Asientos del impuesto sobre las ventas: ¿ingreso, gasto o pasivo?

¿El impuesto sobre las ventas cobrado se considera ingreso?

El impuesto sobre las ventas que usted cobra no es un ingreso cuando un estado o una localidad lo impone al comprador y usted debe cobrarlo y entregarlo. La IRS Publication 334 dice que ese impuesto no es ingreso, no entra en los ingresos brutos ni en las ventas, y no se puede deducir. Pasa por su contabilidad: usted lo registra como un pasivo, dinero que debe al estado, cuando registra la venta, y luego liquida ese pasivo cuando paga.

Revise tres cosas antes de apoyarse en esa regla:

• A quién se impone el impuesto. La Publication 334 trata de otra forma un impuesto que recae sobre usted como vendedor, y algunos estados, como Nuevo México y California, redactan su impuesto de una manera que puede ponerlo de ese lado. Vea más abajo la sección sobre impuestos que recaen sobre el vendedor.
• Cómo se hicieron los asientos pasados. Si los pagos al estado se registraron como gastos, o el impuesto cobrado se registró como ventas, el estado de resultados puede estar mal en todos los años desde entonces, y también la declaración del impuesto sobre la renta presentada con esa contabilidad. Si eso lleva un año o más, vea la sección sobre cómo corregirlo y la sección «¿Su caso es distinto?» más abajo.
• Qué registra el impuesto por usted. Una función de impuesto sobre las ventas puede registrar el impuesto en una cuenta por pagar por sí sola, mientras que una línea de la conexión bancaria o un asiento manual quizá no. Abra el estado de resultados: no debe mostrar ninguna línea de impuesto cobrado a los clientes. El balance general debe mostrar el impuesto cobrado y aún no pagado en una cuenta de impuesto sobre las ventas por pagar.

La regla cubre el impuesto que usted estaba obligado a cobrar. El impuesto cobrado por error, o cuando usted no tenía la obligación de cobrar, no está cubierto por esa frase de la Publication 334; un profesional debe decidir cómo se registra y se informa.

Reúna las declaraciones del impuesto sobre las ventas presentadas, las confirmaciones de pago, el detalle del impuesto sobre las ventas por pagar por período y el estado de resultados de cada año en cuestión.

El monto de un Form 1099-K puede incluir impuesto sobre las ventas, así que quizá no sea igual a su ingreso (Publication 334). Vea cómo conciliar ventas y depósitos.

¿Cuál es el asiento contable del impuesto sobre las ventas en una venta?

Registre el precio como ventas y el impuesto como un pasivo. Cargue a efectivo o cuentas por cobrar el monto completo que debe el cliente, abone a ventas el precio y abone a impuesto sobre las ventas por pagar el impuesto.

Muestre el impuesto en una línea aparte de la factura. Nueva York exige que el impuesto aparezca por separado en cualquier recibo o factura que usted entregue a un cliente. Texas también lo exige, salvo que usted dé una declaración escrita de que el impuesto está incluido en el precio y publique un letrero que lo diga. Cuando un precio incluye el impuesto, Texas indica cómo separarlo: el precio de venta es el total dividido entre uno más la tasa del impuesto, y el resto es impuesto.

Nueva York, por ejemplo, exige que el vendedor informe el impuesto del período de la venta, haya pagado o no el cliente, aunque la contabilidad sea de efectivo, salvo una opción de pagar al cobrar para los proveedores de materiales de construcción que establece un boletín aparte (Publication 750, edición 11/15). Donde eso aplica, una contabilidad de efectivo muestra un saldo por pagar distinto al de la declaración. Vea un saldo por pagar que no coincide con la declaración.

¿Debo registrar el impuesto sobre las ventas como gasto cada vez que pago al estado?

No, no el impuesto que cobró a sus clientes. Pagar al estado liquida el pasivo: cargue a impuesto sobre las ventas por pagar y abone a efectivo. El estado de resultados no cambia, porque el impuesto nunca entró en él.

Vigile la conexión bancaria: el retiro del estado llega como una línea que puede clasificarse como «impuestos» o «gasto de impuesto sobre las ventas». Concílielo con el saldo por pagar. Si su software de contabilidad tiene una función de impuesto sobre las ventas, quizá registre el impuesto en una cuenta por pagar por usted: registre el pago allí, o concilie la línea del banco con la cuenta por pagar que creó.

