Schedule L (balance general): cuándo lo exige su declaración

¿Mi declaración 1120-S, 1120 o 1065 necesita el balance general del Schedule L?

Sí, salvo que la declaración cumpla una prueba para declarantes pequeños. El Form 1120-S, el Form 1120 y el Form 1065 incluyen cada uno el Schedule L, "Balance Sheets per Books" (balances generales según la contabilidad). Una corporación con ingresos totales y activos totales al cierre del año, ambos por debajo de $250,000, responde Sí en la declaración y lo omite. Una sociedad de personas necesita ingresos por debajo de $250,000, activos por debajo de $1,000,000, K-1 presentados y entregados a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las prórrogas, y ningún Schedule M-3 presentado ni exigido. Todos los demás declarantes completan el Schedule L, y debe coincidir con la contabilidad (instrucciones del Form 1120-S).

La declaración no crea un balance general: el Schedule L copia el que está en su contabilidad. Un negocio que solo tiene un informe de pérdidas y ganancias o una hoja de cálculo con el estado de cuenta bancario debe armar primero ese balance general.

Un propietario único, o una LLC de un solo miembro que no ha elegido tributar como corporación, normalmente declara en la declaración personal del propietario y no tiene Schedule L. Consulte qué declaraciones presenta su negocio.

El caso es sencillo cuando la contabilidad cuadra, coincide con el banco al cierre del año y parte de los saldos finales presentados el año anterior. Requiere criterio profesional cuando:

• La contabilidad es de efectivo, de partida simple o una hoja de cálculo sin balance general.
• Un preparador cobró un extra por «armar el balance general» o usted no sabe qué incluye la cotización.
• Los saldos iniciales no coinciden con el Schedule L presentado el año anterior.
• Los préstamos, los aportes y las distribuciones de los propietarios están mezclados.
• También faltan años anteriores o la declaración ya está atrasada.
• Los activos al cierre del año llegan a $10,000,000, o una elección S terminó durante el año.

Reúna primero lo siguiente: los estados de cuenta de bancos, tarjetas y préstamos al cierre del año; la lista de equipos con la depreciación acumulada; la declaración del año anterior con su Schedule L y sus K-1; y lo que cada propietario aportó y retiró durante el año.

¿Quién puede omitir el Schedule L y qué más se omite?

Un declarante omite el Schedule L solo si responde Sí a la pregunta de su propia declaración, y deben cumplirse todas las condiciones. «Por debajo de» significa menos que: una declaración que está exactamente en el límite no califica. El Schedule M-1 concilia la utilidad contable con el ingreso de la declaración.

Fuentes: Form 1120-S, Form 1120 y Form 1065.

Los ingresos totales son brutos, no la utilidad. En el Form 1120-S son los ingresos brutos o ventas, todos los demás ingresos y el ingreso o la ganancia neta que se reporta en el Schedule K y el Form 8825, como alquileres brutos, intereses, dividendos, regalías y ganancias (instrucciones del Form 1120-S). Un negocio con ventas modestas pero con alquileres o ganancias grandes puede no pasar la prueba de ingresos. Las instrucciones del Form 1065 definen los activos totales como el monto que se reporta en el apartado F. Para una corporación, use la misma base: los activos totales al cierre del año según el método contable que la contabilidad usa regularmente (apartado F; apartado D en el Form 1120).

Una corporación S que omite el Schedule L igual anota el apartado F con los datos de su contabilidad.

¿El IRS exige estados financieros preparados por un CPA, revisados o auditados?

No. Las instrucciones del Schedule L de los Forms 1120-S, 1120 y 1065 piden que el Schedule L coincida con los libros y registros. No mencionan ningún requisito de auditoría, revisión ni compilación (instrucciones del Form 1120-S, del Form 1120 y del Form 1065).

Un banco, un inversionista o un comprador puede pedir estados financieros revisados o preparados por un CPA. Esa solicitud viene de ellos, no de la declaración. Consulte los estados financieros que pide un banco para un préstamo.

¿Qué significa «balance general según los libros» («balance sheet per books»)?

«Según los libros» significa el balance general que los propios libros y registros de la entidad que presenta la declaración muestran al inicio y al final del año fiscal, no una cifra calculada para la declaración. Las instrucciones dicen que debe coincidir con los libros y registros, y que los activos totales siguen el método contable que los libros usan regularmente (instrucciones del Form 1120-S). La entidad es la corporación S, la corporación C o la sociedad de personas misma, no las cuentas personales de sus propietarios.

