lorsque les stocks de début diffèrent des stocks de clôture de l'an dernier.

Une différence entre le résultat comptable et le revenu imposable n'est pas en soi une raison pour que les livres diffèrent de l'annexe L : l'annexe M-1 rapproche le résultat selon les livres du résultat selon la déclaration.

Où se trouvent les bénéfices non répartis dans le bilan de la déclaration, et quel chiffre comparer?

Comparez la colonne de fin d'année de l'annexe L, le bilan selon les livres, où figurent les bénéfices non répartis ou le capital. La ligne dépend de l'entité.

Une LLC à membre unique qui a choisi d'être imposée comme une société produit une déclaration de société; utilisez donc la ligne de la société de type S ou de type C (instructions de l'annexe C).

Une petite entité qui répond Oui à la question d'exemption de l'annexe L de sa déclaration peut n'avoir aucun bilan à faire concorder; utilisez le rapport de clôture de l'an dernier tiré des livres. Qui y a droit : annexe L d'une déclaration de société.

Le compte des ajustements cumulés d'une société de type S est-il la même chose que les bénéfices non répartis?

Non. Le compte des ajustements cumulés (AAA) de l'annexe M-2 du formulaire 1120-S est un compte fiscal. Les instructions indiquent qu'il reflète généralement le revenu net cumulé non distribué et qu'il est à zéro le premier jour de la première année de société de type S. Il sert à établir l'effet fiscal des distributions, et les instructions recommandent à toute société de type S de le tenir.

Les bénéfices non répartis de l'annexe L, ligne 24, sont un chiffre comptable qui suit les livres, pas la date du choix. Les deux peuvent légitimement différer; un écart entre eux n'est donc pas en soi une erreur. Pourquoi ils diffèrent et comment vérifier : bilan d'une société de type S qui ne balance pas. Inscrire les distributions pour que l'annexe L reste exacte : distributions d'une société de type S.

Qu'est-ce qui cause l'écart?

Une écriture figure dans un jeu de livres mais pas dans l'autre, ou de l'argent s'est retrouvé dans le mauvais compte. Le tableau associe chaque cause à ce qui se voit et à l'endroit où chercher.

Comment trouver l'écart, compte par compte?

Comparez le bilan de l'an dernier tiré de la déclaration produite avec le bilan à la même date dans les livres d'aujourd'hui, ligne par ligne, puis retracez chaque différence.

1. Obtenez les soldes à partir desquels la déclaration a été établie : la balance de vérification ajustée du préparateur, ou la colonne de fin d'année de l'annexe L s'il n'y a rien d'autre.
2. Produisez le bilan d'aujourd'hui à la date de clôture de l'an dernier et regroupez les comptes selon les lignes de l'annexe L : encaisse, comptes clients, stocks, actifs amortissables moins l'amortissement cumulé, comptes fournisseurs, prêts et capitaux propres.
3. Listez chaque ligne qui diffère et de combien. Les différences d'actif moins les différences de passif doivent égaler l'écart des capitaux propres. Sinon, une ligne se cache encore.
4. Comparez le profit de l'an dernier dans les livres d'aujourd'hui avec le résultat net selon les livres de l'annexe M-1, ligne 1, de l'an dernier, lorsque la déclaration en comporte une. Un profit inégal signifie que l'état des résultats de l'an dernier diffère de celui que la déclaration a utilisé : une écriture de revenu ou de dépense a été ajoutée, modifiée ou jamais passée. Un profit égal n'exclut pas des erreurs qui se compensent, comme un prêt du propriétaire inscrit comme revenu et un retrait inscrit comme dépense : vérifiez les comptes détaillés de revenus et de dépenses ainsi que les écritures de capitaux propres et les années antérieures, en commençant par la colonne de début d'année de l'annexe L de l'an dernier comparée aux livres à cette date. Un écart à cet endroit a commencé avant l'an dernier.
5. Ouvrez le grand livre de chaque compte qui diffère dans l'année close. Servez-vous de l'historique des modifications ou du journal d'audit des livres, s'il en tient un, pour lister les écritures datées de l'an dernier mais saisies après la date de production, et cherchez les écritures du préparateur qui ne sont jamais arrivées.

Si les livres ont été démarrés en saisissant des soldes d'ouverture, vérifiez aussi cette écriture : soldes d'ouverture après un changement de comptable.

