Impuesto sobre ventas: refrigeración y energía en centro de datos

¿Los contratistas pagan impuesto sobre las ventas por los materiales o lo cobran?

En EE. UU., un contratista que incorpora equipos de refrigeración o energía a un centro de datos suele pagar impuesto sobre las ventas o sobre el uso por el costo de sus materiales y no le cobra impuesto al propietario. Las excepciones deciden la mayoría de las ofertas: un contrato con precios separados en Texas, los accesorios fijos y la maquinaria en California y los equipos que siguen siendo muebles lo convierten a usted en vendedor.

Las obras que mezclan construcción nueva y remodelación, los equipos que usted mismo fabrica y la exención de centro de datos del propietario requieren criterio profesional. Reúna el contrato, las órdenes de cambio, la lista de materiales, las facturas de proveedores y los documentos de exención del propietario. Revise cualquier otro estado antes de presentar una oferta.

¿Nuestro equipo de refrigeración o energía forma parte del edificio o es equipo mueble?

Cada estado de EE. UU. decide según cómo se fija el artículo y qué función cumple, y en los casos dudosos decide el estado. Ningún estado menciona las unidades de distribución de refrigerante (CDU), los intercambiadores de calor de puerta trasera, las UPS en fila o en rack ni los ductos de barras (busway), así que compare cada artículo con las listas siguientes.

• Texas. Los «materiales incorporados» se convierten en bienes inmuebles y son necesarios para el uso previsto del edificio (Rule 3.291(a)(7)). Un trabajo de suministro e instalación es una venta de bienes muebles cuando el artículo no es esencial para el edificio y se puede retirar con facilidad sin daño sustancial ((a)(11)).
• California. La Regulation 1521 clasifica los artículos en tres listas. Los materiales (Appendix A) incluyen conductos eléctricos, cableado, tuberías y ductos. Los accesorios fijos (Appendix B) incluyen transformadores y equipos de maniobra eléctrica, unidades de aire acondicionado y refrigeración y generadores fijados. Las torres de enfriamiento, salvo las unidades prefabricadas pequeñas, no son maquinaria y equipo (Appendix C).
• Virginia. Cualquier trabajo «with respect to real estate or fixtures thereon» (relacionado con bienes inmuebles o sus accesorios fijos) lo convierte en contratista (Code 58.1-610(A)).

Las tuberías y los colectores conectados a la instalación del edificio parecen materiales; una línea de equipos de maniobra eléctrica atornillada a la losa es un accesorio fijo en California; una UPS de rack que se desatornilla y se retira rodando puede ser mueble. Documente cómo se fija cada artículo.

¿Contrato a suma alzada o con precios separados: cuál nos obliga a cobrar impuesto en Texas?

En Texas, un contrato con precios separados lo convierte en vendedor de los materiales; un contrato a suma alzada lo convierte en consumidor (Tax Code 151.056).

• Suma alzada. Usted paga impuesto sobre todos los materiales y no le cobra nada al propietario. Las facturas que separan materiales y mano de obra no convierten el contrato en uno con precios separados, salvo que el contrato las exija (Rule 3.291(a)(8)).
• Precios separados. El contrato indica un precio de materiales y un precio de mano de obra. Un contrato de costo más margen con la mano de obra indicada por separado también cuenta. Usted necesita un permiso de impuesto sobre las ventas de Texas, puede comprar materiales con un certificado de reventa y cobra el impuesto estatal y local según el sitio de la obra sobre el mayor entre el precio de materiales pactado y su costo ((b)(4), (b)(10)(A)).
• Manda el contrato. El contrato prevalece sobre la oferta, y las órdenes de cambio siguen el tipo de contrato ((b)(5)).

¿La mano de obra de instalación paga impuesto en Texas en una construcción nueva, y por qué una remodelación es distinta?

En Texas, la mano de obra en construcción comercial nueva no paga impuesto; la remodelación sí. Convertir una sala existente enfriada por aire a refrigeración líquida es remodelar un bien inmueble no residencial, así que el impuesto se aplica al cargo completo, mano de obra incluida, tanto en contratos a suma alzada como con precios separados (Rule 3.357(b)(2)). Puede comprar con un certificado de reventa los materiales que incorpora, ya que el impuesto se cobra sobre su cargo completo; las herramientas y los insumos que usted consume siguen pagando impuesto al comprarlos ((e)(1), (b)(4)).

