למי זה מתאים
- בעלי עסק יחידני, שותפויות וחברות שמנהלים את הספרים ב-QuickBooks Online
- בעלים שיתרת Undeposited Funds אצלם ממשיכה לגדול או חוזרת חודשים ושנים אחורה
לא מכוסה כאן
- שלבים לתוכנות הנהלת חשבונות אחרות, כולל QuickBooks Desktop
- הכנסה שנספרה פעמיים בין חשבוניות, תשלומים, חיבורי בנק וסנכרונים של אפליקציות תשלום
- התאמת העברות ממעבדי תשלומים לדוח מכירות או לטופס 1099-K
- הכנת דוח מתוקן
מהי יתרת Undeposited Funds ב-QuickBooks, ולמה היא ממשיכה לגדול?
Undeposited Funds (כספים שטרם הופקדו) הוא חשבון זמני ב-QuickBooks Online שמחזיק תשלומים שרשמתם אבל עוד לא צירפתם להפקדה בבנק (עזרה של QuickBooks Online). תשלום נשאר שם עד שמקבצים אותו להפקדה בבנק. היתרה גדלה בכל פעם שרושמים תשלומים ומדלגים על שלב ההפקדה. השלבים בעמוד הזה לקוחים מדפי העזרה של QuickBooks Online; ב-QuickBooks Desktop ובתוכנות אחרות שם החשבון או המסכים עשויים להיות שונים.
יתרה גדולה לבדה לא מוסיפה הכנסה. ההכנסה מנופחת כשאותו כסף נרשם גם כהכנסה חדשה, או כשנרשם תשלום שלא הגיע בעקבותיו כסף. איזה דוח מראה זאת תלוי בשיטת החשבונאות שלכם, מזומן או צבירה; בסעיפים הבאים תראו איך לזהות איזה מקרה יש לכם.
ארבעה דברים גורמים ליתרה לגדול:
- התשלומים לא קובצו מעולם להפקדות בבנק, כי כל שורה בבנק טופלה בנפרד.
- שורת הבנק נוספה כהכנסה חדשה במקום להתאים אותה להפקדה שנבנתה מהתשלומים, ולכן אותו כסף מופיע בספרים פעמיים.
- נרשם תשלום שלא הגיע בעקבותיו כסף: המחאה שחזרה, רישום כפול, לקוח ששילם בדרך אחרת.
- הכסף הגיע לחשבון שהספרים לא מכסים, כמו יתרה באפליקציית תשלומים או חשבון בנק שני.
המקרה מורכב כאשר:
- היתרה חוזרת יותר משנה אחורה;
- היא כוללת תשלומים ממקורות שונים, כמו המחאות, מעבדי כרטיסי אשראי, אפליקציות תשלום ומזומן;
- אי אפשר לדעת אילו הפקדות נרשמו גם כהכנסה;
- ייתכן שדוח מס שהוגש הוכן מהספרים האלה.
מה לאסוף לפני שמתחילים:
- דפי חשבון של הבנק לכל חודש שהיתרה מכסה;
- דוחות ההעברות של כל מעבד כרטיסים או אפליקציית תשלום לאותם חודשים;
- רשימת התנועות בחשבון, מהישנה לחדשה;
- עותקים של שוברי הפקדה להמחאות ולמזומן, שפרסום 583 מונה בין המסמכים התומכים בתקבולים ברוטו;
- דוח ההכנסות לפי חודש, בשיטה שבה אתם משתמשים בדוח המס;
- הדוח שהוגש לכל שנה שהיתרה נוגעת בה.
איפה חשבון Undeposited Funds, ומה אם שמו שונה?
החשבון נמצא ב-Chart of accounts (מפתח חשבונות). לפי QuickBooks אפשר לשנות את שמו, ולכן חפשו בעמודה Detail type את הערך “Undeposited Funds” ולא לפי השם (עזרה של QuickBooks Online).
השדה Deposit to בכל טופס תשלום קובע לאן התשלום נכנס. בחרו את החשבון שמשמש ל-Undeposited Funds כשהתשלום יקובץ מאוחר יותר עם אחרים. תשלום שנשלח ישר לחשבון בנק לא נמצא ב-Undeposited Funds; לפי QuickBooks, בוחרים את חשבון הבנק כשלא מאחדים הפקדות (עזרה של QuickBooks Online), ואת שורת הבנק אפשר אז להתאים לתשלום.
האם יתרת Undeposited Funds אמורה להיות אפס בסוף השנה?