Comment reporter les bénéfices non répartis à l'année suivante?

Les bénéfices non répartis de clôture égalent le solde d'ouverture, plus le résultat net selon les livres, moins les distributions, plus ou moins les autres variations détaillées. L'annexe M-2 du formulaire 1120 est construite ainsi, du solde de début au solde de fin, et correspond à l'annexe L, ligne 25 (formulaire).

Les autres entités reportent leurs soldes de la même façon sur leurs propres comptes de capitaux propres. Une société de personnes suit chaque associé : capital de début, plus les apports, plus la part du résultat net, moins les distributions. Un entrepreneur individuel suit un compte d'avoir du propriétaire, les retraits étant gardés dans le compte de retraits. L'annexe M-2 d'une société de type S est l'AAA, et non ce report; tenez donc votre propre tableau.

Si le report à partir de la clôture de l'an dernier donne une ouverture différente de celle que montrent les livres, la différence est l'écart.

Comment corriger les livres sans modifier l'an dernier?

Une façon courante de garder intacte l'année produite est une écriture de correction datée du premier jour de l'année en cours, et non une modification à l'intérieur de l'année close. L'année close est celle à partir de laquelle la déclaration produite a été établie. La modifier fait diverger les livres d'une déclaration produite et déplace le profit de l'an dernier sans laisser de trace.

1. Faites une écriture par ligne de bilan qui diffère. L'autre côté va aux bénéfices non répartis pour une société, à l'avoir du propriétaire pour un entrepreneur individuel, et au compte de capital de chaque associé pour une société de personnes, réparti pour correspondre au capital produit. Votre préparateur confirme le compte.
2. Datez-la du premier jour de cette année et décrivez la source, par exemple « écritures de fin d'année du préparateur selon la balance de vérification ajustée ». Gardez les pièces justificatives.
3. Gardez les comptes de revenus et de dépenses hors de l'écriture lorsque la déclaration inclut déjà l'élément. Sinon, le profit de cette année absorbe le coût de l'an dernier.
4. Inscrivez les paiements ultérieurs en réduction du passif créé par l'écriture, et non comme une nouvelle dépense, sinon le coût compte deux fois.
5. Reproduisez le bilan d'ouverture. Il devrait égaler l'annexe L produite, ou chaque différence restante devrait être listée avec une raison.
6. Verrouillez l'année : date de clôture après la production des déclarations.

Les instructions des formulaires 1120-S, 1120 et 1065 ne fixent ni date ni compte pour cette écriture; c'est une pratique de tenue de livres qui garde intacte l'année produite.

Quand une différence signifie-t-elle que la déclaration elle-même doit être modifiée?

La déclaration peut être erronée lorsque l'écart comprend un élément de revenu ou de dépense qui change le revenu de l'année close. Lorsque l'écart ne vient que d'éléments du bilan que la déclaration reflète déjà, son revenu et ses déductions ne sont pas touchés et ce sont les livres qu'on corrige.

Si le préparateur n'est plus disponible, un autre CPA ou un agent inscrit peut comparer la déclaration produite avec les livres et dire si une déclaration modifiée est nécessaire.

Si la déclaration doit vraiment être corrigée, une société de type S produit un formulaire 1120-S modifié, une société de type C produit le formulaire 1120-X, et un entrepreneur individuel produit le formulaire 1040-X (modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise). Une société de personnes soumise aux règles centralisées de vérification des sociétés de personnes (années commençant après 2017) produit généralement une demande d'ajustement administratif (AAR), signée par son représentant de la société de personnes; celle qui n'y est pas soumise produit un formulaire 1065 modifié (instructions du formulaire 1120-S et du formulaire 1065). Une société de personnes y est soumise, sauf si elle a choisi de s'en exclure dans la déclaration de cette année-là produite à temps. Seule une société de personnes tenue de remettre 100 annexes K-1 ou moins peut choisir de s'exclure, en comptant chaque actionnaire d'un associé qui est une société de type S, et seulement si chaque associé est admissible (particuliers, sociétés de type C, sociétés de type S, successions d'associés décédés et certaines sociétés étrangères) (IRS : choisir de s'exclure).