Las diferencias entre la utilidad contable y la declaración se concilian en el Schedule M-1, no cambiando el Schedule L. Una sociedad de personas adjunta una declaración explicativa de cualquier diferencia entre su Schedule L y su contabilidad (instrucciones del Form 1065).

¿Puedo completar el Schedule L con contabilidad de efectivo o una hoja de cálculo?

Muchas veces sí, si los registros permiten producir un balance general. Las instrucciones del Schedule L no exigen contabilidad por acumulación ni un programa en particular: el Schedule L sigue la contabilidad, y los activos totales siguen el método que la contabilidad usa regularmente. Con el método de efectivo, el ingreso generalmente cuenta cuando se recibe de hecho o de forma constructiva (se acredita en su cuenta o queda a su disposición) y los gastos cuando se pagan, salvo que un costo pagado por adelantado generalmente cuenta solo en el año al que corresponde (Publication 538). Por eso, un balance general de efectivo normalmente no muestra cuentas por cobrar ni por pagar, aunque el efectivo acreditado al cierre del año y los costos pagados por adelantado sí pueden figurar en él. El efectivo y el capital de los propietarios siempre aparecen, junto con los equipos y los préstamos que haya. Si su negocio puede usar el método de efectivo para efectos fiscales es otra pregunta: consulte contabilidad de efectivo y declaración por acumulación y efectivo o acumulación en un negocio pequeño.

La brecha más común es una hoja de cálculo que solo lista ingresos y gastos. Un sistema de partida simple se basa en el estado de resultados. Un sistema de partida doble lleva cuentas de activos, pasivos y patrimonio, y se cuadra solo (Publication 583). Un juego de cierre del año son dos informes de la misma contabilidad conciliada: el estado de resultados del año y el balance general del último día. El Schedule L necesita el segundo; para la rutina de cierre, consulte la lista de verificación del cierre del año. Para armar el balance general a partir de registros de ingresos y gastos:

1. Tome los saldos iniciales del Schedule L presentado el año anterior o, si esa declaración lo omitió, de los saldos al cierre del año anterior en la contabilidad. Una entidad nueva no tiene una declaración previa que copiar: parta de los primeros aportes de los propietarios y del saldo bancario inicial, y consulte el saldo de apertura del patrimonio si el programa los dejó en una cuenta comodín.
2. Fije el efectivo con los estados de cuenta bancarios al cierre del año, después de conciliar cada cuenta.
3. Fije los préstamos y los saldos de tarjetas con los estados de cuenta de los prestamistas al cierre del año.
4. Fije los equipos y la depreciación acumulada con la lista de activos.
5. Agregue todos los demás activos y pasivos que reconoce el método de la contabilidad, como inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, depósitos, pagos por adelantado e impuestos por pagar, cada uno verificado con sus registros.
6. Avance el patrimonio desde el saldo inicial con los aportes de los propietarios, la utilidad neta según la contabilidad y las distribuciones. Consulte utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año anterior para ver el avance y cómo encontrar una diferencia.
7. Verifique que los activos totales menos los pasivos totales sean iguales a ese patrimonio final.

Si el paso 7 no cuadra, compare cada saldo de activos, pasivos y patrimonio con sus registros antes de presentar. Un asiento forzado a las utilidades retenidas solo esconde la diferencia. Si el balance general no cuadra, consulte balance general de una corporación S que no cuadra. Si hay meses o años sin ningún registro, consulte reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios.

¿Qué va en cada parte del Schedule L?

El Schedule L enumera los activos, los pasivos y el patrimonio de los propietarios, cada uno al inicio y al final del año. Estas son las líneas principales del Form 1120-S y del Form 1065.

El Form 1120 usa las líneas del 1120-S hasta la línea 21. Después divide el capital social en acciones preferentes y ordinarias (línea 22) y las utilidades retenidas en apropiadas (línea 24) y no apropiadas (línea 25); el total de pasivos y patrimonio de los accionistas es la línea 28. Las distribuciones no tienen una línea propia: en la contabilidad reducen las utilidades retenidas o el capital de los socios. Consulte cómo registrar las distribuciones de una corporación S.

¿Qué cifras del Schedule L deben coincidir con el resto de la declaración?

Los activos totales, los préstamos de los propietarios y la columna inicial deben coincidir con otras partes de la declaración o con la del año anterior.

