Costo de los bienes vendidos en un negocio de servicios

¿Un negocio de servicios tiene costo de los bienes vendidos?

Por lo general, no en la declaración de impuestos. El costo de los bienes vendidos (COGS) es el costo de los productos que usted vende. La mayoría de los negocios que venden servicios y no productos no tienen que calcularlo: cuando vender mercancía no es un factor que genere ingresos, la utilidad bruta es igual a los ingresos netos, es decir, los ingresos brutos menos los reembolsos y las rebajas (Publication 334, capítulos 6 y 7). Las corporaciones (Forms 1120 y 1120-S) y las sociedades de personas (Form 1065) adjuntan el Form 1125-A, que calcula ese costo, cuando declaran una deducción por costo de los bienes vendidos (IRS).

La contabilidad es una decisión aparte. Un responsable contable puede agrupar la mano de obra directa, los subcontratistas y los materiales de cada trabajo sobre una línea de utilidad bruta para que el estado de resultados (P&L) muestre el margen. Algunos llaman a este grupo «costo de ingresos» o «costo de ventas». El margen bruto es la utilidad bruta dividida entre los ingresos. El IRS no exige esta agrupación en un negocio de servicios, y no cambia la utilidad neta.

Su caso no es sencillo si:

• usted factura a sus clientes repuestos o materiales, o revende productos;
• la utilidad bruta de su P&L no coincide con la utilidad bruta de su declaración;
• un prestamista, un inversionista o un comprador quiere el margen bruto y lo define a su manera;
• usted no puede decir cuáles de sus costos son directos;
• el P&L no muestra ningún costo de los bienes vendidos, o muestra todos los costos como tales, y nadie sabe explicar por qué;
• su LLC, corporación o sociedad de personas está constituida en Texas o hace negocios allí (el impuesto de franquicia cuenta los costos a su manera, si usted lo debe).

Reúna el P&L del año, la última declaración presentada con su Schedule C o Form 1125-A, su plan de cuentas, los informes de nómina, una lista de pagos a subcontratistas, una lista de trabajos o clientes y las facturas de los repuestos o materiales que revende.

¿Cuándo tiene costo de los bienes vendidos un negocio de servicios?

Cuando vende bienes, incluidos los materiales y suministros que cobra a sus clientes. Cuando un negocio de servicios personales también vende, o cobra, los materiales y suministros que normalmente usa, se le aplican las reglas del costo de los bienes vendidos (Publication 334).

Por lo general, solo entra el costo de los bienes, junto con el flete de entrada de la mercancía comprada para la venta. La mano de obra para instalarlos o aplicarlos generalmente no entra, porque la mano de obra suele formar parte del costo de los bienes vendidos solo en un negocio de manufactura o minería (Publication 334, «Cost of Labor»). El pago de un ayudante se queda en la línea de salarios. Si usted fabrica el producto que vende, como lo hace un fabricante, la mano de obra de fabricarlo puede formar parte del costo de los bienes vendidos.

Un contribuyente de pequeño negocio (small business taxpayer) puede elegir no llevar inventario. En ese caso, trata lo que revende como materiales y suministros no incidentales, que recupera mediante el costo de los bienes vendidos en el más tardío de estos dos años: el año en que los bienes llegan a un cliente y el año en que el costo se paga o se incurre; o bien sigue el tratamiento que sus libros dan al inventario (26 CFR 1.471-1; instrucciones del Schedule C, Parte III). El Form 1125-A tiene una casilla para cada método, pero el Schedule C no indica en qué líneas se declaran, y cambiar el método después requiere el Form 3115. Quién califica y qué cambia en la declaración se explica en inventario o suministros para vendedores pequeños, y la Parte III del Schedule C, incluida la mano de obra, en costo de los bienes vendidos en el Schedule C.

¿Qué son los costos directos en un negocio de servicios?