• En Texas, la nueva superficie utilizable y el primer acabado interior antes de que alguien la use son construcción nueva ((a)(8)).
• En Texas, el trabajo posterior al primer acabado interior es remodelación aunque la sala nunca se haya ocupado ((a)(11)).
• En un contrato de Texas que mezcla ambos, la remodelación de 5.0% o menos de un cargo a suma alzada no paga impuesto; por encima de ese nivel, indique por separado los cargos de remodelación y de construcción nueva, o se presume que todo el contrato paga impuesto ((b)(3), (b)(7)).
• En Texas, el mantenimiento programado y periódico que incorpora piezas sigue la regla de contratistas ((c)(1)).

La página de centros de datos del Texas Comptroller incluye la reparación o remodelación no residencial entre lo que no califica, así que la exención del propietario no cubre un cargo de remodelación.

¿Cómo grava California a los contratistas por materiales, accesorios fijos y maquinaria?

California grava al contratista de manera distinta para cada lista, casi siempre sin importar el tipo de contrato.

En California, usted es minorista de los materiales si el contrato transfiere la propiedad antes de la instalación e indica el precio de los materiales (Regulation 1521(b)(2)(A)), o si un contrato por tiempo y materiales le cobra al cliente impuesto sobre las ventas por los materiales (Publication 9). Si usted mismo fabrica un accesorio fijo, su precio de costo es el precio que cobra a otros contratistas por accesorios similares; a falta de eso, sus listas de precios u hojas de oferta; a falta de eso, materiales, mano de obra, costos de fábrica y gastos generales más una utilidad de 5% ((b)(2)(B)). Con un permiso de vendedor (seller's permit) puede comprar accesorios fijos y maquinaria con un certificado de reventa, pero no materiales. Recibir un certificado de reventa del contratista general no traslada su impuesto sobre materiales o accesorios fijos ((b)(6)(A)).

¿Cómo grava Virginia a los contratistas y fabricantes que instalan lo que fabrican?

Virginia trata a todo contratista como consumidor de los bienes que incorpora a un inmueble; usted no traslada ningún impuesto como tal (23VAC10-210-410(A)).

• Si en Virginia fabrica sobre todo para sus propios contratos: pague impuesto sobre sus materias primas (410(D)).
• Si en Virginia vende sobre todo a terceros: cobre impuesto sobre sus ventas; lo que retira para sus propios contratos paga impuesto sobre el precio de costo de fabricación, es decir, materiales, mano de obra y gastos generales del trabajo en proceso (410(E)).
• Si en Virginia vende e instala equipo que sigue siendo mueble: cobre impuesto; la instalación no paga impuesto si se indica por separado (410(H)).

¿La exención de centros de datos de Texas del propietario alcanza nuestras compras?

Solo cuando el comprador es el propietario, operador u ocupante calificado. La exención de Texas cubre los sistemas de refrigeración y eléctricos y los sistemas mecánicos, eléctricos y de plomería que los hacen funcionar, pero solo si son «purchased ... by a qualifying owner, qualifying operator, or qualifying occupant» (comprados por un propietario, operador u ocupante calificado) (Tax Code 151.359(b); Rule 3.335(b)(2); carta 201408938L).

• Suma alzada: usted es el comprador y consumidor, así que el Form 01-929 del propietario no puede cubrir sus materiales. La Rule 3.300(i) dice lo mismo para la exención de manufactura (Rule 3.300). Ningún documento del Texas Comptroller lo dice en una sola frase para centros de datos; así es como se combinan las reglas, por lo que conviene confirmarlo con el Comptroller antes de cotizar una oferta.
• Precios separados: el propietario le compra a usted los materiales y puede entregarle el Form 01-929, la única prueba que acepta el Texas Comptroller. Para un centro de datos calificado, solo elimina el impuesto estatal de 6.25%; usted sigue cobrando el impuesto local, hasta 2%. La casilla de gran proyecto cubre el impuesto estatal y el local. Si su cliente es el contratista general y no el propietario, el comprador es el contratista general, así que la exención solo puede pasar a través de su propio contrato con precios separados con el propietario.
• Períodos de exención en Texas: 10 o 15 años para un centro de datos calificado; 20 años para un gran proyecto calificado.
• Fechas en Texas: las compras anteriores a la certificación del centro de datos no tienen derecho a reembolso (decisión 202604012H).

¿Podemos usar el certificado de exención de Virginia del centro de datos (Form ST-11A)?

Por lo general sí, si el centro de datos tiene la carta de exención del Departamento de Impuestos de Virginia y los bienes califican. Un contratista de bienes inmuebles solicita la exención entregando a sus proveedores el Form ST-11A con una copia de la carta de exención que el Departamento emitió al centro de datos (P.D. 10-121).

