Facilitador de marketplace: impuesto sobre ventas en plataformas

¿Un marketplace de dos lados cobra el impuesto sobre las ventas, o lo cobran los vendedores?

En un estado con una regla de facilitador de marketplace, la plataforma cobra el impuesto sobre las ventas gravables de los vendedores desde que encaja en la definición de ese estado y, además, tiene presencia física allí o supera el umbral de registro del estado. La presencia física no tiene un umbral en dólares, así que un estado donde la plataforma tiene una oficina, personal o inventario se aplica desde la primera venta facilitada (Nueva York; Florida; California cuenta el inventario, un lugar de negocios o representantes). Cuando la plataforma no encaja, las obligaciones propias de los vendedores, si las hay, se quedan con ellos. Esto es ley estatal, y los estados difieren en tres puntos que importan a una plataforma: si debe cobrar el pago del comprador, si los servicios cuentan y cuándo empieza la obligación. Los estados llaman a la plataforma «marketplace facilitator» o «marketplace provider»; esta página dice facilitador.

Los clientes no cobran el impuesto sobre las ventas. Un comprador al que no le cobran impuesto en una compra gravable puede deber directamente el impuesto sobre el uso, la versión del impuesto sobre las ventas que le corresponde al propio comprador (Pensilvania).

Qué hace que un caso no sea sencillo:

• Un inversionista o adquirente ha preguntado si la plataforma cobra el impuesto sobre las ventas, o una lista de debida diligencia pide registros y certificaciones a vendedores.
• La plataforma recibe o canaliza pagos de compradores, y los compradores están en varios estados.
• Hace poco empezó a recibir pagos, pedidos o a manejar inventario, o abrió una oficina o contrató personal en un estado: cada cambio puede modificar la respuesta allí.
• Vende servicios, no solo bienes.
• Sus vendedores y compradores están en estados que nunca ha revisado.
• También cobra sus propios cargos o vende sus propias suscripciones.
• Es posible que ya haya superado el umbral de registro de un estado.

Reúna el flujo del dinero (quién cobra al comprador, quién paga al vendedor, qué se queda la plataforma), qué se vende, los estados de compradores y vendedores por mes, la tabla de cargos y los términos para vendedores, y los registros, certificados o avisos a vendedores que ya tenga. La prueba de cada estado se aplica a estos hechos.

¿Qué convierte a una plataforma en facilitador de marketplace?

Una plataforma es facilitador cuando la definición de un estado le aplica. La mayoría de las definiciones comparten tres partes: un contrato con vendedores, un marketplace que opera la plataforma y un papel en la venta que va más allá de la publicidad. Se dividen en dos puntos: el pago del comprador y lo que se vende.

Una plataforma puede ser facilitador de algunas ventas y vendedor común en otras. Washington permite un solo papel por transacción (Washington); Texas dice que un mismo negocio puede ser proveedor de marketplace, vendedor de marketplace y vendedor remoto a la vez (preguntas frecuentes de Texas). La tabla cubre siete estados. Para cualquier otro, busque la página sobre marketplace del departamento de ingresos del estado y revise cuatro puntos: cómo define a la plataforma, si se exige cobrar o procesar el pago del comprador, si abarca servicios y cómo cuenta su umbral las ventas facilitadas. La tabla del Streamlined Sales Tax Governing Board enlaza con las guías de muchos estados; tiene fecha del 11 de enero de 2023, con ediciones posteriores en algunas filas, así que confirme en la página del estado.

¿Importa que la plataforma maneje el pago del comprador?

Sí en Nueva York, Pensilvania, Florida y Wisconsin, donde cobrar o procesar el pago del comprador forma parte de la definición, y en Texas, que depende de procesar ventas o pagos. No en California ni en Washington: allí una plataforma puede ser facilitador sin procesar pagos si realiza otra actividad enumerada, como listar productos o tomar pedidos (California; Washington).

En Nueva York, Florida, Pensilvania, Wisconsin y Washington, pasar el pago a un procesador externo no saca a la plataforma de la definición. Nueva York cuenta a un tercero que cobra por contrato (Nueva York). Florida, Pensilvania y Wisconsin dicen «directly or indirectly» (directa o indirectamente) (Florida; Pensilvania; Wisconsin). El propio ejemplo de Washington es un sitio que usa a un tercero para procesar pagos y aun así es facilitador.