En el Form 1120-S, el Schedule M-2 sigue la cuenta de ajustes acumulados, una cuenta fiscal. No es lo mismo que las utilidades retenidas contables del Schedule L, y ambas pueden diferir. Fuentes: instrucciones del Form 1120-S, instrucciones del Form 1065, Form 1120.

Si los saldos iniciales o las utilidades retenidas no coinciden con el año anterior, consulte utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año anterior. Para los préstamos de los propietarios en el balance general, consulte préstamos a accionistas en el balance general.

¿Qué cambia para una sociedad de personas, una contabilidad en moneda extranjera o el Schedule M-3?

Una sociedad de personas muestra cuentas de capital de los socios en lugar de acciones y utilidades retenidas; una sociedad de personas con contabilidad en moneda extranjera reporta en dólares estadounidenses; y con el tamaño del Schedule M-3, las reglas dependen de qué estados financieros existen.

• Sociedad de personas. El patrimonio son las cuentas de capital de los socios (línea 21), no acciones ni utilidades retenidas. Los préstamos de socios van en la línea 19a. Los activos no pueden reducirse con los pasivos ni mostrarse como un monto negativo (instrucciones del Form 1065). Consulte las cuentas de capital de los socios.
• Contabilidad en moneda extranjera. Una sociedad de personas generalmente reporta el Schedule L en dólares estadounidenses, convirtiendo su contabilidad conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados de EE. UU. Si ella o una unidad de negocio calificada usa el método de transacciones separadas aproximadas en dólares estadounidenses, el Schedule L muestra en cambio el balance general fiscal convertido conforme a la sección 1.985-3(d) de las Regulations (instrucciones del Form 1065). Las instrucciones para corporaciones no dan una regla de conversión aparte para el Schedule L.
• Schedule M-3. Una corporación S con $10,000,000 o más de activos totales el último día del año debe presentar el Schedule M-3 (instrucciones del Form 1120-S); una corporación C, con $10,000,000 (instrucciones del Form 1120); y una sociedad de personas, con $10,000,000 de activos o $35,000,000 de ingresos, entre otros factores (instrucciones del Form 1065). Para probar el factor de activos, los activos totales se miden con un método de acumulación general, a menos que la declaración use el método de efectivo general y ninguna entidad incluible prepare estados financieros por acumulación ni esté incluida en ellos. Quien presenta el Schedule M-3 debe mostrar en el Schedule L los montos que no están sobre base fiscal si preparó estados financieros que no están sobre base fiscal para cualquier fin, y cuentan los estados preparados y presentados a la gerencia, los acreedores, los propietarios, los reguladores u otros terceros (instrucciones del Schedule M-3 del Form 1120-S, del Form 1120 y del Form 1065). Qué estados existen decide qué muestra el Schedule L, así que este es un caso para ayuda con impuestos corporativos.

¿Qué pasa si no tengo balance general al momento de presentar, o si mi preparador cotiza por armarlo?

Si el Schedule L es obligatorio, la declaración lo necesita. Una declaración que no muestra toda la información exigida puede recibir una multa por presentación tardía, y la causa razonable puede eximirla (instrucciones del Form 1120-S, instrucciones del Form 1065). Para una corporación S es $260 por accionista por cada mes o fracción de mes, hasta 12 meses. Para una sociedad de personas es $260 por socio, hasta 12 meses. Los montos se ajustan cada año (Rev. Proc. 2025-32); estos corresponden al año fiscal que muestra esta página, y una declaración de un año anterior puede tener un monto menor. Si una corporación S debe impuestos, se suma otra multa basada en el impuesto sin pagar por presentar tarde la declaración (instrucciones del Form 1120-S). Quien presenta el Form 1120 solo enfrenta ese tipo de multa, un porcentaje del impuesto sin pagar por presentar tarde la declaración; consulte multas por presentación y pago tardíos.

El Form 7004 aplaza la fecha de presentación, generalmente por seis meses. No prorroga el plazo para pagar el impuesto que se deba (instrucciones del Form 7004). Use ese tiempo para armar el balance general, no para omitirlo:

1. Revise la prueba para declarantes pequeños de arriba. Si se aplica, no hay ningún Schedule L que armar.
2. Si no se aplica y necesita más tiempo, presente el Form 7004 a más tardar en la fecha de vencimiento normal. Para un declarante con año calendario, esa fecha es 15 de marzo para una corporación S, 15 de marzo para una sociedad de personas y 15 de abril del año siguiente para una corporación C.
3. Reconstruya los saldos al cierre del año a partir de los estados de cuenta bancarios y de préstamos y de la declaración presentada el año anterior, con los pasos de arriba.
4. Presente con un Schedule L que coincida con la contabilidad.