לא בהכרח, אבל בכל תאריך היא אמורה להחזיק רק תשלומים שהתקבלו ועדיין לא הופקדו בבנק. QuickBooks מגדירה את החשבון כזמני, והמקורות שמצוטטים כאן לא קובעים יתרה נדרשת. בסוף השנה אפשר לצפות להמחאות שבידיכם או לקבוצת חיובי כרטיס שהמעבד עוד לא העביר. כל אחד מאלה אמור להופיע כהפקדה בדף החשבון הבא. כל פריט ישן יותר מהפער הרגיל שלכם בין קבלת כסף להפקדתו דורש הסבר.
תארכו את התשלום ליום שבו קיבלתם את הכסף, ואת ההפקדה ליום שבו בוצעה: תאריך השובר להמחאות ולמזומן, והיום שבו הכסף הגיע בהעברה מכרטיס או מאפליקציה. הפער בין שני התאריכים הוא מה שהחשבון מכסה. הפקדה שבוצעה בסוף חודש והבנק זיכה אחרי סוף החודש היא הפקדה בדרך (deposit in transit) בהתאמת הבנק של אותו חודש, ולכן אל תשנו את תאריכה כדי שיתאים לדף החשבון; פרסום 583 מונה הפקדות שלא זוכו בין פריטי ההתאמה.
לצורכי מס, תאריך ההפקדה בבנק לא קובע מתי ההכנסה נספרת. בשיטת מזומן, הכנסה נספרת כשאתם מקבלים אותה בפועל או כשהיא נחשבת כמתקבלת על פי הדין (constructive receipt). המשמעות: הכסף זוכה בחשבונכם או הועמד לרשותכם ללא הגבלה, וזה לא חל אם השליטה שלכם בו כפופה להגבלות מהותיות. כסף שהסוכן שלכם מקבל עבורכם נחשב כמתקבל ברגע שהסוכן קיבל אותו. לכן השאלה אם כסף שמעבד כרטיסים מחזיק עבורכם נחשב כמתקבל תלויה בעובדות, למשל אם המעבד פועל כסוכן שלכם או מחזיק את הכסף בהגבלות. בדקו את תנאי המעבד ואת היתרה שהוצגה עבורכם ביום האחרון של השנה. אי אפשר להחזיק המחאות כדי לדחות את ההכנסה לשנה הבאה. בשיטת צבירה, הכנסה נספרת בדרך כלל בשנה שבה הרווחתם אותה, מתי שהתשלום לא יגיע (פרסום 538).
האם יתרה גדולה ב-Undeposited Funds מנפחת את ההכנסה?
לא לבדה. הכנסה נרשמת דרך החשבונית, קבלת המכירה או התשלום. קיבוץ תשלומים להפקדה בבנק מעביר כסף מ-Undeposited Funds לחשבון הבנק ולא מוסיף הכנסה. ההכנסה מנופחת כשאותו כסף נרשם גם כהכנסה חדשה, או כשנרשם תשלום שלא הגיע בעקבותיו כסף; הטבלה מראה כל מקרה.
| מה קרה | מה מראים הספרים | מה לעשות |
|---|---|---|
| הכסף הגיע לבנק, אבל לא נרשמה הפקדה מהתשלומים | Undeposited Funds גבוה מדי וחשבון הבנק בספרים נמוך מדי באותו סכום; יתרת הבנק האמיתית נכונה. טעות כזו לבדה לא משנה את ההכנסה | בנו את ההפקדה מהתשלומים |
| הכסף הגיע לבנק ושורת הבנק נוספה כהכנסה חדשה | Undeposited Funds גבוה מדי וההכנסה גבוהה מדי באותו סכום | שמרו את התשלומים, הסירו את הרישום שנוסף ובנו מהם את ההפקדה (השלבים בסעיף על הפקדות שנרשמו כהכנסה, בהמשך) |
| נרשם תשלום אבל לא הגיע כסף | החשבונית מופיעה כשולמה כשהיא עדיין פתוחה לתשלום. בדוח לפי שיטת מזומן ההכנסה גבוהה מדי | הסירו את התשלום, ודאו שהחשבונית נפתחה שוב, ואז גבו אותה או מחקו אותה כחוב שלא ייגבה |
יתרה ישנה מעוותת גם את המאזן. מלווים קוראים את המאזן (דוחות כספיים להלוואה מהבנק), וגם בדוח המס של חברה עשוי להופיע מאזן (Schedule L).