¿Una plataforma que solo anuncia, o que solo procesa pagos, es facilitador?

Por lo general no, pero la línea es estrecha. Un sitio que anuncia vendedores y envía a los compradores a la caja del propio vendedor no es facilitador en California ni en Washington. En California, el sitio pasa a serlo para una venta cuando además toma el pedido o procesa el pago (Regulation 1684.5). El ejemplo de Washington es un sitio de libros que envía compradores al sitio del vendedor a cambio de una comisión (Washington).

Un negocio que solo mueve dinero no necesariamente opera un marketplace. Florida excluye a la persona cuya única actividad es procesar pagos entre partes (Florida). El reglamento de California da el ejemplo de una empresa que vende alojamiento web y procesamiento de pagos a vendedores que operan cada uno su propia tienda: no opera ningún marketplace.

Algunos estados excluyen tipos específicos de plataformas. Florida excluye a quienes solo prestan servicios de agencia de viajes y a las empresas de redes de entrega, a menos que sean comerciantes registrados que avisen a sus comerciantes locales que siguen las reglas de proveedor de marketplace; el TIP de 2021 omite la condición del aviso, así que siga la ley (ley de Florida). California excluye a las empresas de redes de entrega (salvo que opten por incluirse) y a los corredores de alquiler de vehículos (California). Washington excluye los servicios de agencia de viajes y las plataformas de estadías de menos de 30 días en hoteles o alojamiento comercial, pero no las casas, apartamentos o cabañas (Washington). Si la plataforma maneja viajes, alojamiento, entregas o alquiler de autos, lea el texto del estado.

¿Un marketplace de servicios entre particulares debe cobrar el impuesto sobre las ventas en los servicios?

Depende de la regla del estado y luego de si el estado grava el servicio. Nueva York, California y Florida abarcan solo bienes. Nueva York dice que su regla de proveedor no se aplica a servicios, ocupación hotelera ni comidas de restaurante, aunque otras reglas pueden exigir que una plataforma que vende ocupaciones de alquiler de corto plazo cobre el impuesto (Nueva York). Las definiciones de Washington, Pensilvania y Wisconsin incluyen servicios. La regla de Texas abarca todas las ventas en un marketplace y sus preguntas frecuentes incluyen entradas para servicios de entretenimiento, así que una plataforma que vende servicios que Texas grava debe esperar tener que cobrar allí (preguntas frecuentes de Texas).

Aun donde una regla abarca servicios, la plataforma cobra solo en los servicios que el estado grava, y lo decide la lista de servicios gravables del propio estado.

¿Cuándo debe una plataforma registrarse y cobrar, y importa la situación del vendedor?

Una plataforma se registra cuando supera el umbral del estado, y el umbral se mide sobre todas las ventas de la plataforma, no sobre cada vendedor. Una plataforma con muchos vendedores pequeños puede cruzar un umbral que ningún vendedor cruza. La situación del propio vendedor no cambia esto: Nueva York aplica la obligación sea o no que el vendedor deba registrarse (Nueva York), y Wisconsin la aplica incluso cuando el vendedor es un vendedor remoto (sin presencia física en Wisconsin) bajo la excepción de pequeño vendedor (Wisconsin).

La presencia física es un detonante aparte, sin umbral en dólares, en los siete estados (Texas lo expresa como realizar negocios allí). Washington también exige que un facilitador se registre si sus vendedores tienen presencia física en Washington, o si el facilitador está organizado o tiene su domicilio comercial allí (Washington).

Los plazos varían. Nueva York evalúa ambos umbrales durante los cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas que terminan el último día de febrero, mayo, agosto y noviembre, así que revise después de que termine cada trimestre. Para un negocio sin presencia física, el Tax Department indica presentar un certificado de registro dentro de 30 días después de cumplirse las pruebas y empezar a cobrar 20 días después de la fecha límite de registro (Tax Department); la ley lo expresa así para los vendedores conforme a la sección 1101(b)(8)(i)(E) (Tax Law 1134; Tax Law 1131). El memorando de proveedores del Departamento de 2019 (una guía, no una ley) dice que un proveedor no registrado se registra al menos 20 días antes de comenzar a hacer negocios en Nueva York (TSB-M-19(2.1)S), así que confirme qué fecha aplica antes de basarse en la posterior. Por debajo de cualquiera de los dos umbrales, una plataforma sin presencia física no es proveedor en Nueva York, a menos que elija registrarse (Tax Law 1101). Para otros estados vea el umbral de cada estado.