Un pago puede incluir otras partidas: impuesto sobre el uso, una multa o intereses. Registre cada una en su propia cuenta y deje en la cuenta por pagar solo el impuesto sobre las ventas. Para saber cada cuánto vencen las declaraciones y los pagos, vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Por qué registrar el impuesto sobre las ventas como gasto exagera mis costos?

Porque el impuesto que usted traslada nunca fue su costo. La Publication 334 dice que no se deduzca el impuesto sobre las ventas impuesto al comprador que usted debe cobrar y entregar. Un asiento de gasto agrega un costo que no existe, y cualquier saldo por pagar que usted creó al cobrar el impuesto nunca se liquida.

Si se preparó una declaración del impuesto sobre la renta con esa contabilidad, puede arrastrar los mismos errores: una deducción que la Publication 334 dice que no se tome, ingresos brutos que incluyen el impuesto, o ambas cosas. Cuál de ellas depende de cómo se registró el impuesto en cada año.

¿Cómo registro el impuesto sobre las ventas que pago en mis compras?

El impuesto sobre las ventas que usted paga en una compra forma parte de lo que pagó por ella, no es un gasto aparte de impuesto sobre las ventas. La Publication 334 dice que el impuesto sobre las ventas de un servicio, o de la compra o el uso de un bien, se trata como parte de su costo.

Para el impuesto pagado sobre la mercancía, vea el costo puesto en almacén dentro del costo de los bienes vendidos. Para decidir si el equipo se gasta o se deprecia, vea cómo deducir el equipo en el primer año. Si un proveedor le cobró impuesto sobre mercancía que usted compró para revender, vea certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.

¿Qué pasa si el impuesto recae sobre mí como vendedor, como un impuesto sobre los ingresos brutos?

Un impuesto que recae sobre usted y no sobre su cliente entra en sus ingresos brutos cuando se lo cobra al comprador. La Publication 334 dice que, si usted cobra impuestos estatales y locales sobre las ventas que se le imponen como vendedor, debe incluir el monto cobrado en los ingresos brutos. Para un propietario único con el Schedule C, la misma publicación permite deducir un impuesto estatal sobre el ingreso bruto, a diferencia del ingreso neto, que sea directamente atribuible al negocio. Solo habla de quienes presentan el Schedule C; cómo informa el impuesto una sociedad de personas o una corporación le corresponde a su preparador.

Nuevo México es un ejemplo. Su impuesto sobre los ingresos brutos recae sobre los negocios, y un negocio puede trasladarlo al comprador; si lo hace, el monto debe aparecer por separado en la factura (New Mexico Taxation and Revenue). En la contabilidad, el monto cobrado generalmente va en ventas, y el impuesto es un costo del negocio que se registra cuando se debe, mediante una cuenta por pagar hasta que se paga. Dejar el monto cobrado fuera de las ventas no seguiría la Publication 334.

Los estados lo redactan de formas distintas. La guía del permiso de vendedor de California dice que el vendedor es responsable de pagar el impuesto y que el cliente puede reembolsárselo (CDTFA Publication 73). La Publication 334 no enumera estados, así que no dice de qué lado de su línea cae el impuesto de un estado determinado. Eso depende de la ley del estado y de sus hechos. Si usted cobra en un estado que redacta el impuesto como del vendedor, acuerde el tratamiento con un preparador antes de registrarlo de cualquier forma.

¿Cómo registro el impuesto sobre el uso cuando el vendedor no cobró ninguno?

El comprador debe el impuesto sobre el uso cuando usa bienes o servicios gravables en un estado, el vendedor no cobró impuesto allí y no aplica ninguna exención. Súmelo al costo de la compra y a una cuenta de impuesto sobre el uso por pagar hasta que lo informe.

Texas dice que un comprador debe el impuesto sobre el uso por artículos gravables almacenados, usados o consumidos en Texas que provienen de un vendedor que no cobra el impuesto de Texas, salvo que aplique una exención, y sus instrucciones de la declaración excluyen el inventario que se tiene exclusivamente para reventa. Nueva York exige que un negocio registrado, o que debe registrarse, para el impuesto sobre las ventas informe el impuesto sobre el uso en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso. Otros estados difieren.