איך מתאימים כמה תשלומי לקוחות להפקדה אחת בבנק?
בנו הפקדה אחת מהתשלומים שהבנק קיבל יחד. לפי QuickBooks, מאחדים כמה תנועות לרישום אחד כדי להתאים לדף החשבון, ורישום כל תשלום בנפרד משאיר את הספרים לא מתואמים עם הבנק (עזרה של QuickBooks Online).
- בחרו + Create, ואז Bank Deposit.
- ב-Account בחרו את חשבון הבנק שקיבל את הכסף.
- סמנו את התיבה ליד כל תשלום שנכלל בהפקדה. לפי QuickBooks, כל תשלום שב-Undeposited Funds מופיע בחלון הזה. אם תשלום חסר, בדקו שהשדה Deposit to שלו היה החשבון הזה ושהוא לא כלול כבר בהפקדה.
- ודאו שהסכום הכולל שווה לשובר ההפקדה ולשורה בדף החשבון של הבנק.
- שמרו. התשלומים יוצאים מ-Undeposited Funds.
כששורת הבנק מופיעה בחיבור הבנק, התאימו אותה להפקדה. בדף הבנקאות של QuickBooks כתוב שכשהתנועה כבר קיימת ב-QuickBooks, ייתכן שתהיה אפשרות להתאים אותה (עזרה של QuickBooks Online). הוספה של שורה שהספרים כבר מחזיקים רושמת את אותו כסף פעמיים.
אפשר לבטל הפקדה שנבנתה לא נכון. מחיקת ההפקדה מחזירה את כל התשלומים שלה ל-Undeposited Funds, והסרת תשלום אחד מההפקדה מחזירה רק אותו (עזרה של QuickBooks Online).
איך מוצאים אילו תשלומים שייכים לאיזו הפקדה בבנק?
התחילו מדף החשבון של הבנק ולא מהחשבון בספרים. כל שורת הפקדה היא סכום כולל, והתשלומים שמאחוריה חייבים להסתכם בו.
- רשמו את שורות ההפקדה בדף החשבון של חודש אחד.
- בהפקדת המחאות או מזומן, השתמשו בעותק של שובר ההפקדה. הוא מפרט מה הופקד.
- בהעברה מכרטיס או מאפליקציה, השתמשו בדוח ההעברות של המעבד. הוא מפרט את התשלומים, העמלות וההחזרים באותה העברה.
- ברשימת Undeposited Funds חפשו תשלומים שתאריכם לפני ההפקדה ושמסתכמים בסכום הכולל.
- אם הם לא מסתכמים, חפשו עמלה או החזר שנוכו מההעברה, תשלום מחודש קודם, מס מכירה או טיפים שכלולים בהעברה, או תשלום שנרשם פעמיים.
העברה קטנה מהמכירות שמאחוריה היא דבר רגיל. התאמת העברות לדוח מכירות או לטופס 1099-K היא עבודה נפרדת: התאמת מכירות והעברות.
איך עמלות והחזרים של מעבד הכרטיסים נכנסים להפקדה מרוכזת?
סכום ההפקדה חייב להיות שווה למה שהבנק קיבל, ולכן עמלה שהמעבד שמר היא שורה נפרדת בתוך ההפקדה. לפי QuickBooks, בחלון ההפקדה משאירים את התשלומים המקוריים כמו שהם ומוסיפים את העמלה ב-Add funds to this deposit כסכום שלילי, בחשבון Bank Charges & Fees (עזרה של QuickBooks Online).
החזר שהמעבד ניכה מהעברה אינו עמלה. רשמו אותו כהחזר ללקוח כדי שהמכירה תבוטל: רישום החזרים בספרים. מס מכירה וטיפים כלולים גם הם בהעברה; המדריכים על מעבדי התשלומים עוסקים בהם: העברות ממעבד תשלומים מקוון והפקדות כרטיס בנקודת מכירה.
אל תכריחו סכום בעזרת שורה בלי הסבר. אם התשלומים, העמלות וההחזרים לא מסתכמים בסכום שהבנק קיבל, מצאו קודם את הפריט החסר.
מה אם ההפקדה נרשמה כהכנסה חדשה והתשלומים עדיין מחכים?
אותו כסף נספר פעמיים. שמרו את התשלומים, כי הם סוגרים את חשבוניות הלקוח, והחליפו את רישום ההכנסה שנוסף בהפקדה שנבנית מהם.
- ודאו את התבנית: הפקדה אחת בדף החשבון של הבנק, רישום הכנסה בסכום הזה בספרים, ותשלומים שלא הופקדו שמסתכמים בו.
