Tenir vos livres ou embaucher un spécialiste (É.-U.)

Puis-je tenir mes livres avec un logiciel, ou me faut-il un spécialiste de la tenue de livres?

Vous pouvez le faire vous-même si vous êtes capable de justifier et de classer chaque opération, de rapprocher vos comptes bancaires et de cartes, et de produire à temps les chiffres des déclarations exigées. Un logiciel n'enregistre que ce que vous y entrez : il vous reste à vérifier que les registres sont complets et exacts. Si les rapprochements ou les rapports prennent du retard, un spécialiste de la tenue de livres peut se charger du travail courant. Confiez à un professionnel de l'impôt qualifié les questions de méthode fiscale, de stock ou de production (IRS : Publication 583).

Que doit permettre ma tenue de livres selon l'IRS?

Votre tenue de livres doit montrer les revenus et les dépenses derrière vos déclarations, et vous devez conserver les documents qui appuient les écritures. La loi fédérale américaine exige des registres suffisants pour établir l'impôt que vous devez; l'IRS vous laisse généralement choisir le système, y compris des registres électroniques, s'il montre clairement les revenus et les dépenses (26 USC 6001; IRS : Publication 583). Un abonnement à un logiciel ne remplace pas les reçus manquants et ne dit pas si un paiement est un salaire, du stock, un actif ou un retrait du propriétaire.

Gardez les factures ou les rapports de ventes, les relevés bancaires et de cartes, les reçus de dépenses, les registres de prêts et les registres des actifs de l'entreprise. Associez-les aux écritures de la tenue de livres. Un dépôt bancaire seul peut ne pas indiquer si l'argent provenait d'une vente, d'un prêt ou d'un apport du propriétaire; un débit de carte seul peut ne pas prouver son objet commercial. L'IRS indique de conserver les registres qui appuient les éléments d'une déclaration jusqu'à l'expiration du délai de cotisation applicable, avec des délais plus longs pour certains registres et actifs (IRS : Publication 583; IRS : combien de temps conserver les registres?).

Une société de personnes ou une société doit tenir des livres propres à l'entreprise, distincts des finances personnelles de chaque propriétaire. Une société de personnes produit sa propre déclaration de renseignements, même si son revenu est généralement transmis aux associés; une société a aussi sa propre déclaration (IRS : Publication 583). Pour les formulaires qu'une entité produit, voyez Quelles déclarations votre entreprise produit.

Spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA : qui peut préparer ma déclaration et me représenter auprès de l'IRS?

N'importe qui peut tenir les registres d'opérations. Préparer une déclaration fédérale contre rémunération et représenter quelqu'un devant l'IRS sont deux fonctions distinctes : un préparateur rémunéré doit détenir un numéro d'identification de préparateur de déclarations (PTIN) de l'IRS, tandis que les CPA, les agents autorisés (enrolled agents) et les avocats ont des droits de représentation illimités devant l'IRS (IRS : titres des préparateurs).

Certains préparateurs sans ces titres ont des droits limités pour les déclarations qu'ils ont préparées et signées; d'autres n'ont aucun droit de représentation (IRS : titres des préparateurs). Le titre de spécialiste de la tenue de livres ne vous dit pas à lui seul quelle déclaration ou quelle représentation cette personne peut prendre en charge.

Me faut-il un compte bancaire d'entreprise distinct?

La règle fédérale sur la tenue des registres n'exige pas elle-même un compte bancaire distinct, mais l'IRS en recommande un et précise de l'utiliser seulement pour l'entreprise. Des opérations séparées facilitent le suivi des revenus, des dépenses et des transferts aux propriétaires, ainsi que le rapprochement du compte avec la tenue de livres (IRS : Publication 583).

Si vous mélangez paiements personnels et paiements d'entreprise, repérez chacun d'eux avant de le classer. Un achat personnel payé à partir d'un compte d'entreprise n'est pas automatiquement une déduction d'entreprise. Pour une société de personnes ou une société, les transferts aux propriétaires doivent être classés à part dans les livres de l'entreprise; pour les retraits du propriétaire d'une LLC, voyez Vous payer vous-même.