Cuando pague con la declaración, cargue a impuesto sobre el uso por pagar y abone a efectivo. La Publication 334 trata el impuesto sobre las ventas de la «compra o el uso» de un bien como parte de su costo. No menciona el impuesto sobre el uso, así que confirme con su preparador que ese impuesto recibe el mismo tratamiento de costo, como supone el asiento anterior. Para saber qué compras lo generan y cómo informarlo, vea el impuesto sobre el uso en compras del negocio.

¿Dónde va un descuento por presentar a tiempo o un crédito de vendedor?

Regístrelo en su propia cuenta, aparte de las ventas y de la cuenta por pagar. Algunos estados permiten que el vendedor se quede con una parte pequeña del impuesto cobrado por presentar y pagar a tiempo. Reduce el efectivo que usted envía, así que la cuenta por pagar queda con un crédito que nunca se liquida, salvo que usted registre la diferencia en su propia cuenta.

Las reglas cambian según el estado; revise las instrucciones de la declaración de su estado para ver si ofrece uno. Texas también da un descuento mayor a quienes prepagan, que se explica en un saldo por pagar que no coincide con la declaración. Liquide la cuenta por pagar por el impuesto completo a pagar y registre el monto que se quedó en su propia cuenta, no en ventas. Para quien presenta el Schedule C, las instrucciones del IRS dicen que, si el estado le permite retener cualquier parte del impuesto sobre las ventas que cobró, debe incluir ese monto como ingreso en la línea 6 (instrucciones del Schedule C). Para una sociedad de personas o una corporación, o para un descuento ligado al impuesto sobre el uso de sus propias compras, pregunte a su preparador cómo se informa.

¿Qué es el saldo del impuesto sobre las ventas por pagar y de quién es ese dinero?

El saldo es el impuesto sobre las ventas que usted registró como adeudado y que aún no pagó al estado. Donde el impuesto recae sobre el comprador, es dinero del estado que usted tiene en custodia, no suyo. Nueva York dice que un vendedor registrado es un fiduciario del estado y debe remitir el impuesto debido, incluido el impuesto aún no cobrado de las ventas del período. Para una corporación o una sociedad de personas, agrega que ciertos propietarios, ejecutivos, directores, empleados, socios y miembros, llamados personas responsables, pueden responder personalmente por el impuesto que debe el negocio (Publication 750). Texas dice que el vendedor es responsable de cobrar y pagar el monto correcto (Texas Comptroller).

En el balance general, el saldo es un pasivo corriente, no efectivo libre para la nómina ni para el propietario. Después de pagar cada declaración, el saldo debe contener solo el impuesto de las ventas posteriores al período cubierto, incluido el impuesto de las facturas sin pagar donde el estado exige informar una venta en el período en que se hizo. Si contiene más o menos, o si un cliente nunca pagó una factura sobre la que usted cobró impuesto, vea un saldo por pagar que no coincide con la declaración. Para saber quién debe el impuesto no pagado en cada estado y hasta cuándo puede un estado determinarlo, vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Cómo corrijo el impuesto sobre las ventas registrado como gasto o ingreso en años pasados?

Reclasifique cada período para que el impuesto pase por la cuenta por pagar y luego compare esa cuenta con las declaraciones que presentó. Estos pasos son para el impuesto que recae sobre el comprador; un impuesto que recae sobre usted como vendedor se queda en ventas y se queda como gasto.

1. Liste todos los períodos. De cada uno, reúna la declaración del impuesto sobre las ventas presentada, el impuesto a pagar en ella y la confirmación de pago.
2. Saque el detalle de la cuenta por pagar, más cualquier cuenta de ingresos o gastos que haya recibido impuesto sobre las ventas.
3. En cada pago registrado como gasto, sepárelo primero. Solo se mueve el impuesto sobre las ventas cobrado a los clientes: cargue a impuesto sobre las ventas por pagar y abone a la cuenta de gasto. El impuesto sobre el uso, la multa y los intereses van cada uno a su propia cuenta; un preparador decide cómo se informa una multa o unos intereses.
4. En cada período donde el impuesto cobrado se registró como ventas, cargue a ventas y abone a impuesto sobre las ventas por pagar.
5. Compare la cuenta por pagar con las declaraciones. Debe ser igual al impuesto de las ventas aún no pagadas, incluido el impuesto de las facturas sin pagar donde el estado informa una venta cuando se hace. Las diferencias van a la guía sobre saldos que no coinciden.
6. Revise por separado el impuesto sobre el uso y cualquier descuento o crédito, como se explicó arriba.