- הסירו את רישום ההכנסה שנוסף.
- בנו את ההפקדה מהתשלומים, כמו למעלה, בתאריך שבו הבנק רשם אותה.
- התאימו את שורת הבנק להפקדה הזאת במקום להוסיף אותה.
- השוו את ההכנסה של אותו חודש להפקדות שלו. ההכנסה אמורה לרדת בסכום שהסרתם.
אם החודש כבר הותאם או ננעל, התאימו אותו שוב אחר כך: יתרת פתיחה שגויה בהתאמת בנק ותאריך סגירה אחרי הגשת המסים. אם ההכנסה הכפולה הגיעה לדוח שהוגש, ייתכן שצריך לתקן אותו: הכנסה כפולה ב-QuickBooks.
איך מנקים או מאפסים יתרות ישנות ב-Undeposited Funds, או תשלומים שלא הופקדו מעולם?
נקו את היתרה תשלום אחרי תשלום, מהישן לחדש. כל תשלום הוא אחד מארבעה מקרים.
| דף החשבון של הבנק מראה | מה לעשות |
|---|---|
| הפקדה עבורו, ובספרים יש גם רישום הכנסה להפקדה הזאת | הסירו את רישום ההכנסה שנוסף להפקדה, בנו את ההפקדה מהתשלומים והתאימו אליה את שורת הבנק |
| הפקדה עבורו, ובספרים אין כלום | בנו את ההפקדה מהתשלומים, בתאריך שבו הבנק רשם אותה |
| הכסף נכנס לחשבון שהספרים לא מכסים | צרפו את החשבון לספרים ורשמו בו את ההפקדה |
| אין הפקדה, והלקוח לא שילם מעולם או שהתשלום נכשל | הסירו את התשלום ובדקו שהחשבונית נפתחה שוב, ואז גבו או מחקו את החשבונית |
| אין הפקדה, אבל קיבלתם את הכסף: מזומן או המחאה ששמרתם, או כסף שהופקד בחשבון פרטי | שמרו את התשלום, כי ההכנסה אמיתית. אל תסירו אותו ואל תמחקו את החשבונית. רשמו לאן הכסף הלך: רישומי מכירות במזומן, רישום משיכות בעלים או ערבוב כספים עסקיים ופרטיים |
התאימו כל חודש מול דף החשבון שלו לפני שעוברים לחודש הבא. אם חודש שאתם משנים נמצא בשנה שכבר הוגשה, שמרו קודם את הדוחות של אותה שנה ובדקו את תאריך הסגירה (תאריך סגירה אחרי הגשת המסים); השאלה אם צריך לתקן את הדוח היא שאלה למי שהכין אותו. אם הכנסה מנופחת הגיעה לדוח שהוגש, ייתכן שגם המס ששולם גבוה מדי. לתביעת החזר יש מועד אחרון: 3 שנים לאחר הגשת הדוח המקורי או 2 שנים לאחר תשלום המס, לפי המאוחר (IRS); מי מגיש ואיך תלוי בסוג הישות: הכנסה כפולה ב-QuickBooks. יתרה שלא מסתדרת בהתאמה גם אחרי זה: חיבור בנק אינו התאמת בנק.
שלושה קיצורי דרך גורמים לטעויות חדשות:
- מחיקת תשלומים כדי להגיע לאפס. מחיקת תשלום אמיתי פותחת בדרך כלל מחדש את החשבונית שלו, ולכן חוב הלקוח מנופח ונתיב הקבלות אובד. אם הכסף אכן הגיע לבנק, שורת הבנק שלו נשארת בלי תשלום מאחוריה. אם השורה הזאת נוספה כהכנסה, ההכנסה עדיין נספרת פעמיים בדוח לפי שיטת צבירה; בדוח לפי שיטת מזומן הסכום הכולל יכול להיראות נכון בזמן שהחשבונית מופיעה כלא משולמת.
- פקודת יומן שמעבירה את היתרה להכנסה, להון או לחשבון כללי. היא מסתירה את הסיבה. פרסום 583 קובע שרישומים ממוחשבים חייבים להתאים לספרים ולדוח המס ולתמוך ברישומים שבו, ולכן שמרו את דף החשבון של הבנק או את דוח ההעברות שמאחורי כל רישום שמנקה את היתרה הזאת.
