Saldos iniciales al cambiar de contador o de software

¿Qué reportes necesito para fijar los saldos iniciales después de cambiar de contador?

Los saldos iniciales salen del balance general de cierre del último año fiscal cerrado, no de un estado de resultados ni de la declaración presentada. Pida al contador anterior, o exporte del software anterior, los reportes de abajo con fecha del último día de ese año. La obligación de llevar libros o registros permanentes suficientes para establecer ingresos, deducciones y créditos recae en el contribuyente.

El cambio es sencillo cuando las cuentas anteriores estaban conciliadas con los estados de cuenta y el balance general de cierre coincide con la última declaración presentada. No es sencillo cuando ambos no coinciden, cuando la declaración del año pasado todavía no se presenta, cuando el contador anterior no ha entregado los registros o el archivo se perdió, o cuando el balance inicial solo cuadra con un monto grande en Opening Balance Equity (capital de saldos iniciales), la cuenta comodín que usan muchos programas.

¿Puedo fijar los saldos iniciales solo con la declaración presentada?

Solo como último recurso. Una declaración presentada da, como mucho, totales del balance general, y algunas declaraciones no tienen balance general. La declaración se arma a partir de los libros: las instrucciones del Form 1120-S dicen que el Schedule L «debe coincidir con los libros y registros de la corporación».

A una entidad pequeña se le puede permitir omitir el Schedule L, y entonces la declaración no tiene un balance general con el cual cuadrar. Quién califica y los límites: Schedule L en la declaración de una corporación.

Si los libros anteriores ya no existen, la columna del final del año del último Schedule L presentado puede ser el único balance general de cierre que tenga. Trate cada línea como un total que debe respaldar con estados de cuenta.

¿Qué fecha de inicio deben usar los libros nuevos cuando paso a un software nuevo?

Use el primer día de un año fiscal. Ninguna regla del IRS fija una fecha de inicio; es la práctica más limpia, porque los saldos iniciales son entonces los saldos de cierre de un año terminado. Ponga a los saldos iniciales la fecha de cierre, el último día del año fiscal anterior (el 31 de diciembre en un año calendario), que esta página llama fecha de apertura. El primer movimiento de los libros nuevos lleva la fecha del primer día del año nuevo.

• Las fechas coinciden con la declaración. La fecha de cierre es la fecha del balance general de fin de año de la declaración.
• El año empieza limpio. En un sistema de partida doble, dice la Publication 583, las cuentas de ingresos y gastos se cierran al final de cada año fiscal, mientras que las cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto siguen abiertas. El estado de resultados del archivo nuevo cubre entonces exactamente el año que cubre la declaración.
• El capital no necesita dividirse. Una apertura a mitad de año tiene que incluir la ganancia obtenida en lo que va del año, una cifra que ninguna declaración presentada muestra.

Si la declaración del año pasado todavía no se presenta, los saldos de cierre no son definitivos: asientos de fin de año, como la depreciación, todavía pueden cambiarlos. Obtenga el balance de comprobación después de esos asientos y compárelo con el Schedule L cuando se presente la declaración.

Pasar de una hoja de cálculo funciona igual: sus totales a la fecha de cierre cumplen el papel del balance de comprobación. Para quien declara con año fiscal no calendario, el primer día es el primer día del ejercicio fiscal, no el 1 de enero. Si el cambio ocurre a mitad de año, igual abra los libros con los saldos del cierre del año pasado y registre los meses transcurridos, como se explica abajo.

¿Cómo se relacionan mis saldos iniciales con el Schedule L en la declaración de una sociedad de personas o de una corporación S?

El balance inicial debe ser igual a la columna de fin de año del último Schedule L presentado, grupo de líneas por grupo de líneas. El Schedule L agrupa las cuentas en líneas fijas, así que una línea puede contener varias cuentas: compare los totales por línea, no cuenta por cuenta.

Las instrucciones del Form 1120-S dicen que la línea de préstamos de accionistas por lo general debe conciliar con los montos de los Schedules K-1. Las instrucciones del Form 1065 dicen que el total de activos inicial por lo general debe ser igual al total de activos final del año anterior, y que se debe adjuntar una explicación si no lo es.

Cuando los libros anteriores y el Schedule L difieren, las causas habituales son asientos registrados después de presentar la declaración, el redondeo a dólares enteros (las instrucciones permiten que una declaración elimine los centavos), un Schedule L en base fiscal (las instrucciones del Form 1065 se refieren a uno y, para quienes presentan el Schedule M-3, lo permiten cuando los libros reflejan solo montos en base fiscal) y errores en los libros anteriores.