Antes de aceptar una cotización por «armar el balance general», pregunte qué incluye: solo el schedule, o también la contabilidad conciliada que hay debajo. El Schedule L solo reporta lo que contiene la contabilidad, así que los meses sin registrar, las muchas cuentas y préstamos, los saldos iniciales que hay que reconstruir con la declaración del año anterior y los años anteriores sin registrar suman trabajo. Consulte cuánto cuesta ponerse al día con la contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una corporación S por debajo de ambos límites

Una corporación S tiene $180,000 de ingresos totales y $90,000 de activos totales al cierre del año. Ambas cifras están por debajo de $250,000, así que responde Sí a la pregunta 11 del Schedule B y omite los Schedules L y M-1. Igual anota $90,000 en el apartado F con los datos de su contabilidad, y el formulario no exime el Schedule M-2.

La misma corporación crece

Al año siguiente los ingresos llegan a $320,000 y los activos al cierre del año son $60,000. Los ingresos superan $250,000, así que la pregunta 11 es No y la corporación completa los Schedules L y M-1 con su contabilidad. La declaración del año anterior no tenía Schedule L que copiar, así que la columna inicial sale de los saldos al cierre del año en la contabilidad: activos totales de $90,000 al inicio y $60,000 al final. Conservar los saldos al cierre de cada año, incluso en un año que omite el schedule, es lo que hace posible este año.

Una LLC de dos miembros que tributa como sociedad de personas

Una LLC que tributa como sociedad de personas tiene $200,000 de ingresos y $1,200,000 de activos de alquiler. Los ingresos están por debajo de $250,000, pero los activos no están por debajo de $1,000,000, así que la pregunta 4 es No. Completa los Schedules L, M-1 y M-2 y el apartado F, con los activos totales en la línea 14 y el capital de los miembros en la línea 21.

¿Su caso es distinto?

• Su contabilidad está en una hoja de cálculo o es de efectivo, los saldos iniciales no coinciden con la declaración del año anterior, los préstamos y las distribuciones de los propietarios están enredados, o un preparador cotizó por armar el balance general: hay que decidir si reconstruir los saldos al cierre del año a partir de los registros bancarios y la declaración presentada, o corregir primero la contabilidad, y si necesita el Form 7004 para ganar tiempo. Haga que revisen juntas la declaración y la contabilidad con ayuda con impuestos corporativos y ayuda con la contabilidad.
• El balance general no cuadra: consulte balance general de una corporación S que no cuadra.
• Los propietarios prestaron dinero al negocio o retiraron dinero como préstamos: consulte préstamos a accionistas en el balance general y préstamos de accionistas a una corporación S.
• Su contabilidad tiene meses o años de atraso: consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada. Si además hay declaraciones sin presentar, consulte cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar.
• La declaración está atrasada o llegó un aviso de multa: consulte multas por presentación y pago tardíos.
• Una sociedad de personas nunca llevó las cuentas de capital: consulte cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad de personas.
• La elección S terminó durante el año: el balance general al cierre del año generalmente sigue la contabilidad al final del año corto como corporación C. Si los accionistas eligieron, conforme a la sección 1362(e)(3), asignar las partidas a cada año corto con las reglas normales de contabilidad fiscal, sigue la contabilidad al final del año corto como corporación S (instrucciones del Form 1120-S). Esa elección requiere el consentimiento de todos los que fueron accionistas durante el año corto como corporación S y de todos los que son accionistas el primer día del año corto como corporación C, y su declaración se presenta con la declaración del año corto como corporación C (sección 1.1362-6 de las Regulations). Consulte ayuda con impuestos corporativos.
• Los activos llegan al nivel del Schedule M-3: el Schedule L puede tener que mostrar montos que no están sobre base fiscal, según los estados financieros que existan. Consulte ayuda con impuestos corporativos.
• Una persona extranjera es dueña de la empresa estadounidense, o esta presenta el Form 5472 con un Form 1120 pro forma: consulte contabilidad para una empresa estadounidense de propiedad extranjera y lo que necesita su preparador para una corporación de propiedad extranjera, o ayuda con impuestos corporativos.
• Necesita saber qué informes sacar de la contabilidad: consulte de la contabilidad a la declaración de impuestos del negocio y contabilidad para una corporación S.