• Qué califica en Virginia: el equipo de cómputo y el «enabling hardware, including chillers and backup generators» (hardware de soporte, incluidos enfriadores y generadores de respaldo), pero no las «general building improvements or other fixtures» (mejoras generales del edificio u otros accesorios fijos) (Code 58.1-609.3(18)). En la P.D. 10-121 calificaron los enfriadores, los aires acondicionados de sala de cómputo (CRAC), las torres de enfriamiento, la distribución de energía y las baterías que sirven a la sala de cómputo; las alarmas de incendio y antirrobo no calificaron.
• Cargas compartidas en Virginia: los equipos de maniobra eléctrica que también alimentan iluminación, supresión de incendios o alarmas se prorratean según el uso (P.D. 13-183). Obtenga los datos de carga del operador.
• Entrega en Virginia: los bienes no tienen que enviarse directamente al centro de datos (P.D. 23-92).
• Fechas en Virginia: un certificado obtenido después de la venta recibe un «greater scrutiny» (escrutinio mayor), y un ST-11A autoemitido al que le faltaba información clave y que no fue emitido por el Departamento resultó inválido (P.D. 19-64). Confirme con Virginia Tax qué certificado presentar y obténgalo antes de facturar.
• Fecha de fin en Virginia: 30 de junio de 2035, salvo que se aplique la prórroga de la subdivisión 19.
• En cambio, en Washington: la exención de centros de datos cubre la «eligible power infrastructure» (infraestructura eléctrica elegible) con su mano de obra de instalación, no las subestaciones, y no menciona ningún equipo de refrigeración (RCW 82.08.986).

Fabricamos el equipo en otro estado o en el extranjero: ¿qué impuesto sobre el uso debemos donde lo instalamos?

Cuando usted es el consumidor, debe impuesto sobre el uso en el estado de EE. UU. donde se instala el equipo por todo lo que compró sin el impuesto de ese estado, ya sea que llegue de otro estado o de otro país.

• Suma alzada en Texas: registre el impuesto estatal sobre el uso, más el impuesto local sobre el uso del sitio de la obra, por los materiales que llegan de fuera de Texas (Rule 3.291(b)(3)(A), (b)(10)(B)).
• California: un contratista sin permiso de vendedor que compra más de $10,000 al año en artículos sujetos al impuesto sobre el uso se registra como «qualified purchaser» (comprador calificado) y presenta y paga a más tardar el 15 de abril por el año calendario anterior (R&TC 6225; Publication 9).
• Virginia: el impuesto que su proveedor no cobró se declara en el Form ST-7, Consumer's Use Tax Return (declaración del impuesto sobre el uso del consumidor) (410(D)).

El crédito por impuesto pagado a otro estado se explica en impuesto sobre las ventas de los servidores con GPU que compra. Dos puntos no tienen respuesta publicada: la base del impuesto sobre el uso en Texas cuando usted fabrica CDU o equipos de maniobra eléctrica en su propia planta y los instala bajo un contrato a suma alzada, y si la exención de Virginia alcanza lo que un fabricante-contratista retira de su propio inventario. Consulte al estado.

¿Los subcontratistas cobran impuesto sobre las ventas al contratista general?

Depende del estado de EE. UU. y de cada subcontrato.

• Texas: manda cada subcontrato. Un subcontratista con un contrato con precios separados cobra impuesto al contratista general, aun bajo un contrato principal a suma alzada (Rule 3.291(b)(6)).
• California: un subcontratista que suministra accesorios fijos es su minorista; por los materiales debe impuesto como consumidor.
• Virginia: no; todo subcontratista es consumidor.
• Washington: el contratista principal cobra el impuesto sobre las ventas minoristas; los subcontratistas declaran el impuesto sobre negocios y ocupaciones como mayoristas (WAC 458-20-170).

¿Qué cláusulas del contrato y qué registros deciden la respuesta en una auditoría?

Decide el contrato firmado, no las facturas. Conserve:

1. El contrato que indica precios a suma alzada o separados, y cuándo se transfiere la propiedad.
2. Las órdenes de cambio, cada una con precios fijados igual que en el contrato.
3. Una lista de materiales que identifique cada artículo como material, accesorio fijo o equipo mueble.
4. Las facturas de proveedores que muestran el impuesto pagado y los registros del impuesto sobre el uso por sitio de obra.
5. El Form 01-929 o el Form ST-11A con la carta de exención, con fecha anterior a la venta.
6. Los datos de carga de los equipos de maniobra eléctrica prorrateados y las fechas de certificación.