Si corrige los saldos anteriores al abrir los libros nuevos, la columna inicial de la próxima declaración puede no coincidir con la columna final presentada, y la declaración de una sociedad de personas necesita la explicación adjunta descrita arriba para cualquier diferencia en el total de activos. Si la corrección afecta el ingreso de una declaración presentada es una decisión de criterio del preparador, que debe tomarse antes de usar los libros nuevos para una declaración.

¿Cómo fijo el capital del propietario: acciones y utilidades retenidas, capital de los socios o capital de un propietario único?

El capital es igual a los activos menos los pasivos a la fecha de apertura. La Publication 583 lo llama patrimonio neto (net worth), «excess of assets over liabilities» (el exceso de los activos sobre los pasivos). En una corporación o una sociedad de personas, tome cada cuenta de capital del balance de comprobación de cierre anterior y verifique que el total sea igual a los activos menos los pasivos. Si no lo es, encuentre la diferencia antes de abrir; no la registre como un monto de ajuste para cuadrar.

Tres trampas:

• Las utilidades retenidas incluyen solo los años anteriores. La ganancia del año en curso se forma con los meses que usted registra; las distribuciones y los retiros anteriores ya están dentro del capital de cierre.
• La cuenta de ajustes acumulados de una corporación S no son las utilidades retenidas. Las instrucciones del Schedule M-2 la describen como una cuenta que por lo general refleja el ingreso neto acumulado no distribuido de los años posteriores a 1982, que se lleva para calcular el efecto tributario de las distribuciones; una corporación S con utilidades y ganancias acumuladas debe mantenerla.
• El capital del Schedule K-1 de un socio está en base fiscal (calculado con las reglas tributarias), no en base contable. Las instrucciones del Form 1065 dicen que el saldo inicial del Schedule M-2 debe ser igual al capital inicial en base fiscal de los socios en los Schedules K-1, con una explicación adjunta si no lo es. Abra los libros con la cifra contable de cada socio y lleve el capital en base fiscal por separado: cuentas de capital de los socios en los libros de una LLC.

¿Cómo se trasladan los equipos y la depreciación acumulada?

Registre los equipos al costo y la depreciación acumulada como saldos separados, tomados de la lista de activos fijos, no de la declaración. La declaración no lleva la lista: las instrucciones del Form 4562 piden informar los activos del año en curso por clase de propiedad y mes en que se pusieron en servicio, mientras que los activos más antiguos por lo general aparecen solo como una deducción total.

• Fuente: la lista de activos fijos que respalda el balance de comprobación de cierre anterior, comparada con el calendario de depreciación que respalda la última declaración presentada. Si la depreciación contable y la fiscal difieren, abra con las cifras contables y entregue el calendario fiscal por separado al preparador. La Publication 583 dice que los registros de activos deben mostrar el precio de compra, las mejoras, las deducciones de la sección 179 y de depreciación tomadas, y cualquier baja.
• Cuadre: el costo menos la depreciación acumulada es igual a la línea del Schedule L de activos depreciables, si los libros siguen la depreciación de la declaración.
• Razonabilidad: las instrucciones del Form 4562 dicen que la depreciación de años anteriores más la del año en curso nunca puede superar la base depreciable de la propiedad, así que una depreciación acumulada mayor que el costo de un activo señala un error en la lista.
• Sin volver a registrar: las compras antiguas existen solo en el saldo inicial, nunca como gastos o activos nuevos.

¿Cómo se trasladan las facturas por cobrar y por pagar abiertas sin contar el ingreso dos veces?

Que las facturas abiertas por cobrar y por pagar entren o no en el saldo inicial depende del método que usen los libros. Con el método de acumulación, traslade cada una una sola vez, con su fecha original, para que un pago posterior la liquide en lugar de crear un ingreso o un gasto nuevo. Regístrelas como documentos, no dentro del asiento del balance de comprobación inicial, y contabilice cada una contra la cuenta de contrapartida de ese asiento en lugar de ventas o gastos; esa cuenta queda entonces en cero. Con el método de efectivo, llévelas como una lista: el pago cuenta cuando se paga. Para efectos tributarios decide el método de las declaraciones presentadas: con el método de efectivo, el ingreso por lo general cuenta cuando se recibe; con el método de acumulación, por lo general cuando se gana.

Las facturas por pagar funcionan al revés: con el método de efectivo, una factura sin pagar por lo general es un gasto cuando se paga; con el método de acumulación, por lo general ya es un gasto del año cerrado y está en cuentas por pagar.