¿Qué debe hacer un facilitador de marketplace?

Un facilitador por lo general asume las obligaciones de un vendedor común por las ventas que facilita, además de la obligación de informar a sus vendedores.

• Registrarse en el estado. Nueva York exige un Certificate of Authority (certificado de autoridad), su registro del impuesto sobre las ventas. En Texas, un proveedor que sea corporación, sociedad de personas o LLC también debe presentar informes del impuesto de franquicia si tiene nexo allí, y se presume que una entidad de otro estado con un permiso del impuesto sobre el uso de Texas lo tiene (Texas); vea nexo del impuesto sobre las ventas frente al nexo del impuesto sobre la renta.
• Cobrar el impuesto estatal y local en cada venta gravable facilitada que se entregue en el estado. Nueva York incluye a los vendedores ubicados fuera del estado (Nueva York).
• Presentar declaraciones y remitir. Nueva York da al proveedor las obligaciones y los derechos de un vendedor, y Texas le exige cobrar, informar y remitir.
• Certificar a los vendedores. Nueva York exige el Form ST-150, firmado por un propietario, socio o persona autorizada, dentro de 90 días de las ventas que facilita, o un acuerdo público con los vendedores que diga que la plataforma está registrada y cobrará el impuesto (ST-150). Texas exige una certificación, pero sin formulario ni texto especial; los términos de uso pueden incluirla (preguntas frecuentes de Texas). Florida permite que el acuerdo con el vendedor la incluya y, una vez que la plataforma certifica, el vendedor no puede cobrar el impuesto de esas ventas (Florida). Wisconsin exige un aviso, en cualquier forma, de que la plataforma cobra y remite el impuesto de todas las ventas gravables de Wisconsin (Wisconsin).
• Informar a los vendedores. Washington exige un informe mensual de las ventas brutas de cada vendedor en Washington, que vence a más tardar el día 15 del mes siguiente (Washington).
• Llevar registros. Nueva York exige registros que identifiquen al vendedor de cada venta facilitada (Nueva York). Texas exige conservar los registros durante al menos cuatro años (Texas). Washington y Wisconsin exigen que el facilitador conserve la documentación o el certificado de exención del comprador en cada venta exenta (Washington; Wisconsin); vea certificados de exención de clientes.
• Cobrar los cargos que acompañan una venta. California, Florida, Texas y Washington añaden cargos u otros impuestos en ciertos artículos (California; Florida; preguntas frecuentes de Texas; Washington).

El alivio es limitado. Nueva York, Wisconsin, Florida y Washington liberan al proveedor de responsabilidad en la medida en que un error provino de información incorrecta o insuficiente del vendedor (Nueva York; Wisconsin; Florida; Washington). Florida también pide un esfuerzo razonable por obtener información exacta, y Washington lo da solo a un facilitador que cumplió plenamente la obligación del informe mensual a los vendedores. Nueva York, Florida y Washington niegan el alivio entre partes afiliadas o relacionadas; la página de marketplace de Nueva York fija su prueba de propiedad. California tiene sus propias reglas de alivio (secciones 6046 y 6047 del Revenue and Taxation Code) (California).

Dos estados permiten trasladar el cobro al vendedor. En Florida, un proveedor y un vendedor registrado con más de $1 mil millones en ventas brutas anuales en EE. UU. (incluidas las entidades relacionadas) pueden acordar por contrato que el vendedor cobre, si el vendedor lo notifica al departamento. En Wisconsin, el departamento puede dispensar la obligación de un proveedor cuando considera que el vendedor cobrará y remitirá de forma confiable; la solicitud es el Form S-102, que enumera a cada vendedor y su número de permiso (Florida; Wisconsin).

Si no somos facilitador, ¿cobran los vendedores?

