Impuesto sobre ventas del SaaS por estado para startups de EE. UU.

¿Qué estados cobran impuesto sobre las ventas al SaaS?

No hay una regla única en EE. UU. Algunos estados gravan el software como servicio (SaaS) y otros no, y el nombre que su factura le da al producto no lo decide: cada estado aplica su propia clasificación. California empieza a gravar las suscripciones de software el 1 de enero de 2027 y Colorado el 1 de enero de 2027. Aparte, la presencia física, como un empleado o un servidor en un estado, puede obligarlo a registrarse allí antes de su primera venta gravable, sin umbral de ventas.

Reglas verificadas en el sitio de cada estado el 13 de octubre de 2026. La tabla es selectiva: un estado que no aparece, como Massachusetts o Míchigan, requiere su propia revisión. Los estados sin impuesto estatal sobre las ventas se explican en cuándo debe cobrar impuesto sobre las ventas.

¿Nuestra plataforma es SaaS, procesamiento de datos o un servicio de información?

Decide el estado de EE. UU., según lo que el cliente realmente recibe. A grandes rasgos: el SaaS es usar el software del vendedor por internet; el procesamiento de datos es que las computadoras del vendedor almacenen o trabajen con los datos del cliente; un servicio de información entrega información recopilada o informes. Pensilvania dice que una venta no deja de ser gravable porque se le llame servicio (PA DOR).

Tres características suelen cambiar la respuesta:

• Un recolector o agente en el sitio del cliente. Las plataformas de monitoreo, de gestión de infraestructura de centros de datos (DCIM) y de orquestación suelen instalar software en el sitio del cliente. Illinois dice que un agente descargado puede significar que el cliente recibe software gravable. Nueva York grava el software descargado, y Carolina del Norte generalmente también, aunque exime el software que un operador de centro de datos usa en su centro de datos. Wisconsin, en cambio, no toma en cuenta el software que solo sirve para acceder al servicio del proveedor.
• Una puerta de enlace (gateway) de hardware. Un dispositivo físico es un bien tangible, generalmente gravable donde usted debe cobrar, salvo que el comprador entregue un certificado de exención válido, como el de un centro de datos calificado.
• Informes, comparativas o datos recopilados. Estos pueden convertir el producto en un servicio de información. Nueva York trató una suscripción de datos e informes como servicio de información; Nueva Jersey y Texas también gravan los servicios de información.

Cotizar el agente, el hardware y cualquier producto de datos en líneas separadas permite clasificar cada uno por su cuenta, lo que puede bajar o subir el impuesto según el estado. Conserve el contrato que muestra lo que recibe el cliente.

¿Cobramos impuesto sobre las ventas en nuestro estado de origen?

Sí, si su producto es gravable allí. Un vendedor ubicado en un estado de EE. UU. tiene presencia física desde el primer día, así que no se aplica ningún umbral de ventas. Texas exige un permiso de impuesto sobre las ventas si usted hace negocios en Texas y vende allí servicios gravables (Comptroller). Cuenta una oficina o cualquier otro lugar físico donde se realicen negocios (Tax Code §151.107(a)(1)). Obtenga el permiso antes de su primera venta gravable.

¿Un empleado remoto crea nexo para el impuesto sobre las ventas?

Puede crearlo, y ningún umbral de ventas lo protege. Cuánta presencia basta depende del estado de EE. UU.:

• Washington menciona «having an employee working in the state» (tener un empleado que trabaje en el estado) en primer lugar entre las actividades que crean presencia física (DOR).
• Nueva York exige el registro si usted tiene un lugar de negocios allí, o si busca clientes mediante empleados u otros representantes y vende artículos gravables a través de ellos (Departamento de Impuestos). Esa página no resuelve si basta un ingeniero que trabaja desde su casa y no vende nada. Verifíquelo antes de confiar en cualquiera de las dos respuestas.
• Texas cubre cualquier lugar físico, usado directa o indirectamente, donde se realicen negocios, y a los representantes que venden o toman pedidos allí (§151.107). La ley no resuelve si cuenta la oficina en casa de un empleado; verifíquelo antes de confiar en cualquiera de las dos respuestas.

El nexo importa para el impuesto sobre las ventas solo donde su producto es gravable. La nómina y el impuesto estatal sobre la renta siguen al empleado: vea empleados en otro estado e impuesto sobre la renta empresarial en otros estados. El estado también puede esperar que usted registre allí la corporación.

¿Los servidores que tenemos en un centro de datos de otro estado crean nexo?

Pueden crearlo. Washington incluye tener bienes inmuebles o bienes muebles tangibles en el estado como presencia física (DOR). Texas es más estricto solo para la capacidad alquilada: un negocio cuya única actividad en Texas es usar alojamiento de internet, en bienes que el proveedor de alojamiento posee o arrienda y administra, no hace negocios allí (Tax Code §151.108). Esa regla no cubre los servidores que usted posee en un centro de datos de Texas. El impuesto sobre la renta, de franquicia y predial sobre esos servidores se explica en servidores en un centro de datos de otro estado.