Un formulaire 1120-S ou 1065 modifié s'accompagne d'annexes K-1 modifiées pour tout propriétaire dont les chiffres du K-1 changent, et les propriétaires peuvent alors devoir modifier leurs propres déclarations. Ce n'est pas le cas d'une AAR : les ajustements transmis aux associés vont sur le formulaire 8986, et la société de personnes paie toute insuffisance de paiement imputée avec l'AAR, sauf si elle choisit de transmettre tous les ajustements à ses associés (IRS : production d'une AAR). Une AAR est généralement due dans les 3 ans suivant la plus tardive des dates entre la date de production et la date d'échéance sans prolongation, et généralement pas après que l'IRS a émis un avis de procédure administrative (même page). Une demande de remboursement sur le formulaire 1120-X ou 1040-X est généralement due dans les 3 ans après la production de la déclaration initiale ou 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (instructions du formulaire 1120-X et du formulaire 1040-X). Les déclarations des propriétaires et le reste : corriger une déclaration d'entreprise produite.

Faire passer le revenu ou la dépense d'une année antérieure dans le profit de cette année place l'élément dans la mauvaise année; demandez au préparateur comment traiter un élément manquant dans une année produite.

Changer ma fin d'exercice ou ma méthode comptable change-t-il les bénéfices non répartis des années antérieures?

Pas dans les déclarations déjà produites : les années antérieures restent telles qu'elles ont été produites. Les livres peuvent quand même s'ouvrir différemment après un changement.

• Fin d'exercice. Une nouvelle année d'imposition crée une année d'imposition courte, qui va du lendemain de la clôture de l'ancienne année à la veille du début de la nouvelle (Publication 538). Les bénéfices non répartis la traversent comme n'importe quelle autre période. Les sociétés de personnes et les sociétés de type S doivent généralement utiliser une année d'imposition obligatoire; une autre fin d'exercice n'est donc souvent pas possible (Publication 538). Choisir une fin d'exercice : exercice ou année civile.
• Méthode comptable. Passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice dans la déclaration exige l'approbation de l'IRS (Publication 538) et se demande sur le formulaire 3115, pas sur une déclaration modifiée (instructions du formulaire 1120-X). Une société de type C, ou une société de personnes dont un associé est une société de type C, doit faire le changement dès que la moyenne de ses recettes brutes sur 3 ans dépasse 32 000 000 $; les entreprises agricoles et les sociétés de services personnels admissibles sont exclues (article 448). Une demande automatique accompagne la déclaration de l'année du changement produite à temps, prolongations comprises, et l'ajustement de rattrapage de l'article 481(a) commence cette année-là, pas pendant les années antérieures (instructions du formulaire 3115). Tenir des livres selon la méthode d'exercice pendant que la déclaration reste selon la méthode de caisse ne change pas en soi la méthode de la déclaration, mais les registres doivent rapprocher les livres de la déclaration (Règlement du Trésor américain 1.446-1). Dans les deux cas, convertir des livres de caisse en livres d'exercice ajoute les comptes clients et fournisseurs au bilan d'ouverture; les capitaux propres d'ouverture peuvent donc varier de la différence. Changement de méthode : passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Corriger une erreur de calcul ou de report n'est pas un changement de méthode comptable (Publication 538). Un élément traité de la même mauvaise façon dans des déclarations passées, comme un amortissement jamais pris sur deux déclarations consécutives ou plus, peut être une question de méthode : demandez au préparateur avant de corriger.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Société de type S : les écritures de fin d'année du préparateur ne sont jamais arrivées dans les livres du propriétaire

L'annexe L produite, ligne 24, montre des bénéfices non répartis de 61 000 $ US à la fin de l'année. Les livres de cette année s'ouvrent à 84 000 $ US, un écart de 23 000 $ US. Supposons que la société utilise la méthode d'exercice. Le préparateur avait passé 15 000 $ US d'amortissement et 8 000 $ US de charges à payer que les livres du propriétaire n'ont jamais reçus. Supposons que les deux écritures appartiennent à l'an dernier; les livres et la déclaration concordaient donc au début, et le profit comptable de l'an dernier est de 23 000 $ US de plus que l'annexe M-1, ligne 1.

