Marketplace facilitator: imposto sobre vendas para plataformas

Um marketplace de dois lados cobra o imposto sobre vendas, ou são os vendedores?

Em um estado com regra de marketplace facilitator, a plataforma cobra o imposto sobre vendas das vendas tributáveis dos vendedores quando se encaixa na definição do estado e, além disso, tem presença física lá ou passa o limite de registro do estado. A presença física não tem limite em dólares, então um estado em que a plataforma tem escritório, equipe ou estoque vale desde a primeira venda facilitada (Nova York; Flórida; a Califórnia conta estoque, um local de negócios ou representantes). Quando a plataforma não se encaixa, as obrigações próprias dos vendedores, se houver, continuam com eles. Isso é lei estadual, e os estados diferem em três pontos que importam para uma plataforma: se ela deve receber o pagamento do comprador, se os serviços entram e quando a obrigação começa. Os estados chamam a plataforma de “marketplace facilitator” ou “marketplace provider”; esta página usa “facilitador”.

Os clientes não cobram imposto sobre vendas. O comprador que não pagou imposto em uma compra tributável pode dever diretamente o imposto de uso (use tax), a versão do imposto sobre vendas devida pelo próprio comprador (Pensilvânia).

O que torna um caso não simples:

• Um investidor ou comprador da empresa perguntou se a plataforma cobra imposto sobre vendas, ou uma lista de due diligence pede registros e certificações aos vendedores.
• A plataforma recebe ou encaminha pagamentos de compradores, e os compradores estão em vários estados.
• A plataforma começou há pouco a receber pagamentos, a processar pedidos ou a manusear estoque, ou abriu um escritório ou contratou equipe em um estado: cada um desses fatos pode mudar a resposta nesse estado.
• Ela vende serviços, e não só bens.
• Seus vendedores e compradores estão em estados que ela nunca verificou.
• Ela também cobra taxas próprias ou vende assinaturas próprias.
• O limite de registro de um estado pode já ter ficado para trás.

Reúna o fluxo do dinheiro (quem cobra o comprador, quem paga o vendedor, o que a plataforma retém), o que é vendido, os estados de compradores e vendedores por mês, a tabela de taxas e os termos dos vendedores, e quaisquer registros, certificados ou avisos a vendedores já existentes. O teste de cada estado se aplica a esses fatos.

O que torna uma plataforma um marketplace facilitator?

Uma plataforma é um facilitador quando a definição de um estado se aplica a ela. A maioria das definições tem três partes em comum: um contrato com vendedores, um marketplace que a plataforma opera e um papel na venda que vai além da publicidade. Elas se separam no pagamento do comprador e no que é vendido.

Uma plataforma pode ser facilitadora em algumas vendas e vendedora comum em outras. Washington permite apenas um papel por transação (Washington); o Texas diz que uma mesma empresa pode ser, ao mesmo tempo, marketplace provider, marketplace seller e vendedor remoto (perguntas frequentes do Texas). A tabela cobre sete estados. Para qualquer outro, procure a página sobre marketplace do departamento de receita do estado e confira quatro pontos: como ele define a plataforma, se receber ou processar o pagamento do comprador é exigido, se a regra alcança serviços e como o limite do estado conta as vendas facilitadas. O quadro do Streamlined Sales Tax Governing Board leva às orientações de muitos estados; ele é datado de 11 de janeiro de 2023, com edições posteriores em algumas linhas, então confirme na página do estado.

Importa que a plataforma lide com o pagamento do comprador?

Sim em Nova York, na Pensilvânia, na Flórida e em Wisconsin, onde receber ou processar o pagamento do comprador faz parte da definição, e no Texas, que depende de processar vendas ou pagamentos. Não na Califórnia e em Washington: lá, uma plataforma pode ser facilitadora sem processar o pagamento, se fizer outra atividade listada, como listar produtos ou receber pedidos (Califórnia; Washington).

Em Nova York, na Flórida, na Pensilvânia, em Wisconsin e em Washington, repassar o pagamento a um processador externo não tira a plataforma da definição. Nova York conta um terceiro que recebe por contrato (Nova York). Flórida, Pensilvânia e Wisconsin dizem “direta ou indiretamente” (Flórida; Pensilvânia; Wisconsin). O próprio exemplo de Washington é um site que usa um terceiro para processar pagamentos e continua sendo facilitador.