Méthode de caisse ou d'exercice : laquelle mes livres utilisent-ils?

Utilisez une méthode fiscale permise qui reflète clairement le revenu. Vos livres d'entreprise peuvent suivre une autre méthode si vous pouvez les rapprocher de la déclaration (IRS : instructions de l'annexe M-3 du formulaire 1065). Vérifiez la méthode utilisée sur une déclaration existante avant de changer la façon de déclarer les revenus et les dépenses. La première déclaration produite établit généralement la méthode fiscale; la changer plus tard exige généralement l'approbation de l'IRS, souvent au moyen du formulaire 3115 (IRS : Publication 538).

Une facture client impayée est de l'argent dû à l'entreprise; une facture fournisseur impayée est de l'argent que l'entreprise doit. Les méthodes de caisse et d'exercice les constatent généralement à des moments différents.

Ces règles portent sur le moment de la comptabilisation; elles ne permettent pas d'omettre des factures ou des comptes à payer. Certaines sociétés, et certaines sociétés de personnes ayant des sociétés comme associées, ne peuvent pas toujours utiliser la méthode de caisse, avec une exception pour les petites entreprises; le stock peut aussi changer la méthode applicable aux achats et aux ventes (IRS : Publication 538).

Mon entreprise doit-elle joindre un bilan à sa déclaration?

L'annexe C d'un entrepreneur individuel ne comprend pas de bilan à l'annexe L. Les déclarations des sociétés de personnes et des sociétés peuvent exiger l'annexe L, qui présente l'actif, le passif et les capitaux propres tirés des livres au début et à la fin de l'année (IRS : instructions de l'annexe C; IRS : instructions du formulaire 1065; IRS : instructions du formulaire 1120-S; IRS : instructions du formulaire 1120).

Vérifiez la question sur les petites entreprises dans la déclaration que vous produisez : l'annexe B pour les formulaires 1065 et 1120-S, ou l'annexe K pour le formulaire 1120. Une société de personnes doit remplir toutes les conditions énumérées, y compris la remise à temps des annexes des associés. Consultez les instructions de l'année d'imposition visée avant de compter sur une exception. Même quand l'annexe L est facultative, conservez les registres qui appuient la déclaration. Lorsqu'il est exigé, le bilan doit concorder avec les livres (IRS : instructions du formulaire 1065; IRS : instructions du formulaire 1120-S; IRS : instructions du formulaire 1120).

À quelle fréquence dois-je mettre mes livres à jour?

Aucune règle fédérale unique n'oblige toutes les petites entreprises à comptabiliser leurs opérations chaque semaine ou chaque mois. Mettez vos livres à jour assez souvent pour respecter les dates limites de production et de paiement, et rapprochez chaque compte bancaire à la réception de son relevé; l'IRS recommande un rapprochement mensuel (IRS : Publication 583).

Une routine réaliste consiste à saisir les pièces sources au fur et à mesure des opérations, à examiner chaque mois les dépôts et les paiements, à rapprocher les soldes bancaires et de cartes, et à vérifier les écritures non classées ou en double avant de clore le mois. Suivez vos revenus pendant l'année, car les propriétaires travailleurs autonomes, les associés et les actionnaires d'une société de type S peuvent devoir verser un impôt estimatif (IRS : impôt estimatif). Si vos livres ont déjà des mois de retard et qu'une déclaration est due, voyez Rattraper une tenue de livres en retard.

Qu'est-ce qui change quand j'ai des employés?

La paie ajoute des retenues, des dépôts d'impôt, des déclarations et des dossiers d'employés, avec des dates limites liées aux dates de paie. L'employeur doit suivre les salaires bruts, les retenues, les charges de l'employeur, les paiements et les dépôts, et rapprocher les rapports de paie de la tenue de livres et des mouvements bancaires (IRS : Publication 15; IRS : dépôt et déclaration des impôts sur l'emploi).