Produisez le bilan de l'an dernier et les différences apparaissent : l'amortissement cumulé est de 15 000 $ US plus bas dans les livres, et les charges à payer sont de 8 000 $ US plus basses. Ensemble, elles égalent l'écart. La déclaration était exacte; seuls les livres changent. L'écriture, datée du premier jour de cette année : débit des bénéfices non répartis de 23 000 $ US, crédit de l'amortissement cumulé de 15 000 $ US, crédit des charges à payer de 8 000 $ US. Les livres s'ouvrent maintenant à 61 000 $ US. Lorsque les 8 000 $ US sont payés, ils règlent le passif au lieu de devenir une nouvelle dépense.

LLC à membre unique à l'annexe C : aucune ligne de la déclaration à faire concorder

L'annexe C n'a pas de bilan. Le rapport de clôture sauvegardé l'an dernier montre un actif de 30 000 $ US et un passif de 12 000 $ US, donc un avoir du propriétaire de 18 000 $ US. Les livres d'aujourd'hui montrent un avoir de 15 000 $ US à la fin de l'an dernier.

Supposons que la LLC utilise la méthode de caisse pour ses livres et son impôt, et que les fournitures ont été utilisées pendant le mois de leur achat; elles appartiennent donc à l'année où elles ont été payées (Publication 538). Le grand livre montre un paiement de fournitures de 3 000 $ US, saisi en mars avec une date de décembre. Si le registre de paiement indique janvier, l'écriture a été ajoutée à tort à l'année close après la production : replacez-la à sa vraie date et l'avoir revient à 18 000 $ US. S'il indique décembre, les livres sont maintenant exacts et l'annexe C produite peut avoir omis une déduction; la question de savoir s'il faut modifier relève de modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise.

LLC à deux membres imposée comme une société de personnes : le total concorde, pas la répartition

Les livres sont tenus selon le coût de base fiscal. La rubrique L de l'annexe K-1 montre un capital de fin de 70 000 $ US pour l'associé A et de 70 000 $ US pour l'associé B, ce qui égale l'annexe L, ligne 21, de 140 000 $ US. Les livres totalisent aussi 140 000 $ US, mais montrent A à 77 500 $ US et B à 62 500 $ US.

Le retrait de 15 000 $ US de l'associé A a été inscrit comme dépense, mais la déclaration le montre comme une distribution. Avec un partage égal des bénéfices, le capital de chaque associé a baissé de 7 500 $ US au lieu que celui de A baisse de 15 000 $ US. La correction est une seule écriture au premier jour de cette année : débit du capital de A de 7 500 $ US, crédit du capital de B de 7 500 $ US. Le total ne bouge pas. Si la déclaration avait aussi déduit le retrait comme dépense, ses chiffres de capital concorderaient avec les livres, son revenu pourrait être trop bas, et elle pourrait devoir être modifiée, sauf si le paiement était vraiment un paiement garanti, qui est établi sans égard au revenu de la société de personnes et déduit à la ligne 10 du formulaire 1065 (instructions du formulaire 1065).

Votre situation est différente?

• L'écart a plus d'une cause, remonte à plusieurs années, les écritures du préparateur sont introuvables, un prêteur ou un acheteur veut que les livres concordent avec la déclaration, ou l'IRS a écrit au sujet de la déclaration : les livres devront peut-être être reconstitués à partir des déclarations produites et des relevés, et quelqu'un doit décider si une seule écriture de correction suffit et si une déclaration doit être modifiée. Voyez tenue de livres quand les livres et la déclaration ne concordent pas.
• Vous avez changé de comptable ou de logiciel et vous n'avez que les rapports de l'an dernier : voyez soldes d'ouverture après un changement de comptable.
• Un compte Opening Balance Equity (solde d'ouverture des capitaux propres) élevé ou négatif : voyez Opening Balance Equity.
• L'avoir du propriétaire est devenu négatif après des retraits : voyez avoir du propriétaire négatif.
• L'annexe L d'une société de type S ne balance pas avant la production : voyez le guide sur le bilan d'une société de type S.
• Une déclaration était erronée et des K-1 ont été remis : voyez corriger une déclaration d'entreprise produite.
• La LLC a changé son mode d'imposition (par exemple un choix de société de type S) ou vous mettez en place des comptes de capitaux propres de LLC : voyez les livres après le choix de société de type S et comptes de capitaux propres d'une LLC.