¿Las ventas de SaaS cuentan para el umbral de nexo económico de un estado?

Sí en los estados siguientes, aunque cada uno cuenta ventas distintas. Texas cuenta todos los ingresos de Texas, gravables o no, frente a su umbral de protección (safe harbor) de $500,000 (Comptroller). Washington cuenta los ingresos brutos superiores a $100,000 (DOR). Nueva York cuenta los bienes tangibles, que incluyen el software preelaborado, por encima de $500,000 y 100 ventas (Departamento de Impuestos). La prueba de $500,000 de California cuenta los bienes tangibles (CDTFA); allí el SaaS pasa a ser bien tangible desde el 1 de enero de 2027, pero el CDTFA todavía no ha dicho cómo afecta eso a la prueba. Otros estados, las ventas por marketplace y los estados sin impuesto sobre las ventas: cuándo debe cobrar impuesto sobre las ventas.

¿Cuándo nos registramos y cuándo empezamos a cobrar?

Con presencia física en un estado de EE. UU., regístrese antes de la primera venta gravable. Nueva York indica solicitar el registro al menos 20 días antes de empezar (Departamento de Impuestos).

Con solo nexo económico, cada estado fija una fecha de inicio después de superar el umbral:

Si vende a través de un marketplace en la nube que cobra el impuesto como facilitador del marketplace, sus facturas directas siguen requiriendo su propio registro; Nueva York dice que un vendedor de marketplace que cumple por sí mismo una prueba de registro debe registrarse y presentar declaraciones (Departamento de Impuestos). Declaraciones después del registro: presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas. Impuesto que ya debió cobrar: regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.

El impuesto que usted cobra lo guarda en fideicomiso para el estado. En Texas, un ejecutivo, director o empleado que controla su cobro o pago y deliberadamente no lo entrega lo debe personalmente, incluso después de que la corporación se disuelve (Tax Code §111.016). Otros estados tienen reglas similares; las de Nueva York y Washington están en la guía para vendedores canadienses.

Un cliente tiene usuarios en varios estados: ¿qué impuesto estatal se aplica?

Cada estado de EE. UU. grava su parte, con su propio método. Pregunte a los clientes dónde trabajan sus usuarios y conserve la respuesta. Los accesos que un cliente da a sus propios inquilinos o contratistas no son puestos de sus empleados: Pensilvania trata al cliente como usuario final de esos accesos, salvo que los revenda.

La guía para vendedores canadienses explica el método de Washington y da más detalle.

Un cliente envió un certificado de exención o de reventa, o pidió una línea de impuesto: ¿qué hacemos?

Acepte un certificado solo si está completo y corresponde al negocio del cliente. En Texas, un proveedor de servicios administrados que revende su plataforma entrega el Form 01-339. Usted debe asegurarse de que esté debidamente llenado, cuestionar uno que no corresponda al negocio del comprador y conservarlo durante 4 años (Comptroller). El número de permiso del cliente por sí solo no es un certificado.

Los operadores de centros de datos pueden enviar un certificado de exención de centro de datos. El Form 01-929 de Texas incluye el software entre los artículos que califican, pero excluye los servicios gravables prestados sobre bienes exentos (Form 01-929). Las fuentes actuales no resuelven si una suscripción de procesamiento de datos califica; sin una guía escrita del Texas Comptroller, el vendedor que se apoya en ese certificado asume el riesgo. Cómo funcionan los certificados: impuesto sobre las ventas de servidores, instalación y mantenimiento.

Si un cliente pide impuesto en una factura en un estado donde usted no está registrado, primero revise si su producto es gravable allí y si debe registrarse. No cobre un impuesto que no está registrado para cobrar.

¿La configuración, el soporte y el trabajo a medida pagan impuesto junto con la suscripción?

A veces. En los estados siguientes, los cargos separados y razonables pueden dejar los servicios fuera del impuesto; un precio en paquete puede volver gravable todo.

• Nueva York exime el software a medida, y los cambios a medida, la capacitación y el soporte, si son razonables y se indican por separado (TB-ST-128). Carolina del Norte exime los cambios a medida indicados por separado (SUTB 19-3).
• Pensilvania grava la configuración y el soporte, salvo el soporte de mesa de ayuda facturado por separado en el que el proveedor no accede al software (PA DOR).
• Washington grava el software a medida y el soporte de TI, conforme a reglas que todavía se impugnan en los tribunales; mientras tanto, los vendedores deben cobrar (DOR).
• Texas grava toda una factura en paquete cuando la parte gravable supera 5% de ella, salvo que el servicio no gravable sea distinto, se venda comúnmente por separado y se facture aparte; los registros pueden demostrar después la parte no gravable (Publication 94-127).

California y Colorado empiezan el 1 de enero de 2027: ¿qué debemos hacer ahora?

California. La SB 122 convierte los productos digitales, incluido el SaaS, en bienes muebles tangibles desde el 1 de enero de 2027. Se excluyen los servicios de infraestructura y de plataforma que permiten a los clientes ejecutar su propio software (CDTFA). El software a medida y algunos servicios que son sobre todo esfuerzo humano están exentos; el SaaS no. Si sus ventas de productos digitales, descargados o de acceso remoto, a un mismo comprador superan $5,000,000 en un año calendario (desde 2028, el año actual o el anterior, ajustado por inflación), usted puede quedar liberado del impuesto y el comprador paga directamente el impuesto sobre el uso con un certificado de pago directo. La regla no se aplica a las aseguradoras. El reglamento de emergencia todavía se está redactando (CDTFA).

Colorado. La HB26-1223 (Session Laws, capítulo 379, firmada el 4 de junio) define el software de modo que incluye el software entregado por acceso remoto a través de internet, y lo grava desde el 1 de enero de 2027. Exime el software a medida y el software bajo un contrato de licencia negociado individualmente y firmado por ambas partes; los términos estándar, de aceptación con un clic o del sitio web no cuentan (ley de sesión). El Departamento de Ingresos realizó en agosto un grupo de trabajo sobre las reglas y, al momento de la revisión, no había publicado ninguna regla propuesta (Colorado DOR).

Ninguno de los dos estados ha publicado una regla para una suscripción anual facturada antes de la fecha de inicio por un servicio posterior a ella. Por ahora: haga una lista de clientes y ubicaciones de usuarios en ambos estados, revise si sus contratos son acuerdos firmados y negociados o términos estándar, sume las compras esperadas de cada comprador en California frente al umbral y revise si debe registrarse.

¿Y los clientes canadienses?

Canadá grava de otra manera el SaaS vendido a empresas. Detalle: vendedores no residentes y digitales.

Ejemplo

Todas las cifras son ilustrativas, en dólares estadounidenses. Una startup de monitoreo de centros de datos en serie A vende suscripciones de DCIM y de monitoreo de energía a operadores de colocation y a equipos de centros de datos corporativos en veinte estados. Es una corporación de Delaware con sede en Austin y tiene ingenieros remotos en tres estados.

Austin, estado de origen

Un operador de colocation de Dallas firma una suscripción anual de $100,000 para usarla solo en sus sitios de Texas. Si la plataforma es procesamiento de datos, $80,000 son gravables. A la tasa combinada máxima de Texas de 8.25%, el impuesto sería de $6,600; se aplica la tasa local real. La startup tiene su permiso de Texas antes de su primera venta en Texas. Para un vendedor de Texas no se aplica ningún umbral.

Ingenieros remotos en tres estados

• Brooklyn. Un ingeniero de ventas hace demostraciones de la plataforma a clientes de Nueva York. Nueva York incluye la búsqueda de clientes mediante empleados, así que la startup se registra antes de vender allí, aunque sus $300,000 de ventas en Nueva York en 40 facturas estén por debajo de ambas pruebas para vendedores remotos.
• Cerca de Seattle. Un ingeniero de firmware trabaja desde su casa. Eso es presencia física en Washington, así que la startup cobra el impuesto sobre sus $50,000 de suscripciones en Washington, por debajo del umbral de $100,000.
• Miami. Un ingeniero trabaja allí. Según los hechos de la resolución de Florida, el SaaS no se grava, así que puede no haber nada que cobrar. La nómina y el impuesto sobre la renta de Florida igual requieren su propia revisión.

Certificados y usuarios en varios estados

Un proveedor de servicios administrados de Houston revende la plataforma y entrega un certificado de reventa de Texas completo, así que no se le cobra impuesto.

Un operador de colocation facturado en su sede de Filadelfia compra 100 puestos por $240,000 para sus propios empleados; 40 trabajan en Pensilvania y 60 solo en otros estados. Sin el REV-1220, Pensilvania presume que los $240,000 completos son de uso en Pensilvania. Con él, lo son $96,000. Los puestos entregados a sus inquilinos o contratistas no podrían asignarse fuera del estado.

¿Su caso es distinto?

• Usted también factura alojamiento, colocation o capacidad de cómputo con GPU: vea impuesto sobre las ventas de colocation, alojamiento y cómputo con GPU.
• Vendió en un estado que grava el SaaS en años anteriores sin cobrar el impuesto: vea regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Los inversionistas están revisando su impuesto sobre las ventas: vea regularización fiscal antes de la debida diligencia de los inversionistas.
• Su vendedor es una empresa canadiense u otra empresa extranjera: vea impuesto sobre las ventas de EE. UU. por software vendido desde Canadá.
• Usted debe el impuesto B&O de Washington u otro impuesto sobre los ingresos brutos: vea impuestos sobre los ingresos brutos en otros estados. Impuesto de franquicia de Texas: impuesto de franquicia de Texas.
• Los clientes pagan por adelantado suscripciones anuales: cuándo eso es ingreso se explica en cobros anticipados y depósitos de clientes.
• Su plataforma tiene agentes, puertas de enlace, productos de datos o clientes en muchos estados: la clasificación y el registro requieren criterio profesional. Nuestros CPA registran, presentan y concilian el impuesto sobre las ventas para negocios de centros de datos e infraestructura.