Los costos directos son los que existen por el trabajo que usted factura: el pago de los empleados en trabajo facturable (con los impuestos de nómina y los beneficios del empleador, si quiere conocer el costo real de la mano de obra), los subcontratistas, los materiales que se consumen en un trabajo y los costos de combustible o de equipo para prestar el servicio. En un negocio de servicios, «costo directo» es un término contable que usted define, no una categoría de impuestos. La Publication 334 define la mano de obra directa solo para los empleados que trabajan en bienes que se fabrican (IRS).

Una prueba práctica: ¿el costo bajaría o desaparecería si hiciera un trabajo menos? Si es así, es candidato para el grupo directo. Si se mantiene (alquiler, software, personal de oficina, publicidad, seguros), por lo general va debajo de la utilidad bruta.

• Transporte de carga: combustible, pago de conductores, peajes.
• Agencia de marketing: freelancers y herramientas compradas para un solo cliente.
• Oficios: pago de ayudantes, subcontratistas, suministros usados en el trabajo.

El pago al propietario por lo general queda en su propia línea aunque el propietario haga trabajo facturable, para que el margen no cambie cada vez que el propietario cambia su pago. La declaración también lo trata por separado: la línea de salarios del Schedule C excluye los montos pagados a usted mismo, el Form 1065 declara como pagos garantizados los pagos a los socios por servicios, fijados sin tener en cuenta los ingresos de la sociedad, y el Form 1120-S declara la compensación de ejecutivos aparte de los demás salarios.

¿Los costos directos deben ir sobre la utilidad bruta si mi declaración no tiene costo de los bienes vendidos?

Pueden ir, y ayuda cuando necesita el margen por trabajo, por cliente o por línea de servicio. Es una decisión de presentación en la contabilidad: la declaración puede mostrar los mismos costos en líneas de gastos.

Mostrar los costos directos sobre la utilidad bruta ayuda cuando usted fija el precio de los trabajos según el margen anterior, cuando un prestamista o un inversionista pide el margen bruto, o cuando compara meses. Puede aportar poco a un negocio de una sola persona con casi ningún costo directo, donde la utilidad bruta es igual a los ingresos.

Sea cual sea la agrupación que elija:

1. Anote cuáles cuentas son directas.
2. Aplique la misma regla a todos los meses y períodos que compare.
3. No mueva un costo de un grupo a otro para cambiar el margen.
4. Conserve un mapa de cada cuenta a su línea de la declaración, como la tabla de salarios y subcontratistas por formulario.

La configuración del plan de cuentas está en plan de cuentas para el Schedule C.

¿Dónde van los subcontratistas y los salarios en el Schedule C, el Form 1120-S y el Form 1065?

En líneas de gastos, no en el costo de los bienes vendidos, salvo que el negocio venda bienes y la mano de obra sea parte de su fabricación. Los números de línea siguientes corresponden a los formularios publicados más recientes y pueden cambiar.

Fuentes: instrucciones del Schedule C, instrucciones del Form 1120-S e instrucciones del Form 1065. Ninguno de los dos formularios de entidad tiene una línea de mano de obra contratada; las instrucciones envían las deducciones que no tienen línea propia a otras deducciones, enumeradas por tipo y monto. El Form 1120 sigue el mismo patrón: compensación de ejecutivos en la línea 12, salarios en la línea 13, otras deducciones en la línea 26 y los bienes a través del Form 1125-A hasta la línea 2 (instrucciones del Form 1120).

Un costo se deduce una sola vez. Las instrucciones de los Forms 1120, 1120-S y 1065 indican que se excluyan de las líneas de salarios los salarios ya incluidos en el costo de los bienes vendidos, y las instrucciones del Schedule C indican que se excluya de la mano de obra contratada cualquier monto deducido en otra parte.

Los impuestos de nómina del empleador que en la contabilidad van junto con los salarios se declaran en la línea de impuestos y licencias del Schedule C (línea 23). Por eso, un informe agrupado por costo directo no coincidirá línea por línea con la declaración sin un mapa. Qué contratistas reciben el Form 1099-NEC se explica en qué contratistas reciben un formulario de impuestos.

¿Poner los costos sobre o debajo de la utilidad bruta cambia mi utilidad gravable?