- תיארוך התיקון להיום. בהפקדה שהבנק כבר זיכה, השתמשו ביום שבו נרשמה, כדי שהחודש הישן יותאם. רק הפקדה שהבנק עוד לא זיכה ממתינה כהפקדה בדרך.
דוגמה
הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.
המחאות שהופקדו בשני סבבים
בעל עסק גינון מקבל 12 המחאות בסך US$9,600 במהלך מרץ ורושם כל אחת כתשלום ל-Undeposited Funds. שבע המחאות (US$5,600) מגיעות לבנק ב-8 במרץ וחמש (US$4,000) ב-22 במרץ. דף החשבון מראה שתי הפקדות. בעל העסק בונה שתי הפקדות מהתשלומים, אחת לכל סבב, וסכום כל אחת שווה לשובר ההפקדה שלה. היתרה של ההמחאות האלה היא אפס.
העברה מכרטיסים עם עמלות
מעבד כרטיסי אשראי של מוכר מקוון מעביר US$4,850 עבור 40 מכירות, אחרי US$150 של עמלות. 40 התשלומים מסתכמים ב-US$5,000. המוכר מקבץ אותם בהפקדה אחת ומוסיף שורת עמלה של מינוס US$150 ב-Bank Charges & Fees. ההפקדה שווה ל-US$4,850 שהבנק קיבל, ו-40 התשלומים יוצאים מ-Undeposited Funds.
יתרה ישנה שנרשמה גם כהכנסה
יועץ מוצא US$18,000 ב-Undeposited Funds מלפני שנתיים: שישה תשלומים של לקוחות, US$3,000 כל אחד.
- לפני שנתיים: כל תשלום נרשם, ואז כל שורת בנק נוספה כהכנסה. ההכנסה של אותה שנה גבוהה ב-US$18,000.
- שנה שעברה: היתרה עומדת בלי שינוי, וחשבון הבנק עדיין מותאם.
- עכשיו: היועץ מסיר את שישה רישומי ההכנסה שנוספו ובונה שש הפקדות מהתשלומים, כל אחת בתאריך שבו הבנק רשם אותה, ומתאים כל אחת לשורת הבנק שלה. היתרה היא אפס, וההכנסה של השנה הראשונה יורדת בספרים ב-US$18,000. מכיוון שהדוח של אותה שנה הוכן מהספרים האלה, היועץ בודק אם צריך לתקן אותו, ואם השנה נעולה, לפני שהוא משנה אותה.
המצב שלכם שונה?
- היתרה חוזרת שנים אחורה, מקורה בהרבה מקורות תשלום, או שאי אפשר לדעת אילו הפקדות נרשמו גם כהכנסה: קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לקבוע מה היתרה באמת מחזיקה, אילו רישומים להסיר או להתאים, והאם שנה שהוגשה הושפעה.
- ההכנסה כפולה גם במקומות אחרים מלבד החשבון הזה: ראו הכנסה כפולה ב-QuickBooks.
- העברות, עמלות או טופס 1099-K לא תואמים למכירות שלכם: ראו התאמת מכירות והעברות.
- חשבוניות ישנות לא שולמו מעולם: ראו מחיקת חשבוניות לקוח שלא שולמו.
- התאמת בנק לא מסתדרת אחרי ששיניתם רישומים ישנים: ראו יתרת פתיחה שגויה בהתאמת בנק.
- אתם רוצים שגרה שמונעת מהיתרה להצטבר שוב: ראו חיבור בנק אינו התאמת בנק.
- הספרים מאחרים בחודשים, או ש-IRS כתב על השנה: ראו השלמת ספרים שמאחרים עם עזרה בהנהלת חשבונות, או הודעה מ-IRS לעסק שלכם.
נתונים בדף זה
| נתון | ערך | מקור |
|---|---|---|
| חלון כללי לתביעת החזר מס הכנסה מתוקן לפי סעיף 6511(a) ל-IRC, לתביעה אחרי שהוגש דוח מקורי. מגבלות בדיקה לאחור של תשלום וחריגים ספציפיים יכולים לשנות את ההחזר הזמין. | 3 שנים לאחר הגשת הדוח המקורי או 2 שנים לאחר תשלום המס, לפי המאוחר | IRS: המועד לתביעת זיכוי או החזר סומן |
מקורות ראשוניים
על המדריך
תורגם מהמדריך באנגלית · קראו את המקור באנגלית
הדף מסביר כללים כלליים לשנת המס המוצגת. הוא אינו ייעוץ למצבכם.
שינויים במקור האנגלי
- : פורסם לראשונה.