Estos pasos cambian su contabilidad, no lo que usted presentó al estado. Una corrección que toca un año ya usado en una declaración del impuesto sobre la renta plantea dos preguntas: si conviene reexpresar ese año o ajustar el período actual, y si hay que enmendar la declaración presentada. Las respuestas dependen de lo que informó la declaración, y ninguna es una decisión de contabilidad.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Una venta y su pago

Un negocio vende bienes por $1,000 y agrega 8% de impuesto sobre las ventas, así que el cliente paga $1,080. El asiento carga a efectivo $1,080, abona a ventas $1,000 y abona a impuesto sobre las ventas por pagar $80. Al pagar $80 al estado, se carga a impuesto sobre las ventas por pagar y se abona a efectivo. Las ventas son $1,000, el estado de resultados no muestra impuesto y la cuenta por pagar vuelve a cero.

Equipo y suministros sin impuesto

Una máquina cuesta $5,000 más $400 de impuesto sobre las ventas. Se registra en $5,400, la base para la depreciación. El mismo negocio compra $2,000 de suministros en línea y no le cobran impuesto. Con una tasa ilustrativa de 6% de impuesto sobre el uso, debe $120. Carga a suministros $2,120, abona a efectivo $2,000 y abona a impuesto sobre el uso por pagar $120, y luego informa el impuesto sobre el uso en su declaración del impuesto sobre las ventas.

Dos años de pagos registrados como gasto

Un negocio cobra 8% sobre $100,000 de ventas gravables cada año, así que cobra $8,000 al año y paga al estado $8,000 en cada uno de esos años. Registra el impuesto en la cuenta por pagar, pero registra cada pago al estado como gasto.

• Año 1: los gastos están $8,000 demasiado altos, la utilidad está $8,000 demasiado baja y la cuenta por pagar muestra $8,000 aunque el estado ya fue pagado.
• Año 2: lo mismo otra vez. Los gastos están $8,000 demasiado altos y la cuenta por pagar muestra $16,000.

La corrección carga a impuesto sobre las ventas por pagar y abona a la cuenta de gasto $8,000 en cada año, lo que lleva la cuenta por pagar a cero. Si las declaraciones presentadas dedujeron ese gasto, sigue la pregunta de si hay que enmendarlas.

¿Su caso es distinto?

• Pagos registrados como gastos, o impuesto cobrado registrado como ventas, durante un año o más, y una declaración del impuesto sobre la renta presentada con esa contabilidad: el estado de resultados y la declaración pueden estar mal. Un profesional puede decidir qué años necesitan corrección y si las declaraciones cambian. Vea ayuda de contabilidad y limpiar o empezar de cero para saber cómo se define el alcance de una limpieza.
• Usted cobra en un estado que redacta su impuesto como del vendedor, como Nuevo México o California: los asientos de arriba quizá no apliquen; cómo se registran el monto cobrado y el impuesto depende de la ley del estado y de sus hechos. Vea ayuda de contabilidad.
• El saldo por pagar no coincide con la declaración: vea un saldo por pagar que no coincide con la declaración.
• Un marketplace cobró el impuesto, o usted concilia depósitos: vea cómo conciliar ventas y depósitos.
• Los depósitos de tarjeta llegan netos de comisiones y propinas: vea depósitos de tarjeta en la contabilidad.
• Usted tiene un restaurante o usa un sistema POS: vea impuesto sobre las ventas de restaurantes y conciliación del POS.
• Debió cobrar impuesto y no lo hizo, nunca envió el impuesto que cobró, o cobró un impuesto que no estaba obligado a cobrar: es posible que el estado deba recibir más de lo que muestra la contabilidad. Vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado y ayuda de contabilidad.
• No sabe si debe llevar su propia contabilidad: vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.