Por sí solo, no. La utilidad neta es la utilidad bruta menos los gastos, así que un costo contado una sola vez reduce la utilidad neta en el mismo monto sin importar dónde aparezca en el P&L. La agrupación cambia solo las líneas de utilidad bruta y de margen.

Aun así, tres cosas pueden cambiar el resultado:

• Bienes que usted revende. Su costo es costo de los bienes vendidos, y el año en que se deduce depende de cómo se maneje el inventario (26 CFR 1.471-1; Publication 538).
• Un costo en dos lugares. Contar un costo en el costo de los bienes vendidos y también como gasto lo deduce dos veces.
• Un impuesto que parte de los ingresos menos los costos permitidos. El impuesto de franquicia de Texas es el ejemplo habitual: permite el costo de los bienes vendidos solo para bienes, no para servicios.

Trasladar la mano de obra de un negocio de servicios al costo de los bienes vendidos en la declaración generalmente no tiene respaldo: la Publication 334 vincula la mano de obra del costo de los bienes vendidos con la manufactura y la minería. Un negocio por encima del límite de contribuyente de pequeño negocio que produce o revende bienes puede tener que incluir más costos en el inventario conforme a las reglas de capitalización uniforme (Form 1125-A).

¿El costo de los bienes vendidos afecta el impuesto de franquicia de Texas, a los prestamistas o a los inversionistas?

Para el impuesto de franquicia de Texas, agrupar costos como costo de los bienes vendidos en la contabilidad no crea una resta. Texas permite el costo de los bienes vendidos solo a una entidad sujeta al impuesto que vende bienes inmuebles o bienes muebles tangibles en el curso normal del negocio, y un servicio no es un bien mueble tangible (Tax Code 171.1012; preguntas frecuentes del Comptroller). Un negocio de servicios compara los otros métodos de cálculo del margen, como la deducción por compensación (Tax Code 171.101).

En una venta que combina bienes y servicios, solo cuentan los costos de los bienes. El ejemplo del Comptroller es un cambio de aceite: el filtro y el aceite cuentan, la mano de obra no. Si su entidad debe el impuesto se explica en impuesto de franquicia de Texas. El cálculo, y la regla distinta para los contratistas que trabajan en bienes inmuebles, están en deducciones del impuesto de franquicia de Texas.

Un prestamista, un inversionista o un comprador que lea su P&L puede recalcular el margen bruto con su propia lista de costos. Pregunte qué costos cuenta antes de armar el informe, y conserve el mapa de sus cuentas a la declaración. Las solicitudes de los prestamistas se explican en cómo comprobar ingresos ante un prestamista y estados financieros para un préstamo bancario.

¿Cómo armo el estado de resultados para que se vean los márgenes?

Ponga primero los ingresos, luego un grupo de costos directos, luego la utilidad bruta y después todo lo demás. El formato:

Si vende bienes además de servicios, mantenga el costo de los bienes en su propia línea dentro del grupo directo, para que cuadre con cualquier costo de los bienes vendidos de la declaración y los ayudantes y subcontratistas queden separados.

Después:

1. Dé al grupo directo su propia sección en el plan de cuentas, con una cuenta para cada tipo de costo directo.
2. Etiquete cada factura o pago con el trabajo o el cliente, si su programa tiene ese campo.
3. Genere un segundo informe agrupado por línea de la declaración para la persona que prepara la declaración.

¿Mi responsable contable se equivoca si mi P&L no muestra costo de los bienes vendidos, o muestra todos los costos como tales?

No necesariamente en ninguno de los dos casos. Un negocio que no vende bienes generalmente no tiene costo de los bienes vendidos. Poner todos los costos en el costo de los bienes vendidos es una decisión de agrupación que puede dejar la utilidad bruta y la utilidad neta casi iguales y ocultar los gastos generales. Revise lo siguiente:

Cómo revisar el trabajo de un responsable contable se explica en cómo revisar el trabajo de su responsable contable, y otras causas de un P&L incorrecto, en un estado de resultados que se ve mal.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y cifras redondas e ilustrativas.