Cambiar de software no cambia el método contable, así que conserve el que usan los libros anteriores y las declaraciones presentadas. Si difieren, vea libros por acumulación y declaración con base de efectivo antes de abrir. Cambiar el método en sí por lo general requiere la aprobación del IRS: método de efectivo o de acumulación en un pequeño negocio. En libros por acumulación, verifique que los totales de cuentas por cobrar y por pagar sean iguales a los del balance de comprobación de cierre anterior y que el estado de resultados del período previo no muestre ventas ni gastos provenientes de ellas.

¿Y los meses de este año antes del cambio?

Fije los saldos iniciales a la fecha de apertura, luego registre cada mes transcurrido y concílielo antes de pasar al siguiente.

1. Registre los saldos de arriba, con fecha de la fecha de apertura, el último día del año pasado.
2. Por cada mes transcurrido, registre los movimientos de los estados de cuenta bancarios y de tarjetas. En libros por acumulación, registre además las facturas por cobrar y por pagar del mes y los asientos sin efectivo, como la depreciación, a partir de sus propios registros, aplicando los pagos a las facturas abiertas en lugar de volver a registrarlos como ventas o gastos. Los reportes mensuales del archivo anterior sirven como verificación cruzada; importar sus movimientos es opcional.
3. Concilie cada mes. La Publication 583 indica conciliar la cuenta corriente cada mes, para que el estado de cuenta, la chequera y los libros coincidan.
4. Compare la ganancia acumulada del año con el último reporte del contador anterior a la misma fecha, si lo hay.

No hace falta importar los movimientos de años anteriores para abrir los libros. Lo que la próxima declaración necesita del archivo nuevo (nómina, pagos a proveedores para los Forms 1099, impuesto sobre las ventas, inventario) depende de la declaración: confírmelo con el preparador que la presenta. Conserve los reportes y archivos anteriores durante los plazos de cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Una línea del estado de cuenta prueba un pago y su fecha, no para qué fue. La Publication 583 dice que la sola prueba de pago no establece una deducción, así que conserve también la factura o la nota de venta: recibos perdidos.

¿Cómo evito duplicar movimientos en el archivo nuevo?

Use una sola fecha de apertura y una sola fuente para cada período. Los duplicados vienen de un mismo movimiento que entra dos veces por dos vías.

• Los saldos iniciales son saldos, no movimientos. Regístrelos una sola vez, con la fecha de apertura, y no registre ningún otro movimiento con fecha igual o anterior, salvo las facturas por cobrar y por pagar abiertas de abajo, que conservan sus fechas originales. Un cheque o un depósito que sigue pendiente ya está en el saldo de efectivo de los libros, así que cuando su línea bancaria se acredite, no lo registre de nuevo como un pago o un depósito nuevo.
• Una fuente por período. Tome la actividad bancaria de cada mes de la conexión bancaria automática, o de los estados de cuenta, o del archivo anterior, no de dos que se traslapan. Empiece cualquier conexión o importación el día siguiente a la fecha de apertura.
• Registre las facturas por cobrar y por pagar abiertas una sola vez, y no importe además las ventas o compras de las que provienen.
• Deje que la conciliación encuentre lo que queda. La conciliación del primer mes parte del saldo del estado de cuenta a la fecha de apertura, con las partidas pendientes en lista. Una diferencia que quede después es un asiento faltante o un duplicado; un saldo inicial equivocado tiene sus propias soluciones.

¿Cómo verifico que los saldos iniciales estén bien?

Los saldos iniciales pasan la prueba cuando los libros nuevos coinciden con el balance de comprobación de cierre anterior, los estados de cuenta, la lista de activos y la declaración presentada. Eso demuestra que están respaldados, no que los libros anteriores estuvieran bien: una diferencia que no puede explicar es el momento de llamar a un preparador. Haga estas verificaciones antes de registrar el primer mes.

Cuando las verificaciones pasan, bloquee los libros a la fecha de apertura para que los períodos anteriores no puedan cambiar.

¿Y si el contador o el software anterior no me entrega los registros?

Un CPA, agente inscrito o abogado debe, si se lo piden, devolver sin demora los registros del cliente que se necesitan para cumplir con los impuestos federales, y una disputa por honorarios por lo general no cambia eso. Un responsable contable que no prepara nada para el IRS se rige solo por los términos del contrato y la ley estatal. Que el libro mayor y el balance de comprobación anteriores cuenten como registros del cliente puede depender de la carta de contratación, así que pídalo por escrito: cómo cambiar de contador.

Si los registros no llegan, reconstruya a partir de fuentes ajenas a los libros anteriores, y luego haga revisar el capital inicial.

• Una transcripción de la declaración presentada. Para los Forms 1065, 1120 y 1120-S, el IRS ofrece una transcripción gratuita de la declaración del negocio, mediante una cuenta tributaria del negocio, con el Form 4506-T o por teléfono. Muestra la mayoría de las partidas tal como se presentaron, pero no los documentos ni los estados adjuntos a la declaración. Las transcripciones de declaración están disponibles por el año en curso y las declaraciones procesadas en los 3 años de procesamiento anteriores, y la mayoría de las solicitudes del Form 4506-T se procesan en 10 días hábiles. El Schedule C es parte del Form 1040, así que un propietario único pide en cambio una transcripción de la declaración con el Form 4506-T.
• Una copia de la declaración. El Form 4506 solicita una copia con sus adjuntos tal como se presentó originalmente, por $30 por declaración; el IRS indica que se deje hasta 75 días calendario.
• Estados de cuenta de los bancos, emisores de tarjetas y prestamistas, desde la fecha de cierre.
• Sus propias copias. El IRS indica conservar copias de las declaraciones presentadas. Revise su correo y cualquier portal de clientes que usara el contador.

Libros reconstruidos a partir de estados de cuenta: cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta bancarios.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Una corporación S cambia de responsable contable el 1 de julio

Suponga libros con método de efectivo, es decir, sin cuentas por cobrar ni por pagar, y con ingresos por encima del límite del Schedule L para declarantes pequeños, así que la corporación completa el Schedule L. El balance general de cierre del 31 de diciembre de los libros anteriores: banco US$25,000; equipos US$40,000 al costo, menos US$15,000 de depreciación acumulada, para un total de activos de US$50,000; un préstamo de US$20,000; capital social de US$10,000 y utilidades retenidas de US$20,000, para un capital de US$30,000. Los pasivos más el capital suman US$50,000.

Los libros nuevos llevan estos saldos al 31 de diciembre, la fecha de apertura, y los totales coinciden con la columna de fin de año del Schedule L. Los movimientos del 1 de enero a junio se registran a partir de estados de cuenta y se concilian mes a mes; el cambio de responsable contable del 1 de julio no necesita ningún asiento especial.

Un propietario único pasa de una hoja de cálculo a un software nuevo

El Schedule C no tiene balance general, así que la apertura sale de los estados de cuenta al 31 de diciembre: banco US$8,000 y un saldo de tarjeta de US$5,000. El capital del propietario es US$3,000. No se importan movimientos anteriores; los ingresos y gastos se registran desde enero.

LLC de dos miembros que tributa como sociedad de personas

Suponga que la sociedad de personas no cumple la prueba de declarante pequeño, así que completa los Schedules L y M-2 y el punto L de cada Schedule K-1. Los libros muestran un capital de socios de US$60,000 en total, mientras que los Schedules K-1 muestran un capital en base fiscal de US$45,000. El Schedule L, preparado a partir de los libros, muestra los US$60,000. Los libros nuevos abren en US$60,000, repartidos por socio como lo muestran los libros anteriores. La diferencia de US$15,000 queda en un calendario aparte de base fiscal para que el preparador pueda cuadrar el Schedule M-2 con los K-1.

¿Su caso es distinto?

• Los libros anteriores y la declaración presentada no coinciden, la declaración del año pasado todavía no se presenta, el contador anterior no entrega los registros, o el capital inicial necesita un asiento comodín grande: esto decide qué saldos son confiables, y esa decisión corresponde antes de que los libros nuevos alimenten una declaración. Este es el momento de llamar a un responsable contable o a un preparador: ayuda con la contabilidad.
• Los libros nunca existieron antes de este año: vea saldos iniciales cuando los libros empiezan tarde.
• Opening Balance Equity tiene un saldo grande: vea Opening Balance Equity.
• El capital difiere de la declaración presentada: vea utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado.
• Está evaluando un cambio a mitad de año o cuánto historial trasladar: vea cómo cambiar de software contable a mitad de año.
• Necesita saber qué es el Schedule L: vea Schedule L en la declaración de una corporación.
• Necesita registros o acceso al IRS del contador anterior: vea cómo cambiar de contador.
• Está reemplazando a un responsable contable a mitad de año: vea cómo reemplazar a su responsable contable.
• Falta la lista de activos fijos: vea cómo reconstruir un calendario de depreciación perdido.
• Faltan meses de registros: vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.
• Una persona extranjera es propietaria de la empresa de EE. UU. y se omitieron sus presentaciones: vea cómo reconstruir los libros cuando se omitieron las presentaciones de un propietario extranjero.
• El negocio está en Canadá: vea cómo cambiar de contador en Canadá.