Uma plataforma que só anuncia, ou só processa pagamentos, é um facilitador?

Em regra não, mas a linha é estreita. Um site que anuncia vendedores e envia compradores ao checkout do próprio vendedor não é facilitador na Califórnia nem em Washington. Na Califórnia, o site passa a ser facilitador de uma venda quando também recebe o pedido ou processa o pagamento (Regulation 1684.5). O exemplo de Washington é um site de livros que envia compradores ao site do vendedor em troca de uma comissão (Washington).

Uma empresa que apenas movimenta dinheiro não necessariamente opera um marketplace. A Flórida exclui quem tem como única atividade processar pagamentos entre partes (Flórida). O regulamento da Califórnia dá o exemplo de uma empresa que vende hospedagem de sites e processamento de pagamentos a vendedores que operam cada um a sua própria loja: ela não opera nenhum marketplace.

Alguns estados excluem tipos específicos de plataforma. A Flórida exclui quem presta somente serviços de agência de viagens e as empresas de rede de entregas (delivery network companies), a menos que sejam comerciantes registrados que avisem seus comerciantes locais de que seguem as regras do marketplace provider; o TIP de 2021 deixa de fora a condição do aviso, então siga a lei (lei da Flórida). A Califórnia exclui as empresas de rede de entregas (a menos que optem por entrar) e os corretores de aluguel de veículos (Califórnia). Washington exclui serviços de agência de viagens e plataformas de hospedagem em hotéis ou acomodações comerciais por menos de 30 dias, mas não casas, apartamentos ou cabanas (Washington). Se a plataforma lida com viagens, hospedagem, entregas ou aluguel de carros, leia o texto do estado.

Um marketplace de serviços entre pessoas (peer-to-peer) precisa cobrar imposto sobre vendas dos serviços?

Depende da regra do estado e, depois, de o estado tributar o serviço. Nova York, Califórnia e Flórida alcançam apenas bens. Nova York diz que a sua regra de provider não se aplica a serviços, à ocupação de hotéis nem a refeições em restaurantes, embora regras separadas possam exigir que uma plataforma que vende ocupações de aluguel de curta duração cobre o imposto (Nova York). As definições de Washington, da Pensilvânia e de Wisconsin incluem serviços. A regra do Texas abrange todas as vendas por um marketplace e as suas perguntas frequentes cobrem ingressos para serviços de diversão, então uma plataforma que vende serviços que o Texas tributa deve esperar cobrar o imposto lá (perguntas frequentes do Texas).

Mesmo onde a regra alcança serviços, a plataforma cobra apenas sobre os serviços que o estado tributa, e a lista de serviços tributáveis do próprio estado decide.

Quando uma plataforma precisa se registrar e cobrar, e a situação do vendedor importa?

Uma plataforma se registra quando passa o limite do estado, e o limite é medido sobre todas as vendas pela plataforma, e não por vendedor. Uma plataforma com muitos vendedores pequenos pode cruzar um limite que nenhum vendedor cruza. A situação do próprio vendedor não muda isso: Nova York aplica a obrigação quer o vendedor deva se registrar ou não (Nova York), e Wisconsin a aplica mesmo quando o vendedor é um vendedor remoto (sem presença física em Wisconsin) pela exceção de pequeno vendedor (Wisconsin).

A presença física é um gatilho separado, sem limite em dólares, nos sete estados (o Texas a descreve como exercer atividade empresarial lá). Washington também exige que o facilitador se registre se os seus vendedores têm presença física em Washington, ou se o facilitador é constituído ou tem sede comercial lá (Washington).

O momento varia. Nova York testa os dois limites nos quatro trimestres de imposto sobre vendas que terminam no último dia de fevereiro, maio, agosto e novembro, então confira depois do fim de cada trimestre. Para uma empresa sem presença física, o Tax Department diz para entregar um certificado de registro dentro de 30 dias após o cumprimento dos testes e começar a cobrar 20 dias após o prazo de registro (Tax Department); a lei descreve isso para os vendedores (vendors) na seção 1101(b)(8)(i)(E) (Tax Law 1134; Tax Law 1131). O memorando do Department de 2019 sobre providers (orientação, não lei) diz que um provider não registrado se registra pelo menos 20 dias antes de começar a atuar em Nova York (TSB-M-19(2.1)S), então confirme qual data se aplica antes de contar com a posterior. Abaixo de qualquer dos dois limites, uma plataforma sem presença física não é um provider de Nova York, a menos que opte por se registrar (Tax Law 1101). Para os outros estados, veja o limite de cada estado.