Le calendrier fédéral des dépôts est généralement mensuel ou semi-hebdomadaire; de petits soldes peuvent être payés avec une déclaration produite à temps, tandis que de fortes sommes dues peuvent exiger un dépôt le jour ouvrable suivant. Les États peuvent imposer des obligations distinctes en matière de paie (IRS : Publication 15; IRS : dépôt et déclaration des impôts sur l'emploi). Conservez les registres des impôts sur l'emploi pendant au moins quatre ans après la date où l'impôt est dû ou payé, selon la plus tardive (IRS : Publication 583). Recourir à un fournisseur de services de paie n'efface pas l'obligation de l'employeur de faire des dépôts exacts. Si des impôts retenus ne sont volontairement pas payés, l'IRS peut établir la pénalité de recouvrement des fonds en fiducie (trust fund recovery penalty) contre les personnes responsables, y compris un propriétaire qui contrôle les paiements (IRS : Publication 15).

Qu'est-ce qui change quand je perçois la taxe de vente?

Suivez la taxe de vente perçue État par État et rapprochez-la de la déclaration de chaque État. Pour l'impôt fédéral sur le revenu, la taxe imposée à l'acheteur et remise à l'État est généralement exclue du revenu; la taxe imposée au vendeur et perçue auprès de l'acheteur est incluse dans les recettes brutes (IRS : Publication 334). Savoir où et quand une entreprise doit percevoir la taxe est une question distincte, propre à chaque État; voyez Quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Qu'est-ce qui change quand je paie des entrepreneurs indépendants?

Gardez l'identité de chaque entrepreneur indépendant, ses factures, les montants versés et les modes de paiement pour déterminer quelles déclarations de renseignements s'appliquent. Demandez le formulaire W-9 à un bénéficiaire américain; un bénéficiaire étranger doit généralement fournir plutôt le formulaire approprié attestant son statut étranger (IRS : instructions à l'intention du demandeur du formulaire W-9). Pour les paiements faits durant la présente année d'imposition, le formulaire 1099-NEC s'applique généralement lorsque les paiements déclarables pour services à un bénéficiaire atteignent 2 000 $; la retenue de réserve peut exiger le formulaire quel que soit le montant (IRS : directives sur les déclarations de renseignements).

La plupart des paiements à des sociétés sont exemptés, mais les honoraires d'avocat peuvent tout de même être déclarables. Remettez aux bénéficiaires et produisez les formulaires 1099-NEC exigés au plus tard le 31 janvier de l'année suivante, ou le jour ouvrable suivant si cette date tombe une fin de semaine ou un jour férié légal. Suivez séparément les paiements par carte et ceux des réseaux tiers admissibles, car l'entité de règlement les déclare sur le formulaire 1099-K, et non vous sur le formulaire 1099-NEC (IRS : instructions des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC). Le fait d'appeler quelqu'un « entrepreneur indépendant » ne règle pas son statut de travailleur : l'IRS examine les faits sur le contrôle et sur la relation de travail (IRS : définition de l'entrepreneur indépendant).

Le stock complique-t-il la tenue de livres faite soi-même?

Oui. La vente de marchandises ajoute des registres d'achats et de ventes. Si vous utilisez la comptabilisation fiscale du stock, suivez le coût des marchandises vendues et les marchandises en main à la fin de l'année. Une petite entreprise admissible peut choisir une méthode permise sans tenir de stock fiscal, mais elle a tout de même besoin de registres qui appuient cette méthode (IRS : Publication 538).

Conservez les registres d'achats et de ventes, y compris les quantités et les retours. Si vous utilisez le stock fiscal, inscrivez aussi les pertes et les marchandises encore en main. L'admissibilité à la méthode des petites entreprises dépend des recettes et d'autres conditions; la méthode doit tout de même refléter clairement le revenu. Un changement de méthode de stock peut lui-même constituer un changement de méthode comptable (IRS : Publication 538). Choisissez la méthode avec le préparateur de déclarations avant la première déclaration, plutôt que de traiter chaque achat comme une dépense immédiate.

Si quelqu'un d'autre tient mes livres, suis-je quand même responsable des erreurs?

Oui. Vous restez responsable des registres et des chiffres utilisés dans la déclaration, même si quelqu'un d'autre inscrit les opérations ou prépare la déclaration. L'IRS conseille aux contribuables de relire leur déclaration avant de la produire, et les obligations fédérales de tenue des registres restent celles du contribuable (IRS : Topic 254; 26 USC 6001).