Cada vendedor conserva la obligación que tenga en las ventas que la plataforma no facilita. Esa obligación depende del nexo propio del vendedor y de si el artículo es gravable en el estado. Texas indica a los vendedores que cobren hasta que un proveedor certifique que lo hará (Texas). Washington dice que un vendedor sin documentación de que el facilitador cobra puede ser responsable del impuesto no cobrado (Washington). California trata al vendedor como el minorista en cualquier venta que un facilitador registrado no facilite (California).

Una certificación les dice a los vendedores que no necesitan cobrar (Texas; Nueva York; Florida), así que una certificación dada en un estado donde la plataforma no cobra puede dejar sin cobrar esas ventas. Para las preguntas de nexo del propio vendedor, vea dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

¿Cómo trata un vendedor las ventas facilitadas en su propia declaración?

Un vendedor registrado por lo general sigue informando las ventas facilitadas, pero el método difiere según el estado, lo que determina qué deben mostrar los informes de la plataforma.

Las ventas por una plataforma igualmente cuentan para el umbral propio del vendedor en California, Nueva York, Texas y Washington. Pensilvania y Florida excluyen las ventas sobre las que un facilitador cobra el impuesto (Pensilvania; Florida).

¿El cargo o la comisión propia de la plataforma está gravada?

A veces. El cargo puede tener su propio impuesto o quedar incluido en la venta gravable, según el estado y lo que compre el cargo. Washington sujeta los ingresos por comisiones y cargos de un facilitador al impuesto sobre negocios y ocupaciones (B&O) bajo su clasificación «Service and Other Activities» cuando el facilitador tiene nexo allí (Washington). Wisconsin dice que, en una venta facilitada gravable, el impuesto se aplica a todo el monto cobrado al comprador, incluido el cargo de la plataforma por facilitar la venta (Wisconsin).

Un cargo por software o herramientas vendidos a los vendedores sigue las reglas del estado sobre software y servicios; vea impuesto sobre las ventas en SaaS y software. El impuesto que la plataforma cobra para un estado no es ingreso de la plataforma; vea ingresos brutos o netos en un marketplace y conciliación de ventas y pagos a vendedores.

¿Qué preguntarán los inversionistas sobre el impuesto sobre las ventas del marketplace, y qué pasa si no hemos cobrado?

Para responder a la pregunta de un inversionista sobre un estado donde hay compradores, la plataforma necesita cuatro datos:

1. Si la plataforma encaja en la definición del estado, según el papel que desempeña y cómo fluye el pago.
2. La fecha en que superó el umbral de registro del estado, contando las ventas facilitadas.
3. Si está registrada, si cobra y si ha certificado a los vendedores, con los términos o el certificado en archivo.
4. Si el impuesto cobrado y los cargos propios de la plataforma se mantienen separados en los libros.

Si la plataforma superó un umbral y no se registró ni cobró, estos estados ponen la obligación sobre las ventas facilitadas en la plataforma, pero los vendedores también pueden quedar expuestos. Wisconsin dice que un proveedor puede ser auditado y ser responsable del impuesto de las ventas facilitadas, a menos que tenga una dispensa o demuestre que el error provino de la información del vendedor (Wisconsin). Nueva York vincula el alivio del vendedor a un certificado de buena fe del proveedor. Texas dice que tanto el proveedor como el vendedor están sujetos a auditoría (preguntas frecuentes de Texas).

Las personas también pueden quedar expuestas. En Nueva York, los funcionarios, directores y empleados (y gerentes de LLC) con el deber de actuar por la empresa para cumplir la ley del impuesto sobre las ventas, y cualquier socio o miembro de una LLC, son personas obligadas a cobrar y son personalmente responsables del impuesto (Tax Law 1131; Tax Law 1133; Publication 750). Nueva York puede determinar el impuesto dentro de los tres años posteriores a la presentación de la declaración, o en cualquier momento si no se presentó declaración (Tax Law 1147). En Washington, si una corporación o LLC con una orden de cobro de impuesto impaga se disuelve, se abandona o es insolvente, el departamento puede perseguir a sus funcionarios, gerentes, miembros y socios responsables por el impuesto cobrado no pagado: un director ejecutivo o financiero actual o anterior sin importar la culpa, por el periodo en que ocupó el cargo, y otros solo por una falta de pago deliberada (RCW 82.32.145). Revise las reglas de los demás estados.