Un plomero que factura repuestos

Un plomero factura $260,000: $200,000 de mano de obra y $60,000 de repuestos. Los repuestos cuestan $40,000. Un ayudante gana $50,000 y se paga $20,000 a un subcontratista. Los demás costos suman $30,000.

Si lleva inventario, declara los repuestos en la Parte III, así que el costo de los bienes vendidos es $40,000, solo los repuestos, y la utilidad bruta es $220,000. Si es un contribuyente de pequeño negocio y no lleva inventario, los repuestos siguen siendo costo de los bienes vendidos, que se recupera cuando llegan a los clientes y no antes de que el costo se pague o se incurra. En ambos casos el ayudante va en la línea 26, el subcontratista en la línea 11, y la utilidad neta es $120,000 cuando pagó los repuestos y los usó todos en el año. En la contabilidad, los costos directos son los repuestos, el ayudante y el subcontratista, $110,000, así que la utilidad bruta es $150,000. La utilidad neta también es $120,000. Solo cambia la línea de utilidad bruta.

Una LLC de transporte de carga sin mercancía

Una LLC de transporte de carga que tributa como corporación S gana $500,000. El combustible cuesta $120,000, los salarios de los conductores son $150,000 y los demás costos, incluido el pago de ejecutivo del propietario, son $80,000. No vende bienes, así que no hay Form 1125-A. En el Form 1120-S, los salarios de los conductores van en la línea 8, el pago de ejecutivo va en la línea 7, con el Form 1125-E adjunto porque los ingresos totales llegan a $500,000, y el combustible va en otras deducciones. El responsable contable agrupa el combustible y los salarios de los conductores como costos directos, lo que muestra una utilidad bruta de $230,000, un margen de 46%. La utilidad neta es $150,000 en el P&L y en la declaración.

Una agencia de marketing y sus freelancers

Una agencia tiene $400,000 de ingresos y paga $120,000 a freelancers. Agrupados como costos directos, la utilidad bruta es $280,000, un margen de 70%. Si se dejan en los gastos de operación, la utilidad bruta es igual a los ingresos, un margen de 100% que no muestra la estructura de costos. En el Schedule C, la declaración registra a los freelancers como mano de obra contratada (línea 11); una corporación o una sociedad de personas los enumera en otras deducciones. La utilidad neta no cambia en ningún caso.

¿Su caso es distinto?

• El margen de su P&L no coincide con la declaración, un prestamista o un inversionista necesita el margen bruto, o no sabe cuáles de sus costos son directos: hay que definir cuáles cuentas son directas y cómo se vincula cada una con una línea de la declaración, a partir de su última declaración. Empiece con ayuda con la contabilidad.
• Su contabilidad está atrasada o la llevó un responsable contable de quien duda: consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Las declaraciones anteriores muestran costo de los bienes vendidos en un negocio sin bienes, o no muestran inventario en uno que revende: consulte cómo corregir el inventario que falta en declaraciones anteriores y, para la contabilidad de aquí en adelante, ayuda con la contabilidad.
• Usted vende productos o revende repuestos: use costo de los bienes vendidos en el Schedule C e inventario o suministros para vendedores pequeños.
• Usted es contratista con trabajos y facturación por avance: consulte costeo de trabajos en la construcción.
• Usted tiene un restaurante: consulte estado de resultados de un restaurante.
• Usted tiene una empresa de software o una startup y los inversionistas leen su margen bruto: consulte plan de cuentas para una startup.
• Usted tiene una LLC, corporación o sociedad de personas en Texas: si el impuesto se aplica y qué deducción corresponde se explica en impuesto de franquicia de Texas y deducciones del impuesto de franquicia de Texas.
• Usted paga a freelancers o contratistas fuera de EE. UU.: consulte pagos a contratistas en el extranjero y registros para pagar a contratistas en el extranjero.
• Su 1099 muestra el monto total del trabajo, o sus contratistas podrían ser en realidad empleados: consulte traspaso a subcontratistas en el Schedule C y contratistas que podrían ser empleados.