O que um marketplace facilitator precisa fazer?

Um facilitador em regra assume as obrigações de um vendedor comum nas vendas que facilita, mais o dever de avisar os seus vendedores.

• Registrar-se no estado. Nova York exige um Certificate of Authority, o seu registro para o imposto sobre vendas. No Texas, um provider que seja corporação, sociedade ou LLC também deve entregar as declarações do imposto de franquia (franchise tax) se tiver nexus lá, e presume-se que uma entidade de outro estado com licença de imposto de uso do Texas o tenha (Texas); veja nexus do imposto sobre vendas e nexus do imposto de renda.
• Cobrar o imposto estadual e local em cada venda facilitada tributável entregue no estado. Nova York inclui os vendedores localizados fora do estado (Nova York).
• Entregar as declarações e recolher o imposto. Nova York dá ao provider as obrigações e os direitos de um vendedor (vendor), e o Texas exige que ele cobre, declare e recolha o imposto.
• Certificar aos vendedores. Nova York exige o Form ST-150, assinado por um proprietário, sócio ou pessoa autorizada, dentro de 90 dias das vendas que facilita, ou um acordo público com os vendedores dizendo que a plataforma está registrada e vai cobrar (ST-150). O Texas exige uma certificação, mas sem formulário nem texto especial; os termos de uso podem trazê-la (perguntas frequentes do Texas). A Flórida permite que o contrato com o vendedor a traga e, depois que a plataforma certifica, o vendedor não pode cobrar o imposto dessas vendas (Flórida). Wisconsin exige um aviso, em qualquer forma, de que a plataforma cobra e recolhe o imposto de todas as vendas tributáveis de Wisconsin (Wisconsin).
• Informar os vendedores. Washington exige um relatório mensal das vendas brutas de cada vendedor em Washington, com vencimento até o dia 15 do mês seguinte (Washington).
• Guardar os registros. Nova York exige registros que identifiquem o vendedor de cada venda facilitada (Nova York). O Texas exige registros por pelo menos quatro anos (Texas). Washington e Wisconsin exigem que o facilitador guarde a documentação ou o certificado de isenção do comprador de cada venda isenta (Washington; Wisconsin); veja certificados de isenção de clientes.
• Cobrar as taxas que acompanham uma venda. Califórnia, Flórida, Texas e Washington acrescentam taxas ou outros impostos sobre certos itens (Califórnia; Flórida; perguntas frequentes do Texas; Washington).

O alívio é limitado. Nova York, Wisconsin, Flórida e Washington livram o provider da responsabilidade na medida em que o erro veio de informação incorreta ou insuficiente do vendedor (Nova York; Wisconsin; Flórida; Washington). A Flórida também pede um esforço razoável para obter informação correta, e Washington só dá o alívio ao facilitador que cumpriu integralmente o dever do relatório mensal aos vendedores. Nova York, Flórida e Washington negam o alívio entre partes afiliadas ou relacionadas; a página de marketplace de Nova York define o seu teste de propriedade. A Califórnia tem regras próprias de alívio (Revenue and Taxation Code, seções 6046 e 6047) (Califórnia).

Dois estados permitem passar a cobrança ao vendedor. Na Flórida, um provider e um vendedor registrado com mais de $1 bilhão em vendas brutas anuais nos EUA (inclusive de entidades relacionadas) podem combinar por contrato que o vendedor cobra, se o vendedor avisar o departamento. Em Wisconsin, o departamento pode dispensar a obrigação de um provider quando se convence de que o vendedor vai cobrar e recolher de forma confiável; o pedido é o Form S-102, que lista cada vendedor e o número da sua licença (Flórida; Wisconsin).

Se não somos um facilitador, os vendedores cobram?

Cada vendedor mantém a obrigação que tiver nas vendas que a plataforma não facilita. Essa obrigação depende do nexus do próprio vendedor e de o item ser tributável no estado. O Texas orienta os vendedores a cobrar até que um provider certifique que vai cobrar (Texas). Washington diz que um vendedor sem documentação de que o facilitador cobra pode responder pelo imposto não cobrado (Washington). A Califórnia trata o vendedor como o varejista em qualquer venda que um facilitador registrado não facilite (Califórnia).

Uma certificação diz aos vendedores que eles não precisam cobrar (Texas; Nova York; Flórida), então uma certificação dada para um estado em que a plataforma não cobra pode deixar essas vendas sem cobrança. Para as questões de nexus do próprio vendedor, veja onde você precisa cobrar o imposto sobre vendas.

Como o vendedor trata as vendas facilitadas na sua própria declaração?

Um vendedor registrado em regra ainda informa as vendas facilitadas, mas o método difere por estado, o que define o que os relatórios da plataforma precisam mostrar.

As vendas por uma plataforma ainda contam para o limite do próprio vendedor na Califórnia, em Nova York, no Texas e em Washington. A Pensilvânia e a Flórida deixam de fora as vendas sobre as quais um facilitador cobra o imposto (Pensilvânia; Flórida).

A taxa ou a comissão da própria plataforma é tributável?

Às vezes. A taxa pode ter o seu próprio imposto ou ser incluída na venda tributável, conforme o estado e o que a taxa compra. Washington sujeita a comissão e a receita de taxas de um facilitador ao imposto sobre negócios e ocupações (B&O) na classificação Service and Other Activities quando o facilitador tem nexus lá (Washington). Wisconsin diz que, em uma venda facilitada tributável, o imposto incide sobre todo o valor cobrado do comprador, inclusive o que a plataforma cobra por facilitar a venda (Wisconsin).

Uma taxa por software ou ferramentas vendidos aos vendedores segue as regras do estado sobre software e serviços; veja imposto sobre vendas em SaaS e software. O imposto que a plataforma cobra para um estado não é receita da plataforma; veja receita bruta ou líquida em um marketplace e conciliação de vendas e repasses.

O que os investidores vão perguntar sobre o imposto sobre vendas do marketplace e o que fazer se não cobramos?

Para responder à pergunta de um investidor sobre um estado em que há compradores, a plataforma precisa de quatro fatos:

1. Se a plataforma se encaixa na definição do estado, dado o papel que exerce e o fluxo do pagamento.
2. A data em que passou o limite de registro do estado, contando as vendas facilitadas.
3. Se ela está registrada, cobra e certificou aos vendedores, com os termos ou o certificado arquivados.
4. Se o imposto cobrado e as taxas da própria plataforma são mantidos separados na contabilidade.

Se a plataforma passou um limite e não se registrou nem cobrou, esses estados põem a obrigação sobre as vendas facilitadas na plataforma, mas os vendedores também podem ficar expostos. Wisconsin diz que um provider pode ser auditado e responder pelo imposto das vendas facilitadas, a menos que tenha uma dispensa ou mostre que o erro veio da informação do vendedor (Wisconsin). Nova York liga o alívio do vendedor a um certificado de boa-fé do provider. O Texas diz que tanto o provider quanto o vendedor estão sujeitos a auditoria (perguntas frequentes do Texas).

As pessoas também podem ficar expostas. Em Nova York, diretores, administradores e empregados (e gerentes de LLC) com o dever de agir pela empresa no cumprimento da lei do imposto sobre vendas, e qualquer sócio ou membro de LLC, são pessoas obrigadas a cobrar e respondem pessoalmente pelo imposto (Tax Law 1131; Tax Law 1133; Publication 750). Nova York pode lançar o imposto dentro de três anos após a entrega da declaração, ou a qualquer momento se nenhuma declaração foi entregue (Tax Law 1147). Em Washington, se uma corporação ou LLC com um mandado de imposto não pago for dissolvida, abandonada ou insolvente, o departamento pode cobrar dos seus diretores, gerentes, membros e sócios responsáveis o imposto cobrado e não pago: de um diretor-presidente ou diretor financeiro atual ou anterior independentemente de culpa, pelo período no cargo, e dos demais só por falta deliberada de pagamento (RCW 82.32.145). Confira as regras dos outros estados.

Até quando a exposição retroage e como se apresentar são questões separadas. Veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado e exposição ao imposto sobre vendas encontrada na due diligence.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

Plataforma de bens

Vendedores listam bens artesanais e a plataforma recebe o pagamento do comprador. Nos quatro trimestres de imposto sobre vendas anteriores, ela entregou US$700.000 em bens em Nova York, em 400 pedidos, sem escritório nem equipe lá. Ela passou os dois limites de Nova York, quer algum vendedor individual os passe ou não; com escritório ou equipe lá, teria de se registrar quaisquer que fossem os totais. Ela confirma a data do seu registro: a orientação do Tax Department dá 30 dias depois de os testes serem cumpridos, enquanto o memorando para providers diz pelo menos 20 dias antes de começar a atividade. Ela cobra sobre os bens tributáveis de vendedores dentro e fora de Nova York e dá a cada vendedor o Form ST-150 dentro de 90 dias das vendas que facilita, ou publica um acordo público com a declaração exigida. Cada vendedor registrado informa essas vendas como não tributáveis na sua própria declaração.

Marketplace de serviços

Um aplicativo de aulas particulares permite que pais reservem professores. Ele cobra do pai US$60 por aula, paga ao professor US$50 e fica com US$10. A regra de provider de Nova York cobre apenas bens, então o aplicativo não é facilitador das aulas lá, e um professor registrado mantém qualquer obrigação de cobrar em uma aula tributável. As definições de Washington, da Pensilvânia e de Wisconsin mencionam serviços, e a regra do Texas abrange todas as vendas por um marketplace, então o aplicativo confere cada um: o estado tributa a aula? Se tributa, o aplicativo cobra lá quando tem presença física ou passa o limite de registro do estado e, em Wisconsin, o imposto incide sobre todos os US$60 cobrados do pai. Se não tributa, não há imposto a cobrar sobre a aula. A taxa de US$10 ainda precisa de uma análise própria.

Site de indicação

Um site lista produtos de vendedores com um link que abre o checkout do próprio vendedor e ganha US$5 por venda indicada. Ele não recebe pedidos nem pagamentos. A Califórnia trata um site que só anuncia e indica compradores como não facilitador da venda, e o exemplo do site de livros de Washington também se aplica, então nesses dois estados a plataforma não é quem cobra, e a obrigação de cada vendedor, se houver, não muda. Washington ainda tributa as comissões de US$5 do site pelo imposto sobre negócios e ocupações quando o site tem nexus lá. Se o site depois acrescentar um carrinho próprio e receber pagamentos, a Califórnia o trata como facilitador dessas vendas.

E no seu caso?

• Um investidor perguntou se você cobra imposto sobre vendas, ou sua plataforma lida com pagamentos de compradores em vários estados: a resposta é estado por estado e depende do fluxo do dinheiro e do que é vendido. Se você é facilitador em cada estado, quando o registro começou e como o imposto cobrado e as taxas aparecem na contabilidade são os pontos que uma revisão precisa cobrir; veja serviços de contabilidade e impostos para startups.
• Você também vende assinaturas ou software próprios: veja imposto sobre vendas em SaaS e software e merchant of record ou declarar por conta própria.
• Você passou o limite de um estado e não cobrou: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado; uma revisão de due diligence vai perguntar sobre isso, então veja serviços de contabilidade e impostos para startups.
• A due diligence encontrou um problema de imposto sobre vendas: veja exposição ao imposto sobre vendas encontrada na due diligence.
• Você não tem certeza se o imposto sobre vendas cobrado conta como receita, ou os repasses não batem: veja receita bruta ou líquida em um marketplace e conciliação de vendas e repasses.
• Sua empresa ou os fundadores estão fora dos EUA: os limites de um estado contam as vendas entregues ou atribuídas ao estado, então uma plataforma sediada no Canadá ou em outro lugar ainda pode passá-los. Veja vendedores estrangeiros e canadenses e o imposto sobre vendas dos EUA e serviços de impostos entre países para os dois países em conjunto.
• Você é vendedor no marketplace de outra empresa: veja onde você precisa cobrar o imposto sobre vendas.