Gardez l'accès aux livres et aux pièces sources. Convenez de qui saisira les opérations, rapprochera les comptes, examinera les éléments inhabituels, préparera les déclarations de paie ou de taxe de vente, et approuvera les productions et les dépôts. Chaque mois, examinez le rapprochement bancaire, les factures clients et fournisseurs en suspens et les soldes d'impôt. Posez des questions sur les écarts avant la production d'une déclaration.

Quand mes obligations dépassent-elles la tenue de livres faite soi-même?

Le critère est de savoir si vous pouvez exécuter avec exactitude, avant les dates limites, les registres, les rapprochements et les productions exigés, et non un niveau de ventes précis ni une fonction du logiciel. Une entreprise de services simple, qui a peu d'opérations, peut gérer ses livres elle-même; le besoin d'aide augmente quand le travail comprend la paie, plusieurs États où percevoir la taxe de vente, du stock, plusieurs propriétaires, des achats d'actifs complexes ou une annexe L obligatoire (IRS : Publication 583; IRS : instructions du formulaire 1065).

Avant de confier la tenue de livres, rassemblez la liste des comptes, les relevés bancaires et de cartes, la déclaration précédente, le calendrier de production, les inscriptions à la paie et à la taxe de vente, ainsi que les registres de stock ou de prêts. Décidez qui fournira les documents manquants et qui examinera la clôture mensuelle. Si l'entreprise est nouvelle, la question distincte de sa première déclaration est traitée dans Votre première déclaration d'impôt d'entreprise.

Exemple

En dollars américains, à titre d'illustration seulement; les chiffres ne fixent aucun seuil fiscal.

Un entrepreneur individuel exploite une entreprise de services avec un seul compte bancaire, sans employé ni stock. Dans un mois, les paiements des clients totalisent 10 000 $, les paiements de l'entreprise totalisent 4 000 $ et le propriétaire transfère 2 000 $ dans un compte personnel. Le propriétaire inscrit les 10 000 $ de recettes, classe et justifie les 4 000 $ de paiements, et inscrit le transfert de 2 000 $ comme un retrait du propriétaire plutôt que comme une dépense d'entreprise. L'augmentation de 4 000 $ du solde bancaire dans les livres provient des recettes moins les paiements et le retrait. Le propriétaire rapproche ce solde du relevé bancaire en tenant compte des dépôts en transit et des paiements non encaissés et en inscrivant les frais bancaires, puis examine séparément les factures impayées. Si cette routine reste à jour, tenir soi-même les livres peut être pratique. Ajouter des salaires ou des marchandises destinées à la revente créerait des registres et des dates limites qui demanderaient un nouvel examen.

Votre situation est différente?

• Votre tenue de livres a du retard et une déclaration est due : consultez Rattraper une tenue de livres en retard avant de vous fier à un rapport de bénéfices courant.
• Vous produisez une première déclaration d'entreprise : voyez Votre première déclaration d'impôt d'entreprise pour l'ordre des étapes de production.
• Vous ne savez pas quelle déclaration votre entité produit : voyez Quelles déclarations votre entreprise produit.
• Vous percevez la taxe de vente dans plusieurs États : vérifiez les règles de chaque État dans Quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous retirez de l'argent d'une LLC ou vous vous payez par l'entremise d'une société de type S : voyez Vous payer vous-même, Salaire du propriétaire d'une société de type S et Comment les sociétés de type S sont imposées.
• Votre LLC américaine à membre unique appartient à un propriétaire étranger : suivez l'argent, les biens et les autres opérations avec le propriétaire, car ils peuvent devoir être déclarés sur le formulaire 5472; voyez Production d'une LLC américaine à propriétaire unique étranger (IRS : instructions du formulaire 5472).
• Votre société est canadienne : ses exigences de fin d'exercice sont différentes; voyez États financiers de fin d'exercice d'une société.
• La paie, le stock ou un bilan obligatoire alourdit votre routine : apportez la liste des comptes, les rapprochements, les inscriptions et le calendrier de production à Tenue de livres.