El impuesto no pagado puede volverse una deuda personal. En Texas, una persona que controla el cobro o el pago del impuesto cobrado y deliberadamente no lo paga lo debe, incluso después de que la empresa se disuelve (Tax Code 111.016(b)). En Virginia, un ejecutivo, miembro, gerente o empleado con el deber y la facultad de pagar cualquier impuesto que deliberadamente no lo paga debe una multa igual al impuesto (Code 58.1-1813). En California, una vez que el negocio termina, una persona responsable del pago que deliberadamente no pagó debe el impuesto cobrado a los clientes o adeudado por los materiales consumidos (R&TC 6829).

El impuesto sobre las ventas o sobre el uso que usted paga por los materiales es un costo del contrato para el impuesto sobre la renta; vea contratos a largo plazo para equipos a medida y deducciones del impuesto de franquicia de Texas. La redacción del contrato corresponde a su abogado; la certificación del centro de datos y los memorandos de desarrollo económico de Virginia corresponden al propietario.

¿Cómo trata Canadá el mismo trabajo?

Para otras provincias, vea impuesto provincial sobre las ventas.

Ejemplo

Dólares estadounidenses, cifras redondas e ilustrativas. Todo lo mencionado se incorpora al edificio.

Nueva sala de datos cerca de Dallas

Una startup de refrigeración líquida firma un contrato de suministro e instalación de $10,000,000 por CDU, colectores y tuberías del circuito secundario en una sala nueva de un centro de datos calificado y certificado de Texas (8.25%: 6.25% estatal, 2% local). Los materiales cuestan $6,000,000 y vienen de proveedores de otros estados sin impuesto de Texas.

• Suma alzada: impuesto sobre el uso de $495,000 ($375,000 estatal, $120,000 local). La startup no le cobra nada al propietario y, según la prueba del comprador explicada arriba, el Form 01-929 del propietario no cubriría sus materiales.
• Precios separados ($7,000,000 de materiales, $3,000,000 de mano de obra): la startup compra con un certificado de reventa, recibe el Form 01-929 del propietario y cobra solo el impuesto local, $140,000. La mano de obra no paga impuesto.
• Casilla de gran proyecto marcada: $0.

Remodelación de una sala enfriada por aire en Texas

La misma startup convierte una sala existente en otro sitio de Texas por $2,000,000 ($1,200,000 de materiales, $800,000 de mano de obra). Es una remodelación: la startup compra los $1,200,000 de materiales con un certificado de reventa y cobra 8.25% sobre los $2,000,000 completos, es decir, $165,000, con cualquiera de los dos tipos de contrato, y el Form 01-929 no lo cubre.

Equipos de maniobra eléctrica y UPS en el condado de Loudoun

Un fabricante vende $2,000,000 en equipos de maniobra eléctrica y $1,000,000 en UPS al contratista general que construye un centro de datos calificado en Virginia (6%). Sin un ST-11A válido al momento de la venta, el impuesto es de $180,000. Con el Form ST-11A y la carta del Departamento, la UPS que sirve a la carga de cómputo está exenta; si 10% de la carga de los equipos de maniobra eléctrica alimenta iluminación y sistemas contra incendios, el impuesto es de $12,000. Si el fabricante instala el equipo él mismo y vende sobre todo a terceros, se convierte en consumidor y debe impuesto sobre el precio de costo de fabricación: $1,800,000 de costo significan $108,000 antes de cualquier exención.

¿Su caso es distinto?

• Servidores, equipos de red, integración de racks, envíos directos al cliente o instalaciones de equipo mueble: impuesto sobre las ventas de servidores, instalación y mantenimiento.
• Momento de reconocer ingresos en una obra de varios años: contratos a largo plazo para equipos a medida.
• Impuesto sobre negocios y ocupaciones (B&O) de Washington o Commercial Activity Tax (CAT) de Ohio u Oregon sobre los ingresos del contrato: impuestos sobre los ingresos brutos en otros estados.
• Impuesto sobre el uso nunca pagado, o impuesto nunca cobrado en contratos con precios separados: regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Permisos en un estado nuevo: cuándo debe cobrar impuesto sobre las ventas, o vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas para un fabricante extranjero; calendarios de declaración: presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• CDU, equipos de maniobra eléctrica o UPS importados: aranceles y derechos de aduana sobre equipos importados.
• Cuadrillas en otros estados: impuesto sobre la renta empresarial en otros estados e impuesto municipal sobre la renta de Ohio para cuadrillas que viajan.
• Instalación en un centro de datos canadiense: impuesto provincial sobre las ventas y GST/HST para vendedores no residentes.
• Varios estados, una remodelación o un producto fabricado: nuestros servicios fiscales para centros de datos. Nuestros CPA lo registran, presentan las declaraciones del impuesto sobre las ventas y sobre el uso en cada estado y organizan una contabilidad de costos por obra que mantiene separados los materiales, los accesorios fijos y la mano de obra.