Hasta cuándo llega la exposición y cómo regularizarse son preguntas distintas. Vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado y exposición del impuesto sobre las ventas detectada en la debida diligencia.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses.

Plataforma de bienes

Los vendedores listan bienes hechos a mano y la plataforma recibe el pago del comprador. En los cuatro trimestres anteriores del impuesto sobre las ventas entregó $700,000 en bienes en Nueva York, en 400 pedidos, sin oficina ni personal allí. Supera ambos umbrales de Nueva York sea o no que lo supere algún vendedor por separado; con una oficina o personal allí tendría que registrarse sin importar sus totales. Confirma su fecha de registro: la guía del Tax Department indica 30 días después de cumplirse las pruebas, mientras que su memorando para proveedores dice al menos 20 días antes de comenzar el negocio. Cobra en los bienes gravables de vendedores dentro y fuera de Nueva York y entrega a cada vendedor el Form ST-150 dentro de 90 días de las ventas que facilita, o publica un acuerdo público con la declaración requerida. Cada vendedor registrado informa esas ventas como no gravables en su propia declaración.

Marketplace de servicios

Una app de tutorías permite a los padres reservar tutores. Cobra al padre $60 por sesión, paga al tutor $50 y se queda con $10. La regla de proveedor de Nueva York abarca solo bienes, así que la app no es facilitador de sesiones de tutoría allí, y un tutor registrado conserva cualquier obligación de cobrar en una sesión gravable. Las definiciones de Washington, Pensilvania y Wisconsin mencionan servicios, y la regla de Texas abarca todas las ventas en un marketplace, así que la app revisa cada uno: ¿el estado grava la sesión? Si la grava, la app cobra allí una vez que tiene presencia física o supera el umbral de registro del estado, y en Wisconsin el impuesto se aplica a todos los $60 cobrados al padre. Si no la grava, no hay impuesto que cobrar sobre la sesión. El cargo de $10 igualmente necesita su propia revisión.

Sitio de referencia

Un sitio lista productos de vendedores con un enlace que abre la caja del propio vendedor y gana $5 por cada venta que refiere. No toma pedidos ni pagos. California trata a un sitio que solo anuncia y refiere compradores como si no facilitara la venta, y el ejemplo del sitio de libros de Washington también encaja, así que en esos dos estados la plataforma no es la que cobra, y la obligación propia de cada vendedor, si la tiene, no cambia. Washington igualmente grava las comisiones de $5 del sitio con el impuesto sobre negocios y ocupaciones una vez que el sitio tiene nexo allí. Si el sitio agrega después su propio carrito y recibe pagos, California lo trata como facilitador de esas ventas.

¿Su caso es diferente?

• Un inversionista le preguntó si cobra el impuesto sobre las ventas, o su plataforma maneja pagos de compradores en varios estados: la respuesta se da estado por estado y depende de cómo fluye el dinero y de qué se vende. Si es facilitador en cada estado, cuándo empezó el registro y cómo se registran en los libros el impuesto cobrado y los cargos son los puntos que debe cubrir una revisión; vea servicios contables y de impuestos para startups.
• También vende sus propias suscripciones o software: vea impuesto sobre las ventas en SaaS y software y merchant of record o presentar usted mismo.
• Superó el umbral de un estado y no cobró: vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado; una revisión de debida diligencia preguntará por ello, así que vea servicios contables y de impuestos para startups.
• La debida diligencia encontró un problema de impuesto sobre las ventas: vea exposición del impuesto sobre las ventas detectada en la debida diligencia.
• No está seguro de si el impuesto sobre las ventas cobrado cuenta como ingreso, o los pagos a vendedores no coinciden: vea ingresos brutos o netos en un marketplace y conciliación de ventas y pagos a vendedores.
• Su empresa o sus fundadores están fuera de EE. UU.: los umbrales de un estado cuentan las ventas entregadas o atribuidas al estado, así que una plataforma con sede en Canadá o en otro lugar igualmente puede superarlos. Vea vendedores extranjeros y canadienses y el impuesto sobre las ventas de EE. UU. y servicios de impuestos transfronterizos para los dos países juntos.
• Usted es vendedor en el marketplace de otra empresa: vea dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas.