Sueldo del dueño de una corporación S: monto y años pasados

¿Tengo que pagarme un sueldo desde mi corporación S?

Por lo general, el accionista de una corporación S que trabaja como ejecutivo de la corporación y recibe, o tiene derecho a recibir, un pago por ese trabajo es un empleado. La corporación debe tratar como sueldo la compensación razonable por esos servicios antes de hacerle distribuciones que no sean sueldo (IRS: compensación del accionista; IRS: ejecutivos de la corporación).

Evalúe por separado el trabajo de cada accionista. Un accionista que no presta servicios no necesita un sueldo solo porque otro accionista trabaje o porque la corporación haga distribuciones (IRS: ejecutivos de la corporación).

La excepción es estrecha: un ejecutivo que no presta servicios o presta solo servicios menores, y que no recibe ni tiene derecho a recibir pago, directa o indirectamente (IRS: cómo pagarse a sí mismo). Un cargo, una participación como dueño o decir que el trabajo fue voluntario no resuelven la cuestión si el dueño realmente trabaja y retira dinero.

Conviene revisar las distribuciones en efectivo, los bienes, los gastos personales pagados por la corporación y los montos que se etiquetan como préstamos. El IRS advierte contra usar esas etiquetas para reemplazar el sueldo; un préstamo real del accionista debe tener condiciones normales de préstamo, incluidos el pago y los intereses (IRS: hoja informativa sobre compensación salarial; IRS: cómo pagarse a sí mismo). El IRS indica que la compensación razonable no excede lo que el accionista recibe directa o indirectamente, pero ese tope no autoriza a clasificar todos los pagos como distribuciones (IRS: compensación del accionista).

¿Qué considera el IRS un sueldo razonable?

Un sueldo razonable refleja el trabajo que el accionista realmente hace y lo que costaría un trabajo comparable. Primero, el IRS mira de dónde vienen los ingresos de la corporación: de los servicios del dueño, de los servicios de otros empleados, o del capital y el equipo (IRS: compensación del accionista).

El IRS enumera estos factores y señala que los tribunales deciden los montos en disputa según los hechos de cada caso. El trabajo de gestión cuenta aunque el dueño no le facture directamente a un cliente (IRS: compensación del accionista). Haga una lista de las funciones y las horas del dueño, busque el pago local de trabajos comparables y ajuste por experiencia y responsabilidad. Luego verifique si los ingresos los generan el dueño, otros empleados o el equipo. Documente la comparación y por qué el sueldo elegido es distinto; revísela cuando cambie el trabajo.

¿Existe una regla de 60/40 entre sueldo y distribuciones?

No. El IRS no fija una división 60/40, una parte fija de la ganancia ni un sueldo estándar en dólares. El sueldo razonable depende del trabajo del dueño y de los hechos del negocio; el Internal Revenue Code y los reglamentos no dan una fórmula específica (IRS: hoja informativa sobre compensación salarial).

Un porcentaje de la ganancia puede servir como cálculo de planificación, pero no reemplaza la comparación de sueldos. Una división fija podría pagar de más a un dueño cuyo negocio funciona sobre todo con empleados y equipo, o pagar de menos a un dueño que hace casi todo el trabajo. Si está decidiendo si conviene la corporación S o cómo afecta el sueldo a la deducción por ingresos calificados del negocio, vea ¿Conviene elegir el régimen de corporación S?.

¿Puedo cobrar poco o nada de sueldo en un año de poca ganancia o en el primer año?

Un año de poca ganancia no crea una exención del sueldo. Si un accionista que trabaja recibe efectivo o bienes, la corporación debe determinar qué parte es un pago razonable por servicios, incluso en su primer año (IRS: hoja informativa sobre compensación salarial).

No existe un sueldo mínimo federal para todas las corporaciones S. Puede que no se pueda justificar ningún sueldo cuando un ejecutivo presta solo servicios menores y no recibe ni tiene derecho a ningún pago. Si el dueño hace un trabajo importante pero la corporación no paga nada, documente la falta de efectivo y cualquier derecho a cobrar; si se debía sueldo depende de esos hechos (IRS: ejecutivos de la corporación; IRS: cómo pagarse a sí mismo). Una transferencia de fin de año que se llama distribución no queda exenta solo porque la corporación declare una pérdida.

¿El seguro médico o los aportes de jubilación cuentan como sueldo?

Las primas de salud del dueño que califican se declaran en la casilla 1 del Form W-2, pero no reemplazan un pago razonable por el trabajo. Para un accionista que tiene más de 2%, las primas que paga la corporación por lo general se excluyen de los sueldos sujetos al Seguro Social y a Medicare cuando se cumplen las condiciones del plan del IRS (IRS: compensación del accionista y seguro médico). Vea Seguro médico para dueños para los detalles de la deducción y de cómo declararla.

Los aportes de jubilación del empleado salen del sueldo W-2. Los aportes del empleador son beneficios aparte, basados en la compensación W-2 que califica. Las distribuciones de una corporación S no son compensación para los aportes a un plan de jubilación (IRS: preguntas frecuentes sobre planes de jubilación).

¿Puedo usar un Form 1099 en vez de nómina, y qué debo presentar?

Un accionista-ejecutivo que es empleado no puede elegir el trato de contratista emitiéndose un Form 1099-NEC. Declare la compensación por servicios en el Form W-2, con retención del impuesto federal sobre la renta y con impuestos del Seguro Social y de Medicare, según corresponda (IRS: cómo pagarse a sí mismo; IRS: Publication 15).

Revise la retención estatal y la inscripción en el seguro de desempleo del estado donde trabaja el dueño; las reglas y los plazos estatales varían. El empleador es la corporación, no el dueño como propietario único. La corporación también puede tener obligaciones de nómina aun en un trimestre sin sueldos si sigue siendo declarante del Form 941 (IRS: instrucciones del Form 941).

¿Qué pasa si el IRS considera que mi sueldo es demasiado bajo?

El IRS puede tratar las distribuciones u otros pagos como sueldo en la medida en que sean un pago razonable por los servicios del dueño. Eso puede generar impuestos de empleo del empleador y del empleado, comprobantes de sueldos y declaraciones corregidos, y posibles multas e intereses (IRS: compensación del accionista; IRS: cómo pagarse a sí mismo).

Una persona responsable de impuestos del empleado no pagados que haya actuado deliberadamente también puede enfrentar una multa personal por recuperación de fondos en fideicomiso. No aplica al impuesto determinado con las tasas reducidas de la sección 3509 (IRS: multa por recuperación de fondos en fideicomiso; IRS: manual de impuestos de empleo).

Para el año fiscal de esta página, el impuesto del Seguro Social es de 6.2% para cada parte sobre los sueldos cubiertos hasta $184,500, y el impuesto de Medicare es de 1.45% para cada parte, sin límite salarial (IRS: Publication 15). También pueden influir la retención del impuesto federal sobre la renta, el posible impuesto adicional de Medicare, el impuesto federal y estatal de desempleo y la retención estatal. Use las tasas y los límites salariales de cada año que se corrige, no las de esta página.

Mi corporación solo pagó distribuciones. ¿Cómo lo corrijo?

Empiece con los registros del año y de los pagos; luego determine un sueldo defendible por el trabajo realizado. Corrija los registros de nómina y las declaraciones de impuestos sobre la renta que ese monto afecte; no se limite a emitir un W-2 del año en curso por pagos de un año anterior (IRS: hoja informativa sobre compensación salarial; IRS: cómo corregir los impuestos de empleo).

Revise las declaraciones estatales de sueldos, retención y desempleo de cada año afectado en el estado donde trabajó el dueño; las reglas estatales de corrección varían (IRS: instrucciones del W-2).

Para el impuesto declarado de menos, por lo general el Form 941-X debe presentarse dentro de los tres años posteriores a la presentación del Form 941. Para este límite, un Form 941 presentado antes del 15 de abril del año siguiente se trata como presentado ese 15 de abril (IRS: instrucciones del Form 941-X).

Antes de presentar correcciones, concilie todas las transferencias de efectivo, los gastos personales pagados por la corporación y los préstamos que se aleguen. Reúna los estados de cuenta bancarios, el libro mayor, los Forms 941, W-2, 1120-S, K-1 y 1040 anteriores, y notas sobre funciones, horas, pagos comparables y cuentas estatales de nómina. Si los registros están incompletos, empiece con cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada. Si la propia elección de corporación S es dudosa, revise el alivio por elección tardía de corporación S antes de enmendar las declaraciones de la corporación S.

¿Cuánto podría costar corregir los años pasados?

El costo depende de los sueldos que se reclasifiquen, los años involucrados, lo que se presentó y depositó, y el estado. Haga el cálculo año por año en vez de aplicar un solo porcentaje a todas las distribuciones (IRS: Publication 15; IRS: multa por no depositar).

Para corregir un impuesto declarado de menos en un Form 941 presentado antes, presente el Form 941-X a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 941 del trimestre en que descubrió el error, y pague al presentarlo. Indique la fecha del descubrimiento y explique la corrección con detalle. Por lo general, esto evita los intereses y las multas por no pagar o no depositar, salvo que la corporación haya declarado de menos a sabiendas, que un examen anterior haya planteado el tema, o que haya recibido un aviso de requerimiento de pago o una determinación de la sección 7436 (IRS: instrucciones del Form 941-X).

Para obtener alivio de las multas por declaraciones tardías, vea Multas por presentación y pago tardíos.

Ejemplo

Dólares estadounidenses ilustrativos, no es una referencia de sueldo. Un dueño dedica 30 horas a la semana al trabajo con clientes. Un trabajo comparable de tiempo completo en la zona paga $72,000, así que $54,000 es un punto de partida basado en 30 de 40 horas. El dueño revisa las funciones de gestión y la experiencia, y luego documenta por qué $54,000 de sueldo bruto W-2 se ajusta al trabajo. Suponga que la corporación tiene $100,000 después de los costos operativos que no son del dueño, que todos los sueldos están por debajo del límite salarial del Seguro Social y que no aplica el impuesto adicional de Medicare.

El impuesto del empleado para el Seguro Social y Medicare es de $4,131, retenido del sueldo; la corporación debe otros $4,131 como impuesto del empleador. Antes del impuesto de desempleo, los costos estatales de nómina y las reservas de efectivo, quedan $41,869 después del sueldo bruto y del impuesto del empleador. El sueldo salió de la comparación del trabajo, no de una parte obligatoria de la ganancia.

¿Su situación es distinta?

• Todavía no hizo ni confirmó la elección de corporación S: vea ¿Conviene elegir el régimen de corporación S? o Alivio por elección tardía de corporación S.
• Un accionista es o pasa a ser extranjero no residente según las reglas fiscales de EE. UU.: una corporación S no puede tener un accionista extranjero no residente; por lo general, la elección de corporación S termina el día en que la corporación deja de ser elegible. Revise su situación fiscal antes de usar este marco de sueldo; vea Cómo constituir y operar una empresa desde el extranjero (IRS: corporaciones S; IRS: instrucciones del Form 1120-S).
• Necesita las reglas fiscales y de base fiscal (basis) de las distribuciones: vea Cómo tributan las corporaciones S.
• Quiere deducir las primas de salud del dueño: vea Seguro médico para dueños.
• La corporación también omitió presentar los Forms 1120-S: vea Cómo ponerse al día con declaraciones empresariales sin presentar.
• Varios años no tienen nómina ni registros utilizables: empiece con Cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y obtenga ayuda con la contabilidad para conciliar los pagos antes de corregir las declaraciones.
• Su LLC no eligió el régimen fiscal de corporación S: vea Cómo pagarse a sí mismo desde una LLC.
• Quiere poner a sus hijos en la nómina: vea Cómo